Jędrzejów dn. 07/06/2013 Quickpack Polska Sp. z o.o. ul. Przemysłowa 47 28 300 Jędrzejów Dotyczy: Nr projektu: WND POIG.08.02.00-26-141/12 Tytuł projektu: Wdrożenie systemu B2B celem zdynamizowania komunikacji biznesowej i zwiększenia integracji Quickpack Polska Sp. z o.o. z Partnerami Biznesowymi Nazwa programu: Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka Działanie 8.2 Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B ZAPYTANIE OFERTOWE Quickpack Polska Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Przemysłowej 47; 28-300 Jędrzejów ogłasza postępowanie ofertowe (postępowanie poza ustawą Prawo Zamówień Publicznych) na zakup sprzętu, licencji oraz usługi wdrożeniowej pozwalających na realizację projektu pt. Wdrożenie systemu B2B celem zdynamizowania komunikacji biznesowej i zwiększenia integracji Quickpack Polska Sp. z o.o. z Partnerami Biznesowymi WND-POIG.08.02.00-26- 141/12. I. Opis przedmiotu zamówienia: Przedmiot zamówienia stanowi: 1.1 dostawę platformy serwerowej Specyfikacja wymagań dotyczących sprzętu i licencji serwerowych: platforma serwerowa dowolnej konfiguracji (złożona z jednej lub kilku maszyn) o łącznej wydajności nie mniejszej niż: parametry dysków twardych - 12 dysków 6Gbps 15000rpm oczekiwana pojemność robocza macierzy min. 1TB. parametry pamięci operacyjnej - 192GB min. 1.3GHz parametry procesorów 48 rdzeni z czego 24 rdzenie 2 GHz i 24 rdzenie 1.8GHz parametry dostępowe (licencje) Microsoft Windows Server 2012 - min. 50 użytkowników parametry dostępowe (licencje) Microsoft SQL Server 2012- min. 50 użytkowników Konfiguracja platformy powinna być zoptymalizowana do pracy z 50 użytkowników na oprogramowaniu Microsoft Dynamics NAV with Microsoft SQL Server 1.2 dostawę licencji dodatkowych Specyfikacja zapotrzebowania na licencje dodatkowe: licencje rozszerzające podstawową funkcjonalność Microsoft Dynamics NAV: Microsoft Dynamics Nav External Connector, Microsoft Dynamics Nav WebUser.
1.3 usługa wymiany oprogramowania do zarządzania firmą Specyfikacja dotycząca usługi wymiany oprogramowania do zarządzania firmą: prace może wykonać podmiot posiadającego licencje/certyfikaty Microsoft uprawniające go do wdrażania i programowania systemu Microsoft Dynamics NAV, prace może wykonać podmiot posiadający doświadczenie w obsłudze przedsiębiorstwa produkcyjnego (w przedmiotowym zakresie). Należy wykonać prace: instalacja na platformie serwerowej systemu do zarządzania firmą Microsoft Dynamics NAV 2009 (lub nowszy) wraz z elementami rozszerzającymi, konfiguracja całości oprogramowania pracującego na platformie, migracja danych z Microsoft Business Solutions Navision do Microsoft Dynamics NAV, migracja customizacji z Microsoft Business Solutions Navision do Microsoft Dynamics NAV (obejmuje zarówno konfigurację jak i programowanie dodatkowych funkcjonalności stworzonych i pracujących dotychczas w Microsoft Business Solutions Navision). Łącznie 352 roboczogodziny prac wdrożeniowych 1.4 usługa wdrożenia funkcjonalności gwarantujących elektroniczną wymianę danych B2B Specyfikacja dotycząca usługi wdrożenia funkcjonalności gwarantującej elektroniczną wymianę danych B2B: prace może wykonać podmiot posiadającego licencje/certyfikaty Microsoft uprawniające go do wdrażania i programowania systemu Microsoft Dynamics NAV, prace może wykonać podmiot posiadający doświadczenie w obsłudze przedsiębiorstwa produkcyjnego (w przedmiotowym zakresie) Należy wykonać prace: (1) zaprogramowanie, wdrożenie, skonfigurowanie systemu zamówień dla klientów biznesowych (łącznie 1075 roboczogodzin prac wdrożeniowych) Wdrożenie funkcjonalności dotyczącej systemu zamówień dla klientów biznesowych - rozwiązanie informatyczne pozwalające na dostęp systemów partnera do systemów QUICKPACK POLSKA sp. z o.o. w zakresie obsługi procesów związanych z zamówieniami i ich realizacją. W rezultacie, w ramach utworzonych indywidualnych kont, będą oni mieli bieżący i stały dostęp do stanu rozrachunków i zamówień z możliwością śledzenia ich statusu tj.: treść, ilość, wartość, wystawiony, wysłany, przyjęty, zaksięgowany, zaawizowana płatność, zaksięgowanych płatność. W dowolnej chwili, z pozycji własnego komputera będą mogli sprawdzać tryb realizacji zamówienia lub płatności za zrealizowane zamówienia.
(2) zaprogramowanie, wdrożenie, skonfigurowanie systemu obsługującego automatycznie E- faktury wraz z podpisem elektronicznym (łącznie 550 roboczogodzin prac wdrożeniowych) Wdrożenie zaawansowanego podpisu elektronicznego (wraz z certyfikatem kwalifikowanym) oraz E-faktur - rozwiązanie informatyczne pozwalające wykorzystać podpis elektroniczny we wszystkich dokumentach stosowanych obecnie w formie papierowej, w których wymagany jest podpis osób do tego uprawnionych (np. faktura, korekta, zamówienie). Po zrealizowaniu omawianej inwestycji użytkownicy systemu będą mieli możliwość wystawiania zamówień, faktur, korekt z podpisem elektronicznym generowanych w formie pdf i automatycznie rozsyłanych pocztą elektroniczną. System ma usprawnić księgowanie, archiwizowanie i udostępnianie dokumentów (w tym udostępnianie faktur urzędowi skarbowemu). Wprowadzenie e-dokumentów w tym e-faktur bezpośrednio do systemu ułatwi i skróci czas dotarcia do ich treści poprzez skojarzenie zapisów magazynowych i księgowych z obrazem (oryginałem) dokumentu. (3) zaprogramowanie, wdrożenie, skonfigurowanie systemu portal dostawców (łącznie 700 roboczogodzin prac wdrożeniowych) Wdrożenie portalu dostawców - rozwiązanie informatyczne sprawiające że dostawcy będą mieli czynny udział w działaniach firmy zmierzających do zapewnienia ciągłości dostaw surowców wyrobów. bieżący i stały dostęp do stanu rozrachunków i zamówień z możliwością śledzenia ich statusu tj.: treść, wystawiony, wysłany, przyjęty, zaksięgowany, zaawizowana płatność, wykonana płatność. W dowolnej chwili, z pozycji własnego systemu, będą mogli sprawdzać tryb realizacji zamówienia lub płatności za zrealizowane zamówienia. Wdrożenie portalu dostawców zapewni zautomatyzowanie przepływu informacji w zakresie podglądu do stanów magazynowych z uwzględnieniem danych logistycznych wszystkich rodzajów opakowań, zapewniające Partnerom bieżące śledzenie aktualnych stanów magazynowych oraz wszelkich zmian logistycznych dotyczących produktów będących w obrocie handlowym. Wdrożenie portalu dostawców zapewni dostęp do katalogu zarządzającego kodami kreskowymi i pozwalającego na hurtową weryfikację podstawowych danych o produktach. Dane gromadzone w katalogu będą dostępne na serwerach QUICKPACK POLSKA sp. z o.o. QUICKPACK POLSKA sp. z o. o. będzie przechowywać dane zarówno własnych wyrobów jak i kupowanych surowców i produktów które występują w magazynach Firmy. Dane wyrobów i produktów sprzedawanych przez QUICKPACK POLSKA sp. z o.o będą też przesyłane elektronicznie do katalogu prowadzonego przez GS1 Instytut Logistyki i Magazynowania. Wdrożenie portalu dostawców zapewni automatyczną wymianę dokumentów pomiędzy QUICKPACK POLSKA sp. z o.o. i Partnerami z wykorzystaniem standardu równoważnego standardowi EANCOM/EDIFACT tzn. standardu ebis XML opracowanego przez międzynarodową organizację zrzeszającą producentów oprogramowania The Business & Accounting Software Developers Associationss (4) zaprogramowanie, wdrożenie, skonfigurowanie systemu do automatycznej obsługi kontraktów (łącznie 220 roboczogodzin prac wdrożeniowych)
Wdrożenie automatycznej obsługi kontraktów (pod-kontraktów szczególnych) - rozwiązanie informatyczne obsługujące proces w którym w ramach stałej współpracy z partnerami QUICKPACK POLSKA sp. z o.o. zawiera długoterminowe kontrakty i pod-kontrakty szczególne (np. dostawy, promocje) na periodyczną realizację dostaw z określeniem dat, ilości, szczególnych warunków dostaw. Pod-kontrakty są realizowane do wyczerpania któregoś z warunków brzegowych (data, ilość, szczególne warunki) po czym dostawy przechodzą na warunki ogólne kontraktu. Rozwiązania zautomatyzują obsługę tych pod-kontraktów wewnątrz firmy ale przede wszystkim udostępnią partnerom kompletną informację dotyczącą treści (warunków) tych kontraktów oraz postępu ich realizacji np. czasu i ilości które pozostały do zrealizowania (wykorzystania). (5) zaprogramowanie, wdrożenie, skonfigurowanie systemu kontrola jakości dostaw i obsługi reklamacji (łącznie 810 roboczogodzin prac wdrożeniowych) Wdrożenie kontroli jakości dostaw i obsługa reklamacji - rozwiązanie informatyczne które umożliwiający partnerom bieżące śledzenie kontroli jakości dostaw i realizacji procedur związanych z reklamacją. W każdej chwili będzie możliwość śledzenia trybu postępowania w sytuacji występowania reklamacji. (6) zaprogramowanie, wdrożenie, skonfigurowanie systemu portal ofert tzw. aukcje odwrotne (łącznie 800 roboczogodzin prac wdrożeniowych) Wdrożenie portalu ofert - tzw. aukcje odwrotne - rozwiązanie informatyczne zapewniające automatyczną realizację zapytań ofertowych, bez konieczności obsługiwania tej czynności przez pracowników QUICKPACK POLSKA sp. z o.o. W momencie zdefiniowania i rozesłania zapytania ofertowego pozostałe czynności będą realizowane automatycznie, a system wybierze oferty o najkorzystniejszych warunkach dla Wnioskodawcy. Funkcjonalność dodatkowo poszerzy dostęp pracowników z innych działów do treści zapytań ofertowych i procesu wyłaniania oferenta II. Termin wykonania przedmiotu zamówienia: Wymagany termin wykonania zamówienia do dnia: Punkt I, ppkt. 1.1 1.2: od dnia podpisania umowy do 10/07/2013 Punkt I, ppkt. 1.3: od dnia podpisania umowy do 23/09/2013 Punkt I, ppkt. 1.4: od dnia podpisania umowy do 15/07/2014 III. Opis warunków udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków: 1. Oferta zostanie uznana za spełniającą warunki, jeżeli będzie: a) zgodna w kwestii sposobu jej przygotowania, oferowanego przedmiotu i warunków zamówienia ze wszystkimi wymogami niniejszej specyfikacji, b) złożona w wyznaczonym terminie składania ofert. 2. O zamówienie mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:
a) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, b) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia lub przedstawią pisemne zobowiązanie innych podmiotów do udostępnienia potencjału technicznego i osób zdolnych do wykonania zamówienia, c) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. d) nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia na podstawie art. 24 ustawy Prawo zamówień publicznych. Ponadto wykonawcy musza spełniać warunki dodatkowe tj. wszystkie wymogi określone w opisie przedmiotu zamówienia, do których zalicza się miedzy innymi: a) udzielenie gwarancji na przedmiot zamówienia min. 24 miesiące, b) warunki płatności : 30 dni od daty złożenia faktury wraz dokumentami rozliczeniowymi; Ocena spełnienia wyżej wymienionych warunków zostanie dokonana na podstawie złożonych oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu. IV. Termin, do którego Wykonawca będzie związany złożoną ofertą: Wykonawca będzie związany złożoną ofertą 60 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert V. Informacje dotyczące warunków składania ofert 1. Niniejsze zapytanie ofertowe oraz wszystkie dokumenty dołączone mogą być użyte jedynie w celu sporządzenia oferty. 2. Wykonawca przedstawia ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w zapytaniu ofertowym. 3. Wykonawca ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 4. Oferty złożone po terminie będą zwrócone oferentowi bez rozpatrywania. 5. Po rozstrzygnięciu konkursu wszystkie oferty, które zostały odrzucone zostaną nie zostaną zwrócone oferentom VI. Procedura 1. Kryteria oceny ofert: cena 75% cena najkorzystniejsza X 75pkt cena rozpatrywana doświadczenie przy wdrożeniach Navision 15% najdłuższy okres doświadczenia przy wdrożeniach Navision (na podstawie liczby wykonanych kontraktów) 1-10 kontraktów 5pkt. 10-20 kontraktów 10 pkt. pow. 20 kontraktów 15 pkt.
X 15pkt. doświadczenie rozpatrywane gwarancja 10% najdłuższy okres gwarancji do 24 m-cy 5 pkt. powyżej 24 m-cy 10 pkt. X 10pkt. okres gwarancji rozpatrywany 2. Tryb udzielenia zamówienia: postępowanie poza ustawą. VII. Informacje dotyczące miejsca oraz terminu składania ofert: 1. Termin składania pisemnych ofert do dnia: 27/06/2013, do godz. 17:00 2. Oferty należy składać w siedzibie spółki przy ul. Przemysłowa 47 w Jędrzejowie. 3. Ofertę należy złożyć w zamkniętej kopercie, zapieczętowanej w sposób gwarantujący zachowanie w poufności jej treści oraz zabezpieczającej jej nienaruszalność do terminu otwarcia ofert. Koperta powinna być opisana w następujący sposób: nazwa oferenta, adres i dane kontaktowe informacja, że przesyłka dotyczy zapytania ofertowego na zakup sprzętu, licencji oraz usługi wdrożeniowej pozwalających na realizację projektu pt. Wdrożenie systemu B2B celem zdynamizowania komunikacji biznesowej i zwiększenia integracji Quickpack Polska Sp. z o.o. z Partnerami Biznesowymi WND-POIG.08.02.00-26-141/12. dopisek nie otwierać do dnia 28/06/2013 do godziny 12:00. 4. Miejsce i termin otwarcia ofert - siedziba Quickpack Polska sp. z o.o., ul. Przemysłowa 47, 28 300 Jędrzejów, w dniu 28/06/2013 o godz. 12:00 5. W przypadku braku w/w informacji Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za zdarzenia wynikające z tego braku, np. przypadkowe otwarcie oferty przed wyznaczonym terminem otwarcia, w przypadku składania oferty pocztą lub pocztą kurierską i jej nie otwarcie w trakcie sesji otwarcia ofert. 6. Zapytanie ofertowe zamieszczono na: stronie internetowej Zamawiającego www.quickpack.pl tablicy informacyjnej w siedzibie Zamawiającego 7. Oferta powinna zawierać: propozycję cenową (wraz z kryteriami podlegającymi ocenie) należy złożyć na załączonym formularzu ofertowym załącznik nr 1 oświadczenie złącznik nr 2 oświadczenie o braku powiązań załącznik nr 3
VIII. Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty: 1. Oferenci zostaną poinformowani o wynikach postępowania (ewentualnych zmianach lub unieważnieniu) niezwłocznie przez wywieszenie wyników wyboru na stronie www Zamawiającego, tj. www.quickpack.pl Załączniki: Formularz oferty załącznik nr 1 Oświadczenie załącznik nr 2 Oświadczenie o braku powiązań załącznik nr 3