ZARZĄDZENIE NR 10.2013.K PREZYDENTA MIASTA ZIELONA GÓRA - KIEROWNIKA URZĘDU z dnia 7 maja 2013 r. w sprawie regulaminu wewnętrznego Biura Rady Miasta. Na podstawie art. 33 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 tekst jednolity z późn. zm. 1 ) oraz zarządzenia nr 3.2013.K Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 1 marca 2013 r. w sprawie standardów tworzenia regulaminów wewnętrznych komórek organizacyjnych urzędu ustala się REGULAMIN WEWNĘTRZNY BIURA RADY MIASTA Rozdział 1 Przepisy ogólne 1. 1. Siedziba Biura Rady Miasta ( biura ) znajduje się w budynku Urzędu Miasta Zielona Góra przy ul. Stary Rynek 1. 2. Dane teleadresowe Biura Rady Miasta: 1) telefon: (+48) 68 45 64 931; 2) faks: (+48) 68 45 64 930; 3) e-mail: biurorady@um.zielona-gora.pl. 2. 1. W niniejszym regulaminie wewnętrznym używa się określeń: miasto, rada, urząd, prezydent, sekretarz, pracownik, system zarządzania jakością, w rozumieniu regulaminu organizacyjnego urzędu. 2. Ilekroć w regulaminie wewnętrznym jest mowa o: 1) komisjach rady należy przez to rozumieć stałe i doraźne komisje rady; 2) przewodniczącym należy przez to rozumieć przewodniczącego rady; 3) zespołach należy przez to rozumieć zespoły powoływane przez radę; 4) regulaminie należy przez to rozumieć niniejszy regulamin; 5) kierowniku - należy przez to rozumieć kierownika biura; 6) pracownikach należy przez to rozumieć pracowników biura; 7) instrukcji kancelaryjnej należy przez to rozumieć rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67). 1 Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271 i Nr 214, poz. 1806, z 2003 r. Nr 80, poz. 717 i Nr 162, poz. 1568, z 2004 r. Nr 102, poz. 1055 i Nr 116, poz. 1203, z 2005 r. Nr 172, poz. 1441 i Nr 175, poz. 1457, z 2006r. Nr 17, poz. 128 i Nr 181, poz. 1337, z 2007 r. Nr 48, poz. 327, Nr 138, poz. 974 i Nr 173, poz. 1218, z 2008 r. Nr 180, poz. 1111 i Nr 223, poz. 1458, z 2009 r. Nr 52, poz. 420 i Nr 157, poz. 1241, z 2010 r. Nr 28, poz. 142 i 146, Nr 40, poz. 230 i Nr 106, poz. 675, z 2011 r. Nr 21, poz. 113, Nr 117, poz. 679, Nr 134, poz. 777, Nr 149, poz. 887 i Nr 217, poz. 1281, z 2012 r. poz. 567 oraz z 2013 r. poz. 153.
Rozdział 2 Wewnętrzna struktura organizacyjna biura 3. W skład biura wchodzą: 1) kierownik biura; 2) wieloosobowe stanowisko ds. obsługi rady, komisji, zespołów i przewodniczącego (BR). Rozdział 3 Zadania biura 4. Biuro Rady Miasta, zwane dalej biurem, jako komórka organizacyjna urzędu realizuje zadania: 1) własne; 2) administracji rządowej (zlecone) z zakresu organizacyjno-technicznego przygotowania wyborów do rady. 5. Do zadań biura w zakresie obsługi kancelaryjno-biurowej rady należy w szczególności przygotowywanie organizacyjne sesji rady zwłaszcza poprzez: 1) zapewnienie radnym materiałów związanych z porządkiem sesji: a) kserowanie projektów uchwał, apeli, oświadczeń, deklaracji, obwieszczeń i innych materiałów; b) rozdzielenie ich do skrzynek radnych; c) skanowanie pism i innych dokumentów; d) przesyłanie radnym pocztą elektroniczną (e-mail) zawiadomień o sesji wraz z projektami uchwał, apeli, oświadczeń, deklaracji, obwieszczeń i innymi materiałami będącymi przedmiotem obrad sesji; e) w przypadku sesji nadzwyczajnych powiadomienie radnych również telefonicznie lub sms-em; 2) nadzór nad funkcjonowaniem i obsługa systemu wspierania prowadzenia debat oraz przeprowadzania głosowań HD System we współpracy z komórką organizacyjną właściwą ds. informatyki; 3) obsługę protokolarną sesji i sporządzanie protokołów z sesji zgodnie ze szczegółowymi zasadami określonymi w statucie miasta: a) przegranie nagrania z przebiegu sesji; b) odsłuchanie nagrań dla potrzeb sporządzenia protokołów i przygotowania ostatecznego brzmienia tekstów podjętych przez radę: uchwał, apeli, oświadczeń, deklaracji i obwieszczeń; 4) przygotowywanie ostatecznego brzmienia tekstów uchwał apeli, oświadczeń, deklaracji i obwieszczeń rady podjętych na sesjach z uwzględnieniem wprowadzonych poprawek i autopoprawek w wersji papierowej oraz w Legislatorze; 5) współdziałanie z przewodniczącym w zakresie podpisania podjętych przez radę uchwał, apeli, oświadczeń, deklaracji i obwieszczeń, zgodnie ze szczegółowymi zasadami określonymi w statucie miasta; 6) przekazywanie podjętych uchwał, apeli, oświadczeń, deklaracji i obwieszczeń rady prezydentowi w celu ich wykonania; Regulamin wewnętrzny Biura Rady Miasta 2
7) przekazywanie podjętych uchwał, apeli, oświadczeń, deklaracji i obwieszczeń rady do publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej urzędu; 8) przygotowywanie uchwał, apeli, oświadczeń, deklaracji i obwieszczeń rady do przedłożenia właściwym organom nadzoru - Wojewodzie Lubuskiemu i Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Zielonej Górze; 9) przygotowanie uchwał do przesyłania do publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Lubuskiego; a) sporządzenie w Legislatorze uchwał i obwieszczeń, podjętych przez radę według projektów przedłożonych przez radnych lub mieszkańców; b) współdziałanie z przewodniczącym w zakresie podpisania uchwał lub obwieszczeń bezpiecznym podpisem elektronicznym; c) przesłanie uchwał i obwieszczeń do publikacji za pośrednictwem odpowiedzialnego pracownika Biura Organizacyjnego urzędu; 10) prowadzenie rejestru, zbioru uchwał, apeli, oświadczeń, deklaracji i obwieszczeń. 6. Do zadań biura w zakresie obsługi kancelaryjno-biurowej komisji należy w szczególności: 1) przygotowywanie organizacyjne posiedzeń komisji w uzgodnieniu z przewodniczącymi; 2) powiadamianie radnych o terminach posiedzeń i przygotowywanie radnym materiałów związanych z posiedzeniami; a) kserowanie projektów uchwał, apeli, oświadczeń, deklaracji, obwieszczeń i innych materiałów; b) rozdzielenie ich do skrzynek radnych; c) skanowanie pism i innych dokumentów; d) przesyłanie radnym pocztą elektroniczną (e-mail) zawiadomień o posiedzeniach komisji wraz z projektami uchwał, apeli, oświadczeń, deklaracji, obwieszczeń i innymi materiałami; 3) obsługa protokolarna komisji; 4) sporządzanie opinii, wniosków i protokołów z posiedzeń komisji, przy wykorzystania nagrań audio; 5) przekazywanie prezydentowi opinii i wniosków komisji 6) prowadzenie ewidencji i zbiorów opinii-wniosków komisji i protokołów. 7. Do zadań biura w zakresie spraw związanych z interpelacjami i zapytaniami radnych należy w szczególności: 1) przyjmowanie i przesyłanie zgłoszonych przez radnych interpelacji adresatowi i przekazywanie radnym udzielonych odpowiedzi; 2) sporządzanie zapytań zgłoszonych przez radnych na sesjach, przy wykorzystaniu nagrań audio z z systemu HD i przesyłanie ich drogą elektroniczną do Biura Organizacyjnego; 3) przekazywanie radnym udzielonych odpowiedzi; 4) prowadzenie rejestru, zbioru interpelacji radnych; 5) dołączanie odpowiedzi na zapytania radnych do załączników protokołu sesji. 8. Do zadań biura w zakresie spraw związanych nadawaniem honorowego obywatelstwa i nagrodami miasta należy w szczególności: Regulamin wewnętrzny Biura Rady Miasta 3
1) prowadzenie spraw związanych z nadawaniem honorowego obywatelstwa miasta; a) przyjmowanie wniosków; b) przygotowywanie organizacyjne, w uzgodnieniu z przewodniczącym, posiedzeń kapituły w celu zaopiniowania wniosku (przesyłanie członkom zawiadomień o posiedzeniu wraz z wnioskami o nadanie tytułu, udział w opracowaniu opinii kapituły i projektu uchwały w sprawie nadania tytułu); c) prowadzenie rejestru Honorowych Obywateli Miasta Zielona Góra; 2) prowadzenie spraw związanych z przyznaniem Nagrody Miasta a) przyjmowanie wniosków; b) w uzgodnieniu z przewodniczącym przesłanie w formie elektronicznej wniosku do zaopiniowania dla radnych wchodzących w skład kapituły, sporządzenie opinii i przesłanie jej prezydentowi lub udział w opracowaniu projektu uchwały w sprawie przyznania Nagrody Miasta; c) prowadzenie ewidencji zasłużonych uhonorowanych Nagrodą Miasta Zielona Góra i Księgi Zasłużonych. 9. Do zadań biura związanych z obsługą administracyjno-biurową przewodniczącego rady należy w szczególności: 1) organizowanie i obsługa biurowa spotkań przewodniczącego; 2) prowadzenie terminarza spotkań przewodniczącego; 3) prowadzenie ewidencji delegacji i szkoleń radnych; 4) dbanie o estetykę biura przewodniczącego. 10. Do zadań związanych z realizacją prawa dostępu do informacji publicznej w zakresie działania rady, komisji i zespołów na zasadach określonych w ustawie oraz statucie miasta należy w szczególności: 1) klasyfikacja wniosków wpływających i realizacja tych wniosków, które spełniają znamiona wniosku o dostęp do informacji publicznej określonych w ustawie; 2) pobieranie opłat za wykonanie kserokopii dokumentów zgodnie z odrębnym zarządzeniem prezydenta. 11. Do pozostałych zadań biura należy w szczególności: 1) naliczanie diet radnych i rejestrowanie w podsystemie WYBUD; 2) redagowanie informacji do Biuletynu Informacji Publicznej BIP i do miejskiego serwisu internetowego w zakresie działania rady, komisji i zespołów; 3) realizacja zadań wynikających z uchwał rady, zarządzeń, decyzji i poleceń prezydenta miasta w zakresie działania biura; 4) opracowanie materiałów do ankiet, ocen, analiz i sprawozdań; 5) gospodarowanie majątkiem biura; 6) sporządzanie zapotrzebowań na pieczątki, materiały biurowe i sprzęt biurowy; 7) obsługa narzędzi biurowych, kserokopiarki, skanera i faksu. Regulamin wewnętrzny Biura Rady Miasta 4
Rozdział 4 Zasady zarządzania biurem 12. Realizując zadania biura, kierownik: 1) udziela radnym niezbędnej pomocy w wykonywaniu ich mandatu; 2) zapewnia w uzgodnieniu z przewodniczącym organizacyjne przygotowanie sesji rady, w tym obsługę systemu HD System; 3) zapewnia opracowanie materiałów z sesji: sporządzenie protokołów, opracowanie ostatecznych tekstów uchwał, apeli, oświadczeń, deklaracji i obwieszczeń, oraz przekazywanie ich prezydentowi do wykonania; 4) przekazuje podjęte uchwały, apele, oświadczenia, deklaracje i obwieszczenia rady do publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej; 5) przygotowuje uchwały, apele, oświadczenia, deklaracje i obwieszczenia rady do przedłożenia właściwym organom nadzoru - Wojewodzie Lubuskiemu i Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Zielonej Górze; 6) przygotowuje uchwały i obwieszczenia do przesyłania do publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Lubuskiego, po ich podpisaniu przez przewodniczącego bezpiecznym podpisem elektronicznym, i przesyła je do publikacji za pośrednictwem odpowiedzialnego pracownika Biura Organizacyjnego; 7) prowadzi sprawy związane z oświadczeniami majątkowymi radnych; 8) prowadzi sprawy związane z reklamowaniem radnych od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej; 9) wykonuje zadania związane z organizacyjno-technicznym przygotowaniem wyborów do rady; 10) koordynuje współdziałanie z zespołami; 11) prowadzi rejestry, ewidencje i wykazy: a) uchwał, apeli, oświadczeń, deklaracji i obwieszczeń rady, b) projektów uchwał, apeli, oświadczeń, deklaracji i obwieszczeń rady, c) radnych, d) członków komisji, klubów rady, kół radnych; 12) przygotowuje założenia do projektu budżetu i jego zmian w zakresie wydatków związanych z funkcjonowaniem rady i biura i rejestruje w podsystemie PLBUD; 13) przygotowuje jednostkowy plan zamówień publicznych i zamówień; 14) przygotowuje materiały i specyfikacje dla zamówień publicznych; 15) opracowuje materiały do ankiet, ocen, analiz i sprawozdań; 16) koordynuje gospodarowanie majątkiem biura; 17) potwierdza za zgodność z oryginałem dokumenty związane z realizacją zadań przez biuro; 18) przesyła informacje do Biuletynu Informacji Publicznej i do miejskiego serwisu internetowego w zakresie działania rady i biura; 19) analizuje najnowsze wymagania prawne w zakresie działania biura, rady i przekazuje je pocztą elektroniczną podległym pracownikom w przypadku nieistotnych zmian lub organizuje odprawy z pracownikami, jeżeli przepis prawny wymaga wprowadzenia zmian; Regulamin wewnętrzny Biura Rady Miasta 5
20) monitoruje wdrażanie nowych przepisów prawnych przez pracowników; 21) analizuje protokoły kontroli i zaleceń pokontrolnych, przedstawia wnioski sekretarzowi w zakresie rozwiązań i proponowanych działań korygujących i zapobiegawczych oraz je wdraża; 22) wykonuje zadania bezpośredniego przełożonego w stosunku do podległych pracowników wynikające z odrębnych przepisów, w tym m. in.: a) opracowuje zakresy odpowiedzialności i uprawnień pracowników biura, b) zatwierdza kryteria i sporządza okresową ocenę kwalifikacyjnej pracowników, c) powierza pracownikom zadania niewynikające z zakresów odpowiedzialności i uprawnień, d) udziela urlopów pracownikom biura. 13. W czasie nieobecności kierownika zastępuje go i jego zadania wykonuje wyznaczony pracownik po uzgodnieniu z sekretarzem. Rozdział 5 Zasady zarządzania dokumentacją w biurze 14. 1.Korespondencja wpływająca do rady, przewodniczącego, komisji i biura bezpośrednio do siedziby biura lub za pośrednictwem kancelarii ogólnej urzędu, odbierana jest i przyjmowana przez wyznaczonych pracowników, którzy zakładają sprawy zgodnie z instrukcją kancelaryjną i rejestrują w podsystemie RISS, jeżeli nie była dotychczas rejestrowana. 2. Po uzyskaniu dekretacji przewodniczącego rady, kierownik kieruje korespondencję do właściwych komisji rady lub radnych albo ponownie dekretuje korespondencję na właściwych pracowników biura. 3. Pracownik wskazany przez kierownika jest zobowiązany przynajmniej raz dziennie odebrać pisma określone w ust. 1 z kancelarii ogólnej urzędu. 15. Ustala się zasady w zakresie przesyłek wychodzących z biura: 1) pisma zaakceptowane ostatecznie przez upoważnione osoby (m. in. prezydenta, przewodniczącego rady, przewodniczącego komisji lub kierownika biura) są przygotowane do wysyłki przez pracowników prowadzących sprawę; 2) w przypadku konieczności wysłania pisma pocztą są przekazywane do kancelarii ogólnej urzędu lub dostarczane osobiście do prezydenta przez wyznaczonego pracownika biura. 16. Ustala się, że przekazywanie projektów pism do akceptacji przewodniczącemu rady, przewodniczącym komisji oraz kierownikowi następuje w postaci papierowej. 17. Dokumentacją nietworzącą akta spraw w biurze są prowadzone rejestry, ewidencje w formie elektronicznej (Excel) i zbiory: 1) ewidencja projektów uchwał, apeli, oświadczeń, deklaracji i obwieszczeń rady; 2) rejestr uchwał, apeli, oświadczeń, deklaracji i obwieszczeń rady; 3) rejestr aktów prawa miejscowego rady; 4) ewidencja radnych; Regulamin wewnętrzny Biura Rady Miasta 6
5) ewidencja członków komisji, klubów radnych, kół radnych i zespołów; 6) ewidencja honorowych obywateli miasta; 7) ewidencja uhonorowanych Nagrodą Miasta Zielona Góra i Księga Zasłużonych; 8) ewidencja delegacji radnych; 9) rejestr skarg i wniosków kierowanych do rady i rozpatrywanych przez radę; 10) rejestr interpelacji radnych; 11) rejestr opinii - wniosków komisji; 12) ewidencja delegacji radnych; 13) rejestr wniosków i postulatów mieszkańców i innych podmiotów kierowanych do rady; 14) dane z systemu HD System; 15) rejestr dokumentów finansowych w podsystemach teleinformatycznych - WYBUD, GRU, PLBUD. 18. Programy i systemy wspomagające realizację zadań biura: 1) HD System system informatyczny wspierania prowadzenia debat oraz przeprowadzania głosowań; 2) Legislator - Edytor Aktów Prawnych; 19. Ustala się zasady przekazywania spraw zakończonych do archiwum zakładowego: 1) gromadzenie wytworzonej dokumentacji niearchiwalnej powstającej w wyniku prowadzonych postępowań i opis teczek aktowych dokonują pracownicy prowadzący sprawę; 2) przygotowywanie teczek aktowych wg instrukcji archiwalnej zgromadzonych akt z kadencji rady i przekazywanie do archiwum zakładowego dokonują pracownicy. Rozdział 6 Przepisy końcowe 20. Traci moc zarządzenie nr 464/07 Prezydenta Miasta Zielona Góra z dnia 18 kwietnia 2007 r. w sprawie regulaminu wewnętrznego Biura Rady Miasta. 21. Wykonanie zarządzenia powierza się kierownikowi Biura Rady Miasta. 22. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania i podlega publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miasta Zielona Góra. PREZYDENT MIASTA (-) mgr inż. Janusz Kubicki Regulamin wewnętrzny Biura Rady Miasta 7