_ Postępowanie nr 01/9.1.2/AKK Zapytanie ofertowe powyżej równowartości kwoty 14 000 euro netto dotyczące usługi przygotowania i dostarczania poczęstunków dla uczestników i uczestniczek projektu I. ZAMAWIAJĄCY Zamawiającym jest Krajowe Stowarzyszenie Inicjatyw, 04-088 Warszawa, ul. Majdańska 9 lok. 62 e-mail: ksi@ksi.org.pl, tel./fax 22 771-81-89 Osoba upoważniona do kontaktów: Grzegorz Świderski II. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA 1. Niniejsze postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Zasadach finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013 oraz wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2. Do niniejszego zapytania ofertowego nie stosuje się przepisów Ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz.U. z 2010 r. nr 113, poz. 759 z późn. zm.) na podstawie art.3. III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem zamówienia są usługi przygotowania i dostarczania poczęstunków dla uczestników i uczestniczek projektu Akademia Kompetencji Kluczowych współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet IX Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach, Działanie 9.1 Wyrównywanie szans edukacyjnych i zapewnienie wysokiej jakości usług edukacyjnych świadczonych w systemie oświaty, Poddziałanie 9.1.2 Wyrównywanie szans edukacyjnych uczniów z grup o utrudnionym dostępie do edukacji oraz zmniejszanie różnic w jakości usług edukacyjnych. 2. W ramach projektu realizowanych będzie 33 925 poczęstunków dla 814 osób, w wieku 7-13lat. 3. Jednorazowy poczęstunek/zestaw dla każdego z uczestników lub uczestniczek projektu powinien zawierać produkt zdrowej żywności i napój: 3.1 Kanapkę składającą się z bułki z masłem i wędliną lub z bułki z masłem i z serem plus dodatki typu: pomidor, ogórek, sałata. Ustala się obowiązującą gramaturę kanapki na osobę: bułka duża 80 gram, szynka lub inna wędlina lepszego gatunku, lub ser około 30 gram, masło 6-10 gram, sałata min. 1 liść oraz dodatki w zależności od pory roku; lub
_ 3.2 jogurt pitny owocowy o pojemności co najmniej 300ml/osobę; lub 3.3 produkt mleczny smakowy np. typu serek o gramaturze co najmniej 200g/osobę; lub 3.4 baton/wafelek (wyrób do spożycia składający się z kilku warstw nadzienia o różnych smakach) o gramaturze co najmniej 30 gram/osobę; lub 3.5 rogal z nadzieniem o gramaturze co najmniej 60 gram/osobę; wraz z 3.6 napój lub sok o pojemności co najmniej 0,2l/osobę w opakowaniach bezpiecznych lub woda mineralna niegazowana lub gazowana o pojemności co najmniej 500ml/osobę w ilości nieprzekraczającej 30% zamówienia. 4. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić różnorodność zestawów. 5. Usługa przygotowania i dostarczania poczęstunków obejmuje: 5.1 przygotowanie zestawu poczęstunku zawierającego 1szt. produktu wskazanego w rozdz. III, ust. 3 pkt. 3.1-3.5 i 1szt. produktu wskazanego w rozdz. III, ust. 3 pkt. 3.6; 5.2 zapakowanie zestawu w odrębne zamykane jednorazowe opakowania dopuszczone do kontaktu z żywnością wraz z serwetką jednorazową i łyżeczką przy produktach wskazanych w rozdz. III, ust. 3 pkt. 3.2-3.3 (1zestaw 1 opakowanie); 5.3 dostarczanie zestawów w terminach i do miejsc wyznaczonych przez Zamawiającego, wykonywane transportem Wykonawcy. Koszty dostawy należy doliczyć do ceny zestawu; 5.4 dystrybucję wśród uczestników i uczestniczek projektu zestawów za potwierdzeniem odbioru wykonywane pracownikami Wykonawcy. Koszty dystrybucji należy doliczyć do ceny zestawu; 5.5 prowadzenie na bieżąco ewidencji dostarczonych i odebranych zestawów w postaci list odbioru poczęstunku wskazujących liczbę odebranych zestawów. Miesięczne listy odbioru poczęstunku będące podstawą rozliczenia z Wykonawcą składane będą w wersji papierowej do biura projektu w ostatnim dniu miesiąca, którego dotyczą; 5.6 prowadzenie dokumentacji zgodnie z wzorami przedstawionymi przez Zamawiającego oraz przekazywanie jej w formie papierowej do biura projektu w ostatnim dniu miesiąca, którego dotyczą. 6. Realizacja usługi odbywać się będzie w godzinach 7.00-19.00 w systemie poniedziałek-piątek w siatce godzin lekcyjnych oraz w dni wolne od zajęć lekcyjnych. 7. Od Wykonawcy wymagana jest elastyczność, dyspozycyjność oraz mobilność ze względu na konieczność sukcesywnego dostarczania i dystrybucji zestawów w dwóch szkołach podstawowych w Radzyniu Podlaskim w terminach wskazanych przez Zamawiającego. Szczegółowe harmonogramy uwzględniające datę, godzinę, miejsce oraz ilość zestawów Zamawiający będzie przekazywał Wykonawcy co najmniej 3 dni przed dniem dostarczenia zestawów. 8. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia osób wraz z transportem, które będą odpowiedzialne za dystrybucję zestawów w dwóch szkołach podstawowych w kilku grupach jednocześnie. 9. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia odpowiedniej jakości zestawu tzn.: produkty wymienione w rozdz. III ust.3 powinny być wyprodukowane przez renomowane firmy i powinny mieć odpowiednią datę spożycia. 10. Wykonawca umożliwi przeprowadzenie kontroli zarówno przez pracownika Zamawiającego, jak i przedstawicieli Instytucji Pośredniczącej w zakresie prawidłowej realizacji usługi w tym ilości i jakości zestawów.
_ 11. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia odpowiednich działań informacyjnych i promocyjnych zgodne z Wytycznymi dotyczącymi realizacji projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, m.in. poprzez oznaczenie zestawów w związku z współfinansowaniem przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. 12. Wykonawca zobowiązany jest do zgłaszania ewentualnych problemów, nieprawidłowości niezwłocznie po zaobserwowaniu ich występowania. 13. Wykonawca zobowiązany jest do ścisłej współpracy z Zamawiającym. 14. Zamawiający nie dopuszcza powierzenia części lub całości zamówienia podwykonawcom. 15. Wspólny Słownik Zamówień (CPV) 39.22.20.00-4 Artykuły cateringowe 55.32.10.00-6 Usługi przygotowywania posiłków 55.52.00.00-1 Usługi dostarczania posiłków 55.32.00.00 9 Usługi podawania posiłków 16. W ramach zamówienia zostaną wybrani Wykonawcy, którzy złożą najkorzystniejszą ofertę cenową. 17. Z wybranymi Wykonawcami zostanie podpisana umowa na realizację usługi. IV. TERMIN I MIEJSCE REALIZACJI ZAMÓWIENIA 1. Usługa realizowana będzie od dnia podpisania umowy do 30 czerwca 2014r. 2. Usługa realizowana będzie w Szkole Podstawowej nr 1 przy ul. Jana Pawła II 25 w Radzyniu Podlaskim i Szkole Podstawowej nr 2 przy ul. Sitkowskiego 3 w Radzyniu Podlaskim. V. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy uprawnieni do występowania w obrocie prawnym, zgodnie z wymaganiami ustawowymi oraz posiadają uprawnienia niezbędne do wykonania prac będących przedmiotem zamówienia, którzy spełniają warunki dotyczące: 1. Posiadania wiedzy i doświadczenia tj. 1.1 Na potwierdzenie należy złożyć wykaz zrealizowanych w ciągu ostatnich 3 lat przed dniem otrzymania zapytania co najmniej trzech usług w zakresie przygotowania i dostarczania poczęstunków o wartości co najmniej 10 tys. złotych każda, odpowiadających swoim rodzajem usługom stanowiącym przedmiot zamówienia, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców oraz załączenia dokumentów potwierdzających, że te usługi zostały wykonane należycie (np. referencje). 2. Dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia: 2.1 Na potwierdzenie należy złożyć: wykaz środków transportu, którymi dysponuje Wykonawca, a które będzie wykorzystywał podczas świadczenia usługi wraz z informacjami na temat rocznika, marki/modelu samochodu, przeznaczenia oraz informacji o podstawie do dysponowania nimi a także wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usługi, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia oraz informacji o podstawie do dysponowania tymi osobami a także zakresu wykonywanych przez nie
_ czynności. Potwierdzeniem spełniania warunku będzie przedstawienie wykazu co najmniej jednego środka transportu i co najmniej dwóch osób. Ocena spełniania w/w warunków dokonana zostanie w oparciu o informacje zawarte w dokumentach. Z treści załączonych dokumentów musi wynikać jednoznacznie, iż w/w warunki podmiotowe Wykonawca spełnił. VI. DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA WYMAGANE DLA POTWIERDZENIA WARUNKÓW UDZIAŁU W ZAMÓWIENIU ORAZ SPOSÓB ICH OCENY: 1. Wnioskodawca powinien przedstawić formularz ofertowy stanowiący Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. 2. Aktualny wystawiony nie wcześniej niż 6-m-cy przed upływem terminu składania ofert odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru. 3. Wykaz wykonanych i zakończonych usług przygotowania i dostarczenia poczęstunków, w okresie ostatnich trzech lat przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, odpowiadających swoim rodzajem i wartością usługom stanowiącym przedmiot zamówienia, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców oraz załączenia dokumentów potwierdzających, że te usługi zostały wykonane należycie (np. referencje) (wg wzoru - załącznik nr 2 do zapytania); 4. Wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych, doświadczenia niezbędnych do wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności (wg wzoru - załącznik nr 3 do zapytania). 5. Wykaz środków transportu, którymi dysponuje Wykonawca wraz z informacjami na temat rocznika, marki/modelu samochodu, przeznaczenia (wg wzoru - załącznik nr 4 do zapytania); 6. Oferent zostanie wykluczony z postępowania jeżeli jest powiązany z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiazania między Zamawiającym a Wykonawcą polegające w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia opieki lub kurateli. W celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w w/w zakresie Wykonawca składa oświadczenie (wg wzoru - załącznik nr 5 do zapytania). VII. KRYTERIA OCENY OFERT 1. Oceniając złożone oferty Zamawiający będzie kierował się najkorzystniejszą ceną oferowaną przez Wykonawców.
_ 2. W przypadku nie wybrania Wykonawcy (np. brak oferty, odrzucenie ofert) Zamawiający dopuszcza możliwość ponownego rozpoczęcia procedury zapytania ofertowego. VIII. SPOSÓB OCENY KRYTERIÓW Najwyższą liczbę punktów w tym kryterium otrzyma oferta najtańsza, pozostałe oferty otrzymają punktów odpowiednio mniej z dokładnością 2 miejsc po przecinku zgodnie z poniższym wzorem: P - liczba punktów: Najniższa oferowana Cena P = --------------------------------------------- x 100 %. Cena oferty badanej Maksymalnie można uzyskać 100 % IX. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY 1. Ofertę należy sporządzić na załączonym formularzu ofertowym załącznik nr 1, w języku polskim, w formie pisemnej lub elektronicznej. 2. Oferta musi być podpisana (czytelnie lub z pieczątką imienną) przez osoby upoważnione, wszystkie strony oferty powinny być ponumerowane. Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być naniesione w sposób czytelny, datowane i podpisane przez osobę upoważnioną. 3. Cena musi być podana w polskich złotych (cyfrowo i słownie), być zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku oraz być wartością brutto. Złożona oferta musi uwzględniać wszystkie zobowiązania, obejmować wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia. Cena ta będzie obowiązującą przez cały okres trwania umowy. 4. Termin związania ofertą upływa po 30 dniach od terminu składania ofert. 5. Dokumenty należy złożyć w formie oryginałów lub kserokopii. Dokumenty złożone w formie kserokopii muszą być opatrzone klauzulą za zgodność z oryginałem i poświadczone podpisem przez Wykonawcę (osobę/osoby upoważnione). 6. Nie dopuszcza się składania ofert wariantowych. XI. MIEJSCE I TERMIN ZŁOŻENIA WSTĘPNEJ OFERTY Ofertę złożyć należy do dnia 10-04-2013r. do godz. 9.30. 1. osobiście - do biura Krajowego Stowarzyszenia Inicjatyw, Zielonka (05-220), ul. Poniatowskiego 109 w godzinach od 8:30 do 17:00 od poniedziałku do czwartku oraz w piątek w godzinach od 8:30 do 14:30
_ 2. za pośrednictwem poczty na adres: Krajowego Stowarzyszenia Inicjatyw, Zielonka (05-220), ul. Poniatowskiego 109 (decyduje data i godzina wpływu), XII. UZUPEŁNIENIE I NEGOCJACJE 1. W celu zapewnienia konkurencyjności postępowania, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z właściwymi Oferentami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania ofert. 2. W przypadku gdy najtańsza oferta przewyższa kwotę jaką Zamawiający zamierza przeznaczyć na zamówienie, Zamawiający zastrzega sobie możliwość przeprowadzenia negocjacji z potencjalnym Wykonawcą. XIII. ODRZUCENIE OFERTY. OGŁOSZENIE O WYNIKACH POSTĘPOWANIA O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA. Zamawiający odrzuci ofertę jeżeli: 1. Oferta Wykonawcy niezgodna będzie z zapytaniem. 2. Zostanie złożona po terminie składania ofert. 3. Będzie zawierała rażąco niską cenę. 4. Podmiot składający ofertę nie spełnia warunków udziału w postepowaniu. Zamawiający poinformuje Wykonawców o wynikach postępowania o udzielenie zamówienia na swojej stronie internetowej oraz przez wywieszenie informacji na tablicy ogłoszeń w siedzibie Zamawiającego. XIV. INFORMACJA O POSTĘPOWANIU O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA. SPOSÓB PUBLIKACJI ZAPYTANIA OFERTOWEGO. Informacja o postępowaniu o udzielenie Zamówienia oraz publikacja zapytania ofertowego zostały ogłoszone na: 1. stronie internetowej Zamawiającego www.ksi.org.pl. 2. poprzez wywieszenie informacji na tablicy ogłoszeń w biurze Zamawiającego i biurze projektu Radzyń Podlaski, ul. Jana Pawła II 25. 3. zapytanie ofertowe zostało też skierowane do Wykonawców w liczbie co najmniej 3 w formie pisemnej, lub faksem, lub elektronicznie, odpowiednio na adres, numer faksu lub adres e-mailowy potencjalnego Wykonawcy. XV. POZOSTAŁE POSTANOWIENIA I INFORMACJE 1. Wybór najkorzystniejszej oferty jest ostateczny i nie podlega procedurze odwoławczej. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany warunków Zapytania ofertowego bez podania przyczyny. 3. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść zapytania ofertowego. Dokonaną zmianę zapytania ofertowego Zamawiający przekazuje niezwłocznie
_ wszystkim Wykonawcą, którym przekazano zapytanie ofertowe, zamieszcza na stronie internetowej oraz na tablicy ogłoszeń w siedzibie Zamawiającego. 4. Zamawiający może w każdej chwili unieważnić postępowanie o udzielenia Zamówienia bez podania przyczyny. 5. Wszelkie informacje dotyczące zamówienia można uzyskać pod numerem telefonu: 22 771-81-89 lub mailem: ksi@ksi.org.pl 6. Wszystkie załączniki w wersji elektronicznej dostępne są na stronie www.ksi.org.pl. XVI. ZAŁĄCZNIKI Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy Załącznik nr 2 Wykaz usług przygotowania i dostarczania poczęstunków Załącznik nr 3 Wykaz osób Załącznik nr 4 Wykaz środków transportu Załącznik nr 5 Oświadczenie Wykonawcy Załącznik nr 6 Projekt umowy