OpenOfficePL Zestaw szablonów magazynowych Instrukcja obsługi
Spis treści : 1. Informacje ogólne 2. Instalacja zestawu a) konfiguracja połączenia z bazą danych b) import danych z poprzedniej wersji faktur 3. Korzystanie z zestawu a) wprowadzanie i modyfikacja danych b) faktury VAT c) faktury VAT korygujące d) dokumenty PZ i WZ e) pozostałe szablony 4. Informacje techniczne
1. Informacje ogólne Zestaw szablonów, który właśnie Państwo otrzymaliście zawiera wzorce dokumentów użytecznych dla firm wystawiających faktury VAT. W porównaniu z dostępnymi uprzednio szablonami faktur, nastąpiło jednak wiele poważnych zmian, mających na celu rozbudowę funkcjonalności szablonów, jak również umożliwienie współdzielenia danych na temat kontrahentów i oferty towarowej pomiędzy wieloma szablonami (co powinno zdecydowanie ułatwić zachowanie spójności danych). W skład zestawu wchodzą następujące dokumenty Szablony faktur VAT: Faktura VAT 1.stc Faktura VAT 2.stc Faktura VAT 3.stc Szablony faktur VAT (z możliwością posiadania kilku własnych firm): Faktura VAT 1a.stc Faktura VAT 2a.stc Faktura VAT 3a.stc Szablony faktur VAT korygujących Faktura VAT Korygująca 1.stc Faktura VAT Korygująca 2.stc Faktura VAT Korygująca 3.stc Dokumenty magazynowe PZ.stc WZ.stc Pozostałe dokumenty Cennik.stc Raport.stc Polecenie przelewu.stc Import.stc Wszystkie powyższe szablony dokumentów są interaktywne, dzięki czemu pozwalają użytkownikowi na łatwe i szybkie wprowadzanie danych. Wypełnianie dokumentu w głównej mierze sprowadza się do wyboru z listy odpowiednich towarów i kontrahentów. Użytkownik może z łatwością dodawać nowe towary czy nabywców, jak również usuwać czy edytować pozycje już istniejące. Aby taka funkcjonalność była możliwa konieczne było utworzenie repozytorium danych wspólnego dla wszystkich szablonów. Obecnie dane te przechowywane są w tekstowej bazie DBase (docelowo ma to być jednak własna baza OpenOfficePL Kexi).
2. Instalacja zestawu W ramach zestawu, który Państwo otrzymaliście znajdują się szablony dokumentów oraz pusta baza danych. Aby móc w pełni korzystać z dostępnych możliwości konieczne jest przeprowadzenie kilku prostych kroków mających na celu konfigurację zestawu. Bardzo istotne jest, aby wszystkie szablony dokumentów znajdowały się w tym samym katalogu.!!! a) konfiguracja połączenia z bazą danych Pierwszym krokiem jaki musimy wykonać jest umieszczenie bazy danych w lokalizacji docelowej oraz zdefiniowanie połączenia z tą bazą wewnątrz pakietu OpenOfficePL (utworzenie nowego źródła danych). W tym celu należy skopiować zawartość katalogu /Database/ (a więc pliki Faktury.dbf, MojeFrm.dbf, Nabywcy.dbf, Operacje.dbf, Pozycje.dbf, Towary.dbf) do katalogu docelowego. Może to być dowolny katalog w naszym komputerze, jak również bazę tę możemy umieścić na zupełnie innej maszynie znajdującej się w naszej sieci (na przykład na serwerze). To drugie rozwiązanie jest szczególnie polecane w sytuacji gdy chcemy korzystać z szablonów na różnych komputerach. Jeżeli z jednego repozytorium danych mają korzystać szablony znajdujące się na różnych komputerach (podłączonych do sieci lokalnej) katalog ten powinien być udostępniony tym maszynom (zarówno do odczytu jak i zapisu). Gdy już baza danych została umieszczona w jej miejscu przeznaczenia, możemy przystąpić do konfigurowania połączenia z nią wewnątrz pakietu OpenOfficePL. W tym celu z wybieramy z menu Narzędzia->Źródła danych
Po czym powinno nam się pojawić następujące okienko W oknie tym wciśnijmy przycisk Nowe źródło danych Co powinno spowodować pojawienie się nowej pozycji wśród dostępnych źródeł danych
Musimy teraz zmienić jego nazwę na FakturyDBase Kolejnym krokiem jest zmiana typu bazy danych na dbase
Co powinno zaowocować następującym rezultatem Ostatnim krokiem jest wybór lokalizacji bazy danych; aby to uczynić wciśnijmy guzik z trzema kropkami znajdujący się w prawej części ekranu
Powinno nam się pojawić kolejne okienko, zawierające strukturę dostępnych nam katalogów I korzystając z tego widoku wybieramy masz katalog (w tym przykładzie będzie to E:/OpenOffice/zestaw/My/Database)
W polu URL Źródła danych powinna się pojawić ścieżka do katalogu poprzedzona odpowiednimi modyfikatorami Teraz musimy już tylko zachować wprowadzone zmiany wybierając przycisk Zastosuj Po zamknięciu tego okna możemy już korzystać z dostępnych szablonów.
b) import danych z poprzedniej wersji faktur Aby umożliwić Państwu szybkie umieszczenie w bazie danych informacji wykorzystywanych w poprzedniej wersji faktur, bądź też wprowadzanie nowych danych do bazy w sposób jak najprostszy wraz z zestawem udostępniamy Państwu specjalny dokument (Import.stc) umożliwiający importowanie danych do repozytorium danych zestawu. W dokumencie tym znajdują się dwa arkusze (Nabywcy i Towary) w których poszczególnych kolumnach zgodnie z ich definicją powinniśmy umieścić odpowiednie dane.
Gdy już to uczynimy musimy tylko nacisnąć przycisk WCZYTAJ DANE znajdujący się w arkuszu Wykonaj. Wpisane przez nas dane zostaną automatycznie umieszczone w bazie danych.
3. Korzystanie z zestawu a) wprowadzanie i modyfikacja danych. Niezależnie od możliwości automatycznego umieszczenia danych w repozytorium danych za pomocą dokumentu Import.stc mają Państwo możliwość ręcznego dodawanie i edycji danych na temat Państwa kontrahentów oraz oferty towarowej. Dostęp do tych danych możliwy jest z większości dokumentów przy pomocy specjalnie zaprojektowanych formularzy. Formularze te znajdują się w arkuszach Nabywcy i Towary. Dzięki tym formularzom możemy z łatwością przeglądać i zmieniać nasze dane. Nawigacja pomiędzy danymi odbywa się dzięki umieszczonemu w dolnej części ekranu paskowi narzędzi. To dzięki niemu możemy wędrować pomiędzy kolejnymi rekordami bazy danych, dodawać je bądź usuwać i w końcu wyszukiwać rekordy według określonych przez nas kryteriów czy też w niemal dowolny sposób sortować dane. Informacje na temat funkcjonalności poszczególnych elementów tego paska uzyskają Państwo po umieszczeniu nań wskaźnika myszy. Poniżej znajdą Państwo opis sposobu postępowania przy wykonywaniu podstawowych operacji.
1. Dodawanie nowego rekordu. Wciskamy przycisk (Nowy rekord). Pola z danymi powinny zostać automatycznie wyczyszczone. W polach tych wprowadzamy dane nowego rekordu. Wciskamy przycisk (Zapisz rekord) 2. Zmiana danych istniejącego rekordu. Przy pomocy przycisków (Pierwszy, Poprzedni, Następy, Ostatni rekord), bądź korzystając z wyszukiwania rekordów ( ) znajdujemy rekord, którego dane chcemy zmienić. Zmieniamy dane w interesujących nas polach Wciskamy przycisk (Zapisz rekord) 3. Usuwanie rekordu z bazy danych Przy pomocy przycisków (Pierwszy, Poprzedni, Następy, Ostatni rekord), bądź korzystając z wyszukiwania rekordów ( ) znajdujemy rekord, którey chcemy usunąć. Wciskamy przycisk (Usuń rekord) Wciskamy przycisk (Zapisz rekord)
b) faktury VAT W dokumentach Faktura 1.stc, Faktura 2.stc, Faktura 3.stc znajdują się szablony faktur VAT. Aby wyjść na przeciwko Państwa oczekiwaniom poszczególne szablony różnią się między sobą szatą graficzną. Jednak funkcjonalność oraz interfejs użytkownika pozostaje wspólny dla wszystkich dokumentów.
Dzięki przyciskowi Nabywcy możemy szybko wybrać z listy odbiorcę, któremu chcemy wystawić fakturę. Po wciśnięciu tego przycisku pojawia się okienko ze znajdującymi się w bazie danymi na temat firm. Po dokonaniu wyboru dane na temat tej firmy zostaną umieszczone w arkuszu faktury.
Podobnie dzięki przyciskom Nowa pozycja oraz Zmień towar (Usuń pozycję) możemy dodawać bądź usuwać towary (usługi) do naszej faktury. Dane na temat numeru faktury, daty i miejsca wystawienia itp. wprowadzamy ręcznie, podobnie jak ilości towarów (usług) umieszczonych na fakturze. Zawsze możemy też samodzielnie zmienić np. cene towaru czy adres nabywcy. Podsumowanie faktury oraz wszelkie obliczenia zostaną wykonane automatycznie. Korzystając z umieszczonego w prawym górnym rogu znacznika Kolorowe możemy szybko zamienić naszą fakturę na czarno-białą, dzięki czemu zdecydowanie zmniejszymy koszty drukowania.
W dolnej części faktury znajdują się dodatkowe przyciski, umożliwiające nam dostęp do dodatkowych możliwości zestawu. Dzięki nim, możecie Państwo : błyskawicznie utworzyć polecenie przelewu, czy dokument WZ w oparciu o dane znajdujące się na fakturze zapisać dane faktury w bazie danych odtworzyć (wczytać) zapisaną wcześniej w bazie danych fakturę. Uwaga: Zapisu danych do bazy, czy tworzenie polecenia przelewu (dokumentu WZ) powinniśmy dokonywać po kompletnym wypełnieniu faktury.
c) faktury VAT korygujące
d) pozostałe szablony