Dla firm średniej wielkości Oracle Product Brief Standard Edition
DLACZEGO W TWOJEJ FIRMIE POTRZEBNY JEST SYSTEM ZARZĄDZANIA TREŚCIAMI Dobre decyzje biznesowe są oparte na informacjach charakteryzujących się wysoką jakością, precyzją i pochodzeniem z pewnych źródeł. Natomiast do wydajnej pracy wymagany jest natychmiastowy, łatwy i bezpieczny dostęp do właściwych informacji. Jednak w wielu współczesnych firmach, szczególnie tych szybko rozwijających się, coraz trudniej jest zagwarantować jakość i dostępność informacji. Dlaczego? Ponieważ coraz częściej informacje biznesowe są przechowywane poza tradycyjnymi bazami danych. Bardzo ważne informacje takie jak oferty, profile klientów, dane techniczne i prezentacje bywają rozrzucone po systemach firmy i często panuje w nich bałagan. Jak w takich warunkach odnaleźć właściwy dokument? Jak łatwiej udostępniać dane osobom, które ich potrzebują? Jak sprawić, żeby wszystkie informacje biznesowe były odpowiednio monitorowane, gotowe do skontrolowania, archiwizowane i dostępne o każdej porze bez względu na format? Jeśli nie wiesz, jak odpowiedzieć na te pytania, w Twojej firmie prawie na pewno potrzebny jest system zarządzania treściami. W przeciwnym razie nieaktualne, nieścisłe lub trudno dostępne dane i dokumenty osłabią pozycję firmy wobec konkurencji. Trudno przewidzieć konsekwencje takiego stanu. Skutkiem niewłaściwego zarządzania treściami może być na przykład naruszenie przepisów oraz wynikające z niego kary prawne lub finansowe dla firmy, utrata zamówień i zburzenie dobrych relacji z klientami. Wszystko sprowadza się do tego, że niewłaściwe zarządzanie treściami zwiększa ryzyko biznesowe. KOSZT NIEWŁAŚCIWEGO ZARZĄDZANIA TREŚCIAMI Większe ryzyko to zawsze większe koszty. Każdy zagubiony lub zduplikowany plik i każdy folder pełen różnych, nieuporządkowanych wersji dokumentów może być źródłem niepotrzebnych wydatków albo powodować utratę okazji biznesowych. Na przykład, kiedy nie ma możliwości efektywnego dystrybuowania materiałów i współpracowania nad nimi online, użytkownicy tworzą i wymieniają liczne wersje i fizyczne egzemplarze dokumentów. Rodzi to niepotrzebne koszty związane z drukiem i wysyłką pocztową oraz zmniejsza efektywność procesów i projektów, w których wymagane są te dokumenty. Ale to nie wszystkie następstwa. Mniejsza efektywność oznacza wydłużenie czasu wprowadzania nowych produktów oraz mniejszą wydajność pracowników i ich satysfakcję z pracy. Oznacza również mniejszą dostępność zasobów i czasu na tworzenie innowacji. Równie dotkliwym skutkiem niewłaściwego zarządzania treściami jest utrata okazji biznesowych oraz spowolnienie rozwoju. Na przykład zagubienie profilu klienta w wiadomościach e-mail może oznaczać utratę okazji do sprzedaży dodatkowego produktu. Dokument techniczny zapisany w systemie zdalnym w niestandardowym formacie może być tak kłopotliwy w dostępie i przetwarzaniu, że nowy potencjalny klient wybierze w końcu inną firmę. Wreszcie, brak kontroli nad firmowymi treściami może również oznaczać zmniejszenie ich bezpieczeństwa i spójności ze szkodą dla wizerunki i tożsamości marki. Jak więc wypracować łatwy w obsłudze i ekonomiczny system zarządzania treściami, który umożliwia porządkowanie materiałów w sposób spójny z tożsamością marki, zapewnia automatyzację procesów, usprawnia dostęp i współpracę autoryzowanym użytkownikom oraz uzupełnia infrastrukturę danych o procedury zapewniania zgodności z przepisami? 2
UNIVERSAL CONTENT MANAGEMENT PEŁNA KONTROLA NAD TREŚCIAMI W typowej firmie większość zasobów informacyjnych stanowią nieuporządkowane dane. Żeby zapanować nad tym chaosem, przede wszystkim należy wypracować jednolitą metodę działania. Oznacza to zastosowanie jednej, spójnej platformy, która zautomatyzuje procesy zarządzania treściami i związane z nimi usługi. Wprowadzenie takiej platformy daje wymierne i natychmiastowe korzyści: Zwiększenie wydajności całej firmy Zmniejszenie ilości szkoleń i czynności konserwacyjnych wymaganych od całej firmy i administratorów Skrócenie procesów recenzowania, zatwierdzania, formatowania, dystrybuowania, usuwania i raportowania Wyeliminowanie wąskich gardeł w przepływie zasobów Ułatwienie współpracy między zespołami lokalnymi i zdalnymi Zwiększenie kontroli nad wersjami Uproszczenie konwersji między formatami Zmniejszenie kosztów dostępu do danych i ich dystrybucji Jednak wprowadzenie jednej architektury nie powinno oznaczać rezygnacji z dotychczasowej infrastruktury i związanego z nią zwrotu z inwestycji. Współczesne zaawansowane rozwiązania do zarządzania treściami są oparte na otwartych standardach i umożliwiają usprawnienie już posiadanej infrastruktury bez konieczności zastępowania jej nową. WIĘKSZA WYDAJNOŚĆ, ŁATWIEJSZA WYMIANA MATERIAŁÓW I NIŻSZE KOSZTY Rozwiązanie Oracle Universal Content Management Standard Edition (UCM SE) ujednolica wszystkie firmowe treści i materiały w ramach jednej platformy, usprawniając udostępnianie, zarządzanie i kontrolę. Ale to dopiero początek. Oracle UCM SE umożliwia zbudowanie strategicznej infrastruktury zarządzania treściami, która zapewni oszczędności, zmniejszy ryzyko, zautomatyzuje procesy i ułatwi zachowanie zgodności z przepisami. Jest to rozwiązanie podłączane na gorąco można je wdrożyć na bazie już funkcjonującej infrastruktury. Czy tak kompleksowe funkcje są trudne w obsłudze? Wręcz przeciwnie. Przyjazny dla użytkownika interfejs Oracle znacznie ułatwia zarządzanie materiałami od dokumentów przez arkusze kalkulacyjne i prezentacje aż po grafikę. Ponadto wszystkie zarządzane usługi i treści są dostępne z jednego miejsca, dzięki czemu czas i koszty szkoleń są minimalne. Łatwiej jest również uzyskiwać dostęp do materiałów i odpowiednio je zabezpieczać. Zarządzanie treściami jest jeszcze sprawniejsze w sytuacji, gdy firma korzysta z innych rozwiązań Oracle, w pełni zintegrowanych z Oracle Universal Content Management. Na przykład Oracle Document Capture to jednolity system konwertowania wszelkiego rodzaju dokumentów elektronicznych i papierowych na użyteczne formaty. Automatyzuje on również indeksowanie dokumentów, dzięki czemu zarządzanie dokumentami przebiega sprawniej i szybciej. UŻYTKOWNICY DOTYCHCZASOWA INFRASTRUKTURA UNIVERSAL CONTENT MANAGEMENT TREŚCI UNIVERSAL CONTENT MANAGEMENT: OPTYMALNE ZARZĄDZANIE TREŚCIAMI Z POŻYTKIEM DLA UŻYTKOWNIKÓW I DOTYCHCZASOWYCH INWESTYCJI 3
INFORMACJE UPORZĄDKOWANE I WARTOŚCIOWE DLA FIRMY Rozwiązanie Oracle UCM SE przekształca treści w strategiczne zasoby, ponieważ ułatwia zarządzanie nimi oraz ich udostępnianie przez Internet bez względu na ich pierwotny format i lokalizację. Dzięki temu decyzje biznesowe są oparte na pełniejszych informacjach, a więc trafniejsze. Ale to nie wszystkie korzyści. Oracle UCM SE ma także inne zalety z punktu widzenia zarządzania i działalności operacyjnej firmy. KORZYŚCI W ZARZĄDZANIU Większa wydajność: Łatwy, bezpieczny i szybki dostęp do treści w odpowiednim formacie oraz zdolność do udostępniania materiałów i współpracy nad nimi prowadzi do zwiększenia wydajności w całej firmie. Lepszy wgląd w dane: Oracle UCM SE pozwala ujednolicić dostęp do wszystkich materiałów i odpowiednio je uporządkować. Można łatwo wyeliminować stare i zduplikowane dane, tak aby ważne decyzje biznesowe były podejmowane tylko na podstawie precyzyjnych i aktualnych materiałów. Lepsze relacje z klientami i partnerami: Zapewnienie pracownikom, partnerom i klientom dostępu do zawsze precyzyjnych i aktualnych materiałów usprawnia obsługę tych podmiotów i pozwala zwiększyć wzajemne zaufanie między nimi. Wzmocnienie wizerunku marki: Oracle UCM SE pomaga zapewnić spójność wizerunku marki w materiałach online i offline dzięki udostępnieniu centralnego zasobu danych, funkcji porządkowania oraz szablonów. Lepszy zwrot z inwestycji: Dzięki łatwej współpracy w ramach istniejącej infrastruktury można uzyskać lepszy zwrot z dotychczasowych inwestycji. Rozwiązanie pozwala także uzyskać większą wartość z firmowych treści, ponieważ są one łatwiej dostępne, można je szybko konwertować na formaty gotowe do publikacji w Internecie, a współpraca nad nimi jest prostsza. Mniejsze ryzyko: Bardziej precyzyjne, bezpieczne i wiarygodne treści oznaczają mniejsze ryzyko. Wynika to z faktu, że w takiej sytuacji łatwiej jest zapewnić zgodność z przepisami i łatwiej zatrzymać klientów poziom obsługi jest wyższy, a prawdopodobieństwo kradzieży lub niewłaściwego wykorzystania danych mniejsze. KORZYŚCI OPERACYJNE Mniejsze koszty: Rozwiązanie Oracle UCM SE to oszczędność dla firmy. Eliminuje ono zbędne koszty druku i wysyłki oraz przyspiesza i ujednolica procesy zarządzania dokumentami. Prowadzi to do znacznie sprawniejszego korzystania z materiałów i ich dystrybuowania. Sprawniejsza działalność: Oracle UCM SE pomaga przyspieszyć realizację procesów, ponieważ konsoliduje niepowiązane wzajemnie źródła danych i automatyzuje czasochłonne zadania. Łatwiejsza współpraca: Użytkownicy mogą bez wiedzy informatycznej tworzyć strony projektów w sieci, a następnie zapewniać łatwy i bezpieczny dostęp do tych materiałów wszystkim uprawnionym użytkownikom. Bardzo upraszcza to współpracę nad projektami. Prostsze zapewnianie zgodności z przepisami: Oracle UCM umożliwia kontrolowanie dostępu do treści, rejestruje operacje wykonywane na danych i automatyzuje zarządzanie treściami w sposób zgodny ze spójnymi regułami. Dzięki temu firmie łatwiej jest zapewnić zgodność z przepisami. Wyjątkowa łatwość obsługi: Rozwiązanie udostępnia jeden, intuicyjny interfejs użytkownika, zapewniający obsługę użytkowników końcowych, grup roboczych, osób opracowujących materiały, właścicieli procesów i administratorów. UNIVERSAL CONTENT MANAGEMENT TO NIŻSZE KOSZTY Łatwiejsze zarządzanie: Centralny dostęp do wszystkich treści, bez względu na ich pochodzenie, upraszcza zarządzanie oraz pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze. Automatyzacja zadań: Automatyzacja różnych etapów procesów, takich jak dostarczanie treści użytkownikom i działom, pozwala wyeliminować czasochłonne czynności ręczne. Mniejsze wymagania w zakresie szkoleń: Wspólny interfejs dla użytkowników i administratorów powoduje wzrost wydajności oraz zmniejszenie wymagań w zakresie czasu i kosztów szkoleń. Mniej przesyłek, wydruków i materiałów do przechowywania: Rozwiązanie eliminuje duplikaty oraz nieaktualne i nieprawidłowe materiały, a także ułatwia dystrybuowanie treści w sieci. Pozwala to znacznie obniżyć koszty. Mniej czynności konserwacyjnych: Ponieważ materiały z różnych miejsc firmy zostają skonsolidowane, kontrolowanie wersji oraz usuwanie zbędnych danych jest znacznie prostsze. Prostsze zapewnianie zgodności z przepisami: Dzięki rozwiązaniu Oracle UCM SE procedury zapewniania zgodności z przepisami stanowią zintegrowaną część infrastruktury zarządzania treściami. Realizacja zobowiązań ustawowych przebiega szybciej i mniejszym kosztem. Prosta integracja: Rozwiązanie Oracle UCM SE może od razu po wdrożeniu rozpocząć współpracę z dotychczas funkcjonującą infrastrukturą. Dzięki temu koszty integracji oraz całkowity koszt eksploatacji są mniejsze. 4
ORACLE UNIVERSAL CONTENT MANAGEMENT STANDARD EDITION Z MYŚLĄ O FIRMACH ŚREDNIEJ WIELKOŚCI Rozwiązanie Oracle UCM SE jest dostosowane do wymagań i zasobów firm średniej wielkości. Daje im do dyspozycji ważne funkcje zarządzania treściami, w tym: Zarządzanie plikami w ich pierwotnym formacie: Ponieważ zarządzanie plikami jest realizowane w ich pierwotnym formacie, konsolidowanie ich z różnych źródeł i konwertowanie na inne formaty jest łatwiejsze. Bezpieczeństwo i personalizacja: Zarządzane materiały można łatwo zabezpieczyć i spersonalizować odpowiednio do wymagań użytkowników o różnych rolach. Integracja z oprogramowaniem biurowym: Użytkownicy mają łatwy dostęp do treści z poziomu takich programów, jak Eksplorator Windows, Microsoft Outlook czy Lotus Notes Email. Automatyczna konwersja na formaty internetowe: Rozwiązanie konwertuje materiały na formaty gotowe do publikacji w sieci, takie jak HTML, XML, GIF i PDF. Obsługuje ponad 400 typów plików wejściowych i pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze w porównaniu z uciążliwą konwersją ręczną. Wyszukiwanie, dostęp, wielokrotne wykorzystanie: Ponieważ treści są skonsolidowane w ramach jednolitej architektury, łatwiej jest je przeszukiwać, uzyskiwać do nich dostęp i wielokrotnie wykorzystywać. ŁATWA ROZBUDOWA DO WER- SJI ORACLE UNIVERSAL CONTENT MANAGEMENT ENTERPRISE EDITION I ZWIĄZANYCH Z NIĄ DODATKOWYCH FUNKCJI: Rozszerzanie puli spójnych materiałów internetowych: Jednolita i otwarta platforma do zarządzania treściami internetowymi, umożliwiająca szybkie budowanie spójnej, wielopoziomowej obecności marki online, a następnie zarządzanie nią i jej utrzymywanie. Zarządzanie zasobami cyfrowymi: Konwertowanie treści multimedialnych oraz usługi zarządzania zasobami cyfrowymi, ułatwiające obsługę materiałów marketingowych, bibliotek zdjęć i filmów itp. Integracja z rozwiązaniem WebLogic: Oracle UCM współpracuje z rozwiązaniami WebLogic Portal oraz WebLogic Server, umożliwiając opracowywanie niezawodnych i skalowalnych portali oraz aplikacji typu RIA (Rich Internet Application). Integracja z rozwiązaniami korporacyjnymi: Możliwość wielokrotnego wykorzystywania treści i usług w wielu aplikacjach i serwisach internetowych w portalach dla klientów i partnerów, wewnętrznych systemach kadrowych itp. DOTYCHCZASOWA INFRASTRUKTURA FIRMY JAK NOWA Wdrożenie rozwiązania Oracle Universal Content Management nie oznacza konieczności wymiany już funkcjonującej infrastruktury. Nowe rozwiązanie jest integrowane z tą infrastrukturą i usprawnia jej działanie, umożliwiając spełnianie nowych wymagań. To właśnie jest najbardziej opłacalny sposób osiągnięcia trzech kluczowych celów optymalizacji infrastruktury: Zapewnianie ochrony danych Konsolidacja treści ułatwia kontrolowanie wersji i zabezpieczenie informacji dostępnych wewnątrz i na zewnątrz sieci chronionej zaporą firewall przed wieloma różnymi zagrożeniami. Optymalizacja wglądu w informacje Jedna infrastruktura zarządzania treściami zapewnia lepszy wgląd w materiały oraz pozwala dbać o ich aktualność i precyzję. Natomiast dobry wgląd w informacje oznacza trafne decyzje biznesowe. Zwiększanie elastyczności procesów Sprawniejsze procesy, integracja centralnego zarządzania treściami z istniejącą infrastrukturą oraz automatyzacja ręcznych zadań zarządzania treściami zwiększają wydajność. ORACLE UNIVERSAL CONTENT MANAGEMENT STANDARD EDITION FIRMY ŚREDNIEJ WIELKOŚCI JUŻ ODNOSZĄ KORZYŚCI on Sun is a high-performance, secure, readily available platform. It provides us with comprehensive opportunities to adapt to the broad variety of requirements of our internet, intranet, and extranet applications. Niklas Sinander, ECM Manager, EUMETSAT The flexibility of Oracle Universal Content Management has enabled us to accelerate our response times to requests for information and facilitate user access to information in the system. Javier Albisu Iribe Sáez, Department Head, Exposición Internacional Zaragoza 2008 Without Oracle s repository or template architecture, we were faced with a huge manual task of updating every page. We believe that we have cut six months off the delivery timeframe because of our content management system. As such, we are in a better position to serve our citizens. Leigh Gripton, Director of Customer Care and ICT, Rhondda Cynon Taf County Borough Council 5
ORACLE CONTENT MANAGEMENT MITY A RZECZYWISTOŚĆ Firma Oracle jest powszechnie znanym dostawcą wyjątkowo niezawodnych, bezpiecznych, otwartych i elastycznych baz danych oraz innych technologii klasy korporacyjnej. Te same produkty klasy korporacyjnej dostarcza firmom średniej wielkości, w postaci specjalnie dostosowanej do ich wymagań i budżetu. To nieprawda, że nasze rozwiązania do zarządzania treściami są tylko dla dużych firm chcielibyśmy obalić związane z tym mity. MIT RYNKOWY: Dla rozwijającej się firmy rozwiązanie jest o wiele za drogie w zakupie i eksploatacji. RZECZYWISTOŚĆ: Standard Edition to rozwiązanie dostępne w pakietach i cenach odpowiednich do wymagań firmy średniej wielkości. Ponadto zmniejsza ono koszty prowadzenia firmy automatyzuje procesy, upraszcza zarządzanie treściami, ułatwia zapewnianie zgodności z przepisami i zmniejsza ilość drukowanych materiałów. MIT RYNKOWY: Dla firmy średniej wielkości rozwiązanie jest stanowczo zbyt złożone. Wymaga dużych nakładów na szkolenia i/lub zatrudnienia słono opłacanych specjalistów ds. rozwiązań Oracle. RZECZYWISTOŚĆ: z założenia zapewnia obsługę użytkowników, administratorów oraz innych osób wymagających dostępu do treści. Ponieważ wszyscy korzystają z jednego, przyjaznego interfejsu obsługi, korzystanie z rozwiązania jest proste, a wymagane szkolenia minimalne. MIT RYNKOWY: Wdrożenie rozwiązania Oracle Universal Content Management wymaga wymiany dotychczasowej infrastruktury i zastąpienia jej mało elastycznymi produktami dostępnymi tylko u jednego producenta. RZECZYWISTOŚĆ: Rozwiązanie Oracle Universal Content Management jest wprowadzane na zasadzie modułowej, czyli może od razu po wdrożeniu rozpocząć współpracę z dotychczas funkcjonującą infrastrukturą. Pomaga uzyskać maksymalny zwrot z inwestycji i nie narzuca konieczności wymiany posiadanych rozwiązań w rzeczywistości wydłuża czas ich eksploatacji. ORACLE UNIVERSAL CONTENT MANAGEMENT WIĘCEJ INFORMACJI Więcej informacji na temat rozwiązania można uzyskać na stronie www.oracle.com/products/middleware/content-management/universal-content-management.html. Natomiast na stronie www.oracle.com/pl/tgb dostępne są BEZPŁATNE materiały dla firm średniej wielkości, w tym: Biuletyn ONE z wiadomościami dla firm średniej wielkości, w tym przeglądami produktów Opisy produktów Artykuły przeglądowe Opis produktu Oracle: Standard Edition Oracle Corporation UK Ltd. Oracle Parkway Thames Valley Park (TVP) Reading Berkshire RG6 1RA U.K. Worldwide Inquiries: Phone: +1.650.506.7000 Fax: +1.650.506.7200 oracle.com Oracle Polska Sp. z o.o. ul. Sienna 75 00-833 Warszawa Copyright 2009, Oracle. Wszelkie prawa zastrzeżone. Niniejszy dokument ma charakter wyłącznie informacyjny, a jego zawartość może ulec zmianie bez uprzedzenia. Nie gwarantuje się, że dokument jest wolny od błędów. Nie jest również objęty żadną gwarancją, jawną ani dorozumianą, w tym dorozumianą gwarancją przydatności handlowej lub przydatności do określonego celu. W szczególności nie ponosimy odpowiedzialności za zawartość tego dokumentu ani nie podejmujemy na jego podstawie żadnych zobowiązań kontraktowych, pośrednich bądź dorozumianych. Bez pisemnej zgody nie jest dozwolone reprodukowanie ani przesyłanie tego dokumentu w dowolnej postaci dowolnym sposobem, elektronicznym bądź mechanicznym, w jakimkolwiek celu. Oracle jest zastrzeżonym znakiem towarowym firmy Oracle Corporation i/lub jej podmiotów stowarzyszonych. Inne nazwy mogą być znakami towarowymi odpowiednich firm. 6