Zarządzenie nr 52 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 7 kwietnia 2015 r. zmieniające zarządzenie w sprawie wprowadzenia Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów (dowodów) finansowo księgowych w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach. Na podstawie art. 4 ust. 5 i art. 10 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity - Dz. U. z 2013 r., poz. 330, z późn. zm.) zarządzam co następuje: 1 W Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów (dowodów) finansowo-księgowych w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach stanowiącej załącznik nr 1 do zarządzenia nr 188 Rektora Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach z dnia 17 grudnia 2012 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów (dowodów) finansowo księgowych w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach (z poźn. zm.) wprowadza się następujące zmiany: 1) w podpodrozdziale 1.5.1. Kontrola merytoryczna zdanie W przypadku, gdy przedmiot zamówienia nie przekracza równowartości kwoty 14 000,00 EURO w danym roku obrotowym należy zamieścić adnotację: Zamówienia udzielono na podstawie art.4 pkt Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. Zamówienie zarejestrowano w rejestrze, pod poz.:. W przypadku, gdy przedmiot zamówienia nie przekracza równowartości kwoty 30 000,00 EURO w danym roku obrotowym należy zamieścić adnotację: Zamówienia udzielono na podstawie art.4 pkt Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. Zamówienie zarejestrowano w rejestrze, pod poz.: ; 2) w podpodrozdziale 2.1.1. Przyjęcie środka trwałego OT zdanie Dowód OT dokumentujący zakup gotowych środków trwałych generuje z systemu SAP Dział Logistyki w czterech egzemplarzach z przeznaczeniem: dwa egzemplarze dowodu OT dla Działu Księgowości Majątkowej, jeden egzemplarz dla osoby materialnie odpowiedzialnej za dany środek trwały, jeden egzemplarz dla Działu Logistyki. Dowód OT dokumentujący zakup gotowych środków trwałych generuje z systemu SAP ERP Dział Logistyki w czterech egzemplarzach z przeznaczeniem: oryginał i kopia dowodu OT dla Działu Księgowości Majątkowej, kopia dla osoby materialnie odpowiedzialnej za dany środek trwały, kopia dla Działu Logistyki. ; 1
3) w podpodrozdziale 2.1.1. Przyjęcie środka trwałego OT po zdaniu Protokoły OT dokumentujące przyjęcie środka trwałego do użytkowania w rezultacie zakupu są wystawiane i numerowane systemowo, np. OT/9999/XX, gdzie OT rodzaj protokołu, 9999 numer kolejny, XX rok. dodaje się zdanie: W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się sporządzenie protokołu OT poza systemem SAP ERP. ; 4) podrozdział 2.2.2. Zamówienie otrzymuje brzmienie określone w załączniku nr 1 do niniejszego zarządzenia; 5) w podrozdziale 2.3. Zakup i sprzedaż zdania Uczelnia, jako jednostka sektora finansów publicznych, dokonuje zakupów usług, dostaw lub robót budowlanych zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych. Progiem podstawowym, od którego zachodzi obowiązek stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych jest 14 000,00 EURO. Zamówienia publiczne udzielane są zgodnie z przepisami ustawy pzp oraz Regulaminem ubiegania się i udzielania zamówień publicznych przez Uniwersytet Śląski w Katowicach. Przeprowadzanie postępowań w celu udzielenia zamówienia publicznego odbywa się w określonych ustawą pzp trybach. otrzymują brzmienie: Uczelnia, jako jednostka sektora finansów publicznych, dokonuje zakupów usług, dostaw lub robót budowlanych zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych. Progiem podstawowym, od którego zachodzi obowiązek stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych jest 30 000,00 EURO. Zamówienia publiczne udzielane są zgodnie z przepisami ustawy pzp oraz Regulaminem ubiegania się i udzielania zamówień publicznych przez Uniwersytet Śląski w Katowicach. Przeprowadzanie postępowań w celu udzielenia zamówienia publicznego odbywa się w określonych ustawą pzp trybach. ; 6) w podpodrozdziale 2.3.1. Umowa zdanie Umowy na dostawy materiałów, realizację robót budowlanych i wykonania usług, w tym umowy zlecenia i umowy o dzieło, sporządza z zachowaniem zasad ustawy Prawo zamówień publicznych jednostka organizacyjna właściwa ze względu na zakres prowadzonych zagadnień. Umowy na dostawy, realizację robót budowlanych i wykonania usług, w tym umowy zlecenia i umowy o dzieło, sporządza z zachowaniem obowiązujących przepisów prawa, w szczególności ustawy pzp oraz ustawy o finansach publicznych, jednostka organizacyjna właściwa ze względu na zakres prowadzonych zagadnień. ; 7) w podpodrozdziale 2.7.5. Umowa cywilnoprawna zdanie Umowy UD-2 do 4 i UZ-1 do 6, dla których wartość nie przekracza kwoty 14 000,00 EURO zawierane są w trybie art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych. Umowy UD-2 do 4 i UZ-1 do 6, dla których wartość nie przekracza kwoty 30 000,00 EURO zawierane są w trybie art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych. ; 2
8) w karcie obiegu K.3.1. Wniosek (zgłoszenie zapotrzebowania) zmieniana treść w części zapisu obiegu VII. Branżysta (zaopatrzeniowiec) Czynności: rozpoczęcie realizacji wniosku zgodnie z ustawą pzp i wewnętrznymi zarządzeniami UŚ Termin realizacji: zgodnie z Harmonogramem dostaw i usług UŚ lub niezwłocznie po otrzymaniu 9) w karcie obiegu K.3.2. Zamówienie zmieniana treść w części zapisu obiegu I. Branżysta Czynności: prowadzenie niezbędnych czynności zmierzających do udzielenia zamówienia zgodnie z obowiązującym Regulaminem ubiegania się i udzielania zamówień publicznych przez Uniwersytet Śląski w Katowicach, m.in.: rozeznanie rynku, druk PU lub PP, zawarcie umowy, przekazanie zamówienia Termin realizacji: zgodnie z Harmonogramem dostaw i usług UŚ lub niezwłocznie II. Kierownik Logistyki/ Czynności: przekazanie informacji o planowanym zakupie do opublikowania na stronach internetowych Uczelni, zatwierdzenie notatki PU, zatwierdzenie wniosku PP, parafowanie umowy sporządzonej przez branżystę 10) w karcie obiegu K.4.1. Dowody zakupu krajowego zmieniana treść w części zapisu obiegu VI. Kierownik Logistyki/ Czynności: akceptacja faktury wraz z załączonymi dokumentami, pismami i protokołami 11) w karcie obiegu K.4.2. Dowody pozostałych zakupów zmieniana treść w części zapisu obiegu IV. Kierownik Logistyki/ Czynności: akceptacja faktury wraz z załączonymi dokumentami, pismami i protokołami; podpisanie pisma o dokonanie przelewu zagranicznego; podpisanie pisma o dokonanie przelewu na poczet opłat celno - podatkowych X. Branżysta Czynności: w zależności od wymogów wystawienie protokołu OM lub OT, uzyskanie podpisu osoby materialnie odpowiedzialnej (OT) lub odbierającej materiał OM); odbiór przesyłki importowej na podstawie potwierdzenia dokonania zapłaty Uwaga: w przypadku trudności z uzyskaniem podpisu osoby odbierającej materiał na protokołach OM, wystarczające będzie potwierdzenie odbioru przez pracownika DAG jednostki właściwej dla osoby odbierającej. 3
Termin przekazania: po uzyskaniu podpisu 12) w karcie obiegu K.12.2. Protokół UKI w sprawie różnic inwentaryzacyjnych zmieniana treść w części zapisu obiegu IV. UKI Czynności: bieżący kontakt z osobami podlegającymi rozliczeniu, pozyskiwanie wyjaśnień, ocena zasadności złożonych wyjaśnień, kwalifikacja typu różnic w trakcie posiedzeń UKI; uznanie zasadności wyjaśnień lub postanowienia o umorzeniu dochodzenia w sprawie dokonanej kradzieży i wnioskowanie o zakwalifikowanie różnic ujemnych do niedoborów niezawinionych lub zawinionych a różnic dodatnich na zwiększenie stanu składników majątku; w przypadku stwierdzenia pozornych różnic inwentaryzacyjnych zarządzenie przeprowadzenia spisu dodatkowego lub kontrolnego; wnioskowanie do Działu Logistyki o podanie aktualnych cen rynkowych brakujących składników majątku; ustalenie wartości niedoborów zawinionych na podstawie aktualnych cen detalicznych lub aktualnych cen detalicznych składników majątkowych o podobnych parametrach technicznych podanych przez Dział Logistyki; sporządzenie protokołu w sprawie różnic inwentaryzacyjnych Uwaga: w sytuacji braku możliwości dokonania wyceny niedoborów zawinionych według aktualnych cen rynkowych Dział Logistyki pisemnie powiadamia o tym UKI Termin przekazania: niezwłocznie po sporządzeniu protokołu 13) w karcie obiegu K.3.2. Zamówienie zmieniana treść w części nagłówkowej otrzymuje brzmienie: Sposób numeracji/ zakres numerów systemowych Ilość egzemplarzy dowodów zaopatrzeniowych, ich przeznaczenie i przechowywanie kopii (10) Ciągniona 4600000000 4609999999 (10) wersja elektroniczna w systemie SAP ERP 14) w rozdziale Załączniki wzory wybranych dowodów księgowych załącznik nr 23 Protokół odbioru/ przyjęcia środka trwałego otrzymuje brzmienie określone w załączniku nr 2 do niniejszego zarządzenia; 15) w rozdziale Załączniki wzory wybranych dowodów księgowych załącznik nr 24 Przyjęcie nieodpłatne materiałów zewnątrz otrzymuje brzmienie określone w załączniku nr 3 do niniejszego zarządzenia. 4
2 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. REKTOR Prof. zw. dr hab. Wiesław Banyś 5