Załącznik nr 1 do uchwały Nr 2/2010

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do uchwały Nr 2/2010 REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH O WARTOŚCI SZACUNKOWEJ NIEPRZEKRACZAJĄCEJ RÓWNOWARTOŚCI KWOTY EURO W POLSKIM ZWIĄZKU HOKEJA NA TRAWIE Regulamin określa wewnętrzną organizację postępowania w sprawach zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane, opłacane w całości lub części ze środków publicznych. Zastosowane rozwiązania organizacyjne i procedury wynikają z : - przepisów zawartych w art. 35 ustawy o finansach publicznych z dn. 30 czerwca 2005 roku (Dz. U. Nr 249, poz ze zm.); - przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz ze zmianami), zwanej dalej Pzp; - przepisów Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 grudnia 2007 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz. U. z dnia 27 grudnia 2007 r. Nr 241, poz. 1763). - przepisów ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005r. Nr 14, poz. 114) 1 Zamówienia, których wartość szacunkowa netto nie przekracza w skali roku równowartości kwoty euro (ustalonej zgodnie z przepisami art Pzp), mają być dokonywane na podstawie procedur określonych niniejszym regulaminem. 2 Procedury udzielenia zamówienia publicznego do kwoty euro 1. Ramowe procedury udzielania zamówień publicznych regulowane są w zakresie kwot: a) do PLN (bez podatku od towarów i usług VAT), b) powyżej PLN do równowartości wyrażonej w złotych kwoty euro. 2. Dział realizujący zamówienie, po uzyskaniu na wniosku kontrasygnaty przez kierownika zamawiającego dotyczącej dostępności środków finansowych oraz po zatwierdzeniu przez w/w, przystępuje do realizacji zamówienia na podstawie procedury określonej w 3, lub 4 niniejszego regulaminu. 3. Wniosek (Załącznik nr 1) o udzielenie zamówienia, musi zawierać: a) opis przedmiotu zamówienia; b) źródło finansowania; c) szacunkową wartość zamówienia oszacowaną na podstawie cen rynkowych lub określoną w planie zamówień publicznych.

2 3 Szczegółowa procedura udzielenia zamówienia do PLN 1. Pracownik odpowiedzialny za realizację zamówienia bezstronnie, obiektywnie, starannie, zgodne z obowiązującymi przepisami prawa rozeznaje, kwalifikuje oraz przygotowuje i przeprowadza postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 2. W celu dokonania zakupu przygotowuje się wniosek, w którym wskazane zostają przedmiot zamówienia, ilość asortymentu, miejsce zamówienia oraz cena zakupu. 3. W/w wniosek musi zostać zaakceptowany przez kierownika zamawiającego oraz główną księgową. 4. Przeglądu cen dokonuje się telefonicznie bądź bezpośrednio w miejscu zakupu. 5. Udzielenie zamówienia dokumentuje się poprzez: a) dla dostaw lub usług, co najmniej, prawidłowo sporządzony wniosek oraz fakturę, rachunek; b) dla robót budowlanych, co najmniej, prawidłowo sporządzony wniosek, umowę oraz fakturę, rachunek. 6. Dokumenty, o których jest mowa w ust. 5 przechowywane są w komórce merytorycznej odpowiedzialnej za realizację zamówienia i archiwizację dokumentów, przy czym dokumenty finansowe typu rachunek, faktura po dokonaniu prawidłowego opisu przechowywane są jedynie w dziale finansowym. 4 Szczegółowa procedura udzielenia zamówienia powyżej PLN do równowartości wyrażonej w złotych kwoty euro 1. Pracownik odpowiedzialny za realizację zamówienia bezstronnie, obiektywnie, starannie, zgodne z obowiązującymi przepisami prawa rozeznaje, kwalifikuje oraz przygotowuje i przeprowadza postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 2. Procedurę udzielenia zamówienia rozpoczyna zaakceptowany przez kierownika zamawiającego lub osobę upoważnioną wniosek, sporządzony przez pracownika odpowiedzialnego za realizację zamówienia i zaakceptowany przez kierownika komórki merytorycznej właściwej dla przedmiotu zamówienia, wprowadzony do rejestru zamówień do euro przez PZHT. 3. Komórka merytoryczna właściwa dla przedmiotu zamówienia przystępuje do czynności zmierzających do udzielenia zamówienia poprzez przeprowadzenia przeglądu cen potencjalnych wykonawców. 4. Przegląd cen przeprowadza się pocztą elektroniczną, faksem, pisemnie lub poprzez portale www, zapraszając do składania ofert taką liczbę (co najmniej trzech przy czym dla udzielenia zamówienia wystarczająca jest jedna uzyskana oferta) wykonawców świadczących dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia. 5. Zamówienia udziela się wykonawcy, który przedstawił najkorzystniejszą ofertę. 6. Udzielenie zamówienia dokumentuje się poprzez: a) dla dostaw lub usług, co najmniej, prawidłowo sporządzony wniosek, informację o wyborze oferty oraz fakturę, rachunek; b) dla robót budowlanych, co najmniej, prawidłowo sporządzony wniosek, informację o wyborze oferty, umowę oraz fakturę, rachunek. 7. Dokumenty o których jest mowa w ust. 6 przechowywane są w komórce merytorycznej odpowiedzialnej za realizację zamówienia i archiwizację dokumentów, przy czym dokumenty finansowe typu rachunek, faktura przechowywane są w kopii oryginały przechowywane są w dziale finansowym. 8. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, kierownik zamawiającego lub osoba upoważniona na pisemny wniosek kierownika komórki organizacyjnej, może wyrazić zgodę na odstąpienie od czynności określonych w ust.3.

3 9. Przy udzielaniu zamówień których przedmiotem są usługi opisane w art. 5 PZP nie jest obowiązkowe wykonywanie czynności opisanych w ust Dla usuwania następstw będących skutkami nagłych zdarzeń losowych lub różnego typu awarii, a przy usuwaniu których zwłoka skutkowałaby dalszymi stratami lub ograniczałaby funkcjonalność stosuje się procedurę określoną w 3 ust.3 6 niniejszego regulaminu, przy czym wniosek o udzielenie zamówienia może być zastąpiony notatką służbową określającą zdarzenie i konieczność niezwłocznego usunięcia jego skutków. 5 Postanowienia końcowe Nadzór nad przestrzeganiem postanowień regulaminu powierza się kierownikowi zamawiającego.

4 Wnioskujący /imię i nazwisko/... Komórka Organizacyjna: Data wystawienia: Załącznik nr 1a do Regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej kwoty PLN Do Sekretarza Generalnego w Polskim Związku Hokeja na Trawie Wniosek o dokonanie zakupu o wartości nieprzekraczającej kwoty PLN Nr.../ Poz Przedmiot zamówienia Przeznaczenie Łącznie kwota brutto Przedstawione w poz... przez firmy ceny były korzystne pod względem finansowym. Zamówienie będzie opłacane ze środków Ministerstwo Sportu i Turystyki zgodnie z umową nr. Oferty cenowe za w/w zamówienia stanowią załączniki do wniosku. Kierownik komórki organizacyjnej Główny Księgowy Kierownik Zamawiającego

5 Załącznik nr 1b do Regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej równowartości kwoty euro Wnioskujący /imię i nazwisko/... Komórka Organizacyjna: Data wystawienia: Do Sekretarza Generalnego w Polskim Związku Hokeja na Trawie Wniosek o dokonanie zakupu o wartości nieprzekraczającej kwoty euro Nr.../ Poz Przedmiot zamówienia Przeznaczenie Łącznie kwota brutto Przedstawione w poz... przez firmy ceny były korzystne pod względem finansowym. Zamówienie będzie opłacane ze środków Ministerstwo Sportu i Turystyki zgodnie z umową nr. Oferty cenowe za w/w zamówienia stanowią załączniki do wniosku. Kierownik komórki organizacyjnej Główny Księgowy Kierownik Zamawiającego

6 Załącznik nr 2 do Regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości szacunkowej nieprzekraczającej równowartości kwoty euro Informacja o wyborze wykonawcy w postępowaniu o wartości szacunkowej nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro Dotyczy wniosku nr... z dnia... Dział:... Przedmiot zamówienia: W dn.... r. zwrócono się do niżej wymienionych wykonawców z zapytaniem ofertowym dotyczącym możliwości realizacji przedmiotu zamówienia /telefonicznie, pocztą elektroniczną, faksem, pisemnie) nazwa wykonawcy i dane adresowe nazwa wykonawcy i dane adresowe nazwa wykonawcy i dane adresowe W odpowiedzi uzyskano następujące oferty (proszę podać nazwy, adresy wykonawców, ceny ofert i inne istotne parametry mające znaczenie dla dokonania oceny ofert) Po dokonaniu sprawdzenia i przeanalizowaniu złożonych ofert wnioskuję udzielić zamówienia następującemu wykonawcy: Uzasadnienie:... Postępowanie prowadził: Imię i nazwisko data podpis ZATWIERDZAM... Kierownik Zamawiającego