Burmistrza Skarszew z dnia roku

Transkrypt

1 Zarządzenie nr 45/WPGiIE/2014 Burmistrza Skarszew z dnia roku w sprawie wprowadzenia regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej euro w Urzędzie Miejskim w Skarszewach Na podstawie art. 15 ust. 1 i art. 18 ust. 1 ustawy z dnia r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. poz. 907 z 2013 ze zm.), art. 30 ust. 1 i art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 594 ze zm.) oraz art. 44 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.) zarządza co następuje: ISO 9001: Wprowadza się w Urzędzie Miejskim w Skarszewach obowiązek stosowania procedur zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej euro w oparciu o regulamin, stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia. 2 Traci moc zarządzenie nr 1/WPGiIE/2013 Burmistrza Skarszew z dnia 4 stycznia 2013 r. w sprawie wprowadzenia regulaminu udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej euro w Urzędzie Miejskim w Skarszewach. 3 Zarządzenie wchodzi w Ŝycie z dniem 16 kwietnia 2014 roku. Burmistrz Dariusz Skalski

2 Załącznik do Zarządzenia nr 45/2014 Burmistrza Skarszew z dnia roku REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH O WARTOŚCI NIEPRZEKRACZAJĄCEJ EURO W URZĘDZIE MIEJSKIM W SKARSZEWACH 1 Zasady ogólne. 1. Regulamin określa wewnętrzną organizację postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na dostawy, usługi lub roboty budowlane, którego wartość nie przekracza wyraŝonej w złotych równowartości kwoty euro. 2. Ustalenia wartości zamówienia naleŝy dokonać zgodnie z przepisami działu 2 rozdziału 2 ustawy z 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. poz. 907 z 2013 ze zm.). 3. Wydatkowanie środków finansowych powinno być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, przy zachowaniu zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz w sposób umoŝliwiający terminową realizację zadań. 4. Nie dopuszcza się podziału zamówienia na części w celu ustalenia wartości zamówienia poniŝej euro. 2 Procedury udzielania zamówień publicznych. 1. Procedury udzielania zamówień publicznych regulowane są w zakresie kwot: a) od euro do euro, b) powyŝej euro do euro. 2. Osoba kierująca komórką organizacyjną, właściwą merytorycznie ze względu na przedmiot zamówienia, przygotowuje wniosek o przeprowadzenie zamówienia. 3. Wniosek (załącznik nr 1), o którym mowa w ust. 2, powinien zawierać: a) ilościowo - jakościowy opis przedmiotu zamówienia, b) wskazanie źródła finansowania, c) określenie kwoty przeznaczonej na realizację zamówienia, ustalonej na podstawie cen rynkowych lub określonej w planie zamówień publicznych, d) termin realizacji zamówienia, e) wskazanie osoby, która dokonała ustalenia wartości zamówienia. 4. Komórka organizacyjna właściwa merytorycznie ze względu na przedmiot zamówienia,

3 po uzyskaniu na wniosku potwierdzenia środków finansowych przez komórkę organizacyjną właściwą do spraw finansowych oraz po zatwierdzeniu wniosku przez kierownika zamawiającego, przystępuje do realizacji zamówienia na podstawie procedury określonej w 4 lub Zamówienia o wartości powyŝej euro netto do euro realizowane są w trybie tzw. zapytania ofertowego. 6. Zamówienia o wartości od euro netto do euro realizowane są w trybie tzw. uproszczonego zapytania ofertowego. 7. Zamówienie, które moŝe być świadczone tylko przez jednego wykonawcę z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze, przyczyn wiązanych z ochroną praw wyłącznych lub w zakresie działalności twórczej bądź artystycznej, udziela się temu wykonawcy po przeprowadzeniu negocjacji. 3 Ogłoszenia. 1. Ogłoszenia (załącznik nr 2), o których mowa w regulaminie, zamawiający zamieszcza w miejscu ogólnie dostępnym we własnej siedzibie oraz na własnej stronie internetowej w zakładce zamówienia publiczne Urzędu Miejskiego poniŝej euro. 2. Zamawiający zobowiązany jest udokumentować zamieszczenie ogłoszenia w sposób określony w ust. 1 przy zamówieniach o wartości powyŝej euro do euro realizowanych w trybie tzw. zapytania ofertowego 3. Zamawiający dodatkowo moŝe równieŝ w inny sposób zamieścić ogłoszenia, o których mowa w regulaminie. 4 Szczegółowa procedura udzielania zamówienia o wartości od euro do euro. 1. Procedurę udzielania zamówienia rozpoczyna zaakceptowany przez kierownika zamawiającego wniosek, o którym mowa w 2 ust. 2, sporządzony przez osobę kierującą komórką organizacyjną właściwą merytorycznie ze względu na przedmiot zamówienia. 2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1 podlega wprowadzeniu do rejestru zamówień o wartości nieprzekraczającej euro, prowadzonego w komórce do spraw zamówień publicznych. 3. Przed rozpoczęciem procedury wymienionej w ust 1 przeprowadza się rozeznanie rynku telefonicznie, pocztą elektroniczną, faksem, pisemnie lub poprzez przegląd portali internetowych. Przeprowadzone rozeznanie powinno zostać udokumentowane, w szczególności w formie wydruków, notatki słuŝbowej, o ile udzielenie zamówienia nie wynika z nagłej potrzeby lub zaistnienia zdarzeń losowych. 4. Uproszczone zapytanie ofertowe kieruje się, do co najmniej jednego wykonawcy

4 świadczącego dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia. 5. Zamawiający udziela zamówienia wykonawcy, który przedstawił najkorzystniejszą ofertę telefonicznie, pocztą elektroniczną, faksem lub pisemnie. 6. Zamówienia udziela się pisemnie, za pomocą formularza zamówienia określającego warunki realizacji, potwierdzone przez wykonawcę. 7. Dopuszczalne jest prowadzenie negocjacji z wykonawcami. Z przeprowadzonych negocjacji sporządza się notatkę słuŝbową. 8. Dokumentacja postępowania w sprawie udzielenia zamówienia przechowywana jest w komórce organizacyjnej, właściwej merytorycznie ze względu na przedmiot zamówienia. 5 Szczegółowa procedura udzielania zamówienia o wartości powyŝej euro do euro. 1. Procedurę udzielania zamówienia rozpoczyna zaakceptowany przez kierownika zamawiającego wniosek, o którym mowa w 2 ust. 2, sporządzony przez osobę kierującą komórką organizacyjną, właściwą merytorycznie ze względu na przedmiot zamówienia. 2. Wniosek, o którym mowa w ust.1 podlega wprowadzeniu do rejestru zamówień o wartości nieprzekraczającej euro, prowadzonego w komórce do spraw zamówień publicznych. 3. Przed rozpoczęciem procedury wymienionej w ust. 1 przeprowadza się rozeznanie rynku faksem lub pisemnie, a następnie zamieszcza się ogłoszenie, o którym mowa w 3. Przeprowadzone rozeznanie powinno zostać udokumentowane w formie pisemnej, o ile udzielenie zamówienia nie wynika z nagłej potrzeby lub zaistnienia zdarzeń losowych. 4. Zapytanie ofertowe kieruje się, do co najmniej 3 wykonawców świadczących dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia, o ile na rynku istnieje 3 potencjalnych wykonawców danego zamówienia. 5. JeŜeli wysłano zapytanie ofertowe, do co najmniej 3 potencjalnych wykonawców, a otrzymano w jego wyniku tylko jedną ofertę, to uznaje się ją za najkorzystniejszą. 6. Zamawiający udziela zamówienia wykonawcy, który przedstawił najkorzystniejszą ofertę faksem lub pisemnie. 7. Zamówienia udziela się na podstawie pisemnej umowy określającej warunki realizacji zamówienia, opracowanej na stanowisku do spraw zamówień publicznych, po wcześniejszym przekazaniu kompletnej dokumentacji postępowania udzielenia zamówienia, z komórki organizacyjnej właściwej merytorycznie ze względu na przedmiot zamówienia.

5 8. Dopuszczalne jest prowadzenie negocjacji z wykonawcami. Z przeprowadzonych negocjacji sporządza się notatkę słuŝbową. 9. Dokumentacja postępowania o udzielenie zamówienia jest przechowywana u pracownika merytorycznego, który jest odpowiedzialny za realizację zamówienia oraz archiwizację dokumentacji. 6 Protokół. W trakcie prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia, o wartości powyŝej euro do euro realizowanego w trybie tzw. zapytania ofertowego, zamawiający sporządza pisemny protokół postępowania (załącznik nr 3) zawierający, co najmniej: 1) opis przedmiotu zamówienia, 2) informację o wykonawcy lub wykonawcach, którzy złoŝyli oferty, 3) wskazanie ceny i innych istotnych elementów ofert, 4) wskazanie wybranej oferty. 7 Realizacja zamówienia lub rezygnacja z zamówienia. 1. Po zrealizowaniu zamówienia właściwa merytorycznie ze względu na przedmiot zamówienia komórka organizacyjna przedstawia oryginał faktury komórce organizacyjnej właściwej do spraw księgowych. 2. Płatności realizowane są bezgotówkowo, chyba Ŝe okoliczności realizacji zamówienia wymagają zapłaty gotówkowej. 3. W przypadku rezygnacji z realizacji zamówienia lub zmiany wartości zamówienia wniosek, o którym mowa w 3 ust. 2, zwraca się do komórki organizacyjnej właściwej do spraw zamówień publicznych, która dokonuje odpowiedniej wzmianki w rejestrze zamówień o wartości nieprzekraczającej euro. Następnie wniosek przekazywany jest do komórki organizacyjnej właściwej do spraw finansowych w celu potwierdzenia moŝliwości finansowania w zmienionej wartości, a w przypadku rezygnacji z realizacji zamówienia w celu anulowania potwierdzonych środków finansowych. 8 Odpowiedzialność. 1. Naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest w szczególności niewykonanie zobowiązania zamawiającego, czego skutkami są zapłata odsetek, kar lub uiszczenie opłat. 2. Odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych ponosi osoba, która popełniła czyn naruszający dyscyplinę finansów publicznych, określony w ustawie z r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz.U. z 2013 r. poz. 168).

6 9 Postanowienia końcowe. 1. Nadzór nad przestrzeganiem postanowień regulaminu wykonuje kierownik zamawiającego. 2. W sprawach nieuregulowanych regulaminem mają zastosowanie przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych wraz z aktami wykonawczymi do niej, Kodeks cywilny oraz inne przepisy obowiązującego prawa. 3. Wszczęcie postępowania powyŝej progu euro rozpoczyna osoba kierująca komórką organizacyjną, właściwą merytorycznie ze względu na przedmiot zamówienia, poprzez przygotowanie wniosku o przeprowadzenie zamówienia zgodnie z załącznikiem nr 1. W pozostałym zakresie zastosowanie maja przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych wraz z aktami wykonawczymi do niej, Kodeks cywilny oraz inne przepisy obowiązującego prawa. 4. W przypadku postępowań dofinansowanych z funduszy Unii Europejskiej, naleŝy stosować procedurę właściwą dla danego programu wsparcia. W przypadku braku szczegółowych wytycznych w tej kwestii, zaleca się stosowanie procedury określonej w 5 niniejszego regulaminu, przy jednoczesnym zachowaniu podstawowych zasad udzielania zamówień publicznych w świetle dyrektyw unijnych w sprawie zamówień publicznych, tj.: a) zasada niedyskryminacji i równego traktowania, b) zasada przejrzystości.

7 załącznik nr 1... (realizator/wnioskodawca) Skarszewy, dnia... nr z rejestru zamówień (nadaje stanowisko ds. ZP):... WNIOSEK o zawarcie umowy o zamówienie publiczne 1. Przedmiot zamówienia: 1. robota budowlana 2. dostawa 3. usługa na: Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: (ewentualne załączniki) 3. Wartość zamówienia netto wg załączonej kalkulacji (kosztorysu):... PLN... EURO (osoba dokonująca ustalenia wartości zamówienia) (Kurs EURO wg Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 31 grudnia 2013 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych wynosi 4,2249). 4. Zamówienie ujęte w planie zamówień pod poz Źródło finansowania:... (Główny Księgowy Urzędu Miejskiego)

8 6. Termin wykonania zamówienia (ilość dni):.. 7. Inne:. (realizator/wnioskodawca) 8. Akceptacja/odmowa kierownika zamawiającego: (kierownik zamawiającego)

9 załącznik nr 2 OGŁOSZENIE w postępowaniu o wartości powyŝej euro netto do euro realizowane w trybie tzw. zapytania ofertowego 1. Przedmiot zamówienia: 2. Przedmiot zamówienia: 9. Termin wykonania zamówienia (ilość dni): Inne: Kryterium wyboru:. 12. Termin i miejsce składania ofert: (kierownik zamawiającego)

10 PROTOKÓŁ załącznik nr 3 z postępowania o wartości powyŝej euro netto do euro realizowanego w trybie tzw. zapytania ofertowego 1. W celu udzielenia zamówienia na:... przeprowadzono zapytanie ofertowe. 2. W dniu... zaproszono do udziału w postępowaniu niŝej wymienionych Wykonawców. 3. W terminie do dnia... do godziny... przedstawiono poniŝsze oferty: Lp. Nazwa i adres Wykonawcy Cena netto Cena brutto Uwagi 4. Uzasadnienie wyboru oferty najkorzystniejszej: (realizator/wnioskodawca)