System zamówień aktywnych Active Orders Szkolenie dla Dostawców BWI Rozpoczęcie Pracy z Systemem Grudzień 2010
Cel Szkolenia Niniejsza prezentacja przedstawia proces wykonania początkowej konfiguracji systemu przez Administratora, po przeprowadzeniu procesu rejestracji w systemie Active Orders oraz: Ustawienia Sieci Handlowej Ustawienia linków i powiadomień email zamówień aktywnych. Konfigurowania dodatkowych danych dostawców. Niniejsza prezentacja opisuje także proces tworzenia dodatkowego użytkownika konta w Sieci Handlowej. February 8, 2011 Slide 2
Konfiguracja początkowa February 8, 2011 Slide 3
Początkowa konfiguracja systemu Po zakończeniu procesu rejestracji należy wykonać kilka ważnych kroków, aby poprawnie skonfigurować system Active Orders. Powinna je wykonać osoba, która jest Menedżerem Konta 1 lub Administratorem Sieci 2 i która dokonuje procesu rejestracji Sieci Handlowej. Konfiguracja Kontaktów Sieci Handlowej dla osób, które muszą otrzymać powiadomienia z systemu (1). Konfiguracja systemu w celu wyświetlania linków, wiadomości i powiadomień email w czasie utworzenia lub zmiany zamówienia (1,2). Ustawienia dodatkowe dla Dostawców (1,2). Tworzenie i zarządzanie Kontami użytkowników Sieci Handlowej (1). February 8, 2011 Slide 4
Konfiguracja Systemu Tworzenie kontaktów w Sieci Handlowej February 8, 2011 Slide 5
Tworzenie Kontaktów w Sieci Handlowej System może wysyłać powiadomienia za pomocą wiadomości email w chwili utworzenia nowych lub zmiany istniejących zamówień, bądź w chwili gdy zamówienia są oczekujące lub przeterminowane. Należy utworzyć kontakty w Sieci Handlowej dla każdej osoby, która powinna otrzymać powiadomienia za pomocą wiadomości email. Proszę obowiązkowo założyć dane osób kontaktowych, które będą otrzymywały mailem alerty oraz linki do strony powiadomień (w zakładce: supply chain visibility). UWAGA: Pierwszy kontakt w Sieci Handlowej jest automatycznie tworzony podczas procesu rejestracji. Jeśli pierwszy kontakt, który został utworzony podczas procesu rejestracji Sieci Handlowej jest jedynym kontaktem, który wymaga wysyłania powiadomień nie ma potrzeby tworzenia dodatkowych kontaktów w Sieci Handlowej. February 8, 2011 Slide 6
Dodawanie Nowego Kontaktu Aby zarządzać swoją listą Kontaktów należy: - Kliknąć w zakładkę Account Manager [Menedżer Konta]. - Wybrać Service Configuration [Konfiguracja]. - Wybrać Service Contacts [Kontakty]. Początkowy (domyślny) kontakt pokazuje się na liście Kontaktów. February 8, 2011 Slide 7
Dodawanie Nowego Kontaktu (kontynuacja) Aby dodać nowy Kontakt należy: - Otworzyć listę Actions [Czynności] i wybrać Add New Contact [Dodaj Nowy Kontakt]. February 8, 2011 Slide 8
Dodawanie Nowego Kontaktu (kontynuacja) Należy wypełnić odpowiednie pola w zakresie informacji dotyczących kontaktu. Gwiazdka (*) oznacza pola wymagane. February 8, 2011 Slide 9
Dodawanie Nowego Kontaktu (kontynuacja) Pole Community Manager Company Invitation [Kierownik Zaproszenie dla firmy] należy pozostawić puste. Nie dotyczy większości dostawców. February 8, 2011 Slide 10
Dodawanie Nowego Kontaktu (kontynuacja) Po uzupełnieniu należy wybrać Submit [Zatwierdź]. System potwierdzi, że Kontakt został pomyślnie utworzony. February 8, 2011 Slide 11
Konfiguracja Systemu Tworzenie powiadomień email oraz linków do centrum powiadomień zamówień aktywnych February 8, 2011 Slide 12
Tworzenie Linków do Centrum Powiadomień i powiadomień email System Active Orders może dostarczać dwa rodzaje powiadomień, w zależności od podejmowanych czynności: Centrum Powiadomień może wyświetlać linki dynamiczne dla nowych dokumentów lub dla dokumentów oczekujących, bądź przeterminowanych. System może wysyłać powiadomienia email w chwili tworzenia nowych dokumentów oraz dla dokumentów oczekujących i/lub przeterminowanych. Można wykorzystać funkcję Zarządzania powiadomieniami, aby utworzyć linki Centrum powiadomień i wiadomości email. Ustawienia zarządzania powiadomieniami można stosować w przypadku wszystkich użytkowników. February 8, 2011 Slide 13
Active Orders oraz Centrum Powiadomień Przed Konfiguracją Ważnym zadaniem podczas konfiguracji jest ustawienie linków Centrum Powiadomień w systemie zamówień aktywnych Active Orders. Widok Centrum Powiadomień dla zamówień aktywnych przed konfiguracją. Widok cyklu zamówienia (Order Lifecycle Visibility jest poprzednią nazwą Systemu Zamówień Aktywnych Active Orders. Do czasu zakończenia procesu zmiany w systemie mogą pojawiać się poprzednie nazwy). February 8, 2011 Slide 14
Active Orders oraz Centrum Powiadomień Przed Konfiguracją (kontynuacja) Widok Centrum Powiadamiania Zamówień Aktywnych Active Orders w chwili gdy linki Centrum Powiadamiania są aktywne. Można wykorzystać inne linki. Administrator systemu powinien skonfigurować system w takich ustawieniach, aby wyświetlał ważne linki Centrum Powiadomień. February 8, 2011 Slide 15
Ustawianie linków i adresów email dla Centrum Powiadomień Aby ustanowić linki z Centrum Powiadomień Zamówień Aktywnych oraz automatyczne powiadamianie email należy: - Kliknąć w zakładkę Account Manager [Menedżer Konta]. - Wybrać Service Configuration [Konfiguracja]. - Wybrać Supplier Alert Management [Zarządzanie Powiadomieniami Dostawcy]. February 8, 2011 Slide 16
Ustawianie linków i adresów email dla Centrum Powiadomień (kontynuacja) Należy podać adres email dla pola,,from [Od]. Ww. adres email należy wykorzystywać do kontaktów systemu Zamówień Aktywnych Active Orders w Państwa firmie jako adres dla pola,,from [Od]. February 8, 2011 Slide 17
Ustawianie linków i adresów email dla Centrum Powiadomień (kontynuacja) Domyślny (początkowy) adres ustawiony podczas procesu rejestracji firmy jest automatycznie ustawiany do odbioru powiadomień email. Jeśli wymagana jest zmiana adresu należy odznaczyć pole Default Contact [Kontakt Domyślny]. February 8, 2011 Slide 18
Ustawianie linków i adresów email dla Centrum Powiadomień (kontynuacja) Jeśli istnieje potrzeba dodania dodatkowych odbiorców powiadomień email do listy powiadomień email należy zaznaczyć Other Contacts [Inne Kontakty] oraz wybrać Modify List [Modyfikuj Listę]. February 8, 2011 Slide 19
Ustawianie linków i adresów email dla Centrum Powiadomień (kontynuacja) System wyświetla listę utworzonych Kontaktów. Należy wybrać odbiorców powiadomień email, aby dodać do listy Powiadomień i wybrać Submit [Zatwierdź]. February 8, 2011 Slide 20
Ustawianie linków i adresów email dla Centrum Powiadomień (kontynuacja) 0 day(s) = Immediate 1 day(s = Once per day 2 day(s) = Twice per day Aby określić częstotliwość powiadamiania należy wybrać Frequency [Częstotliwości powiadamiania], w zależności czy system ma natychmiastowo wysyłać powiadomienia czy też czekać i wysyłać je zbiorowo, w danym czasie. February 8, 2011 Slide 21
Ustawianie linków i adresów email dla Centrum Powiadomień (kontynuacja) Aby zastosować powiadomienia dla New Orders [Nowe Zamówienia], Remittance Advices [Zawiadomienie o przelewie], oraz Order Forecasts [Prognozowanie zamówień] zalecamy wybrać zarówno E-Mail oraz Message Center [Centrum Powiadomień]. February 8, 2011 Slide 22
Ustawianie linków i adresów email dla Centrum Powiadomień (kontynuacja) Zalecane ustawienia dla powiadomień o Wysyłkach Towarów. February 8, 2011 Slide 23
Ustawianie linków i adresów email dla Centrum Powiadomień Pozostałe ustawienia nie są wymagane. February 8, 2011 Slide 24
Ustawianie linków i adresów email dla Centrum Powiadomień (kontynuacja) Gdy ustawienia zostały zakończone należy nacisnąć zakładkę Preview Supplier Settings [Podgląd Ustawień Dostawcy]. February 8, 2011 Slide 25
Ustawianie linków i adresów email dla Centrum Powiadomień (kontynuacja) Po przejrzeniu nowych ustawień należy wybrać Submit [Zatwierdź]. System pomyślnie zapisze nowe ustawienia. February 8, 2011 Slide 26
Konfiguracja Systemu Konfiguracja dodatkowych informacji o dostawcy February 8, 2011 Slide 27
Co to są reguły dostawcy? Jeśli planuje się wykorzystać opcję,,powiadomienie o Dostawie z Etykietą należy wpisać prefiks firmy w Informacjach o Dostawcy. Numer ten staje się numerem identyfikacyjnym (prefiks) w numerach seryjnych utworzonych dla etykiet. Aby uzyskać dostęp do odpowiednich informacji w zakresie zamówień w Regułach Dostawcy mogą zostać utworzone dwie opcjonalne reguły. Automatyczne wyświetlanie szczegółów produktów. Zmiana wyświetlania szczegółów w celu przeszukania listy wyników. Ww. opcje muszą zostać ustawione przez Menedżera Konta/Administratora systemu Zamówień Aktywnych za pomocą funkcji Reguł Dostawcy. February 8, 2011 Slide 28
Co to są reguły dostawcy? (kontynuacja) Domyślnie system wyświetla szczegóły. Można skonfigurować system, aby automatycznie pokazywał listę, którą można rozwinąć w zależności od potrzeb. Szczegóły (domyślnie) Lista (reguła do konfiguracji) Włączenie tego ustawienia powoduje wyświetlanie symbolu dla wszystkich użytkowników systemu February 8, 2011 Slide 29
Co to są reguły dostawcy? (kontynuacja) Można skonfigurować system tak, aby wyświetlał ( ) oraz zidentyfikował zmienione zamówienia. Powyższy symbol pojawia się w wynikach wyszukiwania. Brak symbolu zmienionych zamówień (domyślnie) Symbol zmienionych zamówień Włączenie tego ustawienia powoduje wyświetlanie symbolu dla wszystkich użytkowników systemu. February 8, 2011 Slide 30
Konfiguracja Reguł Dostawcy Aby dodać dodatkową regułę Dostawcy należy: - Kliknąć w zakładkę Account Manager [Menedżer Konta]. - Wybrać Service Configuration [Konfiguracja]. - Wybrać Supplier Rules [Reguły Dostawcy]. February 8, 2011 Slide 31
Konfiguracja Reguł Dostawcy (kontynuacja) Należy wybrać odpowiednie ustawienia Zamówienia. Ustawienia te są opcjonalne. February 8, 2011 Slide 32
Konfiguracja Reguł Dostawcy (kontynuacja) Ustawienie,,Supplier Column [Kolumna Dostawcy] nie będzie wykorzystywane przez większość Dostawców. Może się to odnosić do Dostawców, którzy posiadają firmę o strukturze międzynarodowej. NIP jest wykorzystywany podczas wystawiania faktur, nie ma zastosowania w bieżącym obiegu informacji o dostawcach. February 8, 2011 Slide 33
Konfiguracja Reguł Dostawcy (kontynuacja) Po ustawieniu wszystkich parametrów należy wybrać Preview Supplier Rules [Podgląd Reguł Dostawcy]. February 8, 2011 Slide 34
Ustawianie Reguł Dostawcy Ponownie otworzyć listę Czynności i wybrać Submit [Zatwierdź]. February 8, 2011 Slide 35
Dodawanie Kolejnych Użytkowników February 8, 2011 Slide 36
Dodawanie Kolejnych Użytkowników Użytkownik, który zakończył proces rejestracji automatycznie staje się Menedżerem Kont. Użytkownicy posiadający funkcję Menedżera Konta mogą zakładać kolejne konta użytkowników Sieci Handlowej, którzy muszą mieć dostęp do Zamówień Aktywnych. Należy obowiązkowo założyć konta dla użytkowników (ID i hasło użytkownika), którzy winni mieć dostęp do systemu Web Portal. February 8, 2011 Slide 37
Dodawanie Kolejnych Użytkowników (kontynuacja) Aby dodać nowego Użytkownika należy: - Kliknąć na zakładkę Account Manager [Menedżer Konta]. - Wybrać przycisk User Management [Zarządzanie Użytkownikami]. System wyświetli bieżącą listę Użytkowników. February 8, 2011 Slide 38
Dodawanie Kolejnych Użytkowników (kontynuacja) Aby utworzyć konto dla Nowego Użytkownika należy wybrać Create New User [Utwórz Nowego Użytkownika]. February 8, 2011 Slide 39
Dodawanie Kolejnych Użytkowników (kontynuacja) W kroku 1 należy skonfigurować dane kontaktowe oraz login dla nowego użytkownika. Należy wypełnić wymagane pola po lewej stronie odpowiednimi danymi kontaktowymi. February 8, 2011 Slide 40
Dodawanie Kolejnych Użytkowników (kontynuacja) The password is case-sensitive. Należy uzupełnić dane dotyczące loginu. Należy się upewnić, że dane loginu są takie same. February 8, 2011 Slide 41
Dodawanie Kolejnych Użytkowników (kontynuacja) Po zakończeniu uzupełniania danych kontaktowych i loginu wybrać Next Step [Dalej]. February 8, 2011 Slide 42
Dodawanie Kolejnych Użytkowników (kontynuacja) W kroku 2 należy wybrać zakres dostępu dla danego użytkownika. Należy sprawdzić pole Order Lifecycle [Cykl Zamówienia] i wybrać zakres uprawnień użytkownika. February 8, 2011 Slide 43
Dodawanie Kolejnych Użytkowników (kontynuacja) W kroku 3 przejrzeć dane kontaktowe. Należy przejść poniżej, aby przejrzeć wszystkie dane kontaktowe. February 8, 2011 Slide 44
Dodawanie Kolejnych Użytkowników (kontynuacja) Aby zmienić ustawienia należy wybrać Previous Step [Wstecz]. Aby zaakceptować bieżące ustawienia i utworzyć konto dla nowego użytkownika należy wybrać Submit [Zatwierdź]. February 8, 2011 Slide 45
Dodawanie Kolejnych Użytkowników (kontynuacja) Po utworzeniu konta użytkownika należy przekazać informacje na temat konta odpowiedniej osobie. February 8, 2011 Slide 46
Dodawanie Kolejnych Użytkowników (kontynuacja) Po zalogowaniu się, użytkownik może wykorzystać link My Profile [Mój Profil] i wybrać Change Password [Zmień hasło] aby uzyskać dostęp do strony i zaktualizować ustawienia dotyczące hasła. February 8, 2011 Slide 47
Pomoc Techniczna February 8, 2011 Slide 48
Pomoc techniczna w innych krajach Można uzyskać numery telefonów oraz dane kontaktowe Pomocy Technicznej w innych krajach poprzez dostęp do informacji znajdujących się na stronie GXS. Europa: http://www.gxs.com/customers/global_service/global_support_center/regional_support_directories/europe Azja/Wyspy na Pacyfiku: http://www.gxs.com/customers/global_service/global_support_center/regional_support_directories/asia_pacific Ameryka Południowa: http://www.gxs.com/customers/global_service/global_support_center/regional_support_directories/latin_america February 8, 2011 Slide 49
Ameryka Północna gxs.com EMEA gxs.eu ASPAC gxs.asia.com February 8, 2011 Slide 50