Zarządzenie Nr 142 /ZK/2016 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 01 marca 2016 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Wewnętrznego Wydziału Zarządzania Kadrami Urzędu Miejskiego w Słupsku Na podstawie 2 ust.2 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Słupsku, ustalonego zarządzeniem Nr 844/OU/2015 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 25 listopada 2015 r. ze zmianami zarządzam, co następuje: 1. Ustalam Regulamin Wewnętrzny Wydziału Zarządzania Kadrami, stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia. 2. Traci moc zarządzenie Nr 160/ZK/2015 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 12 marca 2015 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Wewnętrznego Wydziału Zarządzania Kadrami Urzędu Miejskiego w Słupsku oraz zarządzenie Nr 879/ZK/2015 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 1 grudnia 2015 r. w sprawie zmiany zarządzenia Nr 160/ZK/2015 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 12 marca 2015 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Wewnętrznego Wydziału Zarządzania Kadrami Urzędu Miejskiego w Słupsku. 3. Wykonanie zarządzenia powierzam Dyrektorowi Wydziału Zarządzania Kadrami. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. 4. Z up. Prezydenta Miasta Słupska Iwona Wójcik Sekretarz Miasta
Uzasadnienie: W związku z reorganizacją Urzędu Miejskiego w Słupsku Wydział Zarządzania Kadrami przejął zadania zlikwidowanego Biura Prezydenta Miasta dotyczące przyznawania Nagród Prezydenta Miasta Słupska oraz prowadzenia spraw z zakresu delegacji zagranicznych. Ponadto z Wydziału Organizacji Urzędu przejęte zostało prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem ryczałtów miesięcznych pracownikom Urzędu z tytułu używania samochodów prywatnych do celów służbowych w jazdach lokalnych oraz sprawy przygotowywania, wydawania i ewidencjonowania identyfikatorów imiennych dla pracowników. Wobec powyższego konieczne jest wprowadzenie powyższych zapisów w Regulaminie Wewnętrznym Wydziału Zarządzania Kadrami.
Załącznik do Zarządzenia Nr 142/ZK/2016 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 01 marca 2016 r. REGULAMIN WEWNĘTRZNY WYDZIAŁU ZARZĄDZANIA KADRAMI Rozdział I
Postanowienia ogólne. 1. Regulamin Wewnętrzny, zwany dalej regulaminem, określa: 1) strukturę organizacyjną Wydziału Zarządzania Kadrami z nazwami stanowisk, ich oznaczeniami literowymi i numerami, 2) zadania Wydziału Zarządzania Kadrami ze wskazaniem aktów prawnych regulujących wykonywane zadania, 3) zasady podpisywania pism i decyzji, 4) schemat organizacyjny Wydziału Zarządzania Kadrami. Rozdział II Struktura organizacyjna Wydziału Zarządzania Kadrami z nazwami stanowisk, ich oznaczeniami literowymi i numerami. 2. 1. Całokształtem pracy Wydziału Zarządzania Kadrami kieruje Dyrektor Wydziału Zarządzania Kadrami (ZK-I), przy pomocy Kierownika Referatu Kadr (ZK-RK-I). 2. W Wydziale Zarządzania Kadrami tworzy się Referat Kadr. 3. W Referacie Kadr tworzy się następujące stanowiska pracy: 1) Kierownik Referatu Kadr ZK-RK-I 2) stanowisko ds. kadrowo płacowych ZK-RK-II 3) stanowisko ds. kadr i spraw socjalnych ZK-RK-III 4) stanowisko ds. naborów i ewidencji czasu pracy ZK-RK-IV. 4. W strukturze Wydziału Zarządzania Kadrami tworzy się stanowiska: 1) stanowisko ds. praktyk, wolontariatów oraz obsługi finansowej i administracyjnej ZK-II, 2) stanowisko ds. służby przygotowawczej i doskonalenia kadr ZK-III, które podlegają merytorycznie Dyrektorowi Wydziału Zarządzania Kadrami, natomiast w ramach organizacyjnej współpracy Kierownikowi Referatu Kadr. 5. Całokształtem pracy Wydziału Zarządzania Kadrami kieruje Dyrektor, a w czasie jego nieobecności Kierownik Referatu Kadr lub inny wyznaczony pracownik. 6. Pracownicy Wydziału Zarządzania Kadrami zastępują się wzajemnie zgodnie z ustaleniami zawartymi w osobowych zakresach czynności. 7. Dyrektor Wydziału bądź Kierownik Referatu Kadr w ramach kierowanego referatu mogą ustalić doraźne zastępstwo niezależnie od ustaleń zawartych w punkcie 6.
Rozdział III Zadania Wydziału Zarządzania Kadrami ze wskazaniem aktów prawnych regulujących wykonywane zadania. 3. Zadania własne: 1) planowanie i realizacja polityki kadrowej, z uwzględnieniem atestacji stanowisk pracy i optymalnej etatyzacji, 2) prowadzenie spraw kadrowych oraz akt osobowych pracowników Urzędu Miejskiego i kierowników miejskich jednostek organizacyjnych, z wyłączeniem pracowników oświaty, 3) rozpatrywanie spraw osobowych, a w szczególności ustalanie praw pracowniczych do poszczególnych składników wynagrodzenia oraz świadczeń pracowniczych, w tym uprawnienia do: - dodatków stażowych, - nagród jubileuszowych, - urlopów macierzyńskich, dodatkowych macierzyńskich i rodzicielskich, - urlopów bezpłatnych. 4) prowadzenie całokształtu spraw związanych z przeprowadzaniem naborów na wolne stanowiska urzędnicze w Urzędzie Miejskim oraz na wolne stanowiska urzędnicze kierowników miejskich jednostek organizacyjnych, z wyłączeniem pracowników oświaty, w tym: - opiniowanie wniosków o wszczęcie naboru, - przygotowywanie ogłoszeń o naborze na wolne stanowiska urzędnicze w Urzędzie Miejskim w Słupsku oraz ich publikacja, - przyjmowanie ofert pracy i prowadzenie ewidencji złożonych ofert, - przygotowywanie list kandydatów spełniających wymagania formalne naboru, - ustalanie terminów rozmów kwalifikacyjnych, - zawiadamianie kandydatów o terminach rozmów kwalifikacyjnych, - przygotowywanie dokumentacji niezbędnej dla prac Komisji Rekrutacyjnej, - protokołowanie obrad Komisji Rekrutacyjnych, - przygotowywanie do akceptacji Prezydenta Miasta niezbędnej dokumentacji po zakończeniu prac Komisji Rekrutacyjnej, - umieszczanie na tablicy ogłoszeń oraz w BIP-ie informacji o wyniku naboru. 5) przygotowywanie i prowadzenie dokumentacji z przebiegu służby przygotowawczej pracowników po raz pierwszy podejmujących pracę na stanowisku urzędniczym w jednostkach samorządu terytorialnego, w tym: - nadzorowanie terminowego przebiegu służby przygotowawczej, - przygotowywanie dokumentów (zwolnień ze służby przygotowawczej oraz skierowań do służby przygotowawczej), - umieszczanie i aktualizacja w porozumieniu z dyrektorami wydziałów materiałów szkoleniowych związanych ze służbą przygotowawczą w DGA LEARNING, - sporządzanie protokołów z egzaminów kończących służbę przygotowawczą oraz zaświadczeń o odbyciu służby przygotowawczej i zaliczeniu egzaminu kończącego służbę. 6) przygotowywanie planów etatów oraz wskaźników i parametrów do planu funduszu płac oraz racjonalne gospodarowanie tym funduszem przy współpracy z komórką płac, 7) dokonywanie przeglądów kadrowych i nadzór nad procesem okresowej oceny kwalifikacyjnej pracowników, 8) przygotowywanie wniosków o nadanie orderów i odznaczeń państwowych pracownikom Urzędu Miejskiego w Słupsku oraz dyrektorom miejskich jednostek organizacyjnych i przedkładanie ich Wojewodzie Pomorskiemu oraz realizacja formalności związanych z przyznawaniem Wyróżnień Pracownika Urzędu Miejskiego w Słupsku. Prowadzenie
stosownej ewidencji w tym zakresie. 9) Organizowanie i obsługa spotkań związanych z nadawaniem pracownikom odznaczeń i wyróżnień, nagród jubileuszowych oraz spotkań z pracownikami Urzędu przechodzącymi na emeryturę, 10) wydawanie pracownikom zaświadczeń z zakresu spraw kadrowo płacowych i prowadzenie ewidencji zaświadczeń, 11) przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do ubiegania się przez pracowników o świadczenia: emerytalne, rentowe i rehabilitacyjne; współpraca z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych w w.wym. zakresie, 12) współpraca i konsultacje z organizacjami związkowymi działającymi w Urzędzie w zakresie zadań określonych ustawą o związkach zawodowych i ustawą Kodeks pracy, 13) udzielanie niezbędnych informacji i porad w sprawach pracowniczych, 14) prowadzenie całokształtu spraw związanych z zawieranymi z pracownikami Urzędu umowami cywilno prawnymi, w tym wprowadzanie w.wym. umów i rachunków do modułu CRU, 15) bieżące gromadzenie informacji o pozabudżetowych źródłach finansowania projektów związanych ze szkoleniem pracowników Urzędu oraz pozyskiwanie środków z tychże źródeł, 16) planowanie, inicjowanie i organizacja szkoleń i innych form podnoszenia kwalifikacji pracowników, z uwzględnieniem planowania ścieżki kariery zawodowej pracowników, w tym: a) w ramach szkoleń zewnętrznych, kursów konferencji, sympozjów, seminariów: - współpraca z instytucjami szkolącymi oraz zgłaszanie udziału w szkoleniach, kursach, konferencjach, sympozjach i seminariach, - przygotowywanie dokumentacji dla Wydziału Finansowego w celu dokonania zapłaty za usługi szkoleniowe w wyżej wymienionym zakresie, - sporządzanie listy kwalifikowanych dostawców usług szkoleniowych na podstawie zebranych arkuszy ocen kwalifikacji wykonawców usług szkoleniowych, b) w ramach szkoleń wewnętrznych: - sporządzanie planu szkoleń wewnętrznych, - organizacja szkoleń, - sporządzanie informacji z realizacji rocznego planu szkoleń wewnętrznych, c) w ramach studiów wyższych i podyplomowych: - przygotowywanie skierowań i umów, - przygotowywanie dokumentacji dla Wydziału Finansowego w celu dokonania zapłaty za studia, - sprawowanie nadzoru w zakresie realizacji ustaleń zawartych w umowach, 17) rejestracja w module CRU umów i faktur dotyczących szkoleń i wyjazdów służbowych pracowników Urzędu Miejskiego w Słupsku oraz wprowadzanie do systemu KSAT harmonogramu wydatków Wydziału, 18) prowadzenie ewidencji krajowych i zagranicznych wyjazdów służbowych pracowników Urzędu i wystawianie delegacji, 19) prowadzenie całokształtu spraw z zakresu praktyk zawodowych uczniów szkół ponadgimnazjalnych i wyższych oraz wolontariatu, w tym: - przygotowywanie umów i sprawowanie kontroli w zakresie ich realizacji zgodnie z założeniami programowymi, - współpraca w powyższym zakresie z jednostkami kierującymi, - przygotowywanie stosownych potwierdzeń praktyk odbytych w Urzędzie, 20) współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy w Słupsku w zakresie organizowania staży dla bezrobotnych absolwentów, robót publicznych i prac interwencyjnych oraz współpraca z innymi instytucjami w zakresie organizacji staży,
21) prowadzenie spraw związanych z zakładowym funduszem świadczeń socjalnych, w tym: - przyjmowanie i realizacja wniosków dotyczących wypłat z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. tzw. wczasów pod gruszą dla pracowników Urzędu i ich dzieci oraz emerytów i rencistów Urzędu, - przyjmowanie i weryfikacja wniosków na zapomogi bezzwrotne wypłacane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. - organizowanie i prowadzenie posiedzeń Zespołu Doradczego Prezydenta ds. Socjalnych, - przyjmowanie i realizacja wniosków na pożyczki z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych na remont mieszkania - przygotowywanie umów pożyczek, - współtworzenie Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych i monitoring wydatki z budżetu Funduszu. 22) prowadzenie spraw z zakresu ewidencji czasu pracy, w tym: - prowadzenie spraw związanych z ewidencjonowaniem urlopów wypoczynkowych, okolicznościowych, szkoleniowych i bezpłatnych pracowników Urzędu Miejskiego na listach obecności oraz w systemie kadrowo-płacowym, - sprawdzanie zgodności ewidencji czasu pracy z listami obecności i programem kadrowym, - sprawdzanie prawidłowości ewidencjonowania pracy w porze nocnej pracowników Urzędu Miejskiego, - ewidencjonowanie godzin przepracowanych w porze nocnej w programie kadrowym, - przyjmowanie poleceń wykonania pracy w godzinach nadliczbowych pracowników Urzędu Miejskiego, - potwierdzanie ilości godzin nadliczbowych przepracowanych w roku kalendarzowym, - ewidencjonowanie wykonania pracy w godzinach nadliczbowych w programie kadrowym, - sprawdzanie zgodność zaewidencjonowanych w programie kadrowym poleceń wykonania pracy w godzinach nadliczbowych z ewidencją czasu pracy, - sprawdzanie norm dobowych i średniotygodniowych czasu pracy i wprowadzanie do systemu kadrowego ewentualnych nadgodzin wynikających z przekroczenia normy średniotygodniowej, 23) kontrola przestrzegania dyscypliny pracy, 24) opracowywanie okresowych analiz i sprawozdań z sytuacji kadrowej w Urzędzie na potrzeby własne oraz Głównego Urzędu Statystycznego, 25) współpraca ze stanowiskiem ds. BHP w zakresie kierowania na badania medycyny pracy pracowników nowozatrudnionych, zmieniających stanowisko i warunki pracy, stażystów oraz kierowania na badania kontrolne pracowników po niezdolności do pracy trwającej dłużej niż 30 dni, 26) przygotowywanie aktów prawnych w postaci elektronicznej, przekazywanie ich do ogłoszenia w wojewódzkim dzienniku urzędowym oraz publikowanie w zbiorze aktów prawa miejscowego, 27) załatwianie całokształtu spraw związanych z konstruowaniem i realizacją budżetu Wydziału, a w szczególności: - przygotowywanie projektu budżetu z zadaniami realizowanymi przez Wydział, - sporządzanie planów jednostkowych dochodów i wydatków zgodnie z budżetem oraz wnioskowanie o dokonanie zmian, - przygotowywanie prognoz dochodów i wydatków, - przygotowywanie wniosków w sprawie zaangażowania środków na realizację zadań Wydziału, - przygotowywanie sprawozdań z realizacji budżetu, 28) prowadzenie wydziałowych rejestrów: - zarządzeń Prezydenta Miasta Słupska, - uchwał Rady Miejskiej,
- ryzyk obejmujących zadania operacyjne wraz z kwestionariuszami samooceny Wydziału i innymi dokumentami wymaganymi zarządzeniem Prezydenta Miasta Słupska w sprawie kontroli zarządczej, 29) prowadzenie konsultacji społecznych i dialogu społecznego pod względem merytorycznym w zakresie kompetencji Wydziału, 30) załatwianie spraw dotyczących przyznawania Nagród Prezydenta Miasta Słupska, 31) prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem pracownikom Urzędu Miejskiego w Słupsku ryczałtów miesięcznych z tytułu używania przez w/w samochodów prywatnych do celów służbowych w jazdach lokalnych, 32) przygotowywanie, wydawanie i ewidencjonowanie identyfikatorów imiennych dla pracowników Urzędu Miejskiego w Słupsku. 4. Zadania wykonywane przez wydział wynikają w szczególności z następujących aktów prawnych: 1) ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2015r. poz. 1515 z późn. zm.), 2) ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz.U. z 2015r. poz. 1445 z późn. zm.), 3) ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. z 2014r. poz. 1202 z późn. zm.), 4) rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych ( Dz.U. z 2014 r. poz. 1786), 5) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 2014r. poz. 1502 z późn. zm.), 6) ustawy z dnia 4 marca 1994 r roku o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2015 r. poz.111 z późn. zm.), 7) ustawy z dnia 17 maja 1990 r. o podziale zadań i kompetencji określonych w ustawach szczegółowych pomiędzy organy gminy a organy administracji rządowej oraz o zmianie niektórych ustaw (Dz.U. z 1990r. Nr 34 poz. 198 z późn. zm.), 8) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( Dz.U. z 2013r. poz. 885 z późn. zm.), 9) ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2015r. poz. 2164), 10) ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o ograniczeniu prowadzenia działalności gospodarczej przez osoby pełniące funkcje publiczne (Dz.U. z 2006r. Nr 216, poz. 1584 z późn. zm), 11) ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz.U. z 2014 r. poz. 1118 z późn. zm.), 12) rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie praktycznej nauki zawodu (Dz.U. z 2010 r. Nr 244, poz. 1626 z późn. zm. ), 13) rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011r. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.), 14) ustawy z dnia 16 października 1992 r. o orderach i odznaczeniach (Dz. U. z 2015r. poz. 475 z poźn. zm.) oraz wydane na jej podstawie rozporządzenia Prezydenta RP, 15) ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz. U. z 2015 r. poz. 1881). 16) ustawy z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych (Dz. U. z 2015 r. poz. 1484 z późn. zm.), 17) Statutu Miasta Słupska, 18) Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Słupsku, 19) Regulaminu Pracy Urzędu Miejskiego w Słupsku.
Rozdział IV Zasady podpisywania pism i decyzji. 5. 1. Pisma w sprawach dotyczących działania Wydziału Zarządzania Kadrami, za wyjątkiem pism zastrzeżonych do podpisu przez osoby wymienione w zarządzeniu Nr 551/OK/2011 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 15 lipca 2011 r. w sprawie zasad podpisywania dokumentów, podpisuje Dyrektor, bądź Kierownik Referatu Kadr na podstawie upoważnienia udzielonego przez Prezydenta Miasta Słupska. 2. Inni pracownicy Wydziału podpisują pisma z zakresu działania Wydziału, nie zastrzeżone do podpisu Prezydenta Miasta, Zastępców, Sekretarza i Skarbnika lub Dyrektora Wydziału na podstawie upoważnienia Prezydenta. 3. Pisma przedstawione do podpisu Prezydentowi, Zastępcom, Sekretarzowi i Skarbnikowi powinny być uprzednio podpisane zgodnie z zarządzeniem Nr 551/OK/2011 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 15 lipca 2011 r. w sprawie zasad podpisywania dokumentów. 4. Pracownik przygotowujący projekt pisma podpisuje jego kopię z lewej dolnej strony tekstu. 5. Do osobistej aprobaty Dyrektora Wydziału zastrzeżono: 1) sprawy kadrowe Wydziału, 2) przedkładanie Prezydentowi Miasta wszelkich materiałów przewidzianych do skierowania pod obrady Rady Miejskiej, 3) odpowiedzi na wystąpienia pokontrolne, 4) wystąpienia i pisma kierowanie na zewnątrz. Rozdział V Schemat organizacyjny. 6. Schemat organizacyjny Wydziału Zarządzania Kadrami określa załącznik do niniejszego regulaminu.
Załącznik do Regulaminu Wewnętrznego Wydziału Zarządzania Kadrami Schemat organizacyjny Wydziału Zarządzania Kadrami Dyrektor Wydziału ZK-I 1 etat stanowisko ds. praktyk, wolontariatów oraz obsługi finansowej i administracyjnej ZK-II 1 etat --------------------- Kierownik Referatu Kadr ---------------- stanowisko ds. służby przygotowawczej i doskonalenia kadr ZK-RK-I 1 etat ZK-III 1 etat stanowisko ds. kadrowo płacowych ZK-RK-II 1 etat stanowisko ds. kadr i spraw socjalnych ZK-RK-III 1 etat stanowisko ds. naborów i ewidencji czasu pracy ZK-RK-IV 1 etat Legenda: podległość merytoryczna --------------- podległość organizacyjna