Formatowanie zawartości komórek Formaty w arkuszu kalkulacyjnym są przypisane do komórek, a nie do zawartych w nich danych stanowią niezależny składnik komórek, który można kopiować bądź czyścić niezależnie od innych składników. Aby dokonać sformatowania komórki bądź ich bloku, klikamy na nich prawym klawiszem myszy: Domyślnie każda komórka posiada format Ogólny, co oznacza, że zezwalamy Excelowi na domyślenie się, jaki jest rodzaj wpisanej danej. Jest to o tyle ryzykowne, że niekiedy domysł ten może być nieprawidłowy i np. tekst MAR12 zostanie wzięty za datę 12 marca czyli, w efekcie, za liczbę. Aby zapobiec tego typu sytuacjom niekiedy trzeba nadać pustym komórkom określony format jeszcze przed wstawieniem danych. Formatem, który zapewnia nam zachowanie postaci wpisanej danej jest format Tekstowy dana wpisana do tak sformatowanej komórki zachowa postać, zgodną z wpisem przykładowy MAR12 nie zamieni się na datę/liczbę! Pamiętajmy jednak FORMATOWANIE NIE ZMIENIA TYPU DANYCH, TYLKO ICH WYGLĄD!!! Oznacza to, że np. liczba sformatowana w kategorii Tekstowe pozostanie nadal liczbą. Poniżej opiszę krótko kolejne możliwe formaty: Format liczbowy, dla którego mogę określić liczbę wyświetlanych miejsc po przecinku, przy czym wyświetlana liczba jest zaokrąglana zgodnie z regułami zaokrąglania w matematyce.
Oto wynik powyższego formatu. Zauważmy, że prawdziwą postać wpisanej danej zawsze zobaczymy w Polu Edycji powyżej arkusza: Pamiętajmy, że przy podawaniu wyników obliczeń fizycznych bądź pomiarów, powinniśmy zawsze formatować je do takiej dokładności, z jaką dokładnością obliczenia te lub pomiary były wykonywane. Jeżeli np. otrzymaliśmy wynik, że poziom wody w zbiorniku po jednej godzinie wylewania wynosi 1E- 15 m (czyli 1 10-15 m) to, zakładając że pomiary poziomu wody wykonujemy z dokładnością 1 cm (czyli 0,01 m) sformatujemy tę liczbę właśnie z tą dokładnością, otrzymując wynik 0,00 m woda się po prostu wylała! Formaty walutowe i księgowe Każdą liczbę można przedstawić w formacie walutowym, w którym do liczby dodany jest symbol waluty (zł, $, ). Pamiętajmy, że w rzeczywistości jest to nadal zwykła liczba, co jest widoczne w polu edycji powyżej arkusza! Format księgowy różni się od walutowego tym, że pilnowana jest pozycja znaku dziesiętnego (czyli przecinka) tak, aby części całkowite liczb znajdowały się pod sobą, a części ułamkowe pod sobą niezależnie od wyrównania liczb w kolumnie:
Format daty Program MS Excel rozpoznaje wpisywaną daną jako datę pod warunkiem, że będzie ona wpisana (tzw. maska wprowadzania ) w postaci: rok-miesiąc-dzień (np. 2011-11-21). Tak wpisaną datę można jednak sformatować w zupełnie innej postaci, np (proszę zwrócić uwagę na prawdziwą zawartość komórki aktywnej w polu edycji): W rzeczywistości data jest dla Excela liczbą, oznaczającą liczbę dni, które upłynęły od 1 stycznia 1900 r. Zobaczymy to, formatując powyższą datę jako liczbę: Oznacza to, że jeżeli w wyniku przetwarzania danych (o tym później) otrzymamy datę w postaci tego rodzaju liczby, wystarczy ją odpowiednio sformatować do czytelnej dla nas postaci. Format czasu Program MS Excel rozpoznaje wpisywaną daną jako czas pod warunkiem, że będzie ona wpisana w postaci: godzina:minuta:sekunda (np. 11:16:24). Tak wpisany czas można jednak również sformatować w zupełnie innej postaci, np:
W rzeczywistości data jest dla Excela liczbą, oznaczającą ułamek doby, który upłynął od północy. Zobaczymy to, formatując powyższy czas jako liczbę: Oznacza to, że jeżeli w wyniku przetwarzania danych (o tym później) otrzymamy czas w postaci tego rodzaju liczby, wystarczy ją odpowiednio sformatować do czytelnej dla nas postaci. Format procentowy Każdą liczbę można przedstawić w formacie procentowym, gdzie 1 odpowiada 100%, czyli np. 0,47 oznacza 47%: W związku z tym, że znak % jest również operatorem (o czym później) jest on również widoczny w polu edycji. Format ułamkowy Umożliwia przedstawienie ułamka dziesiętnego jako ułamka zwykłego, np: Format naukowy Opisywany już wcześniej zapis liczby w postaci cecha-mantysa, np. liczbę 10,5 można przedstawić jako:
Wybrane formaty, kolejno: księgowy, procentowy i liczbowy znajdziemy na pasku narzędzi, gdzie kolejne dwie ikony pozwalają zwiększać lub zmniejszać liczbę widocznych miejsc po przecinku. Formaty niestandardowe Jeżeli wśród dostępnych formatów brak jest takiego, który nam odpowiada, możemy stworzyć swój własny. Używamy w tym celu symboli wieloznacznych, zastępujących formatowany ciąg znaków. Symbole te to: # - liczba całkowita bądź część całkowita liczby? dowolna cyfra, w przypadku braku cyfr znaczących wstawiana jest spacja 0 dowolna cyfra, w przypadku braku cyfr znaczących wstawiane jest zero W przypadku wpisywanych tekstów, umieszczamy je w cudzysłowach. Pamiętajmy, że spacja też jest tekstem! Przykłady Chcemy otrzymać zapis 12 kg, przy w komórce ma się znajdować liczba 12, a jednostka ma być uwzględniona w formacie. Format niestandardowy będzie miał postać # kg Chcemy otrzymać zapis 12,5 m, przy w komórce ma się znajdować liczba 12, a jednostka ma być uwzględniona w formacie. Format niestandardowy będzie miał postać #,?? m Chcemy otrzymać zapis 12,50 m, przy w komórce ma się znajdować liczba 12, a jednostka ma być uwzględniona w formacie. Format niestandardowy będzie miał postać #,00 m Chcemy otrzymać zapis 2011-11-21 12:31, przy w komórce ma się znajdować liczba 201111211231. Format niestandardowy będzie miał postać????-??-???? :??. Oczywiście nie oznacza to przetworzenia tej liczby na datę ona tylko będzie wyglądała jak data!