WPROWADZENIE DO ARKUSZA KALKULACYJNEGO

Transkrypt

1 WPROWADZENIE DO ARKUSZA KALKULACYJNEGO Arkusz kalkulacyjny (spreadsheet) komputerowy program umożliwiający wykonywanie obliczeń na danych w postaci tekstu, liczb i formuł (wzorów). Wbudowane w programie funkcje umożliwiają opracowywanie i przetwarzanie danych. Arkusz jest także często wykorzystywany przy tworzeniu wykresów. Arkusz kalkulacyjny pozwala: szybko przygotować proste zestawienie danych, przygotować szablony rozbudowanych obliczeń ekonomiczno finansowych, wykorzystać szablony do powtarzających się obliczeń, prezentować dane na wykresach, wstawiać zestawienia i wykresy do dokumentów tekstowych, symulować procesy ekonomiczne. Najpopularniejsze arkusze kalkulacyjne: Excel (Microsoft), Quattro Pro (Corel), Lotus (Lotus Development Corporation). DO KOMÓRKI BIEŻĄCEJ MOŻNA WPISAĆ: teksty: napisy, tytuły, etykiety, wartości: liczby, daty, godziny, wzory: równania, funkcje, odniesienia do innych komórek, bloków (zawsze poprzedzone znakiem = ), dane tekstowe: dowolne ciągi znaków alfanumerycznych, które nie będą wykorzystywane do obliczeń, jedynie do opisu arkusza; dane numeryczne: wszelkie postacie liczb i daty wykorzystywane do obliczeń, 123 ; formuły obliczeniowe: wzory obliczeń, funkcje standardowe rozpoczynające się zawsze od znaku "=", argumentami tych wyrażeń są adresy komórek zawierających dane. W arkuszu lub skoroszycie można utworzyć jeszcze: wykresy (arkusz graficzny) bazy danych (arkusz kalkulacyjny) makra (arkusz makropoleceń). 1

2 Wykres jest graficzną prezentację danych arkusza. Aplikacja oferuje użytkownikowi 14 typów wykresów w 88 wbudowanych formatach. Po stworzeniu wykresu program rysuje go bazując na wybranym zakresie danych oraz na typach danych zawartych w wierszu i kolumnach. Wykres tworzony jest głównie w arkuszu, aby mógł być wyświetlany i zachowany jako część arkusza, która nazywana jest wykresem osadzonym. Istnieje możliwość tworzenia wykresów jako oddzielną stronę w skoroszycie. Będą one aktualizowane wraz z aktualizowaniem danych w arkuszu źródłowym. Wykres może zawierać legendę, tekst lub strzałki dla uwydatnienia przedstawianych informacji. Baza danych jest obszarem w arkuszu używanym organizowania, zarządzania i odzyskiwania informacji. Tworzymy ją w części arkusza i używamy do: znalezienia określonych danych według zdefiniowanego kryterium, sortowania całości lub części arkusza w sposób alfabetyczny lub numeryczny, pobierania grup danych bazując na kryteriach utworzonych przez użytkownika, ułatwienia dodawania, zmieniania lub usuwania danych arkusza, drukowania danych sporządzonych do specjalnych celów. Makro jest ustawieniem instrukcji, które po naciśnięciu specjalnej kombinacji klawiszy lub po kliknięciu obiektu, narzędzia lub przycisku aplikacja uruchamia. Makro można użyć do : tworzenia własnych funkcji; automatycznego wykonywania rutynowych zadań; tworzenia menu i pół dialogowych do własnych aplikacji; automatycznego uruchamiania innych aplikacji. ADRESOWANIE KOMÓREK Każda komórka w arkuszu kalkulacyjnym na swój jedyny niepowtarzalny adres. Adres ten składa się z dwóch elementów: litery (D) która określa pozycje komórki w określonej kolumnie oraz cyfry (3)określającej jej pozycje w danym wierszu. Określenie adresu odbywa się podobnie jak pozycji w grze w okręty. Adres komórki: D3 informuje, że jest to komórka znajdująca się na przecięciu kolumny D i trzeciego wiersza. W programie Excel możemy wyróżnić trzy sposoby adresowania: adresowanie względne, adresowanie bezwzględne, adresowanie pośrednie. 2

3 1. Adresowanie względne najczęściej występujący rodzaj adresowania komórek w arkuszu kalkulacyjnym. Adres względny komórki zależy od jej położenia w arkuszu. Adresowanie względne umożliwia automatyczna zmianę adresów w formule przy jej kopiowaniu, dzięki możliwości zmiany wskaźników wierszy lub kolumn. Stosowane jest domyślnie. 2. Adresowanie bezwzględne jest stosowane w celu odwołania się w formule do tego samego miejsca w arkuszu, bez względu na aktualne położenie kopii formuły. Adresowanie bezwzględne blokuje automatyczną zmianę adresów w formule przy jej kopiowaniu. Przykładem adresowania bezwzględnego jest adres $D$12. Takie adresowanie ma zastosowanie np. wtedy gdy wartość jednej komórki odnosi się do kilku danych. 3. Adresowanie mieszane jest stosowany wówczas gdy chcemy, aby przy kopiowaniu formuły zmieniał się jedynie numer wiersza komórki, np. $D12 lub wskaźnik kolumny, np. D$12. Jeżeli chodzi nam o wskazanie konkretnej kolumny przykładowy adres będzie miał następującą postać $D12, a w przypadku konkretnego wiersza przyjmie on postać D$12. 3

4 operatory arytmetyczne OPERATORY, FORMUŁY I FUNKCJE OPERATORY operatory porównania operatory odwołania Operator Działanie Przykład + Dodawanie =A1+A2 - Odejmowanie =B1- B2 * Mnożenie =C1*C2 / Dzielenie =F20/E10 ^ Potęgowanie =A1^2 % Procent =D10% Operator Znaczenie Przykład = Równe =A1=2 > Większe niż =B1>B2 < Mniejsze niż =C1<C2 >= Większe lub równe =F20>=E10 <= Mniejsze lub równe =A1<=2 <> Różne od =D10<>0, =D10<> Operator Znaczenie Przykład Operator zakresu (jedno odwołanie =A1:A100 do wszystkich komórek) Operator odwołujący (dla kilku zakresów =SUMA(A1:A100;B1:B100) równocześnie) SPACJA Operator przecięcia (dotyczy komórek wspólnych dla podanych zakresów) =SUMA(A1:A10 A9:A20) operatory tekstowe Operator Znaczenie Przykład = Jan & Kowalski & Ampersand zwraca wartość Jan Kowalski =100&5 zwraca wartość

5 FORMUŁA Formuła jest to działanie lub zestaw działań służących do wykorzystania określonej operacji w arkuszu kalkulacyjnym. Mogą to być proste działania matematyczne, jak skomplikowane obliczenia inżynierskie. Formuła jest poprzedzona znakiem =. Po znaku równości występuje tzw. Składnia formuły, opisująca jej wykonanie. nazwa funkcji =SUMA(C9;C12:C14) Zakres sumowania separator argumentów FORMUŁY OPERUJĄ komórek C12:C14 NA Formuły mogą operować na: Stałych liczby, znaki i wartości logiczne użyte bezpośrednio w formule. (= ; teksty; = Jan & Kowalski ; warości logiczne:=a1<> )(Komórka z takim zapisem zwróci prawdę jeśli w A1 znajduje się dana liczba lub zwróci fałsz, jeżeli A1 jest pusta. Zmiennych adresy komórek, które mogą posiadać różne dane np. =A1*(B1+B2) Funkcjach można używać jednej funkcji lub wiele równocześnie. (=SUMA(A1:A100), =PIERWIASTEK(SUMA(A1:A100)+100),) FUNKCJE. Funkcje są wbudowanymi narzędziami, których możemy używać w formułach. Pozwalają przeprowadzić skomplikowane wyliczenia w prosty i oszczędny sposób. Dzięki funkcjom możemy: - stosować prostsze formuły, - przeprowadzić w formułach obliczenia, które bez funkcji nie byłyby możliwe, - przyspieszyć niektóre operacje edycyjne, - warunkowo wykonywać pewne operacje, wzbogacając arkusze o podstawowe możliwości edycyjne. Jedną z najczęściej wykorzystywanych funkcji jest ŚREDNIA. Aby wyliczyć średnia np. 5 liczb zawartych w komórkach A1:A5 należałoby skonstruować funkcję o treści =(A1+A2+A3+A4+A5)/5. Dzięki funkcji ŚREDNIA formuła przybiera postać =ŚREDNIA(A1:A5). 5

6 Funkcje matematyczne =SUMA(A3:A20), =SUMA.JEŻELI(A1:A5; >1000 ;B1:B5), =LICZBA.CAŁK(A5), =POTĘGA(A5;3), =ZNAK.LICZBY(A5)(zwraca wartość1 gdy liczba jest dodatnia, 0 gdy jest zerem lub 1). Funkcje logiczne =JEŻELI(A1=5;C1/A1;D1*A1), =JEŻELI(B24>0;SUMA(C1:C3); ) (Wpisywana do B20 jeżeli jest spełniony warunek to obliczana jest suma i wynik wpisywany jest do B20, w przeciwnym wypadku komórka wyświetla pusty ciąg znaków). Funkcje tekstowe =DŁ( NAZWISKO ) (Zwraca wartość 8), =PORÓWNAJ(Tekst1;Tekst2), =Z.WIELKIEJ. LITERY(Tekst) (Zmienia pierwszą literę na dużą). Funkcje daty i czasu =TERAZ(), =DZIS(), =DATA(). Funkcje statystyczne =MIN(Argument1;Argument2;...Argument30), =ŚREDNIA(Argument1;Argument2;...Argument30). FORMATOWANIE DANYCH W KOMÓRKACH ARKUSZA KALKULACYJNEGO Proces formatowania komórki lub zakresu komórek polega na wykonaniu dwóch czynności przedstawionych poniżej: 1. Wyróżnieniu komórki lub zakres komórek do formatowania, 2. Uruchomieniu operacji za pomocą komendy z menu FORMAT. Formatowanie danych Liczby definiowanie formatów numerycznych, Wyrównania definiuje wyrównanie dla wyświetlanej informacji w komórce, Czcionka definiuje krój czcionki oraz jej atrybuty, Krawędzie (Obramowanie) definiuje wyświetlanie ramek wokół komórek, Wzorki (Wypełnienie) definiuje wzór tła i jego kolor, Ochrona zabezpiecza dostęp do komórek. 6

7 Formaty danych liczbowych (kategorie) Ogólne komórki nie mają określonego formatu liczbowego. Liczbowe komórki z tym formatem zawierają liczby z określoną przez użytkownika liczbą miejsc po przecinku. Walutowe format tego typu używany jest dla wartości pieniężnych zł. Księgowy używany jest jak format walutowy, przy czym w tym formacie symbole waluty i przecinek dziesiętny są wyrównywane w jednej kolumnie Data format umożliwiający wyświetlanie danych w postaci dat, według ustalonego typu. Na daty zamieniane są również dane liczbowe. Czas format umożliwiający wyświetlanie danych w postaci czasu, zgodnie z określonym typem. (Dane liczbowe różne od czasu zamieniane są na czas). Procentowe format powodujący podzielenie danych liczbowych przez 100 i wyświetlenie ich ze znakiem %. Ułamek umożliwia wyświetlenie danej liczbowej w postaci według ustalonego szablonu. Naukowe liczba wyświetlana jest z wykorzystaniem podstawy logarytmu dziesiętnego (np.100 = 1,00E+02). Tekstowe dowolne dane są wyświetlane jako tekst. Specjalne format tego typu wykorzystywany jest przy śledzeniu list i danych w arkuszach baz danych. Niestandardowe umożliwiają tworzenie użytkownikom własnych formatów w oparciu o już istniejące w arkuszu PRACA Z WIELOMA SKOROSZYTAMI W PROGRAMIE EXCEL = C:\Moje dokumenty\[skoroszyt2.xls]arkusz1!$e$9 TWORZENIE WYKRESÓW Arkusz kalkulacyjny oferuje wszechstronne narzędzie umożliwiające graficzną prezentację danych, czyli tworzenie wykresów. Tworzenie wykresów opiera się na seriach danych i ich kategoriach: Seria danych - jest to ciąg wartości, które chcemy przedstawić na wykresie (wpłaty w poszczególnych miesiącach roku) Kategorie - są to typy, na jakie dane podzielono w wykresie (miesiące) Typy wykresów: Wykresy słupkowe - są najczęściej używane do przedstawienia wyników testów wydajności. Na wykresie, każda liczba jest przedstawiona w postaci poziomego słupka, wychylona w lewo lub w prawo od linii bazowej. Wykresy kolumnowe - przedstawiają dane w podobny sposób jak wykresy słupkowe. W tym przypadku słupki poziome są zastąpione pionowymi. Wykresy walcowe i ostrosłupowe - umożliwiają prezentację danych podobnie jak wykresy słupkowe i kolumnowe, w tym wykresie dane są przedstawione w sposób bardziej atrakcyjny. Wykresy liniowe - umożliwiają prezentację zmian zachodzących w czasie. 7

8 Wykresy kołowe - służą do przedstawienia tylko jednej serii danych. Bardzo dobrze ilustruje podziały procentowe i wyniki badań. Wykresy pierścieniowe - są odmianą wykresów kołowych. W przypadku wykresu pierścieniowego istnieje możliwość przedstawienia więcej niż jednej serii danych. Wykres XY - (punktowy) umożliwia przedstawienie wyników doświadczeń lub badań. Na wykresie dane umieszczone są w układzie współrzędnych kartezjańskich. PRZYKŁADOWE BŁĘDY Wartość błędu #DZIEL/0! #N/D #NAZWA? #ZERO! #ADR #LICZBA #ARG! Opis błędu Wyrażenie zawiera operację dzielenia przez zero. Odwołujemy się do komórki, która nie zawiera żadnej wartości. Odwołujemy się do nazwy, której aplikacja nie rozpoznaje. Zostały wyspecyfikowane dwa zakresy, które nie mają wspólnej komórki. Odwołujemy się do złej komórki. Został użyty zły typ argumentu lub operatora. Błąd wskazuje na występujące problemy z wartością liczbową. 8

9 Tabela w arkuszu składa się: 256 kolumn oznaczonych od A,B...IV wierszy oznaczonych od 1 do DODATKI Każda komórka ma swój własny adres tworzony przez podanie nazwy kolumny i numeru wiersza np. D5. Standardowo szerokość każdej kolumny wyświetlana jest w postaci 9 znaków. Istnieje możliwość zmiany szerokości od 1 do 240 znaków. Liczby mogą być zapamiętywane z dokładnością do 15 cyfr znaczących. W jednej komórce istnieje możliwość zapisania do znaków Elementy programu Excel Pasek menu umożliwia wybór odpowiedniej opcji, a następnie pod opcji realizujących poszczególne polecenia programu Excel Pasek tytułu wyświetla nazwę aktualnie aktywnego skoroszytu (Zeszyt) Pasek formuły umożliwia wpisywanie i edytowanie danych i formuł Pasek narzędzi standardowych zawiera przyciski służące do wykonywania najczęściej wykonywanych poleceń programu Pasek narzędzi do formatowania umożliwia formatowanie zawartości komórki pod względem czcionki, jej rozmiaru itp. Za pomocą narzędzi na tym pasku możemy także tworzyć obramowanie komórek, ich wypełnienie itp. Pasek stanu wyświetla informacje o aktualnie wykonywanej czynności trybie pracy arkusza oraz nazwy aktywnych klawiszy. NUM Aktywny klawisz Num Lock CAPS Aktywny jest klawisz Caps Lock EXIT Tryb pracy EXTEND przydatny przy zaznaczaniu zakresów komórek (F8) ADD Tryb pracy ADD (dodawania) (Shift +F8) Gotowy Standardowo wyświetlany komunikat, lub po naciśnięciu klawisza Esc. Edycja Przejście do stanu edycji komórki np. za pomocą klawisza F2 9

10 Wprowadź Wprowadzenie danych do komórki, np. naciśnięcie klawisza F2 lub dwukrotne kliknięcie lewym przyciskiem myszki w komórce. Nagłówek kolumny Zawiera oznaczenie literowe danej kolumny. Pole z numerem wiersza Zawiera numer danego wiersza. Aktywna komórka Aktualnie wybrana z pomocą myszki lub klawiatury komórka w arkuszu. Karty arkuszy Umożliwiają przełączanie się pomiędzy dostępnymi arkuszami w danym skoroszycie. Suwak przewijania Służą do przewijania zawartości okna arkusza w poziomie i pionie. 10