Zrozumieć VAT lekcja 5

Spis treści Zrozumieć VAT: lekcja 5 Dokumentowanie dla celów VAT... 3 Faktura VAT jako podstawowy dokument w rozliczeniach VAT... 3 Przepisy ogólne dotyczące faktur VAT zapisy ustawy... 4 Co w szczególności musi zawierać faktura rozporządzenie... 4 Elementy faktury transakcje szczególne... 5 Faktury wystawiane przez nabywcę na podstawie zawartego porozumienia... 9 Terminy wystawienia faktury... 10 Zaliczka a termin wystawienia faktury... 12 Dokumenty korygujące faktura korygująca i nota korygująca... 14 Rabaty a faktura korygująca... 14 Podwyższenie ceny i pomyłki na fakturze a faktura korygująca... 15 Nota korygująca... 16 Duplikat faktury... 16 Obowiązek przechowywania faktur... 17 Faktury wewnętrzne... 17 Faktury elektroniczne... 18 Przechowywanie faktur elektronicznych... 18 Ewidencje w VAT... 18 Podsumowanie... 19 Strona2

ZROZUMIEĆ VAT: LEKCJA 5 DOKUMENTOWANIE DLA CELÓW VAT Faktury i faktury elektroniczne, noty, ewidencje Prowadzona dla celów podatku VAT dokumentacja ma bardzo istotne znaczenie. Często przyznaje ona podatnikowi określone prawa (np. nie odliczysz podatku naliczonego bez posiadanej faktury zakupu) oraz służy do prawidłowego wywiązywania się z obowiązków administracyjnych. Rodzajów dokumentów, których prowadzenie/wystawianie przewiduje ustawa o VAT, jest wiele. Wynika to nie tylko ze specyfiki pewnych transakcji, w stosunku do których prowadzenia odpowiednich ewidencji wymaga się od podatnika, ale też bywa często efektem istnienia w ustawie o VAT różnych szczególnych form rozliczeń tego podatku. Jeśli dodamy do tego fakt, że dokumenty bądź rejestry muszą składać się z elementów określonych w przepisach prawa (a często jest ich bardzo wiele), zagadnienie dokumentacji dla celów podatku VAT nabiera ogromnego znaczenia. FAKTURA VAT JAKO PODSTAWOWY DOKUMENT W ROZLICZENIACH VAT Przepisy normujące zasady wystawiania faktur dokumentujących transakcje objęte zakresem działania regulacji dotyczących VAT zawarte są w: art. 106 ustawy o VAT, art. 116 ust. 1 4 ustawy o VAT, rozdziale 3 rozporządzenie ministra finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 68, poz. 360, dalej: rozporządzenie fakturowe). W przepisach tych wymienione są zarówno podstawowe elementy, jakie ma zawierać faktura, jak i sytuacje, w których faktura powinna obejmować informacje dodatkowe. Ponadto rozporządzenie reguluje tak istotne zagadnienia, jak termin wystawienia faktur oraz sposób ich przechowywania. Strona3

PRZEPISY OGÓLNE DOTYCZĄCE FAKTUR VAT ZAPISY USTAWY Od 1 stycznia 2013 r. nastąpiła dość znacząca zmiana treści rozporządzenia fakturowego. Od 1 stycznia 2014 r. przepisy dotyczące zagadnień związanych z fakturami zawierać będzie w swojej treści ustawa o VAT (art. 106a 106q). Zacznijmy od najważniejszego, tj. od wskazania podmiotów, które zobowiązane są do wystawienia faktury. Podmiotami takimi są podatnicy prowadzący działalność gospodarczą. Rozporządzenie fakturowe precyzuje, że chodzi konkretnie o podatników: zarejestrowanych jako podatnicy VAT czynni, podatników, o których mowa w art. 16 ustawy, przy dokonywaniu wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu. Dodatkowo od 2013 roku faktury mogą również wystawiać zarejestrowani podatnicy VAT zwolnieni. Faktura ma stwierdzać przede wszystkim: a) dokonanie sprzedaży, b) datę dokonania sprzedaży, c) cenę jednostkową bez podatku, d) podstawę opodatkowania, e) stawkę i kwotę podatku, f) kwotę należności, g) dane dotyczące podatnika i nabywcy. CO W SZCZEGÓLNOŚCI MUSI ZAWIERAĆ FAKTURA ROZPORZĄDZENIE Przywołane na wstępie rozporządzenie ministra finansów wskazuje szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny one zawierać, a także sposób oraz okres ich przechowywania. O tym, kto może wystawić fakturę i co powinna stwierdzać, napisaliśmy powyżej. Teraz wyjaśnimy, co powinna zawierać faktura VAT. A powinna ona zawierać szereg elementów (które w zależności od rodzaju fakturowanej sprzedaży mogą być różne). Strona4

Faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać: 1) datę jej wystawienia; 2) kolejny numer, nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę; 3) imiona i nazwiska albo nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy; 4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku; 5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku albo podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi; 6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży; 7) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi; 8) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług; 9) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto); 10) kwoty wszelkich rabatów, w tym za wcześniejsze otrzymanie należności, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto; 11) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług objętych transakcją bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto); 12) stawkę podatku; 13) sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku; 14) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku; 15) kwotę należności ogółem. Sprzedawca może określić w fakturze również kwoty podatku dotyczące wartości sprzedaży poszczególnych towarów i usług wykazanych w tej fakturze. Wówczas łączna kwota podatku może być ustalona w wyniku podsumowania jednostkowych kwot podatku. ELEMENTY FAKTURY TRANSAKCJE SZCZEGÓLNE Wymienione w 15 punktach elementy faktury są tymi, które powinny być zawarte w fakturze. Istnieje jednak grupa transakcji, których specyfika nie będzie wymagała od podmiotu wystawiającego fakturę zawarcia w niej wszystkich elementów. Trzeba jednocześnie wskazać, że można się spotkać z sytuacją, w której faktura będzie musiała zawierać w swojej treści elementy dodatkowe. W poniższym zestawieniu wskazujemy, jakie adnotacje dodatkowe powinna zawierać faktura w razie dokonywania sprzedaży na zasadach opodatkowania innych niż ogólne. Strona5

Od 1 stycznia 2013 r. zmieniły się adnotacje dodatkowe na fakturze, gdy ta dokumentować ma sprzedaż dokonaną na szczególnych zasadach. Mowa tutaj o: a) sprzedaży rozliczanej metodą kasową (adnotacja dodatkowa: metoda kasowa ); b) fakturach wystawianych przez nabywcę w ramach zawartego porozumienia z dostawcą (adnotacja dodatkowa: samofakturowanie ); c) świadczeniu usług turystyki, dla których podstawę opodatkowania stanowi zgodnie z art. 119 ust. 1 ustawy kwota marży (adnotacja dodatkowa: procedura marży dla biur podróży ); faktura ta nie będzie jednak zawierała danych związanych ze stawką podatku, podziału sprzedaży i podatku według stawek, ceny jednostkowej usługi netto oraz zapisów dotyczących kwoty rabatów; d) dostawie towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków, dla których podstawę opodatkowania stanowi w myśl art. 120 ust. 4 i 5 ustawy marża (adnotacja dodatkowa: procedura marży towary używane, procedura marży dzieła sztuki lub procedura marży przedmioty kolekcjonerskie i antyki ); podobnie jak przy procedurze marży przy świadczeniu usług turystyki faktura nie będzie musiała zawierać danych związanych ze stawką podatku, podziału sprzedaży i podatku według stawek, ceny jednostkowej usługi netto oraz zapisów dotyczących kwoty rabatów; e) dostawie towarów lub wykonaniu usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru albo usługi (adnotacja dodatkowa: odwrotne obciążenie ); f) dostawie towarów lub świadczeniu usług dokonywanych przez podatnika, o którym mowa w art. 113 ust. 1 i 9 ustawy (zwolniony podmiotowo), lub zwolnionym od podatku w myśl art. 43 ust. 1 ustawy albo przepisów wydanych zgodnie z art. 82 ust. 3 ustawy; w takich jednak przypadkach faktura powinna zawierać dodatkowo treść: przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, w myśl którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku, przepisu dyrektywy, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług, lub innej podstawy prawnej wskazującej na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzystają ze zwolnienia; Faktura dokumentująca sprzedaż dokonaną przez podatnika zwolnionego z VAT może nie zawierać numeru, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku, danych dotyczących stawki podatku oraz kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku (z uwagi na zwolnienie podatku nie będzie). Strona6

g) sprzedaży dla której płatnikiem podatku jest organ egzekucyjny lub komornik sądowy; faktura powinna zawierać dodatkowo nazwę i adres organu egzekucyjnego lub imię i nazwisko komornika sądowego oraz jego adres, a w miejscu określonym dla danych podatnika imię i nazwisko lub nazwę dłużnika oraz jego adres; h) sprzedaży zafakturowanej przez przedstawiciela podatkowego; faktura powinna zawierać nazwę lub imię i nazwisko przedstawiciela podatkowego, jego adres oraz numer, za pomocą którego jest on zidentyfikowany dla podatku; i) wewnątrzwspólnotowej dostawie nowego środka transportu; faktura powinna zawierać datę dopuszczenia nowego środka transportu do użytku oraz: przebieg pojazdu w przypadku pojazdów lądowych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. a ustawy, liczbę godzin roboczych używania nowego środka transportu w przypadku jednostek pływających, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. b ustawy, oraz statków powietrznych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. c ustawy; Ważne! Faktura dokumentująca wewnątrzwspólnotową dostawę nowego środka transportu nie musi zawierać numeru, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku. j) fakturach wystawianych przez drugiego w kolejności podatnika, o którym mowa w art. 135 ust. 1 pkt 4 lit. b i c ustawy, w wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej (procedurze uproszczonej); faktura powinna zawierać: adnotację VAT: Faktura WE uproszczona na mocy art. 135 138 ustawy o ptu lub VAT: Faktura WE uproszczona na mocy artykułu 141 dyrektywy 2006/112/WE, stwierdzenie, że podatek z tytułu dokonanej dostawy zostanie rozliczony przez ostatniego w kolejności podatnika podatku od wartości dodanej, numer NIP-UE, który jest stosowany przez niego wobec pierwszego i ostatniego w kolejności podatnika podatku od wartości dodanej, numer identyfikacyjny stosowany na potrzeby podatku od wartości dodanej ostatniego w kolejności podatnika; k) wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów oraz świadczeniu usług, do których stosuje się art. 100 ust. 1 pkt 4 ustawy, dla podatników podatku od wartości dodanej lub osób prawnych niebędących takimi podatnikami, zidentyfikowanych na potrzeby podatku od wartości dodanej; faktura powinna zawierać odpowiednio numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku, poprzedzony kodem PL, oraz numer, za pomocą którego nabywca towaru lub usługi jest zidentyfikowany dla podatku od wartości dodanej w danym państwie członkowskim, zawierający dwulitero- Strona7

wy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej właściwy dla tego państwa członkowskiego. Wszystkie wymienione przypadki, w których treść faktury będzie musiała zawierać dodatkowe elementy, stanowią konsekwencję uregulowań szczególnych dotyczących opodatkowania stworzonych przez prawo UE. Na tym etapie kursu mogą się one wydać nie do końca jasne. W miarę poznawania istoty rozliczeń w podatku VAT staną się jednak o wiele prostsze do zapamiętania. Występują również sytuacje, w których faktura nie będzie musiała zawierać wszystkich 15 elementów, o których mowa w rozporządzeniu fakturowym. Dla przykładu wskażmy tzw. fakturę uproszczoną, która może zawierać mniejszą liczbę elementów obowiązkowych. Co istotne, faktura ta może być wystawiona tylko w ściśle określonych przypadkach. I tak w razie gdy kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł albo 100 euro (jeżeli kwota ta wskazana jest w euro), podatnik może od nowego roku wystawić fakturę, która nie będzie musiała zawierać danych dotyczących: imienia i nazwiska lub nazwy nabywcy towarów albo usług oraz jego adresu, miary i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług, ceny jednostkowej towaru lub usługi bez kwoty podatku (ceny jednostkowej netto), wartości dostarczonych towarów lub wykonanych usług objętych transakcją bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto), stawki podatku, sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku, kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku pod warunkiem że zawierać ona będzie dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku. Wystawienie faktury uproszczonej nie będzie możliwie w przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (gdy osoba ta zwróci się z żądaniem wystawienia faktury), sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju i na terytorium kraju, wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz dostawy towarów i świadczenia usług przez podatnika mającego siedzibę w Polsce, które będą opodatkowane na terytorium UE zgodnie z zasadą odwrotnego obciążenia (np. świadczenie usług opodatkowanych na zasadzie art. 28b ustawy). Strona8

FAKTURY WYSTAWIANE PRZEZ NABYWCĘ NA PODSTAWIE ZAWARTEGO POROZUMIENIA Co do zasady fakturę powinien wystawić sprzedawca. Jest to praktyka najczęściej spotykana w obrocie gospodarczym. Istnieje jednak możliwość podpisania umowy z nabywcą towarów i pozostawienie tej formalności właśnie nabywcy. Jak to możliwe? Wystarczy, że zawrą oni ze sobą odpowiednie porozumienie. Z rozporządzenia fakturowego wynika, że podatnik, podatnik podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze albo osoba prawna niebędąca takim podatnikiem, nabywający towary lub usługi od podatnika, który powinien swoją sprzedaż dokumentować fakturą, mogą wystawiać w jego imieniu i na jego rzecz faktury dokumentujące: a) dokonanie sprzedaży przez podatnika na rzecz tego podmiotu, b) otrzymanie należności przed sprzedażą (zaliczka, zadatek, rata, przedpłata), c) dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w 26a pkt 2 lit. b jeżeli istnieje wcześniejsze porozumienie między tymi dwiema stronami i pod warunkiem że istnieje określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego sprzedaży. Ważne! Paragraf 26a pkt 2 lit. b mówi o dostawie towarów i świadczeniu usług dokonywanych przez podatnika posiadającego w kraju siedzibę działalności gospodarczej lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, z którego dokonywane są te czynności, a w razie braku w kraju siedziby działalności gospodarczej oraz stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej posiadającego tu stałe miejsce zamieszkania albo zwykłe miejsce pobytu, z którego dokonywane są te czynności, w przypadku gdy miejscem świadczenia jest terytorium państwa trzeciego (spoza UE). Jak zobaczysz w dalszej części kursu, zasadą generalną, np. przy świadczeniu usług pomiędzy podatnikami z różnych krajów, w tym spoza UE, jest opodatkowanie świadczonych usług w kraju podatnika będącego usługobiorcą. W takiej sytuacji nabywca usługi będzie mógł zafakturować sprzedaż dokonaną przez polskiego podatnika na podstawie zawartego porozumienia. Faktury może wystawiać w imieniu i na rzecz podatnika zobowiązanego do zafakturowania sprzedaży również upoważniona przez niego osoba trzecia, w szczególności jego przedstawiciel podatkowy. Strona9

TERMINY WYSTAWIENIA FAKTURY Termin wystawienia faktury ma w podatku VAT ogromne znaczenie. Jak dowiesz się z jednej z kolejnych lekcji, dzień wystawienia faktury będzie oznaczać dla podatnika podatku VAT konieczność zaewidencjonowania sprzedaży w odpowiednim rejestrze. Jest to zasada ogólna (która ma zastosowanie nie do wszystkich transakcji). Warto więc zapamiętać, że fakturę wystawia się nie później niż 7. dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Nie jest to jednak jedyna zasada obowiązująca przy wystawianiu faktur. Istnieje szereg przypadków szczególnych, w których termin ten będzie inny, a dotyczą one: 1) sprzedaży o charakterze ciągłym, 2) wielokrotnej sprzedaży wykonanej w ciągu miesiąca (zmiana od 1 stycznia 2013 r.), 3) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (zmiana od 1 stycznia 2013 r.), 4) świadczenia usług, dla których miejscem świadczenia jest miejsce wskazane w art. 28b ustawy (zmiana od 1 stycznia 2013 r.), 5) otrzymanych zaliczek 6) dostawy towarów, której przedmiotem są lokale i budynki, 7) sprzedaży, w stosunku do której obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19 ust. 10, ust. 13 pkt 1 4 i 7 11 oraz ust. 16a i 16b ustawy o VAT, 8) usług w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, 9) należności z tytułu niezwrócenia przez odbiorcę opakowań zwrotnych. Zobaczmy zatem, jak przedstawiają się terminy wystawienia faktury w ww. przypadkach szczególnych. W razie sprzedaży o charakterze ciągłym, jeżeli podatnik określa w fakturze wyłącznie miesiąc i rok dokonania sprzedaży, fakturę wystawia się nie później niż 7. dnia od zakończenia miesiąca, w którym dokonano sprzedaży. W przepisach prawa podatkowego nie znajdziemy definicji usługi ciągłej, ale można przyjąć, że będzie to usługa wykonywana w sposób stały (powtarzalny), co do której nie da się jednoznacznie wskazać, kiedy zostanie wykonana, a poszczególne czynności wykonywane w ramach świadczenia usługi ciągłej składają się na całość tej usługi. Przykładowo, jako usługi mające charakter usług ciągłych można wskazać usługi telekomunikacyjne, usługi najmu, dzierżawy, dostawę energii elektrycznej czy też usługi odprowadzania ścieków. Od nowego roku faktura może dokumentować kilka odrębnych dostaw towarów lub usług dokonanych w trakcie miesiąca. Będzie musiała jednak zostać wystawiona nie później niż ostatniego dnia miesiąca, w którym wydano towar lub wykonano usługę. Zatem wybranie przez podatnika opcji fakturowania miesięcznej sprzedaży jedną fakturą oznaczać będzie powstanie obowiązku podatkowego zawsze w miesiącu dokonania sprzedaży, oczywiście przy założeniu, że w stosunku do tej sprzedaży nie powstaje obowiązek po- Strona10

datkowy na zasadach szczególnych. Przy wyborze fakturowania tradycyjnego, czyli w razie wystawienia faktury w ciągu 7 dni od dnia wydania towaru bądź wykonania usługi, miesiące te mogą być różne w zależności od momentu wystawienia faktury (np. w przypadku sprzedaży zrealizowanej w ostatnim dniu miesiąca). Przykład: Przyjmijmy, że kontrahenci postanowili fakturować sprzedaż raz w miesiącu (sprzedaż krajowa na rzecz czynnego podatnika VAT niestanowiąca sprzedaży o charakterze ciągłym). Podatnik A dokonał do podatnika B dostawy towarów w dniach: 2 stycznia 2013 r., 4 stycznia 2013 r., 7 stycznia 2013 r., 9 stycznia 2013 r. Dodatkowo planowana jest dostawa 21 stycznia 2013 r., 25 stycznia 2013 r. oraz 28 stycznia 2013 r. W takim wypadku sprzedawca wystawi fakturę ostatniego dnia miesiąca, tj. 31 stycznia 2013 r., i w tym dniu powstanie obowiązek podatkowy (o ile obowiązek podatkowy powstaje na zasadach ogólnych). Przy wewnątrzwspólnotowej dostawie zmianie uległy przepisy dotyczące obowiązku podatkowego i terminu wystawienia faktury. Od nowego roku w wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury przez podatnika, nie później jednak niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano tej dostawy. Natomiast fakturę podatnik powinien wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wydano lub przemieszczono towar. W jednej z przyszłych lekcji dowiesz się o szczegółach wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów. W dużym uproszczeniu można powiedzieć, że jest to sprzedaż towaru na rzecz podatnika z UE. Przykład: Polski przedsiębiorca dokonał sprzedaży towaru na rzecz niemieckiego podatnika. 9 stycznia 2013 r. zawiózł towar niemieckiemu podatnikowi. Tego samego dnia wystawił fakturę. Obowiązek podatkowy z tego tytułu powstał w dniu wystawiania faktury, tj. 9 stycznia 2013 r. Podatnik miał czas na wystawienie faktury dokumentującej WDT do 15 lutego 2013 r. Jeśliby tego nie dokonał, obowiązek podatkowy powstałby 15 lutego 2013 r., tj. 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano tej dostawy. Świadczenie usług na rzecz zagranicznych podatników prowadzących działalność gospodarczą w większości przypadków spowoduje powstanie obowiązku podatkowego po stronie usługobiorcy. Jest to zasada podstawowa opodatkowania tego rodzaju transakcji. W razie świadczenia usług, dla których miejscem świadczenia jest miejsce określone w art. 28b ustawy, fakturę podatnik zobowiązany jest wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca nastę- Strona11

pującego po miesiącu, w którym wykonano usługę. Zmiana ta nie wpływa w żaden sposób na moment powstania obowiązku podatkowego z tytułu świadczenia usług opodatkowanych w myśl art. 28b. Nadal będzie to chwila wykonania usługi (przy założeniu, że podatnik nie otrzymał zaliczki). Omawiany przypadek uregulowany został w 9 rozporządzenia fakturowego. Zgodnie z brzmieniem tego przepisu ( 9 ust. 5 pkt 1) wprowadzono regulację, stosownie do której fakturę z tytułu wykonania usługi, której miejscem świadczenia jest kraj siedziby nabywcy (bądź stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej lub stałego miejsca zamieszkania), wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługę. Przepis ten dotyczy jednak świadczenia usług na rzecz podatników z innych państw członkowskich. W związku z wprowadzeniem wspomnianego przepisu w 11 uchylono jednocześnie odwołanie do art. 19 ust. 19a ustawy o VAT, które przewidywało że fakturę w przypadku eksportu usług wystawia się nie później niż z chwilą powstania obowiązku podatkowego i nie wcześniej niż 30 dni przed powstaniem tego obowiązku podatkowego. Prowadzi to do wniosku, że od 1 stycznia 2013 r. rozporządzenie nie przewiduje szczególnego terminu na wystawienie faktury dokumentującej świadczenia usług poza UE. Wówczas fakturę wystawia się na zasadach ogólnych, tj. w terminie 7 dni od wykonania usługi lub nie później niż ostatniego dnia miesiąca, jeżeli faktura dokumentuje kilka odrębnych usług wykonanych w ramach jednego miesiąca. ZALICZKA A TERMIN WYSTAWIENIA FAKTURY Inne zasady wystawienia faktury będą miały miejsce również w razie otrzymania przez podatnika zaliczki, czyli całości lub części należności. Wówczas fakturę wystawia się nie później niż 7. dnia od dnia, w którym zaliczkę otrzymano. Różnić się ona będzie od faktury dokumentującej tzw. normalną sprzedaż. Na początku lekcji wskazaliśmy 15 podstawowych elementów, które powinna zawierać faktura. Faktura dokumentująca zaliczkę będzie musiała zawierać: elementy wskazane w pkt 1 5, datę otrzymania całości lub części należności, o ile taka data różni się od daty wystawienia faktury, kwotę otrzymanej całości lub części należności, przy czym w przypadku gdy wystawiono więcej niż jedną fakturę zaliczkową i faktury te obejmują łącznie całą należność ostatnia z tych faktur powinna zawierać również numery poprzednich faktur zaliczkowych. Strona12

Dodatkowo faktura dokumentująca fakt otrzymania zaliczki powinna zawierać kwotę podatku wyliczoną według wzoru: KP = ZB x SP 100 + SP gdzie: KP oznacza kwotę podatku, ZB oznacza kwotę otrzymanej części lub całości należności, SP oznacza stawkę podatku, oraz dane dotyczące zamówienia lub umowy, w szczególności: nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, cenę jednostkową netto, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług netto, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość brutto zamówienia lub umowy. Jeżeli faktury zaliczkowe nie obejmują całej należności, podatnik po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi wystawia fakturę nie później niż 7. dnia od dnia wydania towaru albo wykonania usługi, z tym że sumę wartości towarów lub usług pomniejsza się o wartość otrzymanych części należności, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie części należności. Taka faktura powinna zawierać także numery faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. W jednej z przyszłych lekcji przedstawimy zagadnienia związane z powstaniem obowiązku podatkowego. Będzie tam mowa o rodzajach sprzedaży, co do których nie ma zastosowania zasada podstawowa, tj. zasada wykazywania w rejestrze sprzedaży w dacie wystawiania faktury. W odniesieniu do niektórych przypadków rozporządzenie fakturowe przewiduje również szczególny moment wystawienia faktury. I tak w razie sprzedaży towarów i usług, dla których ustawa o VAT przewiduje szczególne momenty powstania obowiązku podatkowego, fakturę wystawia się nie później niż z chwilą powstania obowiązku podatkowego. Dotyczy to między innymi: dostaw energii, gazu, usług telekomunikacyjnych, wywozu nieczystości, usług transportu osób i ładunków, spedycyjnych, przeładunkowych, w portach morskich i handlowych, budowlanych i budowlano-montażowych, usług najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, a także usług ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, usług w zakresie pośrednictwa ubezpieczeniowego oraz usług stałej obsługi prawnej i biurowej, czynności drukowania i dostawy książek, czasopism i magazynów, usług komunikacji miejskiej, sprzedaży praw lub udzielania licencji i sublicencji, przeniesienia lub cesji praw autorskich, patentów, praw do znaków fabrycznych, handlowych, oddania do używania wspólnego znaku towarowego albo wspólnego znaku towarowego gwarancyjnego, albo innych pokrewnych praw, Strona13

ustanowienia/przekształcenia/wydania/przeniesienia praw spółdzielczych, czynności wykonywanych na rzecz członków spółdzielni, a także: wydania towarów przez komitenta na rzecz komisanta, oddania gruntu w użytkowanie wieczyste. W ww. przypadkach faktura powinna być wystawiona nie później niż z chwilą powstania obowiązku podatkowego i nie wcześniej niż 30. dnia przed powstaniem tego obowiązku, przy czym możliwości wystawienia faktury przed powstaniem obowiązku podatkowego pozbawiony jest podatnik dokonujący dostawy energii elektrycznej i cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 140 153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy, jeżeli faktura zawiera informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy. Świadczenie usług w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, za które pobierane są opłaty trasowe, wiązać się będzie z możliwością stosowania szczególnego momentu wystawienia faktury, tj. nie będzie ona mogła być wystawiona później niż 28. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano tę usługę. Niezwrócenie przez odbiorcę opakowań zwrotnych, za które wcześniej pobrano kaucję, spowoduje konieczność wystawienia faktury z tytułu braku zwrotu tych opakowań. I w tym zakresie nic się nie zmieniło. Fakturę należy wystawić nie później niż 7. dnia po dniu, w którym umowa przewidywała zwrot opakowań. Jeżeli w umowie nie określono daty zwrotu opakowań, fakturę wystawia się nie później niż 60. dnia od dnia wydania opakowań. DOKUMENTY KORYGUJĄCE FAKTURA KORYGUJĄCA I NOTA KORYGUJĄCA Z pewnością niejednokrotnie spotkasz się z koniecznością skorygowania wcześniej wystawionej faktury. Wiązać się to może z wieloma okolicznościami. Rozporządzenie fakturowe wskazuje, jakie elementy powinna zawierać faktura korygująca. Są one zależne od okoliczności wymuszających wystawienie faktury. Trochę inaczej wygląda faktura korygująca zmniejszająca cenę, a trochę inaczej zwiększająca cenę. RABATY A FAKTURA KORYGUJĄCA W razie gdy po wystawieniu faktury udzielono rabatów określonych w art. 29 ust. 4 ustawy, podatnik udzielający rabatu wystawia fakturę korygującą tę fakturę. Strona14

W przypadku gdy podatnik udziela rabatu w odniesieniu do jednej lub więcej dostaw towarów lub usług, faktura korygująca powinna zawierać: numer kolejny oraz datę jej wystawienia, dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca, ale te określone w punktach 1 6 elementów podstawowych faktury (patrz: s. 5) oraz nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych rabatem, kwotę i rodzaj udzielonego rabatu, kwotę zmniejszenia podatku należnego. Te same zasady korygowania sprzedaży dotyczyć będą sytuacji zwrotu sprzedawcy towarów i zwrotu nabywcy kwot nienależnych, o których mowa w art. 29 ust. 4 ustawy, a także zwrotu nabywcy całości lub części zaliczki. Natomiast w sytuacji gdy podatnik udziela rabatu w odniesieniu do wszystkich dostaw towarów lub usług dokonanych dla jednego odbiorcy w danym okresie, faktura korygująca powinna zawierać: numer kolejny oraz datę jej wystawienia, dane określone w punktach 3 i 4 elementów podstawowych faktury (patrz: s. 5), okres, do którego odnosi się udzielany rabat, kwotę udzielonego rabatu oraz kwotę zmniejszenia podatku należnego. Jednak bez względu na rodzaj rabatu, jeżeli dotyczy on sprzedaży opodatkowanej różnymi stawkami, kwotę rabatu oraz kwotę zmniejszenia podatku należnego podaje się w podziale na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku. PODWYŻSZENIE CENY I POMYŁKI NA FAKTURZE A FAKTURA KORYGUJĄCA Fakturę korygującą wystawia się również wtedy, gdy po wystawieniu faktury podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury. Faktura korygująca wystawiana w przypadku podwyższenia ceny powinna zawierać: numer kolejny oraz datę jej wystawienia, dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca wskazane w punktach 1 6 elementów obowiązkowych faktury (patrz: s. 5) oraz nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych podwyżką ceny, kwotę podwyższenia podatku należnego. Natomiast faktura korygująca wystawiana w razie stwierdzenia pomyłek powinna zawierać numer kolejny i datę jej wystawienia oraz dane określone w punktach 1 6 elementów podstawowych faktury zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca, a także prawidłową treść korygowanych pozycji, w tym kwoty w wysokości poprawnej, lub różnicę między Strona15

odpowiednimi kwotami wskazanymi pierwotnie w wysokości omyłkowej i w wysokości poprawnej. NOTA KORYGUJĄCA Noty korygujące wystawiane są przez nabywcę towarów lub usług w ściśle określonych sytuacjach, a mianowicie w przypadku, gdy w fakturze pierwotnej wystąpiła pomyłka wiążąca się w szczególności z określeniem danych sprzedawcy lub nabywcy albo oznaczeniem towaru bądź usługi. Notą korygującą nie można korygować pomyłek w pozycjach faktury określonych w punktach 8 15 elementów podstawowych faktury (patrz: s. 5). Nota korygująca zawierać powinna: numer kolejny i datę jej wystawienia, imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku, jak również numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany dla podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał towary bądź usługi, dane zawarte w fakturze, której dotyczy nota korygująca, określone w 5 ust. 1 pkt 1 i 6, wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej. Nota korygująca wymaga akceptacji wystawcy faktury. DUPLIKAT FAKTURY Rozporządzenie fakturowe reguluje kwestię zaginięcia lub zniszczenia faktury. W takim przypadku wystawca faktury powinien sporządzić duplikat faktury. Faktura wystawiona ponownie musi zawierać wyraz DUPLIKAT oraz datę jej wystawienia. Duplikat wystawia się na wniosek nabywcy zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu wystawcy lub zgodnie z danymi zawartymi w fakturze będącej w posiadaniu nabywcy (jeśli np. faktura jest czytelna, ale dość mocno zniszczona). Oczywiście w przypadku samofakturowania duplikat wystawi nabywca, który w tej sytuacji jest wystawcą faktury. Podobnie będzie w razie konieczności wystawienia duplikatu noty korygującej (wystawia ją nabywca). Strona16

Zasadą jest, że jeżeli duplikat faktury stanowi potwierdzenie zakupu, który wcześniej został rozliczony na podstawie oryginału faktury, duplikat jest tylko wpinany do zbioru dokumentów i nie ma wpływu na rozliczenie podatku VAT. Natomiast jeżeli oryginał faktury do podatnika nie dotarł, to duplikat przejmuje wszelkie funkcje oryginału i jest ewidencjonowany w bieżącej ewidencji zakupu, a VAT rozliczany w bieżącej deklaracji VAT. OBOWIĄZEK PRZECHOWYWANIA FAKTUR Zgodnie z rozporządzeniem fakturowym podatnicy są zobowiązani do przechowywania wystawionych przez siebie lub w swoim imieniu faktur, w tym faktur będących duplikatami tych faktur, oraz otrzymanych faktur, w tym faktur będących duplikatami tych faktur, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej w kraju są zobowiązani do przechowywania tu faktur, przy czym możliwe jest przechowywanie faktur poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur. Podatnicy muszą zapewnić organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na ich żądanie bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. FAKTURY WEWNĘTRZNE W przypadku niektórych transakcji, a dokładnie czynności wymienionych w art. 7 ust. 2 i art. 8 ust. 2 ustawy (nieodpłatne przekazanie/świadczenie podlegające opodatkowaniu), wewnątrzwspólnotowym nabyciu towarów, dostawy towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca, oraz świadczeniu usług, dla którego podatnikiem jest ich usługobiorca, mogą być wystawiane faktury wewnętrzne. W większości wymienionych przypadków podatnik otrzymuje fakturę/dokument zakupu w języku obcym i w obcej walucie. Możliwość wystawienia faktury wewnętrznej ma na celu ustalenie wartości podstawy opodatkowania i stawki podatku w walucie polskiej. W odniesieniu do faktur wewnętrznych znajdą zastosowanie przepisy dotyczące zwykłych faktur w zakresie ich wystawiania (terminy, elementy) czy korygowania. Strona17

FAKTURY ELEKTRONICZNE Od 1 stycznia 2013 r. obowiązuje nowe rozporządzenie regulujące sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej oraz zasady przechowywania i tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną. Uchwalenie nowego rozporządzenia konieczne było z uwagi na wejście w życie dyrektywy Rady 2010/45/WE, a także ze względu na konieczność liberalizacji dotychczas obowiązujących standardów przechowywania i przesyłania faktur drogą elektroniczną. PRZECHOWYWANIE FAKTUR ELEKTRONICZNYCH Faktury przesłane drogą elektroniczną muszą być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający: 1) autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, 2) łatwe ich odszukanie, 3) organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur. Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej w kraju są zobowiązani do przechowywania tu faktur elektronicznych, natomiast jeżeli są one przechowywane poza terytorium kraju, to powinny być przechowywane w formie elektronicznej w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur. Faktury przesłane w formie elektronicznej i przechowywane w tej formie udostępniane są organowi podatkowemu i organowi kontroli skarbowej w trybie umożliwiającym tym organom bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. EWIDENCJE W VAT Ustawa o VAT nakłada na podatników obowiązki ewidencyjne, które pozwalają mu na poprawne sporządzenie deklaracji podatkowej. Ustawa o VAT przewiduje również obowiązek prowadzenia ewidencji przez podatników podmiotowo zwolnionych z VAT. Podatnicy zwolnieni od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym. Podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 i art. 82 ust. 3 oraz zwolnionych od podatku w myśl art. 113 ust. 1 i 9, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą: dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokość podatku należnego, Strona18

kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego, kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego albo zwrotowi z tego urzędu, inne dane służące do właściwego sporządzenia deklaracji podatkowej. Zatem podatnik zwolniony z VAT zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji sprzedaży (głównie w celu kontrolowania przekroczenia kwoty granicznej, która zobowiąże go do rejestracji na VAT). Natomiast podatnicy VAT czynni muszą już ewidencjonować i sprzedaż, i zakupy, ponieważ u nich faktura zakupu ma ogromne znaczenie pozwala pomniejszyć podatek należny o podatek naliczony. Podatnicy świadczący usługi, których miejscem świadczenia nie jest terytorium kraju, są obowiązani w prowadzonej ewidencji podać nazwę usługi, wartość usługi bez podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze, uwzględniając moment powstania obowiązku podatkowego określany dla tego rodzaju usług świadczonych w kraju. PODSUMOWANIE Dokumentowanie w podatku VAT oparte jest na fakturach, będących dowodami zakupów i sprzedaży, oraz ewidencji zakupów i sprzedaży. W zależności od rodzaju fakturowanej sprzedaży (wybranej procedury opodatkowania) faktura może się składać z różnych elementów. Może być też wystawiana w różnych terminach. Wskazane w lekcji ewidencje nie są jedynymi, do prowadzenia których zobowiązany jest podatnik VAT, jednak pozostałe obowiązki ewidencyjne związane są z dokonywaniem przez podatnika dostaw/nabyć o szczególnym charakterze omówione zostaną w lekcjach poświęconych tym właśnie dostawom/nabyciom. Krzysztof Kaźmierski Strona19