Księgowanie wydatków projektu oraz rozliczanie projektu w ramach PO KL
Ewidencja księgowa podmiotów będących beneficjentami PO KL Konieczność prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej jest warunkiem zawartym w umowie o dofinansowanie projektu Polega ona na prowadzeniu odrębnej ewidencji w ramach już prowadzonych przez daną jednostkę ksiąg rachunkowych (poprzez wprowadzenie do zakładowego planu kont odrębnych kont syntetycznych, analitycznych, pozabilansowych) w takim układzie aby możliwym było spełnienie wymagań w zakresie sprawozdawczości i kontroli.
Ewidencja księgowa podmiotów będących beneficjentami PO KL c.d. może być prowadzona: 1. na zasadach określonych w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. Z 2002 r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) 2. w sposób uproszczony dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą (książka przychodów i rozchodów lub dokumentacja potwierdzająca poniesione wydatki) gdy beneficjent nie spełnia warunków określonych w art..2 ust.1 pkt 1-7 ustawy o rachunkowości
Ewidencja księgowa podmiotów będących beneficjentami PO KL c.d. Ad.1 Beneficjent wyodrębnia w swoich dotychczas prowadzonych księgach rachunkowych dodatkowe konta księgowe przeznaczone do ewidencjonowania transakcji związanych z otrzymanym wsparciem na podstawie umowy o dofinansowanie oraz uwzględnia te zmiany w posiadanej przez siebie polityce rachunkowości.
Ewidencja księgowa podmiotów będących beneficjentami PO KL c.d. Ad.2 Jednostka otrzymująca środki finansowe w ramach PO KL ma dwie możliwości: - sporządza Zestawienie dokumentów księgowych potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem (załącznik nr 1 do wniosku o płatność) lub - wyodrębnia w prowadzonej książce przychodów i rozchodów wydatki kwalifikowalne związane z realizacją projektu bądź zakłada odrębną księgę przychodów i rozchodów na potrzeby projektu.
Ewidencja księgowa podmiotów będących beneficjentami PO KL c.d. Wymagania w odniesieniu do informatycznego systemu finansowo-księgowego W przypadku beneficjentów, którzy załączają do wniosku o płatność wydruk z ewidencji księgowej zobowiązani są oni do dostosowania systemu finansowo-księgowego tak, aby można było uzyskać następujące dane: zewnętrzny numer faktury VAT lub innego dokumentu związanego z wydatkami, datę wystawienia dokumentu, wewnętrzny numer dokumentu księgowego, rodzaj wydatku kwalifikowalnego, (wydatki brutto kwalifikowalne i VAT kwalifikowalny), kwotę, sposób dokonania zapłaty oraz data zapłaty
Rozliczanie projektu Rozliczanie projektu w ramach PO KL następuje za pomocą wniosku beneficjenta o płatność
Rozliczanie projektu c.d. We wniosku o płatność beneficjent wykazuje postęp finansowy i rzeczowy z realizacji projektu (w związku z powyższym beneficjent nie sporządza odrębnych sprawozdań z realizacji projektu)
Rozliczanie projektu c.d. Beneficjent składa wniosek o płatność : aby rozliczyć wcześniej otrzymane transze i wnioskować o kolejną transzę
Rozliczanie projektu c.d. Wniosek beneficjenta o płatność składany jest do WUP w Rzeszowie w wersji papierowej i elektronicznej w terminie określonym w umowie o dofinansowanie projektu, nie rzadziej niż raz na 3 miesiące oraz - w przypadku wniosku o płatność końcową - nie później niż 30 dni kalendarzowych od zakończenia realizacji projektu. Wniosek o płatność składany będzie nie później niż w terminie 10 dni roboczych od zakończenia okresu rozliczeniowego
Rozliczanie projektu c.d. Załączniki do wniosku beneficjenta o płatność 1. Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki. Może mieć formę: wydruku z ewidencji księgowej beneficjenta, tabeli w formie zawartej w załączniku do wzoru wniosku o płatność. 2. Załącznik pt. Szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia, 3. Wyciągi bankowe za okres, którego dotyczy wniosek o płatność.
Dokumenty potwierdzające poniesione wydatki Beneficjent do wniosku o płatność nie załącza kserokopii dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków. Dokumenty te są archiwizowane siedzibie beneficjenta wraz z inną dokumentacją dot. projektu i udostępniane w trakcie kontroli na miejscu dokonywanej przez IP (WUP Rzeszów).
Dokumenty potwierdzające poniesione wydatki c.d. Wszystkie dokumenty księgowe dotyczące projektu muszą być prawidłowo opisane tak, aby był widoczny związek z projektem. Opis dokumentu księgowego powinien zawierać co najmniej: numer umowy, tytuł projektu, informację, że projekt współfinansowany jest z Europejskiego Funduszu Społecznego nazwę zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu, w ramach którego wydatek jest ponoszony kwotę kwalifikowalną lub w przypadku gdy dokument księgowy dotyczy kilku zadań - kilka kwot w odniesieniu do każdego zadania.
Dokumenty potwierdzające poniesione wydatki c.d. Jednocześnie każdy dokument księgowy powinien zawierać informację o poprawności formalnej i rachunkowej a w przypadku gdy dokument dotyczy zamówienia publicznego również odniesienia do ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.
Zasady rozliczania wniosku beneficjenta o płatność Należy pamiętać o: kwocie wydatków kwalifikowalnych której nie wolno przekroczyć, limitach wydatków wskazanych w odniesieniu do każdego zadania w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie, przy czym poniesione wydatki nie muszą być zgodne ze szczegółowym budżetem projektu, przedkładanym na etapie wyboru projektu. Beneficjent jest bowiem rozliczany ze zrealizowanych zadań. procentowym limicie wydatków pośrednich rozliczanych we wniosku o płatność w odniesieniu do przedstawianych w rozliczeniu wydatków bezpośrednich, którego nie wolno przekroczyć, wysokości poniesionych wydatków w ramach crossfinancingu.
Zasady rozliczania wniosku beneficjenta o płatność c.d. 1. Przesunięcia w rezultatach projektu do 10% wartości wskazanych we wniosku o dofinansowanie jest dopuszczalne bez konieczności informowania WUP-u. Nie mogą one jednak powodować zmian o więcej niż 10% środków alokowanych na dane zadanie w ramach budżetu oraz zmieniać proporcji pomiędzy wydatkami na wynagrodzenia personelu w ramach danego zadania a wydatkami na realizację całego zadania. 2. Wszelkie inne odstępstwa od założeń w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie są traktowane jako zmiany w projekcie i wymagają zgłoszenia oraz uzyskania pisemnej zgody podmiotu będącego stroną umowy.