Zintegrowane informatyczne systemy zarządzania dla sektora MSP
Wstęp Ogólnie przez informatyczny system zarządzania można rozumieć taki system zarządzania, w którym niektóre funkcje zarządzania polegające na gromadzeniu, przetwarzaniu informacji oraz wyznaczaniu decyzji są realizowane za pomocą komputerów. Pojęcie informatyczny system zarządzania używane jest często w węższym i bardziej właściwym sensie na oznaczenie takiego samoistnego systemu lub takiej części większego systemu zarządzania, w którym wszystkie funkcje są realizowane lub wspomagane komputerowo. Celem kadry zarządzającej nowoczesnymi przedsiębiorstwami jest osiągnięcie jak najlepszych wyników finansowych oraz zapewnienie optymalnej organizacji firmy. Do takich działań potrzebna jest aktualna baza informacyjna, którą można szybko otrzymać przy pomocy informatycznych systemów zarządzania.
Zintegrowany system informatyczny (ZSI) Mówiąc o zintegrowanym systemie informatycznym (ZSI) przedsiębiorstwa należy, mieć na uwadze modułowo zorganizowany system informatyczny, obsługujący wszystkie sfery jego działalności, począwszy od marketingu i planowania oraz zaopatrzenia, poprzez techniczne przygotowanie produkcji i jej sterowanie, dystrybucję, sprzedaż, gospodarkę remontową, aż do prac finansowo-księgowych i gospodarki zasobami ludzkimi. Modułowa budowa systemów umożliwia etapowe wdrażanie tych składowych, które są niezbędne z uwagi na charakter obiektu i specyfikę jego działalności. Podstawowym celem zintegrowanych informatycznych systemów zarządzania jest wspomaganie procesów podejmowania decyzji w przedsiębiorstwach (w teorii organizacji i zarządzania mówi się tu o wspomaganiu procesów informacyjno - decyzyjnych). Zakres informacji, jej wiarygodność, poufność oraz czas jej pozyskania są określane i definiowane na etapie projektowania systemu oraz wynikają ze specyficznych uwarunkowań organizacyjno- technicznych.
Platforma integracji Platforma integracji jest definiowana jako środowisko sprzętu i oprogramowania, świadczące usługi, umożliwiające rozproszenie funkcji, pozyskanie danych, zapewniają przenośność, wielodostęp, otwartość. Zastosowanie platformy integracji umożliwia odizolowanie aplikacji, procesów biznesowych i użytkowników od szczegółów w zakresie rozwiązań IT. Zapewnia współdziałanie aplikacji, które mają wzajemny dostęp do siebie. Dzięki zastosowaniu standardowych wywołań możliwe jest uproszczenie funkcji IT, które dotyczą tu jedynie magazynowania informacji i zapewnienia zdalnego dostępu do danych. Obecnie platformy integracji są często realizowane jako środowiska przetwarzania rozproszonego w architekturze klient serwer.
System niezintegrowany Przez systemy niezintegrowane należy rozumieć oprogramowanie wspomagające zarządzanie przedsiębiorstwem w określonym zakresie. W skład tego oprogramowania, w zależności od producenta wchodzą systemy: Sprzedaży, Finansowo- księgowe, Kadrowo- płacowe, Gospodarki magazynowej, Wspomagania produkcji, Obsługi kas fiskalnych, Wspomagania decyzji, Naliczania podatku zryczałtowanego, itp. Tworzą one najczęściej osobne moduły, które nie są powiązane między sobą. Czasami zdarza się, że moduły te mogą być częściowo powiązane poprzez odpowiednią komunikację między nimi. Brak integracji w tych systemach polega na tym, że akcja w jednym z modułów nie powoduje interakcji w innym. Najczęściej nie mają także one wspólnej bazy danych.
Sektor MSP Sektor MSP rozumiany jest jako sektor małych i średnich przedsiębiorstw. Odgrywa on ogromną rolę w sferze ekonomicznej i socjalnej państwa. Stymuluje bowiem wzrost ekonomiczny, generuje nowe miejsca pracy i daje możliwość samozatrudnienia poprzez prowadzenie własnej działalności gospodarczej w małej firmie. W krajach Unii Europejskiej sektor MSP gwarantuje miejsca pracy dla 2/3 zatrudnionych i wytwarza blisko 60 % Produktu Krajowego Brutto. Sektor MSP wpływa w sposób istotny na rozwój ekonomiczny i konkurencyjność przedsiębiorstw na rynku międzynarodowym.
Podział sektora MSP Podział sektora MSP Charakterystyka Mikro- przedsiębiorstwo Przedsiębiorstwo, które minimum w jednym z dwóch ostatnich lat rachunkowych zatrudniało średnio mniej niż 10 pracowników i osiągnęło obrót wynikający ze sprzedaży towarów, produktów i usług nie większy niż 2 miliony euro netto lub wartość środków trwałych na koniec jednego z dwóch lat rachunkowych nie przekroczyła 2 milionów euro. Małe przedsiębiorstwo Przedsiębiorstwo, które minimum w jednym z dwóch ostatnich lat rachunkowych zatrudniało średnio mniej niż 50 pracowników i osiągnęło obrót wynikający ze sprzedaży towarów, produktów i usług nie większy niż 10 milionów euro netto lub wartość środków trwałych na koniec jednego z dwóch lat rachunkowych nie przekroczyła 10 milionów euro. Średnie przedsiębiorstwo Przedsiębiorstwo, które minimum w jednym z dwóch ostatnich lat rachunkowych zatrudniało średnio mniej niż 250 pracowników i osiągnęło obrót wynikający ze sprzedaży towarów, produktów i usług nie większy niż 50 milionów euro netto lub wartość środków trwałych na koniec jednego z dwóch lat rachunkowych nie przekroczyła 43 milionów euro. Tabela 1. Podział sektora MSP ze względu na zatrudnienie i kryteria ekonomiczne. Źródło: Ustawa z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej Dz.U 2004 nr 173, poz. 1807
Udział sektora MSP w Polsce Obecnie małe i średnie przedsiębiorstwa stanowią około 99% całkowitej liczby przedsiębiorstw i wywierają znaczącą rolę w gospodarce naszego państwa, mając swój udział w tak ważnych dziedzinach jak: Wzrost ekonomiczny, Konkurencyjność, Zmiana struktury i ilości zatrudnienia. Wykres 1. Udział sektora MSP w tworzeniu PKB w roku 2003. Źródło: Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości, www.parp.gov.pl, 2006
Wzrost liczby przedsiębiorstw w sektorze MSP w Polsce Year Enterprises in Poland SME Enterprises 4000000 3500000 3000000 2500000 2000000 1500000 1000000 500000 0 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 Wykres 2. Wzrost liczby małych i średnich przedsiębiorstw w Polsce w latach 1994-2002. Źródło: Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości, www.parp.gov.pl, 2006
Struktura sektora MSP w Polsce Sektor MSP w Polsce charakteryzuje się znaczącym wkładem bardzo małych przedsiębiorstw zwanych mikro- przedsiębiorstwami (zatrudniającymi do 9 pracowników), których liczba w roku 2000 wyniosła procentowo 95,2% oraz niewielkim udziałem małych (10-49 pracowników) 3,7 %, a także średnich przedsiębiorstw (50-249 pracowników) 0,9%. Micro Enterprises Small Enterprises Medium Enterprises Micro Enterprises; 95,2 Medium Enterprises; 0,9 Small Enterprises; 3,7 Wykres 3. Struktura małych i średnich przedsiębiorstw w Polsce. Źródło: Kierunki działań rządu wobec małych i średnich przedsiębiorstw od 2003 do 2006 roku, Ministerstwo Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej, Warszawa, luty 2003,
ZSI dla sektora MSP Zaawansowane rozwiązania IT nie są produktami zarezerwowanymi jedynie dla dużych korporacji. Coraz częściej tworzy się systemy zintegrowane dla sektora MSP. Tendencja ta nie wynika tylko z potrzeb rozwoju rynku w branży IT, ale jest także wynikiem szerszych możliwości wyboru właściwego rozwiązania dostosowanego do potrzeb oraz możliwości finansowych przedsiębiorstw tego sektora. Zintegrowane Systemy Informatyczne dla małych i średnich przedsiębiorstw stanowiły do niedawna margines usług informatycznych w Polsce. Obowiązywała zasada, że duży dostawca poszukuje dużych klientów na swój system, a ceny licencji i usług wdrożeniowych utrzymywały się na wysokim poziomie. Ponadto sektor MSP długo nie był gotowy do wdrażania zaawansowanych aplikacji. Wyzwania sprostania rosnącej konkurencyjności sprawiły, że od kilku lat wyraźnie obserwuje się ożywione zainteresowania zintegrowanymi systemami klasy ERP, co już przekłada się na rosnący udział małych i średnich przedsiębiorstw w produkcie krajowym.
Problemy z implementacją ZSI dla MSP Problemy z implementacją ZIS dla sektora MSP związane są z następującymi zagadnieniami: Koszty rozwiązań IT są w większości przypadków zbyt wysokie, Infrastruktura ZIS jest skomplikowana, Czas realizacji i wdrożenia systemu jest zbyt długi, Przewidywany koszt i czas realizacji integracji jest nieakceptowalny, Refundacja części kosztów jest trudna do uzyskania, Zbyt wielu producentów dostarcza podobnych rozwiązań.
Kierunki rozwoju oprogramowania dla MSP Rys. 1 Kierunki rozwoju oprogramowania dla sektora MSP. Źródło: Kowalczyk, Tomaszewski, Radziewicz, Software Development Conditions for SME in Poland, Politechnika Opolska 2005.
Rozwiązania typu ASP Dynamiczny rozwój usług sieciowych sprawił, że wielu producentów oprogramowania zaczęło postrzegać Internet jako nowy, nośny kanał dystrybucji dla swoich produktów. Istotnym etapem w dostarczaniu oprogramowania firmom stało się wykreowanie modelu ASP (Application Service Provisioning), polegającego na dzierżawie oprogramowania przez Internet. Model ASP pozwala uruchomić aplikację wymagającą infrastruktury serwerowej bez jej kupowania i uruchamiania. W technologii ASP interfejsem użytkownika może być przeglądarka internetowa lub usługa terminalowa.
Zalety i wady technologii ASP Zalety technologii ASP: Dostęp do najnowszych wersji oprogramowania, Brak inwestycji związanych z zakupem oprogramowania, Stałe, wcześniej określone opłaty za zdefiniowane usługi, Zmniejszenie kosztów (mniejsze wydatki na sprzęt i personel działu IT), Wysoki poziom bezpieczeństwa przechowywanych danych, Zdalny dostęp do danych i oprogramowania z dowolnego miejsca o dowolnej porze, Zwiększenie efektywności pracy Wady technologii ASP: Konieczność stałego dostępu do Internetu, Często niska szybkość łącz internetowych w Polsce, Brak bazy danych na własnym serwerze, Uzależnienie od firmy hostingującej Argumenty wydają się być wystarczające, by zachęcić do ASP firmy wykorzystujące technologie informatyczne. Mimo że ASP dla wielu przedsiębiorstw mogłoby być rozwiązaniem idealnym, większość z nich nie bierze nawet pod uwagę takiej możliwości. Powodów jest kilka: mała świadomość tego rodzaju usług, kiepska jakość sprzętu, jakim dysponują potencjalni klienci oraz drogi i słabo dostępny Internet. Mimo pełnej gamy oprogramowania, zainteresowanie jego dzierżawą jest marginalne.
Fazy wyboru ZISZ Wybór systemu informatycznego dla potrzeb przedsiębiorstwa powinien obejmować następujące fazy: Ocena aktualnej technologii przetwarzania danych w informatyzowanym przedsiębiorstwie, Zdefiniowanie założeń przedsięwzięcia informatycznego, Opracowanie zapytania ofertowego, określenie postaci odpowiedzi ofertowej wraz z procedurą ich oceny, Ocena odpowiedzi oferentów, ich klasyfikacja i utworzenie tzw. krótkiej listy, Prezentacje i wizyty referencyjne, Negocjacje, wybór ZSI i podpisanie umów realizacyjnych.
Przykład ZISZ dla sektora MSP InsERT Sp. z o.o. jest wiodącym na rynku polskim producentem oprogramowania dla małych i średnich przedsiębiorstw. Zasadą działalności Insertu jest realizacja systemów ogólnodostępnych. W ciągu wieloletniej działalności do października 2005 roku firma InsERT sprzedała już 250 000 pakietów oprogramowania. Obecnie najbardziej zaawansowanym technologicznie jest modułowy system GT. W skład systemu GT wchodzą: Systemy sprzedaży (Subiekt GT i Subiekt GT Sfera), Systemy finansowo księgowe (Rewizor GT i Rachmistrz GT), System kadrowo- płacowy (Gratyfikant GT). Rozwiązania te dostępne są także w technologii ASP. Ponadto osobnym systemem jest system wspomagania produkcji Fabrykant.
Cechy przykładowego ZIS dla MSP System GT cechuje: Intuicyjność i prostotę obsługi, Bogatą funkcjonalność, Przystępną cenę, Wysoką niezawodność, Fachową opiekę przed- i posprzedażną ze strony dystrybutorów i serwisantów, Profesjonalne porady konsultantów w ramach specjalistycznej pomocy technicznej Bieżące aktualizacje uwzględniające zmiany prawne i sugestie użytkowników
Subiekt GT- przykład Rys. 2 Subiekt GT jako przykład oprogramowania dla sektora MSP.
Podsumowanie Sektor MSP odgrywa znaczącą rolę w gospodarce kraju, Sektor MSP obejmuje blisko 99% polskich przedsiębiorstw, Około 95% przedsiębiorstw, to mikro- przedsiębiorstwa zatrudniające do 9 pracowników, Rozwiązania w postaci ZISZ dla MSP zwykle są za drogie, a wdrożenie oraz integracja trwają zbyt długo, Postęp technologiczny i malejące koszty rozwiązań IT umożliwiają coraz większej liczbie firm sektora MSP na wdrożenie systemów częściowo lub całkowicie zintegrowanych, także w technologii ASP, Wzrost konkurencyjności i ogromny potencjał gospodarczy sektora MSP zmusił producentów ZISZ do tworzenia oprogramowania dla przedsiębiorstw tego sektora.
Dziękuję za uwagę