Rozwiązywanie Moduł 5, temat 2, poziom 2 Akademia dla Młodych
Moduł 5 Temat 2 Poziom 2 Od pomysłu do realizacji Rozwiązywanie Cele szkolenia Innowacyjność polega na wprowadzaniu nowych pomysłów w życie. Jednak często pomysły nie odnoszą sukcesu już na początku. W takich sytuacjach studenci powinni przyjąć ustrukturyzowane podejście, zwłaszcza, jeśli ten sam problem się powtarza. Analiza Przyczyn Problemu to metodyczne narzędzie, którego studenci mogą się nauczyć, które pomoże im pracując zespołowo dotrzeć do źródłowej przyczyny problemu zamiast zajmować się jego symptomami. Młodzi ludzie, którzy zrealizują ten temat będą: wiedzieć, że innowacyjność może obejmować problemy, gdy pomysły czy plany nie odnoszą sukcesu na początku wiedzieć, że do rozwiązania ustawicznego problemu ważne jest zidentyfikowanie przyczyny źródłowej, nie symptomów ćwiczyć stosowanie Analizy Przyczyn Problemu i udzielanie informacji zwrotnych odnośnie tego zadania. Informacja dla Studentów Zrealizowanie wcześniejszych modułów nie jest wymagane. Przygotowanie prowadzącego Przygotuj prezentację i materiały dla studentów dotyczące tego tematu. Czas 45 min Materiały Prezentacja - Rozwiązywanie Arkusze ćwiczeń 1, 2 i 3 Analizy Przyczyn Problemu podsumowanie wykorzystaj je, jako pomoc na zakończenie tematu i jako materiał dla studentów do zabrania ze sobą Podsumowanie tematy do refleksji studenci mogą go uzupełnić po sesji 1
WPROWADZENIE Zagadka IT Przeczytaj tę krótką, i najwyraźniej prawdziwą, historię studentom: W pewnym biurze zespół IT odkrywał każdego ranka, że główny serwer komputerowy restartował się w nocy, akurat wtedy, kiedy powinien kończyć ważną procedurę tworzenia kopii zapasowej. Oznaczało to, że firma nie miała bezpiecznych kopii wszystkiego, co zostało wyprodukowane każdego dnia. Zespół sprawdził dokładnie każdą część serwera, zaczynając od zasilania, po oprogramowanie, jakie wykorzystywał. Nie mogli znaleźć przyczyny ponownego uruchamiania się serwera. Trwało to kilka tygodni. Nikt nie mógł wymyśleć, dlaczego. Ostatecznie jeden członek zespołu zdecydował się przeglądnąć zapis z kamery monitorującej pomieszczenie z serwerem, żeby sprawdzić, czy można zauważyć, co dokładnie dzieje się w momencie restartu. Ze zdziwieniem stwierdzili, że każdej nocy osoba sprzątająca wyłączała serwer z zasilania! Gniazdko było w idealnym miejscu, żeby odkurzyć cały pokój. Zespół IT przełączył wtyczkę serwera do innego gniazdka i dodał informację, że nie może być ona wyłączana. Problem został rozwiązany, chociaż przyczyna źródłowa wszystkich zaskoczyła. wyjaśnij, że w sytuacji, gdy problemy powtarzają się, a my próbowaliśmy robić cały czas to samo, to powinniśmy pomyśleć, i zrobić inaczej. slajd 2 Pokaż slajd 2. slajd 3 Oomów krótko cele szkolenia tego tematu. (Slajd 3). (Podkreśl, że współpraca przy stosowaniu takiego narzędzia jak Analiza Przyczyn Problemu jest ważna, ponieważ wspólna praca w celu wygenerowania i udoskonalenia pomysłów często przyniesie szybszy i lepszy efekt w sytuacji, gdy praca w pojedynkę nie wystarcza żeby znaleźć rozwiązanie.) 2
ĆWICZENIE GŁÓWNE Nie działa zgodnie z planem! slajd 4 Pokaż slajd 4. wyjaśnij, że podobnie jak wiele innowacyjnych pomysłów, ten także nie działa od początku. Zespół w restauracji ciężko pracuje, żeby poprawić wszystkie błędy i zadowolić klientów. Jednak nie doprowadza ich to do przyczyny, dlaczego zamówienia są mylone lub niewłaściwie gotowane. (Możesz podać dodatkowy szczegół: do składania zamówień klienci mogą wykorzystywać aplikację i wybierać spośród wielu dań typu fast food, takich jak burgery czy pizza. Mogą dostosować swoje zamówienie poprzez dodawanie lub usuwanie sosów, garnirunków i dodatków. Aplikacja wysyła szczegóły każdego zamówienia do kuchni, gdzie szef wybiera składniki ze zorganizowanych stojaków i gotuje zgodnie z wymaganiami. Następnie kelnerzy zanoszą każde zamówienie do stolika klienta lub do miejsca, skąd można je odebrać na wynos.) Analiza Przyczyn Problemu wyjaśnij, że Analiza PrzyczynPrzyczyn jest systemem rozwiązywania, który pomaga znaleźć przyczynę powtarzających się. slajd 5 Omów slajd 5. (Analiza Przyczyn Problemu pozwala dotrzeć do prawdziwego problemu, przyczyny źródłowej, jednocześnie zapewniając koncentrację na zidentyfikowaniu właściwych spraw do rozwiązania. Istnieje 5 kroków pomagających dotrzeć do przyczyny źródłowej, które możemy podjąć.) 3
slajd 6 Pokaż slajd 6. wyjaśnij, że slajd 6 pokazuje krok 1 i 2. (Rybia ość przedstawia relację między skutkiem lub problemem a jego możliwymi przyczynami. Przed proponowaniem rozwiązania trzeba zrozumieć przyczynę. Na początku ważne jest dokładne opisanie problemu i zrozumienie jego tła. Może to wymagać szczerości i zaufania do pozostałych członków zespołu. Jeśli nie poświęcimy wystarczającej ilości czasu na każdy krok to ryzykujemy marnowanie czasu na rozwiązania, które mają niewielką szansę powodzenia, ponieważ koncentrują się na niewłaściwej sprawie. Drugim krokiem jest burza mózgów odnośnie możliwych przyczyn źródłowych. Wygeneruj jak najwięcej możliwych przyczyn źródłowych Przyjmij wszystkie pomysły (nie ma złych pomysłów) Rozwijaj pomysły innych slajd 7 Pokaż slajd 7. Wyjaśnij, że slajd 7 pokazuje krok 3. (Weź możliwe przyczyny źródłowe z burzy mózgów i pogrupuj je pod nagłówkami diagramu. Każda ość przedstawia jeden nagłówek. Jeśli jakiś pomysł nie pasuje do twoich nagłówków, to możesz dodać nowy na nowej ości. Diagram na slajdzie pokazuje popularne, pomocne nagłówki, ale ważne jest, żeby wybrać właściwe do każdego problemu. Ludzie często powodują problemy swoimi działaniami lub brakiem działania. Przyczyną tego może być to, że zaprojektowali procedurę, która nie funkcjonuje zgodnie z zamierzeniami, lub ponieważ nie postępują zgodnie z procedurą, której powinni przestrzegać. Często wina może leżeć po stronie używanego sprzętu lub materiałów. Może to być spowodowane złym wyborem, wadą lub kwestią jakości. Nagłówek Pomiary opisuje sposób, w jakie zbierane i zapisywane są dane lub informacje. Być może wykonujesz pomiary w niewłaściwy sposób, a nawet mierzysz niewłaściwe rzeczy. W końcu, dalsze otoczenie może zawierać przyczynę. Może to być cokolwiek, co ma wpływ na firmy czy ludzi, jak np. pogoda, przepisy prawne, trendy, itp.) 4
slajd 8 Pokaż slajd 8. Wyjaśnij, że ten slajd pokazuje kroki 4 i 5. (Po burzy mózgów i zorganizowaniu potencjalnych przyczyn źródłowych twoim następnym krokiem jest omówienie, które z tych przyczyn mogą być najbardziej prawdopodobne. W rzeczywistości możesz potrzebować pomocy lub zbadać potencjalną przyczynę głębiej. Może to oznaczać zastosowanie procesu eliminacji i sprawdzanie każdej przyczyny, żeby zobaczyć, co działa, lub przyczyna może być w tym momencie oczywista. Może to znaczyć znalezienie odpowiednich ludzi, którzy ci pomogą. Jeśli zaangażujesz osoby, które skorzystają na rozwiązaniu problemu, takie jak pracownicy i klienci, to prawdopodobieństwo, że ten sposób się sprawdzi jest większe.) Spróbuj Arkusze ćwiczeń - Analiza Przyczyn Problemu Rozdaj Arkusze 1, 2 i 3 ćwiczenia Analiza Przyczyn Problemu. wyjaśnij, że studenci w małych grupach będą zastanawiać się nad restauracją fast food zarządzaną przy pomocy aplikacji oraz będą identyfikować i grupować możliwe przyczyny źródłowe. studenci powinni przejść proces, który ma miejsce przy każdym składaniu zamówienia i zasugerować, co może być źle na każdym etapie. (Np. Klient używa aplikacji, aplikacja wysyła zamówienie do kuchni, szefowie kuchni wybierają składniki, zamówienie jest przygotowywane, potem zamówienia są zanoszone do klientów.) Studenci powinni potem przejść przez etapy Analizy Przyczyn Problemu i: Przeprowadzić burzę mózgów odnośnie możliwych przyczyn Pogrupować przyczyny przy każdej ości Zidentyfikować najbardziej prawdopodobne przyczyny źródłowe Określić, jak mogą zbadać każdą możliwą przyczynę źródłową. (Zauważ, że w prawdziwej sytuacji (i na Podsumowania) grupa badałaby możliwe przyczyny źródłowe poprzez sprawdzanie różnych rzeczy, żeby dotrzeć do rzeczywistej przyczyny źródłowej, ale w tej sesji nie jest to możliwe.) Poproś studentów, żeby podzielili się swoimi zaproponowanymi przyczynami źródłowymi i swoimi doświadczeniami ze stosowania Analizy Przyczyn Problemu. 5
ZAKOŃCZENIE Podkreśl, że udział w przeprowadzaniu Analizy Przyczyn Problemu wymaga odpowiedniej postawy. (Możesz odnieść się w tym miejscu do empatii, która pomoże członkom zespołu zrozumieć problem leadera i która wpływa na wkład, jaki wnoszą w problemu.) zachęć studentów do podzielenia się, jaką jedną rzecz zrobiliby, żeby być świetnym członkiem zespołu podczas wykorzystywania Analizy Przyczyn Problemu ze swoimi przyjaciółmi czy kolegami z pracy. studenci mogą podzielić się pomysłami ustnie lub dodać karteczki samoprzylepne czy kartki na ścianę pomysłów. slajd 10 Podsumuj kroki Analizy Przyczyn Problemu. Pokaż slajd 9 i wykorzystaj Podsumowanie, jako pomoc do powtórzenia kluczowych punktów. slajd 10 Pokaż slajd 10, który przedstawia krótkie studium przypadku realizowania tych idei w praktyce. slajd 11 zakończ pokazując slajd 11 żeby zainspirować studentów do zastosowania tych pomysłów w swoim życiu. Co dalej? Studenci mogą wypełnić Podsumowanie tematy do refleksji i uchwycić pomysły odnośnie sytuacji, w jakich Analiza Przyczyn Problemu mogłaby im pomóc rozwiązać ich własne powracające problemy w nauce lub pracy, z pomocą właściwych osób w zespole. Przejdź do Tematu 3, Korzystanie ze swoich umiejętności. 6