WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI Wrocław, dnia 13 lutego 2015 r. Wystąpienie pokontrolne

WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI Wrocław, dnia 13 lutego 2015 r. NK-KS.431.2.5.2014.MK Pani Zofia Batorczak Dolnośląski Wojewódzki Lekarz Weterynarii Wystąpienie pokontrolne W dniach od 13 do 31 października 2014 r. (z przerwami) na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206 ze zm.) oraz imiennych upoważnień Wojewody Dolnośląskiego z dnia 8 października 2014 r. nr NK-KS.0030.75.2014.MK, NK-KS.0030.76.2014.MK, zespół kontrolny w składzie: Magdalena Kremienowska starszy inspektor wojewódzki (przewodnicząca zespołu kontrolnego), Magdalena Iżykowska inspektor wojewódzki (członek zespołu kontrolnego), z Wydziału Nadzoru i Kontroli Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego we Wrocławiu przeprowadził kontrolę problemową w trybie zwykłym w Wojewódzkim Inspektoracie Weterynarii we Wrocławiu z siedzibą przy ul. Januszowickiej 48, 50-983 Wrocław, zwanej dalej Inspektoratem. Tematyka kontroli objęła realizację zadań z zakresu dokonywania ocen w służbie cywilnej i organizacji naborów na wolne stanowiska pracy w służbie cywilnej oraz zadań z zakresu organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków w okresie od 1 stycznia 2013 r. do dnia kontroli. Przedmiotem kontroli było: - w zakresie dokonywania ocen oraz organizacji naborów na wolne stanowiska pracy w służbie cywilnej - przestrzeganie przepisów ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (t.j. Dz. U. z 2014 r., poz. 1111 ze zm.), Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 8 maja 2009 r. w sprawie warunków i sposobu przeprowadzania ocen okresowych członków korpusu służby cywilnej (Dz. U. Nr 74, poz. 633), Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 15 czerwca 2009 r. w sprawie szczegółowych warunków i sposobu dokonywania pierwszej oceny w służbie cywilnej (Dz. U. Nr 94, poz. 772) oraz Zarządzenia Nr 3 Szefa Służby Cywilnej z dnia 30 maja 2012 r. w sprawie standardów zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej; - w zakresie organizacji przyjmowania interesantów w sprawach skarg i wniosków oraz prowadzenia postępowań skargowo-wnioskowych - przestrzeganie przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 267 1

ze zm.) oraz przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. Nr 5, poz. 46). Kontrolę przeprowadzono w oparciu o zatwierdzony w dniu 24 czerwca 2014 r. przez Wojewodę Dolnośląskiego plan kontroli na II półrocze 2014 r. W okresie objętym kontrolą funkcję Dolnośląskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii pełniła Pani Zofia Batorczak. Stan faktyczny i ocenę poszczególnych obszarów sporządzono w oparciu o udostępnione w toku wykonywania czynność kontrolnych dokumenty oraz wyjaśnienia z dnia 28 listopada 2014 (data wpływu do Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego 1 grudnia 2014 r.) podpisane przez Panią Zofię Batorczak Dolnośląskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii (zwane dalej wyjaśnieniami z dnia 28 listopada 2014 r.). [dowód, akta kontroli, s. 71-91]. I) Organizacja naborów na wolne stanowiska pracy w służbie cywilnej Wykonywanie zadań w zakresie organizacji naborów na wolne stanowiska pracy w służbie cywilnej i nawiązywania stosunku pracy oceniam pozytywnie. Powyższą ocenę dokonano w oparciu o analizę wszystkich czterech (153791, 156895, 157338, 157867) przeprowadzonych w okresie objętym kontrolą procedur naborów, w tym trzech (153791, 156895, 157338) ogłoszonych w celu zastępstwa nieobecnego członka korpusu służby cywilnej. Prawidłowość stosowania procedury naboru sprawdzono w oparciu o dokumentację skontrolowanych naborów, akta osobowe kandydatów oraz korzystając z danych zamieszczonych na stronie: http://ogloszenia.bip.kprm.gov.pl/pls/serwis/app.new _wyniki_ szukaj. Zasady określające nawiązanie stosunku pracy w służbie cywilnej uregulowane są w rozdziale III ustawy o służbie cywilnej. Natomiast zgodnie z wymogiem określonym w Standardach zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej (stanowiącymi załącznik do Zarządzenia Nr 3 Szefa Służby Cywilnej z dnia 30 maja 2012 r. w sprawie standardów zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej), Dyrektor Generalny Urzędu, w terminie 6 miesięcy od dnia wejścia w życie standardów, powinien określić wewnętrzne procedury naboru do służby cywilnej w urzędzie lub dostosować, o ile jest taka konieczność, procedury obowiązujące w urzędzie. Kontrola wykazała, iż Dolnośląski Wojewódzki Lekarz Weterynarii, zarządzeniem nr 4 z dnia 11 stycznia 2012 r. w sprawie określenia zasad naboru na wolne stanowiska pracy w korpusie służby cywilnej w Wojewódzkim Inspektoracie Weterynarii we Wrocławiu, wprowadził wewnętrzne procedury naboru do służby cywilnej. Wprowadzenie wewnętrznych procedur naboru do służby cywilnej w urzędzie lub dostosowanie, o ile jest taka konieczność, procedur obowiązujących w urzędzie miało nastąpić w terminie 6 miesięcy od dnia wejścia w życie ww. standardów (tj. do dnia 30 listopada 2012 r.). Należy stwierdzić, iż wprowadzone przez Dolnośląskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii we Wrocławiu wewnętrzne procedury naboru do służby cywilnej są zgodne ze standardami określonymi w części III ust. 1 załącznika do Zarządzenia nr 3 Szefa Służby Cywilnej z dnia 30 maja 2012 r. i zapewniają otwartość i konkurencyjność każdego 2

z przeprowadzanych naborów, zgodnie z dyspozycją art. 6 ustawy o służbie cywilnej. W związku z czym należy stwierdzić, iż nie zaistniała konieczność ponownego określenia wewnętrznych procedur naboru do służby cywilnej w urzędzie lub dostosowania już obowiązujących procedur do ww. standardów wprowadzonych przez Szefa Służby Cywilnej Zarządzeniem Nr 3 z dnia 30 maja 2012 r. W toku kontroli ustalono, iż Dolnośląski Wojewódzki Lekarz Weterynarii w przypadku wszystkich skontrolowanych naborów niezwłocznie upowszechniał informacje odpowiednio o wolnych stanowiskach pracy/ o wynikach naborów przez umieszczenie ogłoszenia o naborze/ informacji o wynikach naborów w Biuletynie Informacji Publicznej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów (http://ogloszenia.bip.kprm.gov.pl), stosownie do obowiązku wynikającego odpowiednio z art. 28 ust. 1 oraz art. 31 ust. 1 ustawy o służbie cywilnej. W toku kontroli nie było możliwości zweryfikowania obowiązku umieszczania informacji odpowiednio o wolnych stanowiskach pracy/ o wynikach naboru w Biuletynie Informacji Publicznej Inspektoratu ani w miejscu powszechnie dostępnym w siedzibie urzędu, bowiem w trakcie trwania czynności kontrolnych nie wszczęto ani nie zakończono żadnej procedury naboru, a ostatnim z przeprowadzonych naborów był nabór o nr 157867, którego wynik opublikowano w dniu 11 marca 2014 r. na stronie BIP KPRM [dowód, akta kontroli, s. 10]. W wyniku kontroli ustalono, że wskazany w ogłoszeniu termin do składania dokumentów, w przypadku wszystkich skontrolowanych naborów, określony został zgodnie z dyspozycją przepisu art. 28 ust. 3 ww. ustawy o służbie cywilnej. Poza tym ustalono, iż wszystkie ogłoszenia o naborze, które ukazały się w 2013 r. oraz w 2014 r. zawierały wszystkie elementy określone w art. 28 ust. 2 ustawy o służbie cywilnej. Kontrola wykazała, iż w większości przypadków (oprócz naboru Nr 157867) ogłoszenie o naborze zawierało wymagania związane ze stanowiskiem pracy zgodne z opisem danego stanowiska (w zakresie wymagań niezbędnych i dodatkowych). Niemniej jednak w jednym przypadku (nabór nr 157867) wymagania dodatkowe określone w ogłoszeniu o naborze były niezgodne z wymaganiami zawartymi w opisie stanowiska pracy. Powyższe stoi w sprzeczności z art. 28 ust. 2 pkt 3 ustawy o służbie cywilnej, zgodnie z przepisem którego ogłoszenie o naborze powinno zawierać m.in. wymagania związane ze stanowiskiem pracy zgodnie z opisem danego stanowiska, ze wskazaniem, które z nich są niezbędne, a które dodatkowe. W toku kontroli ustalono, iż ogłoszenie o naborze (nr 157867) na stanowisko głównego specjalisty ds. oceny działalności Inspekcji Weterynaryjnej w części dotyczącej wymagań niezbędnych było niezgodne z opisem stanowiska, tj. w ogłoszeniu o naborze nie wskazano wymogu prawa jazdy kat. B, pomimo iż taki zapis zawarto w opisie stanowiska, zatwierdzonym w dniu 29 stycznia 2014 r. W wyjaśnieniach z dnia 28 listopada 2014 r. wskazano, iż powyższe działanie wynikało z nienależytej uwagi osoby wprowadzającej zapisy w ogłoszeniu o naborze, która jak wynika z wyjaśnień została zobowiązana do cyt. zachowywania szczególnej staranności podczas wprowadzania zapisów w zamieszczanych ogłoszeniach o wolnych stanowiskach pracy, a Kierownik Zespołu ds. administracyjnych do lepszej analizy sporządzanej przez 3

pracowników dokumentacji. [wyjaśnienia z dnia 28 listopada 2014 r. dowód, akta kontroli, s. 80]. W świetle powyższego należy wskazać, iż organ kontrolowany podjął działania naprawcze. Ponadto należy zgodzić się z zawartym w wyjaśnieniach twierdzeniem, iż popełniony błąd nie spowodował dla organu kontrolowanego negatywnych konsekwencji, gdyż ogłoszony nabór został anulowany, co potwierdza dokumentacja udostępniona w toku wykonywania czynności kontrolnych w siedzibie organu kontrolowanego. [wyjaśnienia z dnia 28 listopada 2014 r., dowód: akta kontroli str. 80]. Z przebiegu każdego naboru, zgodnie z dyspozycją art. 30 ust. 1 ustawy o służbie cywilnej, sporządzany był każdorazowo protokół, podpisany przez członków komisji. Kontrola wykazała, iż protokoły z naborów zawierały wszystkie elementy, o jakich mowa w art. 30 ust. 2 ustawy o służbie cywilnej. Kontrola wykazała, iż w wyniku przeprowadzonych naborów trzy osoby zostały zatrudnione na czas zastępstwa (Nr 153791, 156895, 157338), w jednym przypadku (Nr 157867) nabór został anulowany. [dowód, akta kontroli, s. 10]. II) Dokonywanie ocen w służbie cywilnej Wykonywanie zadań w zakresie dokonywania ocen w służbie cywilnej oceniam pozytywnie z nieprawidłowościami. Kontrola wykazała, iż w okresie od dnia 1 stycznia 2013 r. do dnia 24 października 2014 r. nie sporządzono żadnej pierwszej oceny w służbie cywilnej. [dowód, akta kontroli, s. 11]. Dokonywanie okresowej oceny w służbie cywilnej: Zgodnie z art. 81 ust. 1 ustawy o służbie cywilnej urzędnik służby cywilnej oraz pracownik służby cywilnej zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony podlega ocenie okresowej dokonywanej przez bezpośredniego przełożonego. W wyniku kontroli ustalono, iż od 1 stycznia 2013 r. do dnia 13 października 2014 r. organ kontrolowany sporządził 68 ocen okresowych, [dowód: wykaz pracowników S.C. w WIW 2013/2014, akta kontroli s. 12-15]. Kontroli poddano procedury ocen okresowych w służbie cywilnej wszczęte w stosunku do 21 losowo wybranych pracowników, co stanowi 31 % ogółu przeprowadzonych przez organ kontrolowany ocen okresowych w służbie cywilnej. Kontrola wykazała, iż ocena okresowa każdorazowo dokonywana była na wzorze stanowiącym załącznik nr 2 do rozporządzenia w sprawie warunków i sposobu przeprowadzania ocen okresowych członków korpusu służby cywilnej. Kontrola wykazała, iż we wszystkich ocenach okresowych objętych kontrolą organ kontrolowany nieprawidłowo wyznaczał termin na sporządzenie oceny okresowej (Część III Arkusza Oceny Okresowej, rubryka: termin sporządzenia oceny okresowej). W każdym 4

przypadku organ wyznaczał termin jedynie w postaci miesiąca i roku (np. kwiecień 2013 r.), a nie za pomocą dnia-miesiąca-roku. Powyższe dotyczy następujących przypadków: Pani T.B. ocena wyznaczona na lipiec 2014 r., Pani M.D.-U./Pani A.Dz. ocena wyznaczona na kwiecień 2013 r., Pani M.D.- U. ocena wyznaczona na styczeń 2016 r., Pani A.Dz. ocena wyznaczona na maj 2016 r., Pani R.G.-J./ Pani J.M. ocena wyznaczona na czerwiec 2013 r., Pani Agnieszka K./Pan P.W. ocena wyznaczona na sierpień 2014 r., Pani Agnieszka K.- ocena wyznaczona na sierpień 2016 r., Pani Aneta K. ocena wyznaczona na listopad 2014 r., Pani J.M. ocena wyznaczona na czerwiec 2015 r., Pani M.R. ocena wyznaczona na grudzień 2013 r., Pani M.S. ocena wyznaczona na grudzień 2012 r. oraz lipiec 2016 r., Pan I.Sz. ocena wyznaczona na kwiecień 2016 r., Pani A.Ch./Pan A.D./Pani D.K./Pani K.Ł./Pan A.R./ Pani A.S./ Pani B. W./Pani B.W. ocena wyznaczona na kwiecień 2013 r. i kwiecień 2015 r., Pani A.G. - ocena wyznaczona na listopad 2012 r. oraz październik 2015 r., Pani J.O.-H. ocena wyznaczona na kwiecień 2013 r. i marzec 2015 r. [dowód, akta kontroli, s. 16-18, 23-25] Jako przyczynę stwierdzonych nieprawidłowości należy wskazać przyjętą przez organ kontrolowany praktykę ustalania terminu sporządzenia oceny okresowej, tj. podawanie w rubryce: termin sporządzenia oceny okresowej (Część III formularza Arkusza A Oceny Okresowej) jedynie miesiąca i roku, w związku z brakiem wytycznych w zakresie wypełniania formularza. Ponadto, jak wyjaśnił organ kontrolowany, informacje o takim sposobie wyznaczania terminu sporządzenia oceny okresowej uzyskano na szkoleniach, które organizowane były w 2009 r. [wyjaśnienia z dnia 28 listopada 2014 r., dowód: akta kontroli str. 75-76]. Mając na uwadze powyższe należy wskazać, iż zgodnie z art. 81 ust. 4 ustawy o służbie cywilnej, ocenę okresową członka korpusu służby cywilnej sporządza się co 24 miesiące, licząc od dnia zakończenia poprzedniej oceny okresowej lub od dnia zatrudnienia członka korpusu służby cywilnej na czas nieokreślony. Stosowana przez organ kontrolowany praktyka wyznaczania terminu oceny (w postaci jedynie miesiąca i roku) utrudnia przestrzeganie pozostałych zasad rządzących procesem dokonywania oceny, w tym uniemożliwia prawidłowe ustalenie nowego terminu oceny w przypadku zaistnienia przesłanek, o których mowa w art. 81 ust. 7 ustawy o służbie cywilnej. W przypadku wyznaczenia terminu oceny jedynie w postaci miesiąca i roku nie można ustalić w którym to dniu danego miesiąca powstał obowiązek sporządzenia oceny oraz od którego to dnia należało policzyć czas usprawiedliwionej nieobecności pracownika trwającej dłużej niż miesiąc (tj. czas, o jaki przedłużono termin na sporządzenie oceny okresowej). Z uwagi na fakt, iż ustawa o służbie cywilnej nie zawiera regulacji dotyczących sposobu obliczania terminów ocen okresowych w niej określonych to w związku z art. 9 ust. 1 ustawy o służbie cywilnej oraz art. 300 Kodeksu pracy terminy realizacji oceny okresowej oblicza się zgodnie z zasadami prawa cywilnego, określonymi w art. 110 i następnych Kodeksu cywilnego. Zgodnie z tymi zasadami: termin oznaczony w tygodniach, miesiącach lub latach kończy się z upływem dnia, który nazwą lub datą odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było w ostatnim dniu tego miesiąca (art. 112 Kodeksu cywilnego). Jeżeli termin upływa w dniu uznanym ustawowo za wolny od pracy (w niedzielę lub święto), zgodnie z art. 115 Kodeksu cywilnego termin upływa dnia następnego, przy zachowaniu wszystkich zasad ogólnych. [zob. również Poradnik - oceny okresowe w służbie cywilnej, przygotowany w ramach współpracy firmy Gamma sp.j. z Departamentem Służby Cywilnej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów; Warszawa, listopad 2011 r., str. 16-17]. 5

Powyższa wykładnia przepisów została potwierdzona również przez Departament Służby Cywilnej Kancelarii Prezesa Rady Ministrów we współpracy z firmą Gamma sp.j. [zob. ww. Poradnik - oceny okresowe w służbie cywilnej]. Kontrola wykazała, iż w jednym przypadku (Pani J. O. H.) ocenę okresową sporządzono w dniu 26.02.2013 r., mimo wcześniejszego wyznaczenia terminu na kwiecień 2013 r. W wyjaśnieniach z dnia 28 listopada 2014 r. wskazano, iż wcześniejsze sporządzenie oceny wynikało z faktu przeniesienia ww. pracownika na stanowisko wojewódzkiego inspektora weterynaryjnego, co wiązało się z istotną zmianą zakresu obowiązków oraz miało wpływ na zmianę kryteriów oceny. [wyjaśnienia z dnia 28 listopada 2014 r., dowód: akta kontroli str. 77]. Podkreślenia wymaga, iż zgodnie z art. 81 ust. 6 ustawy o służbie cywilnej ocena okresowa jest sporządzana w razie zmiany stanowiska pracy, wiążącej się z istotną zmianą zakresu obowiązków, jeżeli od dnia sporządzenia ostatniej oceny okresowej upłynęło więcej niż 6 miesięcy. W przypadku osób ocenianych po raz pierwszy, ocenę sporządza się, jeżeli okres podlegający ocenie jest dłuższy niż 6 miesięcy. Zrealizowanie ww. przesłanek obliguje organ do wcześniejszego sporządzenia oceny. Należy stwierdzić, iż w omawianym przypadku przeniesienie ww. pracownika na inne stanowisko nastąpiło dopiero z dniem 1 marca 2013 r., natomiast ocenę sporządzono wcześniej, tj. w dniu 26 lutego 2013 r. Ostatnią ocenę ww. pracownikowi sporządzono w dniu 31 marca 2011 r., natomiast zmiana z dniem 1 marca 2013 r. przez pracownika stanowiska pracy wiązała się z istotną zmianą zakresu jego obowiązków i obligowała organ do wcześniejszego sporządzenia pracownikowi oceny. Jak wynika z udzielonych wyjaśnień wcześniejsze niż dzień zmiany stanowiska pracy przez ocenianego sporządzenie oceny związane było z nieobecnością od 27 lutego 2013 r. do dnia 11 marca 2013 r. w pracy osoby oceniającej pracownika w związku z urlopem wypoczynkowym. [wyjaśnienia z dnia 28 listopada 2014 r., dowód: akta kontroli str. 77]. Przedmiotowe wyjaśnienia zostały uwzględnione, bowiem przepisy jednoznacznie nie określają terminu wcześniejszego sporządzenia oceny w przypadkach, o których mowa w art. 81 ust. 6 ustawy o służbie cywilnej. W wyniku kontroli ustalono, iż w siedmiu przypadkach (Pani A.G., Pani T.B., Pani M.D.-U., Pani A.Dz., Pani M. S., Pan P.W., Pani J.M.) przedłużono termin na sporządzenie oceny okresowej, mając na uwadze zaistnienie przesłanki usprawiedliwionej nieobecności ocenianego w pracy, trwającej w każdym przypadku dłużej niż miesiąc, o której mowa w art. 81 ust. 7 ustawy o służbie cywilnej. W myśl art. 81 ust. 7 ustawy o służbie cywilnej, w razie usprawiedliwionej nieobecności ocenianego w pracy, trwającej dłużej niż miesiąc, termin, o którym mowa w ust. 4 (tj. termin oceny), ulega przedłużeniu o czas tej nieobecności. W powyższych przypadkach organ kontrolowany wyznaczał termin oceny poprzez wskazanie jedynie miesiąca i roku (np. kwiecień 2013 r.) bez podawania dnia. W związku z czym nie można obiektywnie ustalić jaką datę organ kontrolowany uznał za dzień, w którym powstał obowiązek sporządzenia oceny oraz od którego to dnia należało policzyć czas usprawiedliwionej nieobecności pracownika (tj. czas, o jaki przedłużono termin na sporządzenie oceny okresowej). W wyjaśnieniach z dnia 28 listopada 2014 r. wskazano, iż cyt. przesunięcia terminów oceny okresowej wymienionych pracowników dokonano w okresach miesięcznych. Przyjęto, iż przesunięcie terminów nastąpi o pełne miesiące nieobecności. [wyjaśnienia z dnia 28 listopada 2014 r., dowód: akta kontroli str. 78]. 6

Jak wynika z wniesionych wyjaśnień, w trzech przypadkach (Pani A.G., Pani T. B., Pani A.Dz.) termin oceny okresowej przesunięto o pełne 11 miesięcy, w jednym przypadku (Pani M.D-U) termin oceny okresowej przesunięto o pełne 9 miesięcy, również w jednym przypadku (Pani M.S.) termin oceny okresowej przesunięto o pełne 20 miesięcy, ponadto w jednym przypadku (Pan P.W.) termin oceny przesunięto dwa razy o pełne 6 miesięcy. W zakresie oceny sporządzonej dla Pani J.M. wyjaśniono, iż termin oceny dla pracownika ustalono niezwłocznie na czerwiec 2013 r. (po powrocie do pracy z urlopu wychowawczego), a w związku z usprawiedliwioną nieobecnością od dnia 14 marca 2007 r. do dnia 7 maja 2011 r. był to pierwszy wyznaczony termin oceny okresowej. Przedmiotowych przesunięć, jak wynika z wniesionych wyjaśnień, dokonywano stosując zasadę obowiązującą w Wojewódzkim Inspektoracie Weterynarii we Wrocławiu, wynikającą z ustalenia terminu oceny w postaci jedynie miesiąca i roku, a nie dnia, miesiąca i roku. [wyjaśnienia z dnia 28 listopada 2014 r., dowód: akta kontroli str. 78-79]. Odnosząc się do wniesionych wyjaśnień, podkreślenia wymaga, iż w myśl art. 81 ust. 7 ustawy o służbie cywilnej, termin oceny okresowej ulega przedłużeniu o czas usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, przepis ten nie przewiduje więc możliwości wydłużania lub skracania czasu, o jaki przedłuży się termin oceny do pełnych miesięcy nieobecności. W odniesieniu do wniesionych wyjaśnień, mając na uwadze przepis art. 81 ust. 4 ustawy o służbie cywilnej oraz ww. zasady liczenia terminów (wynikające z przepisów kodeksu cywilnego) wskazać należy, iż organ kontrolowany: - w przypadku Pani A.G. jako termin pierwszej oceny okresowej powinien wyznaczyć dzień 16 listopada 2012 r. (wyznaczono na listopad 2012 r.), bowiem pracownik został zatrudniony na czas nieokreślony z dniem 16 listopada 2010 r., a w związku z faktem usprawiedliwionej nieobecności ocenianej w pracy trwającej 362 dni (tj. od dnia 05.09.2011 r. do dnia 31.08.2012 r.) pierwszą ocenę okresową w służbie cywilnej należało sporządzić w dniu 14 listopada 2013 r., a nie jak sporządzono w dniu 18 października 2013 r. - w przypadku oceny okresowej Pani T.B. jako termin oceny powinien wyznaczyć 21 lipca 2014 r., bowiem ostatnia ocena została sporządzona w dniu 20 lipca 2012 r., a w związku z usprawiedliwioną nieobecnością pracownika w okresie od 12 lipca 2013 r. do 11 stycznia 2014 r. oraz od 12 stycznia 2014 r. do 10 lipca 2014 r., tj. 364 dni, kolejną ocenę należało wyznaczyć na dzień 20 lipca 2015 r., a nie czerwiec 2015 r. - w przypadku oceny okresowej Pani M.D.-U. jako termin oceny powinien wyznaczyć 2 kwietnia 2013 r., bowiem ostatnia ocena została sporządzona 30 marca 2011 r., a w związku z usprawiedliwioną nieobecnością pracownika w okresie od 15 lipca 2011 r do 7 października 2011 r. oraz od 8 października 2011 r. do 23 marca 2012 r., tj. 253 dni, kolejną ocenę należało sporządzić w dniu 11 grudnia 2013 r., a nie jak sporządzono w dniu 30 stycznia 2014 r. - w przypadku oceny okresowej Pani A.Dz. jako termin oceny powinien wyznaczyć 29 marca 2013 r., bowiem ostatnia ocena została sporządzona w dniu 29 marca 2011 r., a w związku z usprawiedliwioną nieobecnością pracownika w okresie od 22 września 2011 r. do 26 marca 2012 r. oraz od 27 marca 2012 r. do 10 września 2012 r., tj. 355 dni, kolejną ocenę należało sporządzić w dniu 19 marca 2014 r., a nie jak sporządzono w dniu 28 maja 2014 r. - w przypadku oceny okresowej Pana P.W. jako termin oceny powinien wyznaczyć 7 sierpnia 2014 r., bowiem ostatnia ocena została sporządzona 7 sierpnia 2012 r., a w związku z usprawiedliwioną nieobecnością w okresie od 7 marca 2013 r. do 23 sierpnia 2013 r. oraz od 3 listopada 2013 r. do 29 stycznia 2014 r., tj. 258 dni, kolejną ocenę należało wyznaczyć na 22 kwietnia 2015 r., a nie na luty 2015 r. 7

- w przypadku oceny okresowej Pani J.M. kolejną ocenę należało wyznaczyć na 26 czerwca 2015 r., bowiem ostatnia ocena została sporządzona 26 czerwca 2013 r., a w związku z usprawiedliwioną nieobecnością w okresie od 22 sierpnia 2013 r. do 20 grudnia 2013 r. oraz od 23 grudnia 2013 r. do 3 stycznia 2014 r., tj. 135 dni, kolejną ocenę należało wyznaczyć na 9 listopada 2015 r. - w przypadku Pani M.S. w okresie objętym kontrolą, ocenę okresową sporządzono w dniu 25 lipca 2014 r., mimo iż początkowy termin oceny okresowej wyznaczono na grudzień 2012 r. Przesunięcie terminu wynikało z usprawiedliwionej nieobecności pracownika trwającej dłużej niż miesiąc, tj. od 14 lutego 2011 r. do 26 czerwca 2011 r., od 27 czerwca 2011 r. do 27 listopada 2011 r., od 28 listopada 2011 r. do 13 lutego 2012 r. oraz od 14 lutego 2012 r. do 2 listopada 2012 r. Mając na uwadze, iż początkowy termin sporządzenia oceny okresowej został wskazany jedynie w postaci miesiąca i roku (grudzień 2012 r.), brak jest możliwości ustalenia prawidłowej daty, w której powinna zostać sporządzona ocena okresowa. Kontrola wykazała, iż we wszystkich przypadkach czynności, o których mowa w 3 ust. 3-5, 4 ust. 3-5 i 5 rozporządzenia w sprawie warunków i sposobu przeprowadzania ocen okresowych członków korpusu służby cywilnej, zostały dokonane odpowiednio w terminie 30 dni od dnia sporządzenia na piśmie poprzedniej oceny albo 60 dni od dnia zatrudnienia ocenianego na czas nieokreślony, zgodnie z dyspozycją 6 rozporządzenia w sprawie warunków i sposobu przeprowadzania ocen okresowych członków korpusu służby cywilnej. Ponadto prawidłowo, zgodnie ze wzorem Arkusza A Oceny Okresowej, wypełniano rubrykę dot. okresu, w którym oceniany podlega ocenie (Część IV Arkusza), tj. jako początek takiego okresu wpisywano datę zapoznania się ocenianego z kryteriami, natomiast okresem granicznym była data sporządzenia oceny na piśmie. W jednym przypadku (Pani A. G. Część I III arkusza oceny na 2012 r.) wybór kryteriów oceny oraz termin zapoznania się ocenianej z kryteriami oceny oraz terminem sporządzenia oceny okresowej nastąpił w dniu 15.11.2010 r., czyli przed datą zatrudnienia pracownika na czas nieokreślony (tj. przed dniem 16.11.2010 r.). [dowód: akta kontroli str. 16]. Zgodnie z art. 81 ust. 1 ustawy o służbie cywilnej, ocenie okresowej dokonywanej przez bezpośredniego przełożonego podlega pracownik służby cywilnej zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony. W wyjaśnieniach z dnia 28 listopada 2014 r. potwierdzono, iż umowa na czas nieokreślony obowiązywała od dnia 16 listopada 2010 r. Jednocześnie wskazano iż cyt. komplet dokumentów związanych z zawarciem - w dniu 15 listopada 2010 r. - umowy o pracę na czas nieokreślony został sporządzony i przekazany bezpośredniemu przełożonemu w dniu 15 listopada 2010 r., w tym też dniu bezpośredni przełożony ( ) wszystkie dokumenty wręczył pracownikowi, co jest potwierdzone podpisem pracownika opatrzonym datą [wyjaśnienia z dnia 28 listopada 2014 r., dowód: akta kontroli str. 75]. Wskazać należy, iż w myśl art. 26 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2014 r., poz. 1502) stosunek pracy nawiązuje się w terminie określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy, a jeżeli terminu tego nie określono - w dniu zawarcia umowy. W związku z czym w omawianym przypadku stosunek pracy z pracownikiem nawiązano z dniem 16 listopada 2010 r. 8

Odnosząc się do powyższego należy wskazać, iż czynności, o których mowa w 3 ust. 3-5, 4 ust. 3-5 i 5 rozporządzenia w sprawie warunków i sposobu przeprowadzania ocen okresowych członków korpusu służby cywilnej dokonano przed dniem zatrudnienia pracownika na czas nieokreślony. Czynności, o których mowa w 3 ust. 3-5, 4 ust. 3-5 i 5 rozporządzenia w sprawie warunków i sposobu przeprowadzania ocen okresowych członków korpusu służby cywilnej dokonuje się m.in. w terminie 60 dni od dnia zatrudnienia pracownika na czas nieokreślony. Jak wynika z powyższych ustaleń powyższych czynności w przypadku Pani A.G. dokonano przed dniem zatrudnienia pracownika na czas nieokreślony. Ustalono, iż ocena okresowa sporządzana była na podstawie kryteriów obowiązkowych oraz kryteriów wybranych przez oceniającego spośród kryteriów określonych w załączniku nr 1 do ww. rozporządzenia (zgodnie z 3 ust. 2 ww. rozporządzenia). W myśl 11 ust. 1 pkt 1 ww. rozporządzenia sporządzenie oceny na piśmie polega m. in. na przyznaniu ocen cząstkowych odpowiednio do poziomu spełniania przez ocenianego każdego z kryteriów obowiązkowych i kryteriów wybranych przez oceniającego, w trakcie wykonywania przez ocenianego głównych obowiązków wynikających z opisu stanowiska pracy zajmowanego przez ocenianego. Oceniani pracownicy zapoznawali się z kryteriami oceny i terminem sporządzenia oceny na piśmie co potwierdzają podpisy w arkuszu A oceny okresowej ( 5 ust. 2 rozporządzenia w sprawie warunków i sposobu przeprowadzania ocen okresowych członków korpusu służby cywilnej). W myśl 5 ust. 3 ww. rozporządzenia: po dokonaniu czynności, o której mowa w ust. 2, oryginał arkusza niezwłocznie włącza się do akt osobowych ocenianego ( ). W toku kontroli ustalono, iż w Inspektoracie realizowany jest obowiązek wynikający z 5 ust. 3 ww. rozporządzenia. Kontrola wykazała, iż we wszystkich skontrolowanych przypadkach pracownicy uzyskali pozytywną ocenę okresową, spełniali bowiem wszystkie przesłanki przyznania takiej oceny określone w 11 ust. 1 pkt 4 ww. rozporządzenia. Ponadto oceniający niezwłocznie umożliwiał ocenianemu zapoznanie się z oceną sporządzoną na piśmie, co potwierdza podpis na arkuszu A oceny okresowej, a po dokonaniu powyższej czynności oryginał arkusza włączany był do akt osobowych ocenianego. Przy czym w sześciu przypadkach (Pan A. D., Pani D. K., Pani K. Ł., Pan A. R., Pani A. S., Pani B. W.) na podstawie udostępnionych arkuszy ocen okresowych ustalono, iż oceniani zapoznali się z oceną kilka lub kilkanaście dni po dniu jej sporządzenia. Z udzielonych pismem z dnia 28 listopada 2014 r. wyjaśnień wynika, iż Pan A.D. z oceną zapoznał się w dniu jej sporządzenia. Jednakże w tym dniu złożył jedynie podpis bez wskazania daty dokumentującej termin zapoznania się z oceną. W związku z tym faktem pracownik działu ds. pracowniczych zwrócił bezpośredniemu przełożonemu pracownika arkusz oceny, celem uzupełnienia przedmiotowej daty. Jednakże oceniany, jako dzień zapoznania się z oceną wpisał datę 15 maja 2013 r. (tj. dzień przekazania arkusza do uzupełnienia), a nie faktyczną datę zapoznania się z oceną, (tj. dzień 30 kwietnia 2013 r.). Ponadto z ww. wyjaśnień wynika, iż oceniani zapoznali się ze sporządzoną wcześniej oceną w możliwie najkrótszym terminie, przy czym: - w dwóch przypadkach oceniani zapoznali się z oceną po powrocie do pracy (siedziby pracodawcy) odpowiednio: z urlopu wypoczynkowego (Pani D. K.): z urlopu wypoczynkowego oraz ze szkolenia (Pani A.S.); 9

- w jednym przypadku (Pani B.W.) oceniana zapoznała się z oceną w dniu, w którym dostarczyła kolejne zwolnienie lekarskie. [wyjaśnienia z dnia 28 listopada 2014 r., dowód: akta kontroli str. 76-77]. Przedmiotowe wyjaśnienia zostały uwzględnione. W ww. wyjaśnieniach wskazano, iż cyt. w ramach działań naprawczych zobowiązano bezpośrednich przełożonych do przestrzegania przepisów wynikających z rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 8 maja 2009 r. w sprawie warunków i sposobów przeprowadzania ocen okresowych członków korpusu służby cywilnej. [wyjaśnienia z dnia 28 listopada 2014 r., dowód: akta kontroli str. 77]. W związku z czym należy stwierdzić, iż organ kontrolowany podjął działania naprawcze. W dwóch przypadkach (Pan A. D., Pani A. G.) stwierdzono rozbieżności pomiędzy dokonanym wpisem w rubryce: Część I Arkusza oceny zatytułowanej: data rozpoczęcia pracy na zajmowanym stanowisku a faktyczną datą rozpoczęcia przez pracownika pracy na stanowisku wskazanym w arkuszu (rubryka: stanowisko pracy zajmowane przez ocenianego). W wyjaśnieniach z dnia 28 listopada 2014 r. wskazano, iż przyczynę ww. rozbieżności stanowił: - brak należytej uwagi pracowników działu ds. pracowniczych oraz nadzoru Kierownika Zespołu ds. administracyjnych (w przypadku oceny Pana A. D.); - błąd przy wprowadzaniu danych do arkusza (w przypadku oceny Pani A. G.). Podkreślenia wymaga, iż w wyjaśnieniach z dnia 28 listopada 2014 r. wskazano, iż wobec dokonanych przez kontrolerów ustaleń w Inspektoracie prowadzono działania naprawcze polegające na cyt. pouczeniu pracowników bezpośrednio realizujących zadania oraz na uświadamianiu konieczności kilkukrotnego sprawdzania prawidłowości danych zawartych w wytworzonym dokumencie. Działania te obejmują nie tylko pracowników działu ds. pracowniczych, ale wszystkich zatrudnionych w Inspektoracie. W związku z czym należy stwierdzić, iż organ kontrolowany podjął działania naprawcze. [wyjaśnienia z dnia 28 listopada 2014 r., dowód: akta kontroli str. 72-73]. Stwierdzono, iż w jednym przypadku (Pani A. G. w Części I arkusza oceny okresowej na 2012 r.) nie została wypełniona rubryka: data zatrudnienia na czas nieokreślony, mimo że ocenę okresową ww. pracownikowi w 2013 r. sporządzono po raz pierwszy. W wyjaśnieniach z dnia 28 listopada 2014 r. wskazano, iż w przypadku Pani A.G. fakt niewypełnienia wskazanej powyżej rubryki wynikał z nieumyślnego jej ominięcia podczas wypełniania arkusza oceny okresowej. Ponadto ustalono, iż w zakresie oceny okresowej Pani J.M. w Części I arkusza oceny okresowej na 2013 r. nie została wypełniona rubryka: data zatrudnienia na czas nieokreślony. Niemniej na podstawie wyjaśnień z dnia 28 listopada 2014 r. należy uznać, iż wypełnienie ww. rubryki nie było obligatoryjne. Jak wynika ze Wzoru Arkusza A Oceny Okresowej Członka Korpusu Służby Cywilnej ww. rubrykę należy wypełnić tylko w przypadku sporządzania po raz pierwszy oceny okresowej członka korpusu służby cywilnej - z wyłączeniem osób, o których mowa w 13 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 8 maja 2009 r. w sprawie warunków i sposobu przeprowadzania ocen okresowych członków korpusu służby cywilnej. 10

[wyjaśnienia z dnia 28 listopada 2014 r., dowód: akta kontroli str. 74]. W trzech przypadkach (Pani A. Ch., Pan A. D., Pani J. O. H.) w przedstawionej w toku kontroli dokumentacji znajdowały się po dwa egzemplarze wypełnionego formularza Część od I-III Arkusza A Oceny Okresowej na 2013 rok. Z udzielonych pismem z dnia 28 listopada 2014 r. wyjaśnień wynika, iż sporządzenie dodatkowego egzemplarza Części I-III Arkusza A Oceny Okresowej (aktualizacja danych zawartych w arkuszu) związane było: ze zmianą stanowiska pracy przez ocenianą (Pani A. Ch.); zmianą oceniającego (Pan A.D.); ze zmianą stanowiska pracy przez ocenianą oraz zmianą oceniającego (Pani J. O. H.). Ponadto w wyjaśnieniach dodano, iż cyt. powyższego dokonano w celach informacyjnych, aby w okresie następnej oceny uniknąć nieprawidłowości w wypełnianiu części I- III arkusza A oceny okresowej na kolejny okres podlegania ocenie. [wyjaśnienia z dnia 28 listopada 2014 r., dowód: akta kontroli str. 78]. Powyższe wyjaśnienia zostały uwzględnione. W jednym przypadku (Pani A. S. - ocena z 2013 r.) w arkuszu A, w części IV, w rubryce: Średnia arytmetyczna ze wszystkich ocen cząstkowych przyznanych za poszczególne kryteria oceny (obowiązkowe i wybrane) wskazano dane, które są niezgodne z wyliczeniami dokonanymi w oparciu o przyznane oceny cząstkowe: wpis: 3,88 powinno być: 3,77. W wyjaśnieniach z dnia 28 listopada 2014 r. wskazano, iż wykazana omyłka nie miała wpływu na poziom oceny jaki uzyskała oceniania. [wyjaśnienia z dnia 28 listopada 2014 r., dowód: akta kontroli str. 74-75]. Przedmiotowe wyjaśnienia zasługują na uwzględnienie, bowiem średnia z ocen mieściła się w przedziale 3,5-4,5 tj. w skali powyżej oczekiwań. Podkreślenia wymaga, iż w wyjaśnieniach z dnia 28 listopada 2014 r. wskazano, iż w powyższym zakresie w Inspektoracie prowadzono działania naprawcze polegające na cyt. pouczaniu osób oceniających o konieczności kilkukrotnego sprawdzania prawidłowości danych zawartych w wytworzonym dokumencie. [wyjaśnienia z dnia 28 listopada 2014 r., dowód: akta kontroli str. 75]. III. Organizacja przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków. Wykonywanie zadań w zakresie organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków oceniam pozytywnie z uchybieniami. Dolnośląski Wojewódzki Lekarz Weterynarii lub jego Zastępca przyjmuje interesantów m.in. w sprawach skarg i wniosków w każdy poniedziałek w godzinach od 15 00 do 16 00 (godziny urzędowania od poniedziałku do piątku od 7 00 do 15 00 ). Wyznaczone przez Dolnośląskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii godziny przyjmowania interesantów w sprawie skarg i wniosków są zgodne z art. 253 3 k.p.a., w myśl którego: dni i godziny przyjęć powinny być dostosowane do potrzeb ludności, przy czym przynajmniej raz w tygodniu przyjęcia powinny się odbywać w ustalonym dniu po godzinach pracy. Zarówno w widocznym miejscu w siedzibie organu, jak i na stronie BIP Inspektoratu znajduje się informacja o dniach i godzinach przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków, realizowany jest więc obowiązek wynikający z art. 253 4 k.p.a. W toku wykonywania czynności kontrolnych w siedzibie Inspektoratu ustalono, iż tryb przyjmowania i załatwiania skarg oraz wniosków w Wojewódzkim Inspektoracie Weterynarii we Wrocławiu został określony przez Dolnośląskiego Wojewódzkiego Lekarza 11

Weterynarii Zarządzeniem Nr 7 Dolnośląskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii z dnia 4 lutego 2009 r. w sprawie przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków. Jednakże z wniesionych pismem z dnia 28 listopada 2014 r. wyjaśnień wynika, iż zarządzeniem nr 54 Dolnośląskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii powyższe zarządzenie Nr 7 zostało z dniem 17 listopada 2014 r. uchylone. [wyjaśnienia z dnia 28 listopada 2014 r., dowód: akta kontroli str. 81] Podkreślenia wymaga, iż przyjęty przez organ kontrolowany tryb przyjmowania i załatwiania skarg oraz wniosków nie naruszał przepisów procesowych dotyczących rozpatrywania skarg i wniosków. Jednocześnie czynności kontrolne w siedzibie organu kontrolowanego, przeprowadzone w okresie od 13 24 października 2014 r. (z przerwami) wykazały pewne rozbieżności pomiędzy godzinami przyjmowania interesantów w sprawach skarg i wniosków uregulowanymi w ww. Zarządzeniu Nr 7 Dolnośląskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii z dnia 4 lutego 2009 r. w sprawie przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków ( 1 ust. 1), a faktycznymi godzinami przyjmowania interesantów wynikającymi z wywieszki umieszczonej w siedzibie Inspektoratu. W ww. Zarządzeniu wskazano, iż Wojewódzki Lekarz Weterynarii przyjmuje interesantów w sprawach skarg i wniosków w każdy poniedziałek w godzinach od 14 30 do 15 30, natomiast z wywieszki umieszczonej w siedzibie inspektoratu wynikało, iż Dolnośląski Wojewódzki Lekarza Weterynarii lub jego Zastępca przyjmuje interesantów m.in. w sprawach skarg i wniosków w każdy poniedziałek w godzinach od 15 00 do 16 00. Jednocześnie z udzielonych pismem z dnia 28 listopada 2014 r. wyjaśnień wynika, iż godziny przyjmowania interesantów w sprawach skarg i wniosków zostały również uregulowane w 46 Regulaminu Pracy Wojewódzkiego Inspektoratu Weterynarii we Wrocławiu, zgodnie z którym interesantów w sprawach skarg, wniosków i zażaleń przyjmuje Dolnośląski Wojewódzki Lekarz Weterynarii lub jego zastępca w każdy poniedziałek w godzinach od 15 00 16 00. Powyższy Regulamin Pracy wprowadzono zarządzeniem nr 11 Dolnośląskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii z dnia 6 marca 2012 r. Z tym, że przepis 46 ww. Regulaminu Pracy otrzymał powyższe brzmienie w wyniku wejścia w życie zarządzenia nr 37 Dolnośląskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii z dnia 1 sierpnia 2012 r. zmieniającego ww. zarządzenie nr 11. Podkreślenia wymaga, iż godziny przyjmowania interesantów w sprawach skarg i wniosków wynikające z ww. wywieszki są zgodne z godzinami uregulowanymi w 46 Regulaminu Pracy Wojewódzkiego Inspektoratu Weterynarii we Wrocławiu. [wyjaśnienia z dnia 28 listopada 2014 r., dowód: akta kontroli str. 80]. Odnosząc się do złożonych przez Dolnośląskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii wyjaśnień dotyczących stosowania reguł kolizyjnych w przypadku obowiązywania dwóch sprzecznych ze sobą norm prawnych należy wskazać, iż uchybienie dotyczące odmiennego uregulowania w okresie objętym kontrolą godzin przyjmowania interesantów w sprawach skarg i wniosków w dwóch aktach wewnętrznych (tj. ww. Zarządzenie nr 7 i w Regulaminie Pracy) aktualnie zostało wyeliminowane, bowiem z dniem 17 listopada 2014 r. ww. Zarządzenie Nr 7 Dolnośląskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii zostało uchylone. Jednocześnie kontrola wykazała, iż Dolnośląski Lekarz Weterynarii zarządzeniem nr 61 z dnia 31 grudnia 2012 r. w sprawie obowiązujących w Wojewódzkim Inspektoracie Weterynarii we Wrocławiu terminów dokonywania poszczególnych czynności rozpatrywania 12

odwołań od decyzji administracyjnych, zażaleń na postanowienia, załatwiania skarg i wniosków oraz terminów sporządzania projektów wystąpień pokontrolnych, określił obowiązujące w Wojewódzkim Inspektoracie Weterynarii we Wrocławiu terminy dokonywania poszczególnych czynności w toku załatwiania skarg i wniosków (zał. 2 do ww. zarządzenia nr 61). W wyniku kontroli stwierdzono, iż koordynacja przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków należy do obowiązków pracownika zajmującego stanowisko specjalisty ds. pracowniczych w Zespole ds. administracyjnych, który zgodnie z zakresem czynności, uprawnień i odpowiedzialności prowadzi rejestr skarg i wniosków dot. inspektoratu (pkt 13 części II Zadania szczegółowe zakresu), podpisanym przez pracownika w dniu 12 listopada 2013 r. W związku z czym należy stwierdzić, iż w Wojewódzkim Inspektoracie Weterynarii we Wrocławiu wypełniono dyspozycję 3 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. Nr 5, poz. 46), zgodnie z którym przyjmowanie i koordynowanie rozpatrywania skarg i wniosków powierza się wyodrębnionej komórce organizacyjnej lub imiennie wyznaczonym pracownikom. Kontrola wykazała, iż organ kontrolowany od 1 stycznia 2009 r. prowadzi rejestr skarg i wniosków, w którym w okresie od dnia 1 stycznia 2013 r. do dnia 13 października 2014 r. zarejestrowano ogółem 27 spraw (14 w 2013 r. oraz 13 w 2014 r.). [rejestr skarg i wniosków, dowód: akta kontroli str. 26-32] Na podstawie informacji udzielonej przed przystąpieniem do czynności kontrolnych oraz na podstawie wpisów w rejestrze skarg i wniosków ustalono, iż w okresie objętym kontrolą wypłynęły dwa wnioski (poz. 7/2014, poz. 8/2014) [dowód: akta kontroli str. 4]. Niemniej jednak w toku czynności kontrolnych ustalono, iż sprawa zarejestrowana pod poz. 11/2014 również została rozpatrzona w trybie wnioskowym, w rozumieniu art. 241 k.p.a. [dowód: akta kontroli str. 57-59]. Wobec powyższego stwierdzono, iż w kontrolowanym okresie organ rozpatrzył 3 wnioski. W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono, iż w ramach swojej właściwości organ rozpatrzył 19 skarg (poz. 1-11/2013, 13-14/2013, 1/2014, 4-6/2014, 9-10/2014). W dwóch przypadkach (poz. 12/2014, 13/2014 r.) ustalono, iż na dzień prowadzenia czynności kontrolnych w siedzibie organu kontrolowanego postępowania skargowe wszczęte na skutek złożonych skarg były w toku. W jednym przypadku (poz. 3/2014) przekazano skargę do rozpatrzenia innemu organowi. Kontrola wykazała również, iż bez rozpoznania pozostawiono jedną skargę (poz. 2/2014) w związku z przesłanką wynikającą z 8 ust. 2 rozporządzenia z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. Nr 5, poz. 46), tj. niesprecyzowaniem przez skarżącego przedmiotu skargi. W rejestrze skarg i wniosków zawarto odpowiedni wpis informujący o pozostawieniu skargi bez rozpoznania. Ponadto w jednym przypadku (poz. 12/2013) stwierdzono fakt rejestracji skargi w rejestrze skarg i wniosków, mimo iż przed Dolnośląskim Wojewódzkim Lekarzem Weterynarii we Wrocławiu nie zostało wszczęte postępowanie skargowe. W wyniku kontroli ustalono, iż skarga została przekazana przez Głównego Lekarza Weterynarii, celem cyt. ustosunkowania się do zarzutów poruszonych w skardze i udzielenia Głównemu Lekarzowi Weterynarii odpowiedzi. 13

Zgodnie z art. 254 k.p.a. skargi i wnioski składane i przekazywane do organów państwowych, organów samorządu terytorialnego i innych organów samorządowych i organów organizacji społecznych oraz związane z nimi pisma i inne dokumenty rejestruje się i przechowuje w sposób ułatwiający kontrolę przebiegu i terminów załatwiania poszczególnych skarg i wniosków. Należy zauważyć, iż nie ma podstaw do rejestrowania w rejestrze skarg i wniosków pisma, w którym zwrócono się jedynie o niezbędne materiały i wyjaśnienia, gdyż w takim przypadku skarga/wniosek nie zostały przekazane do załatwienia innemu organowi. W świetle powyższego należy stwierdzić, iż nie było podstaw do ewidencjonowania ww. sprawy w rejestrze skarg i wniosków, albowiem Dolnośląski Wojewódzki Lekarz Weterynarii we Wrocławiu składał jedynie wyjaśnienia w zakresie spraw prowadzonych przez Głównego Lekarza Weterynarii, natomiast nie rozpatrywał zarzutów skargi. Powyższe podkreślił również Dolnośląski Wojewódzki Lekarz Weterynarii we Wrocławiu w wyjaśnieniach z dnia 28 listopada 2014 r., w których wskazano, iż cyt. z formalnego punktu widzenia nieprawidłowo zarejestrowano skargę przekazaną przez Głównego Lekarza Weterynarii celem ustosunkowania się do zarzutów poruszonych w skardze. Jako przyczynę zarejestrowania w rejestrze skarg i wniosków powyższej sprawy Dolnośląski Wojewódzki Lekarz Weterynarii we Wrocławiu wskazał charakter przekazanej skargi. Ponadto organ kontrolowany wyjaśnił, iż w powyższym przypadku cyt. kierowano się zasadą, że niejako bezpieczniej jest, by do rejestru skarg i wniosków wpisać pismo o niejednoznacznym charakterze, niż by jakiegoś pisma miałoby w nim zabraknąć. W rejestrze skarg i wniosków została naniesiona adnotacja na ten temat. [wyjaśnienia z dnia 28 listopada 2014 r., dowód: akta kontroli str. 83]. Ponadto zapisy rejestru skarg i wniosków nie odzwierciedlają faktu, iż w 3 przypadkach (poz. 2/2013, 4/2013, 9/2013) skarżących zawiadomiono o niezałatwieniu skargi w terminie, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin, zgodnie z dyspozycją art. 237 4 w związku z art. 36 k.p.a. (co poświadcza udostępniona w toku wykonywania czynności kontrolnych dokumentacja). Brak takich zapisów rejestru mylnie wskazuje, że organ kontrolowany w ww. przypadkach przekroczył ustawowy termin na załatwienie poszczególnych skarg (w rejestrze brak wskazania nie tylko tego, iż organ zawiadomił skarżącego o niezałatwieniu skargi w terminie, ale także daty takiego zawiadomienia), co utrudnia kontrolę terminowości rozpatrywania poszczególnych skarg. [dowód: akta kontroli str. 27-28 ]. Jednocześnie w jedynym przypadku (poz.1/2013) z zapisów rejestru jednoznacznie nie wynika, iż dokumentem kończącym wszczęte postępowanie była wydana przez Dolnośląskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii we Wrocławiu decyzja administracyjna, w której utrzymano w mocy decyzję organu pierwszej instancji oraz uznano skargę na Powiatowego Lekarza Weterynarii w Trzebnicy za bezzasadną. Z zapisu rejestru wynika jedynie, iż skargę rozpatrywano cyt. łącznie z odwołaniem od decyzji wydanej przez Powiatowego Lekarza Weterynarii w Trzebnicy. Niemniej jednak zapisy rejestru nie odzwierciedlają faktu, iż osoba która wniosła skargę była jednocześnie stroną wszczętego przez Dolnośląskiego Wojewódzkiego Lekarza Weterynarii we Wrocławiu postępowania administracyjnego w związku z wniesionym przez nią odwołaniem od decyzji wydanej przez organ pierwszej instancji. Podkreślenia wymaga, iż zgodnie z art. 234 k.p.a. w sprawie, w której toczy się postępowanie administracyjne: 1) skarga złożona przez stronę podlega rozpatrzeniu w toku postępowania, zgodnie z przepisami kodeksu; 2) skarga pochodząca od innych osób stanowi 14

materiał, który organ prowadzący postępowanie powinien rozpatrzyć z urzędu. W świetle powyższego należy wskazać, iż art. 234 k.p.a. reguluje skutki prawne skarg dwóch rodzajów, tzn. skargi właściwej w rozumieniu art. 227 k.p.a. oraz skargi, która zgodnie z art. 222 k.p.a. została zakwalifikowana jako czynność procesowa strony postępowania w sprawie zawisłej przed organem. Należy podkreślić, iż z zapisów rejestru powinno jednoznacznie wynikać jaki tryb rozpatrzenia skargi został przez organ zastosowany, czy tryb administracyjny (kończący się wydaniem decyzji) czy skargowy kończący się zawiadomieniem o sposobie załatwienia skargi, mając na uwadze, iż skarga może również pochodzić od innych osób (tj. osób innych niż strona, która wniosła np. odwołanie), w przypadku których powstaje obowiązek wszczęcia postepowania skargowego, a tym samym również obowiązek zawiadomienia skarżącego o sposobie załatwienia skargi bądź zastosowania się do dyspozycji art. 231 k.p.a. W ocenie organu kontrolującego, zapisy rejestru jednoznacznie nie wskazują jaki tryb załatwienia sprawy zastosował organ kontrolowany w omawianym przypadku. W świetle powyższego wskazać należy, iż zapisy rejestru nie ułatwiają w pełni kontroli przebiegu i terminów załatwiania poszczególnych skarg, mimo obowiązku wymaganego przepisem art. 254 k.p.a. Kontrola wykazała, iż dokumenty związane z wniesionymi skargami były oznaczane w klasie spraw 1410 skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio (w tym na jednostki podległe), oraz 1411 skargi i wnioski przekazywane do załatwienia według właściwości (skarga poz. 3/2014 rejestru). Stosowane symbole i hasła klasyfikacyjne wynikają z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt Organów Zespolonej Administracji Rządowej w Województwie i Urzędów Obsługujących te Organy (Załącznik Nr 5 do Instrukcji Kancelaryjnej stanowiącej załącznik Nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67). Niemniej jednak kontrola wykazała, iż prowadzony rejestr skarg i wniosków nie został oznaczony jakimkolwiek symbolem klasyfikacyjnym wynikającym z ww. Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt Organów Zespolonej Administracji Rządowej w Województwie i Urzędów Obsługujących te Organy. W wyjaśnieniach z dnia 28 listopada 2014 r. Dolnośląski Wojewódzki Lekarz Weterynarii we Wrocławiu wskazał, iż w związku z wykazanym uchybieniem w Inspektoracie wprowadzono działania naprawcze polegające na prawidłowym oznaczaniu rejestru skarg i wniosków symbolami wynikającymi z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt Organów Zespolonej Administracji Rządowej w Województwie i Urzędów Obsługujących te Organy, w tym założeniu, pod symbolem 1411, odrębnego rejestru skarg i wniosków przekazywanych do załatwienia według właściwości, mając na względzie fakt wykazania, iż w jednym rejestrze skarg i wniosków za 2014 r. zarejestrowano skargi załatwiane bezpośrednio oraz jedną skargę przekazaną według właściwości (poz. 3/2014). [wyjaśnienia z dnia 28 listopada 2014 r., dowód: akta kontroli str. 81-82]. W związku z czym należy stwierdzić, iż organ kontrolowany podjął działania naprawcze. W przypadku skarg rozpatrywanych przez organ kontrolowany, kontrola wykazała, iż wszystkie poddane kontroli skargi (13 postępowań skargowych 2013 r., 6 postępowań skargowych 2014 r.) organ rozpatrzył w ramach posiadanej właściwości. W wyniku kontroli 15