WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI Wrocław, dnia 17 sierpnia 2016 r. NK-KS MI. Wystąpienie pokontrolne

Transkrypt

1 WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI Wrocław, dnia 17 sierpnia 2016 r. NK-KS MI Pan Krystian Kosztyła Burmistrz Miasta i Gminy Ścinawa Wystąpienie pokontrolne Na podstawie art pkt 5 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity: Dz. U. z 2016 r. poz. 23) oraz imiennych upoważnień: 0 sygn. NK-KS MI i NK-KS MI udzielonych przez Wojewodę Dolnośląskiego dnia 16 maja 2016 r. zespół kontrolny z Wydziału Nadzoru i Kontroli Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego we Wrocławiu w składzie: Magdalena Iżykowska - inspektor wojewódzki (przewodnicząca zespołu kontrolnego) oraz Magdalena Kremienowska - starszy inspektor wojewódzki z Wydziału Nadzoru i Kontroli Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego we Wrocławiu przeprowadził w Urzędzie Miasta i Gminy Ścinawa z siedzibą Rynek Ścinawa kontrolę problemową w trybie zwykłym w przedmiocie organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków przez organ stanowiący jst. Kontrolą objęto okres od dnia 1 stycznia 2013 r. do dnia kontroli. Czynności kontrolne w siedzibie organu przeprowadzono w dniach maja 2016 r. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o plan kontroli na I półrocze 2016 r., zatwierdzony przez Wojewodę Dolnośląskiego w dniu 23 grudnia 2015 r. Kontrolę organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków przeprowadzono w zakresie: zgodności sposobu rejestracji i przechowywania skarg 1 wniosków z wymogami art. 254 k.p.a.; zgodności terminów przyjmowania obywateli w sprawach skarg i wniosków; analizy przebiegu załatwiania skarg i wniosków. Ostatnia kontrola w przedmiocie organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków w trybie k.p.a. i przepisów szczególnych została przeprowadzona w Urzędzie Miasta i Gminy Ścinawa w dniu 9 maja 2008 r. W wyniku przeprowadzenia kontroli do kontrolowanego organu skierowano następujące wnioski pokontrolne: 1. Uważnie badać treść wpływających skarg, a w przypadku wątpliwości co do właściwości organu zwrócić szczególną uwagę na treść art. 229 k.p.a. Ponadto zgodnie z dyspozycją art. 231 k.p.a. skargi przekazywać niezwłocznie, nie później niż w terminie siedmiu dni; 2. W rejestrze ewidencjonować jedynie skargi (wnioski) znajdujące się we właściwości rzeczowej Burmistrza. Kierownikiem kontrolowanej jednostki jest Pan Krystian Kosztyła wybrany na Burmistrza Miasta i Gminy Ścinawa w wyborach, które odbyły się w dniu 30 listopada 2014 r. W okresie objętym kontrolą kierownikiem kontrolowanej jednostki był Pan Andrzej

2 Holdenmajer wybrany na Burmistrza Miasta i Gminy Ścinawa w wyborach, które odbyły się w dniu 21 listopada 2010 r. Wykonywanie zadań w przedmiocie organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków przez kontrolowaną jednostkę oceniam negatywnie. Powyższej oceny dokonano w oparciu o poniżej przedstawiony stan faktyczny i prawny, mając na uwadze również wyjaśnienia Pani Magdaleny Ratajczak - Kierownika Referatu Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich złożone przed sporządzeniem projektu wystąpienia pokontrolnego pismem z dnia 23 czerwca 2016 r., o sygnaturze 0S (data wpływu do Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego w dniu 24 czerwca 2016 r.), stanowiące odpowiedź na pismo skierowane przez kontrolerów do Kierownika Referatu Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich w związku z prowadzonymi czynnościami kontrolnymi. [Dowód: akta kontroli str ] Tryb rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków przez Burmistrza Miasta i Gminy Ścinawa nie został formalnie określony. W zakresie przyjmowania interesantów w sprawie skarg i wniosków w Zarządzeniu Nr V/82/2015 Burmistrza Ścinawy z dnia 4 grudnia 2015 r. w sprawie ustalenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy Ścinawa określono, iż obsługę organizacyjną przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków wpływających do Burmistrza zapewnia Referat Organizacyjny, Spraw Obywatelskich i Urzędu Stanu Cywilnego. Po zarejestrowaniu skargę (wniosek) dotyczący właściwości Burmistrza przekazuje się do wyjaśnienia właściwym komórkom organizacyjnym ( 7 pkt 2 i 4 ww. Zarządzenia). Do zadań realizowanych przez wszystkie komórki organizacyjne należy przygotowywanie materiałów do rozpatrzenia skarg i wniosków skierowanych do organów Gminy ( 10 pkt 3 ww. Zarządzenia). [Dowód: akta kontroli str. 20] Art i 3 k.p.a. Organy państwowe, organy samorządu terytorialnego i inne organy samorządowe oraz organy organizacji społecznych obowiązane są przyjmować obywateli w sprawach skarg i wniosków w ustalonych przez siebie dniach i godzinach. Dni i godziny przyjęć powinny być dostosowane do potrzeb ludności, przy czym raz w tygodniu przyjęcia powinny odbywać w ustalonym dniu tygodnia p o godzinach pracy. W czasie trwania czynności kontrolnych godziny pracy Urzędu zostały wyznaczone w poniedziałki, środy, czwartki oraz piątki w godzinach od 7:30 do 15:30, natomiast we wtorki od godziny 8:00 do 16:00. W siedzibie organu zamieszczono informację 0 przyjmowaniu interesantów w sprawach skarg i wniosków przez Burmistrza Miasta 1Gminy Ścinawa podczas dyżurów we wtorki oraz piątki w godzinach od 13:00 do 15:00. W świetle powyższego stwierdzono, iż na dzień kontroli, organizacja przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków została ustalona niezgodnie z dyspozycją art. 253 k.p.a., bowiem dni i godziny przyjęć zostały ustalone tak, że nie zapewniają interesantom możliwości złożenia skargi lub wniosku po godzinach pracy Urzędu. W wyniku kontroli potwierdzono, iż informacja o terminie dyżurów w zakresie przyjęć interesantów w sprawie skarg i wniosków umieszczona jest w widocznych miejscu w siedzibie organu, stosownie do dyspozycji art k.p.a. Wobec dokonanych w toku kontroli ustaleń stwierdzono, iż w kontrolowanej jednostce realizowany jest przepis 3 ust. 1 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. z 2002 r. Nr 5, poz. 46), zgodnie z którym przyjmowanie i koordynowanie rozpatrywania skarg 2

3 i wniosków powierza się wyodrębnionej komórce organizacyjnej lub imiennie wyznaczonemu pracownikowi. Do zakresu działania Referatu Organizacyjnego, Spraw Obywatelskich i Urzędu Stanu Cywilnego należą sprawy prowadzenia rejestru skarg i wniosków wpływających do Burmistrza i Rady Miejskiej ( 10 pkt 4 ww. Zarządzenia) oraz obsługa organizacyjna przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków wpływających do Burmistrza ( 7 pkt 2 ww. Zarządzenia). Prowadzenie rejestru skarg i wniosków należy do obowiązków pracownika zatrudnionego na stanowisku specjalisty ds. organizacyjnych i obsługi rady miejskiej - Pani Klaudii Stachów (pkt 1.31 zadań i obowiązków zakresu obowiązków, czynności i odpowiedzialności podpisanego w dniu 13 listopada 2015 r.). W okresie objętym kontrolą prowadzenie rejestru skarg i wniosków wpływających do Urzędu należało do zadań specjalisty - Pani Justyny Moryń (pkt 37 zakresu szczegółowych obowiązków). Ustalono, iż w Urzędzie Miasta i Gminy Ścinawa prowadzony jest rejestr skarg i wniosków, w którym rejestrowane są skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio przez organ, jak również przekazywane do załatwienia według właściwości do innych organów (oznaczony symbolem klasyfikacyjnym OSO.1511). Należy zauważyć, iż jednolity rzeczowy wykaz akt organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki, stanowiący załącznik nr 2 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, j ednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r., Nr 14, poz. 67), w uwagach do hasła Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio (w tym na jednostki podległe) wskazuje na obowiązek prowadzenia rejestru obejmującego wskazaną w haśle klasyfikacyjnym kategorię pism. Jednocześnie w rejestrze oznaczonym symbolem klasyfikacyjnym 1511 powinny znajdować się wyłącznie skargi, którym nadano taki właśnie symbol. Przepisy ww. instrukcji kancelaryjnej weszły w życie z dniem 20 stycznia 2011 r., z mocą wsteczną od 1 stycznia 2011 r. [Dowód: akta kontroli str. 7-11] Na podstawie wpisów w rejestrze skarg i wniosków ustalono, iż w okresie objętym kontrolą, tj. od 1 stycznia 2013 r. do dnia kontroli, w rejestrze skarg i wniosków załatwianych bezpośrednio przez organ oraz przekazywanych do załatwienia innym organom zarejestrowano siedem skarg. W toku kontroli wyjaśniono, iż pisma zewidencjonowane w rejestrze skarg i wniosków pod poz. 2/2014, 1/2015, 3/2015 zostały zarejestrowane w rejestrze skarg i wniosków omyłkowo (wyjaśnienia Kierownika Referatu Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich z dnia 23 czerwca 2016 r.). Spośród wszystkich zarejestrowanych skarg trzy przekazano zgodnie z właściwością (skarga zarejestrowana pod poz. 1/2014, 2/2015, 1/2016) do innego organu w trybie art. 231 k.p.a., niemniej powyższego faktu nie odzwierciedlają zapisy rejestru skarg i wniosków. Kontroli poddano wszystkie skargi, które wpłynęły do kontrolowanego organu w okresie objętym kontrolą, zewidencjonowane w rejestrze skarg i wniosków. [Dowód: akta kontroli str. 7-11, 23] Przedłożony do kontroli rejestr zawiera m.in. rubryki dotyczące: imienia oraz nazwiska wnoszącego skargę, przedmiotu skargi, daty wpływu skargi oraz terminu załatwienia skargi oraz sposobu jej załatwienia. Stosownie do art. 254 k.p.a.: Skargi i wnioski składane i przekazywane do organów państwowych, organów samorządu terytorialnego i innych organów samorządowych i organów organizacji społecznych oraz związane z nimi pisma i inne dokumenty rejestruje się i przechowuje w sposób ułatwiający kontrolę przebiegu i terminów załatwiania poszczególnych 3

4 skarg i wniosków. Kontrola wykazała, iż przedmiotowy rejestr skarg i wniosków prowadzony jest w sposób uniemożliwiający kontrolę przebiegu załatwiania poszczególnych skarg i wniosków, bowiem na podstawie wpisów nie można w przypadku wszystkich skarg ustalić terminu zawiadomienia skarżącego o sposobie załatwienia skargi (dot. 1/2014, 2/2014, 1/2015, 2/2015, 3/2015, 1/2016, 2/2016) oraz sposobu załatwienia skargi (dot. 1/2014, 2/2014, 1/2015, 2/2015, 3/2015, 1/2016, 2/2016), co jest niezgodne z przepisem art. 254 k.p.a. Ponadto porównując zapisy rejestru oraz dokumentacji skarg stwierdzono, że w przypadku dwóch spraw zarejestrowanych pod poz. 2/2014 oraz 1/2015 daty podane w rejestrze są inne niż te wynikające z dokumentacji. [Dowód: akta kontroli str. 7-11, 23-24] Ustalono, iż pod poz. 2/2016 zarejestrowano skargę z dnia 23 marca 2016 r. (data wpływu dnia 24 marca 2016 r.) skierowaną do Urzędu Miasta i Gminy Ścinawa w którym skarżąca zwróciła się do organu w sprawie interwencji w przedmiocie wycinki drzew. Artykuły k.p.a. uprawniają do złożenia w sprawie indywidualnej skargi przez osoby będące stronami postępowania lub inne osoby. Zaznaczenia wymaga, iż stosownie do art. 233 k.p.a. Skarga w sprawie indywidualnej, która nie była i nie je st przedmiotem postępowania administracyjnego, powoduje wszczęcie postępowania, jeżeli została złożona przez stronę. Jeżeli skarga taka pochodzi od innej osoby, może spowodować wszczęcie postępowania administracyjnego z urzędu, chyba że przepisy wymagają do wszczęcia postępowania żądania strony. Złożenie skargi przez osobę niebędącą stroną postępowania powoduje jedynie taki skutek, że właściwy organ obowiązany jest działać z urzędu, natomiast osoba ta nie nabywa przymiotu strony w postępowaniu, choćby zostało ono wszczęte na skutek jej skargi [por. wyrok NSA w Warszawie z dnia 11 października 2000 r., I SA 1352/99]. Powołany art. 233 k.p.a. dotyczy sytuacji w której skarga pochodzi od osoby niebędącej stroną ani podmiotem na prawach strony, wówczas należy ją potraktować i załatwić tak jak skargę właściwą (actio popularis). W omawianym przypadku niezależnie od tego, czy organ podejmie z urzędu czynność, która czyniłaby zadość skardze czy nie, powinien zgodnie z treścią art. 238 k.p.a. zawiadomić wnoszącego skargę o sposobie jej załatwienia [Teza nr 4 - Wszczęcie ogólnego postępowania administracyjnego na żądanie: Kmiecik Zbigniew R.; Nr 92222]. Załatwienie skargi obejmuje wszelkie postaci kwalifikacji. Zaznaczenia wymaga, iż w przedmiotowej sprawie w wyjaśnieniach z dnia 23 czerwca 2016 r. wskazano, iż W wyniku powzięcia informacji o wycince drzew, z urzędu zostało wszczęte postępowanie w sprawie wymierzenia administracyjnej kary pieniężnej za usunięcie drzew (...). Skarżąca w trybie prowadzonego postępowania nie była uznana za stronę tylko jako świadek, w związku z tym nie otrzymała zawiadomienia o wszczęciu postępowania a jedynie zawiadomienie o wyznaczeniu terminu oględzin. Skarżąca brała udział w oględzinach prowadzonych w dniu 18 kwietnia i 11 maja. Postępowanie zostało zakończone wydaniem decyzji wymierzającej administracyjną karę pieniężną za wycięcie drzew bez wymaganego zezwolenia. Analiza dokumentacji przedmiotowej skargi oraz wyjaśnień złożonych przez Kierownika Referatu Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich wykazały, iż pomimo obowiązku wynikającego z art k.p.a. Burmistrz Miasta i Gminy Ścinawa nie zawiadomił wnoszącą o sposobie załatwienia skargi, tj. o dokonanej kwalifikacji. [Dowód: akta kontroli str. 23] W toku kontroli wyjaśniono, iż pismo zewidencjonowane w rejestrze skarg i wniosków pod poz. 2/2014 zostało zarejestrowane w rejestrze skarg i wniosków omyłkowo. Na podstawie rejestru skarg i wniosków ustalono, iż w dniu 11 września 2014 r. pod poz. 2/2014 zarejestrowano skargę mieszkańców, której zarzut dotyczył braku właściwego stanu higienicznego nieruchomości położonych przy marketach w Ścinawie. Dodatkowo należy 4

5 zauważyć, iż w rejestrze skarg i wniosków w rubryce imię i nazwisko zainteresowanego, nazwa instytucji, redakcji itp. wskazano Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego w Lubinie. Przy czym w trakcie czynności kontrolnych w siedzibie Urzędu Miasta i Gminy Ścinawa, kontrolerom udostępniono dokumentację w której znajdowało się pismo z dnia 27 maja 2014 r., skierowane do Urzędu Miasta i Gminy w Ścinawie przez jednego z mieszkańców Ścinawy dotyczące prośby o pomoc przy usunięciu wiat metalowych w których znajdują się kosze na śmieci. W wyjaśnieniach z dnia 23 czerwca 2016 r. ustosunkowano się do rozbieżności pomiędzy wpisem w rejestrze skarg i wniosków, a udostępnioną kontrolerom dokumentacją, wyjaśniając iż pismo z dnia 27 maja 2014 r., skierowane do Urzędu Miasta i Gminy w Ścinawie przez jednego z mieszkańców Ścinawy cyt. (...) nie zostało rozpatrzone w trybie skargowym tylko jako zwykła sprawa. Natomiast zapis PPIS w Lubinie został do rejestru wprowadzony omyłkowo. [Dowód: akta kontroli str ] W zakresie sprawy zarejestrowanej pod poz. 1/2015 dotyczącej likwidacji przez Urząd Miasta i Gminy Ścinawa szkody spowodowanej naruszeniem konstrukcji budynku przy ul. Żołnierskiej ustalono, iż data wniesienia skargi podana w rejestrze skarg i wniosków (14 stycznia 2015 r.), nie jest tożsama z datą wpływu zamieszczoną na skardze. W trakcie czynności kontrolnych w siedzibie Urzędu Miasta i Gminy Ścinawa, kontrolerom udostępniono dokumentację w której znajdowało się pismo z dnia 17 lutego 2015 r. (data wpływu do Urzędu dnia 17 lutego 2015 r.) skierowane do Burmistrza Ścinawy przez ww. wnoszącego. W omawianej sprawie odnosząc się do przyczyny rozbieżności pomiędzy wpisem w rejestrze skarg i wniosków, a udostępnioną kontrolerom dokumentacją wskazano (wyjaśnienia z dnia 23 czerwca 2016 r.), iż (...) przy rejestracji wniosku nastąpiła omyłka pisarska pismo datowane jest na dzień r. Nie zostało zakwalifikowane jako skarga i rozpatrzone jako zwykła sprawa. [Dowód: akta kontroli str ] W toku kontroli stwierdzono uchybienie przy rejestracji skargi 3/2015. Na podstawie dokumentacji skarg ustalono, iż w rejestrze skarg i wniosków pod poz. 3/2015 zewidencjonowano sprawę nie będącą skargą/wnioskiem w rozumieniu działu VIII k.p.a., które przez organ kontrolowany nie były rozpatrywane w takim trybie. W omawianym zakresie przedmiotowa sprawa dotyczyła skargi na bezczynność Burmistrza Ścinawy skierowanej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego za pośrednictwem Burmistrza, w trybie art w zw. z art. 3 2 pkt 8 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowania przed sądami administracyjnymi. W wyjaśnieniach z dnia 23 czerwca 2016 r. wskazano cyt. Zarejestrowanie skargi w rejestrze skarg i wniosków pod pozycją 3/2015 i je j przechowywanie z hasłem klasyfikacyjnym skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości było omyłką pisarską. [Dowód: akta kontroli str ] W toku analizy dokumentacji skarg przekazanych przez Burmistrza Ścinawy do innych organów ustalono, iż w przypadku skargi zarejestrowanej pod poz. 1/2014, przekazanie skargi do rozpatrzenia nastąpiło odrębnym pismem niemniej o powyższym fakcie nie zawiadomiono skarżącego niezwłocznie, stosownie do dyspozycji art. 231 k.p.a. Na podstawie dokumentacji skargi zarejestrowanej pod poz. 2/2015 (data wpływu do Urzędu dnia 14 maja 2015 r.) ustalono, iż w dokumentacji brak jest pisma przekazującego skargę do Zakładu Gospodarki Komunalnej w Ścinawie, celem załatwienia zgodnie z właściwością oraz pisma informującego skarżącego o przekazaniu skargi. Okoliczność przekazania skargi ustalono na podstawie dekretacji zamieszczonej na skardze, niemniej 5

6 dekretacja nie określa celu jej przekazania ani terminu w jakim została przekazana. Na podstawie wyjaśnień z dnia 23 czerwca 2016 r., skierowanych do Wydziału Nadzoru i Kontroli Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego ustalono, iż przedmiotowa skarga została w dniu 14 maja 2015 r. skierowana do Zakładu Gospodarki Komunalnej w Ścinawie, niemniej w dokumentacji postępowania brak było pisma przekazującego skargę do innego organu oraz pisma informującego skarżącego o powyższym fakcie. Natomiast na podstawie dekretacji zamieszczonej na skardze zarejestrowanej pod poz. 1/2016 (data wpływu 3 marca 2016 r.) skierowanej do Urzędu Miasta i Gminy Ścinawa przez Centrum Zarządzania Nieruchomościami spółka z o.o., które zwróciło się do organu z prośbą o interwencję w sprawie nieprzestrzegania regulaminu porządku domowego przez najemców mieszkania przy ul. Mickiewicza 17/3 oraz na podstawie wyjaśnień Kierownika Referatu Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich złożonych przed sporządzeniem projektu wystąpienia pokontrolnego pismem z dnia 23 czerwca 2016 r. ustalono, iż przedmiotowa skarga została skierowana w dniu 28 kwietnia 2016 r. do Zakładu Gospodarki Komunalnej w Lasowicach. Niemniej w dokumentacji postępowania brak było pisma przekazującego skargę do innego organu oraz pisma informującego skarżącego o powyższym fakcie. Organ, który otrzymał skargę, powinien przekazać ją niezwłocznie organowi właściwemu, informując o tym skarżącego, albo winien wskazać mu właściwy organ (por. M. Jaśkowska: Komentarz Kodeksu postępowania administracyjnego, LEX/el., 2015, Nr ). Podkreślenia wymaga, iż przekazanie skargi wraz z równoczesnym zawiadomieniem skarżącego odbywa się w drodze czynności faktycznej w oparciu o przepis art. 231 k.p.a. Zgodnie z art. 231 k.p.a., jeżeli organ, który otrzymał skargę, nie jest właściwy do jej rozpatrzenia, jest zobowiązany przekazać ją niezwłocznie, nie później niż w terminie siedmiu dni, właściwemu organowi, zawiadamiając równocześnie o tym skarżącego, albo wskazać mu właściwy organ. [Dowód: akta kontroli str ] Ustalenie treści skargi, określenie organu, który powinien ją rozpatrzyć, a następnie przekazanie skargi temu organowi oraz zawiadomienie skarżącego powinno być prowadzone bez zbędnej zwłoki, tj. bez zahamowań i przewlekłości i podjęte w najkrótszym możliwym terminie, nie dłużej jednak niż siedem dni. Termin siedmiodniowy w tym przypadku jest także terminem instrukcyjnym, co oznacza, że jego przekroczenie nie niesie za sobą konsekwencji w postaci bezskuteczności dokonanej czynności lub bezzasadności jej podjęcia (por. P. Kledzik: Postępowanie administracyjne w sprawie skarg i wniosków, wydanie pierwsze str. 58). Jednocześnie należy podkreślić, iż odformalizowanie czynności procesowych postępowania skargowego sprowadza się do przekazania skargi zwykłym pismem w drodze czynności materialno-technicznej, a nie zaskarżalnego aktu administracyjnego. Na podstawie dekretacji zamieszczonych na skargach oraz wyjaśnień z dnia 23 czerwca 2016 r. ustalono, organ kontrolowany dokonał przekazania skargi zarejestrowanej pod poz. 1/2016 z uchybieniem terminu, o którym mowa w art. 231 k.p.a. W toku analizy dokumentacji pozostałych przekazanych skarg (dot. poz. 1/2014, 2/2015 w rejestrze skarg i wniosków) ustalono, iż przekazanie skargi do rozpatrzenia właściwemu organowi nastąpiło z zachowaniem siedmiodniowego terminu. Mając na uwadze ustalenia dokonane w wyniku kontroli należy podjąć następujące działania celem wyeliminowania wskazanych w niniejszym wystąpieniu pokontrolnym nieprawidłowości oraz uchybień w wykonywaniu zadania z zakresu organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków: 6

7 1. W celu usprawnienia organizacji przyjmowania skarg i wniosków należy dostosować godziny przyjęć interesantów w sprawie skarg i wniosków do wymogów art k.p.a., według którego dni i godziny przyjęć powinny być dostosowane do potrzeb ludności, przy czym przynajmniej raz w tygodniu przyjęcia powinny się odbywać w ustalonym dniu po godzinach pracy. 2. Stosownie do dyspozycji art. 254 k.p.a., skargi oraz związane z nimi pisma i inne dokumenty rejestrować w sposób ułatwiający kontrolę. 3. W przypadku przekazania skargi właściwemu organowi, o powyższym fakcie zawiadomić skarżącego. Przekazaniu skargi w oparciu o art. 231 k.p.a. nadać formę pisemną bądź formę dokumentu elektronicznego. 4. Przekazując skargę właściwemu organowi w oparciu o art. 231 k.p.a. dochować siedmiodniowego terminu na przekazanie skargi. 5. W przypadku skargi w sprawie indywidualnej złożonej przez osobę nie będącą stroną postępowania zawiadomić wnoszącego o sposobie załatwienia skargi, zgodnie z treścią art. 238 k.p.a. W terminie do dnia 9 września 2016 r., proszę o udzielenie informacji dotyczącej sposobu wykonania zaleceń, wykorzystania wniosków z kontroli lub przyczynach ich niewykorzystania albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości. WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI /-/ Paweł Hreniak 7

8 8