Uniwersytet Przyrodniczy we Wrocławiu Studia Podyplomowe Zarządzanie Bezpieczeństwem i Higieną Pracy VI. Kształtowanie kultury bezpieczeństwa i higieny pracy w systemach zarządzania Materiały szkoleniowe opracowane na podstawie wydawnictwa CIOP pt. Nauka o pracy bezpieczeństwo, higiena, ergonomia oraz na podstawie materiałów własnych wykładowców i dostępnej literatury przedmiotu 1
4. Kształtowanie kultury bezpieczeństwa i higieny pracy w systemach zarządzania dr inż. Zofia Pawłowska - Centralny Instytut Ochrony Pracy 4.1. Pojęcie kultury organizacyjnej i kultury bezpieczeństwa Kulturę organizacyjną tworzy zbiór charakterystycznych dla danej organizacji norm, wartości i przekonań, do których pracownicy się stosują i które wyznaczają sposób życia jednostek i grup w organizacji. Kultura ta stanowi osobowość organizacji wyrażającą się różnego rodzaju artefaktami (językowymi, behawioralnymi lub fizycznymi). Kształtuje się pod wpływem wielu czynników związanych ze specyficznymi właściwościami organizacji, cechami jej członków, a także z otoczeniem zewnętrznym. Kultura bezpieczeństwa jest elementem kultury organizacyjnej. Stanowi ona wytwór indywidualnych i grupowych wartości, postaw, kompetencji i wzorów zachowań, które determinują zaangażowanie w działania związane z zarządzaniem bezpieczeństwem i higieną pracy oraz wpływają na styl i skuteczność tego zarządzania. W każdej organizacji na kulturę składa się zbiór czynników psychologicznych, społecznych i organizacyjnych, związanych z systemem zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy, zachowaniami pracowników, a także ich cechami indywidualnymi. Na podstawie licznych badań można stwierdzić, że budowaniu wysokiej kultury bezpieczeństwa w przedsiębiorstwie sprzyjają przede wszystkim: zaangażowanie najwyższego kierownictwa w problemy bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przywództwo ustalenie deklaracji polityki bezpieczeństwa i higieny pracy oraz odpowiednich procedur i norm przekonanie, że bezpieczeństwo jest wartością połączoną z każdym celem organizacji stymulowanie zaangażowania pracowników, wzmacnianie ich poczucia wartości własnej identyfikowanie się pracowników z celami bezpieczeństwa i higieny pracy, przekonanie o ich ważności i konieczności realizacji oraz praca zespołowa edukacja i szkolenie pracowników rozwijanie - wykraczającej poza wymagania zawarte w przepisach - troski o bezpieczeństwo własne i współpracowników wyrażanie uznania dla osiągnięć grupowych i indywidualnych komunikowanie się oparte na wzajemnym zaufaniu szybkie reagowanie na występujące problemy dotyczące bezpieczeństwa. 2
Wysoka kultura bezpieczeństwa charakteryzuje organizacje o wysokim poziomie bezpieczeństwa. 4.2. Kształtowanie kultury bezpieczeństwa w systemie zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy System zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy stanowi część ogólnego systemu zarządzania organizacją, która obejmuje strukturę organizacyjną, planowanie, odpowiedzialności, zasady postępowania, procedury, procesy i zasoby potrzebne do opracowania, wdrażania, realizowania, przeglądu i utrzymywania polityki bezpieczeństwa i higieny pracy. Czynniki związane z systemem zarządzania w istotny sposób wpływają na kulturę bezpieczeństwa. W organizacjach, w których wdrożono skuteczne systemy zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy, można jednocześnie zaobserwować wyższą kulturę bezpieczeństwa. Wdrażaniu systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy powinna towarzyszyć świadomość konieczności zmian kulturowych. Szczególną uwagę należy zwrócić na odpowiednie, sprzyjające budowaniu i umacnianiu kultury bezpieczeństwa, zaprojektowanie i wdrożenie takich elementów systemu zarządzania, jak: zaangażowanie kierownictwa oraz polityka bezpieczeństwa i higieny pracy ustalanie celów bezpieczeństwa i higieny pracy kompetencje i szkolenie motywacja komunikowanie się monitorowanie. Od ich funkcjonowania w znacznej mierze zależy kształtowanie postaw i zachowań pracowników wobec bezpieczeństwa i higieny pracy. 4.2.1. Zaangażowanie kierownictwa w problemy bezpieczeństwa i higieny pracy Zarówno o wdrożeniu i funkcjonowaniu systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy, jak i o kształcie kultury bezpieczeństwa i jej zmianach decyduje zaangażowanie najwyższego kierownictwa. Ma ono decydujący wpływ na ustalenie przyjmowanych w organizacji wartości oraz kształtowanie postaw i zachowań, które z tych wartości wynikają. Przystępując do wdrażania systemu zarządzania, kierownictwo deklaruje swoje zaangażowanie w problemy bezpieczeństwa i higieny pracy - opracowuje i publikuje politykę 3
bezpieczeństwa i higieny pracy. Ogłoszenie deklaracji polityki jest równocześnie sygnałem, że bezpieczeństwo i higiena pracy zostały uznane za wartość istotną dla organizacji. Samo ogłoszenie polityki nie może zmienić niczego w kulturze bezpieczeństwa organizacji. Musi być poparte widocznym zaangażowaniem kierownictwa, które powinno aktywnie uczestniczyć w kreowaniu nowych postaw i zachowań oraz dawać osobisty przykład. Kierownictwo może wykazywać swoje zaangażowanie między innymi przez: ustalanie ogólnych celów bezpieczeństwa i higieny pracy związanych z realizacją polityki i zapewnianie środków potrzebnych do ich realizacji zaangażowanie własnego czasu w działania zmierzające do poprawy stanu bezpieczeństwa zapewnienie, że bezpieczeństwo jest uwzględniane we wszystkich działaniach organizacji omawianie problemów bezpieczeństwa na zebraniach regularne przeglądy bezpieczeństwa i higieny pracy. O zaangażowaniu kierownictwa w problemy bhp mogą świadczyć wizyty na wydziałach produkcyjnych. Pracownicy muszą jednak wiedzieć, że przyczyną tych wizyt nie są problemy produkcyjne, lecz problemy związane z bezpieczeństwem ich pracy. W przeciwnym razie powstanie przekonanie, że mimo formalnej deklaracji kierownictwo przywiązuje wagę wyłącznie do spraw produkcji, a opublikowanie polityki nie będzie miało żadnego wpływu na zmianę kultury bezpieczeństwa. Podobny efekt może wywołać niestosowanie się przedstawicieli kierownictwa do zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Budowie i umacnianiu nowej kultury bezpieczeństwa sprzyja wykreowanie wśród członków najwyższego kierownictwa postaw przywódczych. Przywódca wyraża zainteresowanie problemami pracowników i udziela im wsparcia, ustala jasne cele i wyjaśnia pracownikom oczekiwania i odpowiedzialności związane z ich realizacją oraz motywuje do postępowania zgodnego z ustalonymi zasadami i procedurami. Jego troska o środowisko pracy i pracowników, wychodząca poza wymagania przepisów, oraz motywujące wpływanie na ich zachowania odgrywają istotną rolę w ukształtowaniu pozytywnej kultury bezpieczeństwa. Jako cechy charakteryzujące skutecznych przywódców wymienia się pasję i entuzjazm, uczciwość i otwartość, silną motywację i wiarę w możliwości osiągnięcia wytyczonych celów, a także dużą inteligencję i elastyczność. Widoczne przywództwo najwyższego kierownictwa w procesie zmian pomaga w skutecznym wdrożeniu systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy i wprowadzeniu zmian kulturowych wspierających jego funkcjonowanie. 4
4.2.2. Ustalanie celów bezpieczeństwa i higieny pracy Cele bezpieczeństwa i higieny pracy oraz sposób ich ustalania powinny służyć rozwijaniu kultury bezpieczeństwa organizacji. Dlatego ważne jest, aby cele te były: wyrażane ilościowo, jeżeli jest to możliwe spójne z polityką bezpieczeństwa i higieny pracy organizacji możliwe do osiągnięcia, czyli ustalane z uwzględnieniem warunków wewnętrznych w organizacji oraz aspektów ekonomicznych, społecznych, politycznych i technicznych związanych z jej otoczeniem akceptowane przez członków organizacji elastyczne, czyli podlegające przeglądom i w razie potrzeby korygowane motywujące, co oznacza, że ich realizacja nie może być za łatwa, ani też tak trudna, że uniemożliwia ich osiągnięcie osobom odpowiedzialnym za ich realizację zrozumiałe, czyli sformułowane w tak prosty sposób, jak to jest możliwe; bez względu na sposób sformułowania celów należy się upewnić, że są one zrozumiałe dla wszystkich osób, które uczestniczą w ich realizacji. Najlepsze efekty można osiągnąć, jeśli cele ustala się przy współudziale tych pracowników, którzy będą je realizować. Zwiększa to ich zaangażowanie w problemy bezpieczeństwa i higieny pracy, przyczynia się do umocnienia poczucia własnej wartości oraz umożliwia wykorzystywanie posiadanej wiedzy i umiejętności, a także sprawia, że pracownicy identyfikują się z ustalonymi celami i wierzą w możliwość ich realizacji. 4.2.3. Komunikowanie się Procedury systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy powinny zapewniać odpowiedni przepływ informacji wewnątrz organizacji. Zarówno treść informacji, jak i sposób ich przekazywania powinny wzmacniać kulturę bezpieczeństwa. W tym celu należy zapewnić, aby informacja docierała do właściwego odbiorcy i była przez niego odbierana w sposób zgodny z intencjami nadawcy, a także aby była przez niego zapamiętana przez właściwy czas. 5
Za podstawowe warunki skutecznego i sprzyjającego umacnianiu kultury bezpieczeństwa komunikowania się można uznać: 1. zaufanie do otrzymywanych informacji 2. formułowanie przekazywanych informacji w prosty i zrozumiały sposób 3. otwartość na odmienne poglądy i przyjmowanie złych informacji 4. zachęcanie pracowników do przekazywania informacji o problemach związanych z 5. bezpieczeństwem i higieną pracy 6. sprawdzanie sposobu odebrania wysłanej informacji. Skuteczne komunikowanie się wymaga stosowania różnych metod przekazu - zarówno pisemnych, jak i werbalnych. Informacje werbalne mogą być przekazywane pracownikom na szkoleniach, zebraniach, podczas formalnych i nieformalnych dyskusji. Ważną rolę w tym procesie odgrywają pracownicy nadzoru, którzy przekazują pracownikom informacje w bezpośrednich rozmowach. Taki sposób przekazu umożliwia szybką ocenę reakcji na przekazaną informację i jej ewentualne skorygowanie. Od sposobu zaprojektowania i funkcjonowania systemu komunikowania się w organizacji zależy zarówno skuteczne funkcjonowanie systemu zarządzania, jak i powodzenie działań zmierzających do zmiany kultury bezpieczeństwa. 4.2.4. Szkolenie Szkolenie stanowi ważny element budowania kultury bezpieczeństwa organizacji. Konieczność jego przeprowadzania wynika zarówno z wymagań zawartych w obowiązujących przepisach, jak i z wymagań stawianych systemom zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy. Identyfikowanie potrzeb szkoleniowych i przeprowadzanie szkoleń, których programy są dostosowane do poszczególnych grup pracowników, powinno dać efekty w postaci poszerzenia wiedzy i rozwoju umiejętności, i dzięki temu pozytywnie wpływać na zachowania i świadomość. Szkolenie stanowi element rozwoju własnego każdego pracownika, zwiększa jego kompetencje i poczucie własnej wartości. Sprzyja również lepszemu wykorzystaniu możliwości pracownika. Na postawy wobec bezpieczeństwa korzystnie wpływa angażowanie samych pracowników w szkolenia dotyczące bezpieczeństwa na stanowiskach pracy, prowadzone dla nowych pracowników. 6
4.2.5. Motywowanie Motywacja jest zestawem sił, które sprawiają, że ludzie zachowują się w określony sposób. W systemie zarządzania konieczne jest wdrożenie i stosowanie różnych metod motywowania pracowników. Motywowanie wymaga stosowania różnych bodźców, które wzajemnie uzupełniają się w działaniu. Za najskuteczniejszy sposób motywowania uważa się na ogół nagradzanie lub karanie. Pracownicy zaangażowani w problemy bezpieczeństwa i higieny pracy, zespoły pracujące bezpiecznie, kierownicy stymulujący zespoły do bezpiecznej pracy mogą być nagradzani w różny sposób (np. nagrody pieniężne lub rzeczowe, pochwały, możliwości szkolenia i awansu, itp.). Karane jest postępowanie niezgodne z wymaganiami. Aby system kar i nagród był skuteczny, musi być dostosowany do warunków i zaakceptowany przez te osoby, których dotyczy. Kary i nagrody powinny być bezpośrednio powiązane z osiąganiem wytyczonych celów bezpieczeństwa i higieny pracy. Motywującą rolę odgrywają również informacje, które mogą być przekazywane zarówno w sposób werbalny jak i niewerbalny (np. działania kierownictwa, które w widoczny sposób świadczą o jego aktywnym zaangażowaniu w zarządzanie bezpieczeństwem i higieną pracy), a w szczególności: popieranie prowadzenia uczciwych analiz bezpieczeństwa i opieranie się na ich wynikach w inicjowaniu działań korygujących potępianie ukrywania problemów, które stwarzają zagrożenia lub wynikają z zagrożeń, i stwarzanie warunków uniemożliwiających ich ukrywanie organizowanie zebrań, podczas których są omawiane i rozwiązywane problemy bezpieczeństwa i higieny pracy dawanie osobistego przykładu polegające na ścisłym przestrzeganiu przez członków kierownictwa procedur związanych z zapewnieniem bezpieczeństwa i higieny pracy. 4.2.6. Monitorowanie W systemie zarządzania wspierającym budowanie wysokiej kultury bezpieczeństwa pracownicy powinni uczestniczyć w procesie monitorowania, a w szczególności: uczestniczyć w ocenie ryzyka zawodowego na swoich stanowiskach pracy brać udział w analizowaniu przyczyn wypadków przy pracy 7
w codziennej praktyce identyfikować zagrożenia występujące na stanowiskach pracy i przekazywać informacje o tych zagrożeniach przełożonym. Aktywny udział pracowników w procesie monitorowania przyczynia się z jednej strony do wykrywania większej liczby zagrożeń, z drugiej zaś strony zwiększa ich zaangażowanie w problemy bezpieczeństwa i higieny pracy oraz świadomość występujących zagrożeń. Zgodnie z zasadą, że każdy odpowiada za bezpieczeństwo swoje i swoich współpracowników, pracownicy powinni w codziennej pracy monitorować bezpieczeństwo na stanowiskach pracy. 4.3. Podsumowanie System zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy nie może być projektowany i wdrażany w oderwaniu od kultury bezpieczeństwa organizacji. Kultura ta, rzutując na sposób myślenia i działania, decyduje o sukcesie bądź niepowodzeniu funkcjonowania systemu. Budowanie i doskonalenie kultury bezpieczeństwa jest procesem złożonym i długotrwałym, na który wpływa wiele czynników wewnętrznych i zewnętrznych w stosunku do organizacji. Wdrażanie systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy spełniającego wymagania sformułowane w polskiej normie PN-N-18001:1999 powinno sprzyjać doskonaleniu kultury bezpieczeństwa organizacji. Literatura 1. Koźmiński A. K., Piotrowski W.: Zarządzanie. Teoria i praktyka. Warszawa, Wyd. Nauk. PWN 1995. 2. Penc J.: Strategie zarządzania. Warszawa, Agencja Wydawniczo-Poligraficzna "PLACET" 1994. 3. Safety Management Techniques. National Safety Council 1995. 4. PN-N-18001:1999 Systemy zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy. Wymagania. 8