www.comarch.pl Kompleksowe rozwiązanie informatyczne dla administracji publicznej i samorządów COMARCH OCEAN Infosystem 09.06.08 Agenda E-Urząd nowy wymiar komunikacji System Elektronicznego Obiegu Dokumentów porządkujemy dokumenty Business Intelligence - czyli jak zmierzyć efektywność urzędu Społeczeństwo Informacyjne nowe wyzwania Dynamiczny rozwój społeczeństwa informacyjnego Sprawna i efektywna obsługa obywateli Planowanie oraz kontrola procesów zachodzących w urzędzie Organizacja procedur i zadań związanych z obiegiem i archiwizacją dokumentów Uproszczenie i zwiększenie dostępności procedur urzędowych realizowanych on-line 1
Urząd w obliczu nowych wyzwań E-Urząd nowy wymiar komunikacji Platforma Usług Elektronicznych OCEAN PORTAL Content Management System BIP Connector Centralny Biuletyn Informacji Publicznej BIPy dla JST Archiwizacja do XML EOD XML Interfaces Cyfrowy Urząd Podpis cyfrowy Frontoffice Backoffice Platforma edukacyjna e-szkoła Mapy GIS Aplikacja GIS Mapy lotnicze Sklep map Data Source XML Interface Moduły informacyjne Zewnętrzne Serwisy BIP EOD ERP EOD ERP EOD ERP EOD ERP Zewnętrzne źródła danych (serwisy WWW, bazy danych ) JST JST JST JST 2
Cyfrowy Urząd Profil Obywatela Pełna obsługa sprawy w trakcie całego cyklu: Wszczęcie sprawy Urzędowe Poświadczenie Odbioru Status sprawy, historia sprawy Przesłanie dodatkowych dokumentów Odbiór decyzji Elektroniczna Skrzynka Podawcza: Podpis elektroniczny kwalifikowany i niekwalifikiowany Współpraca z HSM Biuletyn Informacji Publicznej To także wymagane ustawowo elementy: Nagłówek (wraz z Logiem, godłem i odnośnikiem) Menu podmiotowe oraz przedmiotowe Ujednolicony układ strukturalny serwisu i ujednolicona forma prezentacji danych. Ergonomiczny i funkcjonalny interfejs użytkownika Edycja stron prowadzona na tych samych zasadach, co w serwisie informacyjnym i e-urzędzie Publikacja dokumentów bezpośrednio z systemu obiegu dokumentów. Serwisy Informacyjne Prezentacja i publikacja treści z różnych dziedzin życia Pogrupowane w moduły tematyczne Bazy danych, zestawienia informacyjne z możliwością filtrowania i przeszukiwania (e-gospodarka, e-turystyka) Pobieranie treści z zewnętrznych źródeł danych (kursy walut, pogoda) Platforma interakcji: Budowa lokalnej społeczności, promocja lokalnych organizacji Czat, forum, giełdy 3
Korzyści z posiadania e-urzędu Zgodność z Prawem (ESP, BIP) Poprawa wizerunku (Wizytówka Instytucji) Zwiększenie dostępu do informacji (Informacje z BIP, serwisów informacyjnych, GIS) Przyspieszenie procesu obsługi spraw Możliwość komunikacji z Instytucją w dowolnym miejscu i czasie Zwiększenie zadowolenia obywateli Poprawa komunikacji wewnętrznej Zarządzanie wiedzą System Elektronicznego Obiegu Dokumentów porządkujemy dokumenty Elektroniczny system obiegu dokumentów Obsługa spraw Automatyczna i ręczna Zarządzanie dokumentami Wprowadzanie dokumentów w różnych formach Wsparcie pracy grupowej Wspólna praca w tym samym środowisku Podział zadań Kontrola terminowości 4
Wspomaganie pracy urzędu: Porządkowanie dokumentów Standaryzacja! Przechowywanie w jednej bazie danych lub w przypadku rozproszonego repozytorium jednolity logiczny widok na wszystkie dokumenty (korespondencję) Integracja! Zabezpieczenie przed utratą Archiwizacja! Kontrola dostępności i zarządzanie ich przepływem Automatyzacja! Zwiększenie wydajności pracy Porządkowanie relacji z kontrahentami Obieg dokumentów dlaczego warto wdrożyć Szybki zwrot z inwestycji! Według ocen organizacji badawczych, koszty związane z drukowaniem, kopiowaniem, faksowaniem i skanowaniem stanowią od 1% do 3% budżetów, a optymalizacja tych systemów przynosi oszczędności sięgające nawet 30%. Model systemu CD&WM 5
Najważniejsze funkcje systemu Definiowanie procesów Wersjonowanie dokumentów Kancelaria Prowadzenie i obieg spraw Struktura organizacji Raportowanie Wyszukiwanie informacji Kartoteki Skanowanie i rozpoznawanie pisma (OCR) Skrzynka pocztowa Terminarz Numeracja dokumentów Powiadomienia Obsługa archiwum Podpis cyfrowy 6
Business Intelligence dla samorządu, czyli jak zmierzyć efektywność urzędu Zalety Inteligentnego Samorządu Zautomatyzowana sprawozdawczość Trafność oraz ocena jakości podjętych decyzji Planowanie i kontrola lokalizacja słabych punktów śledzenie trendów informacja zarządcza kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) Podniesienie świadomości społeczeństwa informacyjnego Raportowanie i analiza danych pochodzących z różnych źródeł, w tym różnych systemów informatycznych Zakres źródeł danych Workflow & Obieg dokumentów np. ComArch Documents & Workflow Management System Finansowo-Księgowy np. CDN Egeria Portal, BIP np. ComArch E-Urząd System Informacji Przestrzennej Inne wdrożone w JST systemy elastyczność procesu zasilania hurtowni danych 7
Główna funkcjonalność Raportowanie ad-hoc Zaawansowane analizy (OLAP) Kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) Wykresy mapowe Zbilansowane karty wyników (BSC) Wartość dodana Narzędzie bliskie użytkownikowi Brak wiedzy IT Podobieństwo do pakietów biurowych Szybkie zaawansowane efekty Niespotykana łatwość i prostota tworzenia nowych raportów i analiz WYSIWIG Brak ograniczeń w układzie raportu/analizy Interfejs danych typu Drag&Drop Przykłady implementacji Wrota Małopolski Wrota Pomorza Wrota Opolszczyzny Wrota Podkarpacia Urząd Miasta Ciechanów Urząd Miasta Zduńska Wola Śląski Urząd Wojewódzki Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego 8
Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego w Poznaniu Wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego Cele i zadania projektu Cel 1: Umożliwienie świadczenia usług urzędowych drogą elektroniczną Cel 1.1 Umożliwienie składania wniosków i sprawozdań elektronicznie Cel 1.2 Umożliwienie przesyłania podpisanych elektronicznie dokumentów Cel 2: Zwiększenie efektywności pracy urzędników Cel 2.1 Ułatwienie dostępu do informacji Cel 2.2 Większa kontrola nad realizacją spraw Cel 2.3 Automatyczne kierowanie dokumentów do odpowiednich adresatów Cel 2.4 Wsparcie pracy grupowej Cel 3: Dostarczenie informacji na temat funkcjonowania Urzędu Cel 3.1 Zwiększenie transparentności pracy urzędników Cel 3.2 Publikacja aktualnych informacji wytwarzanych w Urzędzie. Rezultaty projektu Jednakowa obsługa dokumentów wpływających papierowo i elektronicznie Możliwa komunikacja podmiotów zewnętrznych z Urzędem w formie elektronicznej zgodność z wymogami prawa nowy wygodny sposób komunikacji miedzy pracownikami Ułatwione zarządzanie obiegiem dokumentów w ramach Urzędu zgodność z Instrukcją Kancelaryjną elektroniczna archiwizacja dokumentów przygotowanie do rezygnacji z obiegu papierowego publikacje w BIP przez działy tworzące informacje 9
Zakres systemu Elektroniczny obieg dokumentów Obieg pism i spraw, zgodny z instrukcją kancelaryjną Pisma papierowe oraz dokumenty elektroniczne Obsługa urlopów Rejestry obowiązkowe i nieobowiązkowe BIP i Cyfrowy Urząd Publikacja materiałów w BIP Rejestry publiczne Uchwały Zarządu i Sejmiku Wysyłanie cyfrowych formularzy ze strony WWW Śledzenie przebiegu spraw Zakres systemu Elektroniczna skrzynka podawcza Wymaganie ustawowe od 1. maja 2008 Przyjmowanie dokumentów elektronicznych Wystawianie UPO urzędowego poświadczenia odbioru Sprzęt 9 serwerów IBM Drukarka/skaner HP Skaner Epson Karty z podpisem dla 50 pracowników www.comarch.pl Dziękuję za uwagę Andrzej.Rybicki@comarch.pl 10