Jak prawidłowo wypełniać wnioski o płatność beneficjenta podczas realizacji projektów dofinansowanych z PO IiŚ? WFOŚiGW w Gdańsku 17 VI 2013 r. Piotr Bogacki Katarzyna Brejt Katarzyna Cichowicz
Szkolenie współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko
Plan szkolenia Wprowadzenie Wniosek punkt po punkcie Załączniki do wniosku o płatność Najczęściej popełniane błędy Poprawianie WoP Dobre praktyki Dyskusja
Regulacje Umowa o dofinansowanie paragraf Monitorowanie i sprawozdawczość Wytyczne w zakresie sprawozdawczości PO IiŚ Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ Zalecenia w zakresie wzoru wniosku beneficjenta o płatność w ramach PO IiŚ Wzór wniosku beneficjenta o płatność (zał. 1 do w/w Zaleceń) Instrukcja wypełniania konkretnych pozycji wniosku (zał. 1 a do w/w Zaleceń) Generator wniosków o płatność Instrukcja obsługi dla Beneficjenta [wnioski o nadanie uprawnień w wersji papierowej i elektronicznej]
Wprowadzenie Wniosek o płatność (WoP) może służyć do: rozliczenia dofinansowania przekazanego beneficjentowi w ramach transz zaliczki wnioskowania o przyznanie transzy zaliczki wnioskowania o refundację wydatków poniesionych przez beneficjenta przekazania informacji o postępie realizacji projektu sprawozdania na poziomie beneficjenta WoP może służyć jednocześnie realizacji kilku funkcji wymienionych powyżej.
Terminy Beneficjent składa WoP nie rzadziej niż raz na 3 miesiące, w terminie do 14-tego dnia po zakończeniu okresu sprawozdawczego IW ma 60 dni kalendarzowych na weryfikację wniosku W przypadku przekazania uwag przez IW, Beneficjent ma 7 dni kalendarzowych na odniesienie się do nich (od momentu otrzymania wezwania) Po przekazaniu przez Beneficjenta odpowiedzi na uwagi, IW zyskuje kolejne 60 dni kalendarzowych na weryfikację wniosku w przypadku wystąpienia błędów od momentu złożenia WoP, do jego zatwierdzenia i wypłaty środków może minąć nawet pół roku!
Weryfikacja WoP Możliwa wypłata zaliczki ZŁOŻENIE WoP Weryfikacja przez Zespół ds. FK FE i Zespół FE Zatwierdzenie WoP Wypłata środków Uwagi do WoP Uzupełnienia / korekta Przygotowanie odpowiedzi na uwagi lub korekty WoP przez Beneficjenta Terminarz płatności środków europejskich BGK
Weryfikacja WoP Kontrola WoPw oparciu o listę sprawdzającą weryfikacja formalna weryfikacja finansowa weryfikacja merytoryczna
Weryfikacja formalno-rachunkowa strona formalna, np. czy zastosowano właściwy formularz, zgodność wersji papierowej i elektronicznej, podpisy, pieczątki, kompletność załączników, poświadczenie załączników za zgodność z oryginałem, zaakceptowanie faktur przez właściwe osoby, prawidłowość opisów na dokumentach kontrola kompletności oraz prawidłowości wypełnienia WoP kontrola zgodności kwot wskazanych w WoP oraz w dokumentach towarzyszących poprawność rachunkowa kwot wskazanych w WoP prawidłowość dokonania wydatku (rachunki bankowe) czy nie zachodzi podwójne/ powtórne finansowanie tego samego wydatku (kontrola krzyżowa)
Weryfikacja merytoryczna analiza postępu finansowego i rzeczowego - zgodność zakresu wykonanych prac z umową o dofinansowanie - zgodność poniesionych wydatków z zasadami dot. kwalifikowania wydatków - prawidłowość zakwalifikowania wydatków - zgodność wykazanego postępu z planowanym w HRP - weryfikacja dokumentów potwierdzających wykonanie robót/ usług/ dostaw - weryfikacja zgodności wykonanych prac dodatkowych z zakresem projektu analiza problemów napotkanych podczas realizacji projektu
Przed zaakceptowaniem WoP IW powinna: - zweryfikować dokumenty potwierdzające wykonanie robót / usług/ dostaw (w przypadku prac wykonanych siłami własnymi Beneficjenta dokumenty potwierdzające ich wykonanie i wartość) - upewnić się, że wydatki zostały poniesione na podstawie umów zawartych zgodnie z odpowiednimi procedurami (kontrole procedur zawierania umów!) - zweryfikować zgodność prac dodatkowych z zakresem projektu Powyższy zakres może zostać sprawdzony poza kontrolą WoP.
Troszkę statystyki Od początku 2013 roku do 14 czerwca: IW przystąpiło do weryfikacji 37 wniosków o płatność (WoP) w efekcie wysłano 23 wezwania do złożenia korekty później kolejnych wezwań do korekty wysłano jeszcze 6 wysłano 1 wezwanie do złożenia 3 korekty wniosku tylko 7 WoP zostało zatwierdzono bez korekty udział % w WoP 70 60 50 40 30 20 10 0 korekta 1 korekta 2 korekta 3 bez korekty zatwierdzona wersja WoP
WoP punkt po punkcie okres od kolejny dzień kalendarzowy po dacie do w poprzednim WoP okres do ostatni dzień okresu, za który składany jest WoP* UWAGA! W pierwszym WoP podajemy: - początkową datę kwalifikowalności wydatków zapisaną w umowie o dofinansowanie lub - datę zawarcia umowy o dofinansowanie lub - datę rozpoczęcia realizacji zadania podaną w HRP w zależności od tego, która data jest wcześniejsza. UWAGA! W końcowym WoP data nie może być późniejsza niż dzień zakończenia realizacji projektu, określony w umowie o dofinansowanie * wyjątki i przykłady opisano w Zaleceniach w zakresie wzoru wniosku Beneficjenta o płatność
WoP punkt po punkcie okres do ostatni dzień okresu, za który składany jest WoP* WYJĄTKI: - wniosek o płatność końcową - wniosek służący rozliczeniu zaliczki: - gdy złożenie WoP w terminie skróciłoby czas przysługujący Beneficjentowi na rozliczenie zaliczki - w przypadku możliwości dołączenia do danego WoP wydatku faktyczne poniesionego w okresie od zakończenia miesiąca kalendarzowego do upływu terminu na złożenie WoP do IW data końcowa okresu sprawozdawczego powinna pokrywać się z najpóźniejszą datą zapłaty wydatku wykazanego w danym WoP
WoP punkt po punkcie Dane zgodne z umową o dofinansowanie Nie ma obowiązku podawania danych dwóch osób, jeśli jedna jest w stanie udzielić odpowiedzi na pytania dot. postępu finansowego i rzeczowego
WoP punkt po punkcie Nazwa projektu zgodna z umową / decyzją o dofinansowaniu Nr priorytetu i działania, w ramach których realizowany jest projekt Fundusz Spójności
WoP punkt po punkcie Wskazać rodzaj wnioskowanej płatności poprzez wykreślenie odpowiedzi nieprawidłowych - możliwe zaznaczenie kilku odpowiedzi W przypadku WoP służącego przekazaniu informacji o postępie rzeczowym projektu: - w pkt 6 skreśla się wszystkie rodzaje płatności - w punktach 7 i 8 pozostawia się wartość 0 Łączna wnioskowana kwota (ze wszystkich WoP Beneficjenta) nie może przekroczyć kwoty dofinansowania określonej w umowie! Kwota powinna być równa sumie wartości wskazanych w pkt 9 w kolumnie 8 tabeli (wartość poniesionych przez Beneficjenta wydatków kwalifikowanych, objętych WoP) UWAGA: pole wypełnia się automatycznie po wypełnieniu pól pośrednich w tym zaliczka i w tym refundacja
WoP punkt po punkcie W zestawieniu wykazuje się wyłącznie dokumenty potwierdzające wydatki kwalifikowane rozliczane danym WoP! Dokument potwierdzający poniesienie wydatku = faktura / inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej + dowód zapłaty + dokument potwierdzający wykonanie robót /usług! W przypadku WoP służącego przekazaniu informacji o postępie rzeczowym projektu pkt 9 nie jest wypełniany!
WoP punkt po punkcie UWAGA: proszę zachować format RRRR-MM-DD nadany przez osobę prowadzącą ewidencję księgową / księgi rachunkowe wynikająca z dowodu zapłaty Opis na tyle szczegółowy, aby nie budził wątpliwości, czego dotyczy. W przypadku kilku pozycji na fakturze możliwe podanie opisu łącznego. tożsama z kwotą łączną faktury! Różnica pomiędzy kolumną 6 i 7 może wynikać wyłącznie z podatku VAT! Kwota deklarowana, spójna z opisem do dokumentu Kwota VAT, uwzględniona w kolumnie 8, o ile VAT jest kwalifikowany. W przypadku niekwalifikowalności VAT należy wpisać 0.
WoP punkt po punkcie Kategoria / podkategoria wydatków wykazywana w kolumnie 10 wybrana z listy kategorii podanej w Instrukcji wypełniania konkretnych pozycji wniosku (Załącznik 1a do Zaleceń w zakresie wzoru beneficjenta o płatność w ramach POIiŚ). UWAGA: jeżeli dany dowód księgowy zawiera wydatki z kilku kategorii / podkategorii, wydatek można ująć w jednym wierszu, a w kolumnie 10 wymienić wszystkie kategorie / podkategorie wraz z kwotami wydatku kwalifikowanego w odniesieniu do każdej podkategorii.
Faktura korygująca w pkt 9 Instrukcja do WoP dopuszcza dwa sposoby postępowania: 1) W tabeli podawane są dane wyłącznie z faktury korygującej - gdy faktura korygowana była opłacona w tym samym okresie sprawozdawczym i z faktury korygującej wynika ostateczna, prawidłowa wartość wydatku (po korekcie) - gdy faktura korygowana była ujęta we wcześniejszym WoP, faktura korygująca powinna być w zestawieniu ujęta z odpowiednim znakiem: minus (jeśli na jej podstawie pomniejszono należność dla wykonawcy) lub plus (na jej podstawie zwiększono należność dla wykonawcy) 2) W tabeli, w osobnych wierszach, podawane są dane z faktury korygowanej i korygującej z odpowiednim znakiem - minus (jeśli na jej podstawie pomniejszono należność dla wykonawcy) lub plus (na podstawie korekty zwiększono należność dla wykonawcy) W każdym przypadku należy pamiętać o dokonywaniu opisów na fakturze korygowanej i fakturze korygującej!
Ponowne deklarowanie wydatków Gdy w danym WoP w tabeli w pkt 9 Beneficjent deklaruje jako kwalifikowane wydatki, które przedstawiał już wcześniej, a które nie zostały uznane, należy opatrzyć je odpowiednim odnośnikiem i komentarzem pod tabelą. Np. Wydatek był deklarowany we wniosku o płatność za okres. Wydatek na tamtym etapie został uznany za niekwalifikowany / Wydatek na tamtym etapie nie mógł być zadeklarowany jako kwalifikowany
Deklarowanie wydatków osobowych Dla deklarowanych wydatków osobowych w pkt 9 należy: - w kolumnie 4 podać graniczne daty dokonywania płatności (najwcześniejszą i najpóźniejszą) - w kolumnach 6 i 7 podać identyczne wartości dokumentu (np. listy płac) - w kolumnie 9 wpisać wartość 0
WoP punkt po punkcie W ramach realizowanego projektu Dochody incydentalne i kary umowne nie stanowią dochodów w rozumieniu rozporządzenia Rady WE nr 1083/2006 z dn. 11.07.2006r., ponieważ nie są wynikiem działalności operacyjnej projektu. W przypadku większości projektów w pkt 10 będą wpisywane wartości 0, ponieważ dochody zostały uwzględnione na etapie przygotowania projektów. W przypadku WoP służącego przekazaniu informacji o postępie rzeczowym projektu nie wypełnia się pkt 10! Pierwszy WoP okres od otrzymania zaliczki do końca okresu sprawozdawczego kolejne WoP okres od ostatniego WoP (w którym rozliczano zaliczkę, wnioskowano o zaliczkę lub refundację) do końca okresu sprawozdawczego
WoP punkt po punkcie Pkt wypełniany tylko przez Beneficjentów korzystających z dofinansowania udzielonego przez EBI. W przypadku, gdy Beneficjent nie posiada pożyczki z EBI na projekt objęty dofinansowaniem z POIiŚ, należy usunąć tabelę i wpisać nie dotyczy
WoP punkt po punkcie Należy wymienić wszystkie zadania wyszczególnione w Harmonogramie Realizacji Projektu (załącznik nr 3 do umowy o dofinansowanie) W tej kolumnie należy zamieścić: krótki opis prezentujący stan realizacji danego zadania na koniec okresu sprawozdawczego informacje o ewentualnych opóźnieniach / przyspieszeniach/ rozbieżnościach w stosunku do HRP odniesienie do informacji podanych w pkt 14 poprzedniego WoP UWAGA: w przypadku obowiązkowych działań informacyjno-promocyjnych w opisie dot. tablic informacyjnych / pamiątkowych, należy podać ich liczbę oraz termin umieszczenia.
Pkt 12 przebieg realizacji projektu Prosimy o przedstawianie informacji w punkcie 12 zgodnie z następującym schematem: Dla kontraktów na roboty budowlane: o Informacja nt. zrealizowanego w okresie sprawozdawczym zakresu o Odniesienie do terminu zakończenia wynikającego z umowy z wykonawcą (z uwzględnieniem podpisanych aneksów) o Informacja o podpisanych w okresie sprawozdawczym aneksach do umowy z wykonawcą i zakresie aneksów o Odniesienie do aktualnego HRP o Informacja o zgodach IW/IP na zmiany terminów (ze wskazaniem tych terminów i dat pism); w przypadku, gdy zgoda nie została jeszcze wydana informacja o piśmie do IW o Kwota poniesionych w okresie sprawozdawczym wydatków kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych Dla nabycia nieruchomości: o Wyjaśnienie na co zostały poniesione wydatki związane z nabyciem nieruchomości w odniesieniu do odpowiedniego kontraktu o Kwota poniesionych w okresie sprawozdawczym wydatków kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych Dla pozostałych zadań: o Informacja nt. zrealizowanego w okresie sprawozdawczym zakresu o Kwota poniesionych w okresie sprawozdawczym wydatków kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych
WoP punkt po punkcie Należy podać dane dot. wszystkich zadań, wyszczególnionych w Harmonogramie Realizacji Projektu (załącznik nr 3 do umowy o dofinansowanie) obowiązującym w okresie sprawozdawczym, za który złożono dany WoP. Należy podać rzeczywiste wydatki poniesione od początku realizacji projektu, tj: - w kolumnie 4 wszystkie wydatki poniesione przez Beneficjetna (kwalifikowane i niekwalifikowane) - w kolumnie 5 wydatki kwalifikowalne / sumę wydatków, które zostały uznane za kwalifikowalne w dotychczas zatwierdzonych WoP oraz wydatków wykazanych w pkt 9 WoP będącego w trakcie weryfikacji
Ponowne deklarowanie wydatków Gdy w danym WoP w pkt 13 Beneficjent deklaruje jako kwalifikowane wydatki, które przedstawiał już wcześniej, a które nie zostały uznane, nie należy tych wydatków ponownie ujmować w kolumnie 4 (gdyż były wykazane wcześniej w kwocie wydatków ogółem), natomiast należy je ująć w kolumnie 5.
WoP punkt po punkcie Weryfikacja ujęcia zadeklarowanych wydatków na nabycie nieruchomości w limicie (liczą się do niego tylko wydatki na zakup gruntów!) określonym w Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ (Rozdział 6.3 Podrozdział 3. Nabycie nieruchomości) Weryfikacja ujęcia zadeklarowanych wydatków na zarządzanie w limicie łącznej kwoty wydatków kwalifikowanych związanych z zarządzaniem projektem (Rozdział 6.2 Podrozdział 2. Zarządzanie projektem Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ). Limit określony jest również w załączniku nr 5 do umowy o dofinansowanie Opis projektu
WoP punkt po punkcie Należy w kilku zdaniach opisać działania, jakie Beneficjent planuje podjąć w ramach wszystkich wyszczególnionych w Harmonogramie Realizacji Projektu (załącznik nr 3 do umowy o dofinansowanie) zadań / kontraktów do czasu złożenia kolejnego WoP. UWAGA: Jeżeli w ramach danego zadania / kontraktu Beneficjent nie planuje żadnych działań w danym okresie, to również powinien zawrzeć taką informację.
WoP punkt po punkcie Weryfikacja zgodności z wartościami wskaźników podanymi w umowie o dofinansowanie! Wartość wskaźnika mierzona przed rozpoczęciem realizacji projektu dla wskaźników produktu jest równa zeru! Wartości wskaźników w kolumnie 5 i 6 są równe w pierwszym WoP Należy podać wszystkie wskaźniki zawarte w Zestawieniu wskaźników do monitorowania Projektu, stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie. Tabelę 15a należy wypełniać dla każdego WoP! Tabelę 15b należy wypełniać tylko dla wniosku o płatność końcową!
WoP punkt po punkcie W Tabeli 15 należy podawać tylko te wartości osiągniętych wskaźników, które można udokumentować!
WoP punkt po punkcie Należy w kilku zdaniach przedstawić informacje dotyczące: - ewentualnych problemów napotkanych w trakcie realizacji projektu, w okresie objętym wnioskiem o płatność. - zadań planowanych do realizacji w pkt 14 poprzedniego WoP, a niezrealizowanych (wraz z podaniem powodów odstąpienia od ich realizacji) - postępu w rozwiązaniu problemów wskazanych w tym pkt w poprzednim WoP UWAGA: w przypadku wniosku o płatność końcową należy dodatkowo umieścić komentarz odnośnie zrealizowania wskaźników, z podaniem przyczyn ewentualnego nieosiągnięcia ich założonego w Projekcie poziomu.
WoP punkt po punkcie Dane powinny wynikać z aktualnego Harmonogramu realizacji projektu (po uwzględnieniu odpowiedniego przesunięcia czasowego) w tej kolumnie należy wpisać nie dotyczy. / 0 dla wniosków w GWoP Należy przedstawić informację o wydatkach kwalifikowalnych jakie Beneficjent planuje wykazać we wnioskach o płatność składanych w kolejnych czterech kwartałach. Za punkt odniesienia, od którego kwartału należy zacząć ujmowanie informacji w tabeli przyjmuje się miesiąc składania wniosku o płatność.
WoP punkt po punkcie Należy wskazać wyniki kontroli /audytów wskazujących na naruszenie zasad polityk wspólnotowych IW wymaga podawania w tym pkt informacji o wszystkich korektach, jakie nałożono na projekt w wyniku przeprowadzonych kontroli, tj.: - nr kontraktu obarczonego korektą finansową - % nałożonej korekty - wartość korekty w PLN nałożonej na wydatki deklarowane w danym WoP
WoP punkt po punkcie jeżeli dokumentacja przechowywana jest w paru miejscach, należy podać adres siedziby głównej
WoP punkt po punkcie Należy wymienić tylko te dokumenty (podając opis umożliwiający identyfikację), które zostaną przekazane do IW w załączeniu do wersji WoP z danego dnia Pod pkt 20 powinna podpisać się osoba, którą wskazano w Oświadczeniu w pkt 19 UWAGA! Podpis powinien być zgodny z tym w Karcie Wzorów Podpisów!
Załączniki do wniosku o płatność kontrakt / umowa z wykonawcą / aneks do umowy kserokopie faktur/ dokumentów księgowych + dowody zapłaty dokumenty potwierdzające odbiór / wykonanie prac dokumenty dot. robót dodatkowych ich uzasadnienie dla realizacji projektu, sposobu zlecenia wyciąg bankowy potwierdzający zwrot odsetek (pkt 10 WoP) inne dokumenty, np. deklarowanie wydatków osobowych: o o o oświadczenie Beneficjenta, że deklarowane wynagrodzenia związane są z pracą na rzecz projektu realizowanego z POIiŚ lista stanowisk pracy ze wskazaniem proporcji zaangażowania w realizację projektu dokumenty związane z rozliczeniem listy płac Kserokopie wszystkich kopii dokumentów składanych do IW muszą być potwierdzone za zgodność z oryginałem!
Załączniki do wniosku o płatność deklarowanie wydatków związanych z nabyciem nieruchomości: o operat szacunkowy sporządzony przez uprawnionego rzeczoznawcę o akt notarialny o dokument będący podstawą wypłaty odszkodowania o przy nabyciu prawa użytkowania wieczystego decyzja określająca wysokość opłat deklarowanie wydatków związanych z informacją i promocją: o zdjęcia zakupionych materiałów promocyjnych o skany artykułów sponsorowanych i innych publikacji promocyjnych Więcej przykładów załączników, wskazanych do przedstawienia przy rozliczaniu różnych wydatków, opisano w Instrukcji wypełniania konkretnych pozycji wniosku. IW wymaga składania do każdego WoPzestawienia wydatków niekwalifikowanych, ponoszonych w ramach realizacji projektu
Dowód księgowy Stanowi podstawę księgowania stwierdza fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem. Powinien zawierać co najmniej: o o o o o rodzaj dowodu i jego nr identyfikacyjny strony dokonujące operacji gospodarczej (nazwa, adres) opis operacji gospodarczej oraz jej wartość podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania
Dowód księgowy Cechy dobrze sporządzonego dowodu księgowego: Rzetelny zgodny z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentuje Kompletny zawierać co najmniej dane określone w art. 21 ust. o rachunkowości Sprawdzony pod względem: merytorycznym potwierdzać zgodność operacji z rzeczywistością formalnym kompletność danych, właściwe sporządzenie, formularz, czytelność rachunkowym czy nie występują błędy arytmetyczne Pozbawiony niedopuszczalnych poprawek Opatrzony w oznaczenia identyfikujące go w księdze rachunkowej
Dowód księgowy Art. 21. ustawy o rachunkowości Elementy dowodu księgowego 1. Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: 1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego; 2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej; 3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych; 4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą także datę sporządzenia dowodu; 5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów; 6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 7) (uchylony). 1a. Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa: 1) w ust. 1 pkt 1 3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów; 2) w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych. 2. Wartość może być w dowodzie pominięta, jeżeli w toku przetwarzania w rachunkowości danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem. 3. Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk. 4. Jeżeli dowód nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika aktywów, przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo nie jest dowodem zastępczym, podpisy osób, o których mowa w ust. 1 pkt 5, mogą być zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób. Podpisy na dokumentach ubezpieczenia i emitowanych papierach wartościowych mogą być odtworzone mechanicznie. 5. Na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów, sporządzonych w języku obcym.
Prawidłowy opis dokumentu Elementy obligatoryjne w opisie: 1) numer umowy o dofinansowanie 2) kwota wydatku kwalifikowanego z wyszczególnieniem VATu wraz ze wskazaniem, jakiego rodzaju wydatki/ jaki % wydatków został uznany za kwalifikowany (gdy wartość wydatków kwalifikowanych nie wynika wprost z faktury) 3) krótki opis zamówienia, którego dotyczył wydatek 4) numer i data zawarcia umowy/ kontraktu z Wykonawcą 5) numer zadania / kontraktu, w ramach którego poniesiono wydatek (wyszczególniony w Harmonogramie Realizacji Projektu) 6) w przypadku pjb kod klasyfikacji budżetowej Elementy opisu obowiązkowe na odwrocie faktury / dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej
Prawidłowy opis dokumentu 7) Kategoria wydatku zgodnie z listą kategorii wydatków Kategoria wydatków spójna z wykazaną dla danego wydatku w pkt 9 w kol. 10 i wybrana z listy kategorii podanej w Instrukcji wypełniania konkretnych pozycji wniosku (Zał. 1a do Zaleceń w zakresie wzoru beneficjenta o płatność w ramach POIiŚ). KATEGORIE i podkategorie wydatków: a) PRZYGOTOWANIE PROJEKTU [opracowanie raportów OOS opracowanie dokumentacji technicznej opracowanie dokumentacji przetargowej inne dokumenty opłaty związane z uzyskaniem decyzji administracyjnych] b) ZARZĄDZANIE PROJEKTEM [nadzór nad robotami budowlanymi koszty ogólne wydatki osobowe zakup i instalacja systemów informatycznych wspomagających zarządzenie i monitorowanie pozostałe wydatki związane z realizacją projektu] c) ZAKUP GRUNTU [nabycie nieruchomości lub prawa wieczystego użytkowania wydatki związane z nabyciem nieruchomości adaptacja lub remont budynku lub budowli nabytych w ramach wydatków kwalifikowanych obowiązkowy wykup nieruchomości lub obowiązkowe odszkodowania wynikające z ustanowienia obszaru ograniczonego użytkowania nabycie innych tytułów prawnych do nieruchomości wniesienie nieruchomości jako wkładu niepieniężnego] d) ROBOTY BUDOWLANE e) SPRZĘT I WYPOSAŻENIE [zakup środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych stanowiących część wydatków inwestycyjnych zainstalowanych na stałe w projekcie zakup przenośnych środków trwałych, stanowiących wydatki inwestycyjne, które nie będą na stałe zainstalowane w projekcie koszty związane z wykorzystaniem przenośnych środków trwałych tylko w okresie realizacji projektu zakup materiałów nie stanowiących środków trwałych zakup wartości niematerialnych i prawnych] f) DZIAŁANIA INFORMACYJNE I PROMOCYJNE g) WYDATKI ZWIĄZANE Z WYKORZYSTANIEM INNYCH NIŻ LEASING TECHNIK FINANSOWANIA h) WKŁAD NIEPIENIĘŻNY i) INNE KATEGORIE, ZATWIERDZONE W UMOWIE O DOFINANSOWANIE DLA DANEGO PROJEKTU
Prawidłowy opis dokumentu 8) jeśli sporządzono odrębny dokument potwierdzający wykonanie / odebranie robót / usług /dostaw dane identyfikujące ten dokument 9) kurs, po którym przeliczono wartość faktury, jeśli była wyrażona w walucie innej, niż PLN Elementy opisu dokumentu o nr od 3 do 9 mogą zostać umieszczone na odrębnej kartce, opisanej dodatkowo numerem faktury / dokumentu księgowego, którego opis dotyczy. UWAGA! Faktura/ dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej powinny zostać sprawdzone pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym oraz zatwierdzone przez upoważnioną osobę z danej jednostki. Propozycja opisu faktury Załącznik nr 5 do Zaleceń w zakresie wzoru wniosku beneficjenta o płatność w ramach POIiŚ + generator
Dowód zapłaty 1) wyciąg bankowy potwierdzający dokonanie wpłaty UWAGA! W tytule przelewu powinny być podane albo nr kontraktu / umowy z wykonawcą albo nr faktury, z tytułu których dokonywana jest płatność. Jako dokument uzupełniający można przedłożyć polecenie przelewu przyjęte przez bank do realizacji (jeśli na wyciągu brak w/w danych) 2) Zajęcie wierzytelności w przypadku płatności na konto komornika 3) Potwierdzenie dokonania płatności gotówkowej oznaczenie na fakturze - dokument KP / KW zawierający odniesienie do danej faktury 4) potwierdzenie operacji dokonywanych na koncie zaliczkowym Dowody zapłaty sporządzone w postaci wydruku elektronicznego uznawane są za oryginały nie ma konieczności ich potwierdzania za zgodność z oryginałem. Są to dowody opatrzone formułą Wygenerowane elektronicznie potwierdzenie przelewu ( ). Nie wymaga podpisu ani stempla lub podobną.
Najczęściej popełniane błędy niespójność informacji podanych w poszczególnych punktach WoP i/ lub w załącznikach do WoP przypisywanie nieprawidłowych kategorii / podkategorii wydatków nieprawidłowe opisy dokumentów, brak wszystkich elementów opisu (np. gdy kwota kwalifikowana różni się od kwoty netto) niezgodność zadeklarowanego postępu finansowego realizacji projektu z załącznikami do umowy o dofinansowanie niezgodność danych przedstawionych w tabeli 17 z załącznikami do umowy o dofinansowanie przy braku wyjaśnień w pkt 12 / 16 WoP brak ciągłości okresów sprawozdawczych brak wystarczających informacji dot. realizacji projektu w pkt 12 omyłki pisarskie i rachunkowe odnoszenie się do HRP nieaktualnego na dzień sporządzenia WoP brak aktualizacji HRP w terminie określonym w umowie o dofinansowanie
Poprawianie WoP przesłanie uzupełnień / wyjaśnień przez Beneficjenta w siedzibie IW na obu wersjach WoP* Poprawianie WoP przesłanie korekty WoP przez IW po uzyskaniu zgody Beneficjenta poprawkę nanosi pracownik IW bez zgody Beneficjenta powiadomienie po fakcie * poprawki w siedzibie IW może nanosić tylko osoba wskazana w Karcie Wzorów Podpisów Beneficjenta
Poprawianie WoPprzez IW IW może nanosić poprawki w przypadku: - oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych w WoP - oczywistych omyłek w opisie załączonych kserokopii dokumentów - jednokrotne skreślenie błędnej treści - wpisanie nad/ obok treści właściwej - postawienie parafy wraz z datą O każdej naniesionej poprawce IW powiadamia Beneficjenta, który ma obowiązek wprowadzić analogiczną korektę w swojej wersji WoP Przykłady omyłek oczywistych: - literówki - błąd w sumie - błędna data w kolumnie 3 i 4 pkt 9 - błędna kwota netto / brutto dla pojedynczego dokumentu IW nie może dokonywać poprawek / uzupełnień: - zestawienia dokumentów potwierdzających poniesione wydatki - załączonych kserokopii potwierdzających poniesione wydatki - omyłek nieoczywistych np. nieprawidłowy nr projektu, tytuł projektu, niespójności w WoP i na załączonych dokumentach dot. kwot, kategorii wydatków itp.
Dobre praktyki współpraca z koordynatorem bieżące informowanie o problemach związanych z realizacją projektu sprawdzanie WoP przez drugą osobę przed złożeniem do IW przesyłanie elektronicznej wersji roboczej WoP (po uzgodnieniu z koordynatorem!) uporządkowanie dokumentów załączanie kopii tylko niezbędnych dokumentów czytelne kopie dokumentów (zwrócić szczególną uwagę na podpisy/ pieczątki, obszar kopiowania) dwustronne kopie / wydruki dokumentów spinanie dokumentów w sposób umożliwiający ich odczytanie
Dziękujemy za uwagę!