INSTRUKCJA WYPEŁNIANIA RAPORTU RZECZOWEGO I WNIOSKU O PŁATNOŚĆ W RAMACH SZWAJCARSKO-POLSKIEGO PROGRAMU WSPÓŁPRACY

Transkrypt

1 INSTRUKCJA WYPEŁNIANIA RAPORTU RZECZOWEGO I WNIOSKU O PŁATNOŚĆ W RAMACH SZWAJCARSKO-POLSKIEGO PROGRAMU WSPÓŁPRACY Beneficjenci, którzy otrzymali wsparcie na wdrożenie CSR zobowiązani są do przygotowania i przekazania do PARP w terminie 15 dni od dnia zakończenia kwartału kalendarzowego w wersji elektronicznej i papierowej raportu rzeczowego i wniosku o płatność. Raporty rzeczowe i wnioski o płatność przygotowywane są na wzorach dostępnych na stronach: (raport rzeczowy) i (wniosek o płatność). Raporty rzeczowe przygotowywane są w programie WORD, natomiast wnioski o płatność EXCEL. Wypełnione w wersji elektronicznej dokumenty należy przekazać na adres opiekuna projektu wskazanego w umowie w wymaganym terminie. Wydrukowane i podpisane przez osoby upoważnione wersje papierowe ww. dokumentów należy przesłać na adres PARP podany w umowie (zalecamy przy adresie dopisać imię i nazwisko opiekuna projektu oraz nazwę departamentu Departament Programów Pilotażowych). Decyduje data nadania. 1. Dane identyfikacyjne 1.1 Nazwa Beneficjenta RAPORT RZECZOWY Beneficjent wpisuje dokładną nazwę, zgodnie z umową o udzielenie 1.2 Numer umowy Beneficjent wpisuje właściwy numer umowy o udzielnie 1.3 Tytuł projektu Beneficjent wpisuje tytuł projektu zgodnie z umową o udzielenie 1.4 Termin realizacji projektu Beneficjent wpisuje termin realizacji projektu zgodny z 2 ust. 3 umowy o udzielenie 1.5 Okres sprawozdawczy 1

2 Datą początkową pierwszego okresu sprawozdawczego będzie dzień rozpoczęcia realizacji projektu. Data ta musi być zgodna z datą wynikającą z 2 ust. 3 umowy o udzielenie Data początkowa kolejnych okresów sprawozdawczych to pierwszy dzień kwartału, którego dotyczy raport. Datą końcową okresu sprawozdawczego jest ostatni dzień kwartału, którego dotyczy raport. Datą końcową ostatniego okresu sprawozdawczego jest data zakończenia realizacji projektu. Data ta musi być zgodna z datą wynikającą z 2 ust. 3 umowy o udzielenie 1.6 Data złożenia raportu rzeczowego (wypełnia PARP) Beneficjent nie uzupełnia tej komórki. Pole uzupełniane przez pracownika PARP wpisywana jest tu data wpływu do PARP wersji papierowej raportu rzeczowego. 2. Realizacja działań 2.1 Opis działań planowanych do realizacji w danym okresie sprawozdawczym Beneficjent w polu tym szczegółowo opisuje działania, które zgodnie z wnioskiem o udzielenie wsparcia planowane były do realizacji w okresie sprawozdawczym, którego dotyczy raport. 2.2 Opis działań zrealizowanych w okresie sprawozdawczym Beneficjent w polu tym szczegółowo opisuje działania, które zostały zrealizowane w okresie sprawozdawczym, którego dotyczy raport. 2.3 Wyjaśnienia rozbieżności Beneficjent wyjaśnia jakie działania lub elementy działań planowanych na dany okres sprawozdawczy nie zostały wykonane, jakie są tego skutki i w jakim terminie zaległe działania zostaną zrealizowane. W sytuacji, gdy pewne działania zostały rozpoczęte wcześniej niż planowano, Beneficjent wyjaśnia, czym to zostało spowodowane i jaki ma to wpływ na realizację projektu. 3. Wskaźniki realizacji projektu 3.1 Zestawienie wskaźników Beneficjent w tabeli wymienia wszystkie wskaźniki, które zdefiniował we wniosku o udzielenie wsparcia wraz z jednostką miary, wartością bazową i docelową. Wszystkie dane muszą być zgodne z wnioskiem o udzielenie W ostatniej kolumnie Beneficjent wskazuje wartość wskaźnika, jaką osiągnął na koniec okresu sprawozdawczego, którego dotyczy raport. 3.2 Wyjaśnienie rozbieżności Beneficjent wyjaśnia, z czego wynikają rozbieżności miedzy wartością docelową a osiągniętą na koniec okresu sprawozdawczego. Jeżeli dany wskaźnik zostanie osiągnięty w kolejnych okresach sprawozdawczych lub po zakończeniu realizacji projektu bądź też realizacja działań, które mają przyczynić się do osiągnięcia wskaźnika jeszcze się nie rozpoczęła, to taką informację również należy zawrzeć w tym polu. 4. Czy Wnioskodawca zrealizował działania z zakresu komunikacji społecznej? 4.1 TAK 4.2 NIE 2

3 Beneficjent zaznacza odpowiedź twierdzącą jeśli realizował działania z zakresu komunikacji CSR lub przeczącą jeśli nie realizował takich działań. 4.3 Opis/wyjaśnienia W przypadku odpowiedzi twierdzącej w pkt 4.1. Beneficjent przedstawia, jakie działania z zakresu komunikacji CSR realizował. Jeśli Beneficjent zaznaczył odpowiedź przeczącą w pkt. 4.2, winien wyjaśnić, dlaczego nie realizował takich działań. 5. Czy zrealizowane działania wpłynęły na funkcjonowanie przedsiębiorstwa/na jego otoczenie? 5.1 TAK 5.2 NIE Beneficjent zaznacza odpowiedź twierdzącą jeśli realizowane dotychczas działania wpłynęły na funkcjonowanie przedsiębiorstwa/na jego otoczenie lub przeczącą jeśli nie miały one wpływu. 5.3 Opis/wyjaśnienia W przypadku odpowiedzi twierdzącej w pkt Beneficjent przedstawia, w jaki sposób realizowane dotychczas działania wpłynęły na funkcjonowanie przedsiębiorstwa/na jego otoczenie. Jeśli Beneficjent zaznaczył odpowiedź przeczącą w pkt. 5.2, winien wyjaśnić, dlaczego nie miały one wpływu na funkcjonowanie przedsiębiorstwa/na jego otoczenie. 6. Czy Wnioskodawca podjął działania zapewniające trwałość rezultatów projektu? 6.1 TAK 6.2 NIE Beneficjent zaznacza odpowiedź twierdzącą jeśli podjął działania zapewniające trwałość rezultatów projektu lub przeczącą jeśli nie podjął takich działań. 6.3 Opis/wyjaśnienia W przypadku odpowiedzi twierdzącej w pkt Beneficjent przedstawia, jakie podjął działania w celu zapewnienia trwałości rezultatów projektu. Jeśli Beneficjent zaznaczył odpowiedź przeczącą w pkt. 6.2, winien wyjaśnić, dlaczego nie podjął takich działań. 7. Oświadczenie i podpis Po uzupełnieniu raportu rzeczowego Beneficjent winien zapoznać się z oświadczeniem zamieszczonym na końcu raportu. We właściwych polach należy wpisać imię i nazwisko i stanowisko osoby (osób) upoważnionych do reprezentowania Beneficjenta. We właściwym polu należy wpisać miejscowość i datę oraz podpisać raport rzeczowy. Arkusz 1 Pkt Dane identyfikacyjne 1.1 Numer wniosku o płatność WNIOSEK O PŁATNOŚĆ Beneficjent wpisuje właściwy numer Wniosku o płatność w sposób porządkowy liczbą naturalną zaczynając od 1. 3

4 1.2 Data złożenia wniosku o płatność (wypełnia PARP) Beneficjent nie uzupełnia tej komórki. Pole uzupełniane przez pracownika PARP wpisywana jest tu data wpływu do PARP wersji papierowej wniosku o płatność. 1.3 Nazwa Beneficjenta Beneficjent wpisuje dokładną nazwę, zgodnie z umową o udzielenie 1.5 NIP Beneficjent zobowiązany jest do podania właściwego Numeru Identyfikacji Podatkowej. 1.4 Adres Beneficjenta Beneficjent we właściwych polach podaje adres siedziby: nazwę ulicy, nr budynku/lokalu, miejscowość, kod pocztowy (w formacie xx-xxx), pocztę, województwo. W przypadku zmiany adresu siedziby Beneficjent zobowiązany jest do niezwłocznego poinformowania o tym PARP. 1.6 Numer Umowy o udzielenie wsparcia Beneficjent wpisuje właściwy numer umowy o udzielenie 1.7 Termin realizacji projektu Beneficjent wpisuje termin realizacji projektu zgodny z 2 ust. 3 umowy o udzielenie 1.8 Okres sprawozdawczy Datą początkową pierwszego okresu sprawozdawczego będzie dzień rozpoczęcia realizacji projektu. Data ta musi być zgodna z datą wynikającą z 2 ust. 3 umowy o udzielenie Data początkowa kolejnych okresów sprawozdawczych to pierwszy dzień kwartału, którego dotyczy Wniosek o płatność. Datą końcową okresu sprawozdawczego jest ostatni dzień kwartału, którego dotyczy Wniosek o Płatność. Datą końcową ostatniego okresu sprawozdawczego jest data zakończenia realizacji projektu. Data ta musi być zgodna z datą wynikającą z 2 ust. 3 umowy o udzielenie Arkusz 2 Pkt Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki Kwalifikowalność podatku VAT Beneficjent zgodnie z pkt. 4.1 Wniosku o udzielenie wsparcia zaznacza opcję TAK jeśli nie ma prawnej możliwości odzyskania podatku VAT albo NIE jeśli ma możliwość odzyskania podatku VAT. Zgodnie z zaznaczoną opcją Beneficjent w dalszej części Wniosku o płatność wydatki kwalifikowalne podaje w kwotach netto albo brutto. 4

5 2.1 Lp. W kolumnie numerowane są wydatki przedstawiane do refundacji. W przypadku dodawania wierszy w celu dodania kolejnych działań lub wydatków, należy prawidłowo je ponumerować. 2.2 Nazwa towaru/usługi (przedmiot rachunku/faktury) Beneficjent winien wpisać nazwę towaru lub usługi, które stanowią przedmiot faktury i są przedstawiane do refundacji. W sytuacji, gdy na fakturze użyto skrótu bądź symbolu towaru/usługi, w tabeli należy podać dokładną (precyzyjną) nazwę przedmiotu faktury umożliwiającą identyfikację towaru/usługi. Jeżeli jeden dokument obejmuje różne wydatki, należy je wyszczególnić w odrębnych wierszach zestawienia przypisując do właściwych działań i grup kosztów. 2.3 Grupa kosztów Beneficjent wpisuje właściwą literę, którą oznaczona jest dana grupa kosztów: A: Zakup usług doradczych; B: Audyt, z wyłączeniem audytu finansowego; C: Badania lub analizy produktów oraz procesów produkcyjnych lub usługowych; D: Certyfikacja produktu, procesu lub usługi; E: Działania informacyjno-promocyjne; F: Inwestycje w rzeczowe składniki majątku oraz wartości niematerialne i prawne. 2.4 Numer dokumentu księgowego Beneficjent wpisuje dokładny, pełny numer dokumentu księgowego. 2.5 Numer w ewidencji księgowej Beneficjent wpisuje numer z ewidencji księgowej, pod jakim zaksięgowany został dany wydatek. Zgodnie z umową wydatki poniesione w ramach projektu Beneficjent zobowiązany jest ująć w prowadzonej ewidencji księgowej kosztów, wydatków, przychodów, zgodnie z obowiązującymi przepisami tak, aby umożliwiała ona identyfikację projektu oraz poszczególnych operacji finansowych. Wskazane, aby Beneficjent wyodrębnił konto w celu prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dla potrzeb projektu. 2.6 Data wystawienia dokumentu Beneficjent podaje datę wystawienia dokumentu księgowego zgodnie z datą widniejącą na dokumencie. Data winna być podana w formacie dd.mm.rrrr. 2.7 Data zapłaty Beneficjent podaje datę zapłaty za rachunek/fakturę. Data winna być podana w formacie dd.mm.rrrr. Wszystkie dokumenty księgowe przedstawione do refundacji muszą być zapłacone. 2.8 Kwota brutto Beneficjent podaje całą kwotę brutto widniejącą na dokumencie księgowym, również jeśli zawiera ona wydatki niekwalifikowalne w ramach projektu. 5

6 2.9 Kwota netto Beneficjent podaje całą kwotę netto widniejącą na dokumencie księgowym, również jeśli zawiera ona wydatki niekwalifikowalne w ramach projektu Kwota wydatków kwalifikowalnych Beneficjent podaje kwotę wydatków kwalifikowanych przedstawianych do refundacji. W ostatnim wierszu tabeli wpisane są formuły sumujące kwoty brutto, netto i wydatków kwalifikowalnych. W przypadku dodawania kolejnych wierszy w celu wpisania większej liczby działań lub wydatków należy sprawdzić, czy formuły sumują wszystkie wpisane wydatki. W przypadku błędnego sumowania należy dokonać stosownej korekty. W zestawieniu wydatków w miejscu oznaczenia działań: Działanie 1:, Działanie 2: itd. należy wpisać nazwy działań zgodnie z wnioskiem o udzielenie Arkusz 3 Pkt Postęp finansowy realizacji projektu 3.1 Działania W tabeli w poszczególnych wierszach prezentowane są wydatki planowane i poniesione w ramach poszczególnych działań. We wzorze wyszczególnione są 4 działania. Istnieje możliwość dodania kolejnych wierszy, jeżeli Beneficjent zaplanował większą liczbę działań. 3.2 Narastająco do początku okresu sprawozdawczego Wydatki planowane Dane ujęte w niniejszej kolumnie przedstawiają planowane wydatki, które Beneficjent miał ponieść przed okresem sprawozdawczym, którego dotyczy Wniosek o płatność. Oznacza to, że w pierwszym okresie sprawozdawczym w kolumnie tej nie pojawią się żadne wartości, natomiast w drugim okresie sprawozdawczym pojawią się wydatki planowane na pierwszy kwartał projektu, w trzecim suma planowanych na pierwszy i drugi kwartał projektu itd. Wartości przedstawiane w tej kolumnie powinny wynikać z pkt. 4.3 wniosku o udzielenie Wydatki poniesione Dane ujęte w niniejszej kolumnie przedstawiają rzeczywiste wydatki, które Beneficjent poniósł przed okresem sprawozdawczym, którego dotyczy Wniosek o płatność. Oznacza to, że w pierwszym okresie sprawozdawczym w kolumnie tej nie pojawią się żadne wartości, natomiast w drugim okresie sprawozdawczym pojawią się rzeczywiste wydatki poniesione w pierwszym kwartale projektu, w trzecim suma rzeczywistych wydatków poniesionych w pierwszym i drugim kwartale projektu itd. 3.3 W okresie sprawozdawczym Wydatki planowane Dane ujęte w niniejszej kolumnie przedstawiają planowane wydatki, które Beneficjent miał ponieść w okresie sprawozdawczym, którego dotyczy Wniosek o płatność. Beneficjent winien 6

7 wpisać, jakie wydatki zaplanował w ramach poszczególnych działań w okresie sprawozdawczym, którego dotyczy Wniosek o płatność. Wartości przedstawiane w tej kolumnie powinny wynikać z pkt. 4.3 wniosku o udzielenie Wydatki poniesione Dane ujęte w niniejszej kolumnie przedstawiają rzeczywiste wydatki, które Beneficjent poniósł w okresie sprawozdawczym, którego dotyczy Wniosek o płatność. Beneficjent winien zsumować wydatki kwalifikowalne poniesione w ramach poszczególnych działań w okresie sprawozdawczym, którego dotyczy Wniosek o płatność. Wartości powinny wynikać z pkt. 2 bieżącego wniosku o płatność. 3.4 Narastająco do końca okresu sprawozdawczego Wydatki planowane Dane ujęte w niniejszej kolumnie przedstawiają planowane wydatki, które Beneficjent miał ponieść do końca okresu sprawozdawczego, którego dotyczy Wniosek o płatność. Oznacza to, że w pierwszym okresie sprawozdawczym w kolumnie tej pojawią się wartości tożsame z zawartymi w kol , natomiast w drugim okresie sprawozdawczym pojawi się suma planowanych wydatków na pierwszy i drugi kwartał projektu, w trzecim suma planowanych na pierwszy, drugi i trzeci kwartał projektu itd. W kolumnie tej wpisana została formuła sumowania. W przypadku edycji tabeli (np. przy dodawaniu wierszy) należy zwrócić uwagę czy w kolumnie pojawiają się właściwe wartości. W przypadku błędnego sumowania należy dokonać stosownej korekty Wydatki poniesione Dane ujęte w niniejszej kolumnie przedstawiają rzeczywiste wydatki, które Beneficjent poniósł do końca okresu sprawozdawczego, którego dotyczy Wniosek o płatność. Oznacza to, że w pierwszym okresie sprawozdawczym w kolumnie tej pojawią się wartości tożsame z zawartymi w kol , natomiast w drugim okresie sprawozdawczym pojawi się suma rzeczywistych wydatków poniesionych w pierwszym i drugim kwartale projektu, w trzecim suma rzeczywistych wydatków poniesionych w pierwszym, drugim i trzecim kwartale projektu itd. W kolumnie tej wpisana została formuła sumowania. W przypadku edycji tabeli (np. przy dodawaniu wierszy) należy zwrócić uwagę czy w kolumnie pojawiają się właściwe wartości. W przypadku błędnego sumowania należy dokonać stosownej korekty Odchylenie (%) Wartości w tej kolumnie wskazują odchylenie między planowanymi a rzeczywistymi wydatkami w poszczególnych działaniach (stosunek wydatków poniesionych do planowanych). W kolumnie tej wpisana została formuła. W przypadku edycji tabeli (np. przy dodawaniu wierszy) należy zwrócić uwagę czy w kolumnie pojawiają się właściwe wartości. W przypadku błędów w obliczeniach należy dokonać stosownej korekty. 4. Wyjaśnienie rozbieżności między wydatkami planowanymi a rzeczywistymi Beneficjent zobowiązany jest do złożenia wyjaśnień dotyczących rozbieżności między planowanymi a rzeczywistymi wydatkami. Należy wskazać przyczynę występujących rozbieżności, ich wpływ na projekt oraz sposób rozwiązania potencjalnych negatywnych skutków dla projektu. 7

8 Należy pamiętać, że zgodnie z umową Beneficjent zobowiązuje się do niezwłocznego powiadomienia PARP o okolicznościach powodujących konieczność wprowadzenia zmian w umowie, czy także o zmianach w zakresie harmonogramu projektu. Beneficjent zobowiązuje się do podania przyczyny zmian, oczekiwanego efektu wprowadzenia zmian oraz ewentualnych skutków niewprowadzenia zmian. Wszelkie zmiany muszą być zgłaszane w formie pisemnej przed proponowaną datą wprowadzenia zmian i wymagają zgody PARP. Jeżeli zmiany pociągają za sobą zmiany w harmonogramie wydatków wówczas Beneficjent winien przygotować i przedstawić zestawienie wydatków kwalifikowalnych w ujęciu kwartalnym na wzór pkt. 4.3 wniosku o udzielenie 5. Wydatki inwestycyjne 5.1 Wartość wydatków inwestycyjnych w okresie sprawozdawczym Beneficjent winien zsumować wydatki inwestycyjne (przypisane do grupy F) poniesione w okresie sprawozdawczym, którego dotyczy projekt oraz wpisać ich wartość w tym polu. 5.2 Wartość wydatków inwestycyjnych narastająco do końca okresu sprawozdawczego Beneficjent winien zsumować wydatki inwestycyjne (przypisane do grupy F) poniesione od początku realizacji projektu do końca okresu sprawozdawczego, którego dotyczy wniosek o płatność oraz wpisać ich wartość w tym polu. Oznacza to, że w pierwszym okresie sprawozdawczym wartość wpisana w tym polu będzie tożsama z wartością podaną w pkt 5.1, natomiast w kolejnym wniosku o płatność wartość w tym polu będzie stanowić sumę z pkt 5.1 bieżącego wniosku o płatność i pkt. 5.2 poprzedniego wniosku o płatność. 5.3 Udział wydatków inwestycyjnych w wydatkach kwalifikowalnych narastająco do końca okresu sprawozdawczego W komórce tej wpisana jest formuła i po uzupełnieniu wcześniejszych komórek wniosku pojawi się wartość wskazująca, jaki jest udział wydatków inwestycyjnych w wydatkach kwalifikowalnych poniesionych do końca okresu sprawozdawczego. W przypadku edycji tabeli (np. przy dodawaniu wierszy) należy zwrócić uwagę czy w kolumnie pojawiają się właściwe wartości. W przypadku błędów w obliczeniach należy dokonać stosownej korekty. Należy pamiętać, że wydatki inwestycyjne mogą stanowić maksymalnie 70% wartości całkowitych kosztów kwalifikujących się do objęcia wsparciem dla projektów z Obszaru 1 Środowisko naturalne albo 50% wartości całkowitych kosztów kwalifikujących się do objęcia wsparciem dla projektów łączących co najmniej dwa różne obszary społecznej odpowiedzialności biznesu wskazane w rozdziale 5.1 Wytycznych dla wnioskodawców oraz projektów z Obszaru 2 Relacje z personelem przedsiębiorstwa albo Obszaru 3 Zaangażowanie społeczne zgodnie z wnioskiem o udzielenie We wniosku o płatność końcową udział wydatków inwestycyjnych w całkowitych wydatkach kwalifikowalnych musi być zgodny z wnioskiem o udzielenie Dopuszczalne jest przekroczenie pułapu na wydatki inwestycyjne we wnioskach składanych w trakcie realizacji projektu, jednakże na koniec realizacji projektu Beneficjent musi wykazać, że limit wydatków inwestycyjnych nie został przekroczony. 6. Podsumowanie 6.1 Wydatki planowane na dany kwartał 8

9 Beneficjent wpisuje wartość wydatków jakie planował ponieść w okresie sprawozdawczym, którego dotyczy wniosek. Dane powinny być zgodne z pkt. 4.3 wniosku o udzielenie 6.2 Wydatki poniesione w danym kwartale Beneficjent wpisuje wartość wydatków jakie poniósł w okresie sprawozdawczym, którego dotyczy wniosek. Wartość powinna być zgodna z sumą z kolumny wniosku o płatność. 6.3 Środki niewydatkowane/nadwyżka wydatków W komórce tej wpisana jest formuła i po uzupełnieniu pkt. 6.1 i 6.2 pojawi się wartość wskazująca, czy Beneficjent w danym kwartale poniósł większe czy mniejsze wydatki w stosunku do planowanych. 6.4 Wielkość udzielonego wsparcia (%) zgodnie z 4 ust. 2 umowy o udzielenie wsparcia Beneficjent wpisuje wielkość udzielonego wsparcia wynikającą z 4 ust. 2 umowy o udzielenie 6.5 Kwota przyznanego wsparcia zgodnie z 4 ust. 1 umowy o udzielenie wsparcia Beneficjent wpisuje kwotę udzielonego wsparcia wynikającą z 4 ust. 1 umowy o udzielenie 6.6 Wartość dotychczas wypłaconych środków (zł) Beneficjent wpisuje wartość wsparcia, która już została mu przekazana. Oznacza to, że Beneficjent wpisuje sumę środków wypłaconych na jego konto w kolejnych transzach. 6.7 Wnioskowana kwota refundacji Wnioskodawca na podstawie poniesionych wydatków w okresie sprawozdawczym, którego dotyczy wniosek i wielkości udzielonego wsparcia oblicza wnioskowaną kwotę refundacji. 6.8 Zaakceptowana kwota wydatków kwalifikowalnych (wypełnia PARP) Beneficjent nie uzupełnia tej komórki. Pole uzupełniane przez pracownika PARP. 6.9 Zaakceptowana kwota płatności (wypełnia PARP) Beneficjent nie uzupełnia tej komórki. Pole uzupełniane przez pracownika PARP. 7. Oświadczenia i podpis Po uzupełnieniu Wniosku o płatność Beneficjent winien zapoznać się z oświadczeniami zamieszczonymi na końcu Wniosku o płatność. Wnioskodawca we właściwych polach wpisuje imię i nazwisko i stanowisko osoby (osób) upoważnionych do reprezentowania Beneficjenta. We właściwym polu należy wpisać miejscowość i datę oraz podpisać wniosek o płatność. 9

10 ZAŁĄCZNIKI DO WNIOSKU O PŁATNOŚĆ 1. Kopie dokumentów księgowych dokumentujących poniesione wydatki potwierdzone za zgodność z oryginałem wraz z informacją o procedurze zastosowanej w celu wyboru wykonawcy Dokumenty księgowe winny być opisane tak, aby widoczny był związek z projektem. Opis dokumentu księgowego powinien zawierać co najmniej: 1) numer Umowy o udzielenie wsparcia; 2) formułę informującą o źródle dofinansowania Projekt współfinansowany przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej; 3) nazwę działania, którego dotyczy wydatek i kategorię kosztów; 4) kwotę kwalifikowalną lub w przypadku, gdy dokument księgowy dotyczy kilku działań kilka kwot w odniesieniu do poszczególnych działań. 2. Potwierdzenia zapłaty za wydatki przedstawione do refundacji w bieżącym wniosku o płatność potwierdzenie przelewu z zawartym w opisie numerem dokumentu księgowego lub raport kasowy potwierdzający płatność gotówkową z numerem dokumentu księgowego, którego dotyczy Beneficjent dla potrzeb realizacji projektu winien założyć odrębny rachunek bankowy. Do Wniosku o płatność Beneficjent zobowiązany jest załączyć wyciąg z rachunku bankowego w celu potwierdzenia dokonania płatności za dokumenty przedstawione w pkt 2 Wniosku o płatność. W opisie przelewów należy podawać numer dokumentu księgowego, tak aby umożliwić identyfikację płatności. Brak potwierdzenia zapłaty skutkuje uznaniem wydatku za niekwalifikowalny. 3. Kopie protokołów odbioru towaru/usługi potwierdzone za zgodność z oryginałem zawierające w szczególności: dane wykonawców, datę zawarcia umowy/zamówienia, nazwę towaru/usługi, dane techniczne/parametry towaru/usługi, numer dokumentu księgowego, datę dostarczenia towaru/realizacji usługi, datę sporządzenia protokołu, informację czy towar/usługa zgodny jest z umową/zamówieniem, ewentualne stwierdzone nieprawidłowości, uzgodnienia dotyczące usunięcia ewentualnych nieprawidłowości. 10