INSTRUKCJA KORZYSTANIA Z SYSTEMU OBIEGU WNIOSKÓW ELEKTRONICZNYCH (WORKFLOW)

INSTRUKCJA KORZYSTANIA Z SYSTEMU OBIEGU WNIOSKÓW ELEKTRONICZNYCH (WORKFLOW) SPIS TREŚCI Definicje... 2 Oznaczenia rodzajów zamówienia... 2 Obieg wniosku... 2 Rozpoczęcie pracy... 3 Praca na terenie uczelni... 3 Praca na komputerach poza siecią SGH... 3 Strona główna systemu Moje wnioski... 4 Sekcja nawigacyjna... 5 Sekcja składania wniosków... 6 Składanie wniosku (dostawy, usługi, roboty budowlane)... 7 Składanie wniosku (umowy cywilnoprawne)... 10 Sekcja wniosków użytkownika... 13 Wnioski w obiegu... 14 Wnioski, których wartość zmieniła się... 14 Wnioski wymagające potwierdzenia... 15 Wnioski zwrócone... 16 Poprawa wniosku... 16 Wycofanie wniosku z obiegu... 16 Zasady nadawania i rodzaje uprawnień do dysponowania środkami finansowymi (Pozycje w budżecie)...17 Realizacja...19 Zwiększanie wartości wniosku... 19 Zmniejszanie wartości wniosku... 20 Generowanie umów dydaktycznych... 20 Zmiana jednostki realizującej... 22 Kopiowanie wniosku...22 Uzupełnienie pensum...23 Pomoc...24 1

Definicje Dysponent osoba uprawniona do wydatkowania środków z określonego źródła finansowania lub linii budżetowej wskazana w systemie Controllingu finansowego przez Kwesturę. Wnioskodawca osoba składająca wniosek w systemie Workflow będąca dysponentem środków lub osobą upoważnioną przez Dysponenta do składania wniosków (zobacz: Zasady nadawania i rodzaje uprawnień do dysponowania środkami finansowymi (Pozycje w budżecie)). Oznaczenia rodzajów zamówienia Na listach wniosków rodzaje zamówienia przedstawiane są przy pomocy następujących ikon: Usługi Roboty budowlane Umowy Dostawy Migający wykrzyknik przy rodzaju zamówienia informuje o zbliżającym się terminie zakończenia dostępności środków z danej linii budżetowej (zaczyna migać na miesiąc przed końcową datą) Obieg wniosku Podstawowymi etapami obiegu wniosku są: Kontrola I stopnia polega na weryfikacji wniosku w zakresie jego zgodności z właściwością źródła finasowania. Kontroli dokonują biura kolegiów, Dział Obsługi Projektów, Dział Nauki oraz Centrum Programów Międzynarodowych (ten etap nie zawsze występuje), Kontrola II stopnia weryfikuje wniosek w zakresie właściwości przedmiotu zamówienia. Kontroli dokonują właściwe ze względu na merytoryczny zakres swoich zadań jednostki organizacyjne, Blokada środków dokonywana przez Kwesturę, która rezerwuje (blokuje) środki na realizację zamówienia w wysokości podanej we wniosku i zaakceptowanej przez kontrolę II stopnia, Kwestor akceptuje zaciągnięcie zobowiązania, Dział Zakupów określa, w jakim trybie ma zostać przeprowadzone zamówienie, Kierownik zamawiającego zatwierdza wniosek. Po zatwierdzeniu wniosku przez Kierownika zamawiającego (Kanclerza) wniosek trafia do jednostki realizującej w celu realizacji zamówienia. Niektóre wnioski kończą obieg i trafiają do realizacji od razu po akceptacji przez Kwestora. Są to wnioski wystawiane zazwyczaj przez e-sklep.sgh.waw.pl i realizowane przez Dział Zakupów lub Oficynę Wydawniczą w ramach zawartych wcześniej umów sukcesywnych. 2

Na każdym etapie obiegu wniosek może zostać odrzucony i trafić do poprawy. Wnioskodawca informowany jest wtedy o odrzuceniu wniosku wraz z uzasadnieniem. Szczegółowy obieg wniosków został opisany w Regulaminie składania i obiegu wniosków dotyczących zamówień oraz udzielenia zamówień publicznych w SGH (ZR 32/2014 z późn. zm.). Rozpoczęcie pracy Praca na terenie uczelni Pracę z systemem wniosku elektronicznego należy rozpocząć od uruchomienia dowolnej przeglądarki internetowej na komputerze podłączonym do sieci SGH_NET i wpisania adresu: wnioski.sgh.waw.pl. W przypadku korzystania z przeglądarki IE oraz Chrome system nie wymaga dodatkowego logowania, domyślnie dostęp do niego ma osoba zalogowana na komputerze do domeny SGH. W przypadku korzystania z innych przeglądarek system może zażądać autoryzacji poprzez login i hasło do SGH_NET. Praca na komputerach poza siecią SGH Dostęp do systemu Workflow i wszystkich jego funkcji możliwy jest z komputerów niebędących w sieci SGH przez Bramę SGH: brama.sgh.waw.pl. Po otwarciu strony otrzymamy okno logowania (login i hasło do sieci SGH_NET). 3

1) Po w prowadzeniu loginu hasła oraz działu SGH należy wybrać przycisk Login: 2) Następnie należy wybrać link Wnioski o zamówienie: Jeśli użytkownik zamierza pracować również z innymi systemami dostępnymi w portalu, powinien skorzystać z opcji otwarcia strony Wnioski o zamówienie w nowym oknie. Strona główna systemu Moje wnioski Strona główna, która pojawia się po otwarciu systemu, składa się z trzech sekcji: nawigacyjnej, składania wniosków, 4

wniosków użytkownika. Do strony głównej można przejść za pomocą zakładki Moje wnioski w części nawigacyjnej dostępnej z każdego miejsca z w systemie. Sekcja nawigacyjna Sekcja nawigacyjna składa się z dostępnych dla użytkownika zakładek na górze strony. Są to etapy obiegu wniosku, na które użytkownik ma wpływ i te, do których ma podgląd. Jest to część stała, widoczna z każdego miejsca w systemie. Podstawowe uprawnienia każdego Wnioskodawcy pozwalają na dostęp do następujących miejsc: To widok strony głównej. Tu osoba z uprawnieniami Wnioskodawcy może składać nowe wnioski i oglądać wnioski, które wprowadziła do obiegu. 5

Tu można zobaczyć zakończone wnioski finansowane w ramach pozycji w budżecie, których Wnioskodawca był Dysponentem lub do których miał nadane uprawnienia. W tej części możliwe jest generowanie wersji do wydruku, kopiowanie wniosku i podgląd historii. Lista wniosków pełni funkcje dokumentacyjne. Jeśli Wnioskodawca jest realizującym wniosek, może w tym miejscu dopełnić formalności po zrealizowaniu zamówienia, zmniejszyć lub zwiększyć jego wartość lub cofnąć wniosek do poprawy. Ta część została opisana szczegółowo w dalszej części instrukcji (zobacz: Realizacja). W tym miejscu można zobaczyć dostępne linie budżetowe. Każdy Dysponent środków może bezpośrednio w systemie Workflow nadać uprawnienia innym osobom do ich dysponowania (zobacz: Zasady nadawania i rodzaje uprawnień do dysponowania środkami finansowymi (Pozycje w budżecie)). Tu można zobaczyć wszystkie wnioski (wszystkich wnioskodawców), które nie zostały jeszcze zakończone. Podobnie jak w przypadku wniosków zakończonych dostępne jest tylko generowanie wersji do wydruku, kopiowanie i podgląd historii. zostały zakończone. Tu można zobaczyć wszystkie wnioski (wszystkich wnioskodawców), które Tu można zobaczyć wszystkie wnioski złożone przez siebie i pozostałych wnioskodawców, a także wnioski archiwalne, których realizacja została zakończona. Inne zakładki niż wymienione (np. Kontrola II stopnia) widoczne są tylko dla osób upoważnionych do kontroli merytoryczno-formalnej. Sekcja składania wniosków W tej części jest możliwość składania dwóch rodzajów wniosków: na zakupy łącze: Złóż nowy wniosek (dostawy, usługi, roboty budowlane) oraz na umowy cywilnoprawne łącze: Złóż nowy wniosek (umowy cywilnoprawne). Wnioskodawca po kliknięciu na łącze Złóż nowy wniosek przechodzi do wypełniania nowego wniosku. System rozpoznając użytkownika sam wypełnia niektóre pola, a po przesłaniu wypełnionego formularza kieruje go automatycznie do odpowiedniej kontroli merytoryczno-formalnej. 6

Przy wypełnianiu nowego wniosku system automatycznie przypisuje pracownikowi komórkę organizacyjną z książki adresowej wraz z kodem jednostki (jest to pole nieedytowalne, dotyczy tylko pracowników): Jeśli Wnioskodawca zostanie źle rozpoznany, należy ten fakt zgłosić pod adresmailto: ksiazka@sgh.waw.pl. Składanie wniosku (dostawy, usługi, roboty budowlane) Punkt 1 służy do wybrania przedmiotu i rodzaju zamówienia. W pierwszej kolejności wybieramy z listy rozwijanej przedmiot zamówienia: Po wybraniu przedmiotu zamówienia w tym przypadku Dostawy otrzymamy kolejną listę rozwijaną umożliwiającą uszczegółowienie rodzaju zamówienia: 7

W punkcie 2 należy podać opis przedmiotu zamówienia. Po opisaniu przedmiotu zamówienia pozycję zatwierdzamy przyciskiem Zapisz: W ramach jednego przedmiotu zamówienia można podać kilka pozycji, dla każdej z nich należy określić szacowaną kwotę zamówienia, a w przypadku dostaw ilość zamawianego towaru oraz jednostki miar i wag (sztuki, kilogramy, litry, opakowania, itp.). Pole otwieramy klawiszem Dodaj: Punkt 3 na formularzu to Pozycja w budżecie. Poprawny wybór pozycji w budżecie, w ramach której finansowany ma być zakup, jest konieczny do kontynuowania postępowania. Pole otwieramy klawiszem Dodaj. Pozycję wybiera się z rozwijanej listy: Po wybraniu pozycji w budżecie należy wypełnić kwotę w kolumnie Żądane środki. Nie można żądać więcej środków niż jest ich dostępnych. Po podaniu kwoty żądanych środków należy koniecznie kliknąć na link Zapisz. W przypadku gdy na liście rozwijanej nie ma lub brakuje dostępnych pozycji w budżecie, oznacza to, że Wnioskodawca nie jest Dysponentem lub nie został upoważniony do dysponowania środkami (zobacz: Zasady nadawania i rodzaje uprawnień do dysponowania środkami finansowymi (Pozycje w budżecie)). Nie zawsze też widoczna jest kwota dostępnych środków zależy to od nadanych uprawnień. W punkcie 4 należy podać cel realizacji zamówienia jest to formalny wymóg zasad kontroli zarządczej uczelni nakazujący w każdym przypadku analizę celowości planowanego zamówienia. Bez tej informacji 8

przesłanie wniosku dalej nie jest możliwe. Cel realizacji zamówienia nie może być tożsamy z przedmiotem zamówienia. W punkcie 5 w stosownych przypadkach należy określić wykonawcę, który z przyczyn obiektywnych, jako jedyny może zrealizować zamówienie, wraz z uzasadnieniem jego wyłączności. Punkty 6 10 są opcjonalne do wypełnienia. W punkcie 6 wskazuje się preferowany termin realizacji zamówienia oraz miejsce dostawy. Minimalny czas realizacji wynosi 3 dni. Należy pamiętać, że tego terminu nie można skrócić. Można natomiast podać daty późniejsze. W punkcie 7 określa się, czy w danym roku budżetowym planowane są kolejne wnioski dotyczące tego samego przedmiotu zamówienia. Sumaryczna kwota netto planowanych zamówień nie może być niższa niż kwota netto bieżącego zamówienia. W punkcie 8 można zaproponować jednostkę, która ma zrealizować zamówienie np. gdy jednostka zamierza sama realizować wniosek. Z uwagi na specyfikę zamówienia, wybór jednostki może być później skorygowany przez kontrolę II stopnia lub Dział Zakupów. W punkcie 9 można dodać osoby upoważnione do otrzymywania informacji o wniosku (nie ma potrzeby wpisywania własnych danych Wnioskodawca automatycznie otrzymuje informacje o wniosku). Osoby wyszukuje się po nazwisku lub kodzie jednostki. Wybór należy zatwierdzić przyciskiem Wybierz. 9

W punkcie 10 należy dołączyć załączniki, jeśli są one niezbędne do poprawnego wyspecyfikowania przedmiotu zamówienia oraz ewentualne uzasadnienie dla odstąpienia od wymogu stosowania przepisów ustawy. Załączników może być kilka, ale żaden z nich nie może być większy niż 2MB. Do wniosku Skierowanie wniosku do dalszego obiegu następuje poprzez wciśnięcie łącza Prześlij wniosek dalej. Jeśli w którymś z punktów nie podano wymaganych informacji, pojawi się ponownie strona z wypełnionym formularzem i komentarzami w kolorze czerwonym, które wskażą braki danych. Wniosek można korygować i ponownie wysyłać aż do uzupełnienia wszystkich braków. Uwaga: nie ma możliwości zapisania wniosku uzupełnionego tylko częściowo! Składanie wniosku (umowy cywilnoprawne) W punkcie 1, gdzie przedmiotem zamówienia są umowy, otrzymamy listę rozwijaną umożliwiającą wybór odpowiedniego rodzaju umowy: W punkcie 2 należy wyszukać osobę zatrudnioną w SGH z dostępnej listy (po znalezieniu wybranej osoby należy zaakceptować ją przyciskiem Wybierz). 10

Jeżeli umowa będzie podpisywana z osobą niezatrudnioną w SGH, należy zaznaczyć okienko Osoba zewnętrzna i podać dane tej osoby: PESEL oraz imię i nazwisko. Podane dane osobowe osoby, której dotyczy umowa, nie będą dostępne w żadnym podglądzie dla osób nieuprawnionych: Punkt 3 na formularzu to Opis przedmiotu umowy W przypadku umów o prowadzenie zajęć dydaktycznych wymagany będzie bardziej szczegółowy opis umowy: 11

W przypadku takiej umowy jeżeli wykładowca nie planuje wykonania pensum w wybranym roku akademickim, należy zaznaczyć Uzupełnienie pensum. Z punktu widzenia rozliczania pensum ważny jest również rodzaj przeprowadzonych zajęć na dalszym etapie wybór ten spowoduje przypisanie odpowiedniego mnożnika do godzin dydaktycznych (zobacz: Uzupełnienie pensum). W części Dane od umowy adres zamieszkania oraz seria i nr dowodu osobistego nie są obowiązkowe do wypełnienia na tym etapie. Pozostałe dane należy uzupełnić. W punkcie 4 należy podać kwotę brutto umowy, kwotę ZUS oraz pozycję budżetową, z której będzie sfinansowana umowa. Kwotę ZUS wylicza się za pomocą przycisku Wylicz stawkę ZUS według stawki. Domyślną stawką jest 19,64%, którą można zmienić i na jej podstawie wyliczyć nową kwotę ZUS. W punkcie 5 należy podać dokładny cel realizowanej umowy jest to formalny wymóg zasad kontroli zarządczej uczelni nakazujący w każdym przypadku analizę celowości planowanego zamówienia. Bez tej informacji przesłanie wniosku dalej nie jest możliwe. Cel realizacji zamówienia nie może być tożsamy z przedmiotem zamówienia. Punkty 6-8 są opcjonalne do wypełnienia. W punkcie 6 można dodać osoby upoważnione do otrzymywania informacji o wniosku (nie ma potrzeby wpisywania własnych danych Wnioskodawca automatycznie otrzymuje informacje o wniosku). Można wybrać osobę z listy lub wyszukać ją po wpisaniu nazwiska albo kodu jednostki i kliknąć Wybierz. W punkcie 7 można zaproponować jednostkę, która ma zrealizować zamówienie. Z uwagi na specyfikę zamówienia, wybór jednostki może być później skorygowany przez kontrolę II stopnia lub Dział Zakupów. W punkcie 8 należy dodać załączniki, jeśli są one niezbędne do poprawnego wyspecyfikowania przedmiotu zamówienia. Załączników może być kilka, ale żaden z nich nie może być większy niż 2MB. Skierowanie wniosku do dalszego obiegu następuje poprzez wciśnięcie łącza Prześlij wniosek dalej. Jeśli w którymś z punktów nie podano wymaganych informacji, pojawi się ponownie strona z wypełnionym 12

formularzem i komentarzami w kolorze czerwonym, które wskażą braki danych. Wniosek można korygować i ponownie wysyłać, aż do uzupełnienia wszystkich braków. Uwaga: nie ma możliwości zapisania wniosku wpisanego lub poprawnego tylko częściowo! Sekcja wniosków użytkownika Wszystkie widoczne wnioski w tej sekcji obsługuje się podobnie. Zaczyna się od kliknięcia na czerwone łącze z numerem wniosku, czyli np. 2016/37 lub 2016/1111. Kliknięcie na numer zawsze daje dostęp do wersji wniosku do wydruku i do jego historii, niezależnie od tego czy wniosek jest w obiegu, wymaga potwierdzenia, czy został zwrócony do poprawy. Tabela z historią wniosku znajduje się zawsze na dole strony z treścią wniosku wyświetlaną po kliknięciu na wspomniany numer. Tak jak w przedstawionej przykładowej historii, pierwsza kolumna pozwala na podgląd części wniosku na danym etapie. Link Wnioskodawca pozwoli zobaczyć, jakie informacje wprowadził Wnioskodawca, link Kontrola I stopnia to, co dodał dział zajmujący się kontrolą ze względu na źródło finasowania wniosku, Kontrola II stopnia co dodał dział zajmujący się kontrolą dotyczącą przedmiotu zamówienia itd. Druga kolumna z imieniem i nazwiskiem, identyfikuje osobę odpowiedzialną za zatwierdzenie lub odrzucenie wniosku na danym etapie. Kliknięcie na ten link otworzy wiadomość e-mail do danej osoby. Wersja do wydruku zawiera całą dotychczasową historię procedowania wniosku. Jeśli wniosek był odrzucany i poprawiany, będą w niej widoczne również odrzucenia i poprawki. Historia, wersja do wydruku i kopiowanie danych do nowego wniosku to części wspólne każdego wniosku. Wydruk Wersji skróconej dołączany jest zazwyczaj do dokumentów finansowych składanych w Kwesturze. Sekcja wniosków użytkownika składa się z czterech części: Wnioski w obiegu, Wnioski, których wartość zmieniła się, 13

Wnioski wymagające potwierdzenia, Wnioski zwrócone. Wnioski w obiegu W tej grupie znajdują się wnioski wystawione przez Wnioskodawcę, ale tylko takie, które nie zostały odrzucone lub nie zostały jeszcze zrealizowane. Tu Wnioskodawca może oglądać wnioski, które wprowadził do obiegu, jak również wystawione przez inne osoby w ramach dysponowania tą samą pozycją budżetową. Dysponent w tym miejscu widzi wszystkie wnioski finansowane z jego środków. Pierwszym widokiem jest lista, która służący przede wszystkim do informowania, na jakim etapie wniosek obecnie się znajduje. Po wybraniu wniosku z tego poziomu nie ma możliwości jego modyfikacji. Wnioski, których wartość zmieniła się W tej zakładce pojawiają się wnioski, których wartość została niedoszacowana i konieczne jest zwiększenie wartości. Wniosek trafia tu po tym, jak jednostka realizująca zaznaczy, że należy zwiększyć jego wartość oraz wskaże wysokość brakującej kwoty (zobacz: Zwiększanie wartości wniosku). Taki wniosek posiada wtedy status Akceptacja zmiany wartości przez wnioskodawcę. Brakującą kwotę zwiększa się wchodząc we wniosek i operując pozycjami w budżecie, podobnie jak przy tworzeniu nowego wniosku. Aby wskazać pozycję budżetową, z której nastąpi dofinansowanie wniosku, należy wybrać Zmień (pierwotną kwotę należy powiększyć o kwotę podaną w polu Żądane środki należy powiększyć o kwotę ). 14

Następnie należy wprowadzić nową kwotę. Zmiany pozycji w budżecie zawsze należy kończyć przy pomocy Zapisz. W przypadku kiedy nie wystarczą środki z jednej pozycji, należy dodać nowe pozycje: Nowe źródło wymaga podania symbolu i kwoty żądanych środków: Dodawanie pozycji w budżecie, tak jak w poprzednim przypadku, kończy użycie Zapisz. Wnioski wymagające potwierdzenia W tym miejscu Dysponent akceptuje wniosek, który został złożony przez osobę upoważnioną do środków zgodnie z wcześniej nadanymi uprawnieniami (opcja Dostępność lub Podgląd dostępnych środków zobacz: Zasady nadawania i rodzaje uprawnień do dysponowania środkami finansowymi (Pozycje w budżecie)). 15

Dopiero po akceptacji wniosku przez Dysponenta wniosek trafi do dalszego obiegu. Wnioski zwrócone W tym miejscu widoczne są wnioski, które zostały zwrócone do poprawy przez kontrolę merytorycznoformalną lub wycofane przez Wnioskodawcę przed ostatecznym zatwierdzeniem. Uzasadnienie zwrotu wniosku przez kontrolę może być różne, jednak zawsze musi zostać podane i jest widoczne dla Wnioskodawcy. Wniosek zwrócony można poprawić (w sposób identyczny jak dla nowego wniosku) i przesłać ponownie dalej lub usunąć z obiegu. Wniosek zwrócony trafia w pierwszej kolejności do Kwestury w celu odblokowania środków, następnie do Wnioskodawcy do zakładki Wnioski zwrócone. W przypadku gdy wniosek ma już status Oczekiwanie na realizację (został zaakceptowany przez wszystkie stopnie kontroli), wycofać wniosek może jedynie jednostka realizująca. Poprawa wniosku Poprawa wniosku odbywa się podobny sposób jak wystawienie nowego, z tą różnicą, że wniosek poprawiany ma już treść, którą wystarczy jedynie skorygować lub uzupełnić. Po naniesieniu poprawek należy potwierdzić wybór łączem Prześlij poprawiony wniosek dalej. Taki wniosek trafi ponownie do obiegu z dotychczasowym numerem. Wycofanie wniosku z obiegu Na tym etapie istnieje również możliwość rezygnacji z dalszego przesyłania wniosku i wycofania go z obiegu. W takim przypadku należy kliknąć link Usuń wniosek do kosza. Decyzję potwierdza się wybierając klawisz TAK. 16

Zasady nadawania i rodzaje uprawnień do dysponowania środkami finansowymi (Pozycje w budżecie) W celu nadania uprawnień należy wejść w zakładkę Pozycje w budżecie wyświetlą się tam trzy zakładki: Dostępne środki, Uprawnienia do moich pozycji w budżecie oraz Dodaj osobę upoważnioną. W Dostępnych środkach pojawią się pozycje budżetowe wprowadzone do Controlingu finansowego, których Wnioskodawca jest Dysponentem oraz pozycje udostępnione przez innych dysponentów. W części Uprawnienia do moich pozycji w budżecie będzie lista osób dotychczas przez nas upoważnionych (o ile zostały one wcześniej dodane). W tej części można zmienić nadane wcześniej uprawnienia. Usunięcie osoby z listy jest możliwe po zabraniu dotychczasowych uprawnień. Aby upoważnić do dysponowania środkami nową osobę, należy rozwinąć zakładkę Dodaj osobę upoważnioną, a następnie: 1) wyszukać osobę po nazwisku lub kodzie jednostki, wybór należy zatwierdzić przyciskiem Wybierz: 17

2) edytować uprawnienia w części Uprawnienia do moich pozycji w budżecie: 3) na rozwijanym pasku wybrać pozycję w budżecie: 4) w zależności od decyzji zaznaczyć rodzaj uprawnienia z trzech dostępnych opcji i zatwierdzić przyciskiem Zapisz: Dostępność osoba upoważniona przy składaniu wniosku będzie widziała pozycję w budżecie Dysponenta bez kwoty dostępnych środków. Wniosek zostanie uruchomiony po jego akceptacji przez Dysponenta (w zakładce Moje wnioski Wnioski wymagające potwierdzenia). Podgląd dostępnych środków osoba upoważniona przy składaniu wniosku będzie widziała pozycje w budżecie Dysponenta razem z kwotą dostępnych środków. Wniosek zostanie uruchomiony po jego akceptacji przez Dysponenta. W ramach tego uprawnienia mieści się opcja Dostępność. Zatwierdzanie wniosku osoba upoważniona będzie mogła samodzielnie złożyć i przesłać dalej wniosek bez konieczności akceptacji Dysponenta środków. W ramach tego uprawnienia mieści się opcja Podgląd dostępnych środków. 5) aby upoważnić tę samą osobę do kolejnych pozycji budżetowych, należy powtórzyć korki 3)-4). Od tej pory wskazana osoba będzie miała nadane uprawniania do pozycji w budżecie i mogła wystawiać wnioski w systemie obiegu wniosków. Tylko po nadaniu uprawnień przez Dysponenta (nie Kwesturę) wybrana osoba będzie uprawniona do dysponowania środkami. Uwaga: uprawnienia nadane w systemie Workflow odnoszą się tylko do tego systemu! 18

Realizacja W zakładce Realizacja znajdują się wnioski, które trafiły do nas lub naszej jednostki do realizacji. Po zrealizowaniu zamówienia we wskazanym we wniosku przedmiocie i kwocie zamówienia, należy dopełnić formalności i zakończyć wniosek: W dostępnych polach uzupełnia się datę realizacji zamówienia, nr umowy, na podstawie której zamówienie zostało zrealizowane (o ile taka istnieje) oraz można wpisać komentarz i dodać załączniki. Po wybraniu Prześlij wniosek dalej zostanie on przeniesiony z realizacji do zakończonych wniosków. Jednostka wskazana jako realizująca wniosek ma możliwość zwiększenia lub zmniejszenia wartości wniosku. Zwiększanie wartości wniosku W przypadku zwiększenia wartości jednostka realizująca zaznacza opcję Wartość wniosku zwiększyła się (dofinansowanie), podaje uzasadnienie zwiększenia wartości i określa faktyczną kwotę zamówienia w dwóch miejscach, za pomocą przycisku Zmień: 19

Po zmianie kwot zależy zapisać zmiany przyciskiem Zapisz oraz określić nową datę ustalenia wartości zamówienia: Po przesłaniu wniosku dalej zostanie on automatycznie skierowany do Wnioskodawcy w celu wskazania, z jakiej pozycji budżetowej ma zostać sfinansowana brakująca kwota (zobacz: Wnioski, których wartość zmieniła się). Zmniejszanie wartości wniosku W przypadku zmniejszenia wartości zamówienia należy wybrać opcję Wartość wniosku zmniejszyła się (odblokowanie środków przez Kwesturę). Wiosek trafi wtedy do odblokowania środków, a następnie pojawi się ponownie w Realizacji, gdzie będzie można zakończyć jego procedowanie. Generowanie umów dydaktycznych Wniosek na umowę o przeprowadzenie zajęć dydaktycznych znajdzie się w realizacji również u Wnioskodawcy, który z zakładki Realizacja będzie miał możliwość samodzielnego zarejestrowania umowy w Centralnym Rejestrze Umów (CRU) i wygenerowania jej z systemu Workflow. W pierwszej kolejności należy uzupełnić wymagane dane i wybrać Edytuj dane umowy: 20

Następnie trzeba wskazać dane obowiązkowe, tj. adres zamieszkania wykonawcy, a w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej przez wykonawcę również nazwę firmy, NIP i REGON, o ile dane te nie zostały wcześniej podane. Zanim nadany zostanie nr umowy należy uzupełnić datę zawarcia umowy, wybrać z listy Reprezentanta SGH, posiadającego pełnomocnictwo Rektora SGH do podpisywania umów oraz w dodatkowym polu należy wybrać jego imię i nazwisko: W przypadku studiów podyplomowych i doktoranckich oraz pozostałych form kształcenia zazwyczaj Reprezentantem SGH jest Inny pełnomocnik kierownik danej formy kształcenia. Po wybraniu tej opcji należy wpisać jego imię i nazwisko w dodatkowym polu: Aby sprawdzić, czy wszystkie dane są zostały wprowadzone i zaciągnęły się prawidłowo, należy wybrać opcję Podgląd umowy: Gdy dane zostały wprowadzone poprawnie, należy użyć przycisku Nadaj numer, za pomocą którego wygeneruje się nr umowy, a w rejestrze CRU pojawią się wymagane informacje: 21

Przycisk Nadaj numer dostępny będzie dopiero po uzupełnieniu i zapisaniu obowiązkowych danych wykonawcy. Ostatni ruch to wygenerowanie umowy z uzupełnionymi danymi: Wygeneruj umowę: Umowa zostanie wygenerowana w formie pdf na 4 stronach wraz z oświadczeniem o pensum (w przypadku pracowników SGH) oraz informacją o numerze i dacie wystawienia wniosku, na podstawie którego umowa została przygotowana. W systemie pojawi się nr umowy: UWAGA: Jeśli okaże się, że numer umowy jest uzupełniony, a nie został użyty przycisk Nadaj numer, należy ten fakt PILNIE zgłosić Zespołowi Wsparcia Rozwiązań Informatycznych na adres zwri@sgh.waw.pl prawdopodobnie w CRU została już zarejestrowana umowa do wniosku o takim numerze i system zaciąga nr tej umowy, co jest błędem. UWAGA: Umowy przygotowane poza systemem Workflow wymagają zarejestrowania w CRU w odpowiedniej jednostce na zasadach określonych w zarządzeniu Rektora dot. CRU. Zmiana jednostki realizującej W Workflow jest możliwość zmiany jednostki realizującej, jeśli okaże się, że wskazana wcześniej nie jest właściwa, zmieniła się lub uległa przekształceniu. W tym celu należy zwrócić się do Działu Zakupów i wskazać właściwą jednostkę, która powinna realizować zamówienie. Po zmianie jednostki przez Dział Zakupów zmianę tę zatwierdza Kierownik zamawiającego i wniosek trafia do właściwej jednostki realizującej. Kopiowanie wniosku W systemie Workflow jest również dostępna funkcja kopiowania wniosków. Przycisk Kopiuj dane do nowego wniosku jest dostępny w podglądzie wniosku obok odnośników Wniosek w wersji do wydruku (Wersja skrócona) : Po skopiowaniu danych wypełnienie wniosku wygląda podobnie jak przy generowaniu nowego, jednak większość pól będzie już uzupełniona. 22

Uwaga: skopiowaniu nie ulega źródło finansowania, które Wnioskodawca jest zobowiązany wskazać, przy powielaniu wniosku na umowy cywilno-prawne dane osobowe wykonawcy pojawiają się tylko w przypadku, gdy wniosek kopiowany jest przez tego samego Wnioskodawcę lub Dysponenta środków, funkcja kopiowania nie jest dostępna jedynie w przypadku wniosków generowanych ze Sklepu SGH, procedura zamawiania artykułów pozostaje bez zmian, tj. poprzez stronę e-sklep.sgh.waw.pl. Uzupełnienie pensum Przy generowaniu wniosku na umowę o przeprowadzenie zajęć dydaktycznych (zajęcia dydaktyczne) system automatycznie weryfikuje dane z planem wykonania pensum według danych na IKP (Indywidualnym Koncie Pensowym: http://pensum.sgh.waw.pl) i zalicza godziny dydaktyczne do pensum wykładowcy (dotyczy nauczycieli akademickich SGH). Gdy pracownik nie ma wykonanego pensum w danym roku akademickim i dane na IKP wskazują na jego niewykonanie, należy zaznaczyć we wniosku Uzupełnienie pensum i określić rok akademicki, którego zajęcia dotyczą: Jeśli pole Uzupełnienie pensum nie zostanie zaznaczone, system poinformuje o tym Wnioskodawcę. Po zaznaczeniu Uzupełnienia pensum system zaliczy godziny do pensum z uwzględnieniem mnożnika. Po akceptacji wniosku przez wszystkie stopnie kontroli wniosek i wliczone godziny będą widoczne również dla nauczyciela akademickiego na IKP. W przypadku gdy pole Uzupełnienie pensum zostanie zaznaczone, a wykładowca wykonuje pensum w danym roku akademickim, system powiadomi Wnioskodawcę o braku konieczności wliczania godzin do pensum i odznaczeniu zaznaczonego pola: 23

Może się zdarzyć, że planowane pensum na IKP wskazuje na pełne jego wykonanie, a w danym roku akademickim faktyczne jego wykonanie przez wykładowcę nie będzie możliwe. System nie jest w stanie przewidzieć takiej sytuacji i w przypadku braku zaznaczenia Uzupełnienia pensum nie poinformuje Wnioskodawcy, że godziny należy zaliczyć do pensum. W takim przypadku to od wykładowcy zależy wliczenie godzin do pensum ostatecznie to on podpisuje oświadczenie o wykonaniu pensum w danym roku akademickim i bierze na siebie odpowiedzialność w tym zakresie. Jeśli okaże się, że w rocznym rozliczeniu pensum zostanie przekroczone i godziny z Workflow zostały do niego wliczone, wykładowcy na podstawie wystawionego w Workflow wniosku wypłacane jest wynagrodzenie po zweryfikowaniu i zatwierdzeniu przez nauczyciela akademickiego danych zawartych na IKP oraz po podpisaniu porozumienia. UWAGA: we wniosku należy podać prawidłowe dane: faktyczną liczbę godzin prowadzonych zajęć oraz stawkę z kosztorysu, nawet jeśli godziny zaliczane są do pensum! Pomoc W przypadku problemów technicznych z wnioskiem prosimy o zapamiętanie jego numeru i podanie go w korespondencji skierowanej do Zespołu Wsparcia Rozwiązań Informatycznych: zwri@sgh.waw.pl. 24