Instrukcja korzystania z systemu Workflow

Transkrypt

1 Instrukcja korzystania z systemu Workflow Definicje:... 2 Rozpoczęcie pracy... 2 Strona główna systemu... 4 Sekcja nawigacji... 4 Oznaczenia rodzajów zamówienia... 5 Sekcja wniosków... 5 Składanie wniosku (zakupy)... 5 Składanie wniosku (umowy)... 9 Wnioski wprowadzone do obiegu Wnioski, których wartość zmieniła się Wnioski zwrócone Skasowanie wniosku w obiegu Wnioski w obiegu Zakończone postępowania Nadawanie uprawnień do środków UWAGA Wersja r. Przygotowanie: Centrum Informatyczne 1

2 Definicje: Dysponent osoba uprawnioną do wydatkowania środków z określonego źródła finansowania lub linii budżetowej wskazana w systemie controllingu finansowego; Wnioskodawca: osoba składająca wniosek w systemie Workflow będąca dysponentem środków lub osobą upoważnioną przez dysponenta do składania wniosków (patrz str. 15 instrukcji nadawanie uprawnień do środków) Rozpoczęcie pracy Praca na terenie uczelni: Pracę z systemem wniosku elektronicznego należy rozpocząć od uruchomienia dowolnej przeglądarki internetowej na komputerze podłączonym do sieci SGH_NET i wpisania adresu: wnioski.sgh.waw.pl. W przypadku korzystania z przeglądarki IE system nie wymaga logowania, domyślnie zalogowana do niego jest osoba zalogowana na komputerze do domeny SGH. W przypadku korzystania z innej przeglądarki system może zarządzać autoryzacji poprzez login i hasło do SGH_NET. 2

3 Praca na komputerach, które nie są podłączone do sieci SGH: Dostęp do systemu Workflow i wszystkich jego funkcji możliwy jest z komputerów nie będących w sieci SGH poprzez stronę Po otwarciu podanej strony otrzymamy okno logowania (login i hasło do sieci SGH_NET). 1) Po w prowadzeniu loginu, hasła oraz działu SGH, należy wybrać przycisk Login (rysunek poniżej). 2) Następnie należy wybrać link Wnioski o zamówienie Jeśli użytkownik zamierza pracować również z innymi systemami dostępnymi w portalu, powinien skorzystać z opcji otwarcia strony Wnioski o zamówienie w nowym oknie. Ta opcja została oznaczona na poniższym rysunku czerwoną linią. 3

4 Strona główna systemu Strona główna, która pojawia się po otwarciu strony systemu wniosku elektronicznego składa się z 3 sekcji: Sekcja nawigacji W sekcji nawigacji na górze są widoczne etapy obiegu wniosku, na które użytkownik ma wpływ i te, do których ma podgląd. Podstawowe uprawnienia każdego wnioskodawcy pozwalają na dostęp do następujących miejsc: Tu osoba z uprawnieniami Wnioskodawcy może składać nowe wnioski i oglądać wnioski, które wprowadziła do obiegu. Tu można zobaczyć zakończone wnioski finansowane w ramach pozycji w budżecie, których wnioskodawca był dysponentem. Jeśli wnioskodawca jest realizującym wniosek, może w tym miejscu dopełnić formalności po zrealizowaniu zamówienia, może też poinformować o zmianie wartości zamówienia po zaakceptowaniu wniosku, w takim wypadku wniosek wróci do kontroli II stopnia. W tym miejscu można zobaczyć dostępne linie budżetowe. Wnioskodawcy, którzy są dysponentami uprawnionymi do wydatkowania środków z określonego źródła finansowania lub linii budżetowej wskazanymi w systemie controllingu finansowego mogą przekazywać swoje uprawnienia innym osobom ( zobacz pkt. Nadawanie uprawnień do środków str. 15) zostały zakończone. Tu można zobaczyć wszystkie wnioski (wszystkich wnioskodawców), które nie zostały jeszcze zakończone. Tu można zobaczyć wszystkie wnioski (wszystkich wnioskodawców), które Tu można zobaczyć wszystkie wnioski złożone przez siebie i pozostałych wnioskodawców, a także wnioski archiwalne, których realizacja została zakończona. 4

5 okienko widoczne/dostępne tylko dla osób/jednostek upoważnionych okienko widoczne/dostępne tylko dla osób/jednostek upoważnionych Oznaczenia rodzajów zamówienia Na listach wniosków rodzaje zamówienia przedstawiane są przy pomocy następujących ikon: Usługi Roboty budowlane Dostawy Umowy Migający wykrzyknik przy rodzaju zamówienia informuje o zbliżającym się terminie zakończenia dostępności środków z danej linii budżetowej (zaczyna migać na miesiąc przed końcową datą) Sekcja wniosków W tej sekcji, na samym początku możliwe jest jedynie składanie wniosków (łącze: Złóż nowy wniosek ). Kolejne informacje będą pojawiać się dopiero po złożeniu wniosku. Składanie wniosku (zakupy) Mamy możliwość składania dwóch rodzajów wniosków. Wniosku dotyczącego zakupów (łącze: Złóż nowy wniosek (zakupy) oraz wniosków dotyczących umów łącze: Złóż nowy wniosek (umowy). Wnioskodawca po kliknięciu na łącze Złóż nowy wniosek przechodzi do wypełniania nowego wniosku. System rozpoznając użytkownika sam wypełnia niektóre pola wniosku, a po przesłaniu wypełnionego formularza, kieruje go automatycznie do odpowiedniej kontroli formalno-merytorycznej. Przy wypełnianiu nowego wniosku, system od razu przypisuje komórkę organizacyjną wraz z kodem (jest to pole nieedytowalne, niemożliwe do zmiany). Jeśli wnioskodawca zostanie źle rozpoznany, należy ten fakt zgłosić pod adres zpu@sgh.waw.pl. Przykładowo: 5

6 Punkt 1 Punkt 1 służy do wybrania przedmiotu i rodzaju zamówienia, i pozwala skierować wniosek do odpowiedniej jednostki merytorycznej. W pierwszej kolejności wybieramy z listy rozwijalnej przedmiot zamówienia Po wybraniu przedmiotu zamówienia w naszym przypadku Dostawy otrzymamy kolejną listę rozwijalną umożliwiająca uszczegółowienie rodzaju zamówienia. Punkt 2 W punkcie 2, należy podać opis przedmiotu zamówienia, przy czym w ramach jednego przedmiotu zamówienia można podać kilka pozycji. Dla każdej z nich należy określić szacowaną kwotę zamówienia, a w przypadku dostaw - ilość zamawianego towaru oraz jednostki miar i wag (sztuki, kilogramy, litry, opakowania, itp.) Pole otwieramy klawiszem Dodaj. 6

7 Po opisaniu przedmiotu zamówienia, pozycję zatwierdzamy klawiszem Punkt 3 na formularzu, to Pozycja w budżecie. Poprawny wybór pozycji w budżecie, w ramach której finansowany ma być zakup, jest konieczny do kontynuowania postępowania. Pole otwieramy klawiszem Dodaj. Pozycję wybiera się z rozwijanej listy. W przypadku, gdy na liście rozwijanej nie ma dostępnych pozycji w budżecie, oznacza to, że wnioskodawca nie jest dysponentem żadnych środków. Po wybraniu pozycji w budżecie należy wypełnić kwotę w kolumnie Żądane środki. Nie można żądać więcej środków niż jest ich dostępnych. Uwaga, jeśli pozycja w budżecie jest dostępna bez widoczności dostępnych środków, należy skontaktować się z ich dysponentem. Po podaniu kwoty żądanych środków należy koniecznie kliknąć na link W punkcie 4 należy podać cel realizacji zamówienia jest to formalny wymóg zasad kontroli zarządczej uczelni nakazujący w każdym przypadku analizę celowości planowanego zamówienia. Bez tej informacji przesłanie wniosku dalej nie jest możliwe. Cel realizacji zamówienia nie może być tożsamy z przedmiotem zamówienia. W punkcie 5 wskazanie wykonawcy zamówienia jest opcjonalne i dotyczy tylko stosownych przypadków. W punkcie 6 wskazuje się preferowany termin realizacji zamówienia oraz miejsce dostawy. Minimalny czas realizacji wynosi 3 dni. Należy pamiętać że tego terminu nie da się skrócić. Można natomiast podać daty późniejsze. 7

8 W punkcie 7 określa się czy w danym roku budżetowym, planowane są kolejne wnioski dotyczące tego samego przedmiotu zamówienia. Sumaryczna kwota netto planowanych zamówień nie może być niższa niż kwota netto bieżącego zamówienia. W punkcie 8 można zaproponować jednostkę, która ma zrealizować zamówienie np. gdy jednostka zamierza sama realizować wniosek. Z uwagi na specyfikę zamówienia, wybór jednostki może być później skorygowany przez Kontrolę II stopnia lub Dział Zamówień Publicznych. W punkcie 9 można dodać osoby upoważnione do otrzymywania informacji o wniosku (nie ma potrzeby wpisywania własnych danych wnioskodawca automatycznie otrzymuje informacje o wniosku). Można wybrać osobę z listy lub wyszukać ją po wpisaniu nazwiska albo kodu jednostki i kliknąć Wybierz. W punkcie 10 istnieje możliwość dodania załączników, jeśli są niezbędne do poprawnego wyspecyfikowania przedmiotu zamówienia. Załączników może być kilka, ale żaden z nich nie może być większy niż 2MB. Punkty 5 10 nie są wymagane. Skierowanie wniosku do dalszego obiegu następuje poprzez wciśnięcie łącza Prześlij wniosek dalej. Jeśli w którymś z punktów nie podano wymaganych informacji, pojawi się ponownie strona z wypełnionym formularzem i komentarzami w kolorze czerwonym, które wskażą braki danych. Wniosek można korygować i ponownie wysyłać, aż do uzupełnienia wszystkich braków. Uwaga: nie ma możliwości zapisania wniosku poprawnego tylko częściowo. 8

9 Składanie wniosku (umowy) Punkt 1 Punkt 1 służy do wybrania przedmiotu i rodzaju zamówienia. Po wybraniu przedmiotu zamówienia w naszym przypadku Umowy otrzymamy kolejną listę rozwijalną umożliwiająca uszczegółowienie rodzaju umowy. Punkt 2 W punkcie 2, należy podać dane osobowe osoby, której dana umowa będzie dotyczyła. Pesel, imię, nazwisko. Imię i Nazwisko osoby zatrudnionej w SGH możemy wybrać z listy rozwijalnej wyszukiwarki osób. Jeżeli umowa będzie podpisywana z osobą nie zatrudniona w SGH należy wpisać wymienione dane osobowe oraz zaznaczyć okienko Osoba zewnętrzna 9

10 Podane dane osobowe, osoby której dotyczy umowa nie będą dostępne w żadnym podglądzie dla osób nieuprawnionych. Punkt 3 na formularzu, to Opis przedmiotu umowy W punkcie 4 należy podać kwotę brutto umowy wraz z podaniem pozycji budżetowej oraz ZUS. W przypadku standardowej składki ZUS system ją wyliczy po kliknięciu Wylicz stawkę ZUS według stawki 19,64%. Jeśli inna stawka ZUS, wyliczoną kwotę należy wpisać ręcznie. W punkcie 5 należy podać dokładny cel realizowanej umowy. jest to formalny wymóg zasad kontroli zarządczej uczelni nakazujący w każdym przypadku analizę celowości planowanego zamówienia. Bez tej informacji przesłanie wniosku dalej nie jest możliwe. W punkcie 6 można dodać osoby upoważnione do otrzymywania informacji o wniosku (nie ma potrzeby wpisywania własnych danych wnioskodawca automatycznie otrzymuje informacje o wniosku). Można wybrać osobę z listy lub wyszukać ją po wpisaniu nazwiska albo kodu jednostki i kliknąć Wybierz. W punkcie 7 istnieje możliwość dodania załączników, jeśli są niezbędne do poprawnego wyspecyfikowania przedmiotu zamówienia. Załączników może być kilka, ale żaden z nich nie może być większy niż 2MB. 10

11 Skierowanie wniosku do dalszego obiegu następuje poprzez wciśnięcie łącza Prześlij wniosek dalej. Jeśli w którymś z punktów nie podano wymaganych informacji, pojawi się ponownie strona z wypełnionym formularzem i komentarzami w kolorze czerwonym, które wskażą braki danych. Wniosek można korygować i ponownie wysyłać, aż do uzupełnienia wszystkich braków. Uwaga: nie ma możliwości zapisania wniosku poprawnego tylko częściowo. Wnioski wprowadzone do obiegu Poniżej przykładowa strona etapu Wnioskodawca z informacjami o wnioskach zwróconych, będących w obiegu, zakończonych, a także tych, których wartość zmieniła się po zatwierdzeniu do realizacji. Wszystkie widoczne wnioski obsługuje się podobnie. Zaczyna się od kliknięcia na czerwone łącze z numerem wniosku czyli np. 2013/37 lub 2013/11. Kliknięcie na numer zawsze daje dostęp do wersji wniosku do wydruku i do jego historii, niezależnie od tego czy wniosek jest odrzucony, zrealizowany czy w obiegu. Tabela z historią wniosku znajduje się zawsze na dole strony z treścią wniosku wyświetlaną po kliknięciu na wspomniany numer. Tak jak w przedstawionej przykładowej historii, pierwsza kolumna pozwala na podgląd części wniosku na danym etapie. Link Wnioskodawca pozwoli zobaczyć, jakie informacje wprowadził wnioskodawca, link Kontrola I stopnia to, co dodał dział zajmujący się kontrolą ze względu na źródło finasowania wniosku, Kontrola II stopnia co dodał dział zajmujący się kontrolą dotyczącą przedmiotu zamówienia itd. Druga kolumna z imieniem i nazwiskiem, identyfikuje osobę odpowiedzialną za zatwierdzenie lub odrzucenie wniosku na danym etapie. Kliknięcie na ten link otworzy wiadomość do danej osoby. 11

12 Na górze strony w krótkim podsumowaniu wniosku znajduje się link do jego wersji do wydruku. Wersja do wydruku zawiera całą dotychczasową historię. Jeśli wniosek był odrzucany i poprawiany, będą na niej widoczne również odrzucenia i poprawki. Historia, podsumowanie i wersja do wydruku to części wspólne każdego wniosku, którego numer wybierze się na stronie wnioskodawcy. Kategorie: Wnioski, których wartość zmieniła się, Wnioski zwrócone, Wnioski w obiegu lub Zakończone wnioski pokazują różne dostępne operacje. 12

13 Wnioski, których wartość zmieniła się Są to wnioski, które w procesie obiegu dokumentów (ale jeszcze przed realizacją) okazały się niedoszacowane. Poniżej zaznaczono miejsca, w których można znaleźć wersję do wydruku i historię wniosku oraz środkowy obszar umożliwiający zmianę pozycji w budżecie. 13

14 Brakującą kwotę zwiększa się wchodząc we wniosek i operując pozycjami w budżecie, podobnie jak przy tworzeniu nowego wniosku. Jeśli zachodzi potrzeba zmiany jedynie kwoty, należy wybrać Zmień (pierwotną kwotę należy powiększyć o kwotę podaną w polu Żądane środki należy powiększyć o kwotę ). Następnie należy wprowadzić nową kwotę. Zmiany pozycji w budżecie zawsze należy kończyć przy pomocy Zapisz. W przypadku, kiedy nie wystarczą środki z jednej pozycji, należy dodać nowe. Nowe źródło wymaga oczywiście podania symbolu i kwoty żądanych środków. Dodawanie pozycji w budżecie, tak jak w poprzednim przypadku kończy użycie Zapisz. Wnioski zwrócone Wnioski, które zostały odrzucone zanim zostały skierowane do realizacji znajdą się w sekcji Wnioski zwrócone. Powodem odrzucenia może być konieczność sprecyzowania celu zakupu, lub zmiana kategorii przedmiotu zamówienia. Wniosek zwrócony można poprawić (w sposób identyczny jak dla nowego wniosku), a następnie przesłać ponownie do Kontroli II stopnia przy pomocy linku Prześlij poprawiony wniosek dalej. Poprawianie wniosku jest identyczne z wystawianiem nowego, z tą różnicą, że wniosek poprawiany ma już treść, którą należy jedynie skorygować lub uzupełnić. 14

15 Na tym etapie istnieje również możliwość rezygnacji z dalszego przesyłania wniosku. W takim przypadku należy kliknąć link Usuń wniosek do kosza. Decyzję potwierdzamy wybierając klawisz TAK. Skasowanie wniosku w obiegu. Na każdym etapie wnioskowania przed końcowym zatwierdzeniem wniosku (zatwierdzenie przez Kanclerza, skierowanie do realizacji ) wnioskodawca może skasować wniosek. Wnioski w obiegu W tej grupie znajdują się wnioski wystawione przez wnioskodawcę, ale tylko takie, które nie zostały odrzucone, lub nie zostały jeszcze zrealizowane. W tym stanie nie ma możliwości modyfikowania wniosku, dostępne jest wygenerowanie wersji do wydruku i podgląd historii wniosku. Lista wniosków w obiegu to narzędzie służące przede wszystkim do informowania na jakim etapie wniosek się znajduje. Zakończone postępowania Istnieje archiwum wniosków, jakie na rzecz wnioskodawcy zostały zrealizowane. Podobnie jak w przypadku wniosków w obiegu dostępne jest tylko generowanie wersji do wydruku i podgląd historii. Lista wniosków pełni funkcje dokumentacyjne. 15

16 Nadawanie uprawnień do środków Każdy dysponent środków może bezpośrednio w systemie obiegu wniosków elektronicznych nadać uprawnienia innym osobom do ich dysponowaniem. Możliwe są 3 poziomy uprawnień: Widoczność osoba upoważniona będzie widziała na liście przy składaniu wniosku pozycję w budżecie dysponenta bez kwoty dostępnych środków. Wniosek zostanie uruchomiony po akceptacji przez dysponenta w zakładce Wnioskodawca. Dostępne środki osoba upoważniona będzie widziała na liście przy składaniu wniosku pozycje w budżecie dysponenta razem z kwotą. Wniosek zostanie uruchomiony po akceptacji przez dysponenta środków w zakładce Wnioskodawca. Zatwierdzanie wniosku osoba upoważniona będzie mogła samodzielnie złożyć i przesłać dalej wniosek bez konieczności akceptacji dysponenta środków. W celu nadania uprawnień należy wejść w zakładkę Pozycje w budżecie wyświetli nam się lista dostępnych linii budżetowych wprowadzonych do Controlingu finansowego oraz rozwijalna lista osób dotychczas przez nas upoważnionych. Aby dodać nową osobę należy rozwinąć listę zakładki Dodaj osobę upoważnioną Można wybrać osobę z listy lub wyszukać ją poprzez wpisanie fragmentu nazwiska lub kodu jednostki i nacisnąć przycisk Wybierz., a następnie Edytuj celem nadania odpowiednich uprawnień. Osoba zostanie dodana i wyświetlone będą dostępne pozycje w budżecie. 16

17 Aby dodać lub zmienić uprawnienia należy nacisnąć przycisk Zmień, zaznaczyć odpowiednią opcję i nacisnąć Zapisz Od tej pory osoba będzie miała nadane uprawniania do pozycji w budżecie wnioskodawcy.. UWAGA Uwaga: w przypadku problemów technicznych z wnioskiem, należy zapamiętać jego numer i podać go w korespondencji do zpu@sgh.waw.pl. Uprawnienia nadane w systemie obiegu wniosków odnoszą się tylko do tego systemu. 17