INSTRUKCJA KORZYSTANIA Z WNIOSKU ELEKTRONICZNEGO WORKFLOW 1

Transkrypt

1 INSTRUKCJA KORZYSTANIA Z WNIOSKU ELEKTRONICZNEGO WORKFLOW Instrukcja dla osób pracujących z systemem Workflow Niniejsza instrukcja prezentuje podstawowe zasady tworzenia wniosku elektronicznego. Przeznaczona jest dla wszystkich osób pracujących w systemie Workflow. 1 Opracowano na podstawie materiałów Działu Informatyki WUM w Warszawie

2 SPIS TREŚCI Wprowadzenie... 3 Rozpoczęcie pracy... 3 Praca ze sklepem intranetowym... 3 Strona gówna sklepu... 4 Wyszukiwanie produktów... 5 Wybieranie produktów... 7 Tworzenie wniosku... 9 Praca z systemem WORKFLOW Dostęp do systemu z innych sieci Strona główna aplikacji Sekcja nawigacji Sekcja wniosków Sekcja wniosków wprowadzonych do obiegu Składanie wniosków Wnioski wprowadzone do obiegu Wnioski w obiegu Wnioski zwrócone Wycofanie wniosku Wnioski, których wartość zmieniła się Zakończone postępowania Oznaczenia rodzajów zamówienia

3 Rola Kierownika jednostki w systemie Nadawanie uprawnień do źródeł finansowania Zatwierdzanie wniosków przez kierownika jednostki Dział kompetencyjny Akceptacja wniosku Odrzucenie wniosku Kontrola formalna Akceptacja wniosku Odrzucenie wniosku Wnioski, których wartość się zwiększyła oczekujące na decyzję Kontroli formalnej Blokada środków Akceptacja wniosku Odrzucenie wniosku Wnioski Wymagające dofinansowania lub których wartość uległa zmniejszeniu Kwestor Realizacja Realizacja wniosku Wartość wniosku zwiększyła się Wartość wniosku zmniejszyła się Cofnięcie wniosku Raporty

4 W P R O W A D Z E N I E Na wstępie trzeba uświadomić sobie co to takiego jest Workflow i do czego ma on nam służyć. Według koalicji WFMC (ang. WorkFlow Management Coalition) Workflow to: "automatyzacja procesów biznesowych, w całości lub w części, podczas której dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika do następnego, według odpowiednich procedur zarządczych". Pojęcie workflow jest używane w odniesieniu do oprogramowania, zwłaszcza służącego wspomagania pracy grupowej. Oprogramowanie takie pozwala na określenie jakie role w przetwarzaniu dokumentów pełnią osoby uczestniczące w wykonywaniu danej czynności oraz jakie są stany pośrednie dokumentów. 2 R O Z P O C Z Ę C I E P R A C Y Procedura składania wniosku elektronicznego w przypadku dostaw przewiduje w pierwszej kolejności użycie funkcjonalności sklepu intranetowego. Dopiero w przypadku niewystępowania w sklepie przedmiotu zamówienia można złożyć wniosek poprzez system Workflow. Uwaga: Wnioski dotyczące usług lub remontów składane są wyłącznie przez system Workflow. Również wyłącznie przez system Workflow składane są wnioski dotyczące dostaw realizowanych na rzecz Domów Studenckich oraz Hoteli Asystenckich. P R A C A Z E S K L E P E M I N T R A N E T O W Y M Zakupy w sklepie intranetowym Collegium Medicum należy rozpocząć od uruchomienia dowolnej przeglądarki internetowej (Internet Explorer, Firefox, Chrome, Opera, Safari itp.) i wpisaniu adresu lub samego słowa sklep. 2 Źródło: Wikipedia 3

5 Pierwszą czynnością jaką użytkownik musi wykonać jest określenie rodzaju artykułu, który ma zamiar zamówić (np. artykuły elektryczne, artykuły hydrauliczne itp.). Kliknięcie na odpowiedni link spowoduje przekierowanie użytkownika do wybranego sklepu, zawierającego żądany artykuł. Uwaga: Nie ma możliwości łączenia artykułów z różnych kategorii. S T R O N A G Ł Ó W N A S K L E P U Strona główna wybranego sklepu intranetowego składa się z trzech sekcji: - sekcji nawigacji - sekcji wyszukiwania produktów - sekcji prezentującej listę zawartych umów na sukcesywne dostawy materiałów biurowych i eksploatacyjnych 4

6 W Y S Z U K I W A N I E P R O D U K T Ó W Wyszukiwanie produktów rozpoczynamy od wybrania kategorii, do której przypisany jest produkt. Niekiedy wybrana kategoria może być podzielona na stosowne podkategorie. W sekcji Nasze produkty, w nawiasach, podana jest ilość oferowanych produktów w danej kategorii. 5

7 Po wybraniu interesującej nas kategorii strona wyświetli listę produktów. Produkty wyświetlane są w kolejności alfabetycznej, po 10 na stronie. Lista składa się z: - zdjęcia produktu - nazwy produktu - ceny - pola edycyjnego, w którym wpisujemy żądaną ilość produktów - przycisków Dodaj wybrane elementy do koszyka (na górze i dole listy) - panelu nawigacyjnego wyświetlającego listę produktów By szybciej wyszukać żądany produkt można ograniczyć listę do produktów tylko do tych, których nazwa zaczyna się od konkretnej litery alfabetu. 6

8 Znając nazwę produktu, który chcemy zamówić można przyśpieszyć jego wyszukanie poprzez wykorzystanie funkcjonalności Wyszukiwarki produktów. W tym przypadku zostanie wyświetlona lista produktów, których nazwa zawiera słowo zeszyt. Kliknięcie na link Wyszukiwanie zaawansowane pozwala na ograniczanie wyświetlanej listy produktów według żądanych kryterii. W Y B I E R A N I E P R O D U K T Ó W Po wyszukaniu żądanego produktu należy wpisać ilość zamawianych materiałów, a następnie kliknąć na przycisk Dodaj wybrane elementy do koszyka (na górze i dole listy). Klikając na nazwę produktu uzyskujemy szczegółowe informacje o produkcie. Tutaj również możemy wpisać żądaną ilość oraz dodać produkt do koszyka. 7

9 Strona prezentująca koszyk wyświetla ilość produktów, zdjęcie, nazwę, cenę oraz sumę należności za produkt (cena * ilość). W przypadku gdy zmienimy ilość zamawianych produktów należy następnie kliknąć na zielony przycisk. Spowoduje to przeliczenie koszyka. Aby usunąć produkt z listy należy kliknąć na czerwony krzyżyk. Klikając na link kontynuuj zakupy można dodawać do koszyka kolejne produkty. UWAGA przy dodawaniu kolejnych produktów wymagamy, aby zamawiający dokonywał zakupów z tej samej kategorii. W przypadku, gdy wymagany produkt znajduje się w innej kategorii, należy stworzyć nowy wniosek. 8

10 T W O R Z E N I E W N I O S K U Po dokonanych zakupach i kliknięciu na łącze Wygeneruj załącznik do wniosku przeglądarka użytkownika w nowym oknie wyświetli gotowy wniosek (więcej na temat logowania do systemu WORKFLOW znajduje się na stronie 10). UWAGA osoby pracujące w domenie cm.umk.pl nie będą proszone o podawanie danych do logowania. Pozostałe osoby będą musiały zalogować się do systemu wniosku elektronicznego poprzez podanie nazwy użytkownika i hasła W wniosku tym należy uzupełnić pola w punktach 3 (Źródło finansowania), 4 (Zamówienie ma być zrealizowane w celu) i 5 (Preferowany termin realizacji zamówienia). Po wypełnieniu tych punktów wniosek gotowy jest do przesłania do dalszej weryfikacji. Prosimy o sprawdzenie czy kwota zamówienia w punkcie 3 wniosku jest taka sama jak zsumowana cena wszystkich produktów znajdujących się w koszyku. Szczegółowy opis zamówienia zawarty jest w załączniku do wniosku zamówienie.pdf (punkt 7). By go odtworzyć, konieczne jest posiadanie zainstalowanego programu Adobe Reader. 9

11 P R A C A Z S Y S T E M W O R K F L O W Pracę z aplikacją wniosku elektronicznego należy rozpocząć od uruchomienia dowolnej przeglądarki, (Internet Explorer, Firefox, Chrome, Opera, Safari) i wpisania adresu lub samego słowa work. Użytkownik zostanie poproszony o nazwę swojego konta i hasło. Są one tożsame z kontem pocztowym ( ). Przykładowa nazwa użytkownika może wyglądać następująco: imię.nazwisko@cm.umk.pl lub nazwa.jednostki@cm.umk.pl, a hasło jest takie samo jak do konta pocztowego, które zostało podane na wniosku o założenie konta . Użytkownicy, którzy pracują w domenie cm.umk.pl nie muszą wpisywać nazwy użytkownika i hasła i od razu mogą przystąpić do pracy z systemem wniosku elektronicznego. D O S T Ę P D O S Y S T E M U Z I N N Y C H S I E C I Alternatywną metodą logowania do systemu z poza sieci Collegium Medicum jest skorzystanie z usługi VPN. Usługa to pozwala uzyskać dostęp do sklepu 10

12 intranetowego oraz systemu Workflow z dowolnego urządzenia podłączonego do sieci Internet. Skorzystanie z usługi VPN polega na wpisaniu w przeglądarce adresu Kolejnym etapem jest zalogowanie się do usługi. UWAGA prosimy upewnić się czy wyświetlony adres posiada zabezpieczenie przed przechwytywaniem i zamienianiem danych W pole Nazwa użytkownika wpisujemy swoje dane (np. imię.nazwisko lub nazwa.jednostki). Nie wpisujemy adresu domeny (@cm.umk.pl). Na koniec wpisujemy hasło. Po poprawnym zalogowaniu uzyskujemy dostęp do systemu Workflow, Intranetu oraz sklepu intranetowego dla systemu Workflow. 11

13 S T R O N A G Ł Ó W N A A P L I K A C J I Strona główna, która pojawia się po zalogowaniu do aplikacji systemu Workflow składa się z trzech sekcji: - sekcji nawigacji - sekcji składania wniosków - sekcji wniosków wprowadzonych do obiegu S E K C J A N A W I G A C J I W sekcji nawigacji (zaznaczonej prostokątem) widoczne są etapy drogi wniosku który złożył i na który ma wpływ (np. poprawa wniosku). Podstawowe uprawnienia wnioskodawcy (w zależności od udzielonych uprawnień) pozwalają na dostęp do następujących miejsc: Wnioskodawca Tu osoba z uprawnieniami Wnioskodawcy może składać nowe wnioski i oglądać wnioski, które wprowadziła do obiegu. Zakończone wnioski Tu można zobaczyć zakończone wnioski złożone z środków, których było się dysponentem. 12

14 Źródła finansowania W tym miejscu można zobaczyć dostępne i udostępniane źródła finansowania. Osoby z odpowiednimi uprawnieniami mogą przydzielać źródła finansowania innym pracownikom. Wszystkie wnioski w obiegu Tu można zobaczyć wnioski, które nie są jeszcze zakończone. Wszystkie wnioski Tu można zobaczyć wszystkie wnioski podobnie jak wyżej, a także wnioski archiwalne, których realizacja została zakończona. W zależności od przydzielonych uprawnień w sekcji nawigacji mogą pojawić dodatkowe funkcjonalności jak np. Realizacja, Kwestor, Dział Kompetencyjny, Zamówienia Publiczne itp. S E K C J A W N I O S K Ó W W tej sekcji mamy możliwość złożenia nowego wniosku za pomocą łącza Złóż nowy wniosek. S E K C J A W N I O S K Ó W W P R O W A D Z O N Y C H D O O B I E G U W sekcji tej znajdują się informacje na temat etapu na którym znajduje się złożony wniosek. Tu możemy sprawdzić czy wniosek został zaakceptowany, zwrócony, zakończony, a także czy np. wartość zmieniła się po zatwierdzeniu realizacji, albo czy wymaga potwierdzenia. 13

15 Przy uruchomieniu aplikacji domyślnie użytkownik znajduje się w funkcjonalności Wnioskodawca i widzi tylko etapy wniosków, których sam jest autorem oraz wniosków utworzonych przez pracowników tego samego działu. Więcej informacji o tej sekcji znajdą Państwo w rozdziale Wnioski wprowadzone do obiegu (str. 21). S K Ł A D A N I E W N I O S K U Wnioskodawca po kliknięciu na łącze Złóż nowy wniosek przechodzi do wypełnienia nowego wniosku. Aplikacja w miarę możliwości sama wypełnia odpowiednie pola, a po przesłaniu wypełnionego formularza kieruje go automatycznie do odpowiedniej jednostki. Przy tworzeniu nowego wniosku aplikacja od razu przypisuje komórkę organizacyjną wraz z kodem (jest to pole nieedytowalne, niemożliwe do zmiany). Jeśli zostaną Państwo źle rozpoznani, prosimy o zgłoszenie tego faktu pod adres workflow@cm.umk.pl. 14

16 Poniżej przedstawiamy przykładową procedurę składania nowego wniosku poprzez opisanie przedmiotu zamówienia. Procedurę tą stosujemy wówczas gdy żądany artykuł nie znajduje się w sklepie intranetowym (odnosi się to tylko i wyłącznie do dostaw). Punkt 1 służy do wybrania przedmiotu wniosku i pozwala skierować wniosek do odpowiedniej jednostki kompetencyjnej. Braki na liście klas przedmiotów prosimy zgłaszać pod adres workflow@cm.umk.pl. Nowe propozycje należy podawać ze wskazaniem działu kompetencyjnego, który powinien się nimi zająć. W punkcie drugim należy podać opis przedmiotów zamówienia, przy czym w ramach jednego przedmiotu zamówienia można podać kilka pozycji. Dla każdej z nich należy podać szacowaną kwotę zamówienia, a w przypadku dostaw ilość zamawianego towaru oraz jednostki w jakich podana jest ilość (sztuki, kilogramy, litry, opakowania itp.) Dodawanie opisu przedmiotów zamówienia odbywa się poprzez kliknięcie na łącze Dodaj. Do zapisanie opisu przedmiotu zmówienia służy łącze Zapisz. Wybranie opcji Anuluj spowoduje powrót do głównej strony wniosku. 15

17 Dodanie nowej pozycji w opisie przedmiotów zamówienia wymaga ponownego kliknięcia w łącze Dodaj. Szacowana kwota zamówienia zostanie wówczas zsumowana. UWAGA przy dodawaniu dodatkowych opisów przedmiotów zamówienia należy bezwzględnie opisywać przedmioty z grupy wybranej w punkcie 1. Opis przedmiotów zamówienia można w każdej chwili usunąć poprzez kliknięcie na łącze Usuń. Punkt 3 na formularzu, czyli źródło finansowania, jest najważniejszą zaraz po przedmiocie wniosku informacją. Poprawne podanie źródła jest konieczne do kontynuowania postępowania. Symbol źródła wybiera się z rozwijanej listy, po uprzednim kliknięciu na łącze Dodaj. W przypadku, gdy na liście rozwijanej nie ma żadnych źródeł, oznacza to, że nie zostały one udostępnione przez właścicieli środków. Najczęściej jest nim kierownik jednostki lub grantu i do niego w pierwszej kolejności prosimy kierować prośby o udostępnienie źródeł (więcej o dodawaniu źródeł finansowania znajduje się na stronie 26.). Po wybraniu kodu należy wypełnić kwotę w kolumnie Żądane środki. Nie można żądać więcej środków niż jest ich dostępnych. UWAGA jeśli źródło finansowania jest dostępne bez widocznych dostępnych środków, należy skomunikować się z właścicielem źródła. 16

18 Po podaniu kwoty żądanych środków należy koniecznie kliknąć na link Zapisz. Źródło finansowania można w każdej chwili zmienić lub usunąć poprzez kliknięcie w wybrane łącze. W przypadku kliknięcia łącza Zmień można zmienić wyłącznie wysokość żądanych środków. W punkcie 4 należy podać cel realizacji zamówienia. Bez tej informacji przesłanie wniosku dalej nie jest możliwe. W punkcie 5 wskazanie wykonawcy zlecenia jest opcjonalne i dotyczy tylko stosownych przypadków. Obligatoryjnie należy nie wskazywać wykonawcy, gdyż ta czynność należy do prerogatyw Działu kompetencyjnego. W punkcie 6 wskazuje się preferowany termin zamówienia oraz miejsce jego dostawy. Minimalny czas realizacji wynosi 3 dni i taka data jest początkowo proponowana automatycznie przez system wniosku elektronicznego. Należy pamiętać, że tego terminu nie da się skrócić. Można natomiast podać daty późniejsze. W punkcie 7 określa się czy w danym roku budżetowym planowane są kolejne wnioski dotyczące tych samych przedmiotów. Jest to istotna informacja i domyślnie wniosek elektroniczny domaga się jej podania. Prosimy pozostawić domyślną drugą opcję. 17

19 W przypadku wybrania opcji pierwszej (dotyczącej planowanych zamówień) należy podać wartość brutto (z podatkiem VAT) zamówień obejmujących przedmiot określony w punkcie 1 przewidywany w bieżącym roku budżetowym. Sumaryczna kwota brutto planowanych zamówień nie może być niższa niż kwota brutto bieżącego zamówienia. W punkcie 8 należy zaproponować jednostkę, która ma zrealizować zamówienie (przydatne, gdy jednostka zamierza sama realizować wniosek). UWAGA wybór jednostki może być później skorygowany przez Dział Kompetencyjny. W punkcie 9 można dodać osoby upoważnione do otrzymywania informacji o wniosku (nie ma potrzeby wpisywania własnych danych wnioskodawca automatycznie otrzymuje informacje o wniosku). Ten punkt jest opcjonalny i nie trzeba go wypełniać. Dodawanie osoby rozpoczyna się od kliknięcia symbolu strzałki skierowanej w dół. Można wybrać osobę z listy lub wyszukać ją po wpisaniu nazwiska albo kodu jednostki i następnie kliknąć Wybierz. 18

20 W punkcie 10 jest możliwość podania załączników jeśli są niezbędne do poprawnego wyspecyfikowania przedmiotu zamówienia. Załączników może być kilka, ale żaden z nich nie może być większy niż 2 Mb (megabajty). Ten punkt również jak powyższy jest opcjonalny. Dodawanie załącznika odbywa się poprzez kliknięcie na link Dodaj nowy załącznik (rozmiar do 2 Mb), znalezienie za pomocą przycisku Przeglądaj żądanych plików w przestrzeni dyskowej komputera, a następnie kliknięcie na link Zapisz. Po wypełnieniu wszystkich wymaganych punktów wniosek można skierować do obiegu poprzez jednokrotne wciśnięcie łącza Prześlij wniosek dalej. Jeśli któryś z wymagalnych punktów nie został uzupełniony, bądź popełniono w nim błąd wówczas system wniosku elektronicznego poprosi użytkownika o usunięcie błędów lub skorygowanie wniosku. 19

21 UWAGA nie ma możliwości zapisania wniosku poprawnego tylko częściowo. UWAGA Przesłanie wniosku dalej jest procesem czasochłonnym i wymaga cierpliwości. Prosimy nie klikać ponownie łącza Prześlij wniosek dalej. System automatycznie przekieruje użytkownika na stronę główną Wnioskodawcy. UWAGA Nie ma możliwości samodzielnego usunięcia przesłanego dalej wniosku. By to uczynić prosimy o skontaktowanie się z administratorami systemu (workflow@cm.umk.pl). W N I O S K I W P R O W A D Z O N E D O O B I E G U Powyższy rysunek przedstawia informacje o wnioskach znajdujących się w obiegu, wymagających potwierdzenia, zwróconych, itp. Informacje o tym, w którym etapie znajduje się określony wniosek dostępna jest z poziomu Wnioskodawcy, czyli zaraz 20

22 po rozpoczęciu pracy z systemem wniosku elektronicznego, lub po kliknięciu linku Wnioskodawca w sekcji nawigacji. Wszystkie widoczne wnioski obsługuje się podobnie. Zaczyna się od kliknięcia na czerwone łącze z numerem wniosku, czyli np. 2011/CM/126. Kliknięcie na numer zawsze daje nam dostęp do wersji do wydruku wniosku i do jego historii, niezależnie od tego czy wniosek jest odrzucony, zrealizowany, czy w obiegu. UWAGA w przypadku problemów technicznych z wnioskiem prosimy o zapamiętanie i podawanie jego numeru w korespondencji (workflow@cm.umk.pl). Na górze strony w krótkim podsumowaniu wniosku znajduje się link do jego wersji do wydruku. Wersja do wydruku zawiera całą dotychczasową historię. Jeśli wniosek był odrzucany i poprawiany, będą na niej widoczne również odrzucenia i poprawki. Tabela z historią wniosku znajduje się zawsze na dole strony. Pierwsza kolumna pozwala na podgląd wniosku na danym etapie. I tak, link Wnioskodawca pozwoli zobaczyć, co wprowadził wnioskodawca, link Dysponent Środków to, co dodał od siebie itd. Druga kolumna informuje jakie zdarzenie nastąpiło na określonym etapie (np. wniosek został odrzucony). Trzecia prezentuje datę wystąpienia zdarzenia. 21

23 Czwarta kolumna informuje o tym, jaki będzie następny etap. Ostatnia kolumna z imieniem i nazwiskiem identyfikuje osobę odpowiedzialną za zatwierdzenie lub odrzucenie wniosku na danym etapie. Kliknięcie na ten link tworzy widomość do tej osoby. UWAGA tylko w tym miejscu istnieje możliwość wycofania wniosku poprzez kliknięcie na link Wycofaj wniosek. Nie jest to równoznaczne z usunięciem wniosku z systemu. Historię wniosku można w każdej chwili wydrukować klikając na link Wniosek w wersji do wydruku. Wersja drukowana zawiera całą historię wniosku. Automatycznie generowana jest kopia wniosku. Do otwarcia wersji drukowanej niezbędne jest zainstalowanie aplikacji Acrobat Reader. Historia, podsumowanie i wersja do wydruku to części wspólne każdego wniosku, którego numer kliknie się na stronie wnioskodawcy. Istnieją jednakże operacje, które są dostępne w zależności od wybranej grupy wniosków (wnioski zwrócone, wnioski w obiegu, zakończone postępowania, wnioski których wartość się zmieniła). W N I O S K I W O B I E G U W tej grupie znajdują się wnioski wystawione przez wnioskodawcę (tylko takie, które nie zostały odrzucone, ani nie zostały jeszcze zrealizowane). W tym stanie nie ma możliwości modyfikowania wniosku pozostaje tylko wygenerowanie wersji do wydruku i oglądanie historii wniosku. Lista wniosków w obiegu to narzędzie służące przede wszystkim do stwierdzenia na jakim etapie wniosek się zatrzymał i do ewentualnej interwencji poza systemem. 22

24 Domyślnie użytkownik widzi wszystkie wnioski w obiegu wystawione przez dział w którym pracuje. Zaznaczenie opcji Tylko wnioski złożone przeze mnie, a następnie kliknięcie na link 2 spowoduje wyświetlenie wniosków złożonych przez konkretnego użytkownika. W N I O S K I Z W R Ó C O N E Wnioski, które zostały odrzucone zanim zostały skierowane do realizacji znajdują się sekcji Wnioski zwrócone. Powodem odrzucenia może być konieczność sprecyzowania celu zakupu, zmiana klasy przedmiotu wniosku. Wniosek zwrócony można poprawić (w ekranie identycznym jak dla nowego wniosku), a następnie przesłać ponownie do Działu Kompetencyjnego lub swojego kierownika przy pomocy linku Prześlij poprawiony wniosek dalej. Poprawianie wniosku jest identyczne z wystawieniem nowego, z tą różnicą, że wniosek poprawiany ma już treść, którą należy jedynie zmienić. 23

25 W tym stanie istnieje również możliwość rezygnacji z dalszych prób przesłania wniosku. Daje ją link Usuń wniosek do kosza. W Y C O F A N I E W N I O S K U Zanim wniosek osiągnie stan Blokady środków użytkownik może wycofać określony wniosek celem samodzielnej poprawy, klikając na link Wycofaj wniosek. Wniosek taki pojawi się w oknie wnioskodawcy jako wniosek zwrócony i można go poprawić. W N I O S K I, K T Ó R Y C H W A R T O Ś Ć Z M I E N I Ł A S I Ę Są to wnioski, które w procesie po skierowaniu do realizacji (ale jeszcze przed zrealizowaniem) okazały się niedoszacowane. Brakującą kwotę zwiększa się wchodząc do wniosku i operując źródłami finansowania, podobnie jak przy tworzeniu nowego wniosku. Jeśli zachodzi potrzeba zmiany jedynie kwoty, należy wybrać link Zmień. 24

26 Następnie należy wprowadzić nową kwotę. Operacje na źródłach zawsze należy kończyć przy pomocy opcji Zapisz. W przypadku kiedy nie wystarczą środki z jednego źródła, należy dodać nowe. Czynimy to przy pomocy linku Dodaj. Nowe źródło wymaga oczywiście podania symbolu i kwoty żądanych środków. Dodawanie źródła, tak jak w poprzednim przypadku, kończy użycie linku Zapisz. Z A K O Ń C Z O N E P O S T Ę P O W A N I A Jest to archiwum wniosków, jakie na rzecz wnioskodawcy zostały zrealizowane. Podobnie jak w przypadku wniosków w obiegu dostępna jest tylko historia wniosku oraz możliwość wygenerowania wersji do druku. Wnioski zamieszczone w tej sekcji pełnią jedynie funkcje dokumentujące. 25

27 O Z N A C Z E N I A R O D Z A J Ó W Z A M Ó W I E N I A Usługi Roboty budowlane Dostawy UWAGA migający znak! przy symbolu rodzaju zamówienia oznacza, że zbliża się termin zakończenia finansowania z wybranego źródła finansowania R O L A K I E R O W N I K A J E D N O S T K I W S Y S T E M I E N A D A W A N I E U P R A W N I E Ń DO Ź R Ó D E Ł F I N A N S O W A N I A Każdy właściciel środków, czyli osoba, której przyznano dostęp do dysponowania źródłem finansowania w Kontrolingu finansowym, może bezpośrednio w systemie Workflow nadać uprawnienia pracownikom lub jednostkom wydziałowym do dysponowania nimi. Zarządzanie dostępem do źródeł rozpoczyna się od kliknięcia na link Źródła finansowania w sekcji nawigacji. W celu nadania uprawnień należy kliknąć na link Dodaj osobę upoważnioną. Można wówczas wybrać osobę lub jednostkę wydziałową z listy lub wyszukać ją poprzez wpisanie fragmentu nazwiska (nazwy jednostki) i kliknięciu przycisku Szukaj. UWAGA jednostki wydziałowe korzystają w systemie Workflow z konta przypisanego jednostce, a nie poszczególnym osobom, dlatego przy nadawaniu uprawnień należy wyszukać nazwę jednostki. 26

28 Po odnalezieniu osoby (jednostki) wystarczy kliknąć na link Wybierz. UWAGA po dodaniu pracownika należy skonfigurować dla niego poziom dostępu do źródła finansowania klikać na link Edytuj. Możliwe są 3 poziomy dostępu: Dostępność pracownik będzie widział na liście przy składaniu wniosku (punkt 3 wniosku) źródło finansowania bez kwoty dostępnych środków. Podgląd dostępnych środków pracownik będzie widział na liście przy składaniu wniosku (punkt 3 wniosku) źródło finansowania razem z kwotą. Zatwierdzanie wniosku pracownik będzie mógł całkowicie samodzielnie złożyć i wysłać wniosek. 27

29 Do zatwierdzenia przyznanych poziomów dostępu służy link Zapisz. Aby dodać lub zmienić uprawnienia należy nacisnąć link Zmień, zaznaczyć odpowiednią opcje i nacisnąć Zapisz. By usunąć uprawnienia pracownika do źródła finansowania należy kliknąć link Usuń. W przypadku gdy użytkownik nie ma uprawnienia do zatwierdzania wniosku, wówczas wniosek zostanie uruchomiony po akceptacji przez właściciela środków w zakładce wnioskodawca. Z A T W I E R D Z A N I E W N I O S K Ó W P R Z E Z K I E R O W N I K A J E D N O S T K I Kierownik jednostki w oknie Wnioskodawca ma podgląd do wniosków, które zostały złożone przez podległych pracowników. Są to wnioski wymagające potwierdzenia. Dysponent środków po zapoznaniu się z wnioskiem ma prawo do zatwierdzenia wniosku, poprawienia wniosku lub też przekazania wniosku do poprawy. 28

30 D Z I A Ł K O M P E T E N C Y J N Y Dział kompetencyjny określa wartość szacunkową całego wniosku i sprawdza czy wniosek jest możliwy do realizacji. W Collegium Medicum wydzielono kilka działów kompetencyjnych - w zależności od tego, co jest przedmiotem zamówienia, wniosek trafia do odpowiedniego Działu kompetencyjnego. Zatwierdzenia lub odrzucanie wniosku rozpoczyna się od kliknięcie linku Dział kompetencyjny w sekcji nawigacji. 29

31 Wniosek oczekujący na decyzję działów kompetencyjnych w pierwszej kolejności powinien zostać delegowany na osobę, która dokona wyceny wniosku i zajmie się w przyszłości jego realizacją. A K C E P T A C J A W N I O S K U Po wybraniu wniosku uzyskujemy szczegółowe informację na jego temat: - numer wniosku - przedmiot zamówienia - szczegółowy opis przedmiotu zamówienia - cel realizacji - źródło finansowania wraz z żądanymi środkami - nazwa działu, skąd pochodzi wniosek Wniosek można w każdej chwili wydrukować klikając na link Wniosek w wersji do wydruku. W punkcie 1 można wniosek zwrócić do wnioskodawcy lub go zaakceptować. 30

32 W tym przypadku wniosek zostanie zaakceptowany, punkt 2 zniknie i od razu można przejść do punktu 3. W punkcie tym można zmienić, dodać lub też usunąć przedmioty zamówienia. W punkcie 3.1 określamy czy przedmiot zamówienia ma zostać zrealizowany poprzez procedurę przetargową czy też w stosunku do niego ustawy nie stosuje. Jest to ważny krok, bowiem determinuje on w jaki sposób nastąpi realizacja wniosku. W punkcie 4 określamy czy przedmioty zamówienia można zakupić w oparciu o zawarte umowy. Wówczas wniosek po akceptacji przez Kontrolę formalną zostanie od razu skierowany do Realizacji. Określanie wartości zamówienia następuje w punkcie 5. Wartość zamówienia ustala się na konkretny dzień. Następnie należy kliknąć link Dadaj. 31

33 System automatycznie proponuje nam wartość zamówienia kopiując szacowaną wartość zmówienia, którą podał wnioskodawca. Kwotę tą można zmienić. Ważnym krokiem jest podanie stawki podatkowej. Na koniec zapisujemy zmiany za pomocą linku Zapisz. UWAGA szacowana wartość zamówienia może być większa od sumy zarezerwowanych środków o kwotę nieprzekraczającą 50 zł W punkcie 6 określamy osobę lub osoby odpowiedzialna za ustalenie wartości zamówienia i przygotowanie lub uzupełnienie opisu przedmiotu zamówienia. Domyślnie jest to osoba zalogowana do Działu kompetencyjnego. Punkt 7 pozwala na ustalenie propozycji składu komisji przetargowej, w przypadku gdy ma zostać przeprowadzona procedura przetargowa. Punkt 8 dotyczy jednostki realizującej zadanie, którą wybieramy z rozwijanej listy. Punkt 9 pozwala na przejrzenie lub dodanie załącznika w formacie pdf. 32

34 Akceptacja wniosku następuje poprzez kliknięcie linku Prześlij wniosek dalej. Wniosek zostanie przesłany do działu Kontroli formalnej. Link Podziel wniosek pozwala na podzieleniu wniosku. Stosuje się to wtedy gdy szczegółowy opis zamówienie nie pokrywa się z wybranym w punkcie 1 przy składaniu wniosku przedmiotem zamówienia. Na przykład przedmiotem zamówienia jest dostawa gazów, a wnioskodawca w szczegółowym opisie zamówienia oprócz gazów zawarł także pozycje dotyczącą zakupu innym przedmiotów, nie związanych z przedmiotem zamówienia (np. zeszytu w twardej oprawie). Zanim dokonamy podziału wniosek system zapyta się czy ta czynność ma zostać wykonana. O D R Z U C E N I E W N I O S K U Odrzucenie wniosku następuje w punkcie 1. W punkcie 2 możemy ustalić czy zwrócić wniosek do wnioskodawcy lub też do innego działu. W drugim przypadku dział wybieramy z rozwijanej listy. Należy również wpisać uzasadnienie odrzucenia wniosku. 33

35 Kliknięcie na link Prześlij wniosek dalej pozwali na zwrócenie wniosku do wnioskodawcy lub do wybranego w punkcie 2 działu. K O N T R O L A F O R M A L N A Kontrola Formalna analizuje wniosek pod względem celowości, ilości i merytorycznej poprawności, a następnie przekazuje wniosek do blokady środków celem odpisania i potwierdzenia środków przeznaczonych na realizację zamówienia. Kontrolą formalną są osoby, które nadzorują wydatkowanie pieniędzy z konkretnych źródeł finansowania. A K C E P T A C J A W N I O S K U 34

36 Akceptacja wniosku następuje poprzez zaznaczenie w punkcie 1 opcji Akceptuję wniosek, wpisaniu ewentualnych uwag oraz dodatkowych wymogów i kliknięciu na link Prześlij wniosek dalej. O D R Z U C E N I E W N I O S K U W przypadku braku akceptacji wniosku przez Kontrolę Formalną, zwracany jest on wraz z uzasadnieniem do Wnioskodawcy celem poprawy, lub zakończenia procesu wnioskowania. By zwrócić wniosek należy w punkcie 1 zaznaczyć opcję Zwracam wniosek, a w uzasadnieniu wybrać jedną z domyślnych odpowiedzi lub wpisać nową. W N I O S K I, K T Ó R Y C H W A R T O Ś Ć S I Ę Z W I Ę K S Z Y Ł A O C Z E K U J Ą C E N A D E C Y Z J Ę K O N T R O L I F O R M A L N E J Wnioski, których wartość się zwiększyła, odnoszą się do wniosków, które na etapie realizacji wymagają dofinansowania powyżej 50 zł. Wymagają one akceptacji lub odrzucenia. 35

37 B L O K A D A Ś R O D K Ó W Blokada środków potwierdza i odpisuje środki, które zarezerwowano na potrzeby wniosku. A K C E P T A C J A W N I O S K U 36

38 Akceptacja wniosku następuje po zaznaczeniu opcji Potwierdzam blokadę środków. Przed potwierdzeniem należy porównać wycenę Działu kompetencyjnego z żądanymi środkami w punkcie 4. O D R Z U E C E N I E W N I O S K U Zaznaczenie opcji Zwracam wniosek spowoduje odrzucenie wniosku. Podobnie jak w Kontroli formalnej należy tutaj uzasadnić odrzucenie. Cofnięty wniosek domyślnie trafia do wnioskodawcy celem poprawy. Oprócz Wnioskodawcy można skierować go bezpośrednio do Działu kompetencyjnego lub Kontroli Formalnej. W N I O S K I W Y M A G A J Ą C E D O F I N A N S O W A N I A W A R T O Ś Ć U L E G Ł A Z M N I E J S Z E N I U L U B K T Ó R Y C H Istnieją trzy sytuacje, w których wniosek może wrócić do Blokady środków: - wnioski wymagające dofinansowania o kwotę nieprzekraczającą 50 zł - wnioski, których wartość się zwiększyła, oczekujące na blokadę środków (są to wnioski, które wymagają dofinansowania o kwotę przekraczającą 50 zł) -wnioski, których wartość została zmniejszona, oczekujące na odblokowanie środków 37

39 W pierwszym i drugim z tych przypadków wniosek można zaakceptować lub odrzucić. W przypadku wniosków, których wartość została zmniejszona należy zmniejszyć kwotę i kliknąć na link Środki zostały odblokowane. K W E S T O R Kwestor potwierdza środki, które zarezerwowano na potrzeby wniosku. Podobnie jak Blokada środków może wniosek zaakceptować lub zwrócić do Wnioskodawcy, bądź przesłać go do Kontroli Formalnej, Działu kompetencyjnego lub Blokady środków. Do kwestora trafiają dwa rodzaje wniosków: - wnioski oczekujące na decyzję Kwestora - wnioski, których wartość się zmieniła 38

40 By przyśpieszyć prace nad wnioskiem Kwestor może potwierdzić lub zwrócić więcej niż jeden wniosek jednocześnie. By to uczynić, należy w widoku Kwestora, przy wnioskach należy zaznaczyć podgląd. 39

41 Kliknięcie na przycisk Edytuj zaznaczone wnioski spowoduje otwarcie domyślnego wniosku. Odrzucenie lub zatwierdzenie wniosku spowoduje automatyczne przesłanie wszystkich zaznaczonych wniosków. R E A L I Z A C J A Ostatnim etapem obiegu elektronicznych wniosków w systemie Workflow jest Realizacja. Realizacją wniosków zajmują się odpowiedzialne Działy Kompetencyjne. Pierwszym krokiem w przypadku Realizacji jest delegowanie wniosku do odpowiedniej osoby (jeżeli nie zostało to uczynione na etapie Działu Kompetencyjnego), zajmującej się realizacją zgłoszonych we wniosku przedmiotów zamówienia. 40

42 Osoba, która zajmuje się realizacją wniosku może: - wniosek zrealizować - przekazać wniosek do Blokady środków lub Wnioskodawcy w przypadku gdy wartość wniosku zwiększyła się. - przekazać wniosek do Blokady środków w przypadku gdy wartość wniosku zmniejszyła się. - cofnąć wniosek UWAGA w przypadku gdy wartość wniosku zwiększy się o kwotę mniejszą niż 50 zł, wówczas wniosek będzie przekazany do Blokady środków celem zablokowania żądanych środków. Kolejnym etapem dla takiego wniosku będzie Kwestor, zaś ostatecznym potwierdzeniem prawidłowości wniosku będzie akceptacja Kierownika Zamawiającego. W przypadku gdy wartość wniosku zwiększy się o kwotę większą niż 50 zł wówczas wniosek zostanie przekierowany do Wnioskodawcy. R E A L I Z A C J A W N I O S K U Aby zrealizować wniosek należy w punkcie 1 wybrać opcję Wniosek zrealizowano. Następnie uzupełnić punkt 2 i 3 oraz ewentualnie wypełnić pole Komentarz. Można również dodać załącznik. Kliknięcie na link Prześlij wniosek dalej spowoduje zakończenie procedury wnioskowania i takie wniosek uznaje się za zrealizowany. 41

43 W A R T O Ś Ć W N I O S K U Z W I Ę K S Z Y Ł A S I Ę Wybranie w punkcie 1 opcji Wartość wniosku zwiększyła się spowoduje przesłanie wniosku do Wnioskodawcy lub Blokady środków w zależności od kwoty o jaką wartość wniosku zwiększyła się (więcej na stronie 40). Wniosek nie zostanie przesłany dopóki nie zostanie uzupełniony punkt 2. W punkcie 3 należy podać nową wartość zamówienia. Można podać tylko kwotę netto, lub tylko kwotę brutto system sam dokona stosownych obliczeń. W A R T O Ś Ć W N I O S K U Z M N I E J S Z Y Ł A S I Ę 42

44 W przypadku zaznaczenia w punkcie 1 opcji Wartość wniosku zmniejszyła się wniosek zostanie przekazany do Blokady środków celem odblokowania wolnych środków. Należy podać Uzasadnienie oraz nową wartość zamówienia w punkcie 4. C O F N I Ę C I E W N I O S K U Osoba realizująca wniosek może również wycofać wniosek z uzasadnieniem do wybranego działu. UWAGA ostatecznym dowodem, że wniosek został zrealizowany jest podłączenie wydruku wniosku pod fakturę. Wydruk wniosku pod fakturę dokonuje się poprzez wykorzystanie serwisu raportowania (więcej w rozdziale Raporty ). R A P O R T Y Serwis z raportami jest zewnętrznym modułem do którego dostęp uzyskuje się poprzez kliknięcie na link Raporty w sekcji nawigacji. Dostęp do raportów wymaga uprzedniego zalogowania się do serwisu raportowania. Logowanie odbywa się na takich samych zasadach jak logowanie do systemu Workflow (szerzej zostało to opisane w rozdziale Praca z system WORKFLOW str.11). 43

45 Po prawidłowym zalogowaniu użytkownikowi wyświetlona zostanie lista folderów zawierających raporty do których posiada dostęp. W zależności od uprawnień, ilość raportów może być zróżnicowana. W powyższym przypadku użytkownik posiada dostęp do jednego folderu z raportami o nazwie Realizacja. Kliknięcie na folder spowoduje wyświetlenie wszystkich raportów w nim umieszczonych. Wybrany raport uruchamiamy kliknięciem na jego nazwę. 44

46 W zależności od rodzaju raportu system może wyświetlić różne elementy służące do filtrowania wniosków oraz danych w nich zawartych. W tym przypadku mamy jedynie możliwość wyboru zrealizowanego wniosku celem wydrukowania go pod fakturę. Kliknięcie na przycisk View Report spowoduje wyświetlenie raportu. 45