Wrocław, dnia 30.08.2016 r. W związku z realizacją projektu Nie dla NEET na Dolnym Śląsku nr UDA-POWR.01.02.02-02-0151/15-00 realizowanego w ramach Osi Priorytetowej I, Działania 1.2 Wsparcie osób młodych pozostających bez pracy na regionalnym rynku pracy, Poddziałania 1.2.2 Wsparcie udzielane z Inicjatywy na rzecz zatrudnienia ludzi młodych Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, Wnioskodawca składa zapytanie ofertowe nr 5/DPAZ/2016 na realizację zamówienia polegającego na świadczeniu usługi: kompleksowej dostawy cateringu i wynajmu sali szkoleniowej dla 20 uczestników szkolenia zawodowego ABC handlu + prawo jazdy kat. B w terminie 05-29.09.2016 r we Wrocławiu. I. Zamawiający Nazwa: EUROPEJSKI FUNDUSZ HIPOTECZNY OSTOJA SP. Z O.O. Adres: pl. Solidarności 1/3/5 lok. 216, 53-661 Wrocław NIP: 8971776552 REGON: 021669391 BIURO PROJEKTU: Adres: pl. Solidarności 1/3/5 lok. 216, 53-661 Wrocław (wejście od ul. Drzewnej) Telefon: 71/758-13-77 Adres e-mail: biuro@fundusz-ostoja.pl Godziny otwarcia: 8.00-16.00 Znak Postępowania : 8/DPAZ/2016 z dnia 27.07.2016 r. UWAGA! W korespondencji kierowanej do Zamawiającego należy posługiwać się tym znakiem postępowania. Zamawiający oświadcza, iż procedurę wyboru Wykonawcy przeprowadzi osobiście, bez udziału osób trzecich. II. Tryb udzielania zamówienie 1) Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest zgodnie z procedurą rozeznania rynku w rozumieniu Wytycznych Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 z dnia 10 kwietnia 2015 r. na potrzeby realizacji projektu Nie dla NEET na Dolnym Śląsku w ramach Inicjatywy na rzecz zatrudnienia ludzi młodych na podstawie umowy z Dolnośląskim Wojewódzkim Urzędem Pracy nr UDA-POWER.01.02.02-02-0151/15-00. 2) Zapytanie ofertowe zamieszczone jest na stronie internetowej projektu www.dpaz.pl, Strona 1
III. Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi kompleksowej dostawy cateringu i wynajmu sali szkoleniowej dla 20 uczestników szkolenia zawodowego ABC handlu + prawo jazdy kat. B w ramach projektu Nie dla NEET na Dolnym Śląsku. W ramach usługi realizowane będą: szkolenie zawodowe ABC handlu + prawo jazdy kat. B - dla 20 uczestników projektu (UP), w wymiarze 20 dni szkoleniowych we Wrocławiu. Szkolenie odbywać się będzie w terminie 05-29.09.2016 r (w dni powszednie od poniedziałku do piątku). Jeden dzień szkoleniowy to 8 godzin dydaktycznych w godzinach od 08:00 do 15:00. Zapewnienie sali szkoleniowej 20 dni szkoleniowych x 8h = 160 h. usługa cateringowa (w ciągu jednego dnia szkoleniowego: 2 przerwy kawowe, 1 ciepły posiłek) podczas wyżej wymienionego szkolenia świadczona będzie w miejscu (Wrocław), w którym odbywać się będzie szkolenie dla uczestników projektu. Liczba osobo dni : 20 dni szkoleniowych x 20 osób w grupie = 400 osobo dni. Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 70220000-9 Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne 55321000-6 Usługi przygotowania posiłków 55520000-1 Usługi dostarczania posiłków 55320000-9 Usługi podawania posiłków W zakres usługi wchodzi: wynajem sali szkoleniowej dla 20 osób (20 uczestników + 1 wykładowca). Sala przygotowana do komfortowego prowadzenia zajęć: zamknięta sala z osobnym wejściem, nie znajdująca się w suterenie, piwnicy itp., z dostępem do światła dziennego, możliwością otwarcia okna lub z klimatyzacją oraz możliwością zasłonięcia okien, o powierzchni min. 20 m 2, dostępem do sieci energetycznej i Internetu, toaleta usytuowana w niewielkiej odległości od sali szkoleniowej w tym samym budynku, w tym również sale z dostępem dla osób niepełnosprawnych. wyposażenie sali: 20 miejsc siedzących, odpowiednia ilość stolików, projektor/rzutnik, ekran do prezentacji multimedialnych, stolik na sprzęt multimedialny, tablica typu flip-chart lub suchościeralna wraz z wyposażeniem (papier, pisaki, gąbka do ścierania), przedłużacze z ochroną przepięciową. przygotowanie sali szkoleniowej do komfortowego prowadzenia zajęć: 1) ułożenie stolików i krzesełek z oparciem w sposób przedstawiony przez Zamawiającego; 2) przygotowanie i sprawdzenie sprawności wyposażenia dodatkowego, w tym stanowisk komputerowych; 3) umożliwienie oznakowania budynku, holu, sali szkoleniowej wskazówkami ułatwiającymi dotarcie uczestnikom, w miejsce szkolenia oraz plakatami promującymi projekt Nie dla NEET na Dolnym Śląsku zgodnie z wytycznymi Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER) 2014-2020 poddziałanie 1.2.2.; 4) zamawiający zastrzega sobie prawo do prowadzenia monitoringu szkolenia, łącznie z Strona 2
fotografowaniem. usługa cateringu dla uczestników szkolenia zawiera : 1. zapewnienie dwóch przerw kawowych i jednego ciepłego posiłku podczas każdego dnia szkoleniowego dla maksymalnie 20 osób; 2. przygotowanie stołów obrusów, ekspozycji menu, posprzątania po kolejnych przerwach oraz po zakończeniu całego wydarzenia (w zakresie dotyczącym cateringu); 3. zapewnienia własnych naczyń (termosów/podgrzewaczy, filiżanek, spodeczków, szklanek, łyżeczek, cukiernic, talerzy itp.) zgodnie z wymaganiami menu. Zamawiający dopuszcza możliwości użycia naczyń plastikowych; 4. dowozu cateringu o ustalonej godzinie na miejsce realizacji szkoleń; 5. świadczenia usługi cateringowej wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi w tym zakresie; 6. przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych ( m.in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia Dz. U. Nr 171 poz. 1125 z późn. zm.). Odbiorcami usługi są uczestnicy projektu, 20 osób młodych w wieku 15-24 lat, zamieszkałych na terenie województwa dolnośląskiego, bez pracy (osoby bezrobotne i bierne zawodowo), które nie uczestniczą w kształceniu formalny w trybie stacjonarnym i szkoleniu tzw. młodzież grupy NEET (Not Employed, Not Educated, Not Trained) zgodnie z definicją Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER) 2014-2020 poddziałanie 1.2.2. IV. INFORMACJE DODATKOWE DOTYCZĄCE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: WYMOGI DOTYCZĄCE WYNAJMU SALI SZKOLENIOWEJ WRAZ Z WYPOSAŻENIEM 1. Sala zlokalizowana we Wrocławiu. 2. Sala z dostępem do światła dziennego, nieznajdująca się w suterenie lub piwnicy; 3. Wyposażenie sali w stół i krzesła z oparciem, z możliwością zmiany ustawienia stołów i krzeseł; 4. Wyposażenie sali w projektor/rzutnik, ekran do prezentacji multimedialnych, stolik na sprzęt multimedialny, tablicę typu flip-chart lub suchościeralną wraz z wyposażeniem (papier, pisaki, gąbka do ścierania) inne akcesoria niezbędne do prowadzenia szkolenia (np. pilot, przedłużacz itp.); 5. Dostęp do min. 10 stanowisk komputerowych z dostępem do internetu. 6. Sala i toalety zlokalizowane na tym samym poziomie; 7. Sala z możliwością skorzystania z usług cateringowych (w osobnym pomieszczeniu lub w formie dodatkowego stołu w sali szkoleniowej do rozłożenia zastawy stołowej); 8. Sala musi spełniać wszelkie wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy stawiane pomieszczeniom szkoleniowym; 9. Zapewnienie w ramach opłaty obsługi sprzętu multimedialnego w trakcie trwania szkolenia; 10. Bezpłatny dostęp do sanitariatów i szatni; 11. Utrzymanie w ramach opłaty udostępnionych pomieszczeń w czystości i porządku oraz zapewnienie podstawowych środków higieny (mydło, papier toaletowy, ręczniki papierowe); Strona 3
12. Umożliwienie oznakowania sali i wejścia do budynku informacjami promocyjnymi dotyczącymi projektu; 13. Zamawiający zastrzega sobie prawo do prowadzenia monitoringu szkolenia, łącznie z fotografowaniem; WYMOGI DOTYCZĄCE CATERINGU 14. W ciągu dnia w szkoleniu będzie uczestniczyło 21 osób (20 UP + 1 wykładowca). Czas dostawy cateringu zostanie uzgodniona przez Zamawiającego w porozumieniu z Wykonawcą; 15. Wykonawca dostarczy serwis kawowy w trakcie dwóch przerw kawowych szkolenia (ciastka, kawa, herbata, cytryna, woda i/lub soki, mleko do kawy, cukier); 16. Wykonawca dostarczy ciepły posiłek wraz z napojem dla uczestników w trakcie szkolenia; 17. Wykonawca dostarczy ciepły posiłek z wykorzystaniem zastawy stołowej; 18. Wykonawca jest zobowiązany do świadczenia usług cateringowych wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych i przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych; 19. Zamawiający zastrzega sobie prawo kontroli warunków realizacji usługi; 20. Planowana liczba posiłków może ulec zmianie ze względu na zmianę liczby uczestników szkolenia. Zmiany mogą również wynikać ze zmiany warunków umowy o dofinansowanie projektu; WARUNKI OGÓLNE 21. Wykonawca obowiązany jest wykonać zamówienie z zachowaniem najwyższej staranności; 22. Wszelkie prace wynikające z przedmiotu zamówienia należy wykonać zgodnie z warunkami opisanymi w Zapytaniu ofertowym; 23. Zamawiający zastrzega sobie prawo kontroli jakości posiłków i wynajmowanych pomieszczeń przez wytypowanych pracowników Zamawiającego. W razie stwierdzenia wad w realizacji usługi, Zamawiający niezwłocznie poinformuje o ich zaistnieniu Wykonawcę. Wykonawca jest zobowiązany do usunięcia wad niezwłocznie po otrzymaniu zgłoszenia. 24. Dodatkowo informujemy, iż wybrany Wykonawca zobowiązany będzie do przeprowadzenia innych działań wynikających z wymogów realizacji usług na rzecz projektów dofinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, w tym w szczególności: umożliwienie Zamawiającemu i innym upoważnionym instytucjom wglądu do dokumentów związanych z realizacją usługi w ramach projektu, w tym dokumentów finansowych. V. Termin realizacji zamówienia: 1. Przedmiotem postępowania jest świadczenie usług kompleksowej dostawy cateringu i wynajmu sali szkoleniowej, w okresie od 05.09.2016 r. do 29.09.2016 r. dla 20 uczestników szkolenia ABC handlu + prawo jazdy kat. B we Wrocławiu. 2. Zamawiający zaznacza, że powyższe terminy i ilość osób uczestniczących mogą ulec zmianie. Strona 4
VI. Wymagania formalne dotyczące Wykonawcy: VII. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: a) Nie są powiązani z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiazania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. SPOSÓB DOKONANIA OCENY SPEŁNIENIA WARUNKU: Wykonawca podpisując ofertę składa oświadczenie spełnienia tego warunku pouczony o odpowiedzialności za składanie fałszywych oświadczeń. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY I JEJ ZŁOŻENIA: 1. Oferta może zostać złożona osobiście w siedzibie biura przy pl. Solidarności 1/3/5 lok. 216, lub pocztą na adres: Biuro projektu Nie dla NEET na Dolnym Śląsku pl. Solidarności 1/3/5 lok. 216, 53-656 Wrocław lub elektronicznie na adres biuro@fundusz-ostoja.pl 2. Wykonawca ma obowiązek dołączenia do oferty: a. formularza oferty (załącznik nr 1), b. oświadczenia o braku powiązań, o których mowa w pkt. VI stanowiącego integralną część zapytania ofertowego (załącznik nr 2), 3. Złożenie przez Zleceniobiorcę fałszywych lub stwierdzających nieprawdę dokumentów lub nierzetelnych oświadczeń mających istotne znaczenie dla prowadzonego postępowania spowoduje wykluczenie Zleceniobiorcy z dalszego postępowania. 4. Treść oferty musi odpowiadać treści niniejszego zapytania ofertowego. 5. Zleceniobiorca może złożyć tylko jedną ofertę, przygotowaną w języku polskim, w formie pisemnej. 6. Wskazana przez Zleceniobiorcę cena jest stawką brutto i obejmuje wszystkie koszty związane z realizacja zamówienia. 7. W ofercie proszę podać cenę brutto. 8. W toku badania i oceny ofert zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 9. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania w wyniku złożenia ofert przekraczających budżet przeznaczony na zamówienie. 10. Poprawki w ofercie muszą być naniesione czytelnie oraz opatrzone podpisem osoby podpisującej ofertę. Strona 5
VIII. TERMIN SKŁADANIA OFERT: Ofertę należy przesłać lub złożyć w terminie do dnia 02.09.2016 r. do godz. 13:00 (włącznie decyduje data wpływu) w siedzibie Biura projektu Nie dla NEET na Dolnym Śląsku, pl. Solidarności 1/3/5 lok. 216, 53-661 Wrocław. Dokumenty, które wpłyną do siedziby firmy po upływie tego terminu nie będą brane pod uwagę. Decyduje data wpływu listu poleconego do siedziby biura. Wykonawcy złożą dokumenty w zamkniętej, nieprzezroczystej kopercie z napisem: oferta w sprawie: 8/DPAZ/2016 z dnia 02.09.2016 r. IX. SPOSÓB WERYFIKACJI POPRAWNOŚCI OFERT: Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli: a) będzie niekompletna; b) jej treść nie będzie odpowiadała treści zapytania ofertowego; c) wpłynie po terminie wskazanym w pkt. VIII zapytania ofertowego; d) będzie nieczytelna e) będzie zawierała rażąco niską cenę. X. Kryteria wyboru: 1. Konieczne jest spełnienie wszystkich kryteriów formalnych wymienionych w pkt. VI. 2. W celu wyboru wykonawców zostaną zastosowane następujące wagi punktowe: a) Cena 100% to całkowita cena brutto za 1 dzień wynajmu sali szkoleniowej + cena za 1 osobodzień wyżywienia (maksymalnie 100 pkt.) Sposób wyliczenia poszczególnych elementów składowych oferty: a) cena (waga 100%) to całkowita cena brutto za 1 dzień wynajmu sali szkoleniowej + cena za 1 osobodzień wyżywienia : maksymalna możliwa ilość punktów do uzyskania: 100 pkt; oferta z najniższą ceną otrzyma największą wartość punktową tj. 100 pkt., pozostałe będą oceniane w stosunku do najkorzystniejszej oferty według wzoru: 3. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą wartość punktową. 4. Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjacji zaoferowanej ceny, w przypadku gdy założone w projekcie środki okażą się niewystarczające. XI. WSKAZANIE OSÓB UPRAWNIONYCH DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI: Osobą ze strony zamawiającego upoważnioną do kontaktowania się z wykonawcami jest Koordynator Projektu - tel. 71/758-13-77 lub e-mail biuro@fundusz-ostoja.pl Strona 6
XII. INFORMACJA W SPRAWIE UMOWY Z WYBRANYM WYKONAWCĄ: Zamawiający deklaruje nawiązanie współpracy na podstawie umowy z podmiotem gospodarczym. Z wybranym wykonawcą zostanie zawarta umowa na realizację usługi w okresie 05.09.2016 r. do 29.09.2016. Wynagrodzenie wykonawcy będzie współfinansowane ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. Zamawiający zaznacza, że powyższe terminy realizacji umowy mogą ulec zmianie. XIII. INFORMACJE DODATKOWE: 1. Koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Oferent. 2. Projekt realizowany jest w okresie od 01.03.2016 r. do 28.02.2018 r. 3. Zleceniodawca nie może udzielać zlecenia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy (oferenta) a Wykonawcą (oferentem), polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu, co najmniej 10 % udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 4. Zleceniobiorca składa ofertę w formie pisemnej pod rygorem nieważności. 5. Okres związania ofertą: 30 dni. 6. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę. 7. Dnia 02.08.2016 r. o godz. 08.00 po końcowym terminie zbierania ofert osoba upoważniona wyłoni najkorzystniejszą ofertę. 8. Oferent, który zostanie wybrany w wyniku przeprowadzonego postępowania zostanie powiadomiony mailowo o wynikach postępowania oraz zostanie zaproszony do podpisania Umowy. Załączniki: Załącznik nr 1 Formularz ofertowy. Załącznik nr 2 Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych i osobowych. Strona 7