Sage e-audytor Podstawy 1.0 Rejestracja 2 2.0 Pierwsze logowanie 2 3.0 Pakiet Sprawdź e-audytora 2 3.1 Obsługa platformy 3 3.1.1 Firma 3 3.1.2 Repozytorium 4 3.1.3 Wyniki 5 3.2 Ustawienia ogólne Organizacje 6 Sage e-audytor - Podstawy 1
1.0 Rejestracja Pierwszym krokiem do rozpoczęcia użytkowania platformy e-audytor jest rejestracja konta. Odbywa się to przez formularz na stronie http://rejestracja.audytor.sage.com.pl. Bez rejestracji konta nie jest możliwe dodanie zakupionego pakietu usług. Najważniejsze pola, które należy wypełniać ze szczególną starannością to: NIP, adres mailowy oraz zaznaczenie odpowiedniej formy organizacji. Po wypełnieniu formularza na podany adres email wysyłany jest link aktywacyjny. Po udanej aktywacji wysyłany jest mail powitalny z loginem, hasłem oraz linkiem do platformy. Ponadto na platformie powstaje Organizacja, a także jest zakładana Firma o tym samym NIPie, który został podany podczas rejestracji. Dodatkowo automatycznie jest przypisywany pakiet Sprawdź e-audytora. Możliwe jest posiadanie tylko jednej Organizacji, jednak liczba Firm w ramach Organizacji może być większa niż jeden. W przypadku zarejestrowanych działalności gospodarczych Organizacja będzie tożsama z Firmą. W przypadku Biura Rachunkowego możliwe będzie dodanie takiej liczby Firm, jaka jest dostępna w danym pakiecie. Wersja Wielofirmowa również daje możliwość do korzystania z większej ilości Firm. 2.0 Pierwsze logowanie Logowanie odbywa się przez stronę http://audytor.sage.com.pl. Wymagany jest adres mailowy oraz hasło. 3.0 Pakiet Sprawdź e-audytora Pakiet Sprawdź e-audytora umożliwia korzystanie z pełnej funkcjonalności platformy (Pakiet Premium) przez okres 30 dni licząc od rejestracji. Pakiet ten weryfikuje poprawność każdej struktury, a także bada spójność danych między poszczególnymi plikami. W każdym takim pakiecie jest możliwa obsługa tylko jednej firmy, nawet jeżeli jest to pakiet Sprawdź e-audytora dla Biur Rachunkowych. Sage e-audytor - Podstawy 2
3.1 Obsługa platformy Po zalogowaniu ukaże się poniższy ekran. Automatycznie zaznaczona jest Lista firm (3). W prawym górnym rogu widzimy Organizację (1) oraz zalogowanego Użytkownika (2). Prawa kolumna to Filtry (4), dzięki którym możemy wyszukać założone pod daną Organizacją Firmy (5). Przejście do panelu administracyjnego danej Organizacji mamy w polu (6). 3.1.1 Firma Numer numer identyfikacyjny Firmy założonej pod daną Organizacją. Status W trakcie - oznacza, że firma jest oznaczona jako aktywna. Można tutaj dodawać pliki struktur JPK, analizować je itp. Status Zakończona - oznacza, że firma została oznaczona jako nieaktywna. Można ustawić taki status, gdy np. firma zakończyła działalność albo zmieniła biuro rachunkowe. NIP NIP firmy. Firma skrócona nazwa firmy. Opis pełna nazwa firmy. Rok podatkowy lata obrachunkowe, które zawierają informacje na temat załadowanych struktur JPK. Okres Daty kalendarzowe, z których wygenerowane są pliki JPK w danej firmie (rok obrachunkowy może się różnić od lat obrachunkowych). Sage e-audytor - Podstawy 3
Po kliknięciu w Numer firmy pod daną Organizacją, przechodzimy do kolejnego okna. W górnej części okna (poniżej ciemnoszarego pasa w menu głównym) znajduje się następujące menu. 1. Rok obrachunkowy Jeżeli zostaną zaczytane pliki z dwóch różnych lat rozrachunkowych, będziemy mogli zmienić je tak, aby wyświetlały nam się dane z odpowiedniego okresu. 2. Przejście do strony z raportami dotyczącymi podsumowania sprzedaży Wyświetla raporty graficzne dotyczące całej sprzedaży z danego okresu. Podział na poszczególne miesiące oraz największych klientów. 3. Przejście do strony z raportami dotyczącymi podsumowania zakupów Wyświetla raporty graficzne dotyczące zakupów z danego okresu. Podział na największych dostawców oraz poszczególne miesiące. 4. Repozytorium plików JPK (tutaj importujemy struktury JPK) Wyświetla zaimportowane struktury JPK. Z tego miejsca mamy możliwość usunięcia poszczególnych plików lub ich ukrycia. 5. Informacje dodatkowe 3.1.2 Repozytorium Dodatkowe informacje o danej firmie. Repozytorium jest najważniejszym miejscem obsługi platformy. Pozwala na zaimportowanie/przesłanie poszczególnych struktur JPK, usunięcie ich, ukrycie, a także pokazuje liczbę wykrytych zdarzeń, które mogą posiadać różną wagę przy weryfikacji. W tym miejscu można zaimportować również plik z e-deklaracją VAT-7 w formacie.xml. Dzięki temu będzie można porównywać dane z JPK_VAT z danymi z deklaracji VAT-7. Sage e-audytor - Podstawy 4
1. Aby załadować plik do Repozytorium należy go przeciągnąć na szare pole. Po kliknięciu, pojawi się okienko, w którym należy ręcznie wybrać plik do załadowania. Platforma akceptuje jedynie pliki w formatach.xml oraz.zip. Pliki.xml po wygenerowaniu potrafią zajmować bardzo dużo miejsca, a platforma ma blokadę dotyczącą wielkości importowanych plików. W takiej sytuacji należy plik spakować do archiwum.zip (domyślny format używany przez Windows). Powoduje to znaczną redukcję rozmiaru (np. z 500 MB do 20 MB). Każdy z plików (struktura) powinien być spakowany w osobny.zip. 2. Po przeciągnięciu lub wskazaniu plików, należy kliknąć przycisk Wyślij pliki. 3. Po prawidłowym imporcie pojawi się nowy plik. Pojawi się także liczba błędów lub ostrzeżeń, jeżeli takowe są. Klikając w tę informację przejdziemy do osobnego okna wyników. Istnieje możliwość podjęcia próby zaimportowania innego rodzaju pliku do platformy. Pojawi się wtedy taki sam komunikat, jak przy próbie załadowania pliku.xml, który nie jest jedną ze struktur JPK lub zawiera poważne błędy strukturalne uniemożliwiającego jego poprawne odczytanie. Taki plik w żaden sposób nie jest ani weryfikowany, ani zapisywany na platformie. Widnieje jedynie informacja o próbie jego przesłania oraz lista błędów, które spowodowały jego odrzucenie. W związku z tym w repozytorium jest jedynie możliwość ukrycia go, a nie skasowania. 3.1.3 Wyniki Okno wyników pokazuje wyniki weryfikacji zaimportowany/przesłanych struktur JPK. W kategorii Odsyłacz weryfikowane są pojedyncze struktury, zaś w Walidacji spójności przede wszystkim relacja pomiędzy różnymi plikami JPK. Wyświetlana jest także ważność poszczególnych ostrzeżeń. Tytuł określa dosyć dokładnie, czego dotyczy dany błąd. Sage e-audytor - Podstawy 5
Z prawej strony znajduje się kolumna Wyniki. Pokazuje liczbę odnalezionych błędów i ostrzeżeń z danej kategorii. Klikając w nią można uzyskać więcej informacji o miejscach generujących wskazania Audytora. Zakładka Przeglądaj zawiera sumaryczne podsumowanie danych, zawartych w poszczególnych strukturach JPK. Pozwala zwizualizować i pogrupować dane według wybranych kategorii takich jak data/kwota itp., które zawarte są w plikach JPK przesłanych na platformę e-audytor. Zakładka VAT zawiera podobne informacje dotyczące kwot podatku VAT. Zakładka VAT 7 zawiera porównanie danych pomiędzy plikami JPK_VAT a e-deklaracją VAT-7. 3.1.4 Sprzedaż podsumowanie i Zakup podsumowanie Zakładki Sprzedaż podsumowanie oraz Zakup podsumowanie prezentują w postaci wykresów dane o sprzedaży i zakupach. Dane wykorzystywane do przygotowania wykresów importowane są z plików JPK_FA.xml. Dane na wykresach mogą być prezentowane w trzech walutach: PLN, EUR oraz USD. Wykresy prezentujące dane w walutach EUR oraz USD pojawia się dopiero po zaimportowaniu plików JPK_FA.xml zawierających dokumenty wystawione w tych walutach. Wykresy w każdej walucie prezentują sumy dokumentów wystawionych w tej walucie. System nie dokonuje przeliczenia jednej waluty na drugą. 3.2 Ustawienia ogólne Organizacje Większość z tych opcji jest przeznaczona jedynie dla Administratora Organizacji. Zakładka Informacje pozwala na zmianę nazwy organizacji (wyświetla się m.in. w prawym, górnym rogu, obok nazwy użytkownika) oraz sprawdzenie jaki pakiet aktualnie jest przypisany danej Organizacji. Sage e-audytor - Podstawy 6
Zakładka Firmy pozwala na zarządzanie poszczególnymi Firmami w pakietach Wielofirmowość oraz Pakietach dla Biur Rachunkowych. Można dodać nową firmę lub ją edytować. W opcjach edycji można zmienić status danej firmy lub dodać użytkowników o ograniczonych prawach, aby mieli dostęp do tej konkretnej firmy. Zakładka Użytkownicy pozwala na administrację poszczególnymi użytkownikami danej Organizacji. Sage e-audytor - Podstawy 7
Ten ekran umożliwia zablokowanie dostępu danemu użytkownikowi (1), usunięcie go z platformy (2), reset hasła (3), a także jego edycję (4). Poszczególnym użytkownikom można poprawić adres mailowy, wybrać język platformy, przypisać role oraz ustalić listę Firm, do których dany użytkownik ma dostęp do edycji lub do odczytu. Jeden adres mailowy może być użyty jedynie raz na całej platformie. Nie da się przypisać go jednocześnie do dwóch różnych Organizacji. 3.3 Wsparcie techniczne Użytkownicy serwisu Sage e-audytor mogą bezpośrednio ze strony serwisu wysłać do Sage zgłoszenie problemu. W tym celu należy kliknąć przycisk Wsparcie, znajdujący się z prawej strony ekranu. Przycisk pojawia się po wejściu do wybranej firmy. W Oknie z listą firm jest niedostępny. Po wybraniu przycisku Wsparcie, zostanie wyświetlone okno zgłoszenia: Sage e-audytor - Podstawy 8
Temat - w tym polu należy wpisać temat zgłoszenia. Pole to nie może zawierać więcej niż 100 znaków. Treść w tym polu należy opisać zgłaszany problem. Pliki do zgłoszenia można załączyć maksymalnie 5 plików o następujących typach:.doc,.docx,.xls,.xlsx,.xlsm, odf,.pdf,.odg,.ods,.odt,.ppt,.pptx,.pps,.ppsx,.pptm,.rtf,.txt,.gif,.csv,.xml,.dtd,.xsd,.bmp,.img,.png,.tiff,.ico,.jpg,.jpeg,.txt. Aby dodać pliki należy: Przeciągnąć je w miejsce szarego pola zawierającego opis kliknij lub przeciągnij pliki Następnie kliknąć przycisk Wyślij pliki. Uwaga! Jeśli ten krok nie zostanie wykonany, pliki nie zostaną załączone do zgłoszenia. Anuluj służy do wycofania się ze zgłoszenia problemu i powrotu do poprzedniego ekranu. Wyczyść służy do usunięcia całej wpisanej treści i tematu. Wyślij służy do wysłania zgłoszenia. Sage e-audytor - Podstawy 9