ZAPYTANIE OFERTOWE nr 1/03/2015 na przeprowadzenie audytu w projekcie Akademia Lidera Zarządzanie, Ludzie, Rozwój współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Priorytet II. Rozwój zasobów ludzkich i potencjału adaptacyjnego przedsiębiorstw oraz poprawa stanu zdrowia osób pracujących Działanie 2.1 Rozwój kadr nowoczesnej gospodarki Poddziałanie 2.1.1. Rozwój kapitału ludzkiego w przedsiębiorstwach Podstawa prawna: Oferty należy przesyłać do 14 kwietnia 2015 r. Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi przedmiotu zamówienia publicznego w ramach przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo Zamówień Publicznych (Dz.U. z 2010r. Nr 113, poz.750 z późn.zm.). Wybór Wykonawcy nastąpi zgodnie z zasadą konkurencyjności obowiązującą w projektach realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013. ZAMAWIAJĄCY BIURO PROJEKTU HR Development Sp. z o.o. HR Development Sp. z o.o. ul. Opolska 43 lok. 1 ul. Filtrowa 65 lok. 50 46-045 Kotórz Mały 02-055 Warszawa NIP: 9910486582 Tel. 22/ 416 17 96 REGON: 160402651 Fax 22/ 254 52 26 KRS: 0000388470 Osoba wyznaczona do kontaktów roboczych w sprawie niniejszego zapytania: Bożena Roczniak, E- mail: bozena.roczniak@hrdevelopment.pl Ewa Roczniak, E- mail: ewa.roczniak@hrdevelopment.pl Zapytania i prośby o wyjaśnienia dotyczące postępowania prosimy kierować drogą mailową na adres ewa.roczniak@hrdevelopment.pl bądź bozena.roczniak@hrdevelopment.pl Odpowiedzi będą przesyłane w ciągu 2 dni od wpłynięcia zapytania. W celu prawidłowego przeprowadzenia konkursu, Zamawiający wyznacza termin zadawania pytań dotyczących Przedmiotu Zamówienia, który upływa na trzy dni robocze przed ostatecznym terminem złożenia ofert, czyli pytania można zadawać do 9 kwietnia 2015 r. Pytania zadane po tym terminie, pozostaną bez odpowiedzi.
I. POSTANOWIENIA OGÓLNE Zamawiający zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty w postępowaniu ofertowym, którego celem jest przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu unijnego, stanowiącego niezależne potwierdzenie prawidłowości realizacji projektu zamkniętego Akademia Lidera Zarządzanie, Ludzie, Rozwój, współfinansowanym ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Okres realizacji projektu: 01.07.2013 30.04.2015 Całkowity budżet projektu: 4 900 046,50 PLN Projekt realizowany w Partnerstwie z trzema partnerami. Termin przeprowadzenia audytu: nie później niż do dnia zakończenia okresu realizacji projektu tak, aby było możliwe rozliczenie wydatków z nim związanych w czasie trwania projektu. Miejsce realizacji audytu: w biurze projektu ul. Filtrowa 65 lok. 50, Warszawa (02-055) Zamawiający nie dopuszcza składanie ofert częściowych. Opis przedmiotu zamówienia wg Wspólnego Słownika Zamówień (CPV): 792120004-3 - Usługi audytu II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Wykonawca przeprowadza audyt zewnętrzny i opracowuje raport z audytu zgodnie z wytycznymi określonymi w dokumencie Zasady realizacji projektu konkursowego w ramach Poddziałania 2.1.1 POKL Wymagania dotyczące audytu zostały opisane w Załączniku nr 2 do niniejszych Zasad. Oryginalny raport z audytu podlega akceptacji przez opiekuna projektu w PARP. Audyt nie spełniający wymogów określonych w Załączniku nr 2 do powyższych Zasad będzie uznany za nieprawidłowo przeprowadzony, a uzgodnione wynagrodzenie związane z jego przeprowadzeniem nie zostanie wypłacone. Wykonawca zobowiązany będzie do przeprowadzenia audytu zgodnie z wymogami obowiązującymi w dniu rozpoczęcia audytu nawet w sytuacji jeżeli one ulegną zmianie w czasie pomiędzy wyłonieniem Wykonawcy a realizacją zamówienia. Wykonawca przygotuje trzy egzemplarze papierowe raportu z audytu, a także przekaże go w wersji elektronicznej na adres ewa.roczniak@hrdevelopment.pl. Dodatkowo, Wykonawca zobowiązuje się do przeprowadzenia prezentacji najważniejszych wniosków z przeprowadzonego audytu. Przeprowadzenie audytu i opracowanie raportu z audytu musi być zgodne z wytycznymi i innymi obowiązującymi przepisami w tym zakresie. III. SZCZEGÓŁOWE WARUNKI ZAMÓWIENIA O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się osoby/podmioty posiadające odpowiednie kwalifikacje w ww. zakresie oraz posiadają minimum 3 (trzy) letnie doświadczenie w przeprowadzaniu audytów i przeprowadziły minimum 2 (dwa) audyty zewnętrzne projektów finansowanych ze środków UE. A ponadto:
Osoby posiadające międzynarodowe uprawnienia audytora wewnętrznego; Osoby posiadające zaświadczenie o zdaniu egzaminu na audytora wewnętrznego, o którym mowa w ustawie o finansach publicznych, wystawione przez Ministerstwo Finansów; Osoby posiadające kwalifikacje zawodowe do przeprowadzania audytu wewnętrznego zgodnie z ustawą o finansach publicznych z dnia 27 sierpnia 2009 r. (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm. tekst jednolity); Osoby, które zdały egzamin na audytora wewnętrznego według zasad obowiązujących przed 29 grudnia 2006 r. Ustawa o finansach publicznych z tego okresu; Podmioty uprawnione do badania sprawozdań finansowych w rozumieniu ustawy o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz o nadzorze publicznym z dnia 7 maja 2009 r. (Dz. U. z 2009 r., nr 77, poz. 649 z późn. zm.) oraz posiadają pełną zdolność do czynności prawnych i korzystają z pełni praw publicznych; nie były karane za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe. Dodatkowym atutem będzie członkostwo audytora w Międzynarodowej Federacji Księgowych International Federation of Accountants. IV. WYKLUCZENIE Wykonawca audytu zewnętrznego oraz osoby uczestniczące w przeprowadzeniu audytu muszą spełniać wymóg bezstronności i niezależności od Zamawiającego. Pisemne oświadczenie o braku takich okoliczności składa Wykonawca oświadczenie stanowi Załącznik nr 2 do niniejszej oferty. Wykonawca audytu zewnętrznego oraz osoby uczestniczące w przeprowadzeniu audytu nie mogą prowadzić działań o charakterze konkurencyjnym do głównego obszaru działania HR Development Sp. z o.o. (czyli doradztwo i szkolenia z zakresu HR i rozwoju kompetencji miękkich) oraz nie wyrządziły szkody na rzecz Zamawiającego w okresie 3 lat przed złożeniem niniejszej propozycji.
V. KRYTERIA DOSTĘPU W celu zapewnienia odpowiedniej jakości zamawianej usługi oraz dokonania prawidłowego wyboru Wykonawcy, ustala się następujące kryteria dostępu: Lp Kryterium Waga 1 Doświadczenie Oferenta w realizacji audytów projektów współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach POKL 2 Ilość przeprowadzonych audytów projektów współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach POKL w ostatnich 2 latach 3 Wartość audytowanych projektów współfinansowanych ze środków EFS w ramach POKL w ostatnich 2 latach 10 % 20% 20% 3 Warunki finansowe 50% Opis kryteriów: 1. Doświadczenie Oferenta w realizacji audytów projektów współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach POKL - 10 % punktacji (max 10 pkt) Punkty zostaną przyznane wg zasady: a) Wykazanie doświadczenia 2-3 audyty 2 pkt b) Wykazanie doświadczenia 4-5 audytów 5 pkt c) Wykazanie doświadczenia 6-8 audytów 8 pkt d) Wykazanie doświadczenia powyżej 8 audytów 10 pkt 2. Ilość przeprowadzonych audytów projektów współfinansowanych ze środków EFS w ramach POKL w ostatnich 2 latach 20 % punktacji (max 20 pkt) Punkty zostaną przyznane wg zasady: a) Przeprowadzono 1 5 audyty od 2 do 10 pkt (1 audyt 2 pkt) b) Przeprowadzono powyżej 5 audytów 20 pkt 3. Wartość audytowanych projektów współfinansowanych ze środków EFS w ramach POKL w ostatnich 2 latach 20 % punktacji (max 20 pkt) Punkty zostaną przyznane wg zasady: a) Wartość projektu do 500 tyś. zł 2 pkt b) Wartość projektu powyżej 500 tyś. zł do 1 mln zł 3 pkt. c) Wartość projektu powyżej 1 000 tyś. zł do 2 mln zł 5 pkt. d) Wartość projektu powyżej 2 000 tyś. zł do 3 mln zł 10 pkt.
e) Wartość projektu powyżej 3 mln zł 20 pkt. 4. Warunki finansowe - znaczenie kryterium: 50 % punktacji (max 50 pkt) Najkorzystniejsza cenowo oferta otrzyma 50 pkt, pozostałe wg zależności: C=(Cn/Co)*X Gdzie: Cn cena brutto oferty najkorzystniejszej Co cena brutto oferty rozpatrywanej X liczba punktów za kryterium cena Cena ma uwzględniać wszystkie koszty związane z przeprowadzeniem audytu. Całkowita wartość usługi ma zostać przedstawiona w kwocie brutto. Dodatkowo zostanie wzięte pod uwagę następujące kryterium: Oferta nie przekracza kwoty założonej w budżecie projektu/ oferta przekracza kwotę założoną w budżecie projektu. Oferty, których ceny przekraczają kwoty przeznaczone przez Zamawiającego na realizację zamówienia nie zostaną odrzucone, jednak docelowo rozpatrywane będą tylko oferty, które nie przekraczają budżetu założonego w projekcie. Zamawiający dopuszcza negocjacje ceny. Zamawiający zastrzega sobie prawo weryfikacji przedstawionych w ofercie informacji. W wykazie przeprowadzonych audytów należy wykazać tylko audyty gdzie raport z audytu został przyjęty przez Instytucję finansującą jako poprawnie sporządzony. VI. KRYTERIA OCENY OFERT Kryterium będzie weryfikowane na postawie przesłanego Oświadczenia stanowiącego Załącznik nr 1 do niniejszego Zaproszenia. Spełnienie kryteriów dostępu będzie weryfikowane na postawie treści przesłanej Oferty, oświadczeń, oraz wszelkiej dołączonej do Oferty dokumentacji, na postawie której jednoznacznie będzie można stwierdzić spełnienie kryteriów. Oferta niespełniająca minimum jednego z wyżej wymienionego kryterium dostępu, zostanie odrzucona i nie będzie podlegać dalszej ocenie punktowej. 1) Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą łączną ilość punktów, którą stanowi suma punktów uzyskanych zgodnie z pkt. V niniejszego zapytania ofertowego. 2) W przypadku uzyskania przez konkurencyjne oferty jednakowej liczby punktów, decydującym wyznacznikiem wyboru Wykonawcy będzie rozmowa z Oferentami oraz rezultat przeprowadzonych negocjacji w zakresie ceny VII. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA ORAZ TERMIN I SPOSÓB ZŁOŻENIA OFERTY Oferta powinna zawierać:
a) Dane Oferenta opis doświadczenia zawodowego, dokumentacja poświadczająca doświadczenie; b) Opis potwierdzający spełnienie kryteriów dostępu nr 1 i 2 (Załącznik nr 1) c) Cenę brutto za przeprowadzenie audytu (Załącznik nr 3) d) Oświadczenie Oferenta wg dołączonego wzoru (Załącznik nr 2) Termin i sposób złożenia oferty: 14 kwietnia 2015 r. Oferty należy przekazać do HR Development Sp. z o.o. drogą elektroniczną na adres mailowy: ewa.roczniak@hrdevelopment.pl lub pocztą zwykłą na adres Zamawiającego lub osobiście do siedziby lub biura Zamawiającego w terminie do dnia 14 kwietnia 2015 r. VIII. INFORMACJE DODATKOWE HR Development Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do prowadzenia negocjacji w odniesieniu do całości zakresu złożonej oferty. Zamówienie będzie udzielane w pierwszej kolejności dostawcy, którego oferta uzyskała najwyższą liczbę punktów. W sytuacji gdy dostawca, którego oferta uzyskała najwyższą liczbę punktów nie będzie dysponował dostępnymi terminami do przeprowadzenia audytu w terminach określonych przez Zamawiającego wówczas Zamawiający skorzysta z kolejnej oferty w utworzonym na etapie oceny ofert rankingu. HR Development Sp. z o.o. ponadto zastrzega sobie prawo do odwołania zaproszenia i odstąpienia od negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu nie przysługują Oferentom żadne roszczenia wobec HR Development Sp. z o.o. Niniejsze zapytanie ofertowe nie zobowiązuje HR Development Sp. z o.o. do żadnego określonego działania. HR Development Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo wyboru kolejnej najlepszej oferty w przypadku rezygnacji z podpisania umowy przez Oferenta, który został wybrany. za Zamawiającego Bożena Roczniak Prezes Zarządu
ZAŁĄCZNIK NR 1 Oświadczam, że przeprowadziłem następujące audyty projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Wykaz przeprowadzonych audytów Nazwa projektu audytowanego Nazwa Zleceniodawcy Data przeprowadzonego audytu Wartość projektu 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Niniejszym wyrażam zgodę na sprawdzenie przez Zamawiającego podanych powyżej informacji i danych. Miejscowość i data Pieczęć i podpis oferenta lub osoby uprawnionej do reprezentowania oferenta ZAŁĄCZNIK NR 2
Oświadczam, że Oferent: Oświadczenie 1. nie posiada zaległości z tytułu należności publicznoprawnych, 2. nie pozostaje pod zarządem komisarycznym, nie znajduje się w toku likwidacji, postępowania upadłościowego, postępowania naprawczego, 3. osoby będące członkami jego organów zarządzających bądź wspólnikami nie zostały skazane prawomocnym wyrokiem za przestępstwa: składania fałszywych zeznań, przekupstwa, przeciwko mieniu, wiarygodności dokumentów, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, obrotowi gospodarczemu, systemowi bankowemu, karnoskarbowe albo inne związane z wykonywaniem działalności gospodarczej lub popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, 4. posiada uprawnienia do wykonywania działalności będącej przedmiotem oferty 5. posiada niezbędny potencjał techniczny, 6. znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie Zamówienia. 7. nie podlega wykluczeniu z postępowania o udzielenie Zamówienia na podstawie art. 24 ust. 1 i ust. 2 Ustawy Prawo Zamówień Publicznych. 8. nie jest podmiotem powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między HR Development Sp. z o.o. lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu HR Development Sp. z o.o. lub osobami wykonującymi w imieniu HR Development Sp. z o.o. czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;; b) posiadaniu co najmniej 5 % udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Podpis i pieczątka Oferenta
.. Pieczęć Wykonawcy Formularz ofertowy dla postępowania wyboru wykonawcy na realizację usługi audytu projektu Akademia Lidera Zarządzania, Ludzie, Rozwój ZAŁĄCZNIK NR 3 1. Nazwa firmy/imię i nazwisko Oferenta 2. Adres firmy, nr faksu 3. Telefon kontaktowy 4. E- mail 5. NIP 6. REGON 7. Czy Wykonawca jest czynnym podatnikiem VAT? tak nie 8. Osoba upoważniona do zaciągania zobowiązań w imieniu Oferenta Oferuję realizację zamówienia na warunkach i w terminach określonych w zapytaniu za cenę: 1. Cena brutto za realizację usługi polegającej na audycie projektu Oświadczamy, że w cenie oferty uwzględnione zostały wszystkie koszty wykonania usługi w zakresie określonym w zapytaniu ofertowym. Integralną częścią oferty są załączniki potwierdzające spełnienie kryteriów merytorycznych określonych w zapytaniu ofertowym.. Data, czytelny podpis i pieczęć osoby uprawnionej do reprezentowania firmy