Zamawiający Regionalne Centrum Polityki Społecznej w Łodzi ul. Snycerska 8 91-302 Łódź Tel: 42 203 48 00 info@rcpslodz.pl OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU NA USŁUGI SPOŁECZNE Postępowanie prowadzone na podstawie art. 138o ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2015 r., poz. 2164 z późniejszymi zmianami) dotyczy Świadczenia usługi restauracyjnej podczas konferencji pn. Projektowanie uniwersalne - Dostępność bez ograniczeń, w dniu 19 października 2016 r. 1
Nr sprawy: 1/US/2016 1. NAZWA (FIRMA) ORAZ ADRES ZAMAWIĄCJEGO Regionalne Centrum Polityki Społecznej w Łodzi ul. Snycerska 8 91-302 Łódź NIP 725-17-38-043 tel. 42 203 48 00 fax.42 203 48 17 2. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA I. Przedmiot zamówienia: Świadczenia usługi restauracyjnej podczas konferencji pn. Projektowanie uniwersalne - Dostępność bez ograniczeń, w dniu 19 października 2016 r.. II. Kody CPV 55300000-3 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 55520000-1 Usługi dostarczania posiłków III. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: W ramach świadczonej usługi, Wykonawca ma obowiązek zapewnić: 1) przygotowanie, dowóz i podanie posiłków w dniu konferencji, tj. 19 października 2016 r., 2) potrawy określone w menu dla 260 osób, w tym stały serwis kawowy i serwis gastronomiczny; Zamawiający poinformuje Wykonawcę najpóźniej na 5 dni przed planowanym terminem konferencji o ostatecznej liczbie uczestników, z zastrzeżeniem możliwości skrócenia tego okresu za obustronną zgodą, 3) ustawienie stołów: - stołu w formie szwedzkiego bufetu na korytarzu przed wejściem do sali konferencyjnej na poziomie B -1 w sposób umożliwiający uczestnikom konferencji swobodny dostęp do ułożonych na nim posiłków, w trakcie serwisu kawowego oraz poczęstunku I i poczęstunku II, - stołu w formie szwedzkiego bufetu na korytarzu przed wejściem do sali konferencyjnej na poziomie B 0 w sposób umożliwiający uczestnikom konferencji swobodny dostęp do ułożonych na nim posiłków, w trakcie poczęstunku III, - po 2 stoły dla osób niepełnosprawnych poruszających się na wózkach inwalidzkich na obydwóch poziomach, - 5 stołów koktajlowych o wysokości co najmniej 110 cm na poziomie B -1 i 10 stołów koktajlowych o wysokości co najmniej 110 cm na poziomie B 0 4) nakrycie stołów obrusami materiałowymi, czystymi i wyprasowanymi, 5) świadczenie usługi restauracyjnej na zastawie ceramicznej i szklanej, z użyciem sztućców platerowych, serwetek papierowych, 6) zastawy dla każdego uczestnika konferencji, bez cech znacznego zużycia, pęknięć, uszczerbków itp., 7) obsługę kelnerską przez cały czas trwania konferencji, która będzie wyglądać estetycznie, czysto i schludnie, 2
8) sprzątanie stołów i zastawy przez czas trwania konferencji i po jej zakończeniu (wraz z resztkami pokonsumpcyjnymi), 9) przywrócenie do stanu pierwotnego miejsca świadczenia usługi najpóźniej w ciągu 1,5 godziny po zakończeniu poczęstunku III, 10) świadczenie usługi restauracyjnej, wyłącznie przy użyciu produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych, 11) przestrzeganie przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowania artykułów spożywczych (m.in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 roku o bezpieczeństwie żywności i żywienia tj. z 2010 roku Dz. U. nr 136 poz. 914 ze zm.), 12) dostarczenie posiłków w miejsce wskazane przez Zamawiającego w dniu konferencji najpóźniej: - o godzinie 9.00 - serwis kawowy i poczęstunek I, - o godzinie 12.00 - poczęstunek II, - o godzinie 15.20 - poczęstunek III, 13) posiłki w formie dania na ciepło muszą być gorące, gotowe do spożycia, 14) dania płynne ciepłe muszą być podane w kociołku utrzymującym stałe ciepło, 15) dania ciepłe muszą być podane w bemarach z podgrzewaczami, spełniających wymogi przeciw pożarowe, 16) estetyczne podawanie posiłków, 17) serwis kawowy, poczęstunek I, poczęstunek II i poczęstunek III zostaną podane zgodnie z wybraną przez Zamawiającego aranżacją, która została przedstawiona na fotografiach załączonych do formularza ofertowego Wykonawcy. Szczegółowe informacje dotyczące menu: 1) Serwis kawowy w systemie ciągłym - na korytarzu przed wejściem do sali konferencyjnej na poziomie B -1 - od godziny 9.00 - dla maksymalnie 260 osób, w formie bufetu szwedzkiego w ramach serwisu kawowego uczestnikom konferencji zostanie zapewniony nieograniczony dostęp do: - wody mineralnej niegazowanej w dzbankach - kawy mielonej i rozpuszczalnej - herbaty w saszetkach - 3 rodzaje zielona, czarna, owocowa - cukru - śmietanki do kawy - cytryny 2) Poczęstunek I - w godz. 09.00 10.00 - na korytarzu przed wejściem do sali konferencyjnej na poziomie B -1 - dla maksymalnie 260 osób, w formie bufetu szwedzkiego - ciastka podane na półmiskach/paterach - owoce w plastrach podane na półmiskach/paterach w ramach poczęstunku I uczestnikom konferencji zostaną zapewnione: - rogalik z nadzieniem owocowym 1 szt. - mini pączek jogurtowy/serowy 1 szt. - rożek francuski z nadzieniem serowym 1 szt. - 2 rodzaje ciastek kruchych, w tym 1 rodzaj kakaowe 50 g/os. - melon co najmniej 50 g/os. - banany co najmniej 500 g/os. - pomarańcze/mandarynki co najmniej 40 g/os. - winogrona co najmniej 40 g/os. 3
3) Poczęstunek II - w godz. 12.15 12.45 - na korytarzu przed wejściem do sali konferencyjnej na poziomie B -1 - dla maksymalnie 260 osób, w formie bufetu szwedzkiego - ciasta w papierowych papilotkach podane na półmiskach/paterach - ciastka i ciasta podane na półmiskach/paterach - soki podane w dzbankach - owoce w plastrach podane na półmiskach/paterach w ramach poczęstunku II uczestnikom konferencji zostaną zapewnione: - sok pomarańczowy 100% w dzbankach co najmniej 200ml/os. - sok grejpfrutowy 100% w dzbankach co najmniej 200ml/os. - melon co najmniej 50 g/os. - banany co najmniej 500 g/os. - pomarańcze/mandarynki co najmniej 40 g/os. - winogrona co najmniej 40 g/os. - ciastka czekoladowe co najmniej 50g/os. - szarlotka co najmniej 50g/os. - sernik waniliowy z polewą czekoladową co najmniej 50 g/os. 4) Poczęstunek III - w godz.15.30 16.00 - na korytarzu przed wejściem do sali konferencyjnej na poziomie B 0 - dla maksymalnie 260 osób, w formie bufetu szwedzkiego - poczęstunek podany na półmiskach/paterach ozdobionych liśćmi sałaty, pomidorkami koktajlowymi, plastrami świeżego ogórka w ramach poczęstunku II uczestnikom konferencji zostaną zapewnione: - babeczki z sałatką z szynką 2 szt./os. - babeczki z sałatką jarzynową, posypane szczypiorkiem 2 szt./os. - paszteciki francuskie ze szpinakiem i serem fetą co najmniej 25 g/os. - tartinki (co najmniej 80 g/szt., w tym kromka 20 g/szt.) - angielka, masło, ser brie/camembert, sałata, papryka, oliwka zielona 2 szt./os. - tartinki (co najmniej 80 g/szt., w tym kromka 35 g./szt.) - chleb żytni bądź razowy, masło, salami, sałata, czarna oliwka, ser żółty 2 szt./os. - tartinki (co najmniej 80 g/szt., w tym kromka 25 g/szt.) - chleb pszenny, masło, szynka wieprzowa bądź drobiowa, pomidor, ogórek, sałata 2 szt./os.; - kurczak nadziewany suszonymi pomidorami co najmniej 50 g/os - koreczki bankietowe ze śliwką kalifornijską owiniętą w boczek wędzony (zapiekane) 3 szt./os. - koreczki bankietowe ze świeżym ogórkiem, łososiem wędzonym, czarną oliwką 3 szt./os. - koreczki bankietowe z mozzarellą, pomidorkiem koktajlowym i świeżą bazylią 3 szt./os. - roladki naleśnikowe, pokrojone skośnie na paski ok. 2 cm, spięte wykałaczką z wędzonym łososiem i kremowym twarożkiem 2 szt./os. - roladki naleśnikowe, pokrojone skośnie na paski ok. 2 cm, spięte wykałaczką ze szpinakiem i kremowym twarożkiem 2 szt./os. - 3 rodzaje serów: ser camembert, ser edamski/gouda/tylżycki, ser wędzony co najmniej 30 g/os. dania ciepłe: - zupa barszcz czerwony z uszkami z mięsem co najmniej 130 ml/os. - krem z brokułów z grzankami co najmniej 130 ml/os. - pierogi ze szpinakiem i serem fetą co najmniej 100 g/os. 4
- pierogi z kapustą i grzybami co najmniej 100 g/os. - Boeuf Stroganow z kluskami co najmniej 150 g/os - makaron penne z warzywnym ratatouille co najmniej 150 g/os IV. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych. V. Zamawiający nie dopuszcza powierzenia podwykonawcom realizacji zamówienia. 3. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Termin wykonania zamówienia: 19 października 2016 roku Miejsce wykonania zamówienia: Wydział Prawa i Administracji Uniwersytetu Łódzkiego ul. Kopcińskiego 8/12 90-232 Łódź 4. INFORMACJE O SPOSOBIE POROZUMIEWANIA SIĘ ZAMAWIAJACEGO Z WYKONAWCAMI ORAZ PRZEKAZYWANIA OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW, A TAKŻE WSKAZANIE OSÓB UPRAWNIONYCH DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI 1. Wszelkie zawiadomienia, oświadczenia, wnioski oraz informacje Zamawiający oraz Wykonawcy mogą przekazywać pisemnie lub drogą elektroniczną za wyjątkiem oferty i umowy, dla których Zamawiający przewidział wyłącznie formę pisemną. 2. Wszelkie zawiadomienia, oświadczenia, wnioski oraz informacje przekazane w formie elektronicznej wymagają na żądanie każdej ze stron, niezwłocznego potwierdzenia faktu ich otrzymania. 3. Osobą wyznaczoną do kontaktu z Wykonawcami jest: Pani Beata Hodoń tel. 42 203-48-46, e-mail: b.hodon@rcpslodz.pl 5. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY 1. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 2. Wykonawca składa ofertę zgodnie z wymaganiami Ogłoszenia. 3. Oferta powinna być złożona na formularzu ofertowym, stanowiącym Załącznik nr 1 do Ogłoszenia. Wraz z formularzem ofertowym należy złożyć 4 kolorowe zdjęcia o dobrej ostrości w minimalnym formacie 15x20 cm w tym: 1) 1 fotografię przedstawiającą aranżację serwisu kawowego; 2) 1 fotografię przedstawiającą aranżację poczęstunku I; 3) 1 fotografię przedstawiającą aranżację poczęstunku II; 5
4) 1 fotografię przedstawiającą aranżację poczęstunku III. Na fotografiach z pozycji 1-4 muszą być widoczne potrawy na tacach/paterach, w kociołkach i bemarach z podgrzewaczami itp. oraz dekoracje stołów i nakrycia w zależności od rodzajów przedstawianego poczęstunku. Każda w/w fotografia musi być opatrzona opisem rodzaju posiłku (tzn. serwis kawowy, poczęstunek I, poczęstunek II, poczęstunek III). 4. Oferta musi być sporządzona w języku polskim, pismem czytelnym. 6. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA I OTWARCIA OFERT 1. Oferty należy składać w siedzibie Zamawiającego 91-302 Łódź, ul. Snycerska 8, piętro I, pok. nr 17 Sekretariat do dnia 10 października 2016 roku do godz. 10.00 w zamkniętej kopercie opatrzonej opisem Oferta na Świadczenie usługi restauracyjnej podczas konferencji pn. Projektowanie uniwersalne - Dostępność bez ograniczeń, w dniu 19 października 2016 r.. 2. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. 3. Oferty niekompletne lub zawierające błędy nie będą rozpatrywane. 4. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę. 5. Ogłoszenie zamieszczono na stronie: http://bip-rcpslodz.pl. 7. OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY 1. W ofercie należy wskazać cenę całkowitą za realizację usługi netto i brutto oraz cenę jednostkową brutto za osobę. 2. Cena podana w ofercie powinna być wyrażona w złotych polskich, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 3. W przypadku Wykonawcy prowadzącego działalność gospodarczą cena oferty winna obejmować wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia. Cenę należy podać wg wartości netto i wartości brutto. 8. OGŁOSZENIE WYNIKU Ogłoszenie o wyniku postępowania zostanie przesłane Wykonawcom biorącym udział w postępowaniu na wskazany kontakt drogą elektroniczną oraz zostanie opublikowane na stronie internetowej Zamawiającego http://bip-rcpslodz.pl/. 9. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY, WRAZ Z PODANIEM ZNACZENIA TYCH KRYTERIÓW I SPOSOBU OCENY OFERT 6
1. Zamawiający dokona oceny ofert według następującego kryterium: a) cena oferty brutto 60% b) serwis i estetyka - 40% 2. Ocena złożonych ofert będzie dokonana według następującego wzoru: a) cena oferty brutto maksymalnie 60 pkt. Cena brutto oferty najniższej ------------------------------------- x 100 pkt. x 60% Cena brutto oferty ocenianej b) serwis i estetyka - maksymalnie 40 pkt. Ocena ofert w tym kryterium odbywać się będzie w skali punktowej od 0 pkt. do 40 pkt. na podstawie zdjęć. Wykonawca złoży wraz z formularzem ofertowym 4 kolorowe zdjęcia o dobrej ostrości w minimalnym formacie 15x20 cm w tym: 1) 1 fotografię przedstawiającą aranżację serwisu kawowego; 2) 1 fotografię przedstawiającą aranżację poczęstunku I; 3) 1 fotografię przedstawiającą aranżację poczęstunku II; 4) 1 fotografię przedstawiającą aranżację poczęstunku III. Na fotografiach z pozycji 1-4 muszą być widoczne potrawy na tacach/paterach, w kociołkach i bemarach z podgrzewaczami itp. oraz dekoracje stołów i nakrycia w zależności od rodzajów przedstawianego poczęstunku. Każda w/w fotografia musi być opatrzona opisem rodzaju posiłku (tzn. serwis kawowy, poczęstunek I, poczęstunek II, poczęstunek III). Wraz ze zdjęciami należy złożyć oświadczenie, iż załączone fotografie przedstawiają realizacje własne Wykonawcy. Członkowie Komisji do spraw oceny ofert dokonają indywidualnej oceny każdej z aranżacji biorąc pod uwagę następujące cechy: wrażenie wizualne i estetyczne podania poczęstunku i wyglądu potraw, różnorodność aranżacji, jakość serwisu. Każdy z członków komisji przyznaje punkty za każdą aranżację w skali od 0 do 10. Suma punktów przyznanych za cztery aranżacje stanowi ocenę członka komisji. Ocenę w kryterium stanowi suma ocen członków komisji podzielona przez liczbę członków komisji. 3. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z największą liczbą punktów. 10. ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWY 7
Istotne postanowienia umowy zawiera wzór umowy stanowiący załącznik nr 2 do Ogłoszenia. 11. INFORMACJE O FORMALNOŚCIACH, JAKIE POWINNY ZOSTAC DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO Niezwłocznie po udzieleniu zamówienia zamawiający zamieszcza na stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej informację o udzieleniu zamówienia, podając nazwę albo imię i nazwisko podmiotu, z którym zawarł umowę w sprawie zamówienia publicznego. W razie nieudzielenia zamówienia zamawiający niezwłocznie zamieszcza na stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej informację o nieudzieleniu zamówienia. Zamawiający powiadomi Wykonawcę, któremu udzieli zamówienia o terminie i miejscu zawarcia umowy, listownie lub pocztą elektroniczną. Załączniki: Załącznik nr 1 Formularz ofertowy Załącznik nr 2 Wzór umowy Zatwierdzam Anna Mroczek Dyrektor Regionalnego Centrum Polityki Społecznej w Łodzi Łódź, dnia 04.10.2016 roku 8