Zapytanie ofertowe nr CUPT/DO/OZ/DAP/ZIP/26/15/AB/14 Szanowni Państwo, Centrum Unijnych Projektów Transportowych zaprasza Państwa do złożenia oferty na kompleksową organizację i przeprowadzenie 2 wizyt studyjnych dla dziennikarzy branżowych (transport/infrastruktura). I. Informacje dotyczące Przedmiotu zamówienia: Miejsce wizyt: Szczecin 23-24 lipca 2014 r. Rzeszów 27-28 sierpnia 2014 r. Cel wizyt: zapoznanie uczestników wizyt studyjnych z działalnością Centrum Unijnych Projektów Transportowych poprzez (poniżej wskazane) projekty transportowe (z)realizowane w ramach Programu Infrastruktura i Środowisko (PO IiŚ). Liczba uczestników wizyt: każdorazowo 8 osób (6 dziennikarzy + 2 pracowników CUPT). W ramach Przedmiotu zamówienia Wykonawca zapewni co najmniej: każdorazowo udział 6 dziennikarzy branżowych specjalizujących się w tematyce transport/infrastruktura (reprezentujących dzienniki, tygodniki i miesięczniki ogólnopolskie, radia ogólnopolskie oraz portale internetowe) - lista imienna wraz z reprezentowanym medium musi zostać zaakceptowana przez Zamawiającego; min. 6 spotkań merytorycznych (w ramach jednej wizyty min. 3 spotkania, każde z innego działania PO IiŚ) z przedstawicielami beneficjentów w miejscu realizacji projektu; w razie niedopisania pogody sale wykładowe dla min. 15 osób wraz ze sprzętem multimedialnym, laptopem oraz flipchartem na spotkania merytoryczne; opracowane przez Wykonawcę press-kity (w wersji papierowej oraz elektronicznej) dla każdego z dziennikarzy zawierające informacje dotyczące wszystkich prezentowanych w ramach wizyt projektów (materiały muszą być oznakowane zgodnie z Zasadami promocji projektów dla beneficjentów PO IiŚ 2007-2013 ) oprawione w jednolite teczki; Przedmiot zamówienia współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko. Działanie 15.2
ewaluacje wizyt: Wykonawca przeprowadzi po wizytach ankiety ewaluacyjne oraz monitoring mediów, a następnie przekaże Zamawiającemu; identyfikatory dla uczestników wizyt studyjnych; dokumentację dot. wizyt studyjnych: listy obecności, listy korzystania z cateringu i odbioru materiałów; dokumentację fotograficzną dot. wizyt studyjnych (min. 30 zdjęć /po 10 z każdego spotkania merytorycznego/ w rozdzielczości 300 dpi z każdej wizyt) wykonaną przez profesjonalnego fotografa tj. fotografa, którego zdjęcia były publikowane co najmniej 3 razy w prasie; opiekę/nadzór dwóch przedstawicieli Wykonawcy nad przebiegiem każdego ze spotkań w jego miejscu. Dodatkowo w ramach wizyty studyjnej w Szczecinie Wykonawca zapewni: Dla wszystkich uczestników wizyty przelot na trasie Warszawa-Szczecin/Szczecin- Warszawa; dla wszystkich uczestników wizyty transport lokalny w postaci busa lub autokaru wyposażonego w klimatyzację; zakwaterowanie dla wszystkich uczestników wizyty w hotelu w centrum miasta o standardzie min. trzygwiazdkowym w pokojach jednoosobowych wyposażonych w łazienkę; wyżywienie dla wszystkich uczestników wizyty studyjnej: 1 x śniadanie z napojami, 2 x obiad (zupa, ciepły drugi posiłek, deser, napoje ciepłe i zimne); 1 kolacja o uroczystym charakterze wraz z napojami do posiłków menu do uzgodnienia (2 do wyboru) składające się z: przystawki na zimno w ilości co najmniej 80 g na osobę; przystawki na ciepło w ilości co najmniej 100 g na osobę; zupy; dania głównego na ciepło z dodatkami (z możliwością wyboru opcji wegetariańskiej oraz w szczególnych przypadkach zgodnie ze wskazaniami przekazanych Zamawiającemu przez uczestników kolacji Wykonawca zaproponuje inne dania dla osób o specjalnych wymaganiach dietetycznych -zdrowotnych), deseru typu ciasto porcjowane w ilości 50 g na osobę lub deseru podawanego w pucharkach w ilości co najmniej 50 g na osobę; napojów ciepłych (kawa o pojemności ok. 150 ml dla każdej osoby i herbata dla każdej osoby podawane w filiżankach bez ograniczeń do wyboru spośród minimum 5 rodzajów herbat w torebkach o wadze 1,5 2 g); napojów zimnych (minimum 2 rodzaje 100 % soków owocowych w ilości 2 x 0,25 l dla każdej osoby oraz wody mineralnej (gazowanej i niegazowanej) w ilości 2 x 0,25 l dla każdej osoby; 1 lampki wina (wino
półwytrawne lub wytrawne, białe i czerwone) każda o pojemności co najmniej 110 ml (nie więcej niż 150 ml) na jedna osobę; dla wszystkich uczestników oraz przedstawicieli beneficjentów zapewnienie 2 przerw kawowych poczęstunek: kawa, herbata, mleczko, woda mineralna; 2 rodzaje soków, kanapki, ciastka i owoce. Dodatkowo w ramach wizyty studyjnej w Rzeszowie Wykonawca zapewni: dla wszystkich uczestników wizyty przelot na trasie Warszawa-Rzeszów/Rzeszów- Warszawa; dla wszystkich uczestników wizyty transport lokalny w postaci busa lub autokaru wyposażonego w klimatyzację; zakwaterowanie dla wszystkich uczestników wizyty w hotelu w centrum miasta o standardzie min. trzygwiazdkowym w pokojach jednoosobowych wyposażonych w łazienkę; wyżywienie dla wszystkich uczestników wizyty studyjnej: 1 x śniadanie z napojami, 2 x obiad (zupa, ciepły drugi posiłek, deser, napoje ciepłe i zimne); 1 kolacja o uroczystym charakterze wraz z napojami do posiłków menu do uzgodnienia (2 do wyboru) składające się z: przystawki na zimno w ilości co najmniej 80 g na osobę; przystawki na ciepło w ilości co najmniej 100 g na osobę; zupy; dania głównego na ciepło z dodatkami (z możliwością wyboru opcji wegetariańskiej oraz w szczególnych przypadkach zgodnie ze wskazaniami przekazanych Zamawiającemu przez uczestników kolacji Wykonawca zaproponuje inne dania dla osób o specjalnych wymaganiach dietetycznych -zdrowotnych), deseru typu ciasto porcjowane w ilości 50 g na osobę lub deseru podawanego w pucharkach w ilości co najmniej 50 g na osobę; napojów ciepłych (kawa o pojemności ok. 150 ml dla każdej osoby i herbata dla każdej osoby podawane w filiżankach bez ograniczeń do wyboru spośród minimum 5 rodzajów herbat w torebkach o wadze 1,5 2 g); napojów zimnych (minimum 2 rodzaje 100 % soków owocowych w ilości 2 x 0,25 l dla każdej osoby oraz wody mineralnej (gazowanej i niegazowanej) w ilości 2 x 0,25 l dla każdej osoby; 1 lampki wina (wino półwytrawne lub wytrawne, białe i czerwone) każda o pojemności co najmniej 110 ml (nie więcej niż 150 ml) na jedna osobę; dla wszystkich uczestników oraz przedstawicieli beneficjentów zapewnienie 2 przerw kawowych poczęstunek: kawa, herbata, mleczko, woda mineralna; 2 rodzaje soków, kanapki, ciastka i owoce.
PROJEKTY TRANSPORTOWE DO EWENTUALNEJ PREZENTACJI W RAMACH WIZYT STUDYJNYCH: Szczecin 1. Rozbudowa infrastruktury portowej w północnej części Półwyspu Ewa w porcie w Szczecinie; POIS.07.02.00-00-006/09 2. Przebudowa infrastruktury drogowej w portach w Szczecinie i Świnoujściu; POIS.07.02.00-00-007/09 3. Przebudowa infrastruktury kolejowej w portach w Szczecinie i Świnoujściu; POIS.07.02.00-00-009/09 4. Rozbudowa infrastruktury portowej w południowej części portu w Świnoujściu; POIS.07.02.00-00-016/11 5. Modernizacja dostępu drogowego do Portu w Szczecinie; POIS.07.02.00-00-010/09 6. Budowa i przebudowa torowisk w Szczecinie; POIS.07.03.00-00-024/12 7. Zakup niskopodłogowego taboru tramwajowego w Szczecinie; POIS.07.03.00-00-020/12 8. Budowa Szczecińskiego Szybkiego Tramwaju ; POIS.07.03.00-00-017/11 9. Budowa drogi ekspresowej S3 odcinek Szczecin - Gorzów Wlkp.; POIS.06.01.00-00- 002/07 Rzeszów 1. Rozbudowa inteligentnego systemu transportu drogowego na terenie miasta Rzeszowa; POIS.08.03.00-00-011/10. 2. Port Lotniczy Rzeszów Rozbudowa i modernizacja infrastruktury lotniskowej; POIS.06.03.00-00-006/10-00 3. Port Lotniczy Rzeszów Budowa nowego terminalu pasażerskiego; POIS.06.03.00-00- 005/10-00 4. Modernizacja linii kolejowej E30/ C-E30, odcinek Kraków Rzeszów, etap III; POIS.07.01.00-00-016/10 5. Budowa autostrady A-4 Rzeszów Korczowa; POIS.06.01.00-00-037/11 6. Budowa autostrady A-4 Tarnów - Rzeszów, odc. w. Krzyż - w. Rzeszów Wschód wraz z odc. Drogi ekspresowej S-19 w. Rzeszów Zachód - w. Świlcza; POIS.06.01.00-00-028/09 7. Przebudowa drogi krajowej nr 4 na odcinku Machowa - Łańcut KM 527+456,00 613+767,30; POIS.06.01.00-00-001/07.
II. Wymagania dotyczące wykonawców (poniższe warunki należy spełnić łącznie): 1) Wykonawca musi posiadać doświadczenie w zorganizowaniu, w ostatnich 2 latach, co najmniej 3 wizyt/ spotkań studyjnych dla dziennikarzy, w tym min. 1 dedykowanej dziennikarzom zajmującym się branżą transportową/ infrastrukturalną. 2) Wykonawca musi wykazać się doświadczeniem w obsłudze z zakresu public relations eventów, co najmniej 3 różnych instytucji/przedsiębiorstw z sektora publicznego, w ostatnich 2 latach. W celu potwierdzenia spełnienia powyższych wymagań Wykonawca zobowiązany jest do przedłożenia wykazu zrealizowanych usług zgodnie z Załącznikiem nr 2 do zapytania. III. Informacje dotyczące warunków składania ofert: 1. Oferta powinna zawierać: 1) Szczegółową koncepcję organizacji wizyty, zawierającą co najmniej.: a) plan wizyty - szczegółowy opis sposobu realizacji wizyty studyjnej, b) harmonogram wizyty w podziale na dni i godziny, c) wskazanie wizytowanych obiektów oraz instytucji/osób, z którymi organizowane będą spotkania merytoryczne, d) propozycję menu, e) wskazanie miejsca noclegu wraz z jego opisem i kategorią, f) wstępną listę mediów, do których trafią zaproszenia do udziału w wizytach studyjnych. Zamawiający dopuszcza zmiany w harmonogramie wizyty. Ewentualne zmiany w planie wizyty w stosunku do przedstawionego w ofercie harmonogramu mogą dotyczyć w szczególności godzin spotkań, kolejności poszczególnych części wizyty, pod warunkiem utrzymania celu wizyty. Ponadto Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmian i doprecyzowania, wskazanych przez Wykonawcę, wizytowanych obiektów oraz instytucji/ osób, z którymi organizowane będą spotkania merytoryczne. 2) Formularz cenowy, zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. 3) Wykaz zrealizowanych usług, zgodnie ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 2 do zapytania.
IV. Informacje dodatkowe: 1. Kryteriami, którymi Zamawiający będzie kierował się przy wyborze oferty najkorzystniejszej są: L.p. Kryterium Waga w % 1 Cena 60 2 Szczegółowa koncepcja organizacji wizyt studyjnych 40 W każdym z ww. kryterium ocena zostanie dokonana w następujący sposób: 1.1 Cena - 60% Najniższa oferowana wartość brutto Wartość brutto =. x 60% Wartość brutto oferty badanej 1.2 Szczegółowa koncepcja organizacji wizyt studyjnych 40% W ramach tego kryterium zostanie oceniona Koncepcja realizacji zamówienia. Ocena zostanie dokonana przez Zamawiającego na podstawie przedstawionych Informacji w złożonych ofertach. Zamawiający przyzna od 0 do 10 punktów. Wynik końcowy będzie traktowany, jako wartość punktowa oferty w kryterium. Uzyskana liczba punktów badanej oferty zostanie pomnożona przez wagę tego kryterium 40%. Wynik będzie traktowany, jako wartość punktowa oferty w kryterium Szczegółowa koncepcja organizacji wizyt studyjnych. Za ofertę najkorzystniejszą, uznana zostanie oferta, która uzyska najwyższą sumaryczną liczbę punktów za wszystkie kryteria oceny ofert. 2. W celu zapewnienia porównywalności wszystkich ofert, Zamawiający zastrzega sobie prawo do skontaktowania się z właściwymi Wykonawcami w celu uzupełnienia lub doprecyzowania ofert. 3. Zamawiający dokonuje płatności na podstawie dokumentów księgowych przelewowych, wystawionych z co najmniej 21-dniowym terminem płatności od daty wpływu do CUPT prawidłowo wystawionego dokumentu księgowego: faktury VAT lub rachunku 4. Z wyłonionym Wykonawcą zostanie zawarta pisemna umowa na podstawie własnych wzorów umów stosowanych w CUPT.
Ofertę cenową należy przesłać do CUPT najpóźniej do dnia 09.05.2014 r. do godziny 12:00 mailem na adres: zdz@cupt.gov.pl W tytule maila proszę podać nr sprawy CUPT/DO/OZ/DAP/ZIP/26/15/AB/14 Niniejsza oferta nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych.
Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego nr CUPT/DO/OZ/DAP/ZIP/26/15/AB/14 FORMULARZ CENOWY 1. SKŁADAMY OFERTĘ na wykonanie Przedmiotu zamówienia zgodnie z zapytaniem ofertowym. L.p. 1. 2. 2. ZOBOWIAZUJEMY SIĘ zrealizować Przedmiot zamówienia za kwotę netto zł (słownie złotych: ) brutto: zł (słownie złotych:..), zgodnie z poniższym zestawieniem cenowym: Nazwa Organizacja wizyty studyjnej w Szczecinie w dniach 23-24 lipca 2014 r. Organizacja wizyty studyjnej w Rzeszowie w dniach 27-28 sierpnia 2014 RAZEM Cena jednostkowa netto w PLN/osobę Ilość osób 8 8 Wartość zamówienia netto w PLN Stawka podatku VAT Uwaga! Ceny muszą być wyrażone w walucie PLN z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Wartość zamówienia brutto w PLN 3. UWAŻAMY SIĘ za związanych niniejszą ofertą przez okres dni od upływu terminu składania ofert. 4. AKCEPTUJEMY warunki płatności określone przez Zamawiającego w zapytaniu ofertowym, jednocześnie OŚWIADCZAMY, iż dokumentem księgowym wystawianym za zrealizowane zamówienie jest faktura VAT/rachunek* z dniowym terminem płatności. 5. OŚWIADCZAMY, że jesteśmy/nie jesteśmy * płatnikami podatku VAT. Załącznik: 1. Szczegółowa koncepcja organizacji wizyty. dnia 2014 roku (pieczęć i podpis Wykonawcy) *niepotrzebne skreślić Przedmiot zamówienia współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach pomocy technicznej Programu Infrastruktura i Środowisko. Działanie 15.2
Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego nr CUPT/DO/OZ/DAP/ZIP/26/15/AB/14 WYKAZ ZREALIZOWANYCH USŁUG Rodzaj i zakres zamówienia (usługi) Nazwa i adres Zamawiającego Od Czas realizacji 1 2 3 4 Do Na potwierdzenie spełnienia warunku, załączamy dowody potwierdzające, że wykazane usługi zostały wykonane należycie. dnia 2014 roku (pieczęć i podpis Wykonawcy)