Załącznik nr 8 do SIWZ FE-II.272.4.14.2012 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia 1. Określenie przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest opracowanie merytoryczne, graficzne, korekta, skład, łamanie, przygotowanie do druku oraz druk i dostawa czterech numerów (kwartalników 4x600 egz.) biuletynu informacyjnego pt. Fundusze Europejskie dla Małopolski. Cel zamówienia Wydanie biuletynu ma na celu dotarcie z informacją na temat Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego (MRPO), Sieci Punktów Informacyjnych Funduszy Europejskich (PIFE), działającej w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna, Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich (PROW), Programu Operacyjnego Zrównoważony rozwój sektora rybołówstwa i nadbrzeżnych obszarów rybackich (PO RYBY) na lata 2007-2013 do wszystkich zainteresowanych tematyką funduszy, a w szczególności potencjalnych beneficjentów, beneficjentów oraz ogółu społeczeństwa. Publikacja ta będzie źródłem informacji o: możliwym wsparciu, planowanych terminach konkursów, wybranych projektach, doświadczeniach beneficjentów, realizowanych inicjatywach i działaniach oraz dobrych praktykach. 2. Zakres prac 1) Zamawiający zakłada, że struktura poszczególnych numerów biuletynu będzie zawierać m.in. następujące działy publikacji: a) Okładka. b) Słowo wstępne. c) Aktualności, dotyczące wdrażania funduszy, planowane terminy konkursów, informacje bieżące, relacje z konferencji, seminariów i innych wydarzeń. 1
d) Temat wiodący stała rubryka; informacje przekrojowe dotyczące możliwości i efektów wdrażania funduszy UE w danym temacie wiodącym. e) Dobre praktyki stała rubryka; tekst prezentujący wybrane projekty, realizowane inicjatywy i działania lub wywiad przeprowadzony z wybranym beneficjentem o projekcie realizowanym na terenie Małopolski, w ramach poszczególnych Programów Operacyjnych. f) Poradnik beneficjenta wskazówki, najczęściej zadawane pytania, g) Relaks strona rozrywkowa zawierająca konkurs lub inne zadania dotyczące Funduszy Europejskich. 2) Wykonawca w ramach realizacji zamówienia wykona następujące zadania: a) w ramach opracowania merytorycznego biuletynu: Zaproponuje tematykę i treść każdego z czterech numerów biuletynu. Przygotuje i opracuje zawartość tematyczną każdego z czterech numerów biuletynu, w tym m.in. zorganizuje i przeprowadzi wywiady, zredaguje i dokona korekty tekstów, zredaguje teksty otrzymane od Przekaże propozycje zawartości poszczególnych numerów na adres e-mailowy osoby wyznaczonej do kontaktu z Wykonawcą. Przekaże Zamawiającemu tematy publikacji, gotowe teksty do każdego z biuletynów w terminie do 15 dni kalendarzowych przed terminem, o którym mowa w 1 pkt 2 Umowy. b) W ramach opracowania graficznego biuletynu: Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do wyboru co najmniej 3 projekty graficzne biuletynu, (okładka, rozmieszczenie tekstu, zdjęć, wykresów, itp.) na bazie projektu graficznego biuletynu Fundusze Europejskie dla Małopolski z możliwością modyfikacji poszczególnych elementów (plik poglądowy na stronie http://biuletyn.fundusze.malopolska.pl/), na podstawie których Zamawiający wskaże projekt, który będzie stanowić szkielet do opracowania wszystkich numerów publikacji. Wykonawca przy opracowywaniu materiału uwzględni uwagi Wykonawca wykona projekt graficzny każdego numeru biuletynu, w tym m.in.: okładkę rozmieszczenie tekstu rozmieszczenie zdjęć rozmieszczenie innych elementów graficznych, w szczególności: wykresów, tabel, map, cytatów; Projekt graficzny każdego numeru biuletynu zostanie wykonany według autorskiej i kreatywnej koncepcji Wykonawcy oraz zgodnie z zasadami ujętymi we wskazanej przez Zamawiającego: - Księdze identyfikacji wizualnej Narodowej Strategii Spójności 2007-2013, stanowiącej załącznik do Strategii komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w ramach Narodowej Strategii Spójności na lata 2007-2013. Dokument dostępny jest na stronie www.funduszeeuropejskie.gov.pl, - Księdze wizualizacji znaku Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata 2007-2013. Dokument dostępny na stronie http://www.minrol.gov.pl/pol/ - Księdze wizualizacji znaku Programu Operacyjnego Zrównoważony rozwój sektora rybołówstwa i nadbrzeżnych obszarów rybackich 2007-2013. Dokument dostępny na stronie http://www.rybactwo.info/ 2
- Manualu Województwa Małopolskiego. Dokument dostępny jest na stronie: http://www.malopolskie.pl/region/znaki/?id=2033 Wykonawca opracuje fotografie dostarczone przez Wykonawca zakupi do 10 zdjęć z ogólnodostępnych baz dla każdego z czterech biuletynów. W odniesieniu do elementów graficznych: każdy numer biuletynu będzie zawierać zdjęcia, wykresy, tabele, mapy, w zależności od tematyki poszczególnych artykułów. c) W ramach składu Wykonawca: Przedstawi Zamawiającemu do wyboru co najmniej 3 projekty graficzne okładki każdego numeru biuletynu w ramach komputerowego składu, łamania tekstu. Wykona redakcję techniczną zgodną ze wskazówkami Wykona składu, łamania i opracowania komputerowego publikacji, w tym skład i łamanie tekstu gładkiego i tekstu z utrudnieniami (wykresy, tabele, mapki, cytaty, zdjęcia). Przygotuje do druku 4 wydania biuletynu Fundusze Europejskie dla Małopolski w zakresie redakcji technicznej zgodnej ze wskazówkami W terminie do 15 dni kalendarzowych przed terminami, o którym mowa w 1 pkt 2. umowy przekaże opracowaną publikację Zamawiającemu, który w ciągu 3 dni zgłosi uwagi dot. składu, łamania i graficznego opracowania publikacji. Poprawi usterki powstałe na etapie składu, łamania publikacji w ciągu 3 dni od otrzymania uwag od Dostarczy Zamawiającemu w formie elektronicznej każdy numer biuletynu do ostatecznej akceptacji w terminie do 7 dni kalendarzowych poprzedzających terminy, o których mowa w 1 pkt 2. umowy. Wykonawca uwzględni i wprowadzi wszystkie uwagi zgłoszone przez Zamawiającego (również korekty po składzie). Przygotuje zapis ostatecznej wersji publikacji w wersji elektronicznej: w pliku PDF w wersji produkcyjnej (z przeznaczeniem do druku), w pliku PDF skompresowanym (z przeznaczeniem do publikacji w Internecie) oraz w formie e-booka, umożliwiającego publikację na stronach internetowych Przygotuje e-booka - elektroniczne wydanie biuletynu o wyglądzie klasycznej książki z możliwością przeglądania poszczególnych stron oraz: posiadania funkcji przybliżania stron za pomocą scrollera myszki lub klawiszy klawiatury, możliwości czytania na pełnym ekranie, kompatybilności z przeglądarkami Internet Explorer wersja 7.x oraz wyższej, Firefox wersja 2.x oraz wyższej, Chrome wersja 1.x, dostosowania się automatycznie do rozdzielczości ekranu. 3
d) Wykonawca opracuje zasady i regulamin oraz przeprowadzi na łamach poszczególnych biuletynów cztery konkursy dla czytelników biuletynu o tematyce zatwierdzonej przez Zamawiającego: Przedstawi trzy propozycje tematyki do każdego konkursu do wyboru Zapewni nagrody rzeczowe dla zwycięzców konkursów o łącznej wartości 1 600 PLN, (4 konkursy x 400 PLN dla I, II i III miejsca). Nagrody wymagają akceptacji Zapewni dystrybucję nagród rzeczowych oraz dyplomów z uwzględnieniem obowiązujących logotypów wskazanych przez Wykonawca udokumentuje dostarczenie nagród pisemnym potwierdzeniem odbioru nagrody, wskazanej przez Zamawiającego, przez zwycięzców poszczególnych konkursów. e) W ramach wydruku i dostawy Wykonawca: Wydrukuje 4 numery biuletynu w nakładzie łącznym 2 400 egzemplarzy (4x600 egz.). Wymagane warunki ww. usługi: Format biuletynu: A4 po obcięciu, Przed przystąpieniem do druku Wykonawca przed przekazaniem materiałów do druku, przekaże Zamawiającemu do akceptacji analogową próbę barwną okładek oraz wydruk makiety publikacji wykonanej cyfrowo. Parametry techniczne: okładka - ilość kolorów 4+4, papier kreda mat 250g/m², folia matowa jednostronnie oraz lakier punktowy UV jednostronnie, zszywki z uchem umożliwiające wpięcie do segregatora; środek ilość kolorów: 4+4, papier: kreda mat 150g/m², wykończenie środka: lakier offset, grzbiet zszywany zeszytowo (na dłuższym boku). W ramach dostawy Wykonawca zobowiązany będzie do dostarczenia i rozładowania czterech numerów biuletynu (łącznie 2 400 egz.) na adres: Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego Departament Funduszy Europejskich ul. Wielicka 72b, 30-552 Kraków, w miejscu wskazanym przez Każda partia biuletynu ma być opakowana w folię lub papier. Wykonawcy nie wolno dołączać do biuletynu żadnych innych publikacji (np. ulotek reklamowych). 3) Wymagania dotyczące współpracy Wykonawcy z Zamawiającym. a) Wykonawca wyznaczy osobę prowadzącą zlecenie oraz osobę zastępującą prowadzącego zlecenie, w przypadku jego nieobecności. b) W przypadku, gdy w wyniku weryfikacji materiału po składzie okaże się, że Wykonawca nie uwzględnił w ocenie Zamawiającego istotnych zmian, Zamawiający może żądać dokonania dodatkowego składu przed ostateczną akceptacją. c) Zamawiający wymaga wykonania usługi zgodnie z Zasadami składu tekstów w języku polskim (PN-83/P-55366). d) Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany terminów określonych w 1 pkt 2. Umowy. Zmiana terminów następuje po uzgodnieniach z Wykonawcą. Zmianie nie może ulec termin realizacji ostatniego etapu zadania, określony w 1 pkt 2. umowy. Ewentualne zmiany nie będą wymagały sporządzenia aneksu do umowy. 4
e) Współpraca będzie polegała na bezpośrednich, telefonicznych i mailowych kontaktach. 3. Parametry zamówienia: a) 4 numery biuletynu, w następujących terminach: 30 dni od momentu podpisania umowy pierwszy numer biuletynu; czerwiec 2013 r. 30 dni od uzyskania informacji drogą e-mailową od Zamawiającego drugi numer biuletynu; wrzesień 2013 r. - 30 dni od dnia uzyskania informacji droga e-mailową od Zamawiającego - trzeci numer biuletynu; 05 grudnia 2013 r. - czwarty numer biuletynu. b) objętość każdego biuletynu 20 stron (w tym okładka), c) okładka każdego z wydań biuletynu w formie elektronicznej w postaci banneru w technologii FLASH. 4. Pozostałe obowiązki Wykonawcy: a) wykonanie technicznej i stylistycznej redakcji tekstów, składu, co najmniej trzykrotnej korekty, dodatkowo wprowadzenie ewentualnych korekt według uwag zgłoszonych przez Zamawiającego, b) możliwość wydrukowania erraty do każdego numeru biuletynu: na papierze kredowym przyciętym do formatu, c) dostarczenie poszczególnych biuletynów w formie elektronicznej, w terminach wymienionych w pkt. 3 a), na płytach CD/DVD do siedziby Zamawiającego, na adres: Departament Funduszy Europejskich, ul. Wielicka 72b, Kraków. 5. Informacje uzupełniające. W każdym numerze biuletynu znajdzie się informacja o współfinansowaniu ze środków Unii Europejskiej oraz numer ISSN. 5