Excel program kursu podstawowego inż. Krzysztof Głaz e-mail: krzysztof.glaz@gmail.com tel. 606 941 957 1. Zapoznanie się z pojęciami i środowiskiem programu Excel Program MS Excel jest programem typu arkusz kalkulacyjny. Podstawowe zastosowanie tego typu systemów to: gromadzenie danych liczbowych, obliczenia związane z tymi danymi, automatyzowanie skomplikowanych wyliczeń i działań matematycznych, tworzenie wykresów itp. System Excel będziemy dodatkowo wykorzystywać do gromadzenia danych tekstowych (listy osób, adresy itp.) oraz do tworzenia skomplikowanych tabel różnego rodzaju. Jak zbudowane jest okno programu MS Excel? W programie MS Excel plik na którym pracujemy nazywa się skoroszytem. Każdy skoroszyt może zawierać wiele arkuszy w których przechowujemy dane i je przetwarzamy. SKOROSZYT ARKUSZ - plik programu MS Excel - to karta skoroszytu Obszar arkusza roboczego podzielony jest liniami siatki, która tworzy wiersze, kolumny, a przecięcia wierszy i kolumn nazywamy komórkami. Każda kolumna i wiersz jest ponumerowana, domyślnie wiersze posiadają numery, a kolumny kolejne litery alfabetu. Każda komórka posiada swój adres, np. komórka na przecięciu kolumny o numerze A i wiersza o numerze 20 ma adres A20. 1 / 8 Krzysztof Głaz MS Excel kurs podstawowy/ 2010
Nad siatką arkusza znajduje się pasek, który zawiera: POLE NAZWY - w którym podawany jest adres aktualnie wybranej komórki lub jej nazwa (nazwę komórki można ustawić w menu Wstaw Nazwa) EDYTUJ FORMUŁĘ - w pasku pojawia się kreator reguł PASEK FORMUŁY - w którym wyświetlana jest wartość lub formuła umieszczona w aktywnej komórce nazwać dwie komórki, sprawdzić jak kursor przemieszcza się w arkuszu wybierając nazwę, sprawdzić jak zmienia się adres komórki podczas poruszania się po arkuszu. Na górze okna programu znajduje się menu i standardowe paski narzędziowe po najechaniu kursorem myszy na przycisk otrzymujemy podstawowy opis. najechać kursorem myszy na poszczególne przyciski i chwilę zaczekać do czasu pojawienia się etykiety wybranego przycisku. Korzystanie z pomocy Pomoc w systemie jest dostępna z menu Pomoc. Bardzo przydatna może być funkcja Co to jest? z menu Pomoc. Po wybraniu tej opcji kursor myszki zamienia się w znak zapytania, którym wskazujemy element ekranu aby otrzymać rozszerzoną informację na jego temat. wybrać z menu [Pomoc Co to jest?] i wskazać kilka miejsc na ekranie. Poruszanie się po skoroszycie Excela. Najwygodniejsza wydaje się być myszka, zaznaczanie i przewijanie ekranu za jej pomocą, ale warto zapamiętać kilka skrótów z wykorzystaniem klawiatury. Ctrl + [strzałka do góry] - kursor skacze do górnego wiersza arkusza Ctrl + [strzałka na dół] - kursor skacze do dolnego wiersza arkusza Ctrl + [strzałka w lewo] - kursor skacze do pierwszej kolumny Ctrl + [strzałka w prawo] - kursor skacze do ostatniej kolumny Ctrl + PgUp - skok do następnego arkusza Ctrl + PgDown - skok do poprzedniego arkusza 2 / 8 Krzysztof Głaz MS Excel kurs podstawowy/ 2010
Ctrl + Home Ctrl + End Shift+kursor strzałek Shift+Ctrl - skok do komórki A1 - skok do skrajnej (prawa-dół) użytej komórki - zaznaczenie grupy komórek - zaznaczenie wielu bloków sprawdzić jak działają powyższe skróty klawiaturowe. Najistotniejsze ustawienia programu znajdziemy w menu Narzędzia Opcje. Tutaj ustawimy domyślne miejsce zapisywania zbiorów, opcje związane z wyświetlaniem, wyliczeniami itp. sprawdzić zasadę działania jednej dwóch opcji. Podstawowe operacje na danych Aby zacząć wprowadzać dane należy ustawić kursor myszy nad komórką i zacząć pisać. Program automatycznie zinterpretuje wprowadzone znaki jako liczby lub łańcuch znaków. Aby ponownie wyedytować zwartość komórki należy zaznaczyć komórkę i wcisnąć klawisz F2 lub dwukrotnie ją kliknąć. Bezpośrednie pisanie po najechaniu na komórkę nadpisuje poprzednią zawartość. Edytować zawartość komórki można również w Pasku formuły. UWAGA: Do czasu gdy nie naciśniemy klawisza Enter na zatwierdzenie wprowadzonej danej, można nacisnąć przycisk Esc, który anuluje wprowadzone wartości i spowoduje odzyskanie poprzedniej zawartości komórki. Pomyłkowo wprowadzone dane lub funkcje można cofnąć wybierając z menu Edycja Cofnij. UWAGA: Prawdziwa wartość komórki jest widoczna w Pasku formuły, w komórce jest widoczna wartość powstała po wyliczeniu funkcji. Również po wybraniu przycisku F2 jest widoczna rzeczywista zawartość komórki. dodanie dwóch komórek, suma zakresu, iloczyn dwóch komórek, zmiana zawartości komórki, wpisać dokładne adresy komórek i wybierać komórki za pomocą kursora myszki. 3 / 8 Krzysztof Głaz MS Excel kurs podstawowy/ 2010
Zaznaczanie obszarów, kopiowanie i przenoszenie danych Po zaznaczeniu zakresu komórek można przesuwać wybrany obszar, najeżdżając kursorem myszki na krawędź obszaru i przesuwając go w inne miejsce. UWAGA: Przesuwanie obszarów myszką może być wyłączone w Opcjach. Kopiowanie, wycinanie i wklejanie jest dostępne nie tylko z menu Edycja ale również działają standardowe przyciski Ctrl+C, Ctrl+V, Ctrl+X. Po zaznaczeniu obszaru i skopiowaniu (wycięciu) można użyć przycisku Enter aby wkleić blok. zaznaczyć kilka obszarów i sprawdzić jak zachowuje się adresowanie komórek w formułach podczas kopiowanie lub przenoszenia w inne miejsce. 2. Formatowanie Odpowiednie sformatowanie komórek pomoże w lepszym przedstawieniu danych nie tylko do wydruku ale także uporządkowaniu i wyrównaniu ich np. według liczby miejsc po przecinku. Po zaznaczeniu komórki lub grupy komórek należy kliknąć na nich prawym przyciskiem myszy i wybrać z rozwiniętego menu Formatuj komórki, lub z menu Format wybrać Komórki. W funkcji tej mamy dostęp do następujących opcji: Liczby, wyrównanie, czcionki, obramowanie, cieniowanie komórek i ochrona komórek. Ochrona komórek jest domyślnie włączona w całym skoroszycie. Aby zabezpieczyć arkusz przed zmianami należy z menu Narzędzia Ochrona wybrać Chroń arkusz. Każda wartość wpisana do arkusza jest automatycznie interpretowana, tekst jest wyrównany do lewej, natomiast liczby do prawej. Aby wpisana liczba była interpretowana jak tekst, należy poprzedzić jej wprowadzenie apostrofem, można również po wpisaniu liczby zmienić jej formatowanie z menu Formatuj komórki, na Kategorie Tekstowe. sprawdzić na pojedynczej komórce właściwości formatowania, następnie na grupie komórek: formatowanie liczbowe, zachowanie liczb ujemnych, formatowanie walutowe, formatowanie daty, podać datę w formacie YYYYMMDD i zmieniać format daty zaobserwować, że data w pasku formuły nie zmienia się; formatowanie specjalne, zastosować PESEL, NIP, Kod pocztowy; sprawdzić zaokrąglenie do kilku miejsc po przecinku 4 / 8 Krzysztof Głaz MS Excel kurs podstawowy/ 2010
wyrównanie, sprawdzić wyrównanie w komórce, pionowe poziome, sterowanie tekstem, czcionka, zmienić czcionkę w wyświetlanej komórce obramowanie, sprawdzić jak działają przyciski obramowania desenie, zmiana kolorystyki komórek ochrona, sprawdzić jak arkusz blokuje komórki do edycji zbadać autoformatowanie na grupie kilku komórek. zbudować prostą listę osobową zbudować złożoną listę wykorzystując scalanie komórek. 3. Formuły i funkcje Formuły Przypomnienie zasad adresowania komórek. Wybranie z listy formuł, edytor formuł nie tylko pozwala w prosty sposób podać adresowanie komórek, ale również wyraźnie podpowiada co dana funkcja robi. Podczas budowania funkcji należy pamiętać o zwracanych wartościach Prawda i Fałsz, to ich wartości mają wpływ na wykonanie funkcji. wykorzystać formułę SUMA z kreatora formuł zbudować warunek wykorzystujący funkcję JEŻELI oraz CZY.LICZBA zbudować listę, wykonać dowolną funkcję na dwóch komórkach, następnie skopiować komórkę z funkcją w dół Operacje na listach Do operacji na listach (np. dane osobowe) można wykorzystać funkcje zawarte w menu Dane. Opcja Sortuj pozwala wybrać w oknie dialogowym według jakich kryteriów automat ma zaznaczoną listę posortować. 5 / 8 Krzysztof Głaz MS Excel kurs podstawowy/ 2010
Opcja Filtr dokłada w zaznaczonej liście rozwijalne przyciski po rozwinięciu których możemy w prosty sposób filtrować naszą listę. stworzyć listę Imie + Nazwisko, następnie sprawdzić sortowanie listy wykonać polecenie Filtr na przygotowanej liście i zbadać wartości filtrowania 4. Operacje na danych Operacje na arkuszach. Wykorzystanie wielu arkuszy w pracy bardzo ułatwia pracę. Na jednym arkuszu można wprowadzać dane, drugi arkusz można traktować jako roboczy, przygotowywać wstępnie wprowadzone dane, a jeszcze inny może gromadzić istotne dane sformatowane pod kątem wydruku. Standardowo arkusze są nazywane Arkusz 1, Arkusz 2 itd., ale można zmienić ich nazwy. Aby to zrobić należy kliknąć nazwę arkusza prawym przyciskiem myszy i wybrać z rozwiniętego menu Nazwa. Można nazwać kolejne arkusze Styczeń, Luty, Marzec itd. i gromadzić w nich dane dotyczące konkretnego miesiąca. Zaletą tego rozwiązania jest ograniczenie liczby plików na dysku, gdyż wszystkie dane z jednego roku będą w jednym zbiorze (skoroszycie). Podczas adresowania komórek znajdujących się na innych arkuszach, ich adres jest dodatkowo poprzedzony nazwą arkusza na którym znajduje się pobierana wartość. na jednym arkuszu zbudować listę z danymi liczbowymi, następnie wyświetlić sumę tych danych na innym arkuszu dodać, usunąć i zmienić nazwy arkuszy. korzystając z opcji uruchomić domyślne otwieranie zbioru z określoną liczbą nowo utworzonych arkuszy. Komentarze Każda komórka w arkuszu może posiadać dodatkową właściwość komentarz. Komentarze pozwalają zwiększyć ilość informacji dostarczanych użytkownikowi na temat znajdujących się w danym miejscu danych. Aby dodać komentarz do komórki, należy ją wybrać i kliknąć prawym 6 / 8 Krzysztof Głaz MS Excel kurs podstawowy/ 2010
przyciskiem myszy, w rozwiniętym menu wybrać opcję Wstaw komentarz. dodać do wybranej komórki komentarz, zmienić go, usunąć, sprawdzić jak zachowuje się taki komentarz po najechaniu na komórkę kursorem myszy. Wykresy i grafika Najlepszym sposobem prezentacji danych jest prezentacja graficzna. Z pomocą wykresu dane są przedstawione w sposób czytelniejszy i prostszy. Z wykresu od razu można odczytać zmianę lub analogię pewnych wartości (np. w czasie). Najprostszą formą sporządzania wykresów jest użycie kreatora wykresów. Należy zaznaczyć serię (lub kilka serii) danych, które chcemy uwzględnić w wykresie. Przez serię rozumiemy pojedynczy wiersz (lub kolumnę) lub jego (jej) część. Pewne wykresy (np. kołowy) umożliwiają przedstawienie tylko jednej serii danych, nawet jeżeli zaznaczymy kilka serii na wykresie uwzględniona będzie tylko pierwsza z nich, natomiast np. w wykresie słupkowym lub kolumnowym możemy uwzględnić kilka serii Modyfikacja wykresu By modyfikować wykres, należy ten wykres uaktywnić. Robimy to ustawiając się myszką na wykresie i klikając. W ten sposób nasz wykres staje się aktywny. Graficznie objawia się to w ten sposób, że na ramce wykresu wyświetlane są czarne punkty narożnikach i na środku boków. Pojawi się też nowa pozycja w menu Wykres zamiast pozycji Dane. zebrać serię danych i na jej podstawie zbudować wykres, modyfikować dane w serii a następnie kontrolować zmiany na wykresie zbudować wykres z dwoma seriami danych, następnie dodać trzecią serię danych Grafika w arkuszu Arkusze można wypełniać elementami graficznymi, aby wstawić rysunek do arkusza, wybieramy z menu Wstaw Rysunek i wybieramy plik graficzny który ma być umieszczony na arkuszu. wstawić do arkusza element graficzny, powiększyć go, zmniejszyć go. 7 / 8 Krzysztof Głaz MS Excel kurs podstawowy/ 2010
5. Ustawienia strony i przygotowanie wydruku Aby zobaczyć efekty swojej pracy przed wydrukiem, ale tak jak będzie ona wyglądała po wydrukowaniu można skorzystać z opcji menu Plik Podgląd wydruku. Na ekranie zostanie wyświetlony dokładnie taki obraz jaki zostałby wysłany na drukarkę. Po wybraniu tej opcji zmienia się wygląd paska narzędziowego, mamy do wyboru dodatkowe opcje: USTAWIENIA: możliwość zmiany orientacji strony, ustawienia marginesów, informacji w nagłówku i stopce strony. Bardzo istotne jest ustawienie Wpasuj w strony, przy ustawieniu 1x1, cała zawartość dokumentu będzie automatycznie dostosowana do wydruku na jednej stronie. Jest to najczęściej używane ustawienie. PODGLĄD PODZIAŁU STRON / WIDOK NORMALNY opcja przełączana i dostępna zależnie od stanu arkusza. W podglądzie podziału stron otrzymujemy ponumerowane strony i możliwość zmian zakresu jakie mają sie pojawiać na wydrukach kolejnych stron. Aby wymusić złamanie strony, podział strony należy kliknąć na obszarze prawym przyciskiem myszy i wybrać z menu Wstaw znak podziału strony. Wybranie z menu Plik Obszar wydruku, spowoduje, że zakres danych (obszaru) do wydruku zostanie zawężony do interesujących nas wiadomości. Jest to o tyle istotna funkcja arkusza, która spowoduje, że gdy gdzieś w dalszych komórkach nie objętych obszarem wydruku wstawimy jakieś znaki, to nie zostaną one wydrukowane. przygotować tabelkę, oraz krótki opis tabeli, następnie korzystając z podglądu wydruku spowodować, że tabelka będzie drukowana na jednej, a później na dwóch stronach dodać do wydruku stopkę i nagłówek zmienić marginesy Zakończenie i podsumowanie ważniejszych elementów kursu 8 / 8 Krzysztof Głaz MS Excel kurs podstawowy/ 2010