Ramzes Sp. z o.o. Al. Jerozolimskie 214, 02-486 Warszawa NIP: 527-10-30-866 tel.: +4822 335 98 73, faks: +4822 335 99 73 http://www.ramzes.pl e-mail: ramzes@ramzes.pl Aplikacja Ramzes P K P i R podręcznik uŝytkownika
Ramzes Sp. z o.o. jest wyłącznym właścicielem praw, w tym wszelkich majątkowych praw autorskich do programu oraz treści podręcznika uŝytkownika. Powielanie w jakiejkolwiek formie programu lub treści podręcznika bez pisemnej zgody firmy Ramzes Sp. z o.o. jest zabronione. Warszawa, wrzesień 2007 Opracowanie i skład: Ramzes Sp. z o.o.
Aplikacja Ramzes PKPiR podręcznik uŝytkownika I SPIS TREŚCI 1 WSTĘP...1 1.1 Forma prezentacji...1 2 O PROGRAMIE I PODRĘCZNIKU...3 2.1 O Aplikacji Ramzes...3 2.2 Przeznaczenie programu Ramzes-PKPiR...3 2.3 Wymagania sprzętowe...4 2.3.1 Drukarki...4 3 URUCHOMIENIE PROGRAMU...5 3.1 Uruchomienie programu...5 3.2 Aktywacja programu Ramzes-PKPiR...7 3.2.1 Parametry programu Ramzes-PKPiR...8 3.3 Uruchamianie wersji ograniczonej czasowo...9 3.4 Rejestracja programu...10 3.4.1 Rejestracja rocznej modyfikacji...12 3.5 Import danych z DOS-a...13 3.6 Okno główne programu...15 3.6.1 Menu główne...15 3.6.2 Menu przycisków...17 3.6.3 Menu przycisków klawiszy funkcyjnych...17 3.7 Zakończenie pracy z programem...18 3.7.1 Zmiana operatora...18 3.7.2 Zmiana firmy...18 4 PRZYGOTOWANIE PROGRAMU DO PRACY...19 4.1 Opcje systemu...19 4.1.1 Data systemowa...19 4.1.2 Parametry firmy...20 4.1.2.1 Wybór wzoru PKPiR w 2007 roku...22 4.1.3 Opcje zaawansowane...23 4.1.4 Rejestracja programu...23 4.1.5 Obsługa okresów...24 4.1.6 Zamknięcie miesiąca księgowego...24 4.1.7 Zmiana roku księgowania...26 4.1.8 Aktywny rok księgowy...26 4.1.9 Zamykanie roku księgowego...27 4.1.10 Otwieranie nowego roku...28 5 MENU KARTOTEKI...29 5.1 Kontrahenci...29 5.1.1 Informacje dodatkowe...30 5.2 Pracownicy i udziałowcy...31 5.2.1 Dodanie pracownika i udziałowca...31
II Aplikacja Ramzes PKPiR podręcznik uŝytkownika 5.2.2 Wydruk kartoteki pracowników i udziałowców... 32 5.3 Pojazdy... 33 5.3.1 Kartoteka pojazdów... 33 5.3.2 Kartoteka stawek (dla kilometrówki )... 34 5.4 Stawki podatku VAT... 35 5.5 Rejestry VAT... 36 5.5.1 Przykładowe definicje rejestrów... 40 5.5.1.1 Rejestr sprzedaŝy DTiU... 41 5.5.1.2 Rejestr sprzedaŝy WDT... 41 5.5.1.3 Rejestr zakupów KNT... 42 5.5.1.4 Rejestr zakupów WNT... 42 5.5.1.5 Rejestr informacyjny PALIWO... 43 5.6 Konta... 44 5.7 Wzory zapisów... 44 5.8 Banki... 46 5.9 Urzędy... 46 5.10 Stopy odsetek... 46 5.11 Filie... 46 6 EWIDENCJA DOKUMENTÓW... 47 6.1 Uwagi ogólne... 47 6.2 Ewidencje... 47 6.3 Rejestracja dokumentów księgowych... 48 6.4 Filtrowanie dokumentów... 50 6.4.1 Ewidencja podstawowa... 51 6.4.1.1 Zapis dokumentu jako wzorca... 57 6.4.1.2 Księgowanie pierwszego dokumentu... 57 6.4.1.3 Wykreślanie dokumentu... 59 6.4.1.4 Wydruk ewidencji... 59 6.4.1.5 Wyliczenie struktury zakupu... 63 6.4.2 Pobieranie faktur... 63 6.4.2.1 Pobranie pojedynczego dokumentu... 63 6.4.2.2 Pobranie wielu dokumentów... 65 6.4.3 Pojazdy... 67 6.4.3.1 Ewidencja przebiegu pojazdu... 68 6.4.3.2 Ewidencja faktur... 70 6.4.4 Ewidencja wyposaŝenia... 72 6.4.5 Remanent... 75 7 ROZLICZENIA... 77 7.1 Rozliczanie dokumentów... 77 7.1.1 Rozliczenie dokumentu... 78 7.1.2 Dodanie nowego rozliczenia... 79 7.2 Rozliczanie pojazdów... 81 8 EWIDENCJA VAT... 83 8.1 Rejestr sprzedaŝy... 84 8.1.1 Parametry filtrowania... 84 8.1.2 Okno rejestru... 85 8.2 Rejestr zakupu... 86 8.2.1 Parametry filtrowania... 86 8.2.2 Okno rejestru... 86 8.2.3 Wydruk rejestru... 87 8.3 Deklaracje VAT-7 i VAT-7K... 88
Aplikacja Ramzes PKPiR podręcznik uŝytkownika III 8.4 Parametry ewidencji...91 8.5 Informacja VAT-UE...92 8.6 Informacja VAT-UEK...96 9 RAPORTY...97 9.1 Zestawienia...97 9.1.1 Zestawienie roczne...97 9.1.2 Zestawienie przychodów...98 9.1.3 Podsumowanie miesięczne...100 9.1.4 Dochód roczny...101 9.2 Deklaracje...102 9.2.1 PIT-5...102 9.2.2 PIT-5L...107 9.2.3 Zapisywanie deklaracji...107 9.2.4 PIT-5 i PIT-5L kwartalne...108 9.2.5 Zeznania roczne i formularze NIP...108 9.3 Stany magazynowe...109 9.4 KsiąŜka kontroli przedsiębiorstwa...110 10 MENU NARZĘDZIA I POMOC...111 10.1 Menu Narzędzia...111 10.1.1 Import danych z filii...112 10.1.1.1 Import z programu Magazyn lub Faktura...112 10.1.1.2 Import danych z innych programów...113 10.1.2 Porządkowanie danych...113 10.2 Menu Pomoc...114 10.2.1 Informacje o programie...114 10.2.2 www.ramzes.pl...115 10.2.2.1 Aktualizacje Aplikacji Ramzes...115 10.2.3 Pomoc F1...118 11 RAMZES PKPIR W PAKIECIE RAMZES AGRO...119 11.1 Parametry firmy...119 11.2 Wprowadzanie dokumentu...120 11.3 Wydruk księgi dla rolnika...121 11.4 Informacja o moŝliwym ograniczeniu zwrotu VAT...122 11.5 Ustalenie Dochodu...122 12 KSIĘGOWANIE ODPISÓW Z PROGRAMU AMORTYZACJA...123 13 UWAGI KOŃCOWE...125 13.1 Zakres odpowiedzialności...125 14 S P I S I L U S T R A C J I...127
IV Aplikacja Ramzes PKPiR podręcznik uŝytkownika
Aplikacja Ramzes PKPiR podręcznik uŝytkownika 1 1 WSTĘP 1 Rozdział Podręcznik uŝytkownika zawiera informacje o komercyjnym programie oferowanym pod nazwą handlową Aplikacja Ramzes-PKPiR. Część informacji niezbędnych do korzystania z programów wchodzących w skład Aplikacji Ramzes zawiera równieŝ podręcznik uŝytkownika programu Ramzes-Administrator. NaleŜy go traktować jako wstęp do niniejszej instrukcji. Podręcznik przygotowano dla wersji 07.35.01. DołoŜono wszelkich starań, aby informacje zawarte w podręczniku były kompletne i zgodne ze stanem oprogramowania na dzień przygotowania niniejszego opracowania (2007-09-20). Niemniej, z powodu nieustannie prowadzonych prac rozwojowych, producent zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w programie. W związku z powyŝszym zakres funkcjonalny dostarczanego programu moŝe być inny, niŝ wynika to z opisu. 1.1 Forma prezentacji Poszczególne funkcje programu zostały zaprezentowane w sposób umoŝliwiający szybkie rozpoczęcie pracy. Informacje przedstawiono w kolejności wynikającej z potrzeb konfiguracji programu oraz sposobu jego uŝytkowania podczas normalnej eksploatacji. śyczymy miłej pracy z systemem Ramzes Sp. z o.o.
2 Aplikacja Ramzes PKPiR podręcznik uŝytkownika
Aplikacja Ramzes PKPiR podręcznik uŝytkownika 3 2 O PROGRAMIE I PODRĘCZNIKU 2.1 O Aplikacji Ramzes 2 Rozdział Aplikacja Ramzes to najwyŝszej jakości zintegrowany system wspomagający zarządzanie małych i średnich przedsiębiorstw (MSP). Stworzony został z myślą o dynamicznych, nowoczesnych firmach. Funkcjonuje na platformie Windows, posiada przyjazny interfejs oraz intuicyjną obsługę. Decydują o tym: szybkie i łatwe wprowadzanie dokumentów, moŝliwość pracy z systemem bez uŝycia myszy, szybki dostęp do potrzebnych informacji, moŝliwość eksportu danych do arkusza kalkulacyjnego (np. Excela) System składa się ze ściśle współpracujących ze sobą modułów, odpowiadających za pracę wszystkich działów firmy. Łączność między modułami (programami) czyni pracę łatwą i efektywną, zaś niezawodność i bezpieczeństwo - komfortową. Pozwala na to m.in. system definiowania uprawnień uŝytkowników, moŝliwość automatycznego tworzenia kopii bezpieczeństwa. Dzięki zastosowaniu najnowszych technologii obsługi relacyjnych baz danych, koszty związane z eksploatacją systemu są minimalne. 2.2 Przeznaczenie programu Ramzes-PKPiR Program Ramzes-PKPiR pozwala prowadzić uproszczoną księgowość przez podmioty gospodarcze w Polsce, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Program funkcjonuje na platformie Windows, pozwala na pracę w sieci i prowadzenie wielu zakładów. Podstawowe funkcje programu to: równoległe prowadzenie ewidencji przychodów i rozchodów oraz rejestrów VAT, programowanie stałych wzorów zdarzeń gospodarczych, obliczanie i drukowanie deklaracji (miesięcznych i kwartalnych) na podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT-5, PIT-5L), obliczanie i drukowanie deklaracji podatku od towarów i usług (VAT-7 i VAT-7K), sporządzanie informacji VAT-UE, VAT-UE/A, VAT-UE/B, sporządzanie informacji korygującej VAT-UEK,
4 Aplikacja Ramzes PKPiR podręcznik uŝytkownika drukowanie Księgi według wzoru określonego w Rozporządzeniu Ministra Finansów, prowadzenie rozrachunków dokumentów przychodowo-rozchodowych, moŝliwość ewidencji kosztów eksploatacji pojazdów, tworzenie, przeglądanie i drukowanie raportów dotyczących: księgi głównej, pojazdów, wyposaŝenia, przychodów i zestawienia rocznego, wykaz Urzędów Skarbowych z adresami i numerami kont bankowych i wiele towarzyszących kartotek, wbudowane narzędzia słuŝące do konserwacji baz danych, współpraca z modułami Aplikacji Ramzes. Program moŝe pracować w sieci łączącej kilka komputerów. Taka konfiguracja umoŝliwia równoczesne księgowanie przez wielu uŝytkowników dla wielu firm, zapewniając im jednoczesny dostęp do wpisywanych, korygowanych danych. Aplikacja Ramzes jest systemem przejrzystym i nieskomplikowanym. Od uŝytkownika wymaga tylko podstawowej umiejętności obsługi komputera. Odpowiednia konstrukcja pozwala na szybką i intuicyjną rejestrację dokumentów, zaś przejrzysta nawigacja czyni go przyjaznym dla uŝytkowników. Program wykorzystuje środowisko graficzne MS Windows. DołoŜono jednak starań, by większość funkcji programu moŝna było obsłuŝyć nie tylko przy pomocy myszy, ale takŝe przy pomocy samej klawiatury, co pozwala na szybką i efektywną pracę z programem. 2.3 Wymagania sprzętowe Typ komputera: Procesor: Pamięć operacyjna (RAM): Napęd CD-ROM Karta graficzna: Miejsce na dysku (HDD): System operacyjny: Pentium 133 MHz 64 MB VGA z rozdzielczością min. 800x600 150 MB oraz co najmniej 10% wolnego miejsca Microsoft Windows 98 SE, 2000, ME, XP. 2.3.1 Drukarki Aplikacja Ramzes moŝe współpracować z drukarkami obsługiwanymi przez system MS Windows. Zalecane jest korzystanie z drukarek laserowych lub atramentowych z uwagi na ich wysoką jakość wydruku. Uzyskanie odpowiedniej szybkości i jakości wydruków tworzonych, w trybie graficznym, na drukarkach igłowych moŝe być problematyczne. Wybrane raporty moŝna drukować równieŝ w trybie tekstowym. Wymaga to ustawienia w nich wydruku tekstowego. Ustawienia te dotyczą odrębnie kaŝdego uŝytkownika (szczegóły: podręcznik programu Ramzes-Administrator).
Aplikacja Ramzes PKPiR podręcznik uŝytkownika 5 3 URUCHOMIENIE PROGRAMU 3.1 Uruchomienie programu 3 Rozdział Przed rozpoczęciem pracy z programem Ramzes-PKPiR zalecane jest zapoznanie się z podręcznikiem uŝytkownika programu Ramzes- Administrator, gdzie znajdują się informacje uŝyteczne do prawidłowego zainstalowania Aplikacji Ramzes-PKPiR oraz ustalenia parametrów programu. System przewiduje rozwiązania, które pozwalają na dostosowanie programu do specyfiki działalności i przyjętych w przedsiębiorstwie zasad. Uprzednio zainstalowany program Aplikacja Ramzes-PKPiR uruchamia się w taki sam sposób jak inne aplikacje obsługiwane przez system Windows (czyli np. dwukrotne kliknięcie myszą na ikonę programu ). Praca z programem rozpoczyna się od wybrania: 1) Firmy (Rysunek 3-1). moŝliwy wybór poprzez szybkie wpisanie nr firmy Rysunek 3-1 Okno wyboru firmy. Przy pierwszym uruchomieniu programu, ze zrozumiałych względów, nie ma moŝliwości wyboru firmy. Pracę z programem naleŝy zatem rozpocząć od dodania nazwy firmy. Szczegółowy opis zakładania firm, dodawania uŝytkowników oraz nadawania im uprawnień został zamieszczony w podręczniku uŝytkownika Ramzes-Administrator w rozdziale 4.
6 Aplikacja Ramzes PKPiR podręcznik uŝytkownika 2) Operatora (Rysunek 3-2). 3) Daty systemowej (aplikacji; nie mylić z czasem zegara PC) (Rysunek 3-3). Rysunek 3-2 Okno wyboru operatora. Rysunek 3-3 Okno wyboru daty. Domyślnie program rozpoczyna pracę z datą bieŝącą (wg zegara PC). Data systemowa (aplikacji) jest datą, którą inicjują się daty we wprowadzanych dokumentach oraz raportach i zestawieniach. Po podaniu daty systemowej i otwarciu baz danych firmy, na ekranie wyświetli się główne okno programu Ramzes-Administrator. ikona programu Ramzes-PKPiR aktywacja programów tworzenie archiwum Rysunek 3-4 Główne okno programu Ramzes-Administrator. JeŜeli struktura baz danych jest uszkodzona bądź nie odpowiada strukturze wymaganej przez program (np. po odtworzeniu danych, modyfikacji programu), moŝe się zdarzyć, Ŝe proces konwersji baz spowoduje konieczność ponownego uruchomienia programu. Jest to sytuacja dopuszczalna i nie stanowi powodu do niepokoju. Dodając nową firmę naleŝy pamiętać o ustaleniu parametrów firmy (patrz: podręcznik uŝytkownika Ramzes-Administrator rozdział 5) oraz o aktywacji programu (patrz: podręcznik uŝytkownika Ramzes-Administrator rozdział 6).
Aplikacja Ramzes PKPiR podręcznik uŝytkownika 7 3.2 Aktywacja programu Ramzes-PKPiR Przed uruchomieniem programu Ramzes-PKPiR naleŝy w programie Ramzes-Administrator zmienić jego status na AKTYWNY. Opcja ta jest dostępna z Menu programu Administrator aktywacja programów ( F8 ). Rysunek 3-5 Schemat aktywacji programu. Podczas aktywowania programu naleŝy zdecydować o sposobie numeracji dokumentów w księdze (rocznej lub miesięcznej).
8 Aplikacja Ramzes PKPiR podręcznik uŝytkownika 3.2.1 Parametry programu Ramzes-PKPiR W trakcie aktywacji programu w programie Ramzes-Administrator dostępne są teŝ parametry: Rysunek 3-6 Parametry aktywowanego programu. Parametry moŝna równieŝ modyfikować w trakcie pracy z programem. NaleŜy mieć na uwadze, Ŝe nie wszystkie zmiany są odwracalne (np. ewidencja marŝy powoduje dodanie magazynów i nie moŝna z niej zrezygnować). Z poziomu programu Ramzes-Administrator nie moŝna przełączyć się na księgę dla rolników oraz nie ma dostępu do parametrów dodatkowych. Więcej o parametrach firmy napisano w punkcie 4.1.2.
Aplikacja Ramzes PKPiR podręcznik uŝytkownika 9 3.3 Uruchamianie wersji ograniczonej czasowo Dostarczony program moŝe być uruchamiany bez rejestracji przez 65 dni. Po tym terminie dalsze uŝytkowanie wymaga rejestracji programu. Upływ dni liczony jest według dat dokumentów wprowadzanych przez uŝytkownika (naleŝy to rozumieć jako róŝnicę dni pomiędzy najstarszym dokumentem księgowym a najnowszym). Pozwala to na wprowadzenie dokumentów z dwóch miesięcy. Przy tym moŝliwy jest powrót do testowania nawet po kilku miesiącach przerwy. Z drugiej strony, juŝ w dniu instalacji moŝna spowodować wyczerpanie limitu testów, jeśli wprowadzone zostaną dokumenty zbyt odległe w czasie. Do chwili zarejestrowania będzie pojawiać się okno: Rysunek 3-7 Wybór trybu pracy programu. Po upływie 65 dni program będzie wymagał rejestracji: Rysunek 3-8 Po 65-ciu dniach wymagana jest rejestracja.
10 Aplikacja Ramzes PKPiR podręcznik uŝytkownika 3.4 Rejestracja programu Jeśli po pojawieniu się okien pokazanych w rozdziale 3.3 wybrano przycisk, pojawi się okno Rejestracja programu: Rysunek 3-9 Okno do wprowadzania danych rejestracyjnych. W oknie tym naleŝy wprowadzić kolejno dane dostarczone przez producenta oprogramowania, czyli: Hasło, Nazwę firmy, (w pole Właściciel) Nr licencji, (w pole Licencja Nr) Nr klienta, (w pole Nr w bazie) Wersję. Rysunek 3-10 Dane rejestracyjne programu PKPiR.
Aplikacja Ramzes PKPiR podręcznik uŝytkownika 11 Dane rejestracyjne naleŝy wprowadzać w sposób uwaŝny wprowadzając odpowiednią wielkość liter, odstępy, ilość znaków / itp. Po zapisaniu danych rejestracyjnych wyświetlany jest komunikat o niepoprawności danych jeŝeli zostały wpisanie błędnie lub potwierdzający rejestrację programu. Rysunek 3-11 Komunikaty po wprowadzeniu danych rejestracyjnych. Procedura rejestracji programu jest teŝ dostępna z Menu programu Opcje systemu 4. Rejestracja. W przypadku powtórnego wprowadzenia licencji (zwiększenie ilości uŝytkowników lub zakładów, wprowadzenie upgrade u na kolejny rok) rejestracja programu nie wymaga wprowadzania nazwy firmy i numeru klienta. Rejestracji rozszerzania zakresu licencji o dodatkowe firmy naleŝy dokonać po wybraniu firmy, w której program Ramzes-PKPiR jest juŝ aktywny. Po wyczerpaniu limitu określonego w dotychczasowej licencji, aktywacja programu dla kolejnej firmy będzie niemoŝliwa. Dane rejestracyjne moŝna podejrzeć na zakładce Licencja w oknie informacji o programie (Rysunek 3-12). Rysunek 3-12 Informacje o licencji.
12 Aplikacja Ramzes PKPiR podręcznik uŝytkownika 3.4.1 Rejestracja rocznej modyfikacji Po zakończeniu okresu ochronnego kolejne modyfikacje Aplikacji Ramzes są dostarczane odpłatnie. Modyfikacje do Aplikacji Ramzes są przypisane do danego roku kalendarzowego. Po wprowadzeniu pierwszej modyfikacji w danym roku konieczna jest jednorazowa rejestracja programu kodami generowanymi indywidualnie na dany rok. Rysunek 3-13 Rejestracja rocznej modyfikacji. Forma dostarczenia kodów rejestracyjnych, wysokość opłaty oraz rodzaj płatności zaleŝy od sposobu dostarczania modyfikacji, czyli typu wybranej usług (e-modyfikacje lub kurier-modyfikacje). Po wprowadzeniu modyfikacji do programu nieobjętego okresem ochronnym nie moŝna go uruchomić bez aktualnych kodów rejestracyjnych. PowyŜsze zasady obowiązują w momencie tworzenia dokumentacji. Aktualne zasady są dostępne na stronach internetowych Ramzesa.
Aplikacja Ramzes PKPiR podręcznik uŝytkownika 13 3.5 Import danych z DOS-a Jeśli bazy danej firmy są puste, to przy kaŝdym rozpoczęciu pracy z programem, przed wyświetleniem głównego okna programu (Rysunek 3-20), proponowany jest import danych z wersji programów dla DOS-a (Ramzes). Po pozytywnej odpowiedzi na pytanie: Rysunek 3-14 Czy importować dane? naleŝy, uŝywając klawiszy oraz Enter, wskazać katalog zawierający program PKPiR. Obrazują to Rysunek 3-15 i Rysunek 3-16. Rysunek 3-15 Wybór, zmiana katalogu lub napędu. Rysunek 3-16 Wskazanie katalogu z bazami programu dla DOS. Katalog wybiera się klawiszem F12 lub przyciskiem.
14 Aplikacja Ramzes PKPiR podręcznik uŝytkownika Jeśli w wybranym katalogu znajduje się baza programu DOS, pojawia się okno (Rysunek 3-17), w którym naleŝy wskazać firmę z importowanymi (przenoszonymi) danymi. Rysunek 3-17 Lista firm dla programu DOS. W przypadku, gdy wskazany katalog nie zawiera baz programu DOS wyświetlony zostanie komunikat. Rysunek 3-18 Błędne wskazanie katalogu do importu. W przypadku wątpliwości, który folder naleŝy wskazać, pomocna moŝe być wskazówka, Ŝe dla wersji B naleŝy wskazać folder zawierający pliki: Baza.dbf oraz RFir*.dbf. W przypadku wersji A naleŝy wskazać folder zawierający plik ListZak.LIS. Poprawnie zakończony import danych jest potwierdzany właściwym komunikatem (Rysunek 3-19). Rysunek 3-19 Komunikat o zakończeniu importu. W ramach importu do kartoteki kontrahentów stałych w Aplikacji Ramzes przenoszeni są kontrahenci wprowadzeni do programu DOS-owego. Podczas importu przenoszeni są tylko kontrahenci o róŝnych NIP-ach. Import danych o kontrahentach moŝliwy jest gdy kartoteka kontrahentów jest pusta. Po wprowadzeniu pierwszego kontrahenta pytanie o import przestanie się pojawiać.
Aplikacja Ramzes PKPiR podręcznik uŝytkownika 15 Baza kontrahentów jest wspólna dla wszystkich programów Aplikacji Ramzes. Jeśli są juŝ wprowadzeni kontrahenci np. w programie Ramzes-Faktura, to import w ramach Ramzes-PKPiR nie będzie dostępny. 3.6 Okno główne programu Po wprowadzeniu danych organizacyjnych moŝna przejść do właściwej pracy z programem. Główne okno programu przedstawia (Rysunek 3-20). menu główne nr firmy menu przycisków nr wersji programu data systemowa zalogowany Operator dane firmy menu klawiszy funkcyjnych Rysunek 3-20 Główne okno programu Ramzes - PKPiR. 3.6.1 Menu główne Polecenia menu głównego umieszczone są w poziomym pasku w górnej części okna: Rysunek 3-21 Menu główne. MoŜna je wykonywać zarówno przy pomocy myszy, wskazując odpowiednią pozycję, jak i przy uŝyciu klawiatury. W zaleŝności od konfiguracji programu, niektóre pozycje menu mogą mieć zmieniona numerację albo być niewidoczne.
16 Aplikacja Ramzes PKPiR podręcznik uŝytkownika Główne menu programu jest typowym menu rozwijalnym o następującej strukturze: Rysunek 3-22 Struktura głównego menu.
Aplikacja Ramzes PKPiR podręcznik uŝytkownika 17 3.6.2 Menu przycisków PoniŜej menu głównego wyświetlone są dane dotyczące aktualnej daty systemowej, menu przycisków (ikony ułatwiające dostęp do wybranych poleceń programu) oraz informacja, który z UŜytkowników jest aktualnie zalogowany jako Operator. Księgowanie Rozrachunki Notatnik Drukarki Kontakt Operator Data systemowa Kartoteki Kalkulator Kalendarz Pomoc wersja Rysunek 3-23 Menu przycisków. Dzięki takiej lokalizacji moŝliwe jest wygodne wybranie przy pomocy myszy często uŝywanych funkcji. 3.6.3 Menu przycisków klawiszy funkcyjnych W dolnej części ekranu znajduje się pasek przycisków klawiszy funkcyjnych: F8 Wywołanie księgi F10 Rozliczenie Alt+X Zakończ F1 Okno pomocy F5 Kalkulator F11 Obsługa okresów Rysunek 3-24 Menu przycisków klawiszy funkcyjnych. Rysunek 3-24 przedstawia skróty klawiaturowe odpowiadające przyciskom oraz ich znaczenie. Warto zwrócić uwagę na fakt, Ŝe klawisz F5 Kalkulator jest dostępny nawet wtedy, gdy przycisk jest nieaktywny, co umoŝliwia wykonanie dodatkowych obliczeń podczas wprowadzania dokumentu.
18 Aplikacja Ramzes PKPiR podręcznik uŝytkownika 3.7 Zakończenie pracy z programem UŜytkownik moŝe opuścić program poprzez wybór przycisku ALT + X (w prawej dolnej części ekranu), wybór skrótu albo z poziomu menu Ewidencja (Rysunek 3-25) a w nim wybór funkcji 8. zakończ. Zmiana operatora Powrót do programu Ramzes-Administrator Rysunek 3-25 Menu Ewidencje. ALT + X Zakończ program W przypadku gdy nie jest prowadzona ewidencja marŝy, numeracja w menu nie uwzględnia punktu 5 przyjęcie towaru do komisu. 3.7.1 Zmiana operatora W Menu programu Ewidencja dostępna jest funkcja 6. przeloguj... umoŝliwiająca zmianę UŜytkownika, bez potrzeby kończenia i ponownego rozpoczynania pracy z programem (Rysunek 3-25). 3.7.2 Zmiana firmy Zakończenie pracy z programem (oraz obecną firmą) jest konieczne w przypadku zmiany firmy. Wybór firmy jest moŝliwy jedynie przy uruchamianiu Aplikacji Ramzes. Zmiana firmy dostępna jest w programie Ramzes-Administrator. Powrót do niego umoŝliwia funkcja 7. administrator w Menu programu Ewidencja. Rysunek 3-26 Potwierdzenie powrotu do programu Ramzes Administrator.
Aplikacja Ramzes PKPiR podręcznik uŝytkownika 19 4 PRZYGOTOWANIE PROGRAMU DO PRACY 4 Rozdział Opisane w poprzednich rozdziałach informacje pozwalają na uruchomienie programu. Aby dobrze wykorzystać funkcje programu i oferowane mechanizmy warto poświęcić czas na poznanie zasad działania programu, co pozwoli na konfigurację dostosowaną do potrzeb konkretnej firmy. 4.1 Opcje systemu Ustawień opcji systemu dokonuje się przy wykorzystaniu funkcji z menu Opcje systemu. Rysunek 4-1 Menu Opcje systemu. Pierwsze decyzje, dotyczące ustawień programu, podejmowane są przy zakładaniu firmy oraz aktywacji programu. Kolejne opisano w następnych podpunktach. 4.1.1 Data systemowa Ustawienie daty systemowej odbywa się w trakcie uruchamiania systemu. W Menu programu Opcje systemu dostępna jest funkcja 1. data systemowa, która pozwala na zmianę daty bez opuszczania programu. Rysunek 4-2 Zmiana daty systemowej. Zmiana daty pozwala na łatwiejsze wprowadzanie dokumentów (domyślne daty są ustawiane wg daty systemowej) oraz sporządzanie zestawień i raportów (domyślne daty zaleŝą od daty systemowej).
20 Aplikacja Ramzes PKPiR podręcznik uŝytkownika Rysunek 4-3 Zmiana roku w dacie systemowej. Zmiany daty moŝna dokonać jedynie w ramach wybranego roku księgowego. Zmiany roku moŝna dokonać jedynie przy uŝyciu funkcji zmień rok dostępnej w obsłudze okresów (punkt. 4.1.7). 4.1.2 Parametry firmy W Menu programu Opcje systemu dostępna jest funkcja 2. parametry firmy. Parametry firmy pozwalają na ustalenie: Miejsca wystawiania dokumentu. Czy księga przeznaczona jest dla ROLNIKÓW prowadzących działalność gospodarczą? Czy prowadzić ewidencję i obliczanie marŝy (VAT)? VAT ma być wyliczany automatycznie na podstawie struktury zakupów? (obsługa sprzedaŝy bezrachunkowej ) Czy prowadzić WYNAJEM? (ewidencjonowanie w wirtualnych kolumnach księgi, brak moŝliwości edycji na PIT-5) Czy drukować numer ewidencyjny na dowodzie wewnętrznym? Czy prowadzić rozrachunki w programie? Czy firma jest płatnikiem VAT? (pozwala to wyłączyć zbędne typy dokumentów i ewidencję VAT) Ponadto moŝliwe jest ustalenie sposobu edycji dat przy wprowadzaniu dokumentu, co pozwala na rozpoczynanie edycji od dnia (co jest najczęstsze). W opcjach dodatkowych moŝna ustawić: domyślne stawki VAT w wierszach wprowadzanych dokumentów, domyślne opisy dla dokumentów sprzedaŝy i zakupu (opisy takie moŝna dodawać i wybierać ze słownika opisów), domyślne ustawienie terminu płatności w dniach dla nowo dodawanych kontrahentów (domyślnie jest to 14 dni), określenie czy przy wprowadzaniu dokument pokazywać konta (klasyfikują dokumenty i umoŝliwiają tworzenie raportów wg kont).
Aplikacja Ramzes PKPiR podręcznik uŝytkownika 21 Po wyborze polecenia 2. parametry firmy i otwarciu okna: Rysunek 4-4 Parametry firmy dla PKPiR. naleŝy zaznaczyć odpowiednie opcje. Pozwala to na łatwe i prawidłowe prowadzenie księgi. Zmiany zapisywane są po uŝyciu klawisza F12 lub przycisku. Rysunek 4-5 Potwierdzenie zapisu parametrów firmy. W celu wyjścia bez zapisu zmian naleŝy uŝyć klawisza Esc lub przycisku. Rezygnacja wymaga potwierdzenia. Rysunek 4-6 Potwierdzenie rezygnacji z zapisu.
22 Aplikacja Ramzes PKPiR podręcznik uŝytkownika 4.1.2.1 Wybór wzoru PKPiR w 2007 roku W ustawieniach dodatkowych dla ksiąg prowadzonych w 2007 roku moŝliwy jest wybór wzoru księgi. Podręcznik opisuje stan prawny sprzed 15 marca 2007 roku, kiedy to zaczęło obowiązywać Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 16 lutego 2007 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 36, poz. 229). Zgodnie z: 2 1. Podatnicy, którzy przed dniem wejścia w Ŝycie niniejszego rozporządzenia załoŝyli podatkową księgę przychodów i rozchodów według wzoru dotychczasowego, mogą ewidencjonować w tej księdze zdarzenia gospodarcze po wejściu w Ŝycie niniejszego rozporządzenia. W takim przypadku podatnicy prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów z uwzględnieniem zasad określonych przepisami rozporządzenia, o którym mowa w 1, w brzmieniu nadanym niniejszym rozporządzeniem, w tym stosują odpowiednie objaśnienia do podatkowej księgi przychodów i rozchodów w brzmieniu nadanym niniejszym rozporządzeniem i nie wypełniają w podatkowej księdze przychodów i rozchodów kolumny 12. 2. Podatkową księgę przychodów i rozchodów prowadzoną przed wejściem w Ŝycie niniejszego rozporządzenia zgodnie z przepisami rozporządzenia, o którym mowa w 1, w brzmieniu dotychczasowym, z uwzględnieniem przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 stycznia 2007 r., uznaje się za niewadliwą. W takim przypadku przepis 11 ust. 2 rozporządzenia, o którym mowa w 1, nie ma zastosowania. 3. Przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio w razie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów przy zastosowaniu technik informatycznych. Podatkowe księgi przychodów prowadzone w 2008 roku prowadzone będą jedynie wg nowego wzoru w którym kolumny występujące dotychczas po usuniętej kolumnie 12 ( koszty reprezentacji i reklamy objęte limitem ) z zakresu (od 13 do 17) otrzymały nowe numery (od 12 do 16) Rysunek 4-7 Kolumny PKPiR przed i po zmianie wzoru.
] Aplikacja Ramzes PKPiR podręcznik uŝytkownika 23 4.1.3 Opcje zaawansowane Opcje zaawansowane zostały szczegółowo opisane w podręczniku do programu Ramzes-Administrator. Po uruchomieniu programu i wybraniu polecenia Drukuj uŝywana jest drukarka domyślna określona w systemie operacyjnym. Po wybraniu innej drukarki, niŝ określona w systemie jako domyślna, moŝna na niej drukować jedynie do momentu wyjścia z programu. Wybór ten nie jest przywracany przy ponownym uruchomieniu. 4.1.4 Rejestracja programu Rysunek 4-8 Okno do wprowadzania danych rejestracyjnych. o rejestracji programu napisano w punkcie 3.4
24 Aplikacja Ramzes PKPiR podręcznik uŝytkownika 4.1.5 Obsługa okresów W Menu programu Opcje systemu dostępne jest polecenie 5. obsługa okresów. W opcji tej dostępne są wszystkie operacje związane z okresami księgowymi, czyli np. zamykanie miesiąca, otwieranie roku czy przechodzenie między aktywnymi latami. Rysunek 4-9 Obsługa okresów. 4.1.6 Zamknięcie miesiąca księgowego W celu zamknięcia wybranego miesiąca, naleŝy wskazać go kursorem i uŝyć przycisku. Rysunek 4-10 Zamykanie miesiąca.
Aplikacja Ramzes PKPiR podręcznik uŝytkownika 25 Pojawia się komunikat o nieodwracalności operacji zamknięcia miesiąca. Nie jest to jednak jeszcze ostateczne potwierdzenie, poniewaŝ w kolejnych oknach program dwukrotnie Ŝąda potwierdzenia chęci zamknięcia miesiąca. Rysunek 4-11 Potwierdzenie zamknięcia miesiąca. Rysunek 4-12 Ponowne potwierdzenie zamknięcia miesiąca. JeŜeli wprowadzone w zamykanym miesiącu dokumenty zawierają niepełne dane, program poinformuje o tym komunikatem: Rysunek 4-13 Informacja o błędnych dokumentach. Zatwierdzenie tego komunikatu spowoduje zamknięcie miesiąca. Operacja ta jest nieodwracalna. Rysunek 4-14 Informacja o zamknięciu miesiąca.
26 Aplikacja Ramzes PKPiR podręcznik uŝytkownika Zamykanie miesięcy jest niezbędne przed zaksięgowaniem wprowadzonych dokumentów w kolejnym miesiącu gdy wybrano roczną numerację dokumentów. Zapewnia to ciągłość numeracji dokumentów w księdze. 4.1.7 Zmiana roku księgowania JeŜeli istnieje potrzeba zmiany aktualnego roku księgowego (Rysunek 4-9), to naleŝy uŝyć przycisku. Następnie naleŝy wybrać rok i zatwierdzić przyciskiem, Przycisk wyjście z edycji. powoduje Rysunek 4-15 Zmiana roku księgowania. 4.1.8 Aktywny rok księgowy Rok, z którego danymi uruchamiany jest program nie zaleŝy od daty systemowej wskazanej przy uruchamianiu programu Ramzes-Administrator. JeŜeli istnieje konieczność zmiany roku księgowego, naleŝy uŝyć przycisku. Pozwala to na trwałe ustalenie roku, którego dane będą otwierane przy uruchamianiu programu Ramzes-PKPiR. Rysunek 4-16 Zmiana roku aktywnego.
Aplikacja Ramzes PKPiR podręcznik uŝytkownika 27 4.1.9 Zamykanie roku księgowego W celu zamknięcia roku naleŝy wybrać przycisk. Program będzie wymagał potwierdzenia. Rysunek 4-17 Potwierdzenie zamknięcia roku. Pojawi się ostrzeŝenie informujące o nieodwracalności operacji. Rysunek 4-18 Komunikat o nieodwracalności operacji. Następnie konieczne jest potwierdzenie wykonywanej czynności. Rysunek 4-19 Ponowne potwierdzenie operacji zamknięcia roku. W kolejnym etapie naleŝy zdecydować czy przenosić dokumenty nierozliczone do następnego roku. Podczas zamykania roku następuje równieŝ przeniesienie dokumentów, z których podatek VAT jest rozliczany w następnym roku (np. tzw. faktury za media). Rysunek 4-20 Decyzja o przenoszeniu dokumentów. Na zakończenie potwierdzane jest zamknięcie roku księgowego. Rysunek 4-21 Informacja o zamknięciu roku.