ZARZĄDZENIE NR 184/WF/ 2016 BURMISTRZA SKARSZEW z dnia 5 sierpnia 2016 roku w sprawie wprowadzenia w życie zasad obiegu i kontroli dokumentów oraz zakładowego planu kont w Gminie Skarszewy i Urzędzie Miejskim w Skarszewach związanych z realizacją Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Pomorskiego na lata 2014 2020 z udziałem środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Oś Priorytetowa 10. Energia, Działanie 10.2. Efektywność energetyczna, Poddziałanie 10.2.1. Efektywność energetyczna, Projekt Termodernizacja budynków użyteczności publicznych na terenie Gminy Skarszewy Na podstawie art. 10 ust.2 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. z 2013r. poz.330 ze zmianami), art. 17 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U z 2013 r. poz. 885 ze zmianami) oraz 15 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U z 2013r. poz. 289 ze zm.) zarządza się, co następuje: 1 1. Wprowadza się Zasady (politykę) rachunkowości, Zakładowy plan kont oraz zasady kontroli i obiegu dokumentów księgowych wraz z Procedurą kontroli zarządczej w celu wyodrębnienia w dokumentacji Gminy Skarszewy projektu Termodernizacja budynków użyteczności publicznych na terenie Gminy Skarszewy, stanowiące Załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia. 2. Realizację zasad i procedur, o których mowa w ust.1 powierza się Skarbnikowi Gminy oraz pracownikom Urzędu Miejskiego w Skarszewach wskazanym w Załączniku Nr 1 do zarządzenia. 2 1. Wprowadza się zmiany w Zarządzeniu Burmistrza Skarszew Nr 285/WF/2009 z dnia 24 marca 2009r. ze zm. w sprawie wprowadzenia Instrukcji dotyczącej sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych w Urzędzie Miejskim w Skarszewach oraz w Zarządzeniu Nr 125/WF/2016 Burmistrza Skarszew z dnia 23 maja 2016r. ze zm. w sprawie wprowadzania Zasad Rachunkowości i Zakładowego Planu Kont w Gminie Skarszewy, stanowiące załącznik Nr 2 do niniejszego zarządzenia.
2. Realizację zasad, o których mowa w ust.1 powierza się Naczelnikowi Wydziału Finansowego oraz pracownikom Urzędu Miejskiego w Skarszewach wskazanym w Załączniku Nr 2 do zarządzenia. 3 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania i obowiązuje na czas realizacji projektu Termodernizacja budynków użyteczności publicznych na terenie Gminy Skarszewy 2
Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 184/WF/2016 Burmistrza Skarszew z dnia 5 sierpnia 2016r. ZASADY (POLITYKA) RACHUNKOWOŚCI, ZAKŁADOWY PLAN KONT ORAZ ZASADY KONTROLI I OBIEGU DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH WRAZ Z PROCEDURĄ KONTROLI ZARZĄDCZEJ PROJEKTU W GMINIE SKARSZEWY Regionalny Program Operacyjny dla Województwa Pomorskiego na lata 2014 2020 z udziałem środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Numer i nazwa osi Oś priorytetowa 10. Energia. Numer i nazwa działania 10.2. Efektywność energetyczna. Numer i nazwa poddziałania 10.2.1. Efektywność energetyczna. Tytuł projektu Termodernizacja budynków użyteczności publicznych na terenie Gminy Skarszewy Numer umowy RPPM.10.02.01-22-0018/16-00 z dnia 28 czerwca 2016 roku Okres realizacji projektu 1 stycznia 2014 roku 30 listopada 2017 roku Do okresu realizacji projektu dolicza się okres archiwizowania dokumentacji. Wprowadza się następujące zasady wyodrębnienia w dokumentacji Gminy Skarszewy projektu Termodernizacja budynków użyteczności publicznych na terenie Gminy Skarszewy 3
I. ZASADY (POLITYKA) RACHUNKOWOŚCI 1. Gmina Skarszewy prowadzi rachunkowość zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (DzU z 2013r. poz. 330 ze zm.), z uwzględnieniem zasad zawartych w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2013r. poz. 289 ze zm.) oraz zasad zawartych w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 października 2010r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (DzU Nr 208 poz. 1375 ze zm), a także z uwzględnieniem regulacji wprowadzonych niniejszym zarządzeniem w celu ewidencji operacji związanych z realizacją projektu współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, budżetu państwa i budżetu samorządowego. 2. Księgi rachunkowe prowadzi się z uwzględnieniem zasad wynikających z umowy o dofinansowanie projektu oraz z uwzględnieniem właściwych przepisów i wytycznych określonych w artykule 13 załącznika nr 1 umowy o dofinansowanie projektu. 3. Pracownicy służb finansowo księgowych zobowiązani są dokonywać pełnych, bieżących i uzgodnionych księgowań operacji gospodarczych w celu zapewnienia rzetelnego przedstawienia przepływów finansowych związanych z realizacją projektu. 4. Księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim, w siedzibie Urzędu Miejskiego w Skarszewach, Plac Gen. J. Hallera 18. 5. Rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy, natomiast okresem sprawozdawczym jest okres ustalony we właściwych przepisach o sprawozdawczości a także okresy, o których mowa w umowie o dofinansowanie projektu. II. ZAKŁADOWY PLAN KONT 1. KLASYFIKACJA BUDŻETOWA Wprowadza się następujące zasady prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dla projektu: Dział: 400 Rozdział 40001 Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2014 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U z 2014r poz. 1053 ze zm) czwarta cyfra dodana do paragrafu rodzajowego wskazuje źródło pochodzenia środków finansowych i źródło sfinansowania wydatku. W związku z powyższym do ewidencji realizacji projektu stosuje się odpowiednio: - cyfrę 7 do wydatków finansowanych z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach budżetu środków europejskich - cyfrę 9 do wydatków finansowanych z budżetu samorządowego. 4
2. ORGAN FINANSOWY GMINY SKARSZEWY Dofinansowanie projektu z środków pochodzących z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego przekazane będzie przez Instytucję Zarządzającą, czyli przez Urząd Marszałkowski Województwa Pomorskiego w formie dotacji celowej. Dla potrzeb otrzymywania refundacji wskazano rachunek bankowy Organu Finansowego Gminy Skarszewy Nr 85 8340 0001 0100 0143 2000 0030, dla operacji związanych z zaliczką wyodrębniono rachunek Nr 32 8340 0001 2011 0100 0143 0029 prowadzonych przez Bank Spółdzielczy Starogard Gd. Oddział w Skarszewach. Wyodrębnienie ewidencyjne rachunku dla projektu: 133/000/00000/0000/73. Zwrot niewykorzystanych środków odbywać się będzie analogiczną drogą powrotną. W księgach Organu Finansowego Gminy Skarszewy zapisy księgowe dokonywane są w rejestrze na wyodrębnionych kontach przy użyciu programu komputerowego Firmy RADIX na podstawie: a) wyciągów bankowych z wyodrębnionych rachunków Organu Finansowego, b) sprawozdań RB 28 Urzędu Miejskiego w Skarszewach jako jednostki budżetowej o zrealizowanych wydatkach, c) poleceń księgowania dla operacji związanych z ewidencją planu finansowego projektu, d) poleceń księgowania dla operacji związanych z okresowym przeksięgowaniem dochodów i wydatków projektu. Plan kont 133 Rachunek budżetu Budżetu gminy Pochodzące z budżetu środków europejskich 223 Rozliczenie wydatków Budżetu gminy 133/000/00000/0000/73 133/073/00000/0000/73 223/000/00000/0000/73 223/073/00000/0000/73 Pochodzące z budżetu środków europejskich 224 Rozrachunki budżetu 224/030/40001/2057/73 224/030/40001/2059/73 224/030/40001/6257/73 224/030/40001/6259/73 240 Pozostałe rozrachunki 240/000/00000/0000/73 901 Dochody budżetu Pochodzące z budżetu środków europejskich 901/400/40001/2057/73 901/400/40001/6257/73 902 Wydatki Budżetu gminy Pochodzące z budżetu środków europejskich 902/400/40001/paragrafy rodzajowe z cyfrą 9/73 902/400/40001/paragrafy rodzajowe z cyfrą 7/73 909 Rozliczenia międzyokresowe 960 Skumulowane wyniki budżetu 961 Wynik wykonania budżetu 991 Plan dochodów budżetu 991/030/40001/2057/73 991/030/40001/2059/73 991/030/40001/6257/73 5
991/030/40001/6259/73 992 Plan wydatków 992/400/40001/paragrafy rodzajowe z cyfrą 7/73 992/400/40001/paragrafy rodzajowe z cyfrą 9/73 Ewidencja księgowa głównych operacji Lp. Treść Wn *) Ma *) Ewidencja bilansowa 1 Przekazanie zasilenia na wydatki projektu 9 223 133 7 (odtworzenie zasilenia) 223/073 133/073 2 Sprawozdanie okresowe RB28 9 902 223 7 902/73 222/73 3 Przeksięgowanie roczne zrealizowanych wydatków 9 961 902 7 961 902 4 Należność z tytułu dofinansowania projektu (refundacji) na dzień 31.12. 9 224 909 7 224 909 5 Wpływ dofinansowania (refundacji) na wyodrębniony rachunek Organu Finansowego 9 133/73 224 7 133/073 224 6 Oprowadzenie otrzymanego dofinansowania na rachunek podstawowy Organu Finansowego 9 133 133/73 7 133 133/073 8 Przeniesienie dofinansowania na dochody 9 909 901 (dokonywane w następnym roku budżetowym) 7 909 901 9 Przeniesienie dofinansowania na dochody 9 (dokonywane w bieżącym roku budżetowym) 224 901 7 224 901 10 Zwrot niewykorzystanego dofinansowania na rachunek Instytucji Zarządzającej 9 224 133 7 224 133/073 11 Przeksięgowanie roczne zrealizowanych dochodów 9 901 961 7 901 961 Ewidencja pozabilansowa 1 Planowane dochody projektu 991 2 Planowane wydatki projektu 992 *) z rozwinięciem analitycznym jak w planie kont 6
III. ZASADY KONTROLI I OBIEGU DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH ORGAN FINANSOWY GMINY SKARSZEWY Podstawowe wymogi dotyczące dowodów księgowych projektu Dowody księgowe powinny być rzetelne, zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji, którą dokumentują, powinny być kompletne i bez błędów rachunkowych. Oprócz ogólnych cech charakteryzujących dowód księgowy na podstawie ustawy o rachunkowości, dowód księgowy dotyczący realizacji projektu Rewitalizacja parku przy zbiegu ulic Młyńskiej i Dworcowej w Skarszewach, powinien zawierać nazwę zadania, w ramach którego dokonywana jest operacja. Opis dokumentu powinien zawierać potwierdzenie poszczególnych etapów kontroli (merytorycznej, formalno-rachunkowej). Dowody powinny być zatwierdzone poprzez podpisanie, ponumerowane, powinny zawierać dekretację adnotację o sposobie ujęcia w księgach rachunkowych, wskazanie miesiąca księgowania, wskazanie kont księgowych, na których dokonano zapisu oraz nadanie numeru ewidencji księgowej a także podpis osoby dokonującej wpisu do ewidencji. Wykaz podstawowych dowodów księgowych i ich obieg a) Polecenie przelewu - Stosuje się w celu przekazania środków na realizację projektu na rachunek bankowy Urzędu Miejskiego w Skarszewach (zasilenie) oraz w celu dokonania zwrotu niewykorzystanego dofinansowania. - Polecenie przelewu wystawia Katarzyna Pielecka - Podinspektor w Wydziale Finansowym Urzędu Miejskiego w Skarszewach, (w zastępstwie: Marlena Muchowska Podinspektor w Wydziale Finansowym Urzędu Miejskiego w Skarszewach) na podstawie dokumentu uzasadniającego przygotowanie polecenia przelewu zatwierdzonego przez Sabinę Spierewka - Skarbnika Gminy (w zastępstwie: Mirosławę Drzymalską Naczelnika Wydziału Finansowego Urzędu Miejskiego). - Polecenie przelewu zatwierdzają do realizacji dwie osoby w składzie określonym w Bankowej karcie wzorów podpisów osób upoważnionych do składania dyspozycji finansowych. Osobami upoważnionymi do podpisywania przelewów są: Jacek Pauli Burmistrz Skarszew, Marcin Byczkowski - Zastępca Burmistrza, Andrzej Janikowski Sekretarz Gminy, Sabina Spierewka Skarbnik Gminy, ( w zastępstwie: Mirosława Drzymalska Naczelnik Wydziału Finansowego Urzędu Miejskiego w Skarszewach. - Obsługa bankowego systemu elektronicznego osobami upoważnionymi do akceptowania, zatwierdzania, złożenia indywidualnego podpisu elektronicznego i przetransportowania drogą elektroniczną przelewów są pracownicy wskazani zgodnie z bankową kartą wzorów podpisów obowiązującą w Gminie Skarszewy. 7
b) Wyciąg bankowy - Wyciąg bankowy odzwierciedlający przepływy pieniężne na rachunku bankowym Organu Finansowego Gminy Skarszewy oraz na rachunku wyodrębnionym do przyjęcia dofinansowania Termodernizacja budynków użyteczności publicznych na terenie Gminy Skarszewy sprawdza pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym Katarzyna Pielecka Podinspektor w Wydziale Finansowym. Osobą odpowiedzialną za zakwalifikowanie dowodów do ujęcia w księgach rachunkowych jest Katarzyna Pielecka Podinspektor w Wydziale Finansowym. Postępowanie z wyciągiem bankowym w zastępstwie przypisuje się Marlenie Muchowskiej Podinspektorowi w Wydziale Finansowym. c) Sprawozdanie Rb 28 o wydatkach projektu - Sprawozdanie RB 28 o wydatkach poniesionych w ramach projektu przez Urząd Miejski w Skarszewach jako jednostkę budżetową wstępnie sprawdza Sabina Spierewka Skarbnik Gminy. - Kserokopia sprawozdania, o którym wyżej mowa, jest podstawą wystawienia przez Katarzynę Pielecką Podinspektora w Wydziale Finansowym, polecenia księgowania w sprawie częściowego lub końcowego rozliczenia środków na realizację projektu przekazanych w formie zasilenia na rachunek bankowy Urzędu Miejskiego w Skarszewach w Skarszewach. d) Polecenie księgowania - Polecenie księgowania wystawia się w celu przeniesienia otrzymanej pomocy na dochody gminy w ciągu roku, ujęcia należnej pomocy w ewidencji międzyokresowej z tytułu dochodów przyszłych okresów (pod datą 31 grudnia) oraz w celu rocznego przeksięgowania zrealizowanych dochodów i wydatków projektu a także w celu ujęcia w ewidencji Organu Finansowego Gminy Skarszewy planu dochodów i planu wydatków związanych z realizacją projektu. Pracownikiem upoważnionym do wystawienia PK Polecenia księgowania jest Katarzyna Pielecka Podinspektor w Wydziale Finansowym (w zastępstwie: Marlena Muchowska Podinspektor w Wydziale Finansowym. - Polecenia księgowania zatwierdza Burmistrz Skarszew i Skarbnik Gminy (w zastępstwie: Zastępca Burmistrza i Naczelnik Wydziału Finansowego Urzędu Miejskiego) e) Dowody kasowe. - W realizacji projektu nie mają zastosowania operacje i dowody kasowe. Nadzór finansowo księgowy w zakresie ewidencji operacji dotyczących projektu w księgach Organu Finansowego Gminy sprawuje Sabina Spierewka Skarbnik Gminy. 8
PRZECHOWYWANIE I ARCHIWIZOWANIE DOKUMENTÓW Siedziba Gminy Skarszewy - Dokumenty związane z ewidencją projektu w księgach Organu Finansowego Gminy Skarszewy, takie jak: polecenia przelewu, wyciągi bankowe, sprawozdania RB 28 o wydatkach, polecenia księgowania, księgi rachunkowe wraz z zestawieniem obrotów i sald, wydruki oraz pozostała dokumentacja, która powstała w siedzibie Gminy Skarszewy w związku z realizacją przez Urząd Miejski w Skarszewach projektu Termodernizacja budynków użyteczności publicznych na terenie Gminy Skarszewy są przechowywane w siedzibie Urzędu Miejskiego w Skarszewach, Plac Gen. J. Hallera 18. - Oryginały dowodów księgowych dotyczących projektu przechowywane są w Wydziale Finansowym w czasie realizacji projektu oraz dwa lata po zakończeniu i rozliczeniu projektu. - Wszystkie dokumenty finansowe dotyczące projektu przechowywane są w odrębnym segregatorze (segregatorach). - Po upływie okresu, o którym mowa powyżej, całość oryginalnej dokumentacji przekazuje się do Archiwum Urzędu Miejskiego w Skarszewach, Plac Gen. J. Hallera 18, które zobowiązane jest do wyznaczenia jednego miejsca w składnicy, w którym przechowuje się dokumentację projektu. Dokumentację archiwizuje się zgodnie z instrukcją kancelaryjną obowiązującą w Urzędzie Miejskim w Skarszewach. - Dokumentację związaną z projektem opisaną na teczkach, oznaczoną numerem projektu oraz informacją o wymaganym okresie przechowywania, przekazuje się za potwierdzeniem pracownikowi Urzędu Miejskiego w Skarszewach prowadzącemu składnicę archiwum. - Całość dokumentacji związanej z przyznaną pomocą przechowuje się do dnia 31 grudnia 2028 roku. - Za przekazanie dokumentacji projektu do archiwum zakładowego odpowiedzialna jest Katarzyna Pielecka Podinspektor w Wydziale Finansowym, natomiast za przyjęcie dokumentacji do archiwum odpowiedzialna jest Maryla Zbroch - Inspektor d/s obsługi burmistrza i rady miejskiej. IV. PROCEDURA KONTROLI ZARZĄDCZEJ PROJEKTU Dla zapewnienia prawidłowego ujęcia w ewidencji Organu Finansowego Gminy Skarszewy projektu Termodernizacja budynków użyteczności publicznych na terenie Gminy Skarszewy konieczne jest wykonanie czynności kontrolnych przez niżej wymienionych pracowników Urzędu Miejskiego w Skarszewach: 1. Katarzyna Pielecka Podinspektor w Wydziale Finansowym, w zastępstwie Marlena Muchowska Podinspektor w Wydziale Finansowym 9
a) Kontrola merytoryczna, formalna i rachunkowa wyciągów bankowych, b) Kontrola dokumentów zakwalifikowanych do ujęcia w księgach rachunkowych, c) Kontrola operacji bankowych wykonanych drogą elektroniczną. d) Kontrola stanu rozliczenia środków finansowych przeznaczonych na realizację projektu na podstawie sprawozdania RB 28 o wydatkach, e) Kontrola stanu dokumentów przekazywanych do archiwum Urzędu Miejskiego w Skarszewach. 2. Sabina Spierewka Skarbnik Gminy, w zastępstwie Mirosława Drzymalska Naczelnik Wydziału Finansowego a) Kontrola dokumentów stanowiących podstawę wystawienia polecenia przelewu, b) Kontrola pod względem formalnym sprawozdań RB 28 o wydatkach na realizację projektu złożonych przez Urząd Miejski w Skarszewach, c) Kontrola przygotowanych poleceń księgowania dotyczących dochodów i wydatków projektu, d) Kontrola kompletności dokumentu przed zatwierdzeniem do przelania zapłaty. e) Kontrola wykonywana w ramach ogólnego nadzoru finansowo księgowego w zakresie ewidencji operacji dotyczących projektu w księgach Organu Finansowego. 3. Kontrola następna sprawowana przez Inspektora d/s kontroli finansowej upoważnionego przez Burmistrza Skarszew. 10
Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 184./WF/2016 Burmistrza Skarszew z dnia 5 sierpnia 2016r. ZASADY OBIEGU I KONTROLI DOKUMENTÓW ORAZ ZAKŁADOWY PLAN KONT W URZĘDZIE MIEJSKIM W SKARSZEWACH Realizację projektu prowadzi się na podstawie i zgodnie z: - umową o dofinansowanie Projektu Nr RPPM.10.02.01-22-0018/16-00 z dnia 28 czerwca 2016r. - zaleceniami Instytucji Zarządzającej, zwłaszcza w zakresie zamówień publicznych, kwalifikalności wydatków, oznaczania projektu, opisu faktur i innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej, zasad finansowania, sprawozdawczości, - obowiązującymi Gminę i Urząd przepisami prawnymi, - wewnętrznymi uregulowaniami. Powołuje się zespół zarządzający projektem oraz zakres odpowiedzialności zespołu, w skład którego wchodzą: 1. Pani Ewa Myśkow Naczelnik Wydziału Funduszy Europejskich - odpowiedzialność w zakresie: - nadzorowania poprawności realizacji projektu w zakresie określonym umową o przyznaniu pomocy, - składania wniosków o płatność oraz wymaganych sprawozdań z realizacji projektu i innych wymaganych dokumentów, - prowadzenie działań informacyjnych i promocyjnych w ramach realizacji projektu, - kontakt z Samorządem Województwa Pomorskiego oraz innymi instytucjami nadzorującymi poprawność realizacji projektu, - dotrzymania terminów i rozliczeń 2. Pan Andrzej Janikowski Sekretarz Gminy odpowiedzialność w zakresie: - nadzoru nad wyborem wykonawców zgodnie z Ustawą z dnia 29 stycznia 2009r. Prawo Zamówień Publicznych, - poprawności zawieranych umów z wykonawcami, 4. Pani Joanna Rzepka Naczelnik Wydziału Inwestycyjnego odpowiedzialność w zakresie: - nadzorowanie poprawności przebiegu realizacji robót budowlanych, zgodnie z zawartą umową na realizację, - nadzorowania odbioru końcowego robót, - nadzorowania prawidłowego przygotowania protokołów OT 5. Pani Mirosława Drzymalska Naczelnik Wydziału Finansowego odpowiedzialność w zakresie: 11
- nadzoru finansowo księgowego nad ewidencją księgową operacji gospodarczych związanych z realizacją projektu 6. Pani Maryla Zbroch stanowisko ds. obsługi burmistrza i rady miejskiej - odpowiedzialność w zakresie archiwizowania i przechowywania dokumentów Burmistrz Skarszew ( w zastępstwie Zastępca Burmistrza Skarszew lub Sekretarz Gminy): - podpisuje umowy o dofinansowaniu projektu, - podpisuje umowy w ramach realizacji projektów, - zatwierdza i podpisuje wnioski o płatność, - zatwierdza i podpisuje sprawozdania z realizacji projektów, - potwierdza dokumenty za zgodność z oryginałem, - wydaje odpowiednie, niezbędne upoważnienia. Skarbnik Gminy (w zastępstwie Naczelnik Wydziału Finansowego Urzędu Miejskiego): - kontrasygnuje umowę o dofinansowaniu projektu, - kontrasygnuje wnioski benificjenta o płatność, - kontrasygnuje sprawozdanie z realizacji projektu. Uszczegóławia się zapisy Instrukcji dotyczącej sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów księgowych w Urzędzie Miejskim w Skarszewach w części Obieg i kontrola dowodów zewnętrznych zakupu towarów i usług Rodzaje dowodów księgowych 1. Faktura VAT 2. Faktura korygująca 3. Nota korygująca 4. No księgowa 5. Rachunek za wykonanie umowy zlecenie lub umowy o dzieło Ogniwo początkowe w obiegu dokumentów zakupu Ogniwo drugie - Sekretariat Urzędu Miejskiego Pani Małgorzata Hering Stawia na dowodzie zakupu pieczątkę wpływu dokumentu. Termin przekazania - następnego dnia po otrzymaniu dowodów i wpisaniu do rejestru korespondencji przekazuje do Wydziału Finansowego, gdzie dowody zostają ponownie rejestrowane i przekazane na stanowisko ds. inwestycji Kontrola merytoryczna Upoważniony pracownik, stanowisko ds. inwestycji lub w zastępstwie Naczelnik Wydziału Inwestycyjnego sprawdza pod względem merytorycznym informacje zawarte w dowodzie. Opisuje dowód. * zgodnie z treścią proponowaną na fakturze lub jako załącznik trwale związany z fakturą ( rachunkiem) jeżeli faktura nie zawiera wystarczająco miejsca na kompletny opis. Stwierdza, że operacja została ujęta wcześniej w zaangażowaniu wydatków budżetowych. Przyporządkowuje wydatek do wydatków strukturalnych poprzez wpisanie na pieczątce odpowiedniego nr kodu, bądź poprzez skreślenie słowa zakwalifikowano stwierdza, ze wydatek nie jest wydatkiem 12
strukturalnym. Składa podpis. Załącza pozostałe dokumenty związane z fakturą lub rachunkiem, jak: dokumentację podstawowych czynności postępowania o zamówienie publiczne(wynik postępowania), zlecenie bądź umowę, protokół odbioru. Na dowód sprawdzenia pod względem merytorycznym wpisuje datę i składa pieczątkę imienną i podpis. Naczelnik Wydziału Inwestycyjnego lub w zastępstwie Burmistrz Skarszew, jego Zastępca lub Sekretarz Gminy podpisując dowód potwierdza wykonanie kontroli legalności, celowości i gospodarności w związku z ponoszonym wydatkiem. W przypadku zakupu pozostałych środków trwałych pracownik ds. organizacyjnych Pani Małgorzata Hering wpisuje zakup do księgi inwentarzowej, ze wskazaniem miejsca użytkowania i osoby użytkownika. Opisuje dowód. Pracownik, któremu powierzono nabyty przedmiot podpisuje jego odbiór. Termin przekazania następnego dnia po otrzymaniu przekazuje do Wydziału Finansowego, stanowisko ds. księgowości budżetowej Pani Marlena Muchowska komórki księgowości budżetowej (po uprzednim sprawdzeniu dokumentu przez Sekretarza Gminy w zakresie stosowania przepisów o zamówieniach publicznych) Ogniwo trzecie Sekretarz Gminy sprawdza, czy operacja jest zgodna z ustawą o zamówieniach publicznych, lub podaje podstawę prawną nie stosowania przepisów tej ustawy. Składa podpis i pieczątkę. Ogniwo czwarte Kontrola formalno rachunkowa Pracownicy komórki księgowości budżetowej Pani Katarzyna Pielecka lub w zastępstwie Pani Marlena Muchowska stempluje dowody na dowód przeprowadzenia kontroli pod względem formalnym i rachunkowym wpisuje datę i stawia podpis. Termin przekazania następnego dnia po otrzymaniu, przekazuje do zatwierdzenia. Ogniwo piąte Zatwierdzenie dokumentu (akceptacja) Burmistrz Skarszew, Zastępca Burmistrza lub Sekretarz Gminy na dowód zatwierdzenia do zapłaty składają podpisy Ogniwo szóste Dowód księgowy wymaga sprawdzenia przez Głównego Księgowego. Główny Księgowy Urzędu Miejskiego lub w zastępstwie Skarbnik Gminy sprawdza czy właściwe osoby opisały i podpisały dowód księgowy. Fakt sprawdzenia dokumentu potwierdza podpisem. Podpis Głównego Księgowego oznacza, że sprawdził, czy operacja została uznana przez właściwych rzeczowo pracowników - za prawidłową pod względem merytorycznym, legalności, celowości i gospodarności, - za zgodną z ustawą o zamówieniach publicznych, w przypadku gdy dana operacja gospodarcza podlega przepisom tej ustawy, - za nie podlegającą przepisom ustawy o zamówieniach publicznych, gdy operacja nie wymaga stosowania przepisów tej ustawy, - zakwalifikowana do odpowiednich kodów wydatków strukturalnych, - nie zakwalifikowana jako wydatek strukturalny, - nie zgłasza zastrzeżeń, co do rzetelności i kompletności dowodu księgowego, - stwierdza, że w planie finansowym przewidziano środki finansowe na ponoszony wydatek, - stwierdza, że dowód stanowiący podstawę wypłaty ze środków publicznych został zatwierdzony przez Burmistrza Skarszew, Zastępcę 13
Ogniwo końcowe Burmistrza lub Sekretarza do wypłaty. Komórka księgowości- stanowisko ds. księgowości budżetowej Pani Katarzyna Pielecka lub w zastępstwie Pani Marlena Muchowaka - dokonuje zapłaty z wydzielonego do realizacji zadania konta bankowego na wskazane w dowodzie konto bankowe kontrahenta nie później niż w terminie przewidzianej w umowie lub fakturze. Realizacja działania nie przewiduje operacji gotówkowych - przeprowadza pełną kontrole wtórną dowodu, - dekretacja dowodu wskazująca sposób rejestracji dowodu w urządzeniach syntetycznych i na kontach pomocniczych, - księguje dowód w programie komputerowym na wydzielonych w tym celu kontach. Czas przechowywania do dnia 31 grudnia 2028 roku. (dotyczy całości dokumentacji) w archiwum zakładowym. Osobą odpowiedzialną za przechowywanie dokumentów jest Pani Maryla Zbroch stanowisko ds. obsługi burmistrza i rady miejskiej. Protokół przyjęcia środka trwałego (OT) Po zrealizowaniu całego projektu jeżeli realizacja dotyczy inwestycji w Wydziale Inwestycyjnym wystawia się w dwóch egzemplarzach dowód OT z przeznaczeniem: Oryginał podpięty do ostatniej faktury dokumentującej zakupy w ramach projektu przekazywany do komórki księgowości budżetowej Pani Ewa Stolz ujmuje środek trwały w księgach inwentarzowych zgodnie z Klasyfikacją Środków Trwałych. Pierwsza kopia pozostaje w komórce merytorycznej jednostki. Dowód OT wypełnia się według wskazań na druku z podpisem osoby sprawującej pieczę nad przyjętym środkiem trwałym. Zakładowy Plan Kont Dla celów realizacji Projektu Termodernizacja budynków użyteczności publicznych na terenie Gminy Skarszewy obowiązują ogólne zasady zarządzenia Nr 125/WF/2016 Burmistrza Skarszew z dnia 23 maja 2016r. w sprawie wprowadzania Zasad Rachunkowości i Zakładowego Planu Kont w Gminie Skarszewy Dla spełnienia warunku odrębnej ewidencji zdarzeń dla realizowanego projektu w Urzędzie Miejskim w Skarszewach w ramach ksiąg analitycznych wyodrębniono subkonta do kont: 011/020 środek trwały ( część) z projektu w części dotyczącej udziału środków pomocowych 130/020 rachunek bieżący dla projektu 223/001 rozliczenie wydatków budżetowych w części dotyczącej udziału środków własnych dla projektu 223/020 - rozliczenie wydatków budżetowych w części dotyczącej środków pomocowych dla projektu 800/120 fundusz środków trwałych dla projektu 800/320 fundusz inwestycyjny projektu 14
800/420 fundusz obrotowy projektu Dla kont księgowych bilansowych oraz pozabilansowych ( plany finansowe, zaangażowanie wydatków) ewidencjonowanych w pełnej szczegółowości klasyfikacji budżetowej zastosowano poniższą strukturę: AAA BBB CCCCC DDDD EF gdzie: AAA numer konta księgowego BBB - dział klasyfikacji budżetowej CCCCC- rozdział klasyfikacji budżetowej DDDD- paragraf klasyfikacji budżetowej E podział wydatku na kwalifikowane i niekwalifikowane, gdzie 1 wydatki kwalifikowane pomoc finansowa z budżetu środków europejskich 2- wydatki kwalifikowane udział własny 3 -wydatki niekwalifikowane 4- wydatki niekwalifikowane towarzyszące projektowi F- uszczegółowienie wydatków wg harmonogramu rzeczowo-finansowego gdzie: 1- Urząd Miejski 2- Gminny Ośrodek Sportu i Rekreacji 3- Zespół Szkół Publicznych w Godziszewie filia Demlin 4- Zespół Szkół Publicznych w Godziszewie 5- Zespół Szkół Publicznych w Pogódkach 6- Zespół Szkół Publicznych w Pogódkach mały budynek 7- Publiczna Szkoła Podstawowa w Szczodrowie 15
* Opis do faktury VAT Nr... z dnia... powinien zawierać co najmniej informacje: 1. Numer umowy o dofinansowanie: RPPM.10.02.01-22-0018/16-00 z dnia 28 czerwca 2016r.. 2. Tytuł projektu: Termodernizacja budynków użyteczności publicznych na terenie Gminy Skarszewy 3. Kategoria wydatku wg Umowy o dofinansowanie:... Wydatek inwestycyjny / bieżący: Kwota wydatku brutto: W tym VAT: Koszty kwalifikowane: W tym VAT: Środki z EFRR (...% kosztów kwalifikowanych): Wkład własny (...% kosztów kwalifikowanych) Koszty niekwalifikowane: W tym VAT: 4. Wydatek realizowany w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Pomorskiego na lata 2014-2020, os priorytetowa 10. Energia, działanie 10.2. Efektywność energetyczna, poddziałanie 10.2.1. Efektywność energetyczna Współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego 5. Numer i data umowy lub zlecenia z wykonawcą... 6. Wydatku dokonano zgodnie z zapisami ustawy Prawo Zamówień Publicznych ( tj. Dz.U z 2015 poz. 2164 z późn.zm.) w trybie... na mocy art..... 7. Sprawdzono pod względem legalności, celowości i gospodarności wydatku 8. Opis merytoryczny wydatku kwota na fakturze dotyczy:...... 9. Sprawdzono pod względem merytorycznymi formalno rachunkowym. Dodatkowo na pierwszej stronie faktury należy umieścić zapis: Projekt jest współfinansowny ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach RPO WP na lata 2014-2020. Ujęto we wniosku o płatność za okres od. do.. 16