Elektroniczny wniosek o urlop wypoczynkowy krok po kroku Wprowadzenie: Niniejsza instrukcja opisuje proces wnioskowania o nieobecność z wykorzystaniem PI portalu informacyjnego pracowników UJ. Istotne założenia: Wnioski elektroniczne odnoszą się jedynie do urlopu wypoczynkowego. Wnioskowanie o inny rodzaj nieobecności odbywa się w tradycyjny sposób (w oparciu o wnioski papierowe). Zaleca się wykorzystywanie przeglądarki Internet Explorer w wersji 7.0, 8.0, 9.0 (dla wersji 8 i 9 należy włączyć tryb zgodności instrukcja: http://www.sapiens.uj.edu.pl/instrukcje_video.php?id=32 ) albo Mozilla FireFox 3.6 Ze względu na wpływ nieobecności na naliczenia wynagrodzenia, modyfikacja lub usunięcie zaakceptowanej już nieobecności możliwa jest jedynie poprzez Dział Spraw Osobowych. System nie zezwala na takie operacje. Przebieg procesu: Na ogólny przebieg procesu składają się następujące etapy: A. Wskazanie zastępującego. Wnioskujący może wskazać osobę, która będzie go zastępować w czasie jego nieobecności. Wskazanie takiej osoby skutkuje tym, że jako pierwsza będzie ona musiała zaakceptować wniosek i tym samym zgodzić się na przyjęcie zastępstwa. B. Wypełnienie i wysłanie wniosku. Wnioskujący podaje daty krańcowe nieobecności i przesyła do akceptacji zastępującego (jeśli był podany) / przełożonego. C. Akceptacja zastępującego (jeśli wskazano go we wcześniejszym etapie). Osoba zastępująca może odrzucić wniosek, który już dalej nie będzie przetwarzany. D. Akceptacja bezpośredniego przełożonego. Bezpośredni przełożony może zaakceptować lub odrzucić wniosek. W przypadku odrzucenia wniosek nie jest dalej przetwarzany. E. (opcjonalnie) Akceptacja przełożonego wyższego poziomu (np. dziekana). W niektórych jednostkach może występować jeszcze druga akceptacja przełożonego wyższego poziomu. Brak akceptacji wniosku na tym poziomie powoduje, iż nie jest on dalej przetwarzany. Niniejsza instrukcja omawia etap A oraz B. Strona 1
A. Wskazanie zastępującego Opis kroku: W tym kroku opisano sposób wywołania funkcjonalności wnioskowania o urlop wypoczynkowy na portalu (A.1) Opisano także sposób zdefiniowania osoby zastępującego, która ma przejąć obowiązki na czas nieobecności (A.2). Wskazanie takiej osoby skutkować będzie tym, że jako pierwsza będzie ona musiała elektronicznie zaakceptować wniosek zgadzając się tym samym na zastępstwo. Może ona oczywiście także odrzucić taki wniosek. A.1 Wywołanie funkcjonalności wnioskowania W menu należy wybrać System samoobsługi pracowniczej, zaś w podmenu - Przegląd. Następnie należy wybrać Wiosek o nieobecność. Wniosek można złożyć ze wskazaniem zastępującego lub bez takiego wskazania. System sugeruje jako zastępującego osobę wskazaną w poprzednio wypełnionym wniosku. Jeśli użytkownik chce zmienić / usunąć wskazanie osoby zastęującej powinien wcisnąć przycisk Zmień (A.2). Jeśli wnioskujący nie chce zmieniać wyboru osoby zastępującej, powinien przejść do etapu wypełniania wniosku wciskając przycisk Złóż wniosek (B.1). Strona 2
A.2 Wybór osoby zastępującej Wciśnięcie przycisku Zmień pozwala wybrać osobę zastępującą spośród pracowników Uczelni. Aby wyszukać pracownika należy wpisać jego nazwisko (lub część) w polu i wcisnąć przycisk Szukaj. Wyświetlona zostanie lista pracowników wraz z numerami osobowymi oraz przynależnością do jednostki. Należy wskazać na liście właściwą osobę i wcisnąć przycisk Wybierz. Wybranie osoby uwidocznione zostanie na ekranie. W celu przejścia do etapu wypełniania wniosku należy wcisnąć Złóż wniosek. A.2.1 Usuwanie wyboru osoby zastępującej Jeśli wnioskujący chce złożyć wniosek bez wskazywania osoby zastępującej, wówczas powinien usunąć wskazanie osoby poprzez: 1. Wciśnięcie przycisku Zmień 2. Wciśnięcie przycisku Szukaj przy pustym polu wyszukiwania 3. Wciśnięcie przycisku Wybierz Wybór zostanie odzwierciedlony na ekranie - przy przycisku Zmień nie wyświetlają się dane osoby zastępującej. Strona 3
B. Wypełnienie i wysłanie wniosku B.1 Określenie dat Po wciśnięciu przycisku Złóż wniosek wyświetlony zostanie ekran pozwalający zdefiniować okres urlopu. Wyświetlany jest kalendarz obejmujący miesiąc bieżący i dwa następne z zaznaczonymi nieobecnościami lub złożonymi już wnioskami. Wnioskujący powinien wypełnić datę początkową urlopu. Jeśli urlop jest dłuższy niż 1 dzień, należy także wskazać datę końcową. Aby wprowadzić datę należy kliknąć na ikonie kalendarza z prawej strony pola. Na wyświetlonym kalendarzu należy wybrać stosowny miesiąc i wskazać odpowiedni dzień. Nie ma potrzeby wypełniania innych pól. Na tym etapie użytkownik może także uzyskać dodatkowe informacje dotyczące swoich urlopów. Klikając na Wyświetlanie Konta czasowe może odczytać, ile urlopu pozostało mu do wykorzystania. Klikając zaś na Wyświetlanie Przegląd urlopów może uzyskać informację o złożonych już wnioskach urlopowych. Proszę upewnić się, że w polu Przetwarzający wyświetlane jest nazwisko albo osoby zastępującej (jeśli taka była wskazana) albo przełożonego właściwego do akceptacji wniosku urlopowego. Strona 4
Po zakończeniu wprowadzania dat należy wcisnąć przycisk Następny krok. B.2 Weryfikacja danych wniosku i wysłanie W tym kroku wyświetlone zostaną do weryfikacji dane wprowadzone w poprzednim kroku. Czas trwania urlopu zostanie automatycznie wyliczony przez system z uwzględnieniem dni wolnych i świąt. Podana jest także osoba, która otrzyma wniosek po jego wysłaniu. Jeżeli dane są poprawne należy wcisnąć przycisk Wysyłanie. Spowoduje to wysłanie wniosku do kolejnego przetwarzającego. Jeśli jest konieczne zmodyfikowanie danych należy wycofać się do poprzedniego kroku. B.2 Zakończenie Po wciśnięciu przycisku Wysyłanie wyświetlony zostanie ekran potwierdzający. Kończy to proces wnioskowania o urlop. Strona 5
Co jeszcze warto wiedzieć. Akceptacji lub odrzuceniu wniosku przez przełożonego towarzyszy powiadomienie przesyłane przez system do wnioskującego, na konto pocztowe w domenie uj.edu.pl. Jest to najprostszy sposób zorientowania się, czy wniosek został zaakceptowany, odrzucony czy też nic się z nim nie dzieje. Złożony wniosek podlega akceptacji zastępującego (jeśli był podany), przełożonego oraz (opcjonalnie) wyższego przełożonego. Jeśli na którymkolwiek etapie akceptacji wniosek zostanie odrzucony, wnioskujący otrzyma powiadomienie o odrzuceniu wniosku na adres skrzynki pocztowej w domenie uj.edu.pl. W przypadku wniosku ostatecznie zaakceptowanego jedyną możliwością jego skasowania jest kontakt z Działem Spraw Osobowych. W pewnych sytuacjach na ekranie może pojawić się komunikat o tym, że nieobecność zostanie rozliczona w kolejnym miesiącu. Dzieje się tak wówczas, gdy przeprowadzone zostało już naliczenie płac, na które nieobecność ma wpływ. Skutki finansowe nieobecności zostaną ujęte w następnym naliczeniu. Niezbędną umiejętnością każdego pracownika jest także akceptowanie wniosku urlopowego w sytuacji, gdy jest się wskazanym jako osoba zastępująca. Dlatego proszę zapoznać się z filmem instruktażowym Wniosek urlopowy - akceptacji/odrzucenia zastępstwa dostępnym pod adresem http://www.sapiens.uj.edu.pl/instrukcje_video.php?id=23. Wymagana jest autoryzacja login:sap hasło:iens Strona 6