Załącznik nr 3 SPECYFIKACJA ZAMÓWIENIA Dotyczy wyłonienia dostawcy usługi doradczej w ramach projektu Wdrożenie innowacyjnego systemu klasy B2B dla integracji i automatyzacji procesów biznesowych 1.1 ZAMAWIAJĄCY: Constans Grupa Sp. z o.o. ul. Polska 13, 60-595 Poznań NIP 778-00-00-998 1.2 PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA: Zakup analizy przedwdrożeniowej dla zdefiniowania zakresu szczegółowego realizacji, zebrania informacji nt. stanu sieci, opisanie procesów zw. zarządzaniem w firmie, strukturą pracy, podziałem zadań i uprawnień, określenie ról, standaryzacji i obiegu informacji, zakresu prac programistycznych 1 szt. 1.3 ZAŁOŻENIA DO PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA (OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA): 1 Analiza przedwdrożeniowa stanowiąca usługę doradczą w ramach niniejszego zapytania ofertowego służyć ma określeniu szczegółowych wytycznych dla wdrożenia systemu, określenia szczegółowych funkcjonalności i powiązań w systemie, zdefiniowania ról osób i działów w systemie i zaplanowanie wdrożenia systemu. 2 Realizacja analizy przedwdrożeniowej pozwoli na stworzenie dokumentu, który będzie podstawą do przeprowadzenia procedury wyboru wykonawcy i określenia wymagań szczegółowych systemu B2B, czego efektem będzie wybór najkorzystniejszej oferty i wdrożenie sprawnie funkcjonującego systemu opartego na realnych założeniach. pełna analiza przedwdrożeniowa musi pozwolić na zdefiniowanie zakresu szczegółowego realizacji projektu, zebranie informacji nt. stanu sieci teleinformatycznej, opisanie procesów związanych z zarządzaniem w firmie, strukturą pracy, podziałem zadań i uprawnień, określeniu ról uczestników systemu, określeniu parametrów szablonów projektów, określeniu standaryzacji obiegu informacji i dokumentacji, zdefiniowaniu algorytmów rozliczeniowych kosztów i sprzedaży do prowadzenia rozliczeń i analiz wielowymiarowych, opisu zmian programistycznych niezbędnych dla wdrożenia systemu. Analiza musi definiować wszelkie niezbędne dane i wytyczne dla realizacji zakresu projektu wskazanego w dokumencie Szczegółowy opis projektu Dokumentem potwierdzającym wykonanie analizy 1
przedwdrożeniowej będzie Raport wymagań administratora. Raport będzie podstawą do przeprowadzenia postępowania o wybór wykonawców w zakresie dostawy poszczególnych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, a także usług szkoleniowych. 3 Wykonawca usługi doradczej zobowiązany jest przygotowania specyfikacji realizacji usługi doradczej wraz z uzasadnieniem dla zgodności zakresu usługi doradczej z przedmiotem zamówienia. 4 Szczegółowe założenia do przedmiotu zamówienia stanowi dokument poufny pt. SZCZEGÓŁOWY OPIS PROJEKTU Wdrożenie innowacyjnego systemu klasy B2B dla integracji i automatyzacji procesów biznesowych. Zamawiający udostępni dokument do wglądu w siedzibie Zamawiającego bez prawa do jego kopiowania na potrzeby przygotowania oferty w ramach niniejszego postępowania. Wykonawca może otrzymać dokument do wglądu po uprzednim uzgodnieniu terminu z przedstawicielem Zamawiającego, czego potwierdzeniem będzie mailowe potwierdzenie terminu udostępnienia do wglądu wysłane przez Martę Cichą za pośrednictwem następującego adresu mailowego: m.cicha@constansgrupa.pl. 5 Podstawowy opis projektu: 5.1 Przedmiotem projektu jest wdrożenie innowacyjnego systemu klasy B2B, umożliwiającego zautomatyzowanie i poprawę świadczenia procesów biznesowych pomiędzy Wnioskodawcą z jego partnerami handlowymi. 5.2 Projekt zakłada wdrożenie systemu Wirtualnego administratora, za pomocą którego partnerzy handlowi będą dokonywać wymiany informacji, danych, dokumentów rozliczeniowych i umownych, a także będą mogli skorzystać z usługi zautomatyzowanej administracji w budynku. 5.3 Projekt zakłada również wdrożenie systemu elektronicznego rozliczania kosztów budynku z partnerami handlowymi. Wdrożenie zintegrowanego systemu na wielu poziomach i przy udziale wielu partnerów handlowych będzie oznaczało zasadniczą zmianę organizacyjną w firmie Constans Grupa Sp. z o.o. 5.4 Wdrożony system pozwoli na pełną automatyzację w wymianie informacji i składaniu i przyjmowaniu zleceń, zgłoszeń, problemów, weryfikowaniu ich na każdym etapie a także pozwoli na zarządzanie sprawami administracji nieruchomości i spraw klientów firmy. 5.5 System wprowadzi przejrzystość spraw nieruchomości i rozliczeń finansowych budynku przy wykorzystaniu zaawansowanych rozwiązań informatycznych. Wdrożenie systemu pozwoli na udostępnienie infrastruktury dla wirtualnego prowadzenia działalności gospodarczej przez Wnioskodawcę i partnerów handlowych. 5.6 Poprzez wdrożony system nowoczesnego systemu B2B w firmie Constans Grupa Sp. z o.o. możliwe będą następujące procesy w formie elektronicznej: 2
a. Wymiana elektronicznych informacji biznesowych i promowanie nowych usług firmy, w tym Wirtualne prowadzenie negocjacji oraz ustalanie warunków współpracy (potwierdzane elektronicznym podpisem), prowadzenie wirtualnych kart klienta współtworzonych przez Wnioskodawcę i jego partnerów handlowych dla pełnej ewidencji współpracy z partnerem. b. Zautomatyzowane procesy zamówień oraz fakturowanie usług z wykorzystaniem modułu e- faktura i e-podpis c. Rozliczanie sprzedaży, kosztów nieruchomości i zleceń partnerów poprzez wdrożenie programu rozliczeń kosztów eksploatacyjnych według definiowanych algorytmów eliminującego pracę ręczną administracji i wprowadzającego automatyczną wymianę informacji i danych i pozwalającego na bieżącą kontrolę wydatków współfinansowanych przez partnerów handlowych, elektroniczna kontrola płatności i rozliczeń d. Wirtualne zarządzanie harmonogramem funkcjonowania budynku i pracy administracji budynku (udostępnianym partnerom handlowym dla kontroli stanu realizacji spraw, organizacji pracy własnej) e. Wirtualne zarządzanie awariami, zgłoszeniami napraw, reklamacjami, przeglądami (od wirtualnego zgłoszenia, poprzez możliwość analizy etapu realizacji, zatwierdzania wykonania sprawy, fakturowanie) f. Elektroniczne administrowanie przez Wnioskodawcę instalacji klimatyzacji VRV na nieruchomości (wyeliminowanie fizycznej obsługi w miejscu instalacji i wsparcia konserwatora nieruchomości) 5.7 W ramach projektu zakłada się wdrożenie następujących elementów systemu: a. Platforma internetowa do wirtualnej wymiany informacji i danych, zarządzania zadaniami, prowadzenia rozliczeń finansowych z partnerami handlowymi b. System typu e-handel do wirtualnego tworzenia kart partnerów handlowych pozwalających na prognozowanie, planowanie, realizację umów, sprzedaż, serwis c. System typu księgi handlowe do prowadzenia ewidencji kosztów, rozliczania budżetów z partnerami handlowymi, zarządzania należnościami i zobowiązaniami wraz z panelami menedżerskimi do analizy sytuacji finansowej przez Wnioskodawcę i partnerów pozwalające na podejmowanie decyzji nt. współpracy i zasad realizacji procesów biznesowych. System zawierać będzie bazę danych wykorzystywanych do działania platformy internetowej i systemu typu e-handel. 5.8 Zastosowanie systemu klasy B2B według powyżej podanej struktury pozwoli na wdrożenie wirtualnego administrowania nieruchomością oraz na rozszerzenie wachlarza usług świadczonych na rzecz partnerów tj. poprzez włączenie ich w wirtualne i zautomatyzowane zarządzanie budynkiem. Projekt zakłada wdrożenie e-podpisu, innowacyjnych rozwiązań technicznych, a także technologii optymalizacji efektywności ekologicznej oraz zaawansowanej usługi w formule SaaS 3
pozwalającej partnerowi handlowemu na samodzielne korzystanie z narzędzi zdalnego menadżera nieruchomości. 6 Zamawiający zastrzega następujące zasady płatności: 30 dni od daty podpisania ostatecznego protokołu odbioru przedmiotu zamówienia. 1.4 PODSTAWA REALIZACJI: Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. 1.5 WARUNKI WSPÓŁPRACY NA ETAPIE REALIZACJI ZAMÓWIENIA: 1. Do odbioru przedstawiane muszą być kompletne opracowania będące wynikiem dostawy usługi doradczej, zgodne ze złożonym zamówieniem i projektem. 2. Przed podpisaniem ostatecznego protokołu odbioru wykonawca zobowiązany będzie do prezentacji wyników usługi doradczej wyznaczonym osobom z ramienia Zamawiającego. Warunkiem podpisania protokołu odbioru jest podpisanie oświadczenia przez Zamawiającego o kompletności przedmiotu zamówienia. 3. Wszelkie prace w zakresie wykonania usługi doradczej obciążają Wykonawcę. 4. Wszelkie spotkania niezbędne do przygotowania analizy przedwdrożeniowej z przedstawicielami Zamawiającego muszą odbywać się w siedzibie Zamawiającego w dni robocze w godzinach od 8.00-16.00. 5. Realizacja zamówienia musi zostać wykonana maksymalnie w ciągu 40 dni kalendarzowych (podczas których wykonawca musi wykonać usługę w ciągu max 200 godzin zegarowych) od daty podpisania umowy na realizację przedmiotu zamówienia. Za zakończenie realizacji zamówienia uznawana będzie data podpisania protokołu odbioru przedmiotu zamówienia. 1.6 MIEJSCE, TERMIN i SPOSÓB SKŁADANIA OFERT: 1. Miejsce składania ofert: Siedziba Constans Grupa, ul. Polska 13, 60-595 Poznań 2. Termin składania ofert: 31.07.2014r. godz. 14.00 3. Sposób składania ofert: a. Oferta powinna zostać dostarczona osobiście/pocztą/kurierem w wersji pisemnej do siedziby Biura Projektu tj. przy ul. Polskiej 13 w Poznaniu (60-595) z dopiskiem Oferta w ramach projektu pt. Wdrożenie innowacyjnego 4
systemu klasy B2B dla integracji i automatyzacji procesów biznesowych w terminie do 31.07.2014r. do godziny 14.00 (decyduje data wpływu do siedziby Zamawiającego). b. Oferta musi być sporządzona na piśmie trwałą techniką w języku polskim, pismem czytelnym oraz podpisana przez osobę(y) uprawnione do reprezentowania wykonawcy w obrocie gospodarczym, zgodnie z aktem rejestracyjnym i wymogami ustawowym. c. Każdy wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. d. Ofertę składa się w jednym egzemplarzu. e. Ewentualne poprawki winny być umieszczone czytelnie oraz opatrzone podpisem jednej z osób podpisujących ofertę. f. Dokumenty powinny być złożone w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę, za wyjątkiem pełnomocnictwa, które powinno być złożone w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem. g. Wszelkie koszty związane z przygotowaniem oferty ponosi składający ją Wykonawca bez prawa domagania się wynagrodzenia za jej sporządzenie. h. Wymagane dokumenty do złożenia oferty: i. Formularz ofertowy (zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1) ii. Oświadczenia Wykonawcy (zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 2) iii. Specyfikacja realizacji usługi doradczej zawierająca przynajmniej: 1. opis zakresu usługi doradczej 2. uzasadnienie dla zgodności zakresu usługi doradczej z przedmiotem zamówienia 3. Oświadczenie o kompletności oferty i zgodności z opisem przedmiotu zamówienia, w tym z dokumentem SZCZEGÓŁOWY OPIS PROJEKTU Wdrożenie innowacyjnego systemu klasy B2B dla integracji i automatyzacji procesów biznesowych 4. Proponowany harmonogram pracy (podział na etapy, terminy) 5. Proponowana metoda współpracy 5
iv. Aktualny (nie starszy niż 3 miesiące od daty złożenia oferty) KRS lub EDG 4. Każdy z Wykonawców ma obowiązek złożyć komplet dokumentów, o których mowa w pkt. 1.6 podpunkt 3c. Dokumenty powinny być podpisane przez osobę widniejącą w KRS lub EDG. W przypadku składania oferty wspólnej ww. dokument składa każdy z Wykonawców składających ofertę wspólną. 5. Jeżeli zasady reprezentacji nie wynikają jednoznacznie z KRS lub EDG, wymaga się złożenia dokumentu jednoznacznie wskazującego osobę uprawnioną do reprezentowania składającego ofertę (pełnomocnictwa). 1.7 PODSTAWA WYBORU OFERTY NAJKORZYSTNIEJSZEJ (KRYTERIA OCENY OFERT) 1. Najniższa cena oferty netto 95 punktów 2. Najkrótszy termin dostawy w dniach kalendarzowych 5 punktów Do oceny kierowane będą tylko oferty kompletne, złożone zgodnie z opisem podanym w pkt. 1.6 niniejszej specyfikacji zamówienia. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, który otrzyma największą liczbę punktów, przy spełnieniu warunków udziału w postępowaniu. Zamawiający zastrzega jednak, że Wykonawca wybrany zostanie spośród trzech porównywalnych ofert, które spłyną w ramach postępowania. 1.8 OKRES ZWIĄZANIA OFERTĄ 1. 45 dni 2. Wykonawca oświadcza, że składając ofertę zobowiązuje się jednocześnie do zachowania okresu związania ofertą przez minimum 45 dni. 1.9 PRAWA ZAMAWIAJĄCEGO: 1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany terminów przedstawionych w dokumencie. 2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wprowadzenia modyfikacji do Zapytania. O każdej zmianie będzie informował Wykonawcę. 3. Zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia oferty częściowej. 4. Zamawiający nie przewiduje rozliczeń w walutach obcych. 6
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia procedury wyboru Wykonawcy na każdym etapie bez podania przyczyny. 6. Zamawiający zastrzega, że udzieli zamówienia wykonawcy, który przedstawi najkorzystniejszą ofertę, spełniającą kryteria dostępu oraz mieszczącą się w budżecie projektu w zakresie wydatku na zakup usług doradczych. 7. Zamawiający umożliwia składanie ofert przez Konsorcjum. 8. Zamawiający zastrzega, że Wykonawca zostanie wyłoniony spośród trzech ofert, które wpłyną w ramach postępowania. Zamawiający informuje jednocześnie, że postępowanie będzie prowadzone do momentu otrzymania trzech porównywalnych ofert. 9. Zamawiający ma prawo do złożenia pytań uzupełniających do złożonych ofert po ich otwarciu. 1.10 WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU: O udzielenie Zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: 1. posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień 2. nie zalegają z opłacaniem podatków, opłat oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne, chyba, że uzyskali przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu. 3. posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, lub przedstawią pisemne zobowiązanie innych podmiotów do udostępnienia potencjału technicznego i osób zdolnych do wykonania zamówienia, którzy będą ich podwykonawcami za zgodą Zamawiającego 4. znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia 5. nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia. 6. złożą ofertę kompletną w zakresie spełnienia wymogów Projektu, w szczególności w odniesieniu do zapisów Specyfikacji zamówienia. 7. wyrażą zgodę na udostępnianie dokumentacji ofertowej Instytucji Zarządzającej, przed którą Zamawiający będzie się rozliczać oraz innym instytucjom publicznym prowadzącym kontrolę projektu. 8. nie są powiązani osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym, tj. nie następują wzajemne powiązanie pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą polegające na: 7
a. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b. posiadaniu udziałów lub co najmniej 5 % akcji; c. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d. pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności w wyborze wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Potwierdzeniem spełnienia warunków udziału w postępowaniu jest złożenie prawidłowo wypełnionego i podpisanego oświadczenia stanowiącego załącznik nr 2 do zapytania. 1.11 OPIS SPOSOBU OBLICZENIA CENY OFERTY: 1. Cenę oferty należy ustalić w oparciu o dokumentację postępowania. Niniejsza cena musi obejmować wszelkie prace, nawet jeśli nie występują w opisie przedmiotu zamówienia a są konieczne dla prawidłowego wykonania zadania. 2. Cena oferty netto powinna zostać określona poprzez przemnożenie ceny jednostkowej za godzinę usługi doradczej przez liczbę godzin przeznaczonych na realizację usługi (max. 200 godzin) 3. Należy podać cenę oferty netto, wartość podatku VAT i określić na tej podstawie cenę oferty brutto. 4. Cena oferty powinna być wyrażona w PLN, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. 5. W przypadku zastosowania przez Wykonawcę, stawki procentowej podatku VAT innej niż 23%, Wykonawca zobowiązany jest załączyć do oferty informację zawierającą podstawę prawną zastosowania takiej stawki podatku VAT. 1.12 KONTAKT Informacji na temat projektu udzielają osoby: 1. Piotr Mazurek p.mazurek@constansgrupa.pl 2. Marta Cicha m.cicha@constansgrupa.pl 8