Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości Zespół Własności Przemysłowej Poradnik przedsiębiorcy poświęcony prowadzeniu i rozliczaniu projektów Warszawa 2010 1 z 5
Szanowni Państwo, Prezentujemy trzeci odcinek Poradnika nt. prowadzenia i rozliczania projektów w działaniu 8.1 PO IG, który poświęcony został kwestii kwalifikowalności wydatków. W niniejszym odcinku zaprezentowano kwestie problematyczne związane z terminem rozpoczęcia projektu oraz ponoszeniem wydatków poza okresem kwalifikowalności, które zostały poparte konkretnymi przykładami. Problematyka aneksowania umów zostanie poruszona w kolejnym odcinku poradnika. 2 z 5
3. Kwalifikowalność wydatków Kwalifikowalność wydatków jest jednym z najważniejszych zagadnień w procesie prawidłowej realizacji i rozliczania projektu. Dlatego tak ważne jest zapamiętanie i zastosowanie w trakcie realizacji projektu kilku podstawowych zasad. Aby dany wydatek kwalifikował się do objęcia wsparciem muszą zostać spełnione jednocześnie następujące warunki: 1) jest niezbędny do prawidłowej realizacji Projektu; 2) został wskazany w harmonogramie rzeczowo-finansowym projektu; 3) został faktycznie poniesiony w okresie kwalifikowalności wydatków i nie wcześniej niż w dniu następującym po dniu złożenia wniosku o dofinansowanie; 4) został prawidłowo udokumentowany; 5) został zweryfikowany i zatwierdzony przez PARP. PAMIĘTAJ! Rozpoczęcie realizacji projektu przed dniem rozpoczęcia okresu kwalifikowalności wydatków, określonego w umowie o dofinansowanie, powoduje, że poniesione wydatki nie będą uznane za kwalifikujące się do objęcia wsparciem. Natomiast rozpoczęcie realizacji projektu przed dniem następującym po dniu złożenia wniosku o dofinansowanie skutkuje rozwiązaniem umowy ze skutkiem natychmiastowym. Należy podkreślić, że za rozpoczęcie działań uważa się dzień faktycznej realizacji działań określonych w harmonogramie rzeczowo-finansowym projektu, bądź też zaciągnięcie przez Beneficjenta pierwszego zobowiązania dotyczącego wydatków związanych z realizacją projektu. PRZYKŁAD 1: Beneficjent złożył wniosek o dofinansowanie 1 października 2009 r. Rozpoczęcie okresu kwalifikowalności wydatków, a tym samym I etapu projektu zostało określone we wniosku o dofinansowanie na dzień 1 stycznia 2010 r. Beneficjent dokonał w dniu 15 grudnia 2009 r. planowanego w I etapie projektu zakupu 2 laptopów. Z uwagi na fakt, że Beneficjent dokonał planowanego zakupu środków trwałych po dniu złożenia wniosku o dofinansowanie, jednak przed dniem rozpoczęcia okresu kwalifikowalności wydatków, wydatki te nie mogą zostać uznanie za kwalifikujące się do objęcia wsparciem. Zatem działanie zostało przez Beneficjenta zrealizowane, ale uznane zostało za niekwalifikujące się do objęcia wsparciem. Data podpisania umowy o dofinansowanie nie jest wyznacznikiem terminu realizacji działań z harmonogramu. Jeśli Beneficjent zaplanował rozpoczęcie okresu kwalifikowalności wydatków przed dniem podpisania umowy o dofinansowanie, powinien realizować projekt zgodnie z tymi założeniami, bez względu na termin podpisania umowy. 3 z 5
PRZYKŁAD 2: Beneficjent złożył wniosek o dofinansowanie 15 września 2009 r. Termin realizacji projektu zaplanował w okresie 01.12.2009 r.-31.12.2010 r. W dniu 15 września 2009 r. podpisał umowę z wykonawcą usług doradczych i zapłacił wykonawcy zaliczkę w wysokości 20% wartości planowanych do wykonania usług, na co na etapie rozliczenia projektu przedstawił stosowny dokument księgowy oraz potwierdzenie dokonania płatności. W związku z tym, że Beneficjent rozpoczął realizację projektu (podpisał umowę i poniósł wydatek związany z realizowanym projektem) w dniu złożenia wniosku o dofinansowanie, wszystkie wydatki w ramach projektu stają się niekwalifikujące się do objęcia wsparciem, a umowa z Beneficjentem zostaje rozwiązana ze skutkiem natychmiastowym. Beneficjent jest zobowiązany w okresie kwalifikowalności wydatków zakończyć zakres rzeczowy i finansowy projektu, tj. do dnia zakończenia okresu kwalifikowalności zrealizować wszystkie działania wynikające z harmonogramu rzeczowo-finansowego oraz ponieść wydatki i pozyskać dokumenty będące podstawą uznania ww. wydatków za kwalifikujące się do objęcia wsparciem. UWAGA! Wydatki poniesione po zakończeniu okresu kwalifkowalności wydatków, nie będą uznane za kwalifikujące się do objęcia wsparciem. PRZYKŁAD 3: Okres kwalifikowalności wydatków określony został w umowie o dofinansowanie na termin 01.01.2009-31.12.2009. Do dnia 31 grudnia 2009 r. Beneficjent wykonał zakres rzeczowy zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym projektu i tego samego dnia złożył wniosek o płatność końcową w Regionalnej Instytucji Finansującej. W wyniku dokonanej weryfikacji wniosku o płatność okazało się, że Beneficjent do dnia zakończenia okresu kwalifikowalności wydatków oraz złożenia wniosku o dofinansowanie nie przedstawił potwierdzenia zapłaty za wykonane usługi informatyczne. Ze złożonych przez Beneficjenta uzupełnień wynikało jednak, że stosowna płatność za ww. usługę dokonana została w dniu 05 stycznia 2010 r. Beneficjent do dnia zakończenia okresu kwalifikowalności wydatków nie dokonał płatności za wykonane usługi informatyczne, w związku z czym wydatki z nimi związane zostały uznane za niekwalifikujące się do objęcia wsparciem. 3.1 Kwalifikowalność wydatków związanych z wynagrodzeniami osób bezpośrednio zaangażowanych w realizację projektu W ramach Działania 8.1 PO IG wydatkami kwalifikującymi się do objęcia wsparciem mogą być wynagrodzenia wraz z obowiązkowymi pozapłacowymi kosztami pracy osób zaangażowanych bezpośrednio w realizację projektu objętego wsparciem oraz na obowiązkowe pozapłacowe koszty pracy przedsiębiorców będących osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą. Zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie wydatkami kwalifikującymi się do objęcia wsparciem są wydatki faktycznie poniesione i udokumentowane w okresie ich 4 z 5
kwalifikowalności. Jednocześnie wydatki poniesione po zakończeniu okresu kwalifikowalności wydatków nie będą uznane za kwalifikujące się do objęcia wsparciem. W jaki sposób zatem rozliczyć wydatki związane z ZUS oraz Urzędem Skarbowym, skoro są one płacone później niż wynagrodzenia pracownikom? UWAGA! Koszty ZUS oraz zaliczki na podatek dochodowy odprowadzanej do US od wynagrodzeń pracowników zatrudnionych przy projekcie, naliczone w ostatnim miesiącu realizacji projektu, lecz poniesione po jego zakończeniu, zostaną uznane za niekwalifikujące się do objęcia wsparciem. W celu uznania ww. kosztów od wypłaconych wynagrodzeń, Beneficjent powinien dokonać przelewu na konto ZUS i US w okresie kwalifikowalności wydatków. PRZYKŁAD 4: Okres kwalifikowalności wydatków rozpoczyna się w dniu 01.01.2009 r. i kończy w dniu 31.12.2009 r. Beneficjent, zgodnie z polityką wynagradzania wypłacił w dniu 28 grudnia 2009 r. pracownikom oddelegowanym do realizacji projektu wynagrodzenia, jednak w związku z tym, że deklaracje RCX oraz DRA zostały sporządzone w styczniu 2010 r., faktyczna płatność, zarówno za składki ZUS, jak i zaliczkę na podatek dochodowy nastąpiła dopiero w miesiącu lutym 2010 r. W związku z tym, że Beneficjent do dnia zakończenia okresu kwalifikowalności wydatków nie dokonał płatności do ZUS oraz US, zarówno obowiązkowe pozapłacowe koszty pracy oraz zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych nie mogą zostać uznane za kwalifikujące się do objęcia wsparciem. W ramach ostatniego etapu projektu za kwalifikujące się do objęcia wsparciem będzie można uznać jedynie wynagrodzenie faktycznie wypłacone pracownikom. Do prawidłowego rozliczenia projektu, w celu potwierdzenia pełnego poniesienia przez Beneficjenta wydatków związanych z wynagrodzeniami, konieczne będzie jednak dostarczenie dokumentów potwierdzających odprowadzenie składek do ZUS oraz zaliczki do US. 5 z 5