Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości Departament Wsparcia e-gospodarki. Poradnik przedsiębiorcy poświęcony prowadzeniu i rozliczaniu projektów

Transkrypt

1 Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości Departament Wsparcia e-gospodarki Poradnik przedsiębiorcy poświęcony prowadzeniu i rozliczaniu projektów Warszawa

2 Szanowni Państwo, Prezentujemy dziewiąty odcinek Poradnika nt. prowadzenia i rozliczania projektów w działaniu 8.1 PO IG, który poświęcony został kwestii wskaźników produktu i rezultatu. W niniejszym odcinku zaprezentowano opis podstawowych zasad dotyczących obowiązku osiągnięcia zaplanowanych we wniosku o dofinansowanie wskaźników oraz konsekwencji braku wywiązania się z powyższego zobowiązania. 2

3 9. Wskaźniki produktu i rezultatu 9.1 Zobowiązanie do osiągnięcia i utrzymania wskaźników. Podpisując umowę o dofinansowanie Beneficjent zobowiązuje się do zrealizowania Projektu w pełnym zakresie, w terminie wskazanym w Umowie, z należytą starannością, zgodnie z m.in. Umową i jej załącznikami, w szczególności z opisem zawartym we wniosku o dofinansowanie, stanowiącym załącznik nr 1 do Umowy. W myśl Instrukcji wypełniania wniosku o dofinansowanie, poprzez rezultaty projektu należy rozumieć wymagane z punktu widzenia uzasadnienia nakładów i powodzenia przedsięwzięcia efekty wykorzystania/wdrożenia/uruchomienia produktów projektu (np. wzrost liczby klientów, pracowników, przychodów ze świadczonej e-usługi, itp.). Określając deklarowane wartości wskaźników produktu i rezultatu należy mieć na uwadze, iż będą one przedmiotem kontroli na etapie realizacji, rozliczenia oraz trwałości projektu. Wartości wskaźników produktu i rezultatu stanowią zobowiązanie, którego niewypełnienie może uniemożliwić wypłatę dofinansowania oraz spowodować konieczność dokonania zwrotu wszystkich wcześniej otrzymanych środków publicznych w ramach projektu (zaliczek, refundacji etapowych) wraz z odsetkami. W związku z powyższym deklarowane we wniosku o dofinansowanie wartości powinny być realne do osiągnięcia. Do osiągnięcia i utrzymania wskaźników produktu i rezultatu w okresie trwałości zobowiązuje Beneficjentów również zapis w 8 Umowy o dofinansowanie, zgodnie z którym Beneficjent jest zobowiązany do osiągnięcia wskaźników określonych w Umowie oraz zobowiązuje się do osiągnięcia założonych celów Projektu oraz zapewnienia trwałości Projektu ( ) przez okres 3 lat od dnia zakończenia realizacji Projektu, a w szczególności do kontynuowania działalności będącej przedmiotem dofinansowania. UWAGA! Beneficjent ma obowiązek osiągnięcia wskaźników produktu do dnia stanowiącego zakończenie realizacji Projektu (ostatni dzień okresu kwalifikowalności) oraz wskaźników rezultatu do dnia określonego w umowie o dofinansowanie oraz do utrzymania ww. wskaźników przez okres trwałości Projektu. 9.2 Utrzymanie wskaźników zatrudnienia Szczególną uwagę należy zwrócić na wskaźniki dotyczące wzrostu zatrudnienia w przedsiębiorstwie Beneficjenta. Należy zwrócić uwagę na fakt, że Beneficjent, co do zasady, nie jest uprawniony do dowolnego kształtowania warunków zatrudnienia poszczególnych pracowników, w szczególności rodzaju zawartej umowy czy tez stanowiska pracy. Kwestie te mogą być dowolnie kształtowane, o ile Beneficjent w założonych rezultatach Projektu nie określił, że zatrudnienie dokonywane będzie w konkretnej formie czy też na konkretnych stanowiskach. W przypadku, gdy Beneficjent założył, że zatrudni 3 osoby na umowę o pracę 3

4 na stanowisku X, to zatrudnienie takie (umowa o pracę) oraz konkretne stanowisko winno być utrzymane przez cały okres trwałości projektu. Wobec powyższego możliwe jest zaakceptowanie zmian warunków zatrudnienia poszczególnych pracowników w okresie trwałości Projektu zarówno rodzaju umowy, wysokości wynagrodzenia, jak i stanowiska pracy o ile zmiany te nie wpływają negatywnie na realizowany Projekt i są zgodne z brzmieniem wskaźnika zawartym w umowie o Ponadto konieczne jest wykazanie związku zatrudnionej osoby z realizowanym Projektem, gdyż tylko te osoby stanowią o realizacji wskaźnika, a informacja o powiązaniu pracownika z Projektem, nawet częściowym, musi być zawarta w dokumentacji kadrowo-płacowej. 9.3 Sposób postępowania w przypadku nieosiągnięcia wskaźników realizacji projektu określonych we wniosku o dofinansowanie Nieosiągnięcie przez Beneficjenta zaplanowanych wartości wskaźników produktu i rezultatu może skutkować rozwiązaniem umowy o dofinansowanie ze względu na naruszenie 8 umowy, zgodnie z którym Beneficjent zobowiązuje się do osiągnięcia założonych celów Projektu oraz utrzymania jego trwałości przez okres co najmniej 3 lat od dnia zakończenia realizacji Projektu. Naruszenie tych obowiązków stanowi podstawę do wypowiedzenia Umowy ze skutkiem natychmiastowym. Należy również wskazać, iż co do zasady nie ma możliwości znaczącej modyfikacji wskaźników określonych we wniosku o Jednakże w indywidualnych przypadkach z uwzględnieniem specyfiki danego projektu oraz okoliczności niemożliwych do przewidzenia i niezależnych od Beneficjenta, Instytucja Wdrażająca może wyrazić zgodę na wydłużenie terminu na osiągnięcie wskaźników (przy czym wskaźnik produktu musi zostać osiągnięty najpóźniej do dnia stanowiącego koniec okresu kwalifikowalności wydatków) lub zmniejszyć dofinansowanie dla projektu proporcjonalnie do zmniejszenia wartości wskaźników. Należy jednakże podkreślić, że ewentualne problemy z osiągnięciem wskaźników powinny być zgłoszone Regionalnej Instytucji Finansującej w terminie i trybie przewidzianym umową. W szczególności za niedopuszczalną należy uznać sytuację, gdy brak osiągnięcia wskaźników zostaje stwierdzony na etapie wizyty kontrolnej na miejscu realizacji Projektu Wskaźniki produktu brak osiągnięcia do dnia zakończenia okresu kwalifikowalności wydatków. W przypadku nieosiągnięcia wskaźnika produktu w 100% do momentu zakończenia realizacji projektu Beneficjentowi zostanie wypłacone dofinansowanie w wysokości obniżonej, tj. proporcjonalnie do osiągniętych wskaźników produktu. Zastosowanie powyższego rozwiązania jest możliwe jedynie pod warunkiem, że uchybienia Beneficjenta dot. umowy o dofinansowanie nie mają zasadniczego znaczenia dla realizacji celu projektu, bowiem wyłącznie w takiej sytuacji Instytucja Wdrażająca może podjąć decyzję o zastosowaniu 4

5 wypłaty dofinansowania w obniżonej wysokości, bez konieczności rozwiązywania umowy o Wskaźniki rezultatu brak osiągnięcia do dnia określonego w umowie o W sytuacji wystąpienia trudności w osiągnięciu zakładanej wartości wskaźników rezultatu istnieją dwa możliwe sposoby postępowania: 1. Zmniejszenie wskaźnika rezultatu i proporcjonalne obniżenie dofinansowania dla projektu, bez zmiany terminu osiągnięcia wskaźnika. 2. Zawarcie aneksu do umowy, który umożliwia Beneficjentowi osiągnięcie wskaźnika rezultatu w okresie późniejszym niż określony w umowie, pod warunkiem osiągnięcia pierwotnie zakładanych wartości z zachowaniem wszystkich zabezpieczeń należytego wypełnienia zobowiązań wynikających z umowy. Wydłużenie takiego okresu jest jednakże ustalane w oparciu o analizę opóźnień powstałych podczas realizacji projektu i powinno stanowić okres niezbędny do osiągnięcia przedmiotowego wskaźnika. Okres taki powinien być proporcjonalny do ewentualnych opóźnień wynikających z działania czynników uznanych za niemożliwe do przewidzenia i niezależne od Beneficjenta. UWAGA! W każdym przypadku fakt osiągnięcia wskaźnika rezultatu wykraczającego poza okres kwalifikowalności wydatków zostanie zweryfikowany przez IW w okresie trwałości Projektu. Należy również podkreślić, że Beneficjent przyjmując ewentualną decyzję IW i godząc się na zmianę terminu, w którym zostaną osiągnięte wskaźniki lub zmniejszenie ich wartości, powinien mieć świadomość, iż zgoda IW w tym zakresie jest wydawana w sytuacjach wyjątkowych. Dlatego nie powinien liczyć na stosowanie takiego trybu postępowanie wielokrotnie w trakcie realizacji Projektu. 5