Akademia Młodego Ekonomisty Czas na naukę organizacja i zarządzanie czasem własnym Martyna Wronka Uniwersytet Ekonomiczny w Katowicach 15 kwietnia 2013 r. 1 Czym jest czas? Dlaczego zwykle mamy za mało czasu? 2 1
Czas to jedyne dobro, którego: nie da się zatrzymać (ciągle płynie) nie można przyspieszyć, ani spowolnić nie można rozmnożyć, ani wyprodukować nie można kupić nie można pożyczyć ani podarować nie można zmagazynować nie da się zaoszczędzić nie da się wykorzystać ponownie, czy odzyskać 3 Limit 168 godzin. Wszyscy mamy tyle samo czasu. Jak wykorzystujemy nasze 168 godzin w ciągu tygodnia? 4 2
5 Śpiąc codziennie chociażby 30 minut krócej, w przeciągu jednego tygodnia oszczędzasz 3,5 godziny, w ciągu miesiąca 15 godzin, a przeciągu roku? W ciągu roku zyskujesz 182,5 godziny! A co się stanie jeśli przez dziesięć lat będziesz spał pół godziny krócej niż obecnie? 1825 dodatkowych godzin życia jest Twoich, co odpowiada 228 dniom roboczym (zakładając, że pracujesz 8 godzin na dobę). 5 słówek dziennie! 1825 2555 6 3
Istota zarządzania czasem Czy da się zarządzać czasem? Nie można zarządzać czymś, czego się nie kontroluje! Zarządzanie czasem to tak naprawdę zarządzanie sobą, gdyż czasem nie da się zarządzać Wszyscy mamy tyle samo czasu Mimo iż nie możemy wydłużyć doby, to jednak można spowodować, aby mieć więcej czasu. Czas to pieniądz 7 Organizacja dnia Sprawność psychofizyczna każdego człowieka podlega określonym wahaniom zgodnym z jego naturalnym rytmem. Ludzie określani przez naukowców ludźmi o wczesnym rytmie szczególnie wydajnie mogą pracować rano, natomiast po południu są już zmęczeni i potrzebują wczesnego zakończenia pracy. Osoby o późnym rytmie dochodzą do siebie dopiero przed południem i pracują potem najchętniej do wieczora a nawet do późna w nocy. Żaden z tych podstawowych typów nie pracuje lepiej ani gorzej, jedynie inaczej. Ich dzienna sprawność osiąga wyże i niże o różnych porach. Statystyczna, przeciętna sprawność w ciągu dnia i jej wahania dadzą się przedstawić w postaci krzywej REFA. 8 4
Krzywa Refa 9 Narzędzia do zarządzania czasem 10 5
Pożeracze czasu Kim lub czym są pożeracze czasu? To takie zdarzenia, osoby, przypadki, przedmioty, które sprawiają, że zamiast iść dalej zatrzymujemy się. Zastanów się co pożera Twój czas w ciągu dnia? Jak eliminować oddziaływanie pożeraczy czasu? 11 Pożeracze czasu wydłużanie drogi ze szkoły do domu; nieplanowane i niepotrzebne zakupy w napotkanych sklepach; długie rozmowy o niczym przez telefon, Gadu, Skype; bezmyślne oglądanie TV; bezcelowe surfowanie w Internecie; gry komputerowe; brak planu dnia; robienie zbyt wielu rzeczy na raz. 12 6
SMART 1. Określanie celu S - konkretny (ang. Specific) M - mierzalny (ang. Measurable) A - akceptowalny (ang. Acceptable) R - realistyczny (ang. Realistic) T - terminowy (ang. Timed) 13 SMART Pomalować w lipcu 3 pomieszczenia w domu - ściany i sufity. Cel jest: S - konkretnie i szczegółowo zdefiniowany M - mierzalny jak zmierzę, czy osiągnąłem cel? Zobaczę świeżą farbę na ścianach i sufitach A - akceptowalny - wszyscy zainteresowani (rodzice, rodzeństwo) wyrazili zgodę R - realistyczny - możliwy do realizacji w tym czasie, są zasoby czasowe i finansowe na jego realizacje T - zdefiniowane w czasie - malowanie rozpocznie i zakończy się w lipcu 14 7
SMART Nauczyć się języka niemieckiego. Cel jest: S cel jest zdefiniowany zbyt ogólnie M w jaki sposób rozpoznam, ze cel został osiągnięty brak kryteriów A czy to moja własna decyzja, która akceptuje? R czy nauczenie się tego języka jest możliwe w obecnych warunkach? T do kiedy osiągnę mój cel? 15 SMART? Nauczę się pierwszej pomocy. W ciągu roku od dzisiaj wyrobię kartę + rowerową. Wylecę w kosmos w ciągu dwóch lat. W przyszłym roku zacznę czytać jedną książkę na miesiąc. Będę się pilnie uczyć historii. Zdam egzamin gimnazjalny. Wraz z załogą zwiększymy sprzedaż w firmie. W środę pójdę kupić dwa chleby. + + 16 8
Reguła 60:40 17 Macierz Eisenhowera Dwight D. Eisenhower generał i prezydent USA wypowiedział kiedyś poniższe zdanie: To co ważne rzadko bywa pilne, a to co pilne rzadko bywa ważne. Ważność oznacza, że dany cel lub zadanie ma duże znaczenie z punktu widzenia naszych wartości i życiowych priorytetów. Zadanie może więc być ważne lub nieważne. Pilność dotyczy wymiaru czasowego zadania, czyli tego, jak szybko chcemy lub musimy je wykonać Zadanie może być ocenione przez nas jako pilne lub niepilne. 18 9
19 Ważne i pilne Sprawy, które są zarówno ważne i pilne to sprawy posiadające termin, przekroczenie którego może skutkować różnego rodzaju nieprzyjemnościami. W tej ćwiartce mogą zostać umieszczone spotkania, prezentacje oraz zadania, z którymi musimy poradzić sobie szybko, a więc jeśli musimy zaprowadzić psa do weterynarza, wezwać hydraulika w związku z pękniętą rurą, zrealizować zadanie zlecone przez rodziców lub nauczyciela, wykonać telefon babci (bo ma dziś urodziny), to zadania te powinny znaleźć się w tej ćwiartce. 20 10
Ważne i niepilne Zadania, które są ważne, ale niepilne to takie, które wiążą się z tym, co istotne w naszym życiu, z wyznawanymi wartościami i posiadanymi priorytetami. Z pewnością należy tu umieścić zadania wynikające z realizacji celów, które będą miały dla nas znaczenie i za miesiąc i za pół roku i za dwa lata (dostać się do wymarzonego liceum?). Może tu chodzić o kwestie związane z samorozwojem lub poszerzaniem kompetencji zawodowych, własny rozwój, nauka, ćwiczenia fizyczne czy kontakt z bliskimi i ze znajomymi. Są tutaj też odległe, ważne zadania, np. przygotowanie się do egzaminu gimnazjalnego. 21 Nieważne i pilne Zadania nieważne, ale pilne, to najczęściej to, czym żyjemy na co dzień, czyli sprawy z którymi zwracają się do nas inne osoby. Mogą to być telefony, SMS y, maile wykonywane przez nas dlatego, że ktoś o coś zapytał, o coś poprosił, a my poczuliśmy się w obowiązku odpowiedzieć lub wykonać prośbę. 22 11
Nieważne i niepilne I w końcu to, co nieważne i niepilne, ale co zaprząta nam głowę, a więc przeglądanie stron internetowych (zawierających plotki, oferujących grupowe zakupy itp.), granie w gry komputerowe, oglądanie TV. 23 Macierz Eisenhowera Zadania z pierwszej ćwiartki: wykonujemy od razu. Zadania z drugiej ćwiartki: poświęcamy im regularnie czas ale stawiamy bardziej na jakość ich wykonania niż na pospiech. Uwaga! Część zadań z drugiej ćwiartki lubi przesunąć się do ćwiartki pierwszej (stać się zadaniem pilnym i ważnym)! Zadania z trzeciej ćwiartki: delegujemy lub zlecamy na zewnątrz. Zadania z czwartej ćwiartki: olewamy 24 12
Organizacja codziennej pracy Najpierw wykonaj prace trudne, kiedy masz najwięcej sił. Nie odkładaj na później ważnych zadań, które są nieprzyjemne. Zrób je natychmiast! Gdy jesteś zmęczony, zajmij się zadaniami mniejszej wagi. Stres i zmęczenie rzadko są wynikiem wykonanej pracy. Najczęściej powoduje je myśl o tym, co masz jeszcze do zrobienia. Naucz się powiedzieć: NIE. 25 Korzyści z dobrego wykorzystania czasu wykonywanie obowiązków z mniejszym wysiłkiem; lepsza organizacja pracy; lepsze wyniki w nauce; mniej gonitwy i stresu, i brak poczucia że się nie zdąży; większa satysfakcja z wykonanych zadań; większa chęć do nauki; mniej błędów popełnianych najczęściej w pośpiechu lub ze zmęczenia; więcej czasu na własne przyjemności; uporządkowanie. 26 13
Dziękuję za uwagę 27 14