E-FAKTUROWANIE WSZYSTKO CO MUSISZ O NIM WIEDZIEĆ

E-FAKTUROWANIE WSZYSTKO CO MUSISZ O NIM WIEDZIEĆ

AUTOR Tomasz Strzałkowski Doradca Podatkowy, Kancelaria Chałas i Wspólnicy BURZLIWE DZIEJE FAKTURY ELEKTRONICZNEJ Dzieje faktury elektronicznej w historii polskiego prawa podatkowego są wyjątkowo burzliwe. Początkowo spotykała się z nieufnością zarówno ze strony organów podatkowych, jak również sądów administracyjnych. Wiele w tym zakresie zmieniło przełomowe rozstrzygnięcie Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 5 maja 2010 r. w sprawie o sygn. I FSK 1444/09, w którym skład orzekający po raz pierwszy przyznał prawo do odliczenia podatku naliczonego na fakturze przesłanej faksem lub e-mailem. Jednak prawdziwa rewolucja nastąpiła dopiero z dniem 1 stycznia 2013 r. w związku z implementowaniem przez Polskę zmian wprowadzonych dyrektywą Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. zmieniającą dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu 2

podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania (Dz. Urz. UE L 189 z 22.07.2010, str. 1). Celem dyrektywy było uproszczenie przepisów dotyczących VAT w celu upowszechnienia fakturowania elektronicznego. W treści dokumentu wprost zapisanego, że faktury elektroniczne i papierowe powinny być traktowane w jednakowy sposób. liberalizację wymogów dotyczących wystawiania faktur elektronicznych. Obecnie stanowią one coraz popularniejszy sposób na bezpieczne zarządzanie dokumentami. Ich największe zalety to obniżenie kosztów dystrybucji oraz szybkość i niezawodność doręczenia. Nie bez znaczenia jest również, że są przyjazne środowisku. Dlatego warto przyjrzeć się zasadom jakie towarzyszą ich wystawianiu. W konsekwencji przepisy przyniosły znaczącą 3

CZYM JEST FAKTURA ELEKTRONICZNA? Regulacje dotyczące faktur elektronicznych od 1 stycznia 2014 r. zawarte są bezpośrednio w Warszawie w interpretacji z dnia 14 maja 2014 r. (sygn. IPPP1/443-468/14-2/AW). w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011 r., nr 177, poz. 1054). Kluczowe dla zrozumienia istoty problemu jest ustalenie zakresu pojęcia faktura elektroniczna. Zgodnie z ustawą pod tym pojęciem rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Przez wystawienie należy rozumieć udostępnienie faktury w taki sposób, aby odbiorca mógł ją otrzymać. Tytułem przykładu można wymienić: wysyłkę e-mail, pobranie faktury za pośrednictwem serwisu internetowego (po wcześniejszym logowaniu zabezpieczonym hasłem) lub przekazanie przy pomocy bezpiecznego połączenia. Praktyczne rzecz biorąc faktura elektroniczna może więc przybrać formę ustrukturyzowanego komunikatu (jak np. XML), wiadomości e-mail z załącznikiem w PDF, DOC, CSV, JPG lub faksu otrzymanego w formacie elektronicznym. Wybór samego formatu zależy od podatnika. Ważne, aby faktura była utworzona w komputerze i elektronicznie dostarczona kontrahentowi. Jeśli faktura utworzona w formacie elektronicznym zostanie wydrukowana i przekazana w formie papierowej nie będzie już fakturą elektroniczną. Odwrotnie natomiast fakturę papierową, która zostanie zeskanowana i wysłana e-mailem należy uznać za fakturę elektroniczną. Istotne, aby wersja papierowa nie została wysłana lub przekazana odbiorcy. Prawidłowość takiego stanowiska potwierdził m. in. Dyrektor Izby Skarbowej 4

WYMOGI DOTYCZĄCE FAKTUR ELEKTRONICZNYCH Stosowanie faktur elektronicznych wymaga uzyskania akceptacji odbiorcy. Ustawa nie wprowadza jednak żadnych konkretnych warunków dotyczących formy i treści takiej akceptacji. Należy uznać, że może zostać dokonana w dowolnej formie. Dopuszczalna wydaje się również dorozumiana akceptacja na stosowanie takich faktur. W przypadku gdy kontrahent ureguluje należność z faktury Treść faktury elektronicznej niczym nie różni się od treści faktury papierowej. Przepisy przewidują nawet pewne uproszczenie treści faktur elektronicznych. W przypadku przesyłania lub udostępniania temu samemu odbiorcy jednocześnie więcej niż jednej faktury elektronicznej dane wspólne dla poszczególnych faktur mogą zostać podane tylko raz, o ile dla każdej faktury są dostępne wszystkie te dane. otrzymanej drogą elektroniczną, można to odczytywać jako zgodę na otrzymywanie faktur taką drogą. Interesujące jest, że ustawa w ogóle nie odnosi się do kwestii cofnięcia akceptacji. Wydaje się, iż stanie się ono skuteczne z chwilą kiedy wystawca faktury powziął o nim wiadomość. Identycznie, jak w przypadku faktur tradycyjnych, podatnik ma zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Z kolei 5

przez integralność treści rozumie się okoliczność, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Umowa w sprawie europejskiego modelu EDI została opisana w art. 1 zalecenia Komisji Europejskiej z 19 października 1994 r. (1994/820/ WE) odnoszącego się do aspektów prawnych Jak w praktyce zapewnić spełnienie tych wymogów? Ustawa przewiduje na to trzy równorzędne sposoby. Zaliczamy do nich: stosowanie bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą elektronicznej wymiany danych (Dz.Urz. UE L 338 z 28.12.1994 r., s. 98). Korzystanie z EDI opiera się na umowie, która szczegółowo określa warunki techniczne oraz formalne, na jakich przebiegać będzie elektroniczna wymiana informacji. ważnego kwalifikowanego certyfikatu, stosowanie elektronicznej wymiany danych (EDI) lub stosowanie dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. W praktyce stosowanie wskazanych sposobów weryfikacji faktury nie budzi większych wątpliwości. Najwięcej praktycznych wątpliwości wywołuje natomiast możliwość stosowania dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą Zgodnie z ustawą bezpieczny podpis a dostawą towarów lub świadczeniem usług. elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu jest rozwiązaniem, które uznane zostało za spełniające kryterium autentyczności pochodzenia oraz integralności treści. Przez kontrolę biznesową należy rozumieć procedury wewnętrzne funkcjonujące u podatnika, które gwarantują, że faktura zostanie wystawiona w odniesieniu do rzeczywistej transakcji, a treść faktury nie będzie mogła ulec Drugim sposobem zagwarantowania zmianie. autentyczności pochodzenia i integralności faktur jest podpisanie z kontrahentem umowy określającej warunki wymiany danych elektronicznych EDI (Electronic Data Intercharge). Komisja Europejska w wyjaśnieniach do dyrektywy Rady 2010/45/UE wskazuje, że kontrola biznesowa jest to proces tworzony, wdrażany 6

i aktualizowany przez osoby odpowiedzialne (zarząd, pracowników i właścicieli) za uzyskanie dostatecznej pewności w zakresie sprawozdawczości finansowej, rachunkowej i nadzorczej oraz w zakresie ich zgodności z wymogami prawnymi. Przykładem kontroli biznesowej jest dopasowywanie dokumentów uzupełniających (takich jak np. zamówienie kontrahenta, dokumentacja bankowa itp.). Można tego dokonać poprzez ręczne porównanie faktury z istniejącymi dokumentami handlowymi (np. kopią zamówienia, zleceniem, umową kupna, świadectwem dostawy, potwierdzeniem przelewu lub realizacji płatności). ustalenia wiarygodnej ścieżki audytu między fakturą a transakcją. Nie ma (i nie może być) jednego powszechnie obowiązującego wzorca takiej kontroli. Inaczej on będzie wyglądał u jednoosobowego przedsiębiorcy, a inaczej w spółce zatrudniającej setki osób i mającej tysiące kontrahentów. Kontrole biznesowe powinny być więc odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać takie czynniki jak: ilość i wartość transakcji oraz dostawców. Ważnym aspektem kontroli jest weryfikacja dokumentu na etapie księgowania. Powinna ona zapewnić możliwość przyporządkowania faktury do stanowiącej podstawę jej wystawienia dostawy lub usługi. Podkreślić należy, iż przepis wymaga przeprowadzenia dowolnych kontrolach biznesowych. Przyjąć więc należy, że każdy system kontroli wewnętrznej jest wystarczający, o ile pozwala na osiągnięcie celu w postaci Można tego dokonać np. poprzez ręczne porównanie faktury z istniejącymi dokumentami handlowymi np. kopią zamówienia, zleceniem, umową kupna, świadectwem dostawy, potwierdzeniem przelewu. 7

Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów zawartymi w broszurze informacyjnej dotyczącej zmian w zakresie fakturowania przedsiębiorca nie jest obowiązany do stosowania żadnych technicznych procesów oraz wdrażania jakichkolwiek regulaminów. Kontrola biznesowa nie podlega bowiem obowiązkowi osobnego dokumentowania. stanowiska potwierdził m. in. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji z dnia 24 listopada 2014 r. (sygn. IBPP2/443-846/14/ICz). Przepisy nie regulują szczegółowo sposobu numeracji faktur elektronicznych. Podatnik ma zatem swobodę w zakresie ustalenia sposobu numeracji pod warunkiem zapewnienia, że każda wystawiana faktura będzie miała numer Dowolne kontrole biznesowe powinny ustalać wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Należy przez to rozumieć udokumentowany przebieg transakcji od jej rozpoczęcia poprzez dokument źródłowy, taki jak zamówienie, do zakończenia w formie ostatecznego zapisu w rocznych sprawozdaniach finansowych. Podatnicy nie mają obowiązku przechowywania faktur w ich oryginalnej postaci. Możliwe zatem jest przechowywanie faktur elektronicznych w postaci papierowej, jak również przechowywanie faktur papierowych w formie elektronicznej. Prawidłowość takiego kolejny. W praktyce jeżeli podatnik wystawia faktury w formie elektronicznej i papierowej, może zastosować odrębną numerację dla każdego z tych rodzajów. Dopuszczalne jest także przyjęcie przez podatnika jednej ciągłej numeracji dla obydwu rodzajów faktur. Za dopuszczalne, wobec braku przepisów które stanowiłyby inaczej, należy uznać również wystawianie faktur korygujących w formie papierowej do faktur wystawionych w formie elektronicznej. Prawidłowość takiego stanowisko potwierdził m. in. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji z dnia 14 lutego 2012 r. (sygn. ILPP4/443-754/11-3/ISN). 8

ELEKTRONICZNE RÓWNE PAPIEROWYM Przepisy dyrektywy Rady 2010/45/UE praktycznie zrównały faktury elektroniczne z fakturami papierowymi. Dzięki temu uprawnione jest twierdzenie, że obydwa rodzaje faktur są równorzędnymi dokumentami. Co więcej zmianę podejścia do faktur elektronicznych można zaobserwować również praktyczne wykorzystanie faktur elektronicznych. Bardzo dobrze bowiem taki był cel Dyrektywy w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania. Pozwala to na osiągnięcie celu dyrektywy, czyli upowszechnienia fakturowania elektronicznego. w praktyce skarbowej. W wydawanych interpretacjach organy podatkowe coraz częściej interpretują przepisy w sposób umożliwiający 9

KANCELARIA PRAWNA CHAŁAS I WSPÓLNICY Kancelaria Prawna Chałas i Wspólnicy Chałas i Wspólnicy to jedna z największych firm prawniczych i jedna z najsilniejszych marek na rynku usług prawnych w Polsce. Specjalizuje się w obsłudze dużych podmiotów gospodarczych, najliczniejszą grupę Klientów stanowią wiodące zagraniczne koncerny. Jest kancelarią o mocno zaznaczonym międzynarodowym profilu, obsługa prawna świadczona jest poprzez sieć biur oraz kancelarii partnerskich zlokalizowanych w ponad 20 krajach świata. Międzynarodowy zespół prawników oferuje Klientom zintegrowane usługi doradztwa prawnego najwyższej jakości. KONTAKT: Adres: ul. Grzybowska 45, 00-844 Warszawa tel.: +48 22 438 45 45 e-mail: chwp@chwp.pl www.chwp.pl