E-fakturowanie. Jarosław Pilarczyk, TA Group Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

Transkrypt

1 E-fakturowanie Jarosław Pilarczyk, TA Group Sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.

2 Co to jest e-faktura? E-faktura (faktura elektroniczna): E-faktura (faktura elektroniczna) -to 1. faktura jest zapisana zapisana w formie w elektronicznej, formie elektronicznej, 2. zawierająca dokładnie dokładnie te same dane, te co same faktura papierowa dane, co faktura papierowa i będąca tak samo ważna pod względem prawnym, jak jej papierowy odpowiednik. 3. jest tak samo ważna pod względem prawnym, jak jej papierowy odpowiednik.

3 Co to jest e-faktura? E-faktura powinna zawierać: 1. kwotę należności, 2. dane nabywcy i odbiorcy, 3. stawkę i kwotę podatku, 4. podstawę opodatkowania, 5. cenę jednostkową bez podatku, 6. datę sprzedaży i wystawienia faktury, 7. potwierdzenie dokonania sprzedaży,

4 Podstawa prawna Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz.U z 2005 r. nr 133 poz. 1119).

5 Najważniejsze elementy Rozporządzenia Faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, udostępnia i przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania i przechowywania danych. Technologie elektromagnetyczne Technologie optyczne Teletransmisja przewodowa i bezprzewodowa

6 Najważniejsze elementy Rozporządzenia Podpis elektroniczny EDI E-faktura

7 Podpis elektroniczny 1) jest przyporządkowany wyłącznie osobie fizycznej składającej ten podpis, 2) jest sporządzony za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu i danych służących do składania podpisu, 3) jest powiązany z danymi, do których został dołączony w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna

8 Podpis elektroniczny Podpis elektroniczny musi być potwierdzony przez certyfikat wydawany jest przez kwalifikowany podmiot świadczący usługi certyfikacyjne. Listę takich podmiotów możemy znaleźć w rejestrze, Centrum Zaufania i Certyfikacji CentrastSA (

9 EDI 1. EDI (Elektroniczna Wymiana Danych) to techniczny zapisu komunikacji biznesowej pomiędzy dwoma stronami (wewnątrz lub na zewnątrz przedsiębiorstwa). 2. Zastosowanie systemu EDI wymaga uzyskania potwierdzenia od kontrahenta do każdorazowej otrzymanej wiadomości. 3. Standardy EDI określają format przesyłanego dokumentu, a nie sposób ich przesyłania.

10 Najważniejsze elementy Rozporządzenia E-faktury wymagają akceptacji odbiorcy w formie papierowej elektroniczna, wystawianie lub faktur w formie elektronicznej (e-podpis)

11 Przechowywanie e-faktur Faktury elektroniczne należy Nie jest wymagana pisemna przechowywać w taki sposób, zgoda organów podatkowych Faktura, faktury, na faktura vat, faktura stosowanie e-faktur elektroniczna, i aby zapewnić organom wystawianie faktur podatkowym natychmiastowy, przechowywanie danych na pełny i ciągły dostęp drogą terytorium Polski. elektroniczną.

12 Przechowywanie e-faktur Jedyną właściwą formą e-faktury jest jej postać elektroniczna, a nie papierowy wydruk.

13 Przechowywanie e-faktur E-faktury można przechowywać w innym kraju UE, ale trzeba poinformować o tym Urząd Skarbowy E-fakturę trzeba przechowywać standardowo przez 5 lat.

14 Przechowywanie e-faktur Rozporządzenie nie narzuca w sposób sztywny wymagań co do przechowywania oraz zapewniania dostępu do faktur wystawionych w formie elektronicznej, lecz odwołuje się do ustawy z dnia 18 września 2001 o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz z późn. zm.) oraz umowy w sprawie europejskiego modelu EDI, opisanej w art. 1 zalecenia Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994 r. nr 1994/820/WE odnoszącego się do aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych (Dz.Urz. UE L 338 z dnia 28 grudnia 1994).

15 Korekty i duplikaty Korekty i duplikaty faktury wystawionej w formie elektronicznej powinny być wystawione również w postaci elektronicznej. Fakturę papierową można wystawić w momencie awarii systemu lub wycofania zgody kontrahenta

16 Słabe strony Rozporządzenia Przymus stosowania EDI lub e-podpisu Obowiązkowa zgoda odbiorcy na e-faktury

17 Polak potrafi W praktyce wielu polskich przedsiębiorców wysyła faktury w formacie PDF zwykłą pocztą elektroniczną, które potem drukują i zginają, żeby wyglądały, jak wysłane tradycyjną pocztą.

18 Precedens Naczelny Sąd Administracyjny w maju wydał bardzo istotny wyrok dotyczący wystawiania, wysyłania i przechowywania faktur (sygn. akt I FSK 1444/09 z 20 maja 2010 r.). NSA uznał, że firma może wystawiać faktury za pomocą programów komputerowych, wysyłać je pocztą elektroniczną w postaci plików PDF, a odbiorca może ją wydrukować Faktura, i faktury, normalnie faktura odliczyć vat, faktura podatek VAT. Jest to jednak wyrok elektroniczna, jednostkowy. wystawianie faktur

19 Proponowane zmiany 7 października Ministerstwo Finansów opublikowało projekt zmian rozporządzenia w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, Projekt ten został przygotowany zgodnie z dyrektywą Rady Unii Europejskiej 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. liberalizującą podejście do e-faktur.

20 Proponowane zmiany 1. Rozporządzenie wprowadza dowolność formatu elektronicznego, w jakim może być przesłana faktura elektroniczna. 2. Będzie można np. przesyłać mailem lub faxem również faktury wystawione wcześniej na papierze 3. Zrezygnowano z obligatoryjnego stosowania szczególnych technologii przesyłania e-faktur (EDI, bezpieczny podpis elektroniczny)

21 Proponowane zmiany 4. Przesyłanie e-faktur nadal będzie wymagało akceptacji odbiorcy 5. Korekty do faktur wystawionych w formie elektronicznej będą mogły być wystawiane zarówno elektronicznie jak i w zwykłej, papierowej Faktura, faktury, formie. faktura vat, faktura 6. Zmiany elektroniczna, mają wejść wystawianie w życie faktur 1 stycznia 2011 roku.

22 Prekursorzy stosowania e-faktur Finanse Faktura, Ubezpieczenia faktury, faktura vat, faktura Telekomunikacja

23 Rynek e-faktur w Polsce Zaledwie 11% polskich przedsiębiorców (mikro, małych, średnich i dużych) wysyła faktury drogą elektroniczną. Wypadamy najsłabiej w Europie. Na Litwie, Węgrzech, Rumunii oraz w Czechach wskaźnik ten waha się w granicach Faktura, faktury, od 20 faktura do 30%. vat, faktura W Polsce, elektroniczne faktury to wciąż domena dużych firm. Do tej pory zdecydowało się na to 18% polskich spółek. Dla porównania, W Wielkiej Brytanii odsetek ten sięga 93%.

24 Oszczędność czasu Od momentu wystawienia faktury papierowej do jej akceptacji mija zwykle 2-14 dni. W przypadku e-faktury to dwa kliknięcia myszką

25 Oszczędność pieniędzy Firma, która wystawia 1000 faktur na m-c może zaoszczędzić 24 tys. w skali roku na e-fakturach

26 Wygoda E-faktury ułatwiają komunikację wewnątrz firmy

27 Terminowość koniec z gubieniem faktur przez Pocztę E-faktury eliminują niekompetencję tradycyjnych dostawców pocztowych

28 Odciążenie etatowe E-faktury odciążają kadrę firmy, zaangażowaną w wystawiania faktur, ich obieg i wysyłkę

29 Wszystkie dokumenty w jednym miejscu E-faktury to porządek w dokumentach i koniec ze stosami segregatorów

30 Korzyści 6 mld złotych kosztują polskich przedsiębiorców papierowe faktury w skali roku. Koszt obsługi jednej Faktura, faktury, papierowej faktura faktury vat, faktura (druk, papier, E-faktura jest 80% koperta, wysyłka tańsza. pocztowa) to około 2-2,5 zł.

31 E-faktury a polska rzeczywistość 44% firm negatywnie ocenia pracę z fakturami 50% firm potrzebuje 2-7 dni na akceptację faktury od momentu jej otrzymania, a 17% firm aż 14 dni W 33 proc. firm aż elektroniczna, 1/4 wszystkich wystawianie pracowników faktur bierze udział w procesie opisywania i akceptacji faktury

32 E-faktury a polska rzeczywistość jedynie 14 proc. firm posiada system informatyczny wspomagający rejestrację, opisywanie i akceptację faktury. wprowadzenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów pozwala Faktura, zaoszczędzić faktury, faktura 70% vat, czasu faktura w porównaniu z papierową elektroniczna, formą wystawianie realizacji faktur procesu obiegu faktury. Źródło: Badanie Obiegu Faktur Kosztowych 2009/2010, autor Kolibro Sp. z o.o.

33 Jak to wygląda w praktyce? 3 tys. zł w skali roku 300 tys. zł w skali roku Wydatki firm na faktury papierowe w skali roku

34 Jak to wygląda w praktyce? 2,4 tys. zł 24 tys. zł 240 tys. zł Prognoza oszczędności firmy w skali roku w przypadku przejścia na e-faktury

35 E-faktury a outsourcing Firma dokumenty dokumenty Biuro Rachunkowe

36

37 TA Group Sp. z o.o. ul. Mariacka 4 106/ Katowice, Poland biuro@tagroup.pl tel: +48 (22) fax: +48 (22)