Nowa instrukcja kancelaryjna w kontekście innych przepisów wprowadzanych ustawą z 12 lutego 2010 o zmianie ustawy o informatyzacji

Nowa instrukcja kancelaryjna w kontekście innych przepisów wprowadzanych ustawą z 12 lutego 2010 o zmianie ustawy o informatyzacji materiał przygotowany na VII zjazd Sekcji Archiwistów Samorządowych Stowarzyszenia Archiwistów Polskich Warszawa, 28-29 maja 2010 III Konwent Informatyków Administracji Publicznej na Lubelszczyźnie (Janów Lubelski 28-29 czerwca 2010) Na podstawie materiałów własnych z konferencji Linia Współpracy, Serock 27-28 kwietnia Przygotował Kazimierz Schmidt, Departament Informatyzacji MSWiA

Motto (fragment ulotki wrzuconej do skrzynek pocztowych na warszawskim Bemowie w 2010) 2

plan Co w ogóle mają do rzeczy przepisy regulujące postępowanie z dokumentacją w dobie tworzonych coraz śmielej i coraz bardziej wyrafinowanych e-usług? Kilka różnych tendencyjnie dobranych przykładów przeplatanych równie tendencyjnie wybranymi fragmentami rozporządzeń. Conieco o możliwym przyszłym problemie nieinteroperacyjności zgromadzonej dokumentacji elektronicznej z którym oczywiście sobie poradzimy. 3

O co tu w ogóle chodzi? Ustawa z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.) : Art. 6. 1. Organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą: 1) powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw; 2) nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji, w sposób, o którym mowa w pkt 1 Zwracam uwagę na to, że chodzi o przebieg załatwiania, a nie tylko rezultat Nikt nie odwołał tego przepisu 4

Parę argumentów (z obu stron) Przecież przy wniosku elektronicznym nie będzie żadnego przebiegu wpłynie wniosek i system automatycznie go obsłuży (trzeba tylko dobrze zdefiniować proces) W ogóle nie należy dopuszczać elektronicznych wniosków, których nie można obsłużyć automatycznie (dla których nie została zdefiniowana usługa i określony proces). Ustawa archiwalna to ustawa oboczna która nie ma takiego znaczenia jak epuap czy PLID Najpierw zinformatyzujmy a potem się zobaczy. A jeśli wnioskujący zechce odpowiedzi na papierze, albo po prostu nie odbierze doręczonej odpowiedzi elektronicznej to też nie będzie procesu? Czy zatem jeśli nie można (albo nie ma sensu z przyczyn ekonomicznych) zautomatyzować procesu trzeba nadal wysyłać na papierze? Czy nadal nie będę mógł wysłać TEJ SAMEJ treści elektronicznie która byłaby skuteczna na papierze tylko dlatego że nie ma wyspecjalizowanej usługi świadczonej przez podmiot? Skoro ustawa o rachunkowości jest także oboczna 5

O ust.2b art. 6 ustawy archiwalnej (nowym) Ważne: Instrukcja kancelaryjna, wykaz akt i instrukcja archiwalna którą Prezes Rady Ministrów, określi na wniosek ministra właściwego do spraw administracji publicznej oraz ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego będzie miała ograniczony zakres podmiotowy Ale będzie musiała uwzględnić potrzebę zapewnienia jednolitego sposobu tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentacji w różnej postaci, w tym elektronicznej Wydane rozporządzenie nie będzie się odnosiło np. do dokumentacji MSWiA, TVP S.A. czy też Przedszkola Miejskiego w Okonku Można jednak przypuszczać, że instrukcje kancelaryjne wynikające z innych przepisów będą czerpać z niektórych rozwiązań rozporządzenia Premiera 6

Zanim będzie o przepisach dotyczących dokumentacji Kilka plansz o praktycznych bolączkach powstającej dokumentacji elektronicznej i rozporządzeniach to regulujących: osobny (specjalny) wzór na każdą czynność każdego podmiotu oryginał w załączeniu wyłącznie w formie papierowej Do dyskusji: co by było gdyby było można skutecznie doręczyć elektronicznie, także to na co nie ma specjalnego wzoru elektronicznego, ale jest papierowy? 7

Przykład: wyszukiwanie usługi (źródło epuap.gov.pl) wybrano gospodarka i przedsiębiorczość 8

5 wniosków złotoryjskich, 5 porębskich 5 międzychodzkich itd. (tylko do ewidencji działalności gospodarczej) Wybierzmy zezw hurt alk do 4,5 proc i piwo To jest 5 strona z wielu. A gdyby tak wszyscy świadczyli tę usługę 9

Wniosek o wydanie zezwolenia na prowadzenie w kraju obrotu hurtowego napojami alkoholowymi do 4,5% zawartości alkoholu oraz piwem 10

I załączniki do tego wniosku Tu powiedzieć o korzyściach z e-administracji dla wykluczonego I leżymy 11

No chyba że Dopuszczone zostanie załączanie zamiast oryginałów zaświadczeń - podpisanych oświadczeń załączanie skanów oryginałów zamiast oryginałów (półśrodek bo i tak będę musiał złożyć wniosek o oryginał ) tworzenie stosownych zaświadczeń w postaci elektronicznej bez potrzeby opierania ich o wyspecjalizowane wzory stworzone dla potrzeb poszczególnych podmiotów 12

W poszukiwaniu Zaświadczenia Znalazłem taka usługę na epuap: 13

W poszukiwaniu Zaświadczenia Więcej znalazłem dla urzędu Skarbowego w Kaliszu 14

Inny przykład (Urząd Miasta Wolin) 15

Co by było gdybym Wykorzystał możliwość złożenia wniosku do instytucji urząd Skarbowy w Międzychodzie (dostępne na epuap) i tamże załączył Wolinowy plik w formacie RTF zawierający wszystkie informacje potrzebne do wydania zaświadczenia. Oczywiście podpisując się bezpiecznie i prosząc o przesłanie mi oryginału stosownego zaświadczenia elektronicznie. Bo przecież potrzebny mi ten oryginałżebym mógł złożyć wniosek o wydanie zezwolenia na prowadzenie w kraju obrotu hurtowego napojami alkoholowymi do 4,5% zawartości alkoholu oraz piwem. Myślę, że nie mają Państwo wątpliwości że się nie uda. Nie mówiąc o barierze psychologicznej ewentualny przedsiębiorca planując obrót piwem zwyczajnie uda się na stanowisko nr 13 bo tak będzie szybciej. 16

Zastanówmy się po co ten oryginał Oryginał zaświadczenia potrzebny jest urzędowi Miasta i Gminy w Międzychodzie tylko i wyłącznie po to aby stwierdzićże wnioskodawca NIE ZALEGA (bo jak zalega to nie będzie zezwolenia). Ale także po to aby pozostawić to w aktach sprawy jako dowód na to że postępowanie przebiegało prawidłowo. Jeśli więc jeszcze ma nie wymyślonego formularza który automatycznie odpyta urząd skarbowy (albo ZUS) o niezaleganie, a także inne podmioty o inne informacje dla których nie ma jeszcze wzorów (i które tak nie będą przerabiane automatycznie) to może dobrze by było aby dopuścić elektroniczne przesyłanie stosownych informacji na podstawie jakiegoś ogólnego wzoru uniwersalnego? Dlaczego mam przychodzić do stanowiska nr 13 jeśli nabyłem w dobrej wierze podpis elektroniczny i mogę złożyć wniosek? 17

Przykład 2 UPL-1 (źródło e-deklaracje.mf.gov.pl/) Zob. też Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 8 kwietnia 2009 r. w sprawie wzoru pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji składanej za pomocąśrodków komunikacji elektronicznej oraz wzoru zawiadomienia o odwołaniu tego pełnomocnictwa. 18

Jeszcze o pisemności Czyli dlaczego UPL-1 trzeba złozyć wyłącznie w formie pisemnej (czytaj: na papierze) Art. 137 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa: 2. Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie lub zgłoszone ustnie do protokołu. A to znaczy że nie może być złożone elektronicznie 19

Patrząc od strony wzorów 1. Przypadek 1 - jest określony wzór (podania, wniosku lub innej czynności w postaci elektronicznej por. art. 58.2 ustawy o podpisie elektronicznym) (a) wzór papierowy (taki jest zawsze) (b) wzór elektroniczny 2. Przypadek 2 - nie ma określonego wzoru tylko ogólne wymagania określone w przepisach prawa? Por. np. art. 107, 117, 124, 238 kpa, (a) choć nie ma oficjalnego wzoru papierowego, wnoszone pisma papierowe są skuteczne jeśli są zgodne z tymi ogólnymi wymaganiami (b) czy zatem powinien być elektroniczny wzór na każdą okazję tj odpowiednio wzór podania (art..63), wzór decyzji (art. 107), wzór ugody (art.117), postanowienia (art.124), wzór zawiadomienia o sposobie załatwienia skargi (art.238) itd. 3. A gdy nie ma ani wzoru, ani ogólnych wymagań (a) pisma w postaci papierowej są nadal skuteczne (b) a pisma w postaci elektronicznej? Zastanówmy się czy Premier RP może dziś skutecznie doręczyć pismo w postaci elektronicznej do wszystkich 20 swoich ministrów?

Patrząc od strony e-usług Stan idealny: wszelkie kontakty z podmiotami publicznymi mogą być realizowane także za pomocą wyspecjalizowanych e-usług (nie wyłącznie bo nadal będzie większość takich którzy wolą przyjść do stanowiska nr 13) Ponadto owe wyspecjalizowane e-usługi są tak świetnie zorganizowane, że: albo korzysta z nich bezpośrednio człowiek wypełniając formularz elektroniczny (np. potrzebujący zaświadczenia z dowolnego urzędu o niezaleganiu z wpłatami) - (usługa prosta) albo korzysta z nich system informatyczny realizujący usługę zintegrowaną (ww. zaświadczenie o niezaleganiu z wpłatami jest dołączane automatycznie do wniosku o zezwolenie na prowadzenie obrotu napojami alkoholowymi) (usługa złożona wykorzystująca usługę prostą) 21

Patrząc od strony e-usług Aby ww. stan idealny dało się osiągnąć trzeba by przeanalizować każdy proces jaki jest realizowany w polskiej administracji, (także sądownictwie), który prowadzi do wydania jakiegokolwiek dokumentu. Dla każdego procesu zdefiniować odpowiednie wzory dokumentów i wzory usług oraz dopilnować aby wszyscy uczestnicy procesu wystawili odpowiednie formularze i e-usługi w Internecie. Zapewne po takiej analizie okazałoby się, że każdy proces możnaby znakomicie odchudzić gdyby przepisy prawa na to pozwalały Zastanówmy się czy taki stan da się osiągnąć w dającym się przewidzieć czasie i kto powinien być np. odpowiedzialny za całą zintegrowaną usługę jeśli uczestniczyłyby w niej różne podmioty 22

Można sobie wyobrazić Że stosowny wzór elektroniczny zaświadczenia o niezaleganiu wyda ten kto wydał wzór papierowy I przy okazji wyda także wzór wniosku o takie zaświadczenie I może nawet powinna to być reguła aby każdy urząd nie robił wzorów na własną rękę 23

Ale czy można sobie wyobrazić Dyrektora procesu zgłoszenia wniosku o wydanie zezwolenia na prowadzenie w kraju obrotu hurtowego napojami alkoholowymi do 4,5% zawartości alkoholu oraz piwem? Takiego kogoś kto miałby uprawnienia do ustalenia z Ministerstwem Finansów, ZUS-em, inspektorem sanitarnym (powiatowym) itd.. wszystkimi podmiotami uczestniczącymi w procesie wydawania zezwolenia. 24

Efekt uboczny Mimo, że mam bezpieczny podpis elektroniczny (a niedługo będę miał jeszcze podpis osobisty i będę mógł mieć profil zaufany epuap) nie mam szans dotrzeć elektronicznie do podmiotu realizującego zadanie publiczne, jeśli podmiot ten tego nie chce. Nie tylko Kowalska nie ma szans skutecznie doręczyć podpisanego bezpiecznym podpisem UPL-1 (aby upoważnić Kowalskiego), a Nowak zgłosić działalności gospodarczej w gminie która nie wystawiła odpowiedniego wniosku, nawet premier nie ma szans wysłania jednego pisma elektronicznego swoim ministrom (bo to każdy z ministrów określa zawartość pism które chciałby im premier doręczyć zob. następny slajd) 25

Dlaczego tak jest Wyimki z przepisów z obowiązujących (jeszcze) rozporządzeń z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym oraz z dnia 27 listopada 2006 r. w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych Przy sporządzaniu pism w formie dokumentu elektronicznego wykorzystuje się wzory dokumentów elektronicznych, które zawierają wyróżnik określający szczegółowo zakres użytkowy dokumentu elektronicznego wyróżnik - element struktury logicznej dokumentu elektronicznego służący do automatyzacji obsługi pism w formie elektronicznej, a w szczególności pozwalający na automatyczne ich przekazywanie według kompetencji właściwym organom zakres użytkowy dokumentu elektronicznego - zawartość dokumentu elektronicznego zdefiniowaną przez określenie struktury logicznej dokumentu elektronicznego zgodnie z wymaganiami wynikającymi z przepisów prawa oraz rodzaju spraw załatwianych przez podmiot publiczny podmiot publiczny opracowuje zakresy użytkowe dokumentów elektronicznych, które doręcza się temu podmiotowi w związku z załatwianiem spraw należących do jego zakresu działania 26

A gdyby tak W nowym rozporządzeniu z art. 16 ust.3: wyróżnik nie musiał w szczególności pozwalać na doręczanie pism właściwym organom nie każdy podmiot publiczny musiał opracowywać zakresy użytkowe dokumentów elektronicznych, które doręcza się temu podmiotowi (będzie można wykorzystać wzory ogólne sporządzone przez właściwe organy wskazane w ustawach) Inaczej mówiąc może premier będzie mógł doręczyć pismo w postaci elektronicznej do swoich ministrów nawet jeśli nie określą oni zakresów użytkowych pism które się im doręcza, urząd będzie mógł obywatelowi doręczyć pismo nawet jeśli nie przygotuje wcześniej własnego wzoru tego pisma, a obywatel będzie mógł wnieść skutecznie dowolne pismo w postaci elektronicznej do urzędu gminy, nawet jeśli urząd ten nie zdefiniuje odpowiednich wyspecjalizowanych usług opartych o wyspecjalizowane wzory Jeśli słychać gromkie NIEEEEEEE.! zob. nast. slajd 27

Kiedy komplet wyspecjalizowanych e-usług? Bez względu na to jak szybko nastąpi powszechny wysyp e-usług i ich integracja w usługi złożone, wniosek jaki nasuwa się po analizie dotychczasowych doświadczeń jest następujący: realizacja e-administracji drogą informatyzowania kolejnych procesów (choć potrzebna i docelowo konieczna) potrwa jeszcze długo ze względu na ograniczenia w licznych przepisach szczegółowych. A powyższe oznacza, że należy poważnie brać pod uwagęże długo jeszcze będzie powstawać dokumentacja mieszana papierowo-elektroniczna z przewagą wpływów w postaci papierowej A zatem będzie się jak najbardziej tworzyć dokumentację odzwierciedlającą przebieg załatwiania spraw 28

Co ma zrobić nowoczesny urząd? Czy jednak zinformatyzowany urząd, który wystawił w Internecie możliwość złożenia doń wniosku elektronicznego w każdej sprawie, który ponadto jest wyposażony w nowoczesną linię szybkiego przetwarzania wpływów papierowych na elektroniczne będzie mógł dzięki temu pracować szybciej, sprawniej i taniej? Czy też będzie musiał postępować z ciągle masowo napływającą dokumentacją papierową jak dotąd (czyli przenosić pomiędzy biurkami urzędników, pakować do teczek rzeczowych, a razie potrzeby udostępniać organom kontrolnym i odwoławczym dokumentację prowadzonych spraw w postaci papierowej). 29

Ważne 1 Z pilotażu przeprowadzanego obecnie w podlaskim i podkarpackim urzędach wojewódzkich wynika, że zdecydowana większość pism papierowych zatrzymanych w tzw. składzie chronologicznym to są wpływy z innych podmiotów publicznych W podmiotach tych trzeba wykonać dla każdego wpływu papierowego jego odwzorowania cyfrowe (skan) i dopisać niezbędne elementy struktury po to aby dało się tym zarządzać Gdyby niezbędne elementy struktury były oznaczane i (co ważne!) umieszczane przy przesyłaniu dokumentów elektronicznych w sposób standardowy, to czynności rejestracji wszelkich takich pism pomiędzy urzędami mogłyby zostać zautomatyzowane. Zamiast pisma z biurka Ministra X na biurko wojewody Y które idzie dziś przez około tydzień (a zanim trafi do pracowników merytorycznych odpowiednio dłużej) byłoby pismo z komputera Ministra X do komputera wojewody Y które idzie przez chwilę 30

Zbiór ważniejszych przepisów ogólnych Przepisy wydane na podstawie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach: Rozporządzenie z dnia 30 października 2006 - Niezbędne elementy struktury dokumentów elektronicznych (na podstawie artykułu 5 ust.2a) - Dz.U.06.206.1517 nazwano niezbędne elementy ale nie określono sposobu ich oznaczania Rozporządzenie z dnia 30 października 2006 - Szczegółowy sposób postępowania z dokumentami elektronicznymi (na podstawie artykułu 5 ust.2b) - Dz.U.06.206.1518 Ustalono kilka ważnych wymagań dla systemów teleinformatycznych służących do zarządzania dokumentacją załatwoania spraw Rozporządzenie z dnia 2 listopada 2006 - Wymagania techniczne formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (na podstawie artykułu 5 ust.2c) - Dz.U.06.206.1519 Ustalono kontener do zapakowania dokumentacji załatwiania spraw w którym można ją umieścić w taki sposób aby faktycznie przebieg załatwiania sprawy dało się odtworzyć (ale ze względu na uniwersalność tego kontenera można także załadować dane które będą poprawne technicznie ale merytorycznie niczego nie odzwierciedlą 31

Zbiór ważniejszych przepisów ogólnych Przepisy do wydanie na podstawie ustawy o informatyzacji: Rozporządzenie z art. 16.3 (w części określającej sposób sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych oraz uwzględnienia potrzeby usprawnienia i ujednolicenia obiegu dokumentów między podmiotami publicznymi Rozporządzenie z art. 18 - praktycznie w całości w tym zwłaszcza: Konieczność zapewnienia spójności działania systemów teleinformatycznych używanych do realizacji zadań publicznych Konieczność sprawnej i bezpiecznej wymiany informacji w postaci elektronicznej między podmiotami publicznymi konieczność zachowania spójności prowadzenia rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej z podmiotami publicznymi Krajowe Ramy Interoperacyjności obejmujące zagadnienia interoperacyjności semantycznej, organizacyjnej oraz technologicznej 32

Do poprzedniego przezrocza W wyróżnionych przepisach mowa o sprawności, usprawnieniu, spójności, ujednoliceniu i interoperacyjności A zatem zastanówmy się nad tym czy dotychczasowa informatyzacja pozwala na usprawnienie przesyłania informacji pomiędzy podmiotami publicznymi (to ma zapewnić rozporządzenie z art.18) czy w szczególności usprawnienia obiegu dokumentów pomiędzy podmiotami publicznymi (to ma zapewnić rozporządzenie z art.16). Problemu niesprawnych papierowych kontaktów publicznypubliczny nie ogranicza się do kontaktów pomiędzy takimi podmiotami. Tak się dzieje także wewnątrz tych podmiotów. W ilu podmiotach publicznych w Polsce można sporządzić i 33 przechować notatkę służbową wyłącznie w wersji elektronicznej?

Ale co to ma wspólnego z postępowaniem z dokumentacją? Dwa różne przykłady dla zilustrowania problemu czyli rozporządzenie o niezbędnych elementach struktury dokumentów elektronicznych (NES), a praktyka: na epuap w projekcie ustandaryzowanego sprawozdania finansowego 34

elementy NES a elementy opisu wzoru dokumentu elektronicznego 7 niezbędnych które wg rozporządzenia powinny być przyporządkowane do każdego dokumentu elektronicznego unikatowy identyfikator (wzoru) twórca (czyli podmiot odpowiedzialny za wzór) data (co najmniej datę stworzenia wzoru) tytuł (czyli zwięzłe określenie do czego wzór) typ (oczywiste że =text) format (oczywiste że =xml dostęp (oczywiste że =wszystko) 35

elementy NES a elementy opisu wzoru dokumentu elektronicznego Ponadto mogą być także dodane (jeśli zostały określone to już musza być zachowane) odbiorca (dla wzoru nie ma sensu bo nigdzie się go nie wysyła) relacja (element powinien być dodawany sukcesywnie w miarę jak będą powstawały kolejne wersje wzorów relacja typu jest wersją tak aby było powiązanie miedzy wersjami) opis (jeśli tytuł nie wystarczy do precyzyjnego określenia wzoru) język (istotne raczej dla dokumentów tekstowych a nie dla wzorów, ale można dodaćże =pol chyba że będą wersje w innych językach UE) grupowanie (istotne jeśli wzór należy np. do zbioru wzorów =rozliczenia podatkowe) kwalifikacja (element nieistotny na tym etapie ale wiadomo że =A) uprawnienia (element wskazujący kto ma prawa do dokumentu istotne w przypadku potrzeby określenia ograniczeń wynikających z prawa autorskiego. W przypadku wzoru uprawniania=informacja publiczna czyli każdy ma prawo korzystać ze wzoru, cytować przetwarzać itd.) 36

Co wynika z Zasad tworzenia wyróżników dokumentów elektronicznych zob. www.mswia.gov.pl/download.php?s=4&id=1778 Analizując ten dokument zauważamy że z pierwszych 7 elementów NES są następujące: Identyfikatory (ale tak naprawdę są to trzy identyfikatory), tytuł nazwano nazwą, (cyt. Nazwę wzoru dokumentu elektronicznego ) jest opis ( Opis wzoru dokumentu elektronicznego w postaci tekstowej ) jest data (Data utworzenia wzoru dokumentu elektronicznego) jest twórca (Organ, który utworzył wzór dokumentu elektronicznego) z obowiązkowych elementów nie zostały określone typ, format i dostęp (w praktyce są oczywiste) 37

Co wynika z Zasad tworzenia wyróżników dokumentów elektronicznych zob. www.mswia.gov.pl/download.php?s=4&id=1778 dodano dodatkowe elementy (uznane przez ustalające szczegółowe wymagania za ważne i specyficzne dla wzoru) Podstawę prawną Rodzaj dokumentu określonego wzorem dokumentu elektronicznego (dokładnie jak w pierwowzorze) Terminy obowiązywania wzoru dokumentu elektronicznego Podpis elektroniczny zgodnie ze specyfikacją ETSI Ponadto z ww. zasad tworzenia wyróżników wynika że elementem wzoru dokumentu jest wyróżnik czyli metadane tego wzoru 38

Dokładniej Schemat XSD wyróżnika (czyli definicję struktury metadanych dla wzoru) określono tutaj: http://www.bip.mswia.gov.pl/download.php?s=4&id=1780 (link lokalny) Proszę spróbować znaleźć gdzie znajdują się w tym schemacie elementy NES (tzn. który z nich określa twórcę, który tytuł, itd.) 39

Jeszcze dokładniej Trzeba się mocno zastanowićżeby odkryćże wymienione w zasadach tworzenia wyróżników wymaganie podania Nazwy wzoru dokumentu elektronicznego jest w schemacie ukryte we fragmencie: <xsd:complextype name="wyrozniktyp"> <xsd:sequence><xsd:element name="nazwadokumentu" type="xsd:string"/> Twórca (a więc Organ, który utworzył wzór dokumentu elektronicznego) nazywa się no jak? 40

Zasady tworzenia dokumentów elektronicznych Mamy zasady tworzenia wyróżników dokumentów elektronicznych (metadane wzorów są nieco inne niż wymagane w NES ale jest to przepis specjalny) Czy są to jednocześnie zasady tworzenia dokumentów elektronicznych (nie ich wzorów). Jeśli tak, to dokumenty elektroniczne powstałe na podstawie wzorów powinny zawierać co wskazane i możliwe do automatycznego wyodrębnienia co najmniej elementy wymienione w NES Inaczej: czy zasady te wymuszają nadawanie niezbędnym elementom struktury dokumentów elektronicznych odpowiednio oznaczonych i uporządkowanych danych? A może nie jest to potrzebne i każdy powinien móc określić oznaczenia metadanych NES po swojemu? 41

Standard sprawozdania finansowego (źródło: Strona Stowarzyszenia XBRL Polska http://www.xbrl-pl.org/taksonomie/finrep.html Ustalone oznaczenie twórców sprawozdania finansowego (uproszczenie dla celów prezentacji na podstawie pliku taxonomia\finrep\1.1.1\d-finrep-pl-pp-2007-10-01-label.xml) <DaneOsobyZatwierdzajacej> <ImieZatwierdzajacego>Jan</ImieZatwierdzajacego> <NazwiskoZatwierdzajacego>Kowalski</NazwiskoZatwierdzajacego> <StanowiskoZatwierdzajacego>dyrektor</StanowiskoZatwierdzajacego> <TelefonZatwierdzajacego>22600000001</TelefonZatwierdzajacego> </DaneOsobyZatwierdzajacej> To samo dotyczy OsobySporządzającej która ma ImieSporzadzajacego, AdresEMailSporzadzajacego itd. 42

Uniwersalne oznaczanie podstawowych metadanych oznaczenia i układ zgodne z rozporządzeniem MSWiA Dz.U.06.206.1519 <Tworca> <funkcja>zatwierdził</funkcja> <instytucja> <nazwa>narodowy Bank Polski</nazwa> <jednostka> <nazwa>odział Siedemnasty</nazwa> <pracownik><imie>jan</imie><nazwisko>kowalski</nazwisko> <stanowisko>dyrektor</stanowisko> <kontakt typ="telefon">22600000001</kontakt> </pracownik></jednostka></instytucja> </Tworca> Tak samo dla sporządził ale także akceptował i dla wszelkiej innej funkcji (roli) odpowiedzialności za treść dokumentu. W ten sposób gdy pojawi się potrzeba utworzenia nowej funkcji nie trzeba będzie powiększać biblioteki znaczników o cały pakiet nowych elementów informacyjnych a jedynie dodać nową wartość do słownika funkcji. 43

Nie tylko my nie możemy się dogadać Źródło: http://www.esd.org.uk/standards/egms/ (podkreślenie moje) e-gms version 3.0 was released on 16th January 2004: DescriptionLinkXML document www.esd.org.uk/standards/egms/3.0/egms.xml The next version of e-gms is unknown. This XML file is the unofficial version. The file is still considered to be a draft because there is extensive discussion in the local government community about that and LAWs is eager to accommodate a wide ranger of requirements. It is likely that the format of egms.xml will not be subject to much further revision. Warto porównać nasze 7+7 elementów z NES 44

wniosek na podstawie wzoru ogólnego na epuap Oznaczenia elementów wyglądają tak (w testach autentyczna treść pisma MSWiA do wojewodów) tak wyglądał dokument zwizualizowany na epuap A tak wysłany na papierze 45

I teraz wyobraźmy sobie minęło 5 lat i trzeba wybrakować część dokumentacji elektronicznej dla której upłynął okres przechowywania (a może nie trzeba?!) minęło 10 lat o trzeba przekazać materiały archiwalne do archiwów państwowych (nie jak leci ale uporządkowane w określony sposób z oznaczonymi elementami NES) Minęło 15 lat i chcemy zmienić oprogramowanie na lepsze czyli przenosimy dane Czy nie powinniśmy tego przewidzieć już teraz? 46

Ale to jeszcze nic Minęło 5 lat i sąd zbiera elektroniczną dokumentację załatwiania spraw z kilku podmiotów gdyż gromadzi akta sprawy. Wyobraźmy sobie elektroniczny odpowiednik 25 tomów akt w których dokumenty elektroniczne nie mają wspólnego mianownika bo w każdym z nich twórca oznaczony jest po swojemu, data po swojemu, adresat po swojemu oznaczeń typów i rodzajów dokumentów w ogóle nie ma (czyli niemożliwe będzie np. precyzyjne wyszukanie wszystkich skarg jakie zawiera dany zbiór dokumentów). Mimo że są tytuły (też dowolnie oznaczone) to wszystkie tak naprawdę są określeniami rodzajów i wcale nie odnoszą się do treści (pismo, notatka, email, prezentacja itd..) No i w jaki sposób temu sądowi przekazać nie dokument ale akta sprawy 47

Czy udało mi się przekonać do: Potrzeby usprawnienia kontaktów elektronicznych publiczny-publiczny (w tym jeden do wielu). Potrzeby ujednolicenia oznaczania wybranych elementów NES i ustalenia sposobu ich zapisu (wcale nie muszą być w treści dokumentów tam twórcy wzorów mogą zostawić swoje oznaczenia) Potrzeby ujednolicenia i prawnego umocowania sposobu pakowania elektronicznej dokumentacji załatwiania spraw tak aby nie trzeba było tego robić na papierze (zarządzam sprawami elektronicznie = przekazuję elektronicznie także do organu nadrzędnego). Jeśli nie umie inaczej przeczytać to niech sobie sam drukuje. 48

Jeśli nie, to Koniec prezentacji Dziękuję za uwagę. Kazimierz.Schmidt@mswia.gov.pl 49

Jeśli tak To gdzie (w którym rozporządzeniu) powinno się określić zasad oznaczania i pakowania elementów NES: Bezpośrednio w NES W rozporządzeniu z art. 16.3 ustawy o informatyzacji W rozporządzeniu o minimalnych wymaganiach (art.18) W rozporządzeniu o Krajowych Ramach Interoperacyjności? 50

Oraz Jakie to mają być elementy? Przypomnę określone w przepisach prawa: identyfikator, twórca, data, tytuł, typ, format, dostęp, odbiorca relacja, opis, język, grupowanie, kwalifikacja, uprawnienia Który z nich z powodzeniem można byłoby usunąć? A może czegoś brakuje? 51

Dokumenty w polskiej administracji 2010 W tym na podstawie wzoru Papierowe W tym papierowe nie mające pierwowzoru elektronicznego W tym mające ogólne wymagania zawartości W tym na podstawie określonego wzoru Elektroniczne 52

krótka historia prac (z rozwinięciem) Luty 2009: pismo NDAP do podmiotów których posiadaliśmy wiedzę, że stosowne mają pewne doświadczenie z systemami do zarządzania dokumentacją elektroniczną odzwierciedlająca załatwianie spraw (w porozumieniu z MSWiA) Czerwiec 2009: zaczęliśmy od przeróbki starej IK okazało sięże zmian byłoby mnóstwo Listopad 2009: dlatego zmieniliśmy front i opracowaliśmy wzorcowy model postępowania Styczeń 2010 start pilotażu zatrzymania papieru w dwóch urzędach wojewódzkich ( na poważnie!) Luty 2010: szczegółowe objaśnienia do modelu kwiecień 2010: ustalenie co ze szczegłowych objaśnień ma trafić do rzporządzenia. A potem wystarczy już tylko dopisać do tego projekt rozporządzenia 53

Parę ciekawszych propozycji, które wynikają z prac Zatrzymanie obiegu papierowego: wpływy papierowe w składzie chronologicznym zakaz tworzenia wewnętrznych dokumentów w postaci papierowej (lista wyjątków określana zarządzeniem wewnętrznym) Różne sposoby udokumentowania treści doręczonego pisma Zachęcam do zapoznania się z całością materiałów (zob. na forum PI epuap) i krytycznej ich oceny 54

Pilotaż W Podlaskim i Podkarpackim urzędach wojewódzkich realizowany jest pilotaż wdrożenia elektronicznego zarządzenia dokumentacją. UWAGA! Systemy EZD w tych urzędach były już wcześniej. Nowość polega na tym że: Zaczęto ich pilotażowo używać nie tylko do opisywania obiegu dokumentów papierowych Ale to system EZD, a nie dokumenty papierowe ma odzwierciedlać podkreślany wcześniej przebieg załatwiania spraw Jest to więc przede wszystkim test zupełnie nowej organizacji pracy (do instrukcji kancelaryjnej właśnie) 55

Co dodatkowo wyszło w pilotażu wbrew pozorom bardzo ważne! W modelu nie dało się zawrzeć niektórych wymagań np. w przypadku użycia EZD sprawa mogłaby (powinna) być zakładana tylko jeden raz, a zamiast korespondencji wewnętrznej (realizowanej dziś masowo w podmiotach publicznych) wspomagające załatwienie sprawy komórki mogłyby włączać swoje opinie bezpośrednio do sprawy wiodącej komórki organizacyjnej. Inaczej mówiąc: nie ma sensu wysyłanie przez komórkę ABC do komórki XYZ pisma wewnętrznego o treści W załączeniu przesyłam pismo z Urzędu Miasta w z prośbą o opinię ; a następnie zakładanie sprawy w komórce XYZ (w przypadku przyporządkowania do pozycji wykazu akt 0718 - Współdziałanie z wydziałami własnego urzędu, powstanie sprawa o kategorii archiwalnej BE-5. A to będzie oznaczało konieczność przeprowadzenia ekspertyzy dla całej teczki akt która w praktyce może się okazać tylko dokumentacją pomocniczą). Ponadto dokumentacja załatwiania tej samej sprawy nadal byłaby rozproszona (jak w przypadku papieru). 56

Ważne 2 Jeśli w podmiocie mającym EZD, komórki organizacyjne nadal będą do siebie wysyłać pisma (tzw. współdziałanie z wydziałami własnego urzędu) podmiot ten sam pozbawi się ważnej wartości dodanej jaką taki system może dać tj. odmiejscowienia gromadzonej dokumentacji załatwiania spraw 57

Ograniczenia rozporządzenia dotyczącego IK Proces kancelaryjny realizowany w podmiotach publicznych w Polsce niewątpliwie jest powtarzalny Rozporządzenie może i powinno regulować ten proces (tak aby powstawała powtarzalna dokumentacja odzwierciedlająca załatwianie spraw niezależnie od tego czy jest elektroniczna czy papierowa) Jednak bez wsparcia ze strony innych przepisów (por. planowane rozporządzenia z art. 16 ust. 3 i art. 18 ustawy o informatyzacji) uproszczenie procesu kancelaryjnego nie będzie możliwe, a dokumentacja nie będzie jednolita Trzeba pamiętaćże nowe rozporządzenie ma mieć ograniczony zakres podmiotowy! 58

Ważne 3 Niezbędne wsparcie ze strony innych przepisów: Jeśli nie będzie możliwe przekazanie powstającej w EZD dokumentacji elektronicznej w postaci elektronicznej w określony ustalony prawem sposób, zamiast na papierze To nie będzie można do organu odwoławczego, sądu, NIKu, CBA, itd. przekazać stosownej paczki elektronicznej zamiast (niestety oczekiwanych) potwierdzonych za zgodność wydruków 59

Podsumowanie Warto pamiętać, że wypieranie istnienia dokumentacji papierowej przy przymierzaniu się do tworzenia zintegrowanych e-usług może zostać znakomicie zatrzymane przez konieczność załączenia oryginału zaświadczenia Nie należy także lekceważyć problemu urzędników na stanowiskach kierowniczych, którzy niekoniecznie od razu nauczą się elektronicznie dekretować, akceptować i podpisywać pisma. A to wbrew pozorom równie skutecznie może zatrzymać informatyzację Z kolei niedostrzeganie możliwości jakie stwarza informatyzacja i tworzenie (niezależnie od pełnego odzwierciedlenia załatwiania spraw w EZD) rzeczowych teczek z dokumentacją papierową opartych o dotychczasowe zasady, może tylko spowolnić pracę urzędu który nie dośćże będzie musiał obsługiwać nowe to nadal będzie musiał ciągnąć stare. Dziś chyba powinno być już jasne, że w okresie przejściowym w jakim żyjemy nie da się załatwiać sprawy albo tylko elektronicznie, albo tylko papierowo nie dostrzegając problemu drugiej strony. 60

Dokumenty w polskiej administracji 2013? Elektroniczne Papierowe na podstawie wzoru w tym na podstawie wzoru W tym papierowe UPL-1 jako rzadkość Cytat: Administracja ograniczająca papierowy obieg dokumentów, a w procesach wewnętrznych stosująca informację wyłącznie w postaci elektronicznej [źródło: Strategia rozwoju społeczeństwa informacyjnego w Polsce do roku 2013 str.24] 61

Parę innych spostrzeżeń Nowa instrukcja kancelaryjna niewątpliwie może być impulsem do tworzenia nowoczesnej administracji. Przede wszystkim dlatego że będzie wolno nie tworzyć akt tradycyjnych teczkach. Podmiot tworzący akta papierowe i mający w kadrze podpisującej dokumenty zwolenników tradycyjnej teczki do dekretacji i podpisu, nie będzie zainteresowany tworzeniem skutecznych dróg dotarcia do niego droga elektroniczną. Gdy będzie tworzył akta elektroniczne stanie na głowie aby jego e-usługi były jak najbardziej przyjazne. Ponadto podmiot tworzący akta elektroniczne będzie działał wewnątrz sprawniej, będzie łatwiejszy do skontrolowania, będzie mu łatwiej tworzyć BIP (łącznie z udostępnieniem możliwości śledzenia przebiegu załatwiania spraw) a zatem przyda się także tym elektronicznie wykluczonym. 62

Ważne 4 Bez skorelowania z innymi przepisami najlepsza instrukcja kancelaryjna może nie mieć znaczenia gdyż (choć dozwolone) elektroniczne zarządzanie dokumentacją może być po prostu nieopłacalne w powszechnie papierowym otoczeniu Niewątpliwie jednak nowa IK jest także niezbędnym uzupełnieniem innych przepisów wprowadzanych ustawą z dnia 12 lutego 2010 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw 63

Dziękuję za uwagę Kazimierz.Schmidt@ mswia.gov.pl Obok wyniki wyszukiwania aktów prawnych zawierających słowo wzór - znaleziono 8838 dokumentów źródło: http://www.lex.com.pl/ Pozostawiam Państwa z retorycznym pytaniem ile z tych 8838 wzorów ma swoje elektroniczne odpowiedniki? 64