Przechowywanie, pobieranie i udostępnianie organowi podatkowemu elektronicznych faktur Aby zalogować się do Systemu Elektronicznej Faktury, wejdź na stronę internetową www.upc.pl/ebok Zaloguj się do systemu za pomocą Numeru Identyfikacyjnego oraz swojego numeru PESEL: Następnie, z głównego okna Systemu Elektronicznej Faktury przejdź do zakładki FAKTURY: Po lewej stronie Systemu Elektronicznej Faktury zostanie wyświetlona lista faktur, które do tej pory wystawiono:
Po umieszczeniu wskaźnika myszy nad dowolną komórką tabeli, pojawi się w formie "chmurki" - krótkie podsumowanie opłat, uwzględnionych na danej fakturze: Otwarcie dokumentu w formacie PDF jest szczególnie przydatne w sytuacji, gdy zechcesz wydrukować fakturę na swojej domowej drukarce. Pamiętaj jednak, że jest to kopia faktury i jako takiej Urząd Skarbowy może nie przyjąć. Po kliknięciu w link "Faktura VAT" zostanie wczytana, w nowym oknie przeglądarki internetowej, elektroniczna wersja faktury. Do poprawnego jej wyświetlenia konieczne jest zainstalowanie aplikacji Java Runtime Environment, w wersji co najmniej 1.4. Aplikację można bezpłatnie pobrać ze strony producenta: http://www.java.com/pl/download/manual.jsp. Zanim elektroniczna wersja faktury zostanie wczytana, przeglądarka internetowa może wyświetlić poniższy komunikat:
Uruchamiana aplikacja jest bezpieczna dla systemu operacyjnego. W tym momencie należy nacisnąć przycisk TAK. Elektroniczna faktura zostanie wczytana: Powyższa zakładka zawiera podsumowanie faktury elektronicznej. Jest więc to: - numer faktury; - data wystawienia faktury; - okres rozliczeniowy, jaki obejmuje faktura; - imię i nazwisko odbiorcy faktury; - Numer Identyfikacyjny klienta w sieci UPC; - suma, na jaką faktura została wystawiona. Kolejna zakładka zawiera najważniejsze dla rozliczeń z Urzędem Skarbowym opcje elektronicznej faktury:
Dzięki pierwszej opcji możesz zapoznać się z dokumentem faktury, zapisać go na dysku lub wydrukować. Możliwość ta jest szczególnie przydatna w sytuacji, gdy zechcesz przedstawić rozliczenia w Urzędzie Skarbowym lub w innych celach podatkowych. Pamiętaj, że na wezwanie Urzędu Skarbowego lub podczas kontroli skarbowej zobligowany będziesz do przedstawienia faktury w formie ORYGINALNEJ, a więc jako certyfikowanego pliku, sygnowanego podpisem elektronicznym osoby, uprawnionej do wystawiania faktur elektronicznych. W celu przedstawienia faktury w formie oryginalnej w Urzędzie Skarbowym lub przed kontrolą skarbową, należy zalogować się do Systemu i pobrać fakturę elektroniczną, złożoną z dwóch plików: - podpisu elektronicznego (w formacie *.sig); - danych faktury (w formacie *.xml). Można je zapisać na dysku przenośnym, dyskietce, płycie CD, etc.
Aby pobrać ww. pliki, należy postępować według poniższej instrukcji: 1) Kliknij na przycisk Zapisz podpis. 2) Wybierz na swoim twardym dysku lokalizację zapisania pliku z podpisem elektronicznym: 3) Kliknij na przycisk Zapisz dane faktury. 4) Wybierz lokalizację zapisania pliku z danymi faktury: Przygotowane pliki, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z grudnia 2010 roku, zostaną zaakceptowane przez organ kontroli podatkowej. Można zapisać je na dysku
przenośnym, dyskietce, płycie CD etc. Dokładniejszych informacji na temat udzielą pracownicy Twojego Urzędu Skarbowego. Ostatnia zakładka aplikacji Podpis umożliwia zapoznanie się z informacjami o podpisie elektronicznym: Aplikacja wyświetla więc następujące dane: - datę podpisania faktury; - skrót podpisanej wiadomości; - numer seryjny; - okres ważności; - imię i nazwisko osoby, dla której został wystawiony podpis elektroniczny oraz nazwa organizacji w tym przypadku firmę UPC Polska Sp. z o. o. którą ta osoba reprezentuje; - nazwa instytucji, wystawiającej podpis elektroniczny. Dzięki nowoczesnym zabezpieczeniom cyfrowym, niemożliwe jest fałszowanie faktur elektronicznych i podpisów cyfrowych. Dla pewności, wystarczy kliknąć w przycisk Sprawdź podpis, a system dokona weryfikacji jego zgodności z wystawionym przez Krajową Izbę Rozliczeniową certyfikatem: