NAJWYśSZA IZBA KONTROLI DELEGATURA W WARSZAWIE ul. Filtrowa 57, 00-950 Warszawa tel. 444-57 - 72 fax. 444-57 - 62 P/08/174 LWA 41039-2-2008 Warszawa, 4 grudnia 2008 r. Pan Prof. dr hab. Wiesław Bogdanowicz Dyrektor Muzeum i Instytutu Zoologii Polskiej Akademii Nauk WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli 1, zwanej dalej ustawą o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Warszawie przeprowadziła kontrolę w Muzeum i Instytucie Zoologii Polskiej Akademii Nauk w Warszawie (dalej Instytut ) w zakresie gospodarowania wybranymi składnikami majątku trwałego Polskiej Akademii Nauk (dalej PAN) w okresie od 14 grudnia 1998 r. do I połowy 2008 r. W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym 28 października 2008 r. NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie art. 60 ustawy o NIK, przekazuje Panu Dyrektorowi niniejsze wystąpienie pokontrolne. NajwyŜsza Izba Kontroli negatywnie ocenia działalność Instytut w kontrolowanym zakresie, a w szczególności z uwagi na: niedokonywanie wyceny administrowanych nieruchomości, nieprzeprowadzanie w obiektach budowlanych wszystkich wymaganych kontroli okresowych. 1 Dz. U. z 2007 r. Nr 231, poz.1701. 1
Instytut uzyskał osobowość prawną z dniem wpisania go w dniu 14 grudnia 1998 r. do rejestru instytutów Polskiej Akademii Nauk na podstawie art. 46 ust. 1 ustawy z dnia 25 kwietnia 1997 r. o Polskiej Akademii Nauk 2 (dalej ustawa o PAN ). Według stanu na dzień zakończenia kontroli, Instytut był uŝytkownikiem 17 nieruchomości (6 gruntów oraz 11 obiektów budowlanych), z czego PAN (Skarb Państwa) był właścicielem 16 ww. nieruchomości, a Instytut właścicielem jednego budynku. Prezes PAN przekazał Instytutowi w formie uŝyczenia 9 z 16 nieruchomości będących własnością PAN. Stan formalno-prawny pozostałych 7 nieruchomości, do czasu zakończenia kontroli, nie był uregulowany, pomimo iŝ Instytut 4 z nich uŝytkował od 15 miesięcy (zabudowane tereny połoŝone na działce nr 31 i 33 w Gdańsku w obrębie Górki Wschodnie wraz z posadowionymi na nich 3 budynkami), a pozostałe 3 nieruchomości od 36 miesięcy (tereny mieszkaniowe połoŝone na działce nr 806 w Ustrzykach Dolnych przy ul. Ogrodowej 10 wraz z posadowionym na nich budynkiem). Oceniając działalność Instytutu z punktu widzenia legalności, NajwyŜsza Izba Kontroli stwierdziła następujące przypadki naruszenia prawa: 1. W okresie od 14 grudnia 1998 r. do grudnia 2006 r. nie zostały określone w sposób pisemny przyjęte przez Instytut zasady (polityka) rachunkowości, co naruszało art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości 3. Zasady (polityka) rachunkowości Muzeum i Instytutu Zoologii PAN (dalej Zasady rachunkowości ) wprowadzone zostały dopiero z dniem 7 grudnia 2006 r., jednakŝe do momentu zakończenia kontroli w Instytucie stosowany był Plan Kont niezgodny z Zakładowym Planem Kont określonym w Zasadach Rachunkowości. W stosowanym Planie Kont brak było kont pozabilansowych, w tym konta 091, na którym ewidencjonowane powinny być obce środki trwałe uŝytkowane przez Instytut, a stanowiące własność innego podmiotu i przez ten podmiot amortyzowane. 2. W kontrolowanym okresie, wbrew obowiązkowi określonemu w art. 28 ust. 1 pkt 1-1a ustawy o rachunkowości, Instytut nie dokonywał wyceny nieruchomości. Za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą, zgodnie z art. 4 ust. 5, odpowiedzialność ponosi Dyrektor Instytutu i fakt wykonywania 2 3 Dz. U. Nr 75, poz. 469 ze zm. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm. 2
np. wyceny majątku przez Biuro Majątku PAN, jak to podniósł Dyrektor w wyjaśnieniach, nie zwalnia go z tego obowiązku. 3. W okresie objętym kontrolą Instytut nie prowadził ewidencji majątku uŝyczonego mu przez Prezesa PAN a dokumentacja, na podstawie której istniałaby moŝliwość odtworzenia środków trwałych Instytutu, tj.: Księga Środków Trwałych, Sprawozdanie finansowego Instytutu za rok 2007, informacja dodatkowa do tego sprawozdania oraz protokoły z przeprowadzonych spisów z natury prowadzone i sporządzone były w sposób nierzetelny z naruszeniem art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości. W Księdze Środków Trwałych nie wyszczególniono 5 z 6 gruntów oraz 7 z 10 budynków uŝytkowanych przez Instytut, a ponadto zapisów dokonywano w niej z naruszeniem art. 23 i art. 25 ustawy o rachunkowości, tj.: w sposób nietrwały (ołówkiem), a poprawki zapisów błędnych nie były dokonywane przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty. W Sprawozdaniu finansowym Instytutu za rok 2007 Instytut nie wykazał: 3 gruntów uŝytkowanych przez Instytut, poniewaŝ jak wyjaśnił Dyrektor nie są one jeszcze uŝyczone Instytutowi, natomiast inna nieruchomość gruntowa, która równieŝ nie została Instytutowi uŝyczona, została wykazana co z kolei Dyrektor tłumaczył poleceniem biura majątkowego PAN, 5 obiektów budowlanych, poniewaŝ - jak wyjaśnił Dyrektor nie zostały one uŝyczone Instytutowi przez PAN w dniu składania sprawozdania finansowego. W spisie z natury w roku 2007 nie wykazano: Ŝadnego z 6 gruntów oraz 5 spośród 11 budynków uŝytkowanych przez Instytut. Mimo iŝ Instytut nie amortyzował budynków ani gruntów stanowiących własność PAN, to jednak w Nocie 43 stanowiącej informację dodatkową do Sprawozdania finansowego Instytutu za rok 2007, wpisana została wartość ewidencyjna budynków, co jak wyjaśnił Dyrektor nastąpiło na zlecenie PAN. 4. W okresie objętym kontrolą Instytut nie poddał 8 z 11 obiektów budowlanych okresowym kontrolom, o których mowa w art. 62 ust. 1 pkt 1 lit. a-c oraz w art. 62 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane 4, co Dyrektor tłumaczył brakiem środków finansowych. 4 Dz. U. z 2006 r. Nr 156, poz. 1118 ze zm. 3
Ponadto, dla budynku gospodarczego o pow. 39 m 2 połoŝonego na zabudowanym terenie na działce nr 106 w Jerzwałdzie w gminie Zalewo, nie została załoŝona ksiąŝka obiektu budowlanego, co było niezgodne z art. 64 ust. 1 ustawy Prawo budowlane. Do Ŝadnej z ksiąŝek obiektów budowlanych nie dołączono dokumentów, o których mowa w art. 63 wymienionej ustawy. Kontrola wykazała, Ŝe wewnętrzna organizacja Instytutu nie została określona regulaminem organizacyjnym, co naruszało 20 Statutu Muzeum i Instytutu Zoologii Polskiej Akademii Nauk zatwierdzony przez Prezesa PAN w dniu 31 lipca 2006 r. W ocenie NIK brak regulaminu organizacyjnego mógł mieć wpływ na sposób zarządzania przez Instytut nieruchomościami, poniewaŝ w Ŝadnym innym dokumencie nie zostało określone kto sprawuje nadzór nad gospodarowaniem majątkiem trwałym Instytutu. Ponadto uwagi NIK dotyczą: I. Zakupu 23 listopada 2005 r. na rzecz PAN zabudowanej działki nr 806 w Ustrzykach Dolnych za kwotę 389.680 zł. Instytut nie przedstawił dokumentów potwierdzających oszacowanie wartości nieruchomości, przed przystąpieniem do prowadzenia negocjacji, chociaŝ, udzielone Dyrektorowi Instytutu, pełnomocnictwo Prezesa PAN z 16 listopada 2005 r. do dokonania tej transakcji, obejmowało równieŝ upowaŝnienie m.in. do prowadzenia negocjacji, ustalenia warunków oraz zawierania umów sprzedaŝy, w tym przedwstępnej umowy sprzedaŝy za cenę nie wyŝszą, niŝ kwota 430.000 zł uzyskana ze wcześniejszej sprzedaŝy (na rzecz Powiatu Bieszczadzkiego) prawa uŝytkowania wieczystego działek gruntu połoŝonych w Ustrzykach Dolnych. II. Zawierania przez Instytut umów najmu i dzierŝawy pomieszczeń wraz z wyposaŝeniem w siedzibie Instytutu oraz poboru opłat z tego tytułu. Instytut w okresie objętym kontrolą zawarł łącznie 43 umowy najmu i dzierŝawy pomieszczeń wraz z wyposaŝeniem w siedzibie Instytutu oraz miejsc parkingowych na terenie nieruchomości przy ul. Wilczej 64 w Warszawie i z tego tytułu uzyskał łączną kwotę 627.741,71 zł. Większość umów podpisana została przez upowaŝnionych przez Dyrektora Instytutu Dyrektora Instytutu ds. Ogólnych i Głównego Księgowego. W jednym przypadku Główny Księgowy samodzielnie reprezentował Instytut podpisując umowę najmu miejsca 4
parkingowego połoŝonego przy ul. Wilczej 64 w Warszawie, bez stosownego upowaŝnienia Dyrektora. Zgodnie z umową z dnia 5 stycznia 2001 r., na mocy, której Prezes PAN uŝyczył Instytutowi nieruchomość połoŝoną przy ul. Wilczej 64 w Warszawie, opłaty z tytułu wynajmu i dzierŝawy, przejściowo zbędnych części nieruchomości uŝyczonych Instytutowi, powinien on pobierać na swój rachunek bankowy. Instytut nie zastosował się do ww. uregulowań zamieszczając w umowach najmu i dzierŝawy (dotyczących miejsc parkingowych, pomieszczeń wraz z wyposaŝeniem w siedzibie Instytutu) moŝliwość wnoszenia opłat z tego tytułu do kasy Instytutu. Ponadto Instytut w okresie od 31 grudnia 2004 r. do 13 kwietnia 2005 r. (tj. od daty wygaśnięcia obowiązującej umowy uŝyczenia do podpisania aneksu terminowego przedłuŝającego termin uŝyczenia) nadal pobierał opłaty z tytułu wynajmu i dzierŝawy ww. nieruchomości. W tym okresie, łączna kwota środków uzyskanych z tytułu bezumownego wynajmu, wyniosła 20.948 zł, co stanowiło 3% całości środków uzyskanych z tytułu wynajmu i dzierŝawy w okresie objętym kontrolą. Szczegółowe badanie 43 umów najmu miejsc parkingowych połoŝonych przy ul. Wilczej 64 w Warszawie, z tytułu których Instytut pobrał kwotę 173.585 zł wykazało, iŝ: Wysokość stawek najmu nie była jednakowa dla wszystkich podmiotów, co jak wyjaśniła Zastępca Dyrektor ds. Ogólnych - zaleŝało od osoby wynajmującej. Aneksy do ww. umów sporządzane były w sposób nierzetelny w 7 przypadkach nie zawierały daty podpisania, a w przypadku 6 umów Instytut pobierał opłaty przez okres od 8 do 46 miesięcy od momentu wygaśnięcia umów najmu, tj. bez ich przedłuŝenia. Łączna kwota środków pobranych z tego tytułu wyniosła 47.220 zł i stanowiła 27% całości opłat z tytułu najmu miejsc parkingowych na terenie Instytutu w okresie objętym kontrolą. Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi, NajwyŜsza Izba Kontroli wnosi o: 1. Podjęcie działań mających na celu uregulowanie stanu formalno-prawnego nieruchomości uŝytkowanych przez Instytut oraz dokonanie wyceny administrowanych nieruchomości. 2. Dostosowanie Zakładowego Planu Kont do obowiązujących Zasad rachunkowości, wyeliminowanie przypadków sporządzania błędnych i nietrwałych wpisów w Księdze 5
Środków Trwałych oraz przyjęcie jednolitych zasad dotyczących sporządzania sprawozdań finansowych. 3. ZałoŜenie ksiąŝki obiektu budowlanego budynku w Jerzwałdzie w gminie Zalewo. 4. Przeprowadzanie okresowych kontroli stanu technicznego budynków oraz ich dokumentowanie w ksiąŝkach obiektu budowlanego. 5. Opracowanie i wdroŝenie Regulaminu organizacyjnego Instytutu. 6. Pobieranie opłat z tytułu najmu i dzierŝawy przejściowo zbędnych części nieruchomości połoŝonej przy ul. Wilczej w Warszawie, zgodnie z umową. NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, zwraca się do Pana Dyrektora o przedstawienia w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wniosków bądź o podjętych działaniach na rzecz realizacji wniosków lub przyczynach nie podjęcia takich działań. Zgodnie z treścią art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego przysługuje Panu Dyrektorowi prawo zgłoszenia na piśmie do dyrektora Delegatury NIK w Warszawie umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu. W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin nadesłania informacji, o którym mowa wyŝej, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały właściwej komisji NIK. 6