D Y R E K T O R S Ą D U O K R Ę G O W E G O ul. Waryńskiego 45, 16-400 SUWAŁKI tel. (87) 56-31-300, fax. (87) 56-31-303 email: l.sobolewska@suwalki.so.gov.pl SG-220-4/13 Suwałki, dnia 18 czerwca 2013 r. Do wykonawców zamówienia Dotyczy: postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na Usługę grupowego ubezpieczenia na życie pracowników Sądu Okręgowego w Suwałkach i Rodzinnego Ośrodka Diagnostyczno-Konsultacyjnego w Augustowie oraz ich współmałżonków. Sąd Okręgowy w Suwałkach jako Zamawiający w ww. postępowaniu po otrzymaniu w dniu 17 czerwca 2013 r. od wykonawców pytań dotyczących SIWZ, wyjaśnia: Pytanie 1: Czy w postępowaniu przetargowym uczestniczy broker lub inny pośrednik. W postępowaniu nie uczestniczy broker ani inny pośrednik. Pytanie 2: W jakiej wysokości przewiduje zamawiający wynagrodzenie dla pracownika wykonującego czynności obsługi umowy. Zgodnie z zapisem pkt III. 22 Załącznika nr 1 do SIWZ - Opis przedmiotu zamówienia, to wykonawca ustala wysokość prowizji. Pytanie 3: Proszę o podanie definicji pobyt dziecka w szpitalu i sposób naliczania świadczenia. Definicję pobyt dziecka w szpitalu należy rozumieć według definicji określonej w pkt V.8 pobyt w szpitalu, natomiast kwota świadczenia jednorazowa niezależna od ilości dni określona w poz. 30 tabeli Zakres ubezpieczenia. Pytanie 4: Czy wypłata świadczenia z tytułu osierocenia dziecka wypłacane będzie dla każdego dziecka, czy jednorazowo bez względu na liczbę dzieci. Wypłata świadczenia dla każdego dziecka. Pytanie 5: Proszę o wyjaśnienie sposobu wypłaty świadczenia z poz. 30 tabeli świadczeń (Załącznik nr 1 do SIWZ, cz. IV) pobyt dziecka w szpitalu wraz z oczekiwanymi warunkami (zakresem) tego świadczenia. Odpowiedź jak w pytaniu 3.
2 Pytanie 6: Czy Zamawiający wyraża zgodę, by wcześniej nieubezpieczeni u Zamawiającego członkowie rodzin pracowników, przystępując do umowy ubezpieczenia zawartej w wyniku niniejszego postępowania wypełnili oświadczenia o stanie zdrowia (3 pytania)? Pracownicze ubezpieczenie grupowe jest przede wszystkim skierowane do pracowników zamawiającego. Członkowie rodzin są grupą nieopisaną, w dużej mierze nie znaną nawet Zamawiającemu. Możliwość weryfikacji osób wcześniej nieubezpieczonych pozwoli uniknąć wzrostu szkodowości a co za tym idzie istotnego pogorszenia warunków dla ubezpieczonych, w szczególności pracowników, w przyszłym postępowaniu. Zamawiający w pkt III.20 Załącznika nr 1 do SIWZ Opis przedmiotu zamówienia opisał wymagania w tym zakresie, natomiast zgodnie z pkt III.2 Załącznika nr 1 do SIWZ Opis przedmiotu zamówienia do ubezpieczenia mogą przystąpić tylko współmałżonkowie pracowników. Pytanie 7: Czy Zamawiający wyraża zgodę, by przystępujący do ubezpieczenia po okresie 3 m-cy od daty początku umowy lub po 3 miesiącach od daty zatrudnienia pracownika ( także członkowie rodzin pracowników), wypełniali oświadczenia o stanie zdrowia (3 pytania). Pozwoli to uniknąć wzrostu poziomu szkodowości, który w efekcie może spowodować znaczne pogorszenie oferty w przyszłym postępowaniu. Zamawiający informuję, że odpowiedź została udzielona w pytaniu 6. Pytanie 8: Czy Zamawiający wyraża zgodę, by przystępujący do ubezpieczenia wcześniej nieubezpieczeni członkowie rodzin pracowników podlegali karencjom? Pracownicze ubezpieczenie grupowe jest przede wszystkim skierowane do pracowników Zamawiającego, którzy w zdecydowanej większości, przy zawieraniu ubezpieczenia po raz pierwszy, poddani byli działaniu karencji. Proponowane przez Wykonawcę rozwiązanie jest uczciwe wobec osób dotychczas ubezpieczonych, płacących w większości składki przez wiele lat. Przyjęcie do ubezpieczenia osoby z tzw. Świadczeniem pewnym, która zgłasza się tylko dlatego, że chce wziąć pieniądze z ubezpieczenia a zaraz potem prawdopodobnie zrezygnuje z ubezpieczenia, wiąże się podwyższeniem szkodowości kontraktu a co za tym idzie pogorszeniem warunków dla pracowników płacących składki od wielu lat. Powyższa kwestia opisana została w pkt III.12 Załącznika nr 1 do SIWZ Opis przedmiotu zamówienia. Pytanie 9: Jak wg Zamawiającego miałaby wyglądać odpowiedzialność Wykonawcy wobec zdarzeń, głównie zdrowotnych lub NW, których początek miał miejsce przed początkiem odpowiedzialności Wykonawcy wyłonionego w wyniku niniejszego postępowania a konkretne zdarzenie miało miejsce po 1.09.2013 r.? (np. zdiagnozowana choroba przed 1.09.2013 i operacja chirurgiczna w wyniku tej choroby zgłoszona w odpowiedzialności Wykonawcy, czyli po dacie 1.09.2013 r.)? Czy Zamawiający zgadza się, by Wykonawca przejął odpowiedzialność za takie zdarzenia, w przypadku operacji chirurgicznych czy poważnych zachorowań, jeśli zdarzenie miało miejsce w jego odpowiedzialności, przyczyna zdarzenia choroba, nieszczęśliwy wypadek, miał miejsce przed odpowiedzialnością Wykonawcy pod warunkiem, że Ubezpieczony był objęty ochroną ubezpieczeniową u poprzedniego Ubezpieczyciela z zachowaniem ciągłości tejże ochrony? Zamawiający kwestię tę określił w pkt III.18 Załącznika nr 1 do SIWZ Opis przedmiotu zamówienia. Pytanie 10:
3 Prosimy o podanie możliwie najbardziej aktualnego wskaźnika szkodowości w umowach ubezpieczenia grupowego pracowników i członków ich rodzin funkcjonujących obecnie u Zamawiającego. Informacja ta pozwoli wyrównać szanse wszystkich Wykonawców a także przygotować korzystniejsze oferty w ww. postępowaniu. Zamawiający nie jest w stanie podać wskaźnika szkodowości, ponieważ likwidacja szkód następuje bez udziału Zamawiającego. Pytanie 11: Proszę o podanie łącznych kosztów zawarcia i obsługi programu (w %), uwzględniających koszty obsługi ubezpieczenia przez pracowników Zamawiającego a także kurtaż brokerski (oczywiście jeśli Zamawiający korzysta z pomocy brokera). Dane te stanowią bowiem ważny element składowy całkowitych kosztów, jakie należy wziąć pod uwagę przygotowując ofertę ubezpieczenia, dają również Zamawiającemu możliwość rzetelnej oceny ofert Wykonawców, którzy kalkulują je na tych samych zasadach. Nie ma wątpliwości, że wybrana oferta będzie rzeczywiście najkorzystniejsza dla Zamawiającego i pracowników. Zamawiający informuję, że odpowiedź została udzielona w pytaniu 1 i 2. Pytanie 12: Proszę o potwierdzenie czy wykonawca prawidłowo zrozumiał zapisy SIWZ, Załącznik nr 1 Opis przedmiotu zamówienia ust. 11 i 12, dotyczące zasad stosowania karencji: Karencja nie będzie obowiązywać: 1. Pracowników przystępujących do umowy ubezpieczenia w ciągu 3 miesięcy od daty zawarcia umowy dotyczy pracowników zatrudnionych u Zamawiającego na 1 dzień obowiązywania niniejszej umowy ubezpieczenia, 2. Pracowników, o ile przystąpią do ubezpieczenia w terminie do 3 miesięcy od nawiązania stosunku pracy (nabycia uprawnienia do przystąpienia do grupowego ubezpieczenia) dotyczy pracowników zatrudnionych w trakcie trwania umowy ubezpieczenia. Karencja nie dotyczy zdarzeń będących wynikiem nieszczęśliwego wypadku. Wykonawca nieprawidłowo zrozumiał zapis, ponieważ pkt 11 obejmuje przystąpienie do ubezpieczenia pracowników Zamawiającego i ich współmałżonków bez okresu karencji tj. od daty początku ochrony ubezpieczeniowej określonej w polisie. Ponadto w pkt 12 wyłączenie z obowiązku karencji obejmuje 4 przypadki określone w pkt a, b, c, i d. Pytanie 13: Czy Zamawiający zgodzi się na poniższą modyfikację zapisu Załącznika nr 1 OPZ, cz. III ust. 9: Do ubezpieczenia będą mogły przystąpić osoby przebywające na urlopie wychowawczym lub bezpłatnym, pod warunkiem, że są obecnie ubezpieczone w grupowym ubezpieczeniu na życie u zamawiającego. Zamawiający nie wyraża zgody. Sytuacja tych osób została uregulowano warunkami przystąpienia do ubezpieczenia w pkt III.9 i III.12. Pytanie 14: Załącznik nr 1 do SIWZ, rozdział IV (tabela): Czy wysokości świadczeń podane w tabeli z zakresem świadczeń są wartościami skumulowanymi tzn. czy podane kwoty są ostatecznymi kwotami do wypłaty z tytułu realizacji danego ryzyka? Kwoty podane w tabeli dotyczące świadczeń jednorazowych, są to kwoty ostateczne, natomiast kwoty uzależnione od liczby dni, czy % uszczerbku na zdrowiu, w sposób oczywisty, nie są skumulowane.
4 Pytanie 15: Załącznik nr 1 do SIWZ, rozdział V, pkt 3 str. 4: Zamawiający podał definicję nieszczęśliwego wypadku, w której nie wskazał zapisu o wpływie stanu zdrowia ubezpieczonego na powstanie nieszczęśliwego wypadku. Czy w związku z tym Zamawiający może potwierdzić, że intencją było takie określenie definicji nieszczęśliwego wypadku, w której to nieszczęśliwy wypadek można uznać niezależnie od woli i stanu zdrowia osoby, której życie lub zdrowie jest przedmiotem ubezpieczenia, gwałtowne zdarzenie wywołane przyczyną zewnętrzną? Tak. Pytanie 16: Załącznik nr 1 do SIWZ, rozdział V, pkt 9 str. 4: Czy Zamawiający dopuszcza zmianę nazewnictwa def. POPARZENIA na OPARZENIA ze względu na to, że w medycynie i ubezpieczeniach używa się tego określenia? W ramach tego określenia można używać definicji oparzenia. Pytanie 17: Załącznik nr 1 do SIWZ, rozdział V, pkt 9 str. 4: Zamawiający wskazał definicję poparzenia. Dla należytego zdefiniowania oparzenia, poza powierzchnią ciała, Wykonawca prosi o podanie stopnia oparzenia, potwierdzonego rozpoznaniem lekarskim. Zamawiający określił uszkodzenie powłok skórnych obejmujące co najmniej 20% powierzchni ciała bez kwalifikacji stopni poparzenia. Pytanie 18: Załącznik nr 1 do SIWZ, rozdział V, pkt 22, str. 5: Zamawiający wskazał definicję trwałego uszczerbku na zdrowiu, w której wpisał również zawał serca lub udar mózgu. W części IV w zakresie ubezpieczenia brak jest ryzyka trwały uszczerbek na zdrowiu spowodowany zawałem serca lub udarem mózgu. Czy zatem Zamawiający może potwierdzić, że kwota świadczenia w tabeli dotycząca trwałego uszczerbku na zdrowiu wskutek nieszczęśliwego wypadku dotyczy również trwałego uszczerbku na zdrowiu spowodowanego zawałem serca lub udarem mózgu? Tak Pytanie 19: Załącznik nr 1 do SIWZ, rozdział V, pkt 11, str. 5: Czy w ramach definicji rekonwalescencji zamawiający zaakceptuje: zwolnienie lekarskie wydane przez oddział szpitalny, w którym odbywało się leczenie szpitalne? Tak Pytanie 20: Załącznik nr 7 do SIWZ (umowa), 4 ust. 6, str. 4: Zamawiający wskazuje: ( ) Za datę zapłaty uważa się datę obciążenia rachunku Zamawiającego. Wykonawca wnosi o wyjaśnienie tego zapisu lub jego wykreślenie. Uzasadnienie: Obecne brzmienie tego zapisu jest niezgodne z art. 454 1 k.c. a mianowicie, gdy stosownie do wskazanego postanowienia umownego za dzień zapłaty składki uznaje się dzień dokonania przelewu, a na dzień wpływu składki na konto bankowe Wykonawcy składkę uważa się za przekazaną w momencie wpływu na konto bankowe Wykonawcy. Zamawiający uważa, że wykreślenie zapisu ( ) Za datę zapłaty uważa się datę obciążenia rachunku Zamawiającego jest niezasadne, i wyjaśnia:
5 Przepis art. 454 kodeksu cywilnego o miejscu spełnienia świadczenia nie sprzeciwia się możliwości umownego ułożenia stosunków pomiędzy stronami w tym zakresie, co znalazło miejsce w 4 ust. 6 przedmiotowej umowy w sprawie zamówienia publicznego. Uznać zatem należy, że podstawą ustalenia momentu zapłaty, określonego w 4 ust. 6 umowy, jako daty obciążenia rachunku Zamawiającego jest przepis art. 353 1 kodeksu cywilnego. Pytanie 21: Załącznik nr 1 do SIWZ, rozdział III, pkt 22: Czy Zamawiający może wskazać % wynagrodzenia związanego z zawarciem i obsługą umowy ubezpieczenia? Dane te stanowią niezbędną informację do przygotowania porównywalnych ofert Wykonawców: Odpowiedź została udzielona w pytaniu 2. Pytanie 22: Załącznik nr 1 do SIWZ, rozdział III, pkt 15: Czy Zamawiający dopuszcza doprecyzowanie zapisu Wykonawca wykonuje zobowiązania najpóźniej w terminie 30 dni od daty otrzymania zawiadomienia o zdarzeniu objętym odpowiedzialnością Wykonawcy. W przypadku, gdy wyjaśnienie w powyższym terminie okoliczności koniecznych do ustalenia odpowiedzialności Wykonawcy w stosunku do ubezpieczonego albo wysokości zobowiązania okazało się niemożliwe, Wykonawca wykonuje zobowiązanie w ciągu 14 dni od dnia, w którym przy zachowaniu należytej staranności wyjaśnienie tych okoliczności było możliwe. Zamawiający określając termin likwidacji szkody w ciągu 30 dni od terminu jej zgłoszenia rozumie termin od złożenia pełnej dokumentacji niezbędnej do likwidacji szkody. Pytanie 23: Załącznik nr 1 do SIWZ, rozdział III, pkt 17: Czy Zamawiający dopuszcza doprecyzowanie zapisu Zamawiający w razie konieczności, wymaga zapewnienia badania lekarskiego w celu orzeczenia wysokości stopnia uszczerbku na zdrowiu ubezpieczonego, na terenie miasta, w którym ma siedzibę ubezpieczający. W innym przypadku Wykonawca zapewnia możliwość wypłaty stosownego świadczenia bez badania lekarskiego, na podstawie przekazanej kompletnej dokumentacji medycznej. Warunek określony przez Zamawiającego zapewnienia badania lekarskiego na terenie miasta, w którym ma siedzibę ubezpieczający, miejsca pracy ubezpieczonego albo miejsca zamieszkania ubezpieczonego wskazuje na alternatywę do wyboru Wykonawcy. Pytanie 24: Załącznik nr 1 do SIWZ, rozdział III, pkt 19: Czy Zamawiający dopuszcza doprecyzowanie zapisu Zamawiający wymaga zapewnienia punktu obsługi zgłaszania świadczeń Określenie zawarte przez Zamawiającego odnośnie punktu obsługi likwidacji szkód obejmuje również punkt obsługi zgłaszania świadczeń. Z poważaniem Dyrektor Sądu Okręgowego w Suwałkach z upoważnienia Kierownik Sekcji Gospodarczej Stanisława Łanczkowska