Opis funkcjonalności systemu ING BankOnLine Moduł Użytkowników System ING BankOnLine z funkcjonalnością Modułu Użytkowników pozwala na obsługę rachunków bankowych przez wielu pracowników w firmie. Posiadacz rachunku określa następujące uprawnienia pracowników firmy, którzy będą Użytkownikami ING BankOnLine: uprawnienia Użytkowników, którzy będą mieli uprawnienia tylko do podglądu rachunków, uprawnienia Użytkowników, którzy będą samodzielnie realizować polecenia przelewu z wybranych rachunków, uprawnienia Użytkowników, którzy dwuosobowo lub wieloosobowo będą realizować polecenia przelewu z wybranych rachunków. Posiadacz rachunku może ustalać następujące reguły korzystania z systemu: możliwość nadania wszystkim Użytkownikom takich samych lub różnych uprawnień, określenie ilu Użytkowników jest wymaganych do złożenia dyspozycji, zdefiniowanie czy którykolwiek z Użytkowników może samodzielnie składać dyspozycje, określenie czy którykolwiek z Użytkowników powinien mieć uprawnienia tylko do podglądu, zdefiniowanie czy dla wszystkich rachunków Użytkownicy mają mieć takie same uprawnienia. Zakres uprawnień Użytkowników określa Załącznik do Umowy o korzystanie z systemów bankowości elektronicznej Moduł Użytkowników, drukowany i przekazywany Klientowi w Oddziale Banku w trakcie udostępniania funkcjonalności Modułu Użytkowników. Funkcjonalność Modułu Użytkowników jest wykorzystywana dla operacji złożenia dyspozycji przelewów i zleceń walutowych. Dyspozycje takie jak polecenia przelewu w PLN, paczki przelewów w PLN, zlecenia walutowe (zlecenie walutowe, przelew europejski, przewalutowanie) wymagają przed wysłaniem do Banku podpisania przez uprawnionych Użytkowników zgodnie z zdefiniowanymi uprawnieniami. * UWAGA: Dyspozycje realizowane w ramach AutoDealingu (przewalutowanie kursem negocjowanym, o ile jest udostępniona funkcjonalność w systemie) są realizowane jednoosobowo a nie w oparciu o zdefiniowane wzorce uprawnień w Module Użytkownika. Pozostałe dyspozycje wysyłane poprzez ING BankOnLine może podpisać i wysłać każdy Użytkownik, który ma uprawnienia do zlecania dyspozycji. W przypadku braku uprawnień do złożenia dyspozycji zlecenie zostaje przez Bank odrzucone. 1
1. Przelewy 1.1. Wprowadzenie polecenia przelewu Aby polecenie przelewu zostało zrealizowane poprawnie należy wprowadzić: pełny numer rachunku odbiorcy, dane odbiorcy: imię i nazwisko lub nazwę firmy oraz adres, kwotę przelewu, tytuł płatności. Akceptacja wprowadzonego polecenia przelewu następuję poprzez kliknięcie przycisku Dalej. Jeżeli polecenie przelewu zostało wprowadzone przez Użytkownika posiadającego jednoosobowe uprawnienie do składania dyspozycji, wtedy przelew zostanie przesłany do Banku i zaksięgowany bezpośrednio. Jeżeli dla akceptacji polecenia przelewu jest wymagany podpis innego Użytkownika, prezentowana jest następująca informacja: 2
1.2. Lista zleceń do podpisu Wszystkie polecenia przelewu, wprowadzone i zaakceptowane przyciskiem Dalej przez Użytkowników nie posiadających jednoosobowo uprawnień do realizacji dyspozycji, trafiają do grupy Przelewy -> Moduł Użytkownika -> Lista przelewów do podpisu. Aby uzyskać informację o transakcjach oczekujących na akceptację (podpisanie) przez pozostałych Użytkowników, należy wybrać rachunek obciążany, z którego zostały złożone dyspozycje. Po wybraniu rachunku przelewy zostaną automatycznie wyszukane. Obok każdego przelewu znajdują się dwie opcje: Szczegóły i Usuń prezentowane po kliknięciu kursorem na dany przelew. Opcja Usuń powoduje usunięcie przelewu z listy transakcji do podpisu. Wybranie opcji Szczegóły spowoduje wyświetlenie zawartości przelewu oraz informacji o dotychczas złożonych elektronicznych podpisach na poleceniu przelewu z przyciskami funkcyjnymi Podpisz lub Powrót. 3
1.3. Podpisywanie i wysyłanie poleceń przelewu Szczegóły polecenia przelewu oraz informacje o dotychczas złożonych podpisach przez Użytkowników prezentuje poniższy ekran: Poprzez opcję Podpisz Użytkownicy składają podpisy wymagane do złożenia dyspozycji. Jeżeli składany podpis spowodował uzyskanie wszystkich wymaganych podpisów, wówczas Użytkownik otrzyma komunikat, że przelew został podpisany, a po przejściu do szczegółów przelewu uaktywni się przycisk Księguj. Funkcja Księguj służy do wysłania do Banku i zaksięgowania podpisanego polecenia przelewu. 4
2. Paczki przelewów Paczki przelewów to odrębna funkcja systemu ING BankOnLine stworzona z myślą o Użytkownikach realizujących wiele poleceń przelewów jednorazowo. Funkcjonalność pozwala na tworzenie zbioru poleceń przelewu, w skład, którego może wejść jednorazowo nawet 3 tysiące transakcji, a następnie na realizację, bez konieczności wprowadzania i akceptowania każdego przelewu odrębnie. 2.1. Tworzenie paczki przelewów Należy wybrać opcję Paczki przelewów, która znajduję się w menu Przelewy. Paczkę przelewów można stworzyć na kilka sposobów: poprzez ręczne wprowadzenie poleceń przelewów, poprzez zaimportowanie poleceń przelewów z pliku., poprzez dodanie przelewów wzorcowych. A. Ręczne wprowadzanie przelewów polega na wprowadzaniu kolejno każdego polecenia przelewu w systemie za pomocą funkcji Wprowadzenie przelewów i przycisku Dodaj przelew lub Dodaj przelew wzorcowy. 5
Z utworzonych w ten sposób przelewów (wszystkich lub z wybranych przelewów) można utworzyć paczkę przelewów. B. Import przelewów z pliku polega na zaimportowanie pliku zawierającego transakcje z programu finansowo-księgowego, bez konieczności wprowadzania kolejno każdego polecenia przelewu. Podczas importu dla poprawnego przeniesienia polskich znaków dialektycznych (np. ą, ę, ł) niezbędne jest wybranie właściwej strony kodowej, tzn. takiej, w jakiej są zapisane importowane transakcje. Najczęściej programy finansowo-księgowe działające w systemie operacyjnym DOS korzystają ze strony kodowej DOS-852, natomiast programy F-K działające w trybie graficznym w systemie operacyjnym Windows korzystają ze strony kodowej Windows-1250. Poniższy ekran prezentuje wybór strony kodowej oraz importowanego pliku. Po wprowadzeniu ręcznie przelewów lub ich zaimportowaniu z pliku możliwe jest utworzenie paczki przelewów. Do paczki przelewów można włączyć wszystkie stworzone przelewy poprzez opcję Zaznacz wszystkie i Utwórz paczkę, lub tylko włączyć wybrane przelewy poprzez ich zaznaczenie na liście przelewów i wybraniu opcji Utwórz paczkę. Paczka może zawierać maksymalnie 3.000 przelewów. 6
Każdej paczce przelewów, podczas jej tworzenia, należy nadać nazwę (maks. 15 znaków). 2.2. Lista paczek Każda utworzona w systemie paczka przelewów znajduje się na Liście paczek, skąd może zostać zrealizowana, a w razie konieczności usunięta. Utworzonej Paczki nie można modyfikować. 7
Paczka może zawierać wyłącznie przelewy obciążające ten sam rachunek zleceniodawcy, ale znajdujące się w niej przelewy mogą posiadać różne daty realizacji. Dodatkowe funkcje są dostępne po kliknięciu kursorem na daną paczkę. W funkcji Lista paczek dostępne są następujące informacje o każdej paczce: data utworzenia paczki, data przesłania paczki do Banku, nazwa paczki, liczba transakcji w paczce, sumaryczna kwota wszystkich transakcji w paczce, status paczki: oczekująca status paczki, która została utworzona, ale nie została jeszcze przesłana do księgowania w Banku, księgowana status paczki informujący o księgowaniu w Banku poszczególnych transakcji znajdujących się w paczce, zaksięgowana status paczki, informujący o poprawnym zakończeniu księgowania w Banku poszczególnych transakcji w paczce, zaksięgowana z odrzuceniami - status paczki, informujący o zakończeniu księgowania w Banku poszczególnych transakcji w paczce, z których co najmniej jedna została odrzucona z powodu błędów, odrzucona status paczki informujący o usunięciu paczki przez Użytkownika systemu funkcją Odrzuć, zapisywana status paczki w trakcie zapisywania wszelkich zmian wprowadzonych przez Użytkownika, błędna formalnie status paczki informujący o błędach formalnych istniejących w paczce. 8
Opcja Odrzuć jest dostępna tylko dla paczek ze statusem Oczekująca. Status paczki Odrzucona wyklucza podpisanie i księgowanie transakcji znajdujących się w paczce. Aby wykorzystać w przyszłości transakcje znajdujące się w paczce o statusie Zaksięgowana należy wybrać opcję Przeglądaj (opcja dostępna po kliknięciu kursorem na daną paczkę) i następnie Skopiuj paczkę. Powyższy wybór spowoduje skopiowanie transakcji do funkcji Wprowadzanie przelewów, skąd ponownie można je włączyć do nowej paczki. 9
2.3. Lista transakcji w paczkach Wybór opcji Przeglądaj powoduje prezentowanie Użytkownikowi ekranu z Listą transakcji w paczce. Ekran Lista transakcji zawiera następujące informacje: nagłówek (wspólny dla wszystkich transakcji w paczce): rachunek obciążany rachunek, z którego będą realizowane wszystkie transakcje w paczce, nazwa paczki, kwota paczki (całkowita wartość transakcji w paczce), złożone podpisy przedstawia Identyfikatory Użytkowników, którzy złożyli na paczce podpisy tabela (dla każdej transakcji w paczce): liczba porządkowa transakcji, data utworzenia data włączenia transakcji do paczki, rachunek i nazwa odbiorcy oraz 2 pierwsze linie tytułu płatności, kwota transakcji w PLN, status transakcji: niewystarczający podpis status transakcji, która nie została jeszcze podpisana, lub dla której podpisy są niekompletne, 10
oczekująca status transakcji, która została wystarczająco podpisana i jest gotowa do wysłania do księgowania w Banku, zaksięgowana status transakcji, która została przesłana do Banku i poprawnie zaksięgowana, odłożona status transakcji z przyszłą datą realizacji, która została przesłana do Banku i czeka na zaksięgowanie w dacie realizacji, odrzucona status transakcji, która została odrzucona przez Bank z powodu błędów, brak uprawnień KWP status nadany transakcjom, do których Użytkownik nie posiada uprawnień. Dla każdej transakcji na liście dostępna jest opcja Szczegóły, dostępna po kliknięciu kursorem na daną transakcję. Po jej wybraniu na ekranie pojawia się ekran polecenia przelewu, który dodatkowo przedstawia pełną informację o nazwie i adresie odbiorcy oraz pełnym tytule płatności. W tym ekranie znajduje się także opisowy status transakcji. Opcja Szczegóły jest dostępna dla wszystkich transakcji niezależnie od ich statusu i statusu paczki. Korzystając z tej opcji można sprawdzić np. powód odrzucenia przez Bank transakcji. 11
2.4. Podpisywanie i wysyłanie paczek przelewów 12
Aby wysłać paczkę do księgowania transakcje w paczce powinny mieć status Oczekująca. Aby uzyskać taki status paczkę z transakcjami muszą podpisać wszyscy Użytkownicy, których podpisy są wymagane dla akceptacji dyspozycji. Do podpisania paczki służy opcja Podpisz paczkę, która znajduję się w dolnym ekranie opcji Lista transakcji. Podpisać paczkę można tylko, kiedy paczka posiada status Oczekująca a transakcje w paczce muszą posiadać status niewystarczający podpis. Informacją dla Użytkownika o uzyskaniu przez paczkę podpisu kompletnego jest zmiana statusu transakcji w paczce z niewystarczający podpis na oczekująca. Jeżeli wszystkie transakcje w paczce otrzymają status oczekująca, można taką paczkę przesłać do księgowania w Banku poprzez uruchomienie funkcji Księguj paczkę. UWAGA! Przesłanie do Banku paczki, która zawiera transakcje ze statusem niewystarczający podpis spowoduje odrzucenie wszystkich transakcji z takim statusem. Funkcja Podpisz paczkę i Księguj paczkę jest niedostępna dla paczek, które zostały przesłane do Banku do księgowania. Jeżeli w paczce wysłanej do księgowania znalazły się transakcje, które Bank odrzucił, możliwe jest skopiowanie takich transakcji korzystając z funkcji Skopiuj odrzucone. Transakcje te znajdą się w menu: Paczki przelewów -> Wprowadzanie przelewów, gdzie będzie można je modyfikować i włączyć do nowej paczki. 13