Projekt nie jest marzeniem... ale marzenie które staje się rzeczywistością może być projektem. ewaluacja (ocena) implementacja (realizacja) 1 metody cele analiza potrzeb priorytety organizacji osobista motywacja lokalna społeczność, młodzi ludzie Model projektu 1 Źródło: Zarządzanie projektem pakiet szkoleniowy 3, MENiS Program Młodzież w działaniu, Warszawa
Grupa docelowa projektu Podstawą myślenia od projekcie jest grupa celowa - odbiorcy naszych przyszłych działań, czyli dla kogo zamierzamy realizować projekt. Grupę celową należy określić najdokładniej jak jest to możliwe: podać konkretną liczbę osób, wiek, płeć, wykształcenie, przynależność grupową, zasięg geograficzny. Można wyróżnić odbiorców bezpośrednich i pośrednich. 2 2 Źródło: Autor nieznany
Dlaczego realizujemy projekt? Analiza problemu/potrzeb Odpowiadamy na pytanie jakie potrzeby/problemy stały się podstawą do pracy nad projektem. Nie ma problemu, nie ma projektu Zadanie: W grupie zastanówcie się z jakimi problemami mają do czynienia wasze organizacje, jakie mają potrzeby w kontekście pracy z młodzieżą, waszą misją i działaniami, które podejmujecie. Wybierzcie to, co was łączy. Nad tym problemem/potrzebą będziecie wspólnie pracować do końca sesji. Przedstawcie: 1. Gdzie dostrzegacie problem? Jak ten problem się objawia? 2. Kogo dotyczy? 3. Jakie mogą być przyczyny problemu? 4. Jakie są skutki problemu 5. Jakie kroki zostały już podjęte aby problem rozwiązać? 6. Którą z przyczyn problemu możemy się zając realizując nasz projekt? 3 3 Źródło: Grupa trenerska, Program Młodzież w działaniu
Cele projektu Cel projektu jest dokładnym stwierdzeniem -po co realizowany jest projekt. Cele szczegółowe projektu odpowiadają na pytanie co konkretnie zamierzamy osiągnąć lub zrobić w danym przedziale czasowym projektu. Cele szczegółowe są: Konkretne Wielokrotne Mierzalne Ograniczone czasowo Realistyczne Elastyczne Rozpoznawalne w działaniach 4 4 Źródło: O projekcie i wniosku, Marcin Dadel, Wydanie III, Słupsk 2010
Czym NIE są cele Cele określają zmianę. Celami nie są metody i działania, np. : - Zbudowanie boisk (albo świetlicy) to jest konkretne działanie, a celem jest zwiększanie możliwości (dla określonej grupy z określonego terenu) aktywnego i bezpiecznego spędzania wolnego czasu. - Organizacja wystawy to również działanie, które może być wynikiem projektu. Celem takiego działania może być wzrost zainteresowania (czyjego i gdzie) sztuką współczesną. - Zorganizowanie turnusu rehabilitacyjnego to także działanie. Musimy zadać sobie pytanie, po co taki turnus ma byś zorganizowany? Celem może być, np. poprawianie zdolności osób niepełnosprawnych (ilu, skąd pochodzących) do samodzielnego funkcjonowanie w życiu codziennym. 5 5 Źródło: O projekcie i wniosku, Marcin Dadel, Wydanie III, Słupsk 2010
EWALUACJA Ewaluacja to systematyczne badanie wybranych elementów projektu, gdzie szukamy odpowiedzi na pytanie, czy i jak udało się osiągnąć zamierzone cele. 1. Systematyczność ewaluacja jest procesem ciągłym 2. Wybrane elementy określenie co będzie podlegało ewaluacji 3. Czy i jak osiągnęliśmy cele odniesienie ewaluacji do celów projektu; jest to pytanie nie tylko o to, czy udało nam się zrealizować cele, ale przede wszystkim w jaki sposób udało nam się je osiągnąć. Ewaluacja służy uczeniu się na podstawie doświadczenia i lepszemu planowaniu projektów w przyszłości. 6 6 Źródło: O projekcie i wniosku, Marcin Dadel, Wydanie III, Słupsk 2010
PO, CO NAM EWALUACJA Po to, aby przygotować się do lepszych działań w przyszłości, a więc: chcemy uczyć się i rozwijać nasze umiejętności, chcemy wiedzieć jakie są efekty naszego działania, chcemy ocenić zgromadzone doświadczenia, chcemy sprawdzić na ile jesteśmy efektywni, chcemy zobaczyć czy i w którym miejscu możemy się poprawić, chcemy pokazać ludziom biorącym udział w projekcie ile się nauczyli i jak rozwinęli swoje umiejętności. 7 7 Źródło: O projekcie i wniosku, Marcin Dadel, Wydanie III, Słupsk 2010
Nie od razu wniosek napisano Typowe przypadłości piszących nadmiar erudycji i fachowości pustosłowie rozwlekłość i gadulstwo długie zdania, długie paragrafy, długie bloki zwartego tekstu Jak pisać lepiej? pisz krótkie zdania dłuższe zdania rozbijaj stosuj różną długość zdań w celu zróżnicowania tekstu unikaj używania wielkich słów unikaj żargonu nie traktuj z góry sponsora, ani odbiorcy swojego projektu pisz krótko prostym językiem pamiętaj o stronie graficznej wniosku (układ tekstu, stosowanie tytułów, podtytułów, wypunktowania) pisząc pamiętaj o czytelniku Dlatego napisany już wniosek daj innym do przeczytania niech sprawdzą, czy wszystko jest zrozumiałe i łatwe w czytaniu. 8 8 Źródło: Centrum Współpracy Młodzieży materiały szkoleniowe, Gdynia 2009
Najczęściej spotykane błędy w budżetowaniu Zapomniane koszty Czy umieściliście w preliminarzu projektu wszystkie planowane wydatki? Czy pamiętaliście o szkoleniach i udziale w konferencjach? O zakupie niezbędnych publikacji? Kosztach podróży i nieprzewidzianych wydatkach? Kto za to zapłaci, jeśli nie zdobędziecie na to pieniędzy? Czy też te dodatkowe koszty powiększą twój deficyt? Ukryte koszty Każdy z prowadzonych projektów wiąże się z kosztami utrzymania biura, ogrzewania, oświetlenia, telefonu, opłat pocztowych, nadzoru ze strony dyrektora lub zarządu. Musicie uwzględnić odpowiedni procent każdego z tych wydatków w każdym budżecie projektu. Skoro łatwiej jest zdobyć pieniądze na działalność programową niż na administrowanie, włączenie kosztów pośrednich do budżetów prowadzonych przez Waszą organizację projektów pozwoli ukryć te nieatrakcyjne dla sponsora pozycje w blasku łatwych do sfinansowania działań. Niedoszacowanie kosztów Do tego błędu przedstawiania kosztów projektu na zbyt niskim poziomie dochodzi bardzo często. Dzieje się tak z kilku powodów. Tendencja do zaniżania kosztów projektu jest powszechna, bo zdobywanie funduszy wydaje się ludziom trudne. Albo podstawą do kalkulacji budżetu są dane z tego roku lub jeszcze gorzej z zeszłego roku, a budżet opracowywany jest dla przyszłorocznego projektu, gdy inflacja podniesie wszystkie koszty. Wypełnianie zobowiązań Jeśli zobowiązaliście się do zrobienia czegoś, i na tej podstawie dostaliście dotację, musicie wydatkować pieniądze w sposób określony w projekcie. Gdy jest to niemożliwe, powinniście przedyskutować sprawę ze sponsorem lub zwrócić pieniądze. Tak więc nie obiecujcie działań, których nie będziecie w stanie
przeprowadzić, tylko dlatego, że dzięki wpisaniu ich w projekt stanie się on bardziej atrakcyjny dla sponsora. 9 9 Źródło: Na podstawie poradnika dla organizacji pozarządowych: Jak pisać jeszcze lepsze wnioski o dotacje do firm prywatnych i fundacji Michael Norton, Michael Eastwood
Metoda ścieżki krytycznej W ramach struktury analizy pracy rozbiliśmy projekt na serię pojedynczych zadań. W przypadku wielu z nich występują silne zależności, rozpoczęcie i wykonanie jednego zadania jest zależne od innego zadania. W wielu sytuacjach przydatne są narzędzia planowania służące do logicznego powiązania zadań. Są to różnego rodzaju wykresy sieciowe, najczęściej wykorzystujące analizę tzw. ścieżki krytycznej (CPM Critical Path Method). Przygotowanie sieci zaczynamy od wypisania pojedynczych zadań wchodzących w zakres planowanego projektu. Dla każdego zadania ustalamy czas jego wykonania, a następnie określamy, jakie inne zadania muszą być uprzednio wykonane, aby można było przystąpić do jego realizacji. Następnie przystępujemy do łączenia poszczególnych zadań w sieć. Niezależne zadanie przedstawiane jest w formie prostokątnego węzła. Zadanie łączymy za pomocą strzałki z zadaniem bezpośrednio po nim następującym i postępujemy analogicznie dla całego projektu. Ścieżka krytyczna to najdłuższa czasowo ścieżka w sieci zadań. Wszystkie zadania, znajdujące się na ścieżce krytycznej, które z jakichś powodów nie zostaną wykonane planowo, wydłużają czas trwania projektu. Po zidentyfikowaniu ścieżki krytycznej oznaczamy ją w specjalny sposób. Najczęściej jest to kolor czerwony lub zmiana wzoru linii węzłów zadań znajdujących się na ścieżce krytycznej. 10 10 Źródło: Historia myśli organizatorskiej, Martyniak Z, Akademia Ekonomiczna w Krakowie, Kraków 1992.
Opracowała: Anna Krzeszowska-Hovanecz www.annakrzeszowska.pl www.mlodziez.org.pl/szkolenia/trenerzy/anna-krzeszowska-hovanecz