Sekretarz gminy Przewodniczący komisji Sekretarz gminy Przewodniczący komisji Sekretarz gminy

Transkrypt

1 1 Protokół nr 52/2014 z posiedzenia Komisji Rewizyjnej Rady Gminy Mikołajki Pomorskie z dnia 28 kwietnia 2014 roku. Przewodniczący komisji Zuzanna Smoter o godz otworzyła posiedzenie i przywitała obecnych na posiedzeniu. Do pkt 1. Stwierdzenie prawomocności obrad. Przewodniczący stwierdziła, iż obrady są prawomocne. Zgodnie z listą obecności (zał. nr 1) obecnych 3 członków na stan 3. Do pkt 2. Przedstawienie porządku posiedzenia. Przewodniczący odczytała zaproponowany porządek posiedzenia: 1. Otwarcie i stwierdzenie prawomocności posiedzenia. 2. Przedstawienie porządku posiedzenia. 3. Kontrola działalności wójta: a) Ocena sposobu wykorzystania środków finansowych z funduszu sołeckiego w 2013 roku: - zestawienie środków naliczonych dla każdego sołectwa, - zestawianie zrealizowanych środków. b) Analiza dokumentów dotyczących wydatków dokonanych w ramach funduszu sołeckiego: - rachunki odzwierciedlające dokonanie wydatków w sołectwie: Mikołajki Pomorskie, Krastudy i Sadłuki. 4. Przeanalizowanie i zaopiniowanie projektów uchwał: a) w sprawie zmiany Wieloletniej Prognozy Finansowej Gminy Mikołajki Pomorskie na lata , b) w sprawie zmian budżetu Gminy Mikołajki Pomorskie na rok Sprawy bieżące, informacje. 6. Zakończenie posiedzenia. Członkowie komisji nie wnieśli uwag i propozycji do porządku posiedzenia. Do pkt 3. Kontrola działalności wójta: Kontrolę przeprowadziła Komisja w dniu 28 kwietnia 2014 roku w następującym składzie: 1. Zuzanna Smoter przewodniczący komisji, 2. Piotr Charkiewicz zastępca przewodniczącego 3. Maciej Baurycza - członek działając na podstawie upoważnienia do kontroli nr 4/2014 z roku.

2 2 Kontrolę przeprowadzono, realizując zadanie zlecone Komisji przez Radę Gminy w planie pracy Komisji przyjętym uchwałą Nr XXXIV/234/2013 Rady Gminy w dniu 30 grudnia 2013 r. W kontroli uczestniczyli i udzielali informacji sekretarz gminy Janusz Wysocki i skarbnik gminy Maria Kalinowska. Przewodniczący komisji poinformowała, że przedmiotem kontroli będą następujące sprawy: 1. Ocena sposobu wykorzystania środków finansowych z funduszu sołeckiego w 2013 roku: - zestawienie środków naliczonych dla każdego sołectwa, - zestawianie zrealizowanych środków. 2. Analiza dokumentów dotyczących wydatków dokonanych w ramach funduszu sołeckiego: - rachunki odzwierciedlające dokonanie wydatków w sołectwie: Mikołajki Pomorskie, Krastudy i Sadłuki. Członkowie komisji dokonali następujących czynności kontrolnych: 1. Przeanalizowano zestawienie wydatków wykonanych w 2013 roku na przedsięwzięcia realizowane w ramach Funduszu Sołeckiego. 2. Dokonano analizy dokumentów dotyczących wydatków dokonanych w ramach funduszu sołeckiego. Sekretarz gminy Janusz Wysocki poinformował, że w ubiegłym roku Ministerstwo Finansów w znaczny sposób opóźniało przekazanie kwoty na podstawie której trzeba było wyliczyć fundusz sołecki dla poszczególnych sołectw. Otrzymaliśmy informację, że należy przyjąć kwotę na podstawie ubiegłego roku. Przyjęliśmy tą kwotę taką jaką mieliśmy w wytycznych. Kwoty funduszu naliczone zostały dla każdego sołectwa. Później ta kwota jednak się zmieniła i musieliśmy robić korekty dla każdego sołectwa. Wszystkie sołectwa otrzymały w terminie informacje o przyznanych kwotach przed i po korekcie. Wszystkie sołectwa przystąpiły do funduszu sołeckiego, później w każdym sołectwie odbyły się zebrania. Wszystkie zebrania sołeckie były ważne. 99% wydatków zaproponowanych przez zebrania Sołeckie zostały zaakceptowane przez wójta i przyjęte do realizacji. Przewodniczący komisji zapytała dlaczego 1% wydatków nie zostało przyjęte do realizacji.. Sekretarz gminy wyjaśnił, że miało to związek z tym, że sołectwa wskazywały na zadania powiatu a nie na zadania własne gminy (np. chcieli robić drogę powiatową). Sołectwa te dokonały korekt i przeznaczyły wszystkie środki na zadania własne. Zadania te zostały zaakceptowane i środki jakie zostały przeznaczone na wszystkie sołectwa ujęte zostały w planie w wysokości ,07 zł. Z zaplanowanych środków wydatkowano na wszystkie sołectwa ,08 zł. Mniejsza kwota wydatkowania niż realizacji, wyjaśnił sekretarz, nie wynika z nie zrealizowania zadań w ubiegłym roku tylko wynika z oszczędności ( np. ogrodzenie w Cieszymowie było zaplanowane na kwotę 13 tys. zł. a udało się zrealizować taniej). Sołtysi szukali ofert w internecie, żeby było taniej. Przewodniczący komisji zapytała czy zakupami zajmują się sołtysi a gmina tylko płaci. Sekretarz gminy poinformował, że generalnie zasada jest taka, że zadania realizują pracownicy Urzędu Gminy którzy są merytorycznie odpowiedzialni za dane zadania zgodnie z zakresami czynności. Niektórzy sołtysi jeżeli chcą sami realizować zadania np. sami wybierają co chcą kupić, my im w tym nie przeszkadzamy. Zamówienie natomiast składają pracownicy Urzędu we współpracy z sołtysami. Skarbnik gminy dodała, że Sołectwa same nie mogą decydować o wydatku, gdyż wydatki muszą być zgodne z ustawą o zamówieniach publicznych. Państwo dało możliwość

3 3 dysponowania środkami a Zebranie Sołeckie decyduje co by chciało aby w ramach tego funduszu w danym sołectwie zostało zrealizowane. Urząd jest po to aby pomóc. Sołectwo samo środków nie dostaje i nie może samo składać zamówień. Na zapytanie przewodniczącej czy sołectwo może zakupić coś co nie było ustalone na zebraniu sekretarz i skarbnik gminy wyjaśnili, że nie można kupować czegoś co nie zostało ustalone na zebraniu. Musi to być zadanie własne gminy i mieścić się w wykazie przedsięwzięć do realizacji ustalonych na zebraniu. Czy za ubiegły rok 2013 zwrócono fundusz sołecki, czy dopiero zostanie zwrócony i ile procent jest zwracane, zapytała przewodniczący komisji. Skarbnik gminy wyjaśniła, że procentowo zwrot zależy od tego ile gmina ma dochodu od jednego mieszkańca w granicach od 10 do 30%. Nasza gmina mieściła się w 20% i zwrot był przyjmowany na sesji do budżetu w trakcie roku za poprzedni rok. Środki te przeznacza się na inne wydatki, gdyż na realizację w ramach funduszu sołeckiego zabezpiecza się wcześniej w budżecie a zwrot następuje w roku następnym po całym budżecie, gdyż ze sprawozdań dopiero wynika ile faktycznie zostało z tych założeń zrealizowanych. Za rok 2013 jeszcze nie otrzymaliśmy zwrotu. Sekretarz gminy poinformował, że jeśli chodzi o realizację funduszu sołeckiego najciężej na początku trudno było zmobilizować Sołectwo Stążki i Kołoząb. Trudno było zorganizować zebrania, mieszkańcy nie byli zainteresowani. Obecnie sytuacja się zmieniła, sołectwa te składają wnioski dotyczące realizacji funduszu sołeckiego. Przewodniczący komisji po analizie dokumentów stwierdziła, że jeśli chodzi o przedsięwzięcia to wszystkie są przemyślane i potrzebne np. na remonty dróg, zakup pojemników itd. Sekretarz dodał, odnośnie przedsięwzięć, że najczęściej fundusz sołecki przeznaczany jest na remonty dróg gminnych, zakup pojemników, gdzie niegdzie oświetlenie, doposażenie świetlic sołeckich (zakup sprzętu w tych świetlicach gdzie faktyczne coś się odbywa zajęcia dla dzieci). Wszystkie sołectwa w terminie złożyły wnioski na realizację przedsięwzięć z funduszu sołeckiego. Przewodniczący komisji analizując dokumentację i wypowiedź sekretarz gminy, stwierdziła, że współpraca między sołtysami a gminą w zakresie realizacji przedsięwzięć w ramach funduszu sołeckiego układa się dobrze. Maciej Baurycza członek komisji dodał, że fundusz sołecki realizowany jest zgodnie z założeniem. Godne uwagi jest to, powiedział M. Baurycza, że ludzie nauczyli się dysponować funduszem sołeckim, gdyż początki były trudne. Powyższe wyjaśnienia zdaniem komisji są wystarczające. Komisja nie sformułowała żadnych wniosków pokontrolnych. Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których po jednym doręczono Przewodniczącemu Rady Gminy, Przewodniczącemu Komisji Rewizyjnej Rady Gminy oraz kierownikowi kontrolowanego podmiotu.. Kontrolowany nie wnosi zastrzeżeń do protokołu. Data i miejsce podpisania protokołu: Mikołajki Pom r.

4 4 Podpis kierownika kontrolowanego podmiotu... Podpisy kontrolujących: (Zuzanna Smoter) (Maciej Baurycza) (Piotr Charkiewicz) Pouczenie. W przypadku odmowy podpisania protokołu przez kierownika kontrolowanego podmiotu, jest on obowiązany do złożenia- w terminie 3 dni od daty odmowy pisemnego wyjaśnienia jej przyczyn. Wyjaśnienie składa się na ręce Przewodniczącego Komisji Rewizyjnej. Kierownik kontrolowanego podmiotu może złożyć na ręce Przewodniczącego Rady uwagi dotyczące kontroli i jej wyników w terminie 7 dni od daty przedstawienia kierownikowi kontrolowanego podmiotu protokołu pokontrolnego do podpisania. Załączniki do protokołu: 1. Lista obecności 2. Upoważnienie Nr 4/2014 z r. 3. Zestawienie wydatków wykonanych w 2013 roku na przedsięwzięcia realizowane w ramach Funduszu Sołeckiego.

5 5 Po przeprowadzeniu kontroli komisja przystąpiła do dalszej części posiedzenia. Do pkt 4. Przeanalizowanie i zaopiniowanie projektów uchwał: a) w sprawie zmiany Wieloletniej Prognozy Finansowej Gminy Mikołajki Pomorskie na lata , Skarbnik gminy poinformowała, że do zmian które przedstawiane były na wspólnym posiedzeniu komisji doszła zmiana dotycząca wprowadzenia dotacji na zwrot akcyzy. (pismo w tej sprawie otrzymaliśmy w piątek). Do końca miesiąca należy przyjąć tą dotację do budżetu, dlatego proponuje się wprowadzenie tej zmiany po stronie dochodów i wydatków w projekcie uchwały. Zmiana dotyczy kwoty zł. Nie ma to wpływu na budżet jedynie na wielkości tego budżetu. Zmiana Wieloletniej Prognozy Finansowej następuje w związku z tym, że zmiany dotyczą zwiększenia przychodów budżetu jak i wyniku budżetu. Takie zmiany są niezbędne w Wieloletniej Prognozie Finansowej i automatycznie dostosowano wszystkie wielkości do wielkości obowiązujących, wszystkie dochody bieżące jak i majątkowe oraz wydatki. Natomiast przychody zwiększono o kwotę 190 tys. zł. które zamierzamy pokryć przychodami pochodzących z wolnych środków. Przychody budżetu po zmianach na 2014 rok zwiększa się do wysokości zł. Rozchody pozostają bez zmian, deficyt również się zwiększa o 190 tys. zł. Pozostałe zmiany dotyczą wprowadzenia w wykazie przedsięwzięć zmiany polegającej na zmianie okresu realizacji zadania Uzbrojenie terenów rekreacyjno-turystycznych nad Jeziorem Balewskim Zmiana dotyczy przeniesienia z 2016 roku 200 tys. zł. na rok Zadanie to zrealizowane zostanie w latach Projekt uchwały w załączeniu. W związku z tym, że członkowie komisji nie wnieśli uwag i pytań do projektu uchwały przewodniczący komisji odczytała projekt uchwały w sprawie zmiany Wieloletniej Prognozy Finansowej Gminy Mikołajki Pomorskie na lata i poddała do zaopiniowania poprzez głosowanie. Komisja rewizyjna jednogłośnie pozytywnie zaopiniowała projekt uchwały w sprawie zmiany Wieloletniej Prognozy Finansowej Gminy Mikołajki Pomorskie na lata Opinia stanowi załącznik do protokołu. b) zmian budżetu gminy Mikołajki Pomorskie na 2014 rok. Skarbnik gminy - Zmiany budżetu gminy na rok 2014 dotyczą zwiększenia dochodów, po wprowadzeniu dotacji, o kwotę zł., natomiast wydatki w kwocie zł. Zwiększa się deficyt budżetu o kwotę 190 tys. zł., który zostanie pokryty przychodami pochodzącymi z wolnych środków. Jeżeli chodzi o dochody to proponuje się zwiększenie dochodów z dotacji celowej w kwocie zł. w tym na zwrot części podatku akcyzowego w kwocie zł. oraz z dotacji wprowadzono kwotę w wysokości zł. na wybory do Parlamentu Europejskiego po stronie dochodów jak i wydatków. Ponadto zwiększono wydatki majątkowe na 2014 rok w kwocie 200 tys. zł. na realizację zadania w Balewie. Następnie skarbnik gminy omówiła zmiany według poszczególnych działów. Projekt uchwały w sprawie zmian budżetu stanowi załącznik do protokołu. W związku z tym, że członkowie komisji nie wnieśli uwag i pytań

6 6 przewodniczący komisji odczytała projekt uchwały w sprawie zmian budżetu gminy Mikołajki Pomorskie na rok 2014 i poddała do zaopiniowania poprzez głosowanie. Komisja rewizyjna jednogłośnie pozytywnie zaopiniowała projekt uchwały w sprawie zmian budżetu gminy na 2014 rok. Opinia stanowi załącznik do protokołu. Do pkt 5. Sprawy bieżące, informacje. Członkowie komisji nie wnieśli żadnych spraw i informacji. Do pkt 6. Zakończenie posiedzenia. W związku z tym, iż porządek posiedzenia został wyczerpany przewodniczący komisji zamknęła posiedzenie. Protokółowała B. Kot. Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Zuzanna Smoter