Wersja 1.0 Instrukcja użytkownika systemu MOBEVO PANEL BIURA KSIĘGOWEGO
Spis treści Instrukcja Użytkownika Spis treści... 2 1 Opis systemu... 5 2 Logowanie do systemu:... 6 3 Panel administracyjny... 8 4 Ustawienia konta... 9 5 Zakończenie pracy w systemie... 9 6 Moje biuro... 10 6.1 Pracownicy... 10 6.1.1 Dodawanie pracownika... 10 6.2 Ustawienia... 10 6.3 Szablony wiadomości... 11 6.4 Szablony dokumentów... 12 6.5 Logi systemowe... 12 6.6 Dokumenty... 12 6.7 Opłaty systemowe... 12 7 Podatnicy... 13 7.1 Zarządzanie podatnikami... 13 7.1.1 Dodawanie podatnika... 13 7.1.2 Szczegóły konta podatnika... 13 7.2 Lista rozliczeń ZUS... 14 7.3 Lista rozliczeń PIT... 15 7.4 Lista rozliczeń CIT... 16 7.5 Lista rozliczeń PIT Pracowników... 17 7.6 PIT Roczny... 18 7.7 Lista rozliczeń VAT... 19 7.8 Dokumenty... 20 7.9 Raport Danych... 20 8 Strona biura... 21 8.1 Aktualności... 21 2
Panel biura księgowego 8.2 Strony statyczne... 21 8.3 Źródła RSS... 21 8.4 Układ... 21 9 Fakturowanie... 22 9.1 Faktura VAT... 23 9.2 Faktury proforma... 23 9.3 Faktury korygujące... 24 9.4 Kontrahenci... 25 9.5 Towary i usługi... 26 9.6 Ustawienia fakturowania... 27 9.7 Rejestr VAT... 27 9.8 Rejestr korekt VAT... 28 10 Rozliczenia... 28 10.1 Obciążenia... 28 10.2 Wpłaty... 29 11 Narzędzia... 30 11.1 Kalkulator odsetek... 30 11.2 Poprawność numerów... 30 11.3 Zestaw eksperta... 31 11.3.1 Przychody i diety... 31 11.3.2 Faktury... 31 11.3.3 Delegacje... 31 11.3.4 Kody US... 32 11.3.5 Klasyfikacje... 32 12 Metryczka EDI(XML)... 33 13 Kwalifikowany podpis elektroniczny... 34 13.1 Wymagania techniczne... 34 13.2 Składanie podpisu... 35 13.3 Wyświetlanie szczegółów podpisu... 37 13.4 Weryfikacja podpisu... 38 3
Instrukcja Użytkownika 13.5 Pobranie podpisanego dokumentu... 39 13.6 Usunięcie podpisu... 39 4
1 Opis systemu Panel biura księgowego Panel biura księgowego systemu Mobevo jest przeznaczony dla biur księgowych uczestniczących w projekcie Mobevo. Panel umożliwia między innymi: podgląd statusu konta biura; zmianę ustawień danych biura; zarządzanie pracownikami; zarządzanie szablonami dokumentów i wiadomości; przeglądanie logów systemowych; prowadzenie korespondencji z podatnikami, administratorem zarządzanie bazą zobowiązań podatników; zarządzanie zawartością strony startowej biura; wystawianie faktur; prowadzenie rozliczeń z podatnikami; korzystanie z pakietu narzędzi eksperta, takich jak: o kalkulatora odsetek, o kalkulatora poprawności numerów, o kalkulatora odsetek i diet, o kalkulatora faktur zagranicznych, o kalkulatora delegacji zagranicznych, o wyszukiwarki urzędów skarbowych, o wyszukiwarki sądów, komorników, o wyszukiwarki urzędów celnych, o wyszukiwarki kodów pocztowych, o wyszukiwarki klasyfikacji: PKD, PKWiU, PKOB, KŚT; 5
2 Logowanie do systemu: Instrukcja Użytkownika W celu zalogowania do systemu w pasku adresu przeglądarki wpisujemy adres strony internetowej biura, np.: https://mojebiuro.podatek.biz Na stronie głównej biura uzupełniamy formularz logowania wpisując swój identyfikator użytkownika oraz hasło. W przypadku zaginięcia hasła należy kliknąć odnośnik, następnie w formularzu wpisać swój identyfikator użytkownika oraz nacisnąć przycisk wyślij. W zależności od konfiguracji specjalny token zmiany hasła zostanie wysłany na adres poczty elektronicznej lub poprzez SMS. 6
Po przepisaniu tokena do formularza: Panel biura księgowego oraz zatwierdzeniu przyciskiem hasło zostanie wysłane odpowiednio na e- mail lub telefon. Po zalogowaniu, dostępne jest menu systemowe: 7
3 Panel administracyjny Instrukcja Użytkownika Wiadomości wewnętrzne Menu użytkownika Menu główne Zawartość 8
4 Ustawienia konta Panel biura księgowego Ustawienia konta możemy zmienić, klikając w menu użytkownika. 5 Zakończenie pracy w systemie Aby zakończyć pracę w systemie należy zamknąć przeglądarkę lub klikając w menu użytkownika. 9
6 Moje biuro Instrukcja Użytkownika 6.1 Pracownicy W panelu wyświetla nam się lista pracowników wraz z możliwością edycji lub usunięcia ich kont. Aby włączyć edycję, klikamy na ikonę. Klikając na ikonę, mamy możliwość usunięcia konta pracownika. 6.1.1 Dodawanie pracownika Aby dodać pracownika klikamy, następnie uzupełniamy formularz: 6.2 Ustawienia Moduł umożliwia zmianę ustawień podstawowych danych biura księgowego. 10
Panel biura księgowego 6.3 Szablony wiadomości Moduł szablonów wiadomości - umożliwia użytkownikowi dodanie nowych szablonów poprzez kliknięcie oraz wypełnienie widocznego formularza. Każdy istniejący lub też nowo dodany szablon można edytować oraz usunąć. Szablony są wykorzystywane przy informowaniu podatników o zobowiązaniach podatkowych. 11
Instrukcja Użytkownika 6.4 Szablony dokumentów Moduł szablonów dokumentów pozwala zarządzać bazą dokumentów, umów itp. używaną w kontaktach z podatnikami. 6.5 Logi systemowe Moduł logów systemowe zawiera dziennik zdarzeń systemu. Wpisy dziennika nie podlegają edycji. Dane można filtrować za pomocą formularza na górze strony 6.6 Dokumenty Moduł umożliwia bezpośrednie wydrukowanie dokumentu znajdującego się w panelu oraz podpisanie za pomocą podpisu elektronicznego. Dokumenty są tworzone przez administratora systemu. 6.7 Opłaty systemowe Moduł umożliwia dokonywanie opłat za usługi oferowane przez system Mobevo. Usługami świadczonymi dla biura księgowego są opłata abonamentowa oraz pakiet jednostek SMS 12
Aby przedłużyć lub aktywować usługę klikamy wypełniamy formularz: Panel biura księgowego następnie Po wygenerowaniu płatności możemy ją opłacić on-line po kliknięciu na przycisk. Po zakończeniu transakcji, opłacona usługa jest automatycznie aktywowana oraz generowana jest faktura VAT którą można pobrać w formacie pdf po kliknięciu na. 7 Podatnicy 7.1 Zarządzanie podatnikami Moduł umożliwia zarządzanie bazą podatników biura. 7.1.1 Dodawanie podatnika Aby dodać nowego podatnika klikamy szablon. Następnie wypełniamy widoczny formularz. Każdy podatnik w panelu może być usunięty, aby zmienić dane należy kliknąć na, następnie klikamy na ikonę. 7.1.2 Szczegóły konta podatnika W widoku szczegółów konta podatnika mamy dostęp do następujących zakładek. zawierająca podstawowe dane podatnika, takie jak: dane rejestrowe, właściwe urzędy skarbowe, dane teleadresowe zawiera bazę osób w firmie podatnika, np. wspólników w spółkach, zarządzanie bazą osób jest analogiczne jak zarządzanie bazą podatników. 13
Instrukcja Użytkownika zawiera zestawienie faktur i wpłat wygenerowanych dla podatnika podatnika zawiera zestawienie zobowiązań podatkowych wygenerowanych dla zawiera bazę dokumentów (umów) przygotowanych dla podatnika. Dokumenty podpisane są widoczne w panelu podatnika 7.2 Lista rozliczeń ZUS Lista rozliczeń ZUS umożliwia podgląd, wprowadzenie oraz edycję wysokości składek ZUS. Wiersze podświetlone na czerwono oznaczają podmioty bez wprowadzonych stawek. Aby wprowadzić lub zmienić dane klikamy na ikonę. Po wprowadzeniu danych aktywują się przyciski i, które umożliwiają powiadomienie podatnika o wysokości stawek. Wysłanie wiadomości SMS powoduje naliczenie jednostek SMS. 14
Panel biura księgowego 7.3 Lista rozliczeń PIT Lista rozliczeń PIT umożliwia podgląd oraz edycję wysokości zobowiązań PIT. Wiersze podświetlone na czerwono oznaczają podmioty bez wprowadzonych stawek. Aby wprowadzić dane klikamy na ikonę. Po wprowadzeniu danych aktywują się przyciski i, które umożliwiają powiadomienie podatnika o wysokości stawek. Wysłanie wiadomości SMS powoduje naliczenie jednostek SMS. 15
Instrukcja Użytkownika 7.4 Lista rozliczeń CIT Lista rozliczeń CIT umożliwia podgląd oraz edycję wysokości zobowiązań CIT. Wiersze podświetlone na czerwono oznaczają podmioty bez wprowadzonych stawek. Aby wprowadzić dane klikamy na ikonę. Po wprowadzeniu danych aktywują się przyciski i, które umożliwiają powiadomienie podatnika o wysokości stawek. Wysłanie wiadomości SMS powoduje naliczenie jednostek SMS. 16
Panel biura księgowego 7.5 Lista rozliczeń PIT Pracowników Lista rozliczeń PIT Pracowników umożliwia podgląd oraz edycję wysokości zobowiązań PIT. Wiersze podświetlone na czerwono oznaczają podmioty bez wprowadzonych stawek. Aby wprowadzić dane klikamy na ikonę. Po wprowadzeniu danych aktywują się przyciski i, które umożliwiają powiadomienie podatnika o wysokości stawek. Wysłanie wiadomości SMS powoduje naliczenie jednostek SMS. 17
Instrukcja Użytkownika 7.6 PIT Roczny PIT Roczny umożliwia podgląd oraz edycję wysokości zobowiązań PIT Roczny. Wiersze podświetlone na czerwono oznaczają podmioty bez wprowadzonych stawek. Aby wprowadzić dane klikamy na ikonę. Po wprowadzeniu danych aktywują się przyciski i, które umożliwiają powiadomienie podatnika o wysokości stawek. Wysłanie wiadomości SMS powoduje naliczenie jednostek SMS. 18
Panel biura księgowego 7.7 Lista rozliczeń VAT Lista rozliczeń VAT umożliwia podgląd oraz edycję wysokości zobowiązań VAT. Wiersze podświetlone na czerwono oznaczają podmioty bez wprowadzonych stawek. Aby wprowadzić dane klikamy na ikonę. Po wprowadzeniu danych aktywują się przyciski i, które umożliwiają powiadomienie podatnika o wysokości stawek. Wysłanie wiadomości SMS powoduje naliczenie jednostek SMS. 19
Instrukcja Użytkownika 7.8 Dokumenty Moduł umożliwia przesyłanie dokumentów dla podatników. Akceptowane są popularne formaty dokumentów, jak na przykład *.pdf, *.doc, *.txt Aby przesłać dokument, klikamy na ikonę. 7.9 Raport Danych Raport wprowadzonych danych umożliwia sprawdzenie kompletności wprowadzonych danych. 20
8 Strona biura Panel biura księgowego Moduł umożliwia zarządzanie stroną startową biura. 8.1 Aktualności Moduł umożliwia wstawianie na stronę biura wiadomości w porządku chronologicznym. Aby dodać nową wiadomość klikamy na ikonę. Przy dodawaniu aktualności ustawienie flagi przyklejony spowoduje przesunięcie aktualności na początek listy. 8.2 Strony statyczne Moduł umożliwia budowanie stron Internetowych, które mogą być wykorzystywane na stronie głównej biura, np. regulaminy, informacje o biurze itp. Aby dodać nową stronę klikamy na ikonę. 8.3 Źródła RSS Moduł umożliwia wstawianie na stronę biura informacji pochodzących z różnych źródeł RSS. Aby dodać nowe źródło RSS klikamy na ikonę. 8.4 Układ Moduł umożliwia zarządzanie stroną główną biura. Mamy do dyspozycji trzy zasobniki na elementy strony. Aby zmienić ich położenie należy przeciągnąć je za pomocą myszki, aby zmienić kolejność przeciągamy klikając na ikonę. 21
9 Fakturowanie Instrukcja Użytkownika Moduł umożliwia wystawianie wszelkich możliwych faktur. W wersji podstawowej są to: faktura VAT faktura dla podatnika nie będącego płatnikiem VAT. Natomiast w wersji rozszerzonej dodatkowo możemy wystawiać: faktury VAT marża, faktury z odwrotnym obciążeniem, faktury uwzględniające metodę kasową, faktury proforma, faktury korygujące. Po wystawieniu faktury, możemy: pobrać ją w formacie PDF wysłać e-mailem do kontrahenta podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym podpisać, pobrać, wydrukować metryczkę EDI(XML) Moduł umożliwia dodatkowo zarządzanie bazą danych kontrahentów oraz sprzedawanych towarów i usług. 22
9.1 Faktura VAT Aby wystawić nową fakturę, klikamy na przycisk faktury do wystawienia. Panel biura księgowego oraz wybieramy rodzaj Po wypełnieniu formularza należy zatwierdzić fakturę klikając na ikonę. Zatwierdzona faktura, jest gotowa do przekazania do biura podatkowego. Po zaksięgowaniu faktura otrzymuję status zaksięgowana. Po zapisaniu faktury w liście faktur mamy następujące możliwości: i.. 9.2 Faktury proforma Fakturę proforma przygotowujemy w sposób identyczny jak faktury VAT. 23
9.3 Faktury korygujące Instrukcja Użytkownika Moduł umożliwia przygotowanie faktury. Aby wprowadzić fakturę korygującą, klikamy na ikonę Aby skorygować fakturę, która jest zarejestrowana w systemie klikamy na ikonę. Po wypełnieniu formularza należy zatwierdzić fakturę klikając na ikonę. Zatwierdzona faktura, jest gotowa do przekazania do programu księgowego. Po zaksięgowaniu faktura otrzymuję status zaksięgowana i jej edycja nie jest możliwa. 24
9.4 Kontrahenci Panel biura księgowego Moduł umożliwia zarządzanie bazą kontrahentów na potrzeby fakturowania. Aby dodać nowego kontrahenta, klikamy na ikonę. Następnie wypełniamy formularz. 25
Instrukcja Użytkownika 9.5 Towary i usługi Moduł umożliwia zarządzanie bazą towarów i usług na potrzeby fakturowania. Aby dodać towar lub usługę, klikamy na ikonę formularz.. Następnie wypełniamy 26
9.6 Ustawienia fakturowania Panel biura księgowego Moduł umożliwia zmianę danych umieszczanych na fakturach, sposobu numeracji, loga. 9.7 Rejestr VAT Moduł zawiera listę zaksięgowanych faktur w formacie zgodnym z rejestrem księgowym. 27
Instrukcja Użytkownika 9.8 Rejestr korekt VAT Moduł zawiera listę zaksięgowanych faktur korygujących w formacie zgodnym z rejestrem księgowym. 10 Rozliczenia Moduł umożliwia prowadzenie rozliczeń z podatnikami 10.1 Obciążenia Moduł zawiera listę faktur wystawionych dla podatników. Faktury możemy wprowadzać ręcznie po kliknięciu w przycisk wprowadzeniu danych: oraz Istnieje możliwość importu faktur w formacie XML wygenerowane przez Comarch Optima. Po kliknięciu zostanie wyświetlone okno importu. 28
Panel biura księgowego Aby zaimportować pliki, klikamy, następnie wybieramy z dysku komputera pliki do zaimportowania, po czym klikamy. 10.2 Wpłaty Moduł zawiera listę wpłat podatników. Nową wpłatę rejestrujemy klikając przycisk formularz: oraz wypełniając 29
11 Narzędzia 11.1 Kalkulator odsetek Instrukcja Użytkownika Kalkulator odsetkowy pozwala obliczyć wysokość odsetek ustawowych lub odsetek z tytułu zobowiązań podatkowych. 11.2 Poprawność numerów Kalkulator pozwala sprawdzić poprawność numeru REGON, NIP, PESEL oraz numeru konta bankowego. 30
11.3 Zestaw eksperta 11.3.1 Przychody i diety Panel biura księgowego 11.3.2 Faktury 11.3.3 Delegacje 31
11.3.4 Kody US Instrukcja Użytkownika 11.3.5 Klasyfikacje 32
12 Metryczka EDI(XML) Panel biura księgowego Wybrane dokumenty posiadają dołączoną metryczkę EDI(XML), po kliknięci w odnośnik wyświetlony zostanie dialog: lub dla metryczek niepodpisanych elektronicznie 33
13 Kwalifikowany podpis elektroniczny Instrukcja Użytkownika Wybrane dokumenty posiadają możliwość złożenia podpisu elektronicznego. System umożliwia również sprawdzenie szczegółów podpisu elektronicznego oraz jego weryfikację. 13.1 Wymagania techniczne Do złożenia kwalifikowanego podpisu elektronicznego wymagane jest spełnienie następujących wymagań technicznych: posiadanie odpowiedniego kwalifikowanego podpisu elektronicznego, posiadanie czytnika obsługującego posiadaną kartę kryptograficzną zawierającą podpis, wymagania dotyczące komputera: o system Microsoft Windows 7 lub nowszy, o przeglądarka internetowa obsługująca środowisko JAVA, o zainstalowane środowisko JAVA JRE w aktualnej wersji. 34
13.2 Składanie podpisu Po wybraniu dokumentu, który chcemy podpisać klikamy: Panel biura księgowego Po wyświetleniu informacji klikamy, następuje inicjalizacja komponentów środowiska JAVA W czasie inicjalizacji może wyświetlić się pytanie przeglądarki o akceptację uruchomienia środowiska JAVA, należy się zgodzić na to uruchomienie. 35
Instrukcja Użytkownika Możliwe jest wyświetlenie ostrzeżania JAVA widocznego poniżej, należy wówczas zaznaczyć pole oraz kliknąć przycisk Po uruchomieniu komponentów odpowiedzialnych za obsługę podpisu elektronicznego wyświetli się komunikat Aby kontynuować klikamy, zostanie wyświetlony dialog PIN 36
Panel biura księgowego Po wpisaniu poprawnego numeru PIN do karty z podpisem i kliknięciu przycisku OK, dokument zostanie podpisany, co zostanie potwierdzone komunikatem: W przypadku błędów będą wyświetlane odpowiednie komunikaty, np.: 13.3 Wyświetlanie szczegółów podpisu Po kliknięciu na zostanie wyświetlony dialog: 37
13.4 Weryfikacja podpisu Po kliknięciu na zostanie wyświetlony dialog: Instrukcja Użytkownika 38
13.5 Pobranie podpisanego dokumentu Po kliknięciu na dokumentu w formacie XAdES. Panel biura księgowego istnieje możliwość pobrania podpisanego 13.6 Usunięcie podpisu W niektórych przypadkach (np. faktury) istnieje możliwość usunięcia kwalifikowanego podpisu elektronicznego po kliknięciu w 39