Białystok, 08.01.2014 ZAPYTANIE OFERTOWE 01/103/2014 dotyczące świadczenia usług doradczych z zakresu e-biznesu, opracowania długoterminowej strategii marketingowej orazsocial Media Marketing w ramach realizacji projektu: Inwestycja w kadry wzrost potencjału Artsigma sp. z o.o. WND-POKL.08.01.01-20-103/13 Projekt realizowany w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet VIII. Regionalne Kadry Gospodarki Działanie 8.1. Rozwój pracowników i przedsiębiorstw w regionie Poddziałanie 8.1.1 Wspieranie rozwoju kwalifikacji zawodowych i doradztwo dla Przedsiębiorstw
I INFORMACJE OGÓLNE 1. Dane podmiotu zamawiającego: Artsigma sp. z o.o. ul. Dąborowskiego 28/31 NIP 5423199661 Regon 200429100 2. Tryb zamówienia: Zamówienie powyżej 14 tyś. EURO netto udzielane jest zgodnie z zasadą konkurencyjności i nie podlega przepisom ustawy Prawo Zamówień Publicznych. Zapytanie wysłane jest do potencjalnych Oferentów w celu wyboru najkorzystniejszej oferty. Niniejsze zapytanie zostało opublikowane na stronie internetowej www.artsigma.pl i dostępne jest w Biurze Projektu Zamawiającego w Białymstoku przy ul. Nowowarszawskiej 128/1. Zamówienie stanowiące przedmiot niniejszego postępowania jest współfinansowane przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego POKL. Priorytet VIII, Poddziałania 8.1.1. 3. Opis przedmiotu zamówienia: 3.1 Przedmiotem zamówienia są usługi doradztwa realizowane w ramach projektu Inwestycja w kadry wzrost potencjału Artsigma sp. z o.o. WND-POKL.08.01.01-20-103/13. Doradztwo bezpośrednie świadczone będzie przez wykwalifikowanych ekspertów w odpowiedzi na zdiagnozowane i zidentyfikowane potrzeby w przedsiębiorstwie. 3.2. Kod CPV określony we Wspólnym Słowniku Zamówień: 79400000-8 Usługi doradcze w zakresie działalności gospodarczej i zarządzania oraz podobne. 1. Przedmiot zapytania ofertowego: Przedmiotem zamówienia jest realizacja usług doradczych na rzecz firmy Artsigma sp. z o.o.: 4.1 Doradztwo w zakresie e-biznesu obejmujące: I blok - ocena stosowanych narzędzi internetowych na tle konkurencji, trendów światowych i obecnych możliwości technicznych wraz ze wskazaniem pożądanych kierunków zmian. 65 godzin II blok - stworzenie wizji i strategii wykorzystania rozwiązań internetowych w przedsiębiorstwie 65 godziny III blok - zaprojektowanie i/lub optymalizacja szczegółowych rozwiązań współpracy z dostawcami i Klientami poprzez sieć internetową - 64 godzin IV blok - wdrożenie skutecznych metod pozycjonowania sklepu internetowego 110 godzin W ramach usługi zostaną zrealizowane 304 godziny doradztwa, rozliczane co miesiąc na podstawie raportów miesięcznych (4 raporty po każdym miesiącu realizacji usługi) oraz raportem końcowym z prezentacją opracowanych wyników wraz z zaleceniami. Termin realizacji: 01-04.2014
4.2 Doradztwo w zakresie opracowania długoterminowej strategii marketingowej, obejmująca: - analiza strategiczna - przeprowadzenie analizy strategicznej i identyfikacja alternatywnych kierunków rozwoju firmy 220 godzin - wybór strategii - weryfikacja alternatyw i wybór strategicznego kierunku rozwoju firmy 80 godzin W ramach usługi zostanie zrealizowanych 300 godzin doradztwa, rozliczanych co miesiąc na podstawie raportów miesięcznych (2 raporty po każdym miesiącu realizacji usługi) oraz raportem końcowym z prezentacją opracowanych wyników wraz z zaleceniami. Termin realizacji: 01.2014-02.2014 4.3 Doradztwo w zakresie Social Media Marketing W ramach usługi zostaną zrealizowane następujące obszary: zbudowanie strategii oraz zaprojektowanie komunikacji w social media 68 godzin analiza i dobór narzędzi social media do profilu działalności 120 godzin opracowanie kampanii marketingowej przy użyciu narzędzi social media 100 godzin W ramach usługi zostanie zrealizowanych 288 godzin doradztwa, rozliczanych co miesiąc na podstawie raportów miesięcznych (4 raporty po każdym miesiącu realizacji usługi) oraz raportem końcowym z prezentacją opracowanych wyników wraz z zaleceniami. Termin realizacji: 01-04.2014 II KRYTERIA WYBORU OFERT a. Doświadczenie oceniane w skali 0-50 pkt. Punkty za kryterium zostaną przyznane na podstawie złożonego formularza i CV głównego konsultanta: 1. 40 pkt. zaprojektowanie co najmniej jednej kampanii gdzie w zakres prac wchodzi minimum: przygotowanie koncepcji kampanii, opracowanie mediaplanu oraz zakup mediów na kwotę min. 120 tys pln brutto. Usługa powinna zostać zrealizowana w przeciągu ostatnich 3 lat 2. 50 pkt. zaprojektowanie strategii on-line wprowadzenia marki na rynek a następnie jej realizację na kwotę min 240 tys.pln brutto b. Cena oceniana w skali 0-50 pkt. przedstawiona w formularzu. Cena powinna zostać podana w kwocie brutto za godzinę realizacji usługi doradczej. W cenie należy uwzględnić koszty wyświadczenia usługi doradczej oraz ewentualne wszystkie inne koszty. Zamawiający dokona oceny i porównania ofert cenowych oraz wyboru najkorzystniejszej oferty w oparciu o następujące kryterium: cena najniższa spośród oferowanych 50 punktów, cena najwyższa 0 punktów. Pozostałe oferty otrzymają proporcjonalnie niższą ilość punktów. Podstawa wyliczenia proporcji jest następująca: Cena najniższej złożonej oferty Punkty za cenę =... X 50 pkt Cena oferty badanej
5. Warunki uczestnictwa w zapytaniu ofertowym: W zapytaniu może wziąć udział: podmiot prowadzący działalność gospodarczą, który wskaże konkretną osobę (głównego konsultanta) do wykonania przedmiotu zamówienia, podmiot, który dostarczy wszystkie dokumenty zgodnie z zapytaniem ofertowym, podmiot, którego główny konsultant posiada wykształcenie i doświadczenie odpowiadające swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia, w tym: - co najmniej 3-letnie doświadczenie zawodowe w dziedzinie związanej ze świadczonymi usługami doradczymi. Niespełnienie któregokolwiek z postawionych warunków skutkuje wykluczeniem Oferenta z postępowania. 6. Opis sposobu składania ofert: a. Oferta powinna zostać sporządzona na formularzu ofertowym według wzoru stanowiącego załącznik nr 1/1; 2/1; 3/1 do zapytania ofertowego. b. Do oferty winny być dołączone kserokopie dokumentów potwierdzających posiadane doświadczenie oraz CV głównego konsultanta/konsultantów delegowanego do realizacji usługi/ usług doradczych. c. Ofertę należy złożyć w Biurze Projektu ul. Nowowarszawska 128/1, 15-324 Białystok do dn. 22.01.2014 r. do godz. 16.00, lub drogą elektroniczną na adres: anna.skrzeczynska@artsigma.pl. W przypadku złożenia oferty drogą pocztową o ważności jej złożenia decyduje data wpływu oferty do Biura Projektu. d. Oferta wraz ze wszystkimi załącznikami powinna zostać sporządzona w języku polskim z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności. e. Oferta wraz ze wszystkimi załącznikami musi być podpisana w sposób czytelny przez Oferenta. f. W przypadku, gdy Oferent dołącza do oferty kopię dokumentu, powinny one być poświadczone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania Oferenta. g. Wszystkie strony oferty wraz z załącznikami powinny być podpisane i ponumerowane. h. Dopuszcza się składanie ofert częściowych, Oferent może złożyć ofertę na realizację usługi z zakresu jednego, dwóch lub trzech obszarów doradztwa. i. Nie dopuszcza się składania ofert wariantowych. 7. Dokumenty wymagane od Oferentów w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu: a. Wypełniony formularz ofertowy załącznik nr 1/1; 2/1; 3/1 b. Podpisane oświadczenie dotyczące powiązań osobowych i kapitałowych załącznik nr 2 c. Dokumenty potwierdzające posiadane doświadczenie d. CV konsultanta głównego 8. Informacja o trybie oceny ofert i zawarciu umowy: a. W sytuacji odrzucenia ofert z powodu, iż kwota za miesiąc realizacji usługi doradczej podana w ofercie przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie przedmiotu zapytania ofertowego, Zamawiający może podjąć negocjacje z wybranym zgodnie z zasadą konkurencyjności Oferentem, który uzyskał najwyższą ilość punktów. b. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyny w każdym momencie trwania postępowania.
c. Oferent, który zostanie wybrany, zobowiązany będzie do zawarcia umowy w terminie określonym przez Zamawiającego. d. Jeżeli wybrany Oferent będzie uchylał się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny. 9. Wynagrodzenie: a. Termin płatności - Wynagrodzenie płatne będzie po zakończeniu każdego miesiąca po odbiorze wykonanych prawidłowo części usług na podstawie wystawionej faktury VAT/rachunku oraz przekazanego raportu. Wynagrodzenie za dany miesiąc będzie płatne w terminie 7 dni od otrzymania przez Zamawiającego faktury VAT/rachunku za usługi na konto bankowe Oferenta. b. Wynagrodzenie Wykonawcy będzie w całości współfinansowane ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego i budżetu Państwa. 10. Wykluczenia stosowane do wykonawców: Zamawiający nie może udzielić zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: a. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej b. posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji, c. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, d. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 11. Uwagi dodatkowe: a. Koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi podmiot ubiegający się o zamówienie. b. Rozpatrywane będą tylko kompletne oferty, tj. zawierające wszystkie wymagane dokumenty wyszczególnione w punkcie 7. c. Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjacji z Oferentami, których oferty nie zostały odrzucone. d. Z wyłonionym Wykonawcą/Wykonawcami zostanie podpisana umowa na świadczenie usługi opisanej w niniejszym zapytaniu ofertowym. Zamawiający dopuszcza możliwość podpisania umowy z więcej niż jednym Oferentem. e. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odrzucenia oferty w przypadku, kiedy Oferent nie zadeklaruje braku powiązań osobowych i kapitałowych. f. Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji dostarczonych referencji u podmiotów, które wystawiły takowe dokumenty. g. Zamawiający zastrzega sobie prawo do nie dokonania wyboru Wykonawcy w przypadku, gdy żaden z Oferentów nie spełni wymaganych kryteriów. 12. Właściwość prawa: W sprawach nie uregulowanych zastosowanie mieć będą powszechnie obowiązujące przepisy prawa polskiego.
13. Osoby uprawnione do kontaktu ze strony Zamawiającego: Anna Skrzeczyńska Koordynator Projektu tel. 505 939 875 e-mail: anna.skrzeczynska@artsigma.pl Marcin Klim Specjalista ds. Organizacji doradztwa I szkoleń tel. 607 987 733 e-mail: marcin.kilm@artsigma.pl 14. Załączniki do oferty: - Formularz ofertowy załącznik nr 1/1; 2/1; 3/1 - Oświadczenie dotyczące powiązań osobowych i kapitałowych załącznik nr 2